tài liệu giới thiệu fast accounting for pharmacy 10.0

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP FAST

VP Hà Nội: 18 Nguyễn Chí Thanh, Q. Ba Đình. ĐT: 771-5590, Fax: 771-5591 E-Mail: [email protected]

VP TP HCM: 08 Hồng Hà, Phường 2, Q.Tân Bình. ĐT(08) 3848-6068, Fax: (08) 3848-6425 E-Mail: [email protected]

VP Đà Nẵng: 39-41 Quang Trung, Q. Hải Châu. ĐT: 81-0532, Fax: 81-2692, E-Mail: [email protected]

Website: www.fast.com.vn

GIẢI PHÁP PHẦN MỀM KẾ TOÁN CHUYÊN NGÀNH DƢỢC

FAST ACCOUNTING FOR PHARMACY 10.0

Nội dung

1 Giới thiệu ........................................................................................................................................................ 2

2 Quy trình trong Công ty Dƣợc phẩm ........................................................................................................... 3

2.1 Quy trình áp dụng đối với Công ty Dƣợc thƣơng mại ....................................................................... 3

2.2 Quy trình áp dụng đối với Công ty sản xuất Dƣợc phẩm .................................................................. 4

3 Một số nghiệp vụ đặc thù đƣợc giải quyết trong phần mềm kế toán chuyên ngành dƣợc .................. 5

3.1 Kế toán mua bán hàng và công nợ ....................................................................................................... 5

3.1.1 Phân nhóm khách hàng và nhà cung cấp theo n cấp ........................................................................................ 5

3.1.2 Theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng theo trình dược viên, hoa hồng TDV ................................................ 8

3.1.3 Theo dõi công nợ khách hàng theo hạn mức tín dụng ....................................................................................... 9

3.1.4 Theo dõi các chương trình khuyến mại .............................................................................................................. 9

3.1.5 Theo dõi các hình thức chiết khấu ................................................................................................................... 11

3.1.6 Theo dõi hóa đơn bán lẻ .................................................................................................................................. 13

3.2 Quản lý hàng tồn kho ........................................................................................................................... 14

3.2.1 Theo dõi hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính .................................................................................................. 15

3.2.2 Theo dõi tồn kho theo lô và hạn sử dụng ......................................................................................................... 16

3.2.3 Theo dõi tồn kho thực tế .................................................................................................................................. 18

3.2.4 Kiểm kê kho .................................................................................................................................................... 21

3.3 Quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành thành phẩm ................................................................... 22

3.4 Các báo cáo ........................................................................................................................................... 24

3.4.1 Nhóm báo cáo doanh thu, công nợ .................................................................................................................. 24

3.4.2 Nhóm báo cáo hàng tồn kho ............................................................................................................................ 32

3.4.3 Báo cáo giá thành sản phẩm ............................................................................................................................ 37

4. Tiện ích ........................................................................................................................................................ 39

4.1 Tạo mã lô trực tiếp khi cập nhật phiếu nhập ..................................................................................... 39

4.2 Đánh số chứng từ tự động .................................................................................................................. 39

4.3 Kiểm tra hóa đơn trùng số ................................................................................................................... 39

4.4 Các báo cáo nhanh dƣới dạng biểu đồ ở tất cả các màn hình báo cáo ......................................... 40

4.5 Báo cáo phân loại hóa đơn .................................................................................................................. 41

5 Các công ty dƣợc đã khảo sát ................................................................................................................... 42

Fast Accounting for Pharmacy 10.0

Fast Software Co., Ltd. 2

1 Giới thiệu

Trong xu thế phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tổ chức hoạt động của doanh nghiệp nhằm tăng tính kinh tế và tính hiệu quả đang được triển khai ngày càng rộng rãi. Ngành dược với rất nhiều yêu cầu quản trị chuyên biệt và đòi hỏi phải tuân thủ các tiêu chuẩn, quy định rất khắt khe của Bộ Y tế, Tổ chức Y tế thế giới thì việc có một hệ thống quản lý toàn diện có ý nghĩa vô cùng to lớn.

Công ty cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast đã triển khai xây dựng hệ thống cung cấp thông tin kế toán tài chính cho nhiều công ty dược khác nhau trên cả nước. Với chiến lược phát triển sản phẩm theo hướng xây dựng giải pháp phù hợp theo ngành nghề, trên cơ sở đúc kết kinh nghiệm nghiên cứu và triển khai cho nhiều khách hàng là các công ty dược, phòng Nghiên cứu và phát triển sản phẩm chuyên ngành - Công ty cổ phần phần mềm QLDN Fast đã xây dựng giải pháp kế toán chuyên ngành dược - Fast Accounting for Pharmacy 10.0.

Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy 10.0 có những phân hệ sau :

1. Hệ thống

2. Kế toán tổng hợp

3. Kế toán tiền mặt, tiền gửi và tiền vay

4. Kế toán mua hàng và công nợ phải trả

5. Kế toán bán hàng và công nợ phải thu

6. Quản lý kho (dành cho thủ kho)

7. Kế toán hàng tồn kho

8. Kế toán tài sản cố định, công cụ dụng cụ

9. Báo cáo chi phí theo tiểu khoản, khoản mục

10. Giá thành sản xuất liên tục

11. Giá thành sản xuất theo đơn hàng

12. Báo cáo thuế

13. BCQT theo các trường tự do

14. BCQT theo thời gian

15. BCQT theo ĐVCS

16. Thuế thu nhập cá nhân

Khi triển khai hệ thống thông tin quản lý cho một khách hàng mới, giải pháp chuyên ngành sẽ phù hợp với đặc thù của ngành giúp giảm thiểu những sửa đổi về chương trình, giảm thiểu thời gian triển khai, nhanh chóng đưa hệ thống vào vận hành, sớm phát huy hiệu quả cho doanh nghiệp.



