Wykorzystaj czas zamiast go wypełniać -

o zarządzaniu czasem słów kilka

Nie mam na to czasu, żeby trwonić czas. - Tadeusz Kotarbiński

By posuwać się naprzód, najpierw trzeba wyruszyć. By zaś wyruszyć, trzeba podzielić

złożone, przytłaczające zadania na małe, możliwe do wykonania kroki, po czym zacząć od

pierwszego - Mark Twain.

Często słyszymy, że czas płynie coraz szybciej. Bywa, że sami łapiemy się na tym, że

nie mamy czasu na to, co dla nas ważne. Tak jakby czas lub jego brak był winowajcą tego, że

nie z wszystkim zdążamy. Jeśli jednak spytamy siebie lub osoby w swoim otoczeniu, czy i jak

planujemy, okazuje się, że po prostu zapisujemy w kalendarzu, na lodówce lub na kartce,

którą zostawiamy na stole, bieżące sprawy do załatwienia. Bo przecież o to chodzi

w planowaniu. W takim wypadku nie ma co się dziwić, że czas nas wyprzedza i ilość zadań

wciąż nie zrealizowanych rośnie. A jak już załatwimy jedno, to w kolejce ustawia się

następne. Trudno zachować spokój w takiej sytuacji. Bywa też inaczej – mamy dużo wolnego

czasu i mało goniących nas obowiązków a po roku dochodzimy do wniosku „znów kolejny rok

a w moim życiu nic się nie zmieniło”.

Czy jest z tego jakieś wyjście? Mądre powiedzenie mówi „jeśli nie możesz zmienić

rzeczywistości wokół siebie, zmień swoje o niej myślenie”. Skoro nie ma co ustawiać się do

wyścigu z czasem, bo i tak nas przegoni, skoro nie ma co liczyć na to, że go uchwycimy, bo

i tak przeleci nam przez palce, to może warto inaczej do niego podejść. Jak?

Słyszałam jakiś czas temu o bardzo rozsądnym podejściu: „nie chodzi o to, by wypełnić czas,

ale go wykorzystać.” Nie chodzi o to, by jakoś ten dzień, tydzień minął, ale by na koniec dnia,

tygodnia mieć poczucie, że właściwie wykorzystałem/am dany mi czas dla realizacji tego, co

ważne, dobre, właściwe i istotne z punktu widzenia przyszłości. Nie chodzi o to, by mieć

2

poczucie, że jestem ciągle zabiegany/a i zapracowany/a, ale o to, by ten wysiłek przynosił

właściwy efekt. Od czego wiec zacząć? Dla zobrazowania niektórych aspektów związanych

z zarządzaniem czasem posłużę się przykładem pani Krystyny Kowalskiej.

Pani Krysia ma 51 lat, dwoje dorosłych, studiujących dzieci i męża. Pani Krysia nie pracuje (2

lata temu został zlikwidowany oddział, w którym pracowała jako księgowa), obecnie

opiekuje się schorowaną mamą. 1 pensja jakoś starcza, ale są miesiące w których pojawiają

się nieplanowane wydatki a wraz z nimi zmartwienia. Po stracie pracy szukała nowej przez 2

miesiące, ale okazało się, że nie zna języka angielskiego i programu Symfonia. Wtedy

stwierdziła, że więcej czasu spędzi z mamą. Jednak coraz częściej czuje, że przydałyby się

dodatkowe pieniądze na drożejące leki, prywatnych specjalistów i żeby raz na rok można

było razem z mężem wyjechać na jakiś wypoczynek. Poza tym brakuje jej kontaktu z ludźmi

(poza sąsiadami) i czuje się coraz bardziej zmęczona.

Przyjrzyjmy się problemom Pani Krysi:

Zmęczenie

Brak pracy

Brak stabilności finansowej

Sama zajmuje się domem i mamą

Nie ma czasu na swoje zdrowie

Brak kontaktu z innymi ludźmi

Na co Pani Krysia chce zamienić te problemy?

Dobry nastrój

Odpoczynek (już nie ma takiej sprawności jak kiedyś)

Dobra forma

Więcej pieniędzy

Praca

Więcej spotkań

Z oczekiwań Pani Krysia może ustalić swoje dążenia:

Podjęcie pracy w dziale księgowości

Zadbanie o swoje zdrowie i formę

3

Wdrożenie regularnego odpoczynku

Pani Krysia określiła to, czego potrzebuje i do czego będzie dążyć. Ma jednak pewne obawy:

Nie znam przecież wystarczająco języka angielskiego. Uczyłam się kiedyś trochę, ale

niewiele z tego pamiętam. Nie posługują się też Symfonią.

