Novembre 2015

ELABORATION DU PLAN D’ACTION ET DU BUDGET

CAEPA

MODULE MODÉRATEUR

Table des matières

Table des matières....................................................................................................................2

Introduction.............................................................................................................................. 3

1 Application.........................................................................................................................3

2 Public-cible.........................................................................................................................3

3 Objectif Global...................................................................................................................3

4 Objectifs spécifiques..........................................................................................................3

5 Effets visés......................................................................................................................... 4

6 Contenu............................................................................................................................. 4

7 Méthodes...........................................................................................................................4

8 Pré-requis.......................................................................................................................... 5

9 Matériel nécessaire........................................................................................................... 5

10 Feuilles Flipchart à Préparer d’avance : en Kreyol et dans cette séquence :..................5

10.1 Pwogam......................................................................................................................5

10.2 Dianyostik...................................................................................................................6

10.3 Kolèt pri dlo................................................................................................................6

11 Fiche Didactique.............................................................................................................7

12 Indications quant au calcul du prix de l’eau et système de collecte...............................8

12.1 Idée de base............................................................................................................... 8

12.2 Considérations/recommandations pour le choix des modalités de tarification.........9

Novembre 2015

Introduction

L’appui organisationnel à donner aux CAEPA peut se faire de différentes manières. La bonne programmation des activités et une bonne réflexion sur leur efficacité peut être un grand atout dans cet appui. La réalisation d’un plan annuel est une bonne occasion d’améliorer le fonctionnement d’un CAEPA. Le résultat du travail peut être présenté dans une assemblée générale des usagers, ainsi augmentant la visibilité et légitimité du CAEPAIl est important de rappeler que la démarche proposée vise à permettre aux modérateurs de conduire les travaux des participants de façon à ce qu’un plan d’action et un budget réaliste et réalisable soient obtenus au terme de l’atelier.

1 Application

Le présent module sert à élaborer le plan d’action, le budget, ainsi que la tarification du service de l’eau avec le CAEPA responsable pour la gestion d’une adduction d’eau potable.

2 Public-cible

Le public-cible de ce module est le modérateur/les modérateurs des séances de production d’un plan annuel et budget 2016. Assisteront à ces séances : les membres du bureau exécutif du CAEPA concerné, le(s) TEPAC et éventuellement autres acteurs travaillant dans le secteur ou appuyant le(s) même(s) CAEPA.

3 Objectif Global

L’objectif principal de la présente formation est de transmettre au BE les connaissances et les outils nécessaires à la définition d’un plan d’action, d’un budget réaliste et réalisable, accompagné d’un système de tarification et de collecte des redevances.

4 Objectifs spécifiques

Les participants à cette formation : Appliquent les notions basiques relatives à la constitution d’un plan d’action et d’un budget. Produisent le plan d’action définitif

Produisent le budget annuel définitif Calculent le prix de l’eau en fonction des types d’ouvrages et définissent la forme de paiement adaptée à la couverture du

coût d’exploitation des ouvrages hydrauliques.

5 Effets visés

Le Bureau Exécutif du CAEPA est impliquées dans la gestion rationnelle, effective et responsable des ressources matérielles et financières. Ils comprennent leur responsabilité dans une gestion transparente et correcte des ressources du CAEPA vis-à-vis des usagers.Les outils de planification et de budgétisation sont mis en application et leurs résultats sont présentés à l’assemblée générale des usagers.

