HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ NAM ĐỊNHMỤC LỤC

I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL.............................................................................2

I.1. Tính năng cơ bản............................................................................................................2

1. Đăng nhập.................................................................................................................2

2. Tính năng gửi/nhận mail (Mail)...............................................................................3

3. Tạo một Email mới...................................................................................................3

4. Nhận Email...............................................................................................................3

I.2. Tùy chọn (Preferences)...................................................................................................3

1. Thay đổi mật khẩu....................................................................................................3

2. Thay đổi giao diện (Theme).....................................................................................3

3. Thay đổi ngôn ngữ (Language)................................................................................3

4. Cấu hình nhiều tài khoản thư (Add External Account)............................................3

5. Forward Email..........................................................................................................3

6. Tự động gửi email thông báo đã nhận được thư.......................................................3

I.3. Một số tính năng cơ bản thông dụng.............................................................................3

1. Lịch (Calendar).........................................................................................................3

2. Sổ địa chỉ (Address Books)......................................................................................3

3. Tính năng cặp tài liệu (Briefcase)............................................................................3

4. Tính năng lọc Thư rác (Spam)..................................................................................3

5. Tính năng Tác vụ......................................................................................................3

II. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH EMAIL MAIL CLIENT.....................................................3

II.1. Hướng dẫn cấu hình email trong Outlook (Windows XP)...........................................3

II.2. Hướng dẫn cấu hình email trong Mozilla Thunderbird...............................................3

1

-

I. HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG WEBMAIL

I.1. Tính năng cơ bản

1. Đăng nhập

Đăng nhập vào trang Webmail:

1. Mở trình duyệt web (Google Chrome, Mozilla Firefox hoặc Internet Explorer), gõ địa chỉ Webmail:

http://mail.namdinh.gov.vn hoặc https://mail.namdinh.gov.vn

Chú ý nếu sử dụng https thì trình duyệt sẽ có cảnh báo về Certificate, cần bấm vào nút “Nâng cao”

(đối với Google Chrome) hoặc dòng “I understand the risk” (đối với Mozilla Firefox) hay dòng

“Continue to this website (not recommended)” (đối với Internet Explorer) để vào màn hình đăng nhập

Webmail:

Hình 1: Màn hình cảnh báo của trình duyệt Google Chrome

Hình 2: Màn hình cảnh báo của trình duyệt Firefox

2

Hình 3: Màn

hình cảnh báo của trình duyệt Internet Explorer

Màn hình đăng nhập Webmail:

2. Đăng nhập với Tên và Mật khẩu của người dùng (tên đăng nhập có thể không cần phải có phần

@namdinh.gov.vn)

3. Khi đăng nhập lần đầu tiên, nếu hệ thống yêu cầu đổi mật khẩu thì cần khai đầy đủ các trường như

trong hình:

3

4. Giao diện chính trang http://mail.namdinh.gov.vn sau khi đăng nhập:

2. Tính năng gửi/nhận mail (Mail)

Khi đăng nhập vào hệ thống mail http://mail.namdinh.gov.vn, hệ thống măc định đưa đến tab Mail.

Panel bên trái chứa các Folder phục vụ cho việc lưu trữ mail, nhận mail về… bao gồm: Thư đến, Thư

đã gửi, Thư nháp…

3. Tạo một Email mới

1. Chọn Button Thông điệp mới để tạo một mail mới.

2. Nhập thông tin trước khi gửi mail:4

1) Gửi tới: Địa chỉ mail của người nhận

2) Cc: Gửi Cc mail thêm cho người nhận.

3) Chủ đề: Tên chủ đề thư

4) Nội dung: Soạn thảo nội dung thư

5) Đính kèm: chọn file đính kèm.

6) Nhấn Gửi để tiến hành gửi mail. Sau khi gửi mail thành công sẽ có thông báo “Đã gửi thông điệp”

4. Nhận Email

1. Bấm vào mục Thư đến để nhận mail

2. Chú ý: mặc định sau 5 phút hệ thống sẽ tự động nhận mail về. Người dùng có thể chỉnh thời gian

nhận mail trong tab Tùy chọn Mail Kiểm tra mọi thư mới

3. Ngoài ra còn một số Button khác như: Hồi âm, Chuyển tiếp, Xóa bỏ, Di chuyển thư vào Folder

khác, …

5

I.2. Tùy chọn (Preferences)

1. Thay đổi mật khẩu

1. Nhấn vào tab Tùy chọn ở thanh công cụ, chọn phần Tổng quan Mật khẩu Thay đổi mật

khẩu:

2. Một hộp thoại (cửa sổ) mới xuất hiện, nhập vào mật khẩu cũ (Old Password) và mật khẩu mới

muốn thay đổi (New password - 2 lần), sau đó nhấn Change Password.

