tablas dinámicas. - se el rey del excel hoy ,domina … · al estar en una nueva hoja , podemos...

www.elreydelexcel.com Enrique Morales

Tablas Dinámicas.

Gracias a las múltiples solicitudes de alumnos, me he propuesto realizar este manual a modo de

entregar una guía y ayuda de memoria para todos aquellos que trabajan con esta herramienta. He

decidido exponer cada una de las preguntas que me han realizado y complementarlo con un

ejemplo práctico.

¿Qué es una tabla dinámica?

Las tablas dinámicas son agrupaciones de datos que permiten al usuario de una forma mucho más

cómoda y amigable, trabajar con la información en forma interactiva.

Es dinámica porque nos permite realizar un conjunto de acciones como filtros funciones, obtener

totales, etc. Todo esto de modo muy sencillo

¿Para qué sirve una tabla dinámica?

Una tabla dinámica sirve para obtener informes resumidos a partir de los datos de una hoja de

cálculo además sirve para:

1. Consultar grandes cantidades de datos. 2. Agrupar y cruzar información de maneras diferentes. 3. Calcular subtotales y agregar datos numéricos. 4. Resumir datos por categorías y subcategorías. 5. Resúmenes de datos específicos y segmentados 6. Crear cálculos y fórmulas personalizados. 7. Combinar elementos entre los campos de datos. 8. Expandir y contraer niveles de datos. 9. Cambiar y combinar campos de datos. 10. Filtrar, ordenar, agrupar 11. Dar formato condiciona a la información relevante. 12. Generar Informes.

¿Cuando son útiles las tablas dinámicas?

Las tablas dinámicas son útiles solo cuando existe información que se puede agrupar si la planilla

de datos no cumple esa característica las tablas dinámicas no se pueden utilizar ya que estas

consisten en utilizar múltiples criterios de agrupación. Además es recomendable utilizarlas cuando

las planillas o cantidad de información es amplia.


Ejercicio paso a paso

Abre el ejercicio “Computadores.xlsx”

El cual contiene una planilla de datos relacionada a la venta de computadores por tienda, por

marca y las características de cada computador.

Como se puede preciar en algunos campos de datos como el campo “Tienda” existen datos

repetidos que podemos agrupar.

Para crear un informe de tabla dinámica seleccione la pestaña Insertar. En el menú Tablas, haga

Click en Tabla dinámica para desplegar el menú y a continuación Tabla dinámica.


¿Dónde queremos colocarla?, ¿En la misma hoja?, ¿En otra hoja?

Posteriormente tenemos que definir cuáles serán las fuentes de datos a analizar

¿De la misma hoja? , ¿De otra hoja?, ¿Hay que establecer otro Origen de Datos?

** Escogeremos las opciones por defecto y luego aceptar **


Al estar en una nueva Hoja , podemos distinguir la * Lista de campos de tabla dinámica *

Cada Campo Corresponde a uno de los títulos de la columna de la hoja de datos.

Para agregar campos al informe haremos Click en algunos de los campos los cuales aparecerán en

las áreas de diseño.


Ya tenemos creada nuestra primera tabla dinámica la cual por defecto agrupa los valores de

ventas por tiendas.

Excel por defecto agrega los campos que contienen valores en el área “Valores” y los campos que

contienen textos los asigna por defecto al rotulo de fila.

Las tablas dinámicas cuentan con 4 áreas distintas:

Filtro de Informe: Permite filtrar la información de toda la tabla dinámica.

Área Rótulos de Fila: Clasifica los campos de datos y la información por filas.

Área Rótulos de Columna: Clasifica la información por columnas de datos.

Área de Valores: por defecto toma los campos de valores para incluirlos en el área de diseño.

Formatos en las tablas dinámicas.

Para aplicar formatos a una tabla dinámica tales como formato fuente o alineación se aplica

directamente en la pestaña inicio como cualquier celda normal.

Se le puede agregar formato moneda para representar los valores con el signo $

Configuración de Campos de Valor


Hacemos click en uno de los campos de valor en este caso daremos click con el segundo botón del

mouse sobre el campo llamado “Valor” y luego en el menú contextual “Configuración de campo

de Valor”.

Por defecto nos mostrara las opciones directamente relacionadas al campo como nombre

personalizado en el cual pondremos “Ventas” y además nos da la opción de escoger la función

con la cual queremos realizar el resumen de datos la que por defecto es Suma.

Funciones resumen de campos de valor

Las funciones más utilizadas en el área de gestión para resumir datos en campos de valor son :

Suma = (Función por defecto) obtiene el resumen de datos por cada agrupación del campo.

Cuenta = Cuenta cuantas fueron las operaciones realizadas por cada campo de datos.