6 Contenu

Le module porte sur les éléments suivants : Une revue des activités du CAEPA, pour rappel de sa mission principale, garantir et pérenniser le service de l’eau potable aux

usagers de la Commune, par l’entretien et la réparation des ouvrages hydrauliques La réalisation d’une bonne planification avec identification des moyens matériels et humains mobilisés et d’une

budgétisation des activités du CAEPA Le calcul des dépenses liées aux activités du CAEPA (fonctionnement et investissement) La fixation du prix de l’eau à partir des activités programmées et du budget Le calcul des recettes du CAEPA La fixation d’une date pour l’Assemblée Générale

7 Méthodes

Apport théorique sur la préparation créé pour la révision du plan et budget du CAEPA Conduite du groupe de travail autour de la constitution des produits et de la réflexion sur les activités du CAEPA Discussion autour des activités du CAEPA Réflexion de groupe sur les stratégies et modalités de recouvrement des frais à partir du calcul du prix de l’eau

8 Pré-requis

Le CAEPA dispose des informations relatives aux ouvrages fonctionnels pour lesquels il a la responsabilité de les gérer. Il dispose également des données relatives aux ménages, usagers du système de distribution de l’eau potable (points d’eau et nombre de ménages affiliés à chaque point d’eau). Si cette information n’est pas disponible, une des actions de l’annee 2016 devrait être de la collecter.Le CAEPA comprend son engagement et sa responsabilité.

9 Matériel nécessaire

La comptabilité et l’administration du CAEPA (insister chez eux de l’emmener à la séance. Calculatrice ou téléphone avec mode `calculatrice´ 1 Flipchart et 1 bloc de grandes feuilles Tape/scotch Marqueurs pour écrire sur les grandes feuilles. Pour la visibilité : utilisez surtout des marqueurs noirs 1 rame de papier Canevas des documents utiles à la production du plan et budget (tous les documents à plusieurs exemplaires selon le nombre

de participants prévus) : le schéma des actions programmées, le canevas des dépenses prévues et celui des recettes calculées (à imprimer à partir du fichier Excel)

Fiche d’évaluation

10 Feuilles Flipchart à Préparer d’avance : en Kreyol et dans cette séquence :

10.1 Pwogama. Dianyostikb. Sistèm kolèt pri dloc. Plan de Travayd. Fè Bidjee. Dat Asanble Jeneral

10.2 DianyostikMache A change

10.3 Kolèt pri dlo

Tip priz dlo + tarif Sistèm kolètMontan

kolète 2015 Changeman systèm pwopose

Fontèn:

Kiosk

Branchman Prive

Branchman Ilegal

stratégie de prévention et légalisation:

11 Fiche Didactique

Titre Temps / heure

Contenu Objectif Méthode Matériel nécessaire

Modérateur (s)

Pause/ Déjeuner 30 min Déjeuner /Se rafraichir NB. Selon les habitudes sur place on peut faire ceci au début, en mi-chemin ou à la fin

Raffraichis-sement

? La cuisine de …

1. INTRO-DUC-TION

15 min Accueil des participants Mise à l’aise des participants Présentation des participants

Liste de présence

2. Les données de base

15 mn Les pré requis :Quelles données sont essentielles à la gestion d’un CAEPA ?Quelle est l’information disponible ?

S’assurer que le bureau du CAEPA dispose des données nécessaires pour calculer les dépenses et les recettes.

Vérifier que les informations soient précises et conformes

La comptabilité et l’administration du CAEPA

3. Diagnostique fonctionnement CAEPA

45 Inventaire des choses qui marchent et les aspects de gestion qui demandent une adaptation

Eclaircir les expériences vécues jusqu’à présent, ceci sur les aspects entretien/réparation des ouvrages, collecte des redevances, sensibilisation, collaboration interne et communication avec les usagers.

Remplir des feuilles par thème. Mise en commun dans le groupe et discussion

Une couleur de feuilles par thème pour chaque participant.Coller contre le mur

4. Amélioration système collecte redevances

45 Les améliorations à apporter sur le système actuel de collecte des redevances

Obtenir une augmentation des redevances collectés.

Système actuel ; tour de table : solutions proposé. Choix commun

Canevas préparé sur flipchart ; à remplir pendant l’exercice.

5. Plan de travail 2016

60 Détailler les actions en 2016 : maintenance/réparation du système, collecte des redevances, collaboration/ administration interne (rapports, réunions), communication avec usagers.