2 Quy trình trong Công ty Dƣợc phẩm

Dược phẩm là một loại hàng hóa rất đặc biệt bởi nó liên quan trực tiếp đến sức khỏe và mạng sống của người sử dụng. Do vậy, việc sản xuất và kinh doanh dược phẩm phải tuân thủ những quy định khắt khe của Bộ y tế và các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới (GPs).

Các tiêu chuẩn thực hành tốt của Tổ chức y tế thế giới WHO bao gồm:

- Tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP – Good Manufactoring Practices)

- Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP – Good Storage Practices)

- Tiêu chuẩn thực hành tốt kiểm nghiệm thuốc (GLP – Good Laboratory Practices)

- Tiêu chuẩn thực hành tốt phân phối thuốc (GDP – Good Distribution Practices)

- Tiêu chuẩn thực hành nhà thuốc tốt (GPP – Good Pharmacy Practices)

Trên cơ sở quy trình của Công ty Dược phẩm, phần mềm Fast Accouting for Pharmacy được thiết kế để có thể đáp ứng được những yêu cầu của các loại hình công ty Dược bao gồm cả Công ty sản xuất Dược phẩm và Công ty thương mại Dược phẩm.

2.1 Quy trình áp dụng đối với Công ty Dược thương mại

NHÀ CUNG CẤP

Hàng hóa

KIỂM NGHIỆM

(GLP)

CÔNG TY DƢỢC

THƢƠNG MẠI

KÊNH PHÂN PHỐI

(GDP, GPP)

KHÁCH HÀNG

ĐẠT

KHÔNG ĐẠT

NHẬP KHO

(GSP)



2.2 Quy trình áp dụng đối với Công ty sản xuất Dược phẩm

NHÀ CUNG CẤP

Nhân công Nguyên, vật liệu Chi phí DV khác

KIỂM NGHIỆM

(GLP)

CÔNG TY DƢỢC

KIỂM NGHIỆM

(GLP)

KÊNH PHÂN PHỐI

(GDP, GPP)

KHÁCH HÀNG

ĐẠT

ĐẠT

HỦY

KHÔNG ĐẠT

KHÔNG ĐẠT

NHẬP KHO

(GSP)

Làm sạch

Nguyên

vật liệu

Pha

chế

Trình bày sản

phẩm

SẢN XUẤT (GMP)

KHÔNG ĐẠT



3 Một số nghiệp vụ đặc thù đƣợc giải quyết trong phần mềm kế toán chuyên ngành dƣợc

3.1 Kế toán mua bán hàng và công nợ

3.1.1 Phân nhóm khách hàng và nhà cung cấp theo n cấp

- Fast Accounting for Pharmacy cho phép phân nhóm cho khách hàng và nhà cung cấp từ 1 lên đến n cấp (không giới hạn số cấp), giúp người sử dụng có thể quản lý công nợ, doanh thu… theo các nhóm một cách chi tiết và đa chiều hơn. Chẳng hạn người sử dụng có thể phân nhóm khách hàng theo địa bàn với các cấp là Miền – Khu vực quản lý (Người quản lý) – Tỉnh, thành phố - Quận, huyện – Phường, xã…

- Từ việc phân nhóm như trên, phần mềm Fast Accounting for Pharmacy cho phép người sử dụng có thể xem các báo cáo theo dạng truyền thống hoặc sắp xếp vào các nhóm theo cấu trúc hình cây.

Quy trình xử lý trên phần mềm:

Tạo lập danh mục

- Tạo cây phân nhóm n cấp: F4 để tạo nhóm gốc (nhóm lớn nhất), F2 để thêm mới các nhóm con

- Thực hiện phân nhóm khách hàng

Lên các báo cáo

Báo cáo doanh thu, công nợ khách hàng và nhà cung cấp theo phân nhóm hình cây: Các báo cáo này cung cấp tình hình doanh thu công nợ của khách hàng theo các nhóm đã phân cấp để đánh giá tình hình tăng trưởng doanh thu, thu tiền, mặt hàng thế mạnh… ở từng địa bàn để có các biện pháp xúc tiền thương mại, mở rộng phát triển thị trường phù hợp.

Màn hình điều kiện lọc: nhóm khách hàng hiển thị theo hình cây, người sử dụng có thể lựa chọn xem bất cứ nhóm khách nào, phần mềm sẽ lọc những khách hàng thỏa mãn điều kiện lọc để lên báo cáo:



Khi lên báo cáo, người sử dụng có 3 lựa chọn thông qua phím F10

+ Lên báo cáo theo dạng truyền thống: Báo cáo theo dạng liệt kê theo khách hàng, nhà cung cấp, không sắp xếp theo nhóm.

+ Lên báo cáo sắp xếp theo dạng hình cây đối với tất cả các khách hàng, nhà cung cấp thỏa mãn điều kiện lọc rất dễ hình dung

+ Lên báo cáo theo cây, nhánh tùy chọn

Ví dụ đối với Bảng cân đối phát sinh công nợ của TK 131 – Phải thu khách hàng



+ Báo cáo không sắp xếp theo nhóm

+Báo cáo sắp xếp tất cả các khách hàng vào nhóm theo điều kiện lọc

+ Báo cáo chỉ sắp xếp các khách hàng thuộc nhóm Hà Nội



3.1.2 Theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng theo trình dƣợc viên, hoa hồng TDV

- Theo dõi doanh thu, công nợ khách hàng theo trình dược viên là một yêu cầu khá đặc thù đối với các công ty sản xuất kinh doanh Dược phẩm. Trình dược viên là trung gian giữa nhà cung cấp và khách hàng, chịu trách nhiệm giới thiệu hàng hóa, nhận đơn hàng, và (có thể) thu tiền hàng từ khách hàng. Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ theo dõi doanh thu, công nợ các khách hàng theo từng trình dược viên.

