انظمة ادارة الجودة

........ومتطلبات التوثيق

طالل خالد حسن/ خبير انظمة الجودة

2015حزيران

المقدمة : .1

ف بالمواصفة الدوليه االيزو يعند انتشار التعر

انتشرت معها المقولة الشهيرة و)ثق ماتفعل 9001

بهذا المعنى عتبر التوثيقوافعل ماوثقت ( وأ

عمل اي مؤسسة ان كانت لجودة الحجر االساس

من االمور اضحت صغيرة اوكبيرة او مابينهما ، و

الواجب االهتمام بها ودعمها واسنادها وتوفير

لضمان الحفاظ الكوادر المؤهلة للقيام بهذه العملية

وحسن ادائها وجودة المنظمة على مصداقية

معدي ولغرض ان نزيد معرفة .ادارتها للعمل

ة تفهم التوثيق وفق المواصفة انظمة الجودة كيفي

ح يوضتوكذلك ل 2008لسنة 9001الدولية رقم

كيف يفكر المدقق الخارجي عند تدقيقه لهذه

االنظمة وكيف يربط فقرات التوثيق سوية عند

للحصول على الشهادة االيزومنظمة تدقيقه ألي

،علما بأن التوثيق يشكل العمود الفقري لمهام

مقالنا هذا يعرض بشكل مبسط التدقيق الخارجي و

الدولية االيزو 9001عملية التوثيق وفق االيزو

بان للتوثيق والتي توضح 2008لسنة 9001

اهمية كبيرة في نقل المعلومة وتحسين االتصاالت

بين منفذي العملية االنتاجية او الخدمية لتحقيق

هي تسلسل سير ،وإذالسياسات واالهداف

من خاللية االنتاجية او الخدمية المعامالت او العمل

، وتظهر المسؤوليات رسم العملية واتباعها

واالدوار في اتحاذ القرار . باالضافة كونها تظهر

البراهين على ان العمل انجز وفق ماخطط او من

، وتعتبر هذه الوثائق مفيدة في تجميع وتدوين عدمه

لالستفادة منها مستقبال في الخبرات للمؤوسسة

سير العمل وكفاءة االداء لغرض بناء يم تقي

والتحسين الالحقة السياسات الجديدة والخطط

من المواصفة 4.2ولقد اوضحت الفقرة .مرتالمس

التوثيق قد يكون باشكال وانواع بأن 9001الدولية

9000وبوسائط مختلفة في حين حددت المواصفة

ان امثلة لهذا التنوع ك 3.7.2الفقرة 2005لسنة

يكون ورقي او ممغنط او صورية او الكترونية

على اقراص ولغرض المزيد من المعلومات يمكن

ISO/TR10013للمهتم الرجوع للمواصفة الدولية

الخاصة بالتوثيق .

متطلبات التوثييق وفق المواصفة . .2

: 2008لسنة 9001الدولية

اشارت المواصفة في هذه الطبعة ، على

المنشأه ان تلتزم بانشاء وتوثق وتطبق وتحافظ

على نظام الدارة الجودة وتحسن باستمرار

فاعليته وفق متطلبات المواصفة الدولية)فقرة

ماهية 4.2.1( ، في حين اوضحت الفقرة 4.1

هذه المتطلبات المتمثلة بوجود بيان موثق

دة ودليل الجودة لسياسة واهداف الجو

واالجراءات الموثقة والسجالت المطلوبة وفق

انها المنظمة هذه المواصفة واي وثائق ترى

ضرورية لضمان حسن االداء لفعاليتها من

التخطيط والتشغيل والضبط الفعال لعملياتها

في نهاية الفقرة الواردة 1.والمالحظة رقم

بصورة واضحة في حالة طلب( توضح 4.2)

Documented-المواصفة )الجراء موثق

procedures فأن هذا يعني وجوب وجود )

