tajuk inovasi: e-caruman -...
TRANSCRIPT
Tajuk Inovasi:
e-CarumanNama Agensi:
Kumpulan Wang Simpanan Pekerja
4
Apakah e-Caruman?
•Kemudahan menghantar butiran carumandan bayaran caruman bulanan secara onlinemelalui laman web KWSP
•Dua komponen :
1.Butiran caruman Auto populate butiran caruman sedia ada Butiran caruman tanpa data Muat naik fail Comma Separated Value (CSV) Muat naik data fail CD/Disket
2.Pembayaran caruman
Direct Debit Authorization (DDA)
Laman Web Bank (Maybank2u)5
6
TarikhPelaksanaan
30 Disember
2012
•Kemudahan kepada majikan untuk menghantar butirancaruman dan bayaran caruman bulanan secara onlinedengan mudah, cepat, tepat dan selamat
•Sejajar dengan hala tuju Pengurusan KWSP untukmeningkatkan penggunaan media elektronik di dalamsetiap urusan bagi meningkatkan kecekapan operasi,penjimatan kos dan sistem penyampaian perkhidmatan
•Sejajar dengan Teras Misi Nasional yang menggalakkane-Payment
7
Tujuan Projek Inovasi
• Cadangan Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif(Bahagian Operasi)
•Dilaksanakan dengan kerjasama dua (2) jabatanoperasi teras dan tujuh (7) jabatan sokongan
Jabatan Caruman Jabatan Penguatkuasaan Jabatan Transformasi Operasi dan Penyelarasan Jabatan Teknologi Maklumat Jabatan Rangkaian Perkhidmatan Jabatan Pengurusan Perhubungan Jabatan Undang-Undang Jabatan Audit Dalam Jabatan Pengurusan Risiko
Jawatankuasa Pemandu Projek(Pengerusi – Timbalan Ketua Pegawai
Eksekutif (Operasi)
Jawatankuasa Kecil Projek - (KWSP & Vendor) (Pengerusi - Ketua, Jabatan Transformasi Operasi dan Penyelarasan )
PengurusProjek (Vendor)
Pengurus Projek(KWSP)
Pengurusan bersama
Struktur Organisasi Pelaksanaan Projek
8
Proses Inovasi
• Projek ini dijalankan secara inhouse dan out-source
Promosi Berterusan e-Caruman
Menyampaikan maklumat berkenaan perkhidmatan e-Caruman kepada majikan untuk menggalakkan penggunaannya sejajar dengan halatuju Pengurusan KWSP ke arah meningkatkan penggunaan media elektronik di dalam setiap urusan dengan majikan.
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Promosi yang dijalankan menekankan manfaat kepada majikan dan organisasi KWSP secara keseluruhan:
Majikan– Kemudahan mesra pengguna iaitu transaksi boleh dibuat
pada bila-bila masa dan di mana jua. – Transaksi yang cepat, tepat dan selamat serta memastikan
ketepatan maklumat majikan dan ahli. – Status transaksi boleh disemak secara online
KWSPPeningkatan perkhidmatan kepada majikan selaras dengan Dasar Kualiti KWSP ‘Kami Komited Memberikan Perkhidmatan Berkualiti dan Berinovasi Secara Berterusan Untuk Memenuhi Keperluan Pelanggan’.
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Pelan Promosi e-Caruman
1. Penyediaan bahan promosi (maklumat produk).
Merupakan bahan utama untuk menyalurkan maklumat kepada majikan disamping membantu anggota KWSP mendapatkan kefahaman yang mendalam berkenaan produk.
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Bahan Promosi e-Caruman
10
Online Demo
Risalah Poster
Quick Guide
Bunting Bagaimana Inovasi Dilaksanakan – Bahan Promosi
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Berikut adalah senarai transaksi e-Caruman:
KaedahPenghantaran
Kaedah PenyediaanBorang A
Panduan Ringkas
Borang A danBayaran
Kunci Masuk Pra Cetak
Borang A Kosong
Muat Naik Comma Separated Value (CSV)
Sistem Data Borang A (SDBA)/CD/Disket
Borang A Sahaja Kunci Masuk Pra Cetak
Borang A Kosong
Muat Naik Comma Separated Value (CSV)
Sistem Data Borang A (SDBA)/CD/Disket
Bayaran Sahaja Kunci Masuk Bayaran Sahaja
PANDUAN RINGKAS DAN ONLINE DEMO TRANSAKSI e-CARUMAN
2. Interaksi di antara KWSP dan MajikanKerjasama Jabatan Caruman, Jabatan Penguatkuasaan, Pusat Pengurusan Panggilan, Jabatan Rangkaian Cawangan serta Jabatan Pendaftaran dan Operasi Sokongan:
– Taklimat, latihan dan hands-on kepada majikan– Penghantaran notis promosi e-Caruman– Lawatan ke premis majikan oleh Pegawai Pemeriksa – Panggilan ‘inbound’ dan ‘outbound’ oleh Ejen Panggilan – Pendaftaran majikan baru di kaunter KWSP– Usahasama strategik dengan pihak ketiga seperti kesatuan
Majikan, Jabatan Akauntan Negara atau Jabatan Akauntan Negeri dan lain-lain
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
3. Penggunaan Media SosialJabatan Komunikasi Korporat mengambil inisiatif untuk menggunakan media massa, sama ada melalui media cetak mahupun media elektronik untuk menyampaikan maklumat berkenaan e-Caruman:
– Iklan televisyen dan Suratkhabar.– Kenyataan Akhbar.– Facebook, Twitter, Youtube.