- Là các nhân viên kinh doanh, các trình dược viên thường có mức doanh thu khoán hàng tháng, nếu doanh thu tháng đạt hoặc vượt khoán sẽ được nhận một khoản hoa hồng. Phần mềm hỗ trợ việc tính toán các khoản hoa hồng cho trình dược viên dựa trên doanh số bán hàng từng tháng, mức khoán và tỷ lệ hoa hồng vượt khoán theo khai báo.

Quy trình xử lý trên phần mềm

Tạo lập danh mục:

- Khai báo danh mục Trình dược viên

- Tạo danh mục Tỷ lệ hoa hồng cho trình dược viên

Cập nhật số liệu:

Trên hóa đơn bán hàng, phiếu thu khai báo mã Trình dược viên chịu trách nhiệm để ghi nhận doanh thu và tiền thu để lên được các báo cáo theo yêu cầu.

Lên các báo cáo

Chương trình cho phép lên các báo cáo về doanh thu, công nợ của các trình dược viên theo khách hàng, theo mặt hàng, giúp cho người sử dụng đánh giá được mức tăng trưởng doanh thu, số lượng hàng bán, tình hình thu tiền, kết quả kinh doanh … của các trình dược viên trong từng tháng, từng quí.

Các báo cáo bao gồm:

+ Báo cáo doanh số bán hàng của trình dược viên theo khách hàng hoặc theo mặt hàng.

+ Bảng cân đối phát sinh công nợ của trình dược viên: tương tự như bảng cân đối phát sinh công nợ của các khách hàng nhưng đối tượng ở đây là các trình dược viên. Người sử dụng có thể xem kết hợp công nợ của các trình dược viên chi tiết theo khách hàng và sắp xếp theo phân nhóm (ví dụ là theo địa bàn). Nghĩa là báo cáo này sẽ cho biết 1 trình dược viên có công nợ như thế nào ở từng địa bàn mà TDV đó có khách hàng.

+ Sổ chi tiết công nợ của trình dược viên

+ Báo cáo trích hoa hồng cho trình dược viên: Báo cáo số tiền hoa hồng trình dược viên được hưởng trong từng tháng.



3.1.3 Theo dõi công nợ khách hàng theo hạn mức tín dụng

- Hạn mức tín dụng là số tiền tối đa khách hàng được phép nợ (chả trậm). Nếu nợ quá hạn mức, khách hàng sẽ không được phép nợ thêm cho đến khi thanh toán được những khoản nợ cũ hoặc chịu phạt tùy theo quy chế của từng công ty. Phần mềm Fast Accounting for Pharma giúp kế toán có thể theo dõi được hạn mức và tình hình công nợ theo hạn mức của từng khách hàng để có biện pháp xử lý phù hợp


- Cập nhật hạn mức tín dụng tại Danh mục khách hàng

Cập nhật các chứng từ có liên quan: hóa đơn bán hàng, phiếu thu…

Tại một thời điểm bất kỳ, phần mềm sẽ đối chiếu phần còn phải thu của khách hàng với hạn mức được khai báo để lên Báo cáo công nợ theo hạn mức tín dụng.

3.1.4 Theo dõi các chƣơng trình khuyến mại

- Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy cho phép cập nhật thông tin về các chương trình khuyến mại theo nhiều hình thức: mua hàng tặng quà ngay, mua hàng tặng hàng lũy tiến theo số lượng mua, mua hàng tích điểm theo số lượng hoặc giá trị hàng mua.

- Dựa vào số liệu khai báo về hình thức khuyến mại của các chương trình, ngày hiệu lực của chương trình khuyến mại, phần mềm tự động tính toán mặt hàng khuyến mại, số điểm thưởng và in lên hóa đơn; từ đó lên các báo cáo tổng hợp, chi tiết về mặt hàng khuyến mại theo từng chương trình, báo cáo phân tích hiệu quả chương trình khuyến mại.


Khai báo các danh mục liên quan:

- Cập nhật thông tin về chương trình khuyến mại: Loại hình khuyến mại, Mã chương trình, tên chương trình khuyến mại, ngày hiệu lực. Các hình thức khuyến mại bao gồm:

+ Mua hàng tặng ngay: Mua một mặt hàng với số lượng bất kỳ được tặng ngay một mặt hàng khác

+ Mua hàng nhận KM theo tỷ lệ, KM lũy tiến theo số lượng: Mua hàng đến số lượng bao nhiêu thì được tặng bao nhiêu hàng

Ví dụ: Chương trình khuyến mại như sau:

Tên mặt hàng mua

Mua đến số lƣợng

Tên mặt hàng KM

Số lƣợng hàng KM

Aloe vera 10 Aloevera 1

20 Aloevera 3



500 Aloevera 100

Khách hàng mua 570 đvh Aloe vera

Theo hình thức KM theo tỷ lệ: Số lượng hàng KM được nhận là: 570 x 100/500 = 114 đvh

Theo hình thức KM lũy tiến theo số lượng: Số lượng hàng KM được nhận là: 100+2x3+1=107 đvh

+ Mua hàng tích điểm theo số lượng: Mua hàng đến số lượng bao nhiêu sẽ được bao nhiêu điểm, kết thúc đợt KM phần mềm tổng hợp số điểm từng khách hàng nhận được để xét tặng khuyến mại.

+ Mua hàng tích điểm theo giá trị: tương tự như mua hàng tích điểm theo số lượng nhưng căn cứ tính điểm là giá trị hóa đơn.

- Cập nhật thông tin chi tiết về mặt hàng khuyến mại theo từng chương trình, hỗ trợ chức năng F6 để lọc tìm theo chương trình khuyến mại, lọc tìm mặt hàng khuyến mại…

Cập nhật số liệu trong kỳ:

Hóa đơn bán hàng: Căn cứ vào khai báo về hình thức khuyến mại, các mức tính khuyến mại, thời gian hiệu lực của chương trình và số lượng hàng bán thực tế trên hóa đơn, phần mềm sẽ tự động tính toán



và in lên hóa đơn tên và số lượng mặt hàng được khuyến mại (theo hình thức tặng hàng) hoặc số điểm thưởng (theo hình thức tích điểm).