3. Sau khi thay đổi mật khẩu thành công, một hộp thoại xuất hiện thông báo “Mật khẩu đã được thay

đổi”.

6

2. Thay đổi giao diện (Theme)

Người quản trị sẽ đặt giao diện mặc định cho tất cả người dùng nhưng mỗi tài khoản người dùng cũng

có khả năng thay đổi giao diện riêng cho mình.

1. Nhấn vào tab Tùy chọn ở thanh công cụ, nhấn vào Chủ đề để lựa chọn trong danh sách giao diện

(Theme) sẽ được thay đổi

2. Sau đó, nhấn nút Lưu lại để lưu các cấu hình đã lựa chọn

3. Thay đổi ngôn ngữ (Language)

Người quản trị sẽ đặt ngôn ngữ mặc định cho tất cả người dùng chung nhưng mỗi tài khoản người

dùng cũng có khả năng tùy chọn thay đổi ngôn ngữ.

7

1. Nhấn vào tab Tùy chọn ở thanh công cụ, nhấn vào Ngôn ngữ để lựa chọn ngôn ngữ

2. Sau đó, nhấn vào nút Lưu lại để lưu thay đổi

4. Cấu hình nhiều tài khoản thư (Add External Account)

Hệ thống cho phép thêm nhiều tài khoản Email khác nhau từ các Server Mail khác nhau. Người dùng

chỉ cần đăng nhập một lần (single sign-on) là có thể soạn thảo, tạo gửi email theo các tài khoản khác

nhau. Mỗi một tài khoản người dùng có thể cấu hình thêm nhiều tài khoản bên ngoài.

Cách cấu hình nhiều tài khoản Email:

Nhấn vào Tùy chọn vào Tài khoản Nhấn vào Thêm tài khoản bên ngoài

8

5. Forward Email

Để Forward email sang tài khoản thư khác, thực hiện các bước sau:

1. Vào Tùy chọn

2. Nhấn vào Tab Mail

3. Điền địa chỉ Email cần Forward đến tại Chuyển tiếp một bản sao tới

4. Nhấn Lưu lại để lưu lại cấu hình

6. Tự động gửi email thông báo đã nhận được thư

Cài đặt chế độ tự động gửi email thông báo đã nhận được thư.

1. Vào Tùy chọn

2. Chọn tab Ra khỏi cơ quan

3. Tích vào “Send auto reply message”

4. Bước 4: Viết nội dung thư gửi đi vào cửa sổ bên dưới

5. Bước 5: Nhấn Lưu lại để lưu cấu hình.

9

I.3. Một số tính năng cơ bản thông dụng

1. Lịch (Calendar)

Calendar cho phép người sử dụng tạo, xóa, sửa lịch của mình và có thể chia sẻ cho người khác,

đồng thời người dùng có thể dễ dàng tổ chức họp, mời họp hay lịch cá nhân bằng cách nhấp đúp vào

thời gian bắt đầu, một khung thoại sẽ hiện ra chọn Cuộc hẹn mới để tùy chỉnh

Trong tab Cuộc hẹn, người dùng có thể nhập vào các chi tiết của cuộc họp như: chủ đề cuộc

họp, địa điểm (Location), thời gian họp, người tham dự…

Đặc biệt nếu tích vào ô Riêng tư thì người khác sẽ không biết được nội dung làm việc của

người chủ Calendar trong khoảng thời gian đó (thậm chí có chia sẻ cũng không thấy được), ngược lại

nếu bỏ chọn Riêng tư thì những ai được chia sẻ đều có thể nhìn thấy được trong khoảng thời gian đó.