Jeśli podejmę pracę, będę miała mniej czasu na opiekowanie się mamą.

Skoro już mnie boli kręgosłup, to co ja z tym mogę zrobić? Przecież nie stanie się nagle

zdrowszy a ja nie stanę się młodsza. Czy to ma jakiś sens?

Dzięki przyjrzeniu się obawom, Pani Krysia może zacząć formułować to, czego potrzebuje,

by zrealizować swoje dążenia:

Nauczyć się języka angielskiego w stopniu, w którym będę mogła na rozmowie

kwalifikacyjnej opowiedzieć o sobie, swoich zainteresowaniach, odebrać telefon

i wysłać maila.

Nauczyć się obsługi programu Symfonia

Znaleźć pracę na ½ etatu

Spotkać się z fizjoterapeutą i dowiedzieć się, czy coś z moim kręgosłupem da się jeszcze

zrobić, żeby mi nie dokuczał.

Można by pomyśleć, że Pani Krysia wzięła na siebie za dużo. Wręcz odwrotnie, ponieważ

Pani Krysia podeszła do tego rozsądnie i ustaliła sobie realny czas na urzeczywistnienie tych

dążeń. Stwierdziła, że:

Do nauki języka angielskiego w stopniu, który na początek jej wystarczy, będzie

potrzebowała co najmniej roku.

Do nauki programu Symfonia będzie potrzebowała co najmniej miesiąc, a jeszcze nie

wie, gdzie będzie mogła pójść na kurs.

W związku z tym na poszukiwanie pracy będzie potrzebowała roku.

Co do kręgosłupa – cóż, musi najpierw spotkać się ze specjalistą.

Po tej analizie Pani Krysia ustaliła sobie następujący cel główny:

W ciągu roku znajdę pracę na pół etatu jako księgowa.

Żeby mieć pewność, czy to właściwy cel, zadała sobie kilka pytań:

4

Czy osiągnięcie tego celu zależy ode mnie? – tak, jeśli podejmę wysiłek i będę ciągle

zmotywowana, żeby tej pracy szukać.

Jak osiągnięcie tego celu, wpłynie na pozostałe obszary mojego życia i relacje z bliskimi

mi osobami? – dobrze, ponieważ będąc w pracy na pół etatu nie zostawię mamy

samej; poza tym będę się lepiej czuła, co też przyczyni się do lepszego klimatu w domu.

Na ile ten cel jest dla mnie motywujący? – jest, ponieważ podoba mi się wizja tego, że

będę znowu w pracy, będę też mogła odkładać pieniądze na urlop z moim mężem,

gdyż obydwoje tego potrzebujemy.

Czy ten cel jest określony w czasie? – tak, zakładam rok.

Czy ten cel jest realny? – sądzę, że tak. Rok to dużo czasu.

Pani Krysia określiła sobie cel główny, ale żeby go zrealizować, potrzebuje ustalić, jakie

działania podejmie, w jaki sposób będzie je wykonywać, jak będzie weryfikować postępy i

co może jej przeszkadzać.

W ramach celu głównego pojawiły się 2 pod-cele, które przybliżą ją do jego osiągnięcia

(symfonia i język angielski). Na razie zaplanowała naukę języka angielskiego:

Cel główny Podjęcie pracy jako księgowa na ½ etatu w ciągu roku cel średnioterminowy 1 Nauczyć się języka angielskiego

po czym poznam, że cel jest osiągnięty?

będę potrafiła przedstawić się, opowiedzieć o sobie i swoich zainteresowaniach, nazwać sprzęt biurowy i podstawowe zagadnienia z księgowości, odebrać telefon i napisać maila

5

w jaki sposób będę się uczyć?

codziennie będę poświęcać godzinę na uczenie się zwrotów i słówek. Chcę każdego dnia nauczyć się co najmniej 1 wyrażenia i 2 słówek. W soboty będę odpoczywać od nauki.

jak będę mierzyć postępy?