Lên các báo cáo

Các báo cáo phục vụ cho việc theo dõi hàng khuyến mại và chương trình khuyến mại bao gồm:

+ Báo cáo chi tiết mặt hàng khuyến mại theo chương trình: Liệt kê số lượng hàng mua và số lượng hàng được khuyến mại (lên cho 1 mặt hàng được khai báo) của các khách hàng theo từng chương trình.

+ Báo cáo tổng hợp mặt hàng khuyến mại theo khách hàng: Liệt kê số lượng hàng mua và số lượng hàng được khuyến mại lên theo tất cả các khách hàng.

+ Báo cáo chi tiết tích điểm theo khách hàng: Báo cáo số điểm thưởng khách hàng nhận được trong chương trình (lên cho 1 khách hàng)

+ Báo cáo tổng hợp tích điểm theo khách hàng: Báo cáo số điểm thưởng khách hàng nhận được (lên cho tất cả khách hàng)

+ Báo cáo phân tích hiệu quả chương trình khuyến mại: Báo cáo so sánh về doanh thu, chi phí, lãi gộp của 1 mặt hàng trong thời gian áp dụng chương trình khuyến mại với doanh thu, chi phí, lãi gộp của mặt hàng đó khi không áp dụng chương trình khuyến mại. Từ đó giúp cho nhà quản trị có thể đánh giá được hiệu quả mà chương trình khuyến mại mang lại để nghiên cứu áp dụng, điều chỉnh cho những chương trình tiếp theo.

3.1.5 Theo dõi các hình thức chiết khấu

- Theo chính sách giá của từng công ty, các khách hàng khác nhau (đại lý các cấp, khách lẻ…) có thể được áp dụng mức giá bán khác nhau. Phần mềm cho phép cập nhật giá vào danh mục giá bán, khai báo mức chiết khấu (tính trên giá khai báo ở danh mục) áp dụng với từng khách hàng để từ đó tự động tính toán được giá bán cho các mặt hàng trên hóa đơn.

- Theo dõi các hình thức chiết khấu thương mại: chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn hoặc giá trị hóa đơn lớn, tự động tính toán giá sau chiết khấu.


Cập nhật danh mục

- Cập nhật thông tin về các chính sách chiết khấu:



+ Chiết khấu thương mại: Hưởng chiết khấu khi mua hàng với số lượng lớn hoặc giá trị hóa đơn lớn.

+ Chiết khấu giá cho đại lý

Phần mềm hỗ trợ khai báo giá bán lẻ ở Danh mục giá bán, mức chiết khấu giá áp dụng đối với từng khách hàng. Danh mục giá bán gồm 2 cột giá: giá bán chưa VAT và giá bán gồm VAT.

Danh mục chiết khấu theo khách hàng

Cập nhật số liệu trong kỳ:

Hóa đơn bán hàng: Căn cứ các khai báo về hình thức chiết khấu và giá bán như trên, phần mềm tự động hiển thị giá bán, tính giá sau chiết khấu khi hóa đơn mua hàng đáp ứng được các điều kiện hưởng chiết khấu.



Loại chiết khấu: Loại 1: Chiết khấu giá theo khách hàng, Loại 2: Chiết khấu giá khi mua hàng với số lượng lớn, Loại 3: Chiết khấu tổng tiền khi giá trị hóa đơn lớn.

Lên báo cáo: Phần mềm lên báo cáo chi tiết về mặt hàng được nhận chiết khấu theo các khách hàng.

3.1.6 Theo dõi hóa đơn bán lẻ

- Đối với các khách hàng mua hàng làm nhiều đợt cuối tháng mới tổng hợp lại để viết hóa đơn, phần mềm hỗ trợ theo dõi bằng hóa đơn bán lẻ (cập nhật ở phần hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho – loại 2). Đặc điểm của hóa đơn loại này là thực hiện hạch toán (công nợ, tồn kho, VAT) nhưng không kê thuế.

- Khi viết hóa đơn chính thức xuất cho khách hàng có các hóa đơn lẻ này, người sử dụng sẽ vào phần cập nhật hóa đơn GTGT đầu ra ở phân hệ thuế để thực hiện kê thuế. Những hóa đơn bán lẻ chưa được kê thuế sẽ được liệt kê ở Bảng kê hóa đơn bán lẻ chưa kê thuế.


Cập nhật hóa đơn bán lẻ:



Kiểm tra các hóa đơn bán lẻ chưa được kê thuế tại Bảng kê hóa đơn bán lẻ chưa xuất hóa đơn

Bảng kê này liệt kê tất cả những hóa đơn bán lẻ (hóa đơn loại 2) chưa được kê thuế GTGT đầu ra.

Thực hiện kê thuế cho các hóa đơn bán lẻ vào cuối kỳ:

3.2 Quản lý hàng tồn kho

Quản lý hàng tồn kho là một công tác đặc biệt quan trọng đối với các công ty Dược bởi lẽ số lượng hàng tồn kho trong các công ty này rất lớn, đa dạng về chủng loại, quy cách, điều kiện bảo quản…và được



luân chuyển liên tục theo các quy trình, quy định rất chặt chẽ. Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy tích hợp những tính năng đặc thù giúp cho việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách hiệu quả và phù hợp với Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practices – GSP) và các yêu cầu chuyên biệt khác.

3.2.1 Theo dõi hàng tồn kho theo nhiều đơn vị tính

- Các mặt hàng dược phẩm có thể có nhiều đơn vị đóng gói trong đó các đơn vị tính sẽ được quy đổi về một đơn vị tính chuẩn, chẳng hạn như: Viên - Vỉ - Hộp - Thùng, Gói - Hộp - Thùng, Ống - Hộp - Thùng… Đơn vị tính chuẩn là đơn vị tính được dùng phổ biến trong các nghiệp vụ nhập - xuất hàng, để theo dõi tồn kho, tính giá… và được khai báo tại mục Đơn vị tính của Danh mục hàng hóa vật tư. Để thuận tiện cho người sử dụng, phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ nghiệp vụ xuất hàng theo nhiều đơn vị tính và theo dõi tồn kho theo nhiều đơn vị tính.