اجراء تم إنشاءه وتوثيقه وتطبيقه والمحافظه

عليه . وحجم هذا االجراء يختلف من منشأه

الى اخرى حسب حجمها ومدى تعقيد عملياتها

وتداخلها وكفأة افرادها. وتكون جميع هذه

ة الجودة تحت الوثائق المكملة لنظام ادار

controlledالضبط والسيطرة دائما

documents للمتطلبات الواردة في استنادا

. من المواصفة الدولية 4.2.3للفقرة الفقرة

وتكون نتائج العمل المنفذ من بيانات

واستمارات وأوامر وتنسيقات وتدوينات

رسمية والتي ندعيها بوثائق مسجلة

ق ضوابط محفوظة ومخزنه وف)االرشفه(

معتمدة ليسهل الرجوع اليها من قبل المنشأة في

حاالت التدقيق الداخلي او اجراء التصحيح

ومتابعته او ابرازها للمدققين الخارجيين

كبراهين على سالمة االداء وفق المواصفة

(. 4.2.4المعتمدة ) فقرة

من المواصفة 4.2مالحظات على الفقرة .3

: 9001الدولية

ان المالحظات االتية هي مهمة جدا

وتساعد منفذي تطبيق هذه المواصفة على

:استعياب الغرض من طلبها

: لغرض آ. توثيق السياسات واالهداف

االلتزام جبظمة ووضع السياسات للمن

من 5.3بما ورد من متطلبات بالفقرة

،المواصفة الدولية وهي خمسة متطلبات

ويجب ان يتم توثيق هذه السياسة وفق

، وفي حالة 4.2.3المتطلبات الواردة في

اجراء اي تحديث او التعديل عليها وجب

. 4.2.3من الفقرة gوdوcااللتزام بالبنود

فيجب ان ظمةاف المندفيما يخص اه اام

موضوعة وموثقة وفق الفقرة تكون

من المواصفة الدولية وتخضع 5.4.1

جراءات الضبط التي تم ذكرها في لنفس ا

4.2.3سياسة الجودة الفقرة

من 4.2.2حددت الفقرة . دليل الجودة :ب

المواصفة الدولية المتطلبات الدنيا لدليل

الجودة ، اما شكل هذا الدليل وتصميمه

تها نفسها وطبيع المنظمة وتنسيقه يعود الى

وثقافتها وحجمها ومدى التعقيد فيها . وقد

تضيف بعض االدلة فهرس الرقام

او تعمله ،االجراءات بعد كل متطلب فقرة

في بداية الدليل او ملحق على شكل جدول

بعض المؤوسسات قد تصدر عدة في و ،به

ادلة منها المحلية والوطنية او االقليمية او

وال المنظمة ،هذه حسب انتشارعالمية

الدليل هو االخر وثيقة ، وان اي ننسى ان

هيللتعديل والتحديث الذي يتم علاجراءات

.4.2.3يخضع لمتطلبات الفقرة يجب ان

توثيق االجراءات : .4وجوب وجود حددت المواصفة الدولية

لعمل موثقة اجراءات اساسية ستة

منشأة وهي اجراء السيطرة على الوثائق ال

و اجراء السيطرة على ارشفة 4.2.3

واجراء 4.2.4الوثائق ووثائق العمل

واجراء السيطرة 8.2.2التدقيق الداخلي

على االعمال غير المطابقة )المخالفه(

8.5.2واجراء الفعل التصحيحي 8.3

هذه . 8.5.3واجراء الفعل الوقائي

على ان يكون مسيطر االجراءات يجب

اصدارها وتحديثها وتعديلها وتعميمها

وسحب الملغى منها وفق المتطلبات

من المواصفة 4.2.3الواردة في الفقرة

الدولية . بعض المؤسسات قد ترى من

المناسب لها ان تدمج االجراء التصحيحي

مع االجراء الوقائي ومؤوسسة اخرى قد

ائي معتجمع االجراء التصحيحي مع الوق

التدقيق الداخلي باجراء واحد هو التدقيق

الداخلي هذا مقبول وال يوجود اي اي

تقاطع مع متطلبات المواصفة الدولية .