Na koniec tygodnia będę miała listę wyrażeń i słówek, których uczyłam się w tym tygodniu (co najmniej 7 wyrażeń i 14 słówek, co w miesiącu da 28 wyrażeń i 2 razy tyle słówek – a w skali roku znacznie więcej – już się nie mogę doczekać). Poproszę syna, żeby mnie sprawdzał. To czego nie zapamiętam, przechodzi na kolejny tydzień.

czego potrzebuję? książki z płytą CD, notesu, kolorowych mazaków, ciszy

jaki czas będzie dla mnie najbardziej dogodny, biorąc pod uwagę moje obowiązki i tryb życia mojej rodziny?

codziennie między 8 a 9

gdzie będę się uczyć? najbardziej lubię w kuchni przy stole. Tam jest jasno i cicho.

co mi będzie o tym przypominać?

ustawię przypominajkę w telefonie, będzie codziennie o tej porze przypominać.

6

jakie są ryzyka?

nauka może mi iść gorzej niż zakładam motywacja będzie spadać, jeśli nie będę widzieć efektów

co mi pomoże?

napiszę do siebie list, będę go czytać za każdym razem, gdy będzie spadać moja motywacja do nauki. Jeśli nie będę uczyć się słówek w takim tempie, to zmniejszę ich liczbę na tydzień

jak będę siebie nagradzać? raz w miesiącu pójdę do mojej ulubionej kawiarni

Trzeba jeszcze pomyśleć o Symfonii:

Sprawdzić w urzędzie pracy, czy mogę skorzystać z kursu dla księgowych.

Dowiedzieć się, ile czasu trwa kurs.

Moje zdrowie:

Umówić się z fizjoterapeutą.

Pierwszy zaplanowany tydzień Pani Krysi wygląda tak:

godziny poniedziałek wtorek środa czwartek piątek sobota niedziela

sprawy do załatwienia w tym tygodniu kiedy

8 j. ang j. ang j. ang j. ang j. ang

Odpoczynek - rodzina i znajomi

dowiedzieć się w urzędzie pracy, czy mam możliwość skorzysta

najbliższy wtorek

9 śniadanie z rodziną

10 mama

urząd pracy

mama

mama

sprawdzam postępy w angielskim

11 zakupy i sprzątanie 12

7

13

spotkanie z fizjoterapuetą

ć z kursu dla księgowych

14

telefon do fizjoterapeuty

umówić się do fizjoterapeuty

zadzwonię w poniedziałek

15

16

17

18

19

20

21

Jak widać jest jeszcze sporo wolnego miejsca.

Po spotkaniu w urzędzie pracy okazało się, że w następnym miesiącu rusza kurs dla

samodzielnych księgowych. Pani Krysia będzie mogła z niego skorzystać. Będzie trwał 2

miesiące, w godzinach 13.00 – 18.00. W związku z tym przeniesie godziny odwiedzin mamy

na wcześniejsze a naukę j. angielskiego na później. Zrezygnuje z oglądania serialu – i tak stał

się nudny.

Udała się też na konsultację do fizjoterapuety i dowiedziała się, że powinna ćwiczyć, by

wzmocnić mięśnie. Wtedy kręgosłup nie będzie tak dokuczał. Ćwicząc regularnie zadba też o

lepszą formę na dłużej. Dostała zestaw ćwiczeń, który wcale nie jest taki trudny i 1 seria

zajmuje tylko 15 minut. Ma je wykonywać 3 razy dziennie. Stwierdziła, że najbardziej

dogodne dla niej będą poranki (przed śniadaniem), popołudnia (po obiedzie)

i wieczory (przed snem).

Po 2 tygodniach Pani Krysia była zadowolona ze swojego planu. Zobaczyła efekty

i poczuła, że wszystko stało się bardziej uporządkowane. Spędza mniej czasu na przeglądaniu

gazety rano, nie poświęca tyle czasu na telewizję. Będąc u mamy powtarza sobie także

słówka po angielsku.

8

Trochę trudniej jej było pogodzić wszystko, gdy zaczęła kurs. Przeanalizowała wszystkie

swoje czynności w poszukiwaniu złodziei czasu i okazało się, że:

Za dużo czasu spędza na bieżących zakupach.

Od kiedy ograniczyła czytanie prasy, dłużej czyta wiadomości w Internecie i przez to

marnuje sporo czasu.

Sporo czasu spędza także na sprzątaniu po swoich dzieciach.

Postanowiła:

Opracowywać plan obiadów na cały tydzień i w oparciu o niego sporządzać listę

zakupów. Plan będzie robić w piątki przy kawie a zakupy będzie robił mąż w soboty (z listą

będzie mu łatwiej).