Khai báo danh mục:

- Danh mục hàng hóa vật tư: Đối với vật tư cần theo dõi theo nhiều đơn vị tính thì khai báo trong Danh mục hàng hóa chọn số 1 tại ô Theo dõi theo nhiều đơn vị tính

- Danh mục quy đổi đơn vị tính: khai báo vật tư, đơn vị tính cần quy đổi và tỷ lệ quy đổi theo đơn vị tính chuẩn.

Cập nhật số liệu

Trên hóa đơn bán hàng có thêm cột đơn vị tính chẵn, số lượng chẵn, số lượng lẻ. Đối với mặt hàng có khai báo sử dụng nhiều đơn vị tính, phần mềm sẽ cho phép lựa chọn đơn vị tính khác để xuất hàng. Số lượng chẵn là số lượng hàng xuất theo đơn vị tính chẵn, số lượng lẻ là số lượng hàng xuất còn lại theo đơn vị tính chuẩn. Tổng số lượng xuất của mã hàng trên một dòng chi tiết theo đơn vị tính chuẩn sẽ được thể hiện trong ô Số lượng tương ứng do chương trình tự động tính ra theo công thức:

Số lượng = SL trong ô Số lượng chẵn X tỉ lệ quy đổi ra đvt chuẩn + SL trong ô Số lượng lẻ

Ví dụ: Mặt hàng Aloe vera có đơn vị tính chuẩn là Viên. Các đơn vị tính khác là: 1 Vỉ = 10 viên, 1 Hộp = 100 viên.

Kế toán có thể chọn đơn vị tính chẵn là hộp và chọn xuất 5 (hộp) tại cột Số lượng chẵn và 20 (viên) tại ô số lượng lẻ. Phần mềm sẽ tự động quy đổi ra 520 viên ở cột Số lượng.



Lên báo cáo:

Bên cạnh việc xem các báo cáo theo đơn vị tính chuẩn, người sử dụng có thể xem báo cáo theo các đơn vị tính quy đổi bằng cách click chuột vào ô Quy đổi đơn vị tính và khai báo cấp quy đổi muốn xem. Số 1 là xem theo đơn vị có tỷ lệ quy đổi lớn nhất. Ví dụ mặt hàng có các cấp quy đổi là Viên - Vỉ - Hộp - Thùng thì cấp lớn nhất là đơn vị Thùng. Việc xem các báo cáo này tương đối hữu dụng đối với hoạt động kiểm kê hoặc đối chiếu nhanh về số lượng do tiết kiệm được thời gian kiểm đếm.

3.2.2 Theo dõi tồn kho theo lô và hạn sử dụng

- Lô và hạn sử dụng dùng để nhận biết và quản lý về thông tin sản xuất và thời hạn sử dụng của sản phẩm- một yêu cầu quản lý rất cơ bản trong công ty dược. Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ theo dõi được nghiệp vụ nhập xuất hàng theo lô và HSD.

- Đối với các hóa đơn, phiếu xuất: Người sử dụng chỉ cần gõ số lượng hàng cần xuất, phần mềm sẽ hiện ra bảng chứa số lô, hạn sử dụng và số tồn kho theo lô của mặt hàng đó, tự động chia số lượng hàng xuất vào các lô còn tồn theo thứ tự lô hết hạn trước xuất trước (FEFO), nhập trước xuất trước (FIFO) theo đúng quy định của Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (Good Storage Practices – GSP). Việc tự động chia lô giúp cho kế toán, thủ kho tiết kiệm được rất nhiều thời gian do không phải xuất hàng làm nhiều dòng theo các lô. Bên cạnh đó, nếu người sử dụng muốn xuất hàng ở những lô nhất định thì có thể sửa trực tiếp khi phần mềm bật ra bảng tồn lô.

Quy trình thực hiện trên phần mềm

Khai báo danh mục:

- Danh mục hàng tồn kho: Khai báo vật tư hàng hóa có theo dõi theo lô và hạn sử dụng hay không.

- Danh mục lô: Khai báo lô và hạn sử dụng của vật tư, hàng hóa

Cập nhật số liệu

Đối với phiếu nhập:

Để cập nhật số lô và hạn sử dụng của mặt hàng cần nhập, người sử dụng có thể lựa chọn 1 trong 2 cách sau:

+ Vào danh mục lô để cập nhật số lô và hạn sử dụng. Sau đó mở phiếu nhập kho, nhập mua, nhập khẩu thực hiện nhập kho cho vật tư hàng hóa đó theo các lô đã có trong danh mục.



+ Cập nhật trực tiếp số lô và hạn sử dụng của vật tư ngay trên màn hình các phiếu nhập. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số lô và hạn sử dụng của vật tư này vào danh mục lô ngay sau khi lưu chứng từ. Cách này giúp cho người sử dụng tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi nhập kho vật tư.

Đối với phiếu xuất, hóa đơn bán hàng, người sử dụng chỉ cần gõ số lượng, phần mềm sẽ tự động chia vào các lô còn tồn và được thể hiện ở tab Chi tiết lô. Nếu có vật tư xuất làm âm lô, phần mềm sẽ hiện ra cảnh báo “Có vật tư xuất âm” đồng thời chỉ rõ mã vật tư, mã lô bị âm và không cho lưu chứng từ

Hóa đơn bán hàng – Tab Hàng hóa: thể hiện mặt hàng theo tổng số lượng cần xuất

Hóa đơn bán hàng – Tab Chi tiết lô: thể hiện số lượng xuất chi tiết theo các lô của từng mặt hàng



Các báo cáo:

Người sử dụng có thể xem báo cáo theo vật tư (kiểu cũ) hoặc theo lô, hạn sử dụng bằng cách lựa chọn loại báo cáo. Màn hình lựa chọn này được áp dụng đối với tất cả các báo cáo về hàng tồn kho.