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
4. Kenalpasti Kategori Majikan Yang Berpotensi
- Mempunyai i-Akaun- Mempunyai alamat emel- Menyediakan Borang A sendiri- Sektor awam dan profesional
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
5. Pemberhentian penghantaran Borang A Pracetak kepada Majikan
- Memberi kefahaman kepada majikan berkaitan usaha KWSP menghentikan penghantaran Borang A Pracetak agar menggunakan e-Caruman yang lebih efektif dan efisyen
- Inisiatif ini dijalankan secara berperingkat mulai April 2014
Bagaimana Inovasi Dilaksanakan
Login i-Akaun Majikan Pilih jenis borang danlengkapkan butiran caruman
Majikan
Pilih akaun bank untukpembayaran
Bayaran diproses dan butiranbayaran dihantar kepada KWSP
myEPF
Padanan amaun butirancaruman dengan bayaran
Caruman dikredit keakaun majikan dan ahli
Sistem Teras Utama
myEPF
Bayaran
BayaranButiran Caruman
1 2 3
456
• Bank Direct Debit Authorization (DDA)
• Laman Web Bank
Nota : Setelah proses (2) selesai, butiran caruman disimpan oleh myEPF sehingga butiran bayaran diterima daripada bank untuk proses (5) 16
Proses Kerja Selepas Inovasi
•Penghantaran caruman dengan betulCekap
•Penjimatan masa (Manual : 2 jam 15 minit vs e-Caruman : 7 minit)Cepat
•Transaksi boleh dibuat bila-bila masadan di mana juaMudah
MesraPelanggan
Tidak perlu beratur, jimat kos minyakdan bayaran letak kereta
19
Impak Inovasi Kepada Majikan
Bil Majikan Maklum Balas/Cadangan1 Natamas System Sdn Bhd Good, easy to use
2Amatech Engineering Sdn
Bhd
• e-Contribution are very convenient and easy to use
• At the moment using online submission without payment,will improved to use with payment after managementsatisfied
3 Clever Edge Sdn Bhd Very convenience system to save a lot of time
4 KPMG Save the tree
5 Cyber Village Sdn Bhd Excellent system development
6
Opes Engineering Sdn Bhd
Good performance, simple & convenienceTeguh Sdn Bhd
Ika Automation Sdn Bhd
7 Sky Petroleum Sdn Bhd The system ok/convenience
8 Pelangi Sejati Sdn Bhd Very convenience! Easy to use
20
Maklum Balas Positif Majikan
•Pengkreditan caruman ke akaun ahli teraturCekap
•Status akaun ahli terkiniCepat
•Boleh semak caruman terkini secaraonline bila-bila masa dan di manajua
Mudah dan Mesra
Pelanggan22
Impak Inovasi Kepada Ahli
22
Impak Inovasi Kepada KWSP
• Petugas tidak perlu kunci masuk data Borang A• Petugas tidak perlu meresitkan bayaran caruman
•Masa proses Borang A dan bayaran lebih singkat•Pengkreditan ke akaun ahli teratur, cepat dan tepatiaitu mengambil masa T+4 hari•Caruman dan bayaran diproses secara auto
•Tiada penggunaan : Kertas A4 Kertas Resit Mesin Pencetak Toner Ruang Simpanan (Stor)
MASA
SUMBER MANUSIA
PERALATAN
ANDAIANa. Kos cetakan sehelai = RM 0.0965b. Kos setem (minimum) hantar Borang A ke majikan = RM 0.60c. Kos cetakan dan penghantaran Borang A manual = RM 0.6965d. Kos peresitan bayaran caruman = RM 0.75e. Kos setem (minimum) untuk bank hantar Borang A = RM 0.60f. Kos kunci masuk sehelai Borang A = RM 0.20g. Kos caj transaksi Direct Debit = RM 1.50h. Bilangan majikan semasa = 517,000 (statistik setakat Dis 2013)i. Semua majikan e-Caruman memilih opsyen pembayaran direct debitj. Kos penyimpanan Borang A = RM1/Kotak. 1 Kotak = 500 Borang Ak. Kos pelupusan Borang A = RM2/Kotak
PERKARA KOS
PELAKSANAAN
PENJIMATAN KOS JUMLAH
PENJIMATANTahunPertama
Tahun Kedua Tahun Ketiga Tahun Keempat Tahun Kelima
1. Jenis Penghantaran
2,000,000.00
RM RM RM RM RM RM
Butiran Caruman + Bayaran
3,889.27 48,337.13 112,773.14 232,857.00 251,892.75 649,749.29
