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Tabla de Contenido

1. ACTIVAR Y CERRAR FECHAS 2

2. CREACIÓN ACTIVOS FIJOS 2

3. CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN 6

3.1 PLANES ........................................................................................................................................ 6

3.2 MAYORES .................................................................................................................................... 7

4. CONCEPTOS Y MOTIVOS 9

4.1 CREACIÓN MOTIVOS ................................................................................................................ 10

5. DAR DE ALTA 11

6. AJUSTES 13

7. TRASLADOS 14

8. AVALUOS 15

9. CONSULTAS 17

9.1 SALDOS ...................................................................................................................................... 17

9.2 MOVIMIENTOS ........................................................................................................................... 18

10. DEPRECIACIÓN 19

10.1 SALDOS ...................................................................................................................................... 19

10.2 ANULACIÓN ............................................................................................................................... 20

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ACTIVOS FIJOS

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1. ACTIVAR Y CERRAR FECHAS

Mediante esta funcionalidad se le indica al sistema, que de por cerrada totalmente una fecha específica ya sea el mes completo o por días, exclusivamente para el módulo de Activos Fijos. Así como se realiza el cierre de fechas, también se pueden activar ejecutando el procedimiento de manera inversa activando una fecha que se ha cerrado previamente. Ésta función se genera con el objetivo de crear un control y no permitir la afectación para ningún documento del módulo.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Maestros asociados→ Activar y cerrar fechas

Al ingresar a la opción inmediatamente se despliega el listado de fechas con su estado actual, el cual podrá ser modificado dando click sobre el cuadro. Al finalizar la modificación se pica sobre

el botón Aplicar ubicado en la parte inferior derecha.

X→ Inactivo

✔→ Activo

2. CREACIÓN ACTIVOS FIJOS

Mediante este programa se hace la definición formal de cada uno de los activos fijos que posee ITALCOL S.A. Simultáneamente a la creación de este maestro, se establece la base de todo el manejo estadístico y contable de los activos.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Maestros asociados→ Activos fijos.

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Se diligencian los campos dentro de la cabecera del documento. El consecutivo en el campo Activo es un número automático interno que registra el sistema en el momento de su creación. El campo Referencia lo completa el usuario con el número de activo que se tenga físico o la placa del activo si esta existe. La Descripción hace relación al nombre completo del activo con el cual se identifica. La Desc. Abreviada es la descripción corta del activo o de fácil recordación. El Tipo de Inventario se selecciona según la clase de activo que se esté creando, en este se relacionan las cuenta contable. Costos es el centro de costos o departamento al que pertenece el Activo Fijo, de este dependen las equivalencias asociadas al tipo de inventario para el grupo de centro de costos al que pertenece. C.O. es el centro de operación o planta a la que pertenece el Activo Fijo. U.N. la unidad de negocio de la cual hace parte el activo, se deben tener en cuenta las creadas por la compañía, y si es un activo compartido para varias unidades se utiliza la U.N. 99 General.

Dentro de la pestaña Generales se registra el responsable del activo fijo. Y da la opción de indicar si el activo creado ésta en prenda o garantía, éste con el fin de controlar los activos que no sean propiedad de ITALCOL S.A. En caso que sea Prenda/Garantía se habilita el cuadro de notas para incluir las observaciones pertinentes.

Dentro de la pestaña Parámetros se encuentras los siguientes TAB

• Información de adq. Y depreciación PCGA Allí se indica el costo del Activo fijo, el método de depreciación, Fecha de adquisición y la vida útil en periodos (Meses). Adicional el porcentaje y valor de salvamento si los hay.

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• Información de adq. Y depreciación NIIF Allí se indican los mismos campos de la información PCGA pero la fecha de adquisición no es modificable, porque debe ser igual a la indicada en el TAB PCGA.

• Adopción por primera vez En esta pestaña se deben ingresar los datos de adopción por primera vez en el caso que los activos ya tengan una historia en el sistema, de lo contrario esta información con cada método del costo se ingresara como un saldo inicial.

• Otros datos En este TAB se tiene la posibilidad de ingresar información adicional, como el número de piezas que tiene el activo, si tiene asignado un código de barra y el proveedor, la sucursal del proveedor y el número de factura de la compra del activo.

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Dentro de la pestaña Criterios se visualizan los planes creados previamente y se le asignará una clasificación Mayor (criterio) según corresponda y dependiendo del Activo que se esté creando.

Dentro de la pestaña Foto Enterprise cuenta con la opción de subir una foto del activo fijo para identificarlo fácilmente, indicando la ruta en la que se encuentra la imagen.