3.2.3 Theo dõi tồn kho thực tế

Hàng tồn kho trong các công ty dược rất đa dạng về chủng loại, số lượng lớn và liên tục luân chuyển nên rất dễ xảy ra sai sót nhầm lẫn. Fast Accounting for Pharmacy 10.0 thiết kế 2 phân hệ để quản trị hàng tồn kho bao gồm: Phân hệ Kế toán hàng tồn kho - dành cho kế toán và Phân hệ Quản lý kho - dành cho thủ kho. Kho và kế toán có 2 bộ số liệu riêng: số liệu của Kho gọi là Số liệu thực tế và của Kế toán gọi là Số liệu sổ sách. Hai phân hệ này dùng chung phần danh mục bao gồm: Danh mục vật tư, danh mục kho, danh mục quy đổi đơn vị tính, danh mục lô…



- Quản trị hàng tồn kho trên 2 phân hệ Kế toán hàng tồn kho (dành cho kế toán) và Quản lý kho (dành cho thủ kho). Số liệu giữa 2 phân hệ này vừa độc lập vừa có tính kế thừa, có báo cáo đối chiếu số liệu đảm bảo việc quản lý hàng tồn kho chính xác và hiệu quả.

- Cung cấp các báo cáo tồn kho theo lô và hạn sử dụng, có quy đổi đơn vị tính. Báo cáo các mặt hàng sắp hết hạn sử dụng để có biện pháp xử lý kịp thời

3.2.3.1 Phân hệ Kế toán hàng tồn kho (dành cho kế toán)

Phân hệ này được thiết kế dành cho kế toán kho. Bộ số liệu của Kế toán gọi là Số liệu sổ sách (hoặc số liệu hóa đơn) theo dõi hàng tồn kho cả về mặt số lượng và giá trị.

Các chứng từ bao gồm: Phiếu xuất kho (xuất cho sản xuất, xuất khác), Phiếu nhập kho (Nhập từ sản xuất, nhập khác), Phiếu xuất điều chuyển. Các báo cáo gồm: Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, Báo cáo hàng tồn kho, Báo cáo hàng tồn kho quy đổi đơn vị tính theo dõi cả mặt số lượng và giá trị.

3.2.3.2 Phân hệ Quản lý kho (dành cho thủ kho)

Các màn hình nhập liệu và báo cáo của phân hệ Quản lí kho tương tự như phân hệ Kế toán hàng tồn kho nhưng số liệu chỉ quan tâm về mặt số lượng mà không có mặt giá trị. Bộ số liệu của kho gọi là Số liệu thực tế.

Các chứng từ trong phân hệ này bao gồm: Phiếu nhập kho (Nhập mua, nhập từ sản xuất, nhập khác), Phiếu xuất kho (Xuất cho sản xuất, Phiếu xuất bán, Xuất khác). Các mẫu phiếu này có thêm cột số lô và hạn sử dụng

Các báo cáo bao gồm các nhóm: Báo cáo hàng nhập, báo cáo hàng xuất, Báo cáo hàng tồn kho, Báo cáo hàng tồn kho quy đổi đơn vị tính nhưng chỉ theo dõi về số lượng.

3.2.3.3 Tính độc lập và kế thừa giữa hai phân hệ

Hai phân hệ này hoạt động độc lập với nhau, được sử dụng bởi các nhân viên khác nhau (kế toán và thủ kho) với hai bộ số liệu khác nhau. Với mục đích giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho người sử dụng, phần mềm được thiết kế để hai phân hệ có thể kế thừa số liệu của nhau nhưng vẫn đảm bảo đúng quy trình luân chuyển chứng từ và tính chính xác của số liệu.

Phiếu NK, Hóa đơn GTGT

Sơ đồ mối liên hệ giữa Kế toán

và Kho

THỦ

KHO

(Số liệu thực

tế)

KẾ

TOÁN

(Số liệu sổ

sách)

Nhập mua vật tƣ

Nhập kho TP

Xuất vật tƣ

Xuất TP, HH

Phiếu xuất TP, HH

Phiếu xuất VT

Phiếu nhập kho TP

Đạt TC

(KN)

Lệnh SX,

HDBH



Cập nhật số dư đầu kỳ: Cập nhật số dư đầu kỳ theo lô và hạn sử dụng (đối với vật tư có theo dõi lô và hạn dùng) ở cả 2 phân hệ Kế toán hàng tồn kho và Quản lý kho.

Cập nhật số phát sinh trong kỳ: Căn cứ vào quy trình luân chuyển hàng hóa, chứng từ, căn cứ các quy định của tiêu chuẩn thực hành tốt sản xuất thuốc (GMP), tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP) và thực hành tốt phân phối thuốc (GDP), trình tự nhập liệu trên phần mềm Fast Accounting for Pharmacy được thực hiện như sau:

Nghiệp vụ Nhập:

Bước 1: Dựa vào các thông tin trên các chứng từ liên quan (Phiếu nhập của Bộ phận cung ứng, phiếu nhập của Bộ phận sản xuất…) và số lượng hàng nhập thực tế, Thủ kho điền số liệu vào Phiếu nhập kho ở phân hệ Quản lý kho.

Bước 2: Phiếu nhập kho của thủ kho, hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp và các chứng từ cần thiết khác được chuyển cho bộ phận kế toán. Kế toán thực hiện kế thừa phiếu nhập từ phân hệ quản lý kho (thông qua nút Chọn PN), kiểm tra số liệu, bổ sung thông tin về giá trị để hoàn thiện phiếu nhập ở phân hệ của mình.