Butiran CarumanSahaja
138,939.29 1,566,618.80 3,642,620.69 7,511,486.82 8,124,781.32 20,984,446.92
Bayaran sahaja -159.75 -2,703.39 -6,511.51 -13,608.39 -14,733.39 -37,716.43
2. Penyimpanan Borang A
134.11 1,524.20 3,545.10 7,311.15 7,988.15 20,502.71
3. Pelupusan BorangA
268.22 3,048.40 7,090.20 14,622.30 15,976.30 41,005.42
143,071.14 1,616,825.14 3,759,517.62 7,752,668.88 8,385,905.13 21,657,987.91
Penjimatan kos inovasi untuk lima (5) tahun berjumlah RM21,657,988
ButiranCaruman +
Bayaran
{Kos pencetakan dan penghantaran Borang A Manual + Kos peresitan + Kos setem (bank hantar kepada KWSP) + Kos kunci masuk – Kos caj transaksi Direct Debit} x Jumlahmajikan menggunakan e-Caruman
0.7465
ButiranCaruman
Sahaja
{Kos pencetakan dan penghantaran Borang A Manual + Kos peresitan + Kos setem (bank hantar kepada KWSP) + Kos kunci} x Jumlah majikan menggunakan e-Caruman
2.2465
Bayaransahaja
(Kos transaksi bayaran di kaunter bank – Kos caj transaksiDirect Debit) x Majikan manual menggunakan e-Caruman
-0.75
28
Penjimatan Kos Ketara
Bil Penjimatan Proses Kerja Caruman
1 Tiada Penerimaan Borang A
2Tiada proses semakan Borang A :• Defektif• Tiada Barcode
3 Tiada Kunci Masuk Data Borang A Defektif
4 Tiada proses mewujudkan,melekatkan dan mengimbas Barcode
5 Tiada proses mengimbas Borang A Mengikut Job Separator
6 Tiada proses memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB)
7 Tiada proses mencetak Pick Up Manifest Report
8 Tiada proses mengemukakan Borang A kepada Pusat Pemprosesan
9 Tiada proses penyelesaian Kes Cek Tak Laku
10 Tiada proses penyelesaian Caruman Tergantung
11 Penyelesaian Rejek Majikan/Ahli adalah pada kadar minima
12 Penyelesaian Pelarasan Majikan/Ahli adalah pada kadar minima
13 Pengurangan kes penangguhan pengkreditan adalah pada kadar minima
14 Penyelesaian Caruman Tanpa Maklumat Lengkap adalah pada kadar minima
29
Penjimatan Kos Tak Ketara
Bil Penjimatan Proses Kerja CarumanMasa yang diambil
Manual e-Caruman
1 Penerimaan Borang A dari kaunter Ejen Bank 5 hari
0minit
2 Penerimaan Borang A melalui kaunter KWSP 10 minit
3Proses semakan Borang A :• Defektif• Tiada Barcode
Defektif – 10 saat untuk 1 borang,
Tiada Barcode – 2 saatuntuk 1 borang
4 Kunci Masuk Data Borang A Defektif 7 minit
5 Mewujudkan, melekatkan dan mengimbas Barcode 3 minit
6 Mengimbas Borang A Mengikut Job Separator 5 minit
7Memasukkan Borang A dalam Temper Evident Bag (TEB)
3 minit
8 Mencetak Pick Up Manifest Report 3 minit
9Mengemukakan Borang A kepada PusatPemprosesan
5 minit
10 Memproses Borang A 9 hari 4 hari
JUMLAH 14 hari 36 minit 4 hari
• e-Caruman dapat menyingkatkan proses kerja caruman di KWSP danmenjimatkan sejumlah 10 hari 36 minit per transaksi caruman
30
Penyingkatan Masa Proses Kerja Caruman
Nilai Tambah dalamekonomi negara
Memupuk MindaKelas Pertama
Menangani masalahketidaksamaansosioekonomi
Menurut kajian European Commission Board(2012), penggunaan e-Payment akanmenyumbang kepada peningkatan 1.2 %Pendapatan Negara Kasar
e-Caruman adalah contoh e-Payment
Penggunaan e-Caruman membuat rakyat lebihproduktif dan progresif
Caruman dan bayaran boleh dibuat anytime &anywhere
Rakyat lebih banyak masa untuk keluarga danaktiviti luar
Rakyat lebih celik ICT
Perkhidmatan e-Caruman dapat memudahkanurusan dan menjimatkan kos majikan. Keuntunganmajikan bertambah. Majikan bayar lebih cukai.Pendapatan negara bertambah. Kerajaan dapatmenggunakan pendapatan tambahan untukpembangunan negara dan membawakesejahteraan kepada rakyat.
