Tài liệu tập huấn nghiệp vụXÂY DỰNG ĐỀ ÁN VỊ TRÍ VIỆC LÀM

Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai

Biên Hòa, ngày 7/8/2013

2

Vị trí việc làm là gì?

Nói chung, Vị trí việc làm được hiểu: Một vị trí hoặc một chỗ làm việc trong

một cơ quan, một tổ chức, một đơn vị; Một công việc hoặc một nhóm các công

việc có tính ổn định, lâu dài, thường xuyên, lặp đi lặp lại;

Có tên gọi cụ thể (chức danh, chức vụ); Gắn liền với quá trình thực hiện chức

năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức

3

Vị trí việc làm của công chức, viên chức

Trong cơ quan, tổ chức hành chính của Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị xã hội:

“Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh, chức vụ, cơ cấu và ngạch công chức để xác định biên chế và bố trí công chức trong cơ quan, tổ chức, đơn vị”. Khoản 3 Điều 7 Luật CBCC.

Trong đơn vị sự nghiệp công lập:

“Vị trí việc làm là công việc gắn với chức danh nghề nghiệp hoặc chức vụ quản lý tương ứng, là căn cứ xác định số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức để thực hiện việc tuyển dụng, sử dụng viên chức trong đơn vị sự nghiệp công lập”. Khoản 1 Điều 7 Luật Viên chức.

4

Mục tiêu xác định vị trí việc làm?

Trả lời câu hỏi

Cơ quan, tổ chức có bao nhiêu vị trí và ứng với mỗi vị trí cần bao nhiêu người làm việc để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức đó.

5

Quản lý nhân sự trên cơ sở vị trí việc làm

6

Phân loại vị trí việc làm

Vị trí việc làm – một người đảm nhận

Ví dụ: Giám đốc Sở, Trưởng phòng

Vị trí việc làm – nhiều người đảm nhận

Ví dụ: Phó Giám đốc, Phó trưởng phòng

Vị trí việc làm – có thể kiêm nhiệm

Ví dụ: Phó Giám đốc kiêm Chi cục Trưởng

7

Phân loại vị trí việc làm

8

Cấu trúc của vị trí việc làm

9

Ý nghĩa của vị trí việc làm

Bố trí sử dụng Vị trí việc làm

T

Tuyển dụng

Đào tạo, bồi dưỡng

Nâng ngạch, đề bạt, bổ nhiệm Đánh giá, quy

hoạch Cải cách

tiền lương

Sắp xếp lại đội ngũ

Ngh.cứu lại phân cấp quản lý CBCC

Cơ cấu ngạch công chức

Biên chế

Phát hiện các chồng chéo về cn, nhiệm vụ

10

Pháp luật quy định

XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM LÀ MỘT NHIỆM VỤ BẮT BUỘC ĐỐI VỚI TẤT CẢ CÁC SỞ, BAN, NGÀNH, ĐỊA PHƯƠNG ĐỂ THỰC HIỆN ĐỔI MỚI CƠ CHẾ QUẢN LÝ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

11

Nguyên tắc xác định vị trí việc làm

12

Căn cứ xác định vị trí việc làm

13

Vị trí việc làm

Phương pháp phân tích tổ chức, mô tả

công việc

Phương pháp thống kê, rà soát thực tế

Phương pháp tổng hợp

Quản lýnhân sự

Phương pháp xác định vị trí việc làm

14

Phương pháp tổng hợp

15

Bước 1: Thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức, đơn vị;

Bước 2: Phân nhóm công việc

Bước 3: Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến vị trí việc làm

Bước 4: Thống kê, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức, viên chức

Bước 5: Xác định danh mục và phân loại vị trí việc làm cần có của cơ quan, tổ chức, đơn vị ;

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc của từng vị trí việc làm

Bước 7: Xây dựng khung năng lực của từng vị trí việc làm

Bước 8: Xác định chức danh ngạch (công chức), chức danh nghề nghiệp (viên chức) và chức danh quản lý (nếu có) tương ứng với danh mục vị trí việc làm

8 bước xác định vị trí việc làm

16

17

Bước 1. Thống kê công việc

18

Ứng dụng phương pháp Sơ đồ tư duy (Mind maps)

Liệt kê ra tất cả các vấn đề có liên quan (các công việc đã và đang thực hiện)

Sắp xếp, bố trí, nhóm các công việc có liên quan lại với nhau

Hiệu chỉnh các nhóm công việc lại cho phù hợp với mục tiêu xác định, khoa học (logic)