Nghiệp vụ xuất:



Bước 1: Kế toán bán hàng, bộ phận sản xuất căn cứ vào các đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu có xác nhận của phụ trách thực hiện viết hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.

Bước 2: Người nhận hàng đem phiếu xuống kho thực hiện thủ tục xuất kho. Thủ kho sau khi kiểm tra thực hiện việc kế thừa thông tin từ kế toán bán hàng để hoàn thiện phiếu xuất ở phân hệ Quản lý kho của mình

Lên các báo cáo

Ngoài các báo cáo tồn kho như trên, phần mềm cung cấp các báo cáo đối chiếu số liệu giữa 2 phân hệ Kế toán kho và Quản lý kho giúp phát hiện ra sai lệch giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế.

+ Báo cáo số liệu viết hóa đơn mua hàng: Liệt kê các hóa đơn mua hàng đã được nhập ở phân hệ Quản lý kho nhưng chưa có ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho

+ Báo cáo số liệu viết hóa đơn, phiếu xuất: Liệt kê các hóa đơn bán hàng, phiếu xuất đã được nhập ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho nhưng chưa có ở phân hệ Quản lý kho.

3.2.4 Kiểm kê kho

Do nghiệp vụ nhập xuất diễn ra liên tục với số lượng lớn, rất dễ xảy ra nhầm lẫn sai sót đồng thời theo

yêu cầu của Tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc, hoạt động kiểm kê trong các Công ty dược được

thực hiện rất thường xuyên.

- Phần mềm Fast Accounting for Pharmacy hỗ trợ in ra danh mục vật tư thành phẩm hàng hóa chi tiết

theo lô và HSD để việc kiểm kê được dễ dàng

- Lên các báo cáo đối chiếu số lượng kiểm kê


Sau khi kiểm kê, người sử dụng thực hiện cập nhật số liệu kiểm kê thực tế tại phần Quản lý kho/ Cập

nhật số liệu/ Kiểm kê kho. Phần mềm cho phép lấy số tồn sổ sách tại thời điểm kiểm kê làm số liệu thực tế,

người sử dụng chỉ cần so sánh và sửa lại những mặt hàng có sai lệch giúp tiết kiệm thời gian và công sức.



Lên các báo cáo đối chiếu số lượng kiểm kê bao gồm:

+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn sổ sách ở phân hệ Kế toán hàng tồn kho và phân hệ Quản lý kho

+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn sổ sách ở phân hệ Kế toán kho với số lượng kiểm kê thực tế

+ Báo cáo đối chiếu số lượng tồn ở phân hệ Quản lý kho với số lượng kiểm kê thực tế.

Các báo cáo có thể lên theo vật tư hoặc chi tiết theo lô và hạn sử dụng

3.3 Quản trị chi phí sản xuất và tính giá thành thành phẩm

Quá trình sản xuất trong các công ty dược thường được thực hiện theo lệnh sản xuất. Lệnh sản xuất

thực chất là phiếu đề nghị xuất vật tư được lập bởi bộ phận sản xuất hoặc bộ phận kế hoạch bao gồm

nguyên liệu, phụ liệu, chai, lọ, bao bì, vật tư khác để sản xuất 1 loại sản phầm với 1 số lượng xác định (phụ



thuộc vào nhu cầu thị trường, kế hoạch sản xuất và khả năng sản xuất của dây chuyền). Sản phầm hoàn

thành nhập kho từ lệnh sản xuất được đánh số lô và có hạn sử dụng tương ứng.

Phương pháp tính giá thành sản xuất khá phổ biến ở Công ty dược là phương pháp chi phí thực tế

theo lệnh sản xuất với đối tượng tính giá là lệnh sản xuất và kỳ tính giá thành theo tháng hoặc quý. Phần

mềm Fast Accounting for Pharmacy được bổ sung thêm các tính năng để giúp kế toán có thể tập hợp, theo

dõi chi phí, tính giá thành sản phẩm theo lệnh sản xuất và lên các báo cáo tương ứng.


Cập nhật danh mục

+ Danh mục lệnh sản xuất:

+ Danh mục công đoạn sản xuất:

Cập nhật dở dang đầu kỳ, cuối kỳ

Xác định số lượng sản phẩm sản xuất kinh doanh dở dang đầu kỳ, cuối kỳ có thêm Lô sản xuất :



Cập nhật phát sinh trong kỳ

Tập hợp chi phí NVL, NC, CPC theo công đoạn và theo lệnh. CP không tập hợp được theo công đoạn

sẽ tập hợp chung và sau đó được phân bổ cho công đoạn từng công đoạn, từng lệnh sản xuất theo hệ số

hoặc theo các tiêu thức như đơn giá tiền lương, chi phí NVL…

Lên các báo cáo về giá thành

+ Thẻ tính giá thánh sản phẩm theo lệnh sản xuất

+ Bảng giá thành sản phẩm

3.4 Các báo cáo

3.4.1 Nhóm báo cáo doanh thu, công nợ

- Báo cáo tổng hợp doanh số bán hàng:



- Báo cáo bán hàng nhóm theo hai chỉ tiêu

- Báo cáo doanh số bán hàng theo nhiều chỉ tiêu



- Sổ chi tiết công nợ

- Bảng cân đối phát sinh công nợ của 1 tài khoản



- Bảng cân đối phát sinh công nợ của các trình dược viên

- Bảng cân đối phát sinh công nợ của các trình dược viên kết hợp với phân nhóm

- Báo cáo tổng hợp hàng khuyến mại theo trình dược viên



- Báo cáo công nợ theo hạn mức tín dụng

- Báo cáo kết quả kinh doanh theo khách hàng



- Báo cáo hoa hồng cho trình dược viên

- Báo cáo tổng hợp mặt hàng khuyến mại theo khách hàng



- Báo cáo tổng hợp mặt hàng khuyến mại

- Báo cáo tổng hợp tích điểm theo khách hàng



- Báo cáo chi tiết các mặt hàng chiết khấu

- Báo cáo phân tích hiệu quả chương trình khuyến mại:



