LOGO

Nhóm thuyết trình số 3

Đề tài thuyết trình :

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂNKHOA LỊCH SỬ

LƯU TRỮ HỌC – QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

GVHD: GV NGUYỄN VĂN THỎALỚP: LƯU TRỮ K09

Tìm hiểu quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử, xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử

Đề tài số 3

Danh sách nhóm

Đề tài số 3

NỘI DUNG

Đề tài số 3

I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử

Quá trình hình thành của tài liệu điện tử1

Theo Luật Lưu trữ thì tài liệu lưu trữ điện tử được hình thành từ hai nguồn:

Được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ.

Được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. 

Trong đó, những đặc điểm để xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:• Tồn tại một cách hoàn chỉnh và không bị sửa đổi như khi nó được tạo ra

và lưu trữ lúc ban đầu.• Có mối liên kết rõ ràng với các tài liệu khác ở bên trong hoặc bên ngoài

hệ thống thông qua mã phân loại hoặc các chỉ số nhận dạng riêng khác dựa trên nguyên tắc phân loại.

• Có ngữ cảnh hành chính, có thể nhận dạng được.• Có tác giả, địa chỉ và thời gian tạo ra.• Phản ánh một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số

đặc điểm chung.

Đề tài số 3

I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử

Vòng đời tài liệu điện tử2

Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý tài liệu lưu trữ điện tử là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ tài liệu lưu trữ điện tử để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những tài liệu thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được”. Có hai khái niệm cơ bản trong nguyên tắc này là sự tham gia của lưu trữ và vòng đời của tài liệu.

Đề tài số 3

I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử

Vòng đời tài liệu điện tử2

Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời tài liệu và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn :

Chuẩn bị (nhận thức)

Tạo lập tài liệu

Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng).

Đề tài số 3

I. Tạo lập tài liệu điện tử- Quá trình hình thành vòng đời của tài liệu điện tử

Tính liên tục của tài liệu điện tử 3

Giai đoạn chuẩn bị

Giai đoạn tạo lập tài liệu

Giai đoạn duy trì, bảo quản

Việc tiếp cận khai thác tài liệu điện tử, cũng như các hoạt động khác trong chức năng lưu trữ, cần được xem xét giải quyết càng sớm càng tốt trong vòng đời tài liệu. Lý tưởng là điều đó nên bắt đầu ngay từ giai đoạn chuẩn bị. Các phương pháp xác định hay nhận diện và tiếp cận tài liệu lưu trữ cần phải được xác định rõ càng sớm càng tốt và đưa vào thiết kế hệ thống. Việc thiết kế cần phải xác định rõ tất cả các loại tài liệu lưu trữ, kể cả metadata và các thông tin kỹ thuật khác cần thiết để tra tìm và diễn giải tài liệu cũng như những tài liệu ghi lại hoạt động tác nghiệp công việc. Hệ thống có thể được thiết kế để tiêu chuẩn hoá và tự động hoá việc tạo ra metadata và những thông tin bối cảnh

Cũng như việc đánh giá và bảo quản, khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết ở giai đoạn chuẩn bị thì việc tạo lập và duy trì bảo quản tài liệu sẽ cần phải được giám sát để bảo đảm rằng các tác nghiệp thực tiễn phải tuân theo đúng những quyết định được đưa ra ở giai đoạn chuẩn bị và còn để nhận biết bất kỳ những cải tiến nào có thể đòi hỏi các quyết định đó phải được xem xét, đánh giá lại. Điều đặc biệt quan trọng là tài liệu lưu trữ phải được nhận diện, xác định đúng như khi chúng được tạo lập và những thông tin bối cảnh và metadata cần thiết và phù hợp phải được nắm bắt, gắn kết với tài liệu đó.

Khi mà các yêu cầu lưu trữ được xem xét giải quyết trong giai đoạn chuẩn bị và được gắn kết vào việc thiết kế hệ thống thì những hành động quan trọng nhất để bảo đảm khả năng có thể tiếp cận lâu dài trong suốt giai đoạn duy trì bảo quản sẽ là việc thực thi thiết kế đó và làm theo đúng những kế hoạch đã được xây dựng từ trước. Các bước đi tích cực cần phải được tiến hành để bảo đảm rằng những thông tin bối cảnh và metadata cần thiết được cung cấp trong việc thiết kế hệ thống được giữ lại trong thực tế trong suốt thời gian tồn tại của tài liệu.