ممكن ان تضيف اجراء المنظماتوبعض

كيف نطبق دليل الجودة وخاصة في

.والمتشعبه الكبيرة نظماتالم

الوثائق المسيطرة على التخطيط .5

المنظمةعلى لعمليات :والتشغيل وادارة ا

ان تظهر وتبرهن على انها ملتزمة

في عملها 9001بتفعيل متطلبات االيزو

من خالل تنفيذها وتطويرها المستمر

a4.2.1 للوثائق المتعلقة بسياسة الجودة

bودليل الجودة a4.2.1وباهداف الجودة

وال ننسى ان هنالك العديد من . 4.2.1

يمكن اضافتها الى الوثائق واالجراءات

دليل االجراءات او الى دليل الجودة وبذلك

ى علقيمة حقيقية لالدلة ونبرهن نضيف

مدى الكفاءة في اداء االعمال حتى لو لم

ترد او تطلب من قبل المواصفة الدولية

ولكنها ستجعل المنشأة مسيطرة على

اعمالها وخدماتها وضامنه للنتائج ومن

هذه الوثائق :

I. خرائط العمل وخرائط تتبع المسار II. الهيكل التنظيمي

III. المواصفات IV. تعليمات ونظام العمل V. وثائق المراسالت الداخلية

VI. جداول االنتاج VII. قوائم المجهزين المعتمدين

VIII. خطط التفتيش والفحص IX. خطط الجودة

لى ان تكون جميع هذه الوثائق مسيطر عليها ع

كلما 4.2.4واو 4.2.3ومنضبطة وفق الفقرة

ذلك. امكن

على المنشأة ان تظهر بان جميع االرشفة : .6

الوثائق والبيانات واالستمارات

هي والمواصفات والتعليمات والمراسالت

وخاصة الواردة في الجدول مسيطر عليها

او التي لم HOV HGLRHG T الالحق

في المواصفة اذا كانت لها اهمية في ترد

وللمنشأة الحرية في طريقة ارشفة عملها ،

وحفظ وثائقها وطريقة استرجاعها

منضبطه ومسيطر عليها وفق الفقرة

من المواصفة الدولية. 4.2.4

المنظمة لتحضير لنظام ادارة الجودة في ا .7

: في المنظمات التي تروم ان تتبع انظمة

ادارة الجودة وفق متطلبات المواصفة

او في 2008لسنة 9001الدولية رقم

الطريق العملي للتنفيذ ان تهتم بالمالحظات

االتية :

المؤثرة المهمة و د العمليات يحدت

نظام ادارة على تنفيذ والزام

الجودة .

د الترابط والتداخل مابين هذه يحدت

العمليات.

ق العمليات الى المدى يوثت

الضروري لضمان التشغيل

تسخدم والسيطرة والضباطة.قد

خارطة تتبع المسار حتى لو لم

تطلب من قبل المواصفة.

هذه العمليات تشمل ايضا ، االدارة

والموارد وتحقيق المنتج وعمليات

القياس والتحقق والعمليات المؤثرة

عليها او المرافقة لها والمؤثرة

على نظام ادارة الجودة .

ان تحليل العمليات بدقة تكون

لتحديد فاعلة وال القوى الموجهة

حجم الوثائق المطلوبه لنظام ادارة

لسنة 9001و الجودة وفق االيز

. مع االخذ بالحسبان بان 2008

ال تكون عملية التوثيق هي

الموجهة لعمليات الخدمة او

االنتاج بل العكس هو الصحيح.

بهذه المعلومات البسيطة ستكون وحدنا الرؤيا بين

معدي انظمة الجودة في المنظمات وفهمنا الى ماذا

قية في العملية التدقييمكن ان ينظر المدقق الخارجي

جدول باالرشفة المطلوبة