Dentro de la pestaña Notas se puede registrar información adicional como el serial del activo en caso que no tenga campo en la pestaña de generales, o alguna observación adicional.

Dentro de la pestaña Adiciones todos los activos fijos permiten tener el manejo de adiciones, esto aplica para los repuestos comprados que se van a crear como activos y hacen parte de un activo principal.

En la parte inferior se encuentra el botón Adicionar , al dar click sobre él, se despliega una ventana que se debe diligenciar con los datos de este nuevo activo. El costo, la fecha de adquisición, la vida útil y la depreciación van a ser totalmente independientes. La codificación de las adiciones depende del activo principal, y con un consecutivo automático que inicia en 001.

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Dentro de la pestaña Saldos se puede verificar todo el movimiento del activo fijo desde su compra hasta el día de la consulta, ya sea para PCGA o NIIF. O Resumen de Saldos que realiza un comparativo de los dos libro si se requiere.

Dentro de la pestaña Entidades se creo una entidad para completar la información del activo como la descripción del activo y los datos adjuntos para subir la factura del proveedor.

3. CRITERIOS DE CLASIFICACIÓN

3.1 PLANES

Los criterios de clasificación planes funcionan para agrupar de acuerdo a los requerimientos de la compañía los Activos Fijos en diferentes categorías y así mejorar los niveles de consulta.

Siguiendo la ruta Financiero : Activos fijos→ Maestros asociados→ Criterios de clasificación→ Planes.

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Al ingresar a esta opción, encuentra el menú que debe diligenciar para la creación de un nuevo plan. Plan de criterios: Corresponde al código de identificación de la categoría para la cual se quieren definir los criterios mayores. Descripción: Corresponde al nombre o descripción del plan de criterios. Para consultar los planes ya creados en la misma ruta de Planes de criterios de clasificación:

A continuación, seleccione el icono Buscar , ubicado en la parte superior del menú para visualizar los planes definidos y elegir el que desea ver:

3.2 MAYORES

Los criterios mayores de clasificación de los Activos Fijos pertenecen siempre a un plan de criterios, estos se pueden relacionar a un plan de cuentas con la diferencia que en los criterios mayores no existen niveles. El usuario puede definir tantos planes y criterios como desee y asociar a cada uno los activos fijos que correspondan a esa clasificación.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Maestros asociados→ Criterios de clasificación→ Mayores.

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Al ingresar por esta ruta, encuentra un nuevo menú con los planes que previamente se crearon. Plan de criterios: Corresponde al código de identificación del plan de criterios sobre el cual se desean definir los criterios mayores. Mayor: Se utiliza para definir el código del criterio mayor en el cual desea clasificar sus activos fijos. Descripción: Corresponde al nombre o descripción de un criterio mayor Notas: Son las notas o comentarios que se desee registrar en esta tabla y únicamente los puede visualizar en el maestro.

Puede elegir con la flecha de la casilla Plan de criterios, el plan que desea ver:

Cuando se encuentre ubicado en el plan de criterios que seleccionó, puede Buscar el criterio

Mayor que desee con un click en el icono

Allí puede observar la lista de Mayores dentro de ese plan de criterios.

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4. CONCEPTOS Y MOTIVOS

Los conceptos y motivos son tablas especialmente diseñadas para identificar y clasificar cada uno de los diferentes tipos de transacciones que se requieren en este módulo. Los conceptos son automáticos y no se permiten modificaciones o adición a los mismos. Los motivos los puede definir el usuario libremente para identificar cada una de las diferentes variantes de las transacciones que se puedan presentar bajo un mismo concepto.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Maestros asociados→ Conceptos y motivos.

En esta ruta puede observar los dos conceptos que trae el sistema: 0904 – Ajustes y 0910 – Dar de baja.

Dentro del concepto 0910 – Dar de baja puede crear los motivos por los que requiera dar de baja un Activo Fijo. Para la compañía ITALCOL S.A. a la fecha, en el concepto 0910 se definieron los siguientes motivos:

Para el concepto 0904 – Ajustes puede crear los motivos por los que requiera hacer un ajuste a sus Activos Fijos en la compañía ITALCOL S.A. A la fecha, se tienen creados dos motivos para el concepto 0904 - Ajustes

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4.1 CREACIÓN MOTIVOS

Para realizar la creación de motivo, ingresa al concepto que requiera 0904 – Ajustes ó 0910 –

Dar de baja, selecciona el botón Adicionar ubicado en la parte inferior derecha.

El sistema abre la ventana Motivos de activos fijos en el cual visualiza el Concepto que selecciono previamente y habilita la opción de agregar un código al nuevo motivo que desea, así como la descripción del mismo.