Bon fonctionnement du CAEPA. En cas de besoin : y impliquer le renforcement de capacités

A partir des résultats de l’exercice 3 : formuler les actions par thème. En 2 groupes on propose des actions pour 2 thèmes. Mise en commun : décisions sur les actions

Canevas plan d’action par trimestre. 15 exemplaires.

Canevas définitif

6. Faire le budget 2016

60 Préparer le budget 2016 à base des actions à entreprendre (dépenses) et les redevances attendues (recettes)

Avoir un budget réaliste pour le CAEPA à présenter à l’AG

Estimer les coûts par action.

Le temps indiqué nécessaire pour chaque sujet peut différer beaucoup selon le niveau de fonctionnement du CAEPA et si, oui ou non, le CAEPA a déjà réalisé un plan et budget avant. Vu la disponibilité des membres des CAEPA, souvent une demi-journée est le maximum qu’ils peuvent consacrer à cet exercice. Dans ce cas, il faudra peut-être faire le budget dans une réunion suivante du CAEPA, laquelle réunion peut être consacrée également à la préparation de l’Assemblée Générale des Usagers.

12 Indications quant au calcul du prix de l’eau et système de collecte

12.1 Idée de base

Le CAEPA, pour accomplir sa mission, doit pouvoir couvrir :A. ses frais d’exploitationB. le remplacement de ses propres ressources (outillage, meubles éventuellement moto), donc ses propres investissements

La RCE doit pouvoir faire face à des risques : pertes (les impayés et les ménages non solvables) et aux imprévus.La capacité de du CAEPA à couvrir A et B est exprimée par le taux de recouvrement des coûts. Le taux de recouvrement est la capacité du CAEPA à assumer les frais liés à la réalisation de sa mission (A+B). Il est exprimé par un %.

Le taux de collecte exprime la capacité du CAEPA à récupérer auprès des usagers le montant des factures, des redevances liées à la consommation de l’eau. Plus le taux de collecte est bon, plus la capacité de recouvrement de frais par le CAEPA est favorisée.

12.2 Considérations/recommandations pour le choix des modalités de tarification

Il faut retenir que les modalités de paiement de l’eau par montant forfaitaire (par mois ou par an) ou par volume, dépend de la facilité de leur application dans le contexte social et économique, ainsi que du type d’ouvrages dont il s’agit.En fonction des coûts, si le système intègre une pompe électromécanique ou, il peut être préférable de mettre en place un système de vente au volume (par rapport à la production nette d’eau de la pompe électromécanique. Si on a un système gravitaire, on peut prévoir un système forfaitaire. Sur ces systèmes, en pratique, l’introduction de la vente au volume, et donc l’introduction de compteurs sur les bornes fontaines et sur les branchements privés rencontre beaucoup de résistances, chez les usagers et ensuite aussi auprès des membres des CAEPA. L’avantage d’une vente au volume est de répartir le prix de revient sur les unités d’eau effectivement consommée par les ménages, par conséquent il est plus précis et permet un meilleur recouvrement des coûts. Cependant cette modalité engendre parfois des frais supplémentaires d’exploitation et en personnel pour la vente de l´eau, l’installation des compteurs, le contrôle des paiements, pour les facturiers s’ils sont utilisés, etc. Comme déjà remarqué, dans la pratique, le système souvent n’est pas accepté dans la communauté. Il a aussi le défaut de décourager la consommation de l’eau potable, si les usagers ne sont pas sensibilisés aux

avantages de la consommation de l’eau potable. Il faudra aussi éviter que, pratiquement, l’eau sur les bornes fontaines publiques (acheté au bokit à la kiosque) devient plus chère que l’eau reçu via un branchement privé (qui a un prix forfaitaire par mois).

Il est très important que le système retenu soit proposé par le CAEPA et accordé dans une assemblée générale des usagers.