19

Xây dựng Kế hoạch thanh tra

Trực tiếp tham gia Đoàn thành tra

Chánh thanh traSở Nội vụ

Thẩm định, tham mưu phê duyệt Kế hoạch chuyển đổi 158

Tiếp công dân

Quyết định thanh tra

Lấy số văn bản, in văn bản, ghi phong bì

Thẩm định, tham mưu việc xử lý kỷ luật CB, CC

Tham mưu giải quyết khiếu nại, tố cáo

20

Chánh Thanh tra Sở Nội vụ

Nhóm công việc lãnh đạo

Nhóm công việc thừa

hành

Xây dựng Kế hoạch, Quyết định

thanh tra …

Thẩm định, tham mưu chuyển đổi

158 …

Nhóm công việc phục

vụ

Tham mưu xử lý kỷ luật

Tiếp công dânPhoto, ghi phong bì

21

Cá nhân công chức, viên chức thống kê tất cả các công việc đang thực hiện trong 1 năm; bao gồm: công việc chính, công việc phụ, công việc theo quy chế, ngoài quy chế, công việc thường xuyên, công việc đột xuất ….

Thống kê theo Biểu số Bổ sung 1 (biểu thống kê không có trong hướng dẫn của Thông tư, do Sở Nội vụ soạn thảo bổ sung)

Bieubosung.1

Bước 1.1 Thống kê công việc thực tế

22

Cá nhân công chức, viên chức căn cứ trên Biểu thống kê bosung.1 rà soát, thống kê lần 2 các công việc đảm bảo nguyên tắc chỉ thống kê các công việc có tính chất thường xuyên, liên tục, ổn định, lâu dài, lặp đi lặp lại và nhóm công việc theo từng nhóm (lãnh đạo, thừa hành, phục vụ)

Thống kê theo Biểu số 1.A* (biểu thống kê theo Thông tư nhưng Sở Nội vụ có điều chỉnh một số nội dung cho phù hợp)

Biểu 1.A*

Bước 1.2. Rà soát công việc thực tế

23

Lãnh đạo cấp Phòng, Bộ phận tổ chức và cá nhân thực hiện biểu thống kê, rà soát đối chiếu chức năng, nhiệm vụ của Phòng với Biểu thống kê công việc (Biểu 1.A*) để thống kê công việc theo chức năng nhiệm vụ (phân loại các công việc không có trong chức năng, nhiệm vụ)

Thống kê theo Biểu số 1.B (biểu thống kê theo Thông tư)

Biểu 1.B

Bước 1.3. Đối chiếu công việc thực tế

24

Yêu cầu thống kê công việc

25

Công việc quản lý, điều hành của người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu

Công việc thực thi, thừa hành về chuyên môn, nghiệp vụ

Công việc hỗ trợ, phục vụ

YÊU CẦU THỐNG KÊ CÔNG VIỆCTheo chức năng, nhiệm vụ

26

Bước 2. Phân nhóm công việc

27

Lãnh đạo Phòng phối hợp Bộ phận Tổ chức phân nhóm công việc tại từng phòng

Bộ phận Tổ chức tổng hợp nhóm công việc từng phòng, tham mưu lãnh đạo đơn vị phân nhóm công việc cho cả đơn vị

Thống kê theo biểu số 2 (có biểu số 2 trung gian để thống kê nhóm công việc tại Phòng)

Biểu 2 Lưu ý: xem Ban lãnh đạo như 1

Phòng chuyên môn để thống kê và phân nhóm công việc

Bước 2. Phân nhóm công việc

28

Cấu trúc của mô hình phân nhóm công việc

Phân nhóm công việc của Sở Nội vụ

(Biểu 2 tổng hợp)

Phân nhóm công việc của Phòng Tổ chức BC

(Biểu 2)

Phân nhóm công việc của Thanh tra Sở

(Biểu 2)

Phân nhóm công việc của Ban giám đốc

(Biểu 2)

29

Bước 3. Xác định các yếu tố ảnh hưởng

30

Bước 3. Xác định các yếu tố ảnh hưởng

31

Bộ phận tổ chức phối hợp với lãnh đạo các Phòng tham mưu lãnh đạo đơn vị xác định các yếu tố ảnh hưởng

Thống kê theo Biểu số 3 (cấp độ nhỏ nhất là Phòng, ban chuyên môn)

Biểu 3 Tương tự phương pháp

phân nhóm công việc, thống kê từ Phòng lên Sở

Bước 3. Xác định các yếu tố ảnh hưởng

32

Bước 4. Thống kê chất lượng đội ngũ

33

Bộ phận Tổ chức rà soát lại đội ngũ, thống kê, tham mưu báo cáo chất lượng công chức tại đơn vị

Thống kê theo Biểu Bổ sung 2 (Biểu thống kê không có trong Thông tư, do Sở Nội vụ bổ sung)

Biểu bổ sung 2 (phụ lục 4 bổ sung)

Bước 4. Thống kê chất lượng đội ngũ

34

Bước 5. Xác định vị trí việc làm

35

Bộ phận Tổ chức phối hợp Lãnh đạo các Phòng căn cứ thống kê công việc, phân nhóm, các yếu tố ảnh hưởng, thực trạng đội ngũ …tham mưu xác định vị trí việc làm và danh mục vị trí việc làm

Thống kê theo Biểu số 4

Biểu 4.