Se pueden inactivar los motivos de los conceptos 0904 – Ajustes y 0910 – Dar de baja si así lo

requiere suprimiendo el visto que aparece en la parte derecha del Motivo.

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En los conceptos 0904 – Ajustes y 0910 – Dar de baja en cada motivo creado, debe seleccionar en la pestaña de Equivalencias varias, el Grupo de Centro de Costos para configurar los campos con las cuentas donde requiere ver contabilizado el valor correspondiente de acuerdo al tipo de Inventario de Activos Fijos.

Al terminar la parametrización de las cuentas, seleccione el botón Aplicar para finalizar la creación del motivo y poder para realizar movimiento por el módulo.

5. DAR DE ALTA

Cuando adquiera un Activo o una adición a un Activo, una vez creado en el sistema, debe generar el documento para darle de alta y activarlo en el módulo, el documento debe estar catalogado previamente (Ver Tipos de Documento). Este proceso contabiliza el activo en las cuentas previamente definidas.

Este proceso lo puede encontrar en la siguiente ruta: en el módulo Financiero : Activos fijos→ Documento→ Dar de alta.

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Diligencie el documento completando los siguientes campos: C.O: Corresponde al código del centro de operación donde se van a dar de alta o activar para el movimiento contable los activos fijos. Motivo: 01 DAR DE ALTA Tipo de docto: Corresponde al tipo de documento con el cual se va a dar de alta los activos. Activo fijo: Se debe indicar el código del activo que se desea dar de alta. Este puede ser buscado y seleccionado de los activos pendientes, simplemente dando clic en el botón de activo fijo. El sistema presenta la siguiente ventana con el detalle de todos los activos pendientes para que sean seleccionados a criterio del usuario.

En el botón Activo fijo seleccione el activo que quiere dar de alta, inmediatamente queda adicionado en la parte inferior de la pantalla con los datos que ha ingresado en la creación del mismo.

Para finalizar, apruebe el documento en el icono Aprobar . Con este proceso contablemente, se cancela la cuenta 15880511 Cuenta Puente y debita la cuenta 1520011 Maquinaria y equipo por el valor del activo.

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6. AJUSTES

Por esta opción se ejecutan los ajustes a los activos fijos creados en el módulo.

En esta ruta genera un documento AJF dentro del módulo: Financiero : Activos fijos→ Documento→ Ajustes.

Complete los campos en el encabezado del documento: C.O: Corresponde al código de centro de operación donde se realizará el ajuste a los activos fijos. Notas: Diligencia el texto que describe el ajuste a realizar. Tipo docto: AJF Ajustes Activos Fijos Activo Fijo: Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos que se desea ajustar. Para tal efecto se permite hacer búsqueda y selección en la consulta de activos fijos. Motivo: Selecciona el Motivo por el cual realizará el ajuste. 01 ajustes diferencia en periodos - 02 Ajustes diferencia en costo .

Al ubicarse sobre el activo seleccionado con doble click puede observar una ventana con las opciones a modificar dependiendo del motivo seleccionado previamente.

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Puede aprobar el documento para verificar el movimiento contable, afectando el costo si selecciono previamente un motivo relacionado con el costo.

7. TRASLADOS

Estos traslados se realizan cuando un Activo Fijo va a cambiar de ubicación, de centro de operación o cuando se finaliza el proceso de construcciones en curso y se traslada a construcciones y edificaciones que corresponde. En la siguiente ruta realizara el proceso de Traslados en un documento previamente catalogado

para esto TAF dentro del módulo: Financiero : Activos fijos→ Documento→ Traslados.

Se completan los datos en el encabezado del documento indicando el activo fijo al que se realizará el traslado. C.O: Corresponde al código de centro de operación donde se registra el documento de traslado Tipo docto: TAF Transferencia Activos Fijos. Notas: Descripción de la operación que va a realizar. Motivo: 01 TRASLADOS Activo fijo: Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos que desea trasladar. Para tal efecto, el sistema permite hacer búsqueda y selección en la consulta de activos fijos.

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En la ventana Traslados que se despliega, el sistema habilita los campos para diligenciarlos de

acuerdo a los datos que requiera para el Activo. Se da click en Adicionar

Se aprueba el documento una vez terminados los cambios Aprobar . Al verificar el asiento contable se cancelan las cuentas dejando el documento con partida doble, pero cambiando el centro de operación como se indicó en el traslado. Esto depende de los cambios que quiera realizar.

8. AVALUOS

Los documentos tienen el mismo formato y los campos del encabezado son iguales a los de los otros documentos, la diferencia se da a nivel de contabilización. Este avaluó se realiza cuando gana valor algún Activo Fijo creado previamente.