Ograniczyć czas na przeglądanie wiadomości w internecie do 20 minut, z budzikiem.

Czas najwyższy, by dorosłe dzieci przejęły na siebie obowiązki domowe.

Trzeba porozmawiać z rodziną o zmianach.

Teraz jej plan wygląda tak:

godz poniedziałek wtorek środa czwartek piątek sobota niedziela

sprawy do załatwienia w kolejnym tygodniu

8 ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia

Odpoczynek - rodzina i znajomi

zadzwonić do Biura rachunkowego XYZ

pójść z mamą do lekarza

zadzwonić do cioci

9

mama

śniadanie z rodziną

10

sprawdzam postępy w angielskim

11

obiad dziś i jutro

12 angielski angielski angielski angielski angielski

13 rachunki ćwiczenia

przeglądam oferty pracy ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia

ćwiczenia lista zakupów

14 Kurs księgowości

9

15

16

17

czas dla siebie

18

19 obiad na 2 dni

obiad na 2 dni

20 ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia ćwiczenia

21

Po 3 miesiącach okazało się, że:

Nauka języka małymi krokami przynosi efekty.

Z mamą spędza czas efektywniej.

Widzi już poprawę w samopoczuciu dzięki ćwiczeniom wzmacniającym mięśnie

zalecone przez fizjoterapeutę.

Mąż świetnie radzi sobie z zakupami.

Dzieci, cóż, narzekają, ale muszą się nauczyć odpowiedzialności.

Skończyła kurs księgowości i zna już program Symfonia.

Jest zadowolona z widocznych rezultatów swojego wysiłku i zorganizowania, co

sprzyja motywacji do dalszych kroków i lepszego samopoczucia.

W taki sam sposób pani Krysia zaplanowała również czynności związane

z poszukiwaniem pracy (przygotowanie do rozmowy kwalifikacyjnej, nawiązywanie

kontaktów z pracodawcami, wysyłanie CV). W trakcie spotkań rekrutacyjnych z dumą

opowiadała o realizowanych przez siebie planach rozwoju. Wspaniale przekonywała w ten

sposób o dobrej organizacji i samodzielności. Znalazła pracę. Nadal uczy się j. angielskiego.

Teraz z mężem planuje urlop w Hiszpanii (tam też można rozmawiać po angielsku).

Na przykładzie Pani Krysi widać, że zarządzanie czasem wymaga wdrożenia kilku zasad:

1. Określenie celu – cel bierze się z problemów, potrzeb i marzeń. Warto spojrzeć na to, jak

jest teraz i jak chcę, żeby było. Cel właściwie sformułowany jest:

10

Ekologiczny- Jak osiągnięcie tego celu wpłynie na: Twoje życie?, relacje z ważnymi dla

Ciebie ludźmi? (obszary życia). Istotne jest, by realizacja celu nie szkodziła nikomu, nie

wpływała też negatywnie na pozostałe obszary życia (rodzina, przyjaciele, zdrowie itd.)

Pozytywnie sformułowany - Co chcesz w zamian? Kiedy formułujesz cel negatywnie,

np. nie chcę być zależny finansowo, moim celem jest uniknięcie choroby – pytanie to

pomaga w zamianie na pozytywne sformułowanie. Nie chodzi o to, czego nie chcę, ale o

to, co chcę.

Zależny od Ciebie - W jakim stopniu zależy to od Ciebie? Co w tej sprawie zależy od

Ciebie? Skoncentruj się na tych aspektach, które są w zakresie Twojego wpływu

Atrakcyjny - W jakim stopniu jest to dla Ciebie atrakcyjne?

Precyzyjny - Co dokładnie ?Ile dokładnie? Kiedy? Jak często?

Realny - W jakim stopniu jest to możliwe do osiągnięcia?

Myśląc o celach należy zwrócić uwagę na słowa, w jakich cel jest sformułowany:

„Chciałbym/abym” – to pobożne życzenie, któremu zwykle towarzyszy ALE, co

oznacza, że nie posiadasz wiary w urzeczywistnienie tego, o czym mówisz.

„Chcę” – to konkret, który staje się decyzją, jeśli towarzyszy mu działanie. Powodem

braku sukcesu CHCĘ są: usprawiedliwienia, wyjaśnienia, wykręty, wymówki,

preteksty.