Đề tài số 3

II. Xử lý tài liệu điện tử

Quy trình xử lý tài liệu điện tử1

Xử lí tài liệu điện tử( EDP) đề cập đến việc sử dụng các biện pháp tự động bằng cách sử dụng đơn giản, những hành động lặp đi, lặp lại- và công nghệ máy tính- để tổ chức và lưu trữ tài liệu.Các thuật ngữ xử lí dữ liệu điện tử được xử dụng một cách thường xuyên trọng máy tính hiện đại.Dưới góc độ văn thư- lưu trữ chúng ta xem xét vấn đề xử lí tài liệu điện tử là những thao tác nghiệp vụ để xử lí và tổ chức quản lí tài liệu theo quy trình công tác lưu trữ tài liệu điện tử.

Đề tài số 3

II. Xử lý tài liệu điện tử

Quản lí văn bản điện tử 2

Việc quản lí văn bản điện tử được thực hiện bằng các phần mềm quản lí văn bản và hồ sơ công việc, các phần mềm này hoạt động trên cơ sở mạng tin học diện rộng.Việc quản lí văn bản đi, đến trên mạng diện rộng gần như chỉ thực hiện trên 1 file. Các đối tượng quản lí , sử dụng , xử lí file văn bản đó sẽ được xác định dựa vào việc phân luồng chuyển giao và phân quyền văn bản thông qua các chức năng của chương trình phần mềm.

Đề tài số 3

II. Xử lý tài liệu điện tử

Lập hồ sơ điện tử3

Về hình thức chuyển giao văn bản: văn bản đi, đến là nguồn cung cấp dữ liệu chính thống để lập hồ sơ công việc thông qua các hình thức chuyển giao. Văn bản điện tử được chuyển giao qua môi trường mạng tồn tại với hai dạng chủ yếu là dạng PDF hay dạng DOC

Đăng tải file văn bản trên cổng thông tin điện tử của cơ quan ban hành và có quy định với các đơn vị trực thuộc lịch truy cập để download về sử dụng

Gửi văn bản qua mạng diện rộng của cơquan bằng file toàn văn kèm nội dungđăng kí cách này người lập hồ sơ chỉ cần xác định hai nội dung: số/ kí hiệu của hồ sơ ( mục lục hồ sơ ) và số thứ tự sắp xếp văn bản trong “ mục lục văn bản” là có thể đưa văn bản vào quản lí hồ sơ đã lập( hay mới lập)

Đề tài số 3

II. Xử lý tài liệu điện tử

Giá trị và tích chứng cứ pháp lí của hồ sơ được lập, quản lí và sử dụng, lưu trữ trên mạng diện rộng

4

Với hồ sơ điện tử do được lập, quản lí, sử dụng và lưu trữ trên môi trường mạng, văn bản được thu thập vào hồ sơ phảo tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc được số hóa từ văn bản đã ban hành. Vì thế để có giá trị và tính chứng cứ pháp lí như hồ sơ truyền thống, hồ sơ điện tử phải giải quyết vấn đề pháp lí và hiệu lực thi hành của các văn bản được thu thập vào hồ sơ.Với văn bản điện tử, các văn bản luật quy định về công nghệ thông tin, giao dịch điện tử và chữ kí số đều quuy định khá rõ, đủ để dạng văn bản này có giá trị pháp lí và hiệu lực thi hành:Văn bản điện tử ( thông điệp dữ liệu) có giá trị như bản gốc, có giá trị làm chứng cứ.Chữ kí số của người có thẩm quyền khi kí trên văn bản được xem là đáp ứng nếu văn bản cần đóng dấu của cơ quan theo quy định của pháp luật về quản lí con dấu.

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

Việc xác định giá trị tài liệu bao gồm 4 phần:

Phải xem xét, xác định tính xác thực của tài liệu

Phải xác định tính khả thi của việc bảo toàn tính xác thực của tài liệu trong suốt quá trình bảo quản, khai thác sử dụng sau này

Các tiêu chuẩn đánh giá và việc đánh giá phải được thực hiện ngay từ đầu trong vòng đời của tài liệu.

Phải liên tục giám sát tài liệu của cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu.

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

Ngoài ra, tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các

tiêu chuẩn sau:Có sự bảo đảm đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu điện tử được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh

Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Tiêu chuẩn đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị tài liệu lưu trữ điện tử.

Tiêu chuẩn về sự tin cậy được xem xét phù hợp với mục đích thông tin được tạo ra và mọi bối cảnh liên quan.

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

1

Nguyên tắc xác định giá trị của

TLĐT

Nguyên tắc về chính trị

Nguyên tắc toàn diện tổng hợp

Nguyên tắc lịch sử

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

2 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu

Tiêu chuẩn chính là thước đo để đánh giá (đo lường) một đối tượng nào đó.

Tiêu chuẩn luôn ảnh hưởng tới chất lượng cuối cùng của bất kỳ một công việc nào.

Nội dung của các tiêu chuẩn được hình thành trên những yếu tố mang tính khách quan và đều có thể thay đổi thực tiễn của cuộc sống XH.