- Bảng kê hóa đơn bán lẻ chưa xuất hóa đơn

3.4.2 Nhóm báo cáo hàng tồn kho

- Thẻ kho theo lô và hạn sử dụng

- Sổ chi tiết vật tư theo lô, hạn sử dụng và đơn vị tính quy đổi:



- Bảng kê phiếu nhập theo lô và hạn sử dụng

- Tổng hợp Nhập xuất tồn theo vật tư – lô:



- Thẻ kho theo lô và hạn sử dụng, quy đổi đơn vị tính ở phân hệ Quản lý kho:

- Tổng hợp nhập xuất tồn theo vật tư – lô, hạn sử dụng và đơn vị tính quy đổi phân hệ Quản lý kho:



- Báo cáo hàng tồn kho theo hạn dùng còn lại: theo yêu cầu của tiêu chuẩn thực hành tốt bảo quản thuốc (GSP)

- Báo cáo hàng nhập chưa có hóa đơn



- Báo cáo đối chiếu số liệu chưa viết phiếu xuất

- Báo cáo đối chiếu số liệu tồn kho với số liệu kiểm kê thực tế



- Báo cáo đối chiếu số liệu Kho – Kế toán

3.4.3 Báo cáo giá thành sản phẩm



- Thẻ tính giá thành sản phẩm theo lệnh

- Bảng giá thành sản phẩm – kiểu 1

- Bảng giá thành kiểu 2



4. Tiện ích

4.1 Tạo mã lô trực tiếp khi cập nhật phiếu nhập

Thay vì phải vào danh mục lô để cập nhật về số lô và hạn sử dụng của vật tư hàng hóa rồi mới được

nhập hàng theo lô, người sử dụng có thể gõ trực tiếp vào ô số lô và hạn sử dụng khi làm phiếu nhập, phần

mềm sẽ tự chuyển sang danh mục lô.

4.2 Đánh số chứng từ tự động

Chức năng này giúp cho người sử dụng có thể đánh lại số cho các chứng từ một cách rất nhanh chóng

thay vì phải vào và sửa số cho từng chứng từ. Để thực hiện, NSD lựa chọn loại chứng từ, thời gian của các

chứng từ, khai báo quy cách số chứng từ, phần mềm sẽ tự động đánh lại số theo thứ tự thời gian. Đối với

các chứng từ cùng ngày, phần mềm ưu tiên chứng từ nào nhập trước được đánh số trước. Riêng đối với

phiếu thu, giấy báo Có, chứng từ cùng ngày có giá trị lớn được đánh số trước; đối với phiếu chi và giấy báo

Nợ, chứng từ cùng ngày có giá trị nhỏ được ưu tiên đánh số trước để đảm bảo quỹ không bị âm.

4.3 Kiểm tra hóa đơn trùng số

Đối với các hóa đơn đầu vào, phần mềm kiểm tra số seri và số hóa đơn. Nếu có hóa đơn bị trùng cả số

seri và số hóa đơn, phần mềm sẽ không cho lưu và hiện cảnh báo “ Số hóa đơn…. Seri … đã có. Không lưu

được!”



4.4 Các báo cáo nhanh dưới dạng biểu đồ ở tất cả các màn hình báo cáo

Để người sử dụng có thể xem các báo cáo một cách trực quan và dễ hình dung nhất, phần mềm Fast Accounting for Pharmacy cho phép các báo cáo có thể lên theo các dạng biểu đồ.

Các đồ thị có thể hiển thị rất linh hoạt theo ý muốn của người sử dụng: về dạng đồ thị (biểu đồ hình tròn, biểu đồ đường, biểu đồ cột), về các chỉ tiêu muốn quan sát…



4.5 Báo cáo phân loại hóa đơn

Tiện ích này hỗ trợ cho người sử dụng có thể nhận diện những tình huống dẫn đến việc không được

khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo quy định của thông tư 129 /2008/TT- BTC, bao gồm các trường

hợp sau:

- Hóa đơn đầu vào có giá trị trên 20 triệu đã được thanh toán bằng tiền mặt

- Nhiều hóa đơn đầu vào khác nhau trong cùng 1 ngày của cùng 1 nhà cung cấp, trong đó có hóa

đơn đã được thanh toán bằng tiền mặt.

- Mua hàng theo hợp đồng có giá trị trên 20 triệu thanh toán làm nhiều lần, trong đó có lần thanh toán

bằng tiền mặt

- Các hóa đơn đầu vào chưa được thanh toán

Để thực hiện được chức năng này, người sử dụng cần thực hiện như sau:



- Khai báo giới hạn giá trị hóa đơn được phép thanh toán bằng tiền mặt ở mục Hệ thống/ Danh mục

từ điển và các tham số tùy chọn/ Khai báo các tham số tùy chọn/ Thuế/ Giới hạn giá trị hóa đơn được phép

thanh toán bằng tiền mặt (ví dụ theo quy định hiện hành là 20.000.000 đồng)

- Khi thực hiện thanh toán phải chọn chi tiết hóa đơn

Phần mềm lên báo cáo và hiển thị màu đỏ những hóa đơn đầu vào thuộc các trường hợp nêu trên.

5 Các công ty dƣợc đã khảo sát

1. Công ty Cổ phần Traphaco

2. Công ty Cổ phần dược và vật tư thú y - Hanvet

3. Công ty Cổ phần đầu tư phát triển kinh tế

4. Công ty Nam Dược

5. Công ty TNHH Thương mại dược phẩm Trang Ly

6. Công ty TNHH Dược phẩm Sài Thành

7. Công ty Dược Kim Long

8. Công ty IMC

9. Công ty TNHH dược phẩm và thương mại Việt Áo

10. Công ty dược phẩm Á Châu

tài liệu giới thiệu fast accounting for pharmacy 10.0

Documents