2. Uwzględnić działania, które trzeba podjąć, by zrealizować cel

Cele długoterminowe (strategiczne) określają to, co jest dla nas istotne w dłuższej

perspektywie czasowej (np. jak najdłużej zachować zdrowie, odwiedzić kiedyś kuzynkę

w Kanadzie) i wyznaczają kierunek naszej aktywności (dbałość o zdrowy styl życia,

odkładanie pieniędzy na przelot). W ślad za nimi idą cele średnioterminowe (taktyczne),

które odnoszą się już do metod działania (stosowanie zbilansowanej diety, regularna

aktywność fizyczna, nauczenie się języka angielskiego). Zrealizowanie celów taktycznych

wymaga jednak jeszcze celów krótkoterminowych (operacyjnych) czyli konkretnych

czynności i zadań wyznaczanych w krótszych okresach czasowych. W przypadku pani Krysi to

m.in. poznanie 14 słówek co tydzień w języku angielskim.

11

3. Skoncentrować się na priorytetach

Rzadko kiedy jest tak, że wszystko co robimy jest równie istotne. Kiedy koncentrujemy się na

tym, co najważniejsze z punktu widzenia celu, możemy spodziewać się lepszych efektów.

Pani Krysia uznała, że seriale, przeglądanie Internetu i sprzątanie po dzieciach nie są

sprawami priorytetowymi. Nie można mieć czasu na wszystko, trzeba mieć czas na sprawy

naprawdę ważne. Pomocna w określaniu priorytetów jest matryca Eisenhowera. 2 kryteria

(ważności i pilności) wyznaczają 4 pola porządkujące sprawy w naszym życiu. Ważność to

kryterium, które wynika z najważniejszych celów i wartości. Pilność natomiast to kryterium

związane z czasem.

I.

zadania pilne i ważne

II.

zadania ważne, ale

niepilne

III.

zadania pilne, ale

nieważne

IV.

zadanie niepilne i

nieważne

Ćwiartka I - ważne sprawy, którymi trzeba jak najszybciej się zająć. Ich niewykonanie może

spowodować daleko idące konsekwencje, na przykład w postaci dodatkowej pracy. Są to

często sytuacje nagłe, trudne do przewidzenia, lub skutki zaniedbania i niewykonywania

regularnej pracy.

Ćwiartka II: ważne sprawy, które można rozłożyć w czasie lub wykonywać regularnie (np.

ćwiczenia fizyczne).

Ćwiartka III: zadania, które trzeba szybko zrealizować, jednak są one mało ważne (np. wizyta

u fryzjera) – powinniśmy wykonać lub zlecić w drugiej kolejności, zaraz po zadaniach z części

I.

Ćwiartka IV: sprawy mało ważne i mało pilne, czyli takie, które można zignorować. Często są

to złodzieje czasu.

12

4. Zaplanować działania

Zadania, które mają wyznaczone terminy są finalizowane dużo częściej. Pomocne metody

wspierające planowanie:

Reguła Parkinsona - czynność potrwa tyle ile założymy, że potrwa. Jeśli założysz, że pisanie

listu zajmie godzinę, to pewnie tyle zajmie, bo nawet jeśli skończysz wcześniej, to przez

raszce czasu możesz zastanawiać się, czy czegoś jeszcze nie dodać. Mamy tendencję do

przedłużania działania.

Metoda ALPEN – planując:

1. zrób listę zadań,

2. oszacuj czas trwania czynności,

3.pamiętaj o regule 60:40 (60 % czasu powinno być zaplanowane, 40% to zapas na

nieprzewidziane sytuacje),

4. wyznacz priorytety i deleguj zadania,

5. kontroluj realizację działań.

Metoda TRZOS – podobna do Alpen.

T- terminy zadań spisać,

R- ramy czasowe określić wg reguły 60:40,

Z- zaplanować rezerwy czasu,

O- ograniczyć działania do priorytetowych,

S – skontrolować rezultaty.

5. Wyeliminować pożeracze czasu

Pożeracze czasu tylko wypełniają czas, ale nie przybliżają do tego, co dla nas ważne:

nałogowe oglądanie TV,

surfowanie po Internecie bez konkretnego celu,

bezcelowe kupowanie „niezbędnych” artykułów,

długie rozmowy przez telefon o niczym, plotkowanie

i wiele innych.

Warto przyjrzeć się temu, co zyskujemy dzięki tym pożeraczom, bo być może pełnią funkcję

relaksu, o którą możemy zadbać zupełnie inaczej.