Bước 5. Xác định vị trí việc làm

36

Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm

37

Bản mô tả công việc (JD)

38

Bộ phận Tổ chức phối hợp lãnh đạo cấp phòng xây dựng bản mô tả công việc (JD- Job Desicription)

Thống kê theo Biểu số 5* (Biểu mô tả theo Thông tư nhưng Sở Nội vụ có điều chỉnh lại một số nội dung cho phù hợp)

Biểu 5* Có thể tham khảo các bản mô

tả công việc mẫu trên internet mauthanhtra

Bước 6. Xây dựng bản mô tả công việc

39

Thực hành viết bản mô tả công việc

Xác định lại phần mục đích, trách nhiệm, công việc, cách đánh giá.

Xác định học vấn, trình độ chuyên môn cần có. Kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm quản lý…. Nêu ra 3-5 kỹ năng mềm cần có Nêu ra 3-4 kỹ năng lãnh đạo (nếu là chức danh

quản lý) Các yêu cầu khác (nếu có) như ngoại ngữ, vi tính,

ngoại hình,… Đề xuất tính cách phù hợp cho vị trí này (tùy

chọn)

40

Khung năng lực (ASK)

41

Các năng lực cụ thể

42

Bộ phận Tổ chức phối hợp với lãnh đạo Phòng tham mưu xây dựng khung năng lực cho từng vị trí việc làm

Thống kê theo Biểu số 6

Biểu 6

Bước 7. Xây dựng khung năng lực

43

Xác định ngạch công chức tương ứng với vị trí việc làm

44

Bộ phận Tổ chức rà soát, thống kê thực trạng ngạch công chức, tham mưu xây dựng Đề án vị trí việc làm

Theo mẫu Đề án (7) và các biểu thống kê 8, 9 bổ sung

Biểu 7 Biểu 8 Biểu 9 bổ sung

Bước 8. Xác định ngạch công chức và xây dựng Đề án vị trí việc làm

45

Số lượng biên chế cho từng vị trí việc làm

46

Các nhân tố ảnh hưởng đến số lượng biên chế dự kiến của từng vị trí việc làm

47

Đối với việc Xây dựng Đề án vị trí việc làm đối với viên chức

Thực hiện tương tự 8 bước như Xây dựng Đề án vị trí việc làm đối với công chức

Biểu 1A.VC Hệ thống biểu mẫu VC Riêng các biểu mẫu có sự thay đổi

một số nội dung đối với đối tượng viên chức

48

Một số lưu ý

Các trường hợp trong 1 đơn vị vừa có công chức vừa có viên chức, như: Chi cục BVTV, Chi cục Thú y, Khu Bảo tồn TNVHĐN… 1 Đề án (trong đó các biểu mẫu kèm theo có tách 2 thành 2 nhóm CC, VC)

Đối với các đơn vị sự nghiệp có làm nhiệm vụ QLNN như: Cảng vụ đường thủy 1 Đề án (VC), có thống kê, tổng hợp, phân nhóm CC, VC

49

Một số lưu ý

Đối với ngành Giáo dục, Y tế ngoài phần chung của Đề án vị trí việc làm, cần bổ sung thêm Biểu đặc thù của ngành

Thủ trưởng ĐVSN (CC) thống kê trong Đề án của ĐVSN

Đối với HĐ68, HĐLĐ thống kê trong Đề án (có ghi chú)

50

Một số lưu ý

Nhóm lãnh đạo, quản lý Điều hành có phụ cấp chức vụ

Đối với viên chức, các nội dung chưa có thì thống kê theo quy định cũ (chức danh nghề nghiệp = ngạch; hạng 1=A3, hạng 2=A2, hạng 3=A1, Ao, hạng 4=B, khác = C)

51

Một số lưu ý

Đề án vị trí việc làm Sở Nội vụ

Đề án vị trí việc làm của Chi cục VTLT

Đề án vị trí việc làm củaBan Tôn giáo

Biểu tổng hợp thống kê của

Khối Văn phòng Sở

52

Xin cám ơn quý vị đại biểu đã theo dõi nội dung tập huấn. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh, vướng mắc, đề nghị các đơn vị, địa phương liên hệ trực tiếp:

+ Bà Trần Thị Ái Liên – Phó trưởng Phòng Tổ chức Biên chế - Sở Nôi vụ 0613.817192 - 090.9513731