Việc xác định các tiêu chuẩn không phải là ngẫu nhiên, mà chủ yếu dựa trên các yêu cầu chính như sau:

Phải có cơ sở lý luận khoa học Phải phù hợp với trình độ thực tiễn của chính XH đó Phải có khả năng ứng dụng vào thực tiễn công việc.

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

2 Tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu điện tử

Tiêu chuẩn về ý nghĩa nội dung của tài liệu và ý nghĩa của đơn vị hình thành phông

• Đây là tiêu chuẩn quan trọng nhất và được vận dụng thường xuyên nhất trong công tác XĐGTTL

Tiêu chuẩn tài liệu phải đảm bảo tính xác thực, nguyên vẹn

• Đây là tiêu chuẩn quan trọng vì tài liệu điện tử muốn trở thành nguồn thông tin, tư liệu tin cậy thì phải có đầy đủ những yếu tố thông tin để đảm bảo cho nội dung thông tin bên trong của tài liệu.

Thông tin chứa trong tài liệu lưu trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng dược dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết

• Một tài liệu điện tử được lựa chọn phải đảm bảo được khả năng duy trì tính xác thực và khả năng truy cập trong suốt quá trình bảo quản sau này.

Đề tài số 3

III. Xác định giá trị tài liệu điện tử

3 Phương pháp xác định giá trị tài liệu lưu trữ điện tử:

Hệ thống

Phân tích chức năng

Thông tin

Phân tích sử liệu

học

Phương pháp thông tin: Xét dưới góc độ thông tin một cách đơn thuần, giá trị của tài liệu lưu trữ

chính là giá trị của các thông tin chứa đựng trong các tài liệu mà chúng có thể mang lại cho nhà quản lý hoặc cho người nghiên cứu sử dụng cho các mục đích khác nhau.

Để xác định được tính toàn ven và đáng tin cậy của tài liệu điện tử, người làm công tác lưu trữ phải nắm được bản chất của tài liệu điện tử, nghiên cứu về chữ ký số – chữ ký điện tử, dựa trên siêu dữ liệu ( dữ liệu đặc tả) về các tài liệu điện tử.

Chữ ký điện tử có thể được chứng thực bởi một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử.

Phương pháp phân tích chức năng: Là phương pháp xác định giá trị tài liệu dựa vào kết quả phân tích chức

năng, ý nghia của cơ quan tổ chức, đơn vị hình thành nên tài liệu lưu trữ điện tử và chức năng của môi loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức đó.

Phương pháp phân tích này có mối quan hệ biện chứng với phương pháp hệ thống (tác động qua lại, bổ sung cho nhau), chúng ta phải vận dụng linh hoạt 2 phương pháp này.

Vận dụng phương pháp này, chúng ta nghiên cứu và xây dựng nên các tiêu chuẩn để xác định giá trị tài liệu: tiêu chuẩn ý nghia nội dung của tài liệu, tiêu chuẩn ý nghia của cơ quan, đơn vị hình thành phông…

Phương pháp hệ thống: Nội dung của phương pháp này này cho phép xem xét giá trị đói với tài

liệu hình thành trong một hệ thống các cơ quan, tổ chức nhất định. Trong hệ thống đó, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức có vị trí càng cao thì càng có giá trị. Cụ thể là trong hệ thống các cơ quan đó, các cơ quan càng cao thì càng hình thành nhiều tài liệu với các nội dung càng đa dạng, phong phú.

Phương pháp hệ thống được vận dụng để xác định giá trị của tài liệu điện tử được đặt trong môi trường cơ sở dữ liệu của tài liệu điện tử. Trong môi trường đó, những thông tin đầu vào của tài liệu điện tử sẽ được thể hiện rõ, giúp cho việc đánh giá tính xác thực của tài liệu điện tử

Phương pháp phân tích sử liệu học:

Tài liệu lưu trữ là một nguồn sử liệu có giá trị cùng với những nguồn sử liệu khác (như tài liệu phim ảnh, hiện vật, dân tộc học, ngôn ngữ học, tài liệu điền dã…).

Việc nghiên cứu các nguồn sử liệu đòi hỏi phải nghiên cứu xây dựng nên các phương pháp khoa học: phương pháp xác minh độ chính xác, phương pháp xác minh thời gian, phương pháp xác minh địa điểm hình thành tài liệu...Vì vậy, việc nghiên cứu một cách đầy đủ và sâu sắc những vấn đề về phê phán sử liệu học sẽ hô trợ đắc lực cho quá trình xác định giá trị nhằm lựa chọn được những tài liệu chính xác nhất, giá trị nhất để bảo quản trong các lưu trữ khác nhau.s

LOGO