Siguiendo la ruta se genera un documento AVF dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Documento→ Avalúos.

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Se completan los campos dentro de la cabecera del documento, de acuerdo a la siguiente imagen. C.O: Corresponde al código de centro de operación donde se registra el documento de Avalúo. Tipo docto: AVF Avalúos Activos Fijos Activo fijo: Se debe seleccionar uno a uno los activos fijos que se desea avaluar. Para tal efecto se permite hacer búsqueda y selección en la consulta de activos fijos. Motivo: 01 AVALÚO

Cuando seleccione un activo, el sistema abre la ventana Avalúo indicando las modificaciones que se pueden realizar Firma: Corresponde a la firma que realiza el Avalúo. Fecha: Diligencie la fecha a partir de la cual el sistema tomará el avalúo.

Vlr PCGA: Habilite el visto para que pueda diligenciar el valor del avalúo,

aquí debe colocar el valor que la firma le entrego como Avalúo del Activo, el sistema hace el cálculo del valor que llevará a la cuenta de Valorización (Valorización – saldo actual; la diferencia entre estos dos valores será el nuevo valor de valorización), así que el costo neto de su activo será el valor que usted ingreso en la casilla anterior

.

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Este proceso lo debe hacer con cada uno de los Activos que desea avaluar. Cuando los datos se encuentren diligenciados en su totalidad, de click en el botón Adicionar.

Para finalizar, apruebe el documento en el icono Aprobar .

9. CONSULTAS

9.1 SALDOS

Consulta diseñada para que el usuario pueda visualizar los Saldos de los activos en el momento en que lo requiera.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Consultas→ Saldos de activos fijos.

El sistema abre una ventana en la cual puede completar los filtros de acuerdo a la consulta que se desea realizar.

En la parte derecha el sistema habilita campos para filtro de fechas, allí se indica la fecha de corte para ésta consulta seleccionando el boton Generar. El sistema genera un reporte con información del activo fijo de acuerdo a los parametros que indico en el filtro. Se ubica sobre el activo que quiere revisar y con el boton derecho del mouse puede revisar las opciones de Consultar, Editar y Movimiento.

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9.2 MOVIMIENTOS

En esta opción puede observar los movimientos realizados en los Activos Fijos durante el periodo que seleccione.

Siguiendo la ruta dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Consultas→ Movimientos de activos fijos.

El sistema genera una pantalla para que pueda diligenciar los filtros de acuerdo a su requerimiento, así como el periodo del cual desea ver los movimientos, de la misma manera que en la consulta de saldos, luego puede ver un reporte con la información solicitada:

Seguida de los valores del activo y la información que desee ver:

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10. DEPRECIACIÓN

10.1 SALDOS

La depreciación es el proceso que se genera reconociendo el desgaste que han tenido los activos fijos desde su activación hasta la fecha actual.

Siguiendo la ruta se genera un documento DPA dentro del módulo Financiero : Activos fijos→ Depreciación y PAAG→ Proceso.

Se completan los campos del encabezado del documento, indicando el periodo a depreciar. En el periodo diligencia el periodo que va a depreciar y el sistema toma todo el mes correspondiente.

Si activa el visto Deprecia sin decimales , el sistema redondea estos valores.

En la barra de herramientas seleccione el icono Refrescar el sistema traerá todos los activos que puede depreciar en ese periodo.

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Para generar el proceso y afectar cada Activo. De click en Generar , de esta manera cada Activo se depreciará y puede revisar la contabilización. El sistema genera el siguiente mensaje.

10.2 ANULACIÓN

Si evidencia que la depreciación se realizó con errores, puede realizar la anulación del

documento generado para depreciar.

El sistema no depreciara dos veces un mismo activo, si evidencia que le falto incluir información

antes de correr el proceso, puede incluir la información pendiente y generar el proceso

nuevamente, el sistema respetara el documento generado inicialmente y solo realizará el nuevo

proceso para los activos que no tomo en el documento inicial.

Siguiendo la ruta se genera la anulación al documento de depreciación DPA dentro del módulo

Financiero : Activos fijos→ Depreciación y PAAG→ Anulación.

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Diligenciar todos los campos en el encabezado del documento con la información del documento

a anular, si no conoce el numero del documento puede seleccionar el icono Buscar y el sistema abre una ventana en la cual puede ver los documentos generados por depreciación y aquí podra seleccionar el que desee anular.

El sistema traera todos los activos a los cuales genero el proceso de depreciación, de click en el

icono , el documento quedara anulado y el registro sera con contabilización inversa a la depreciación. Cuando consulte el documento, este aparecera en estado Anulado.

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