32
Impak Inovasi Kepada Negara
Meningkatkantahap dan
kemampuankualiti hidup
Mengukuhkankeupayaan
institusi danpelaksanaan
Negara
Menjimatkan masa untuk aktiviti lain Menyahut seruan kempen Go Green Kerajaan Memberi ruang kepada rakyat untuk membuat
perancangan masa yang lebih berkualiti
PEMUDAH (Focus Group in Paying Taxes) memintaagensi lain seperti PERKESO, KASTAM, LHDN danHRDF mencontohi KWSP dalam pelaksanaan e-Caruman Ini adalah untuk membolehkan peningkatan ranking
Malaysia dalam World Bank Ranking 2013 – Ease ofDoing Business
33
Impak Inovasi Kepada Negara
Ringkasan Impak Inovasi
• Budaya kerja yang positif, efektif dan efisen menghasilkan ‘win winsituation’ dengan semua pihak-pihak yang berkepentingan.
• Penggunaan teknologi terkini yang disesuaikan dengan keperluansemasa.
• Menambahbaik masa, hari, tempat berurusan dengan KWSP berbanding sebelumnya (anytime, anywhere) iaitu tidak lagi terhadkepada waktu dan lokasi cawangan.
ElemenInovatif dan
Kreatif
• Urusan penghantaran dan pembayaran Borang A cepat, tepat dan mudah.
• Fraud atau pemalsuan dokumen dapat ditangani.
• Majikan tidak perlu pergi ke cawangan KWSP – jimat masa dan kos.
• Perkhidmatan kaunter KWSP lebih fokus dan dipertingkatkan untukkepuasan pelanggan.
• Memberi manfaat dan kemudahan kepada majikan – ease of doing business, secured, anytime & anywhere
ElemenKeberkesanan
Ringkasan Impak Inovasi
• Proses pengkreditan Borang A menjadi lebih cepat.
• Mengurangkan/tidak perlu menambah bilangan kaunter.
• Menjimatkan kos percetakan (kertas dan toner) kaunter.
• Keaslian dan Replicability – Inovasi baru dan kreatif e-Caruman ini bolehdireplikasi oleh agensi seperti PERKESO, LHDN, KASTAM dan HRDF bagimemudahkan majikan
• Meningkatkan kualiti hidup – Go Green, quality time and work life balance
ElemenSignifikan
• Smart Partnership yang mirip strategi lautan biru dengan pelbagai agensi sepertiMyClear, bank-bank dan sebahagian besar jabatan dan cawangan di KWSP
• Mendokong Agenda Nasional untuk meningkatkan ranking Malaysia dalamWorld Bank Ranking 2013 – Ease of Doing Business
• Selaras Teras Misi Nasional – memberi ‘perkhidmatan kelas pertama’ (Rakyat Didahulukan) dan ‘berkesan kos’ (Pencapaian Diutamakan)
• Menepati Program Transformasi Negara – menggalakkan budaya kreatif dan inovatif dalam KWSP.
• Mendokong agenda Digital Malaysia (e-Payment)
ElemenRelevan
Inovasi baru dan kreatif e-Caruman ini telah menerima pujiandan penghargaan pihak luar seperti :
Most Promising Merchant For Direct Debit Services 2012 oleh MyClear PEMUDAH (Focus Group in Paying Taxes) meminta agensi
lain seperti PERKESO, KASTAM, LHDN dan HRDF mencontohi KWSP dalam pelaksanaan e-Caruman
Pengiktifaran Diterima
Kemudahanmembayar carumanKWSP secara online
Keratan Akhbar Mengenai Pelancaran e-Caruman
Keratan Akhbar Mewajibkan Majikan Baru Gunakan e-Caruman
Majikan yang berdaftarmulai 1 Ogos 2013, diberi
masa 3 bulan untukmenggunakan e-Caruman
- Terima Kasih -