Promedio= Obtiene la media aritmética de los valores agrupados de cada campo.

Máx. = Obtiene el valor más alto del campo de datos.

Min = Obtiene el valor más bajo del campo de datos.

Producto = Obtiene la multiplicación agrupada de los campos de información


Ejemplo: Cambiaremos el nombre del campo valor a “ VENTAS” y la función por defecto a

“CUENTA”

Trabajo con tablas dinámicas

El trabajo con tablas dinámicas no implica mayor complejidad en cálculos de información, pero si

hay que saber realizar un buen diseño y presentación de la información ya que al crear una tabla

dinámica basta con arrastrar los campos de información en las áreas de diseño.

*Las tablas dinámicas se pueden separar en tablas de 2 dimensiones y de 3 dimensiones *

1-. OBTENER LOS TOTALES DE VENTAS POR TIENDA. (Tabla 2D)

En el ejemplo al seleccionar el campo tiendas y valor automáticamente me crea un resumen de

datos de las ventas realizadas.


Gráficos Dinámicos

Lo que diferencia a un grafico dinámico de uno normal es que la información en un grafico

dinámico se puede modificar y varía según varía la información.

Un gráfico dinámico se realiza de forma muy sencilla de la misma forma en la cual se realiza

cualquier gráfico con datos normales, solo hay que tener cuidado con los tipos de gráficos y las

series de datos, como esta guía está orientada a tablas dinámicas dejaremos para después el tema

de los gráficos. Esta vez solo utilizaremos un grafico de torta para una serie de datos.

2-. GRAFICO DINAMICO DE VENTAS DE MARCAS POR TIENDA


Hacemos click en los datos de la tabla dinámica y luego vamos a la pestaña insertar gráficos luego

circular 3D y obtendremos el grafico dinámico agrupado por tiendas.

3-. CANTIDADES DE MARCAS VENDIDAS POR CADA TIENDA. (2d)

Este es un informe de 2 dimensiones en el cual se utiliza tanto rótulos de fila como el campo

valores. En cada área de la lista de campos se puede agregar uno o más campos por rotulo.


¿Por qué no hacer el informe por rótulos de columna?

Las tablas dinámicas básicamente es un diseño estructurado de información y hay que

presentarlo de la mejor forma posible para la lectura de otras personas un informe por

columna no sería recomendable en este caso.

¿Afecta el Orden de los campos en los rótulos?

La orden de los campos afecta directamente al informe al cambiar el orden de los campos en el

ejercicio nos está respondiendo otra pregunta como muestra la imagen:

Representa un informe de Marcas vendidas por tienda y sus valores.


4-. CANTIDADES Y TOTALES DE VENTAS DE COMPUTADORES CON 1, 2, 3,4 GB DE RAM.

Tablas de 3 Dimensiones = Al diseñar una tabla de 3 dimensiones o tablas que utilizan rótulos de

fila y columna lo que se produce es un cruce de datos o referencias cruzadas, en el cual se

contabilizan cuantas fueron las operaciones o ventas realizadas de las memorias RAM de 1,2,3,4

GB por cada MARCA.


5-. EN QUE TIENDAS SE VENDIERON COMPUTADORES PACKARD BELL Y CUANTOS SE VENDIERON.


6-.RESUMEN GENERAL DEL COMPUTADOR MAS VENDIDO.

Como se aprecia en este ejercicio hemos realizado una cuenta de operaciones realizadas por

marca.


Para obtener el resumen de datos completo del computador más vendido y las operaciones

realizadas debemos hacer doble click en el número 8 el cual nos entregara el siguiente resumen de

datos.


7-.ENTRE QUE PRECIOS Y MARCAS FLUCTUAN LOS COMPUTADORES DE 2.7 GHZ.


8-.ENTRE QUE VELOCIDAD DE PROCESADORES SE VENDEN EN EL MALL ALAMEDA Y PLAZA

VESPUCIO Y CUAL ES EL PROMEDIO DE ESAS VENTAS.


9-.CALCULAR EL TOTAL DE IVA A PAGAR POR CADA TIENDA.


10-. GENERAR LA LISTA RESUMEN DE IVA A PAGAR POR MARCAS EN CADA TIENDA.


11-.OBTENER EL TOTAL DE VENTAS REALIZADAS EN LAS TIENDAS DEL MISMO SECTOR (MALL

PLAZA VESPUCIO Y FLORIDA CENTER).


12-. EVALUAR LAS TIENDAS QUE REALIZARON VENTAS SOBRE $ 2.000.000 Y OTORGARLES UN

PREMIO DE UN 10% SI VENDIO MENOS DE 2 MILLONES 0% EN OTRA COLUMNA COLOCAR EL

PORCENTAJE DE PREMIO A PAGAR.

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