10

2. Sổ địa chỉ (Address Books)

Sổ địa chỉ là công cụ dùng để lưu lại địa chỉ email của người dùng khác…. Chọn tab Sổ địa chỉ để xem

danh sách các địa chỉ liên hệ. Sổ địa chỉ của hệ thống được phân loại theo thứ tự ABC, do đó rất dễ

dàng cho việc quản lý. Mặc định, khi bạn gửi mail cho người nào đó, địa chỉ mail của người này sẽ tự

động được thêm vào Mục Các liên hệ đã gửi mail

11

Để tạo mới một sổ địa chỉ, nhấn vào Sổ địa chỉ Liên hệ mới

Một khung thoại mới hiện lên, nhập các thông tin địa chỉ tài khoản cần thêm vào đó.

Ngoài ra, Sổ địa chỉ còn có một số tính năng như: sửa, xóa, … để có thể sử dụng tùy theo yêu cầu.

12

Hơn nữa, Sổ địa chỉ còn cho phép quản lý contact theo Group. Vào Liên hệ mới chọn Nhóm liên

hệ

Thêm các thành viên vào ô Members để tạo nhóm.

13

3. Tính năng cặp tài liệu (Briefcase)

Với tính năng này, hệ thống cho phép người sử dụng có thể lưu trữ các tập tin document như:

file .doc, .xls….để có thể truy xuất bất cứ đâu thông qua giao diện webmail

Ở tab Cặp tài liệu người dùng có thể tạo nhiều Briefcase mới bằng cách chọn Tạo tài liệu

Upload tài liệu lên hệ thống Webmail: chọn Tải lên tập tin chọn tập tin đính cần upload OK

(chú ý dung lượng giới hạn là 30MB)

Chia sẻ Briefcase

Nhấp chuột phải trên thư mục cần chia sẻ chọn Chia sẻ thư mục. Sau đó chọn phân quyền truy cập

trên thư mục đó

-Nhóm và người dùng nội bộ

- Khách ngoài (chỉ có quyền xem)

- Công cộng : Cho tất cả quyền được xem mà không cần phải đăng nhập

14

4. Tính năng lọc Thư rác (Spam)

Để tiến hành training spam mail cho mailbox của mình, người sử dụng cần đăng nhập vào Webmail

của hệ thống.

Cụ thể, đối với các mail là spam nhưng hệ thống hiểu là không phải spam thì người dùng cần click vào

mail này và nhấn button Thư rác.

Đối với các mail không phải là spam nhưng hệ thống hiểu là spam thì người dùng cần vào Thư rác

(task pane bên trái), click chọn mail cần training và nhấn nút Not Spam.

Hệ thống mail sẽ được lập lịch để training toàn bộ các mail này.

15

5. Tính năng Tác vụ

Tính năng Tác vụ cho phép người dùng lập ra các tác vụ công việc, dễ dàng theo dõi tiến độ công việc

cũng như việc quản lý công việc một cách dễ dàng.

Tạo một Tác vụ mới, nhấn vào tab Tác vụ Tác vụ mới nhập thông tin Chủ đề, Location, ngày

bắt đầu và kết thúc…. Sau khi hoàn thành, nhấn nút Lưu lại để lưu.

II. HƯỚNG DẪN CẤU HÌNH EMAIL MAIL CLIENT

II.1. Hướng dẫn cấu hình email trong Outlook Express(Windows XP)

1. Mở Outlook hoặc Outlook Express

2. Nhấn vào Tools, chọn Accounts…

3. Nhấn vào Add, chọn Mail…

4. Nhập tên trong ô Display name, sau đó nhấn Next.

5. Nhập địa chỉ email trong ô Email address (ví dụ: nguyenthang@ namdinh.gov.vn), sau đó nhấn

Next.

6. Nhập mail.namdinh.gov.vn vào ô Incoming mail (có thể chọn IMAP hoặc POP3) và Outgoing

mail (smtp) server. Sau đó, nhấn Next.

7. Nhập địa chỉ email trong ô Account name. Nhập mật khẩu trong ô Password. Sau đó, nhấn Next.

8. Nhấn Finish.

16

II.2. Hướng dẫn cấu hình email trong Mozilla Thunderbird

1. Mở Thunder Bird

2. Vào phần Tools Account Settings

3. Vào Account Actions Add Mail Account

4. Điền Tên, địa chỉ email và password

5. Bấm vào nút Manual Config

6. Điền mail.namdinh.gov.vn vào các ô Incoming và Outgoing

7. Bấm nút Retest để ThunderBird tự động chọn cấu hình phù hợp

8. Bấm nút Done để hoàn tất

17

18