talk it_ ibm_한정일_110901_session2
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
Agenda
TCO 를 절감하려면 ? 프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션 IBM Forms 를 선택한 이유 ?
TCO* 를 절감하는 방법은 ?* TCO : Total Cost Ownership, 총소유비용
비용 지출 절감
TCO 절감하는 방법은 ?
1. 하드웨어 유비 비용 / 임대비용 IT 고정자산
2. 관리 유지보수 인력비용
3. 업그레이드 새로운 기능 도입
4. 비 효율적으로 일하는 문화로 시간 , 금전적 손실
5. 소모성 비용 ( 출장비 , 교통비 , 통신비 )
1. 반복적인 작업 제거
2. 수작업의 전산화
3. 잘못 입력되는 데이터로 인한 추가 작업 방지
4. 중요 데이터의 효율적 관리
5. 각 시스템 간의 연계성 제고
6. 관리 비용 절감
프로세스 효율성 증대
프로세스를 개선하면 정말 비용이 줄어들까요 ?
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 호주 정부기관 AGD – 사례 종이 양식의 업무 처리 (1)
일부 전자화된 종이 양식 기반 프로세스
설계사 /창구직원
MS 워드 , PDF 등의 양식
심사 등 내부 프로세스
내부업무
유관기관이메일
인쇄
종이양식 배달 /인편도착
양식 별 분류작업
XML 로 문서저장
Key-In
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 호주 정부기관 AGD – 사례 종이 양식의 업무 처리 (2)
비즈니스 프로세스1. 신청서 양식 다운로드2. 신청서 양식 출력 ( 종이매체 )3. 신청서 작성4. 신청서를 AGD 에 우편으로 송부5. AGD 우편 담당자가 우편물 정리 및 각 담당자에 송부6. AGD 의 해당 업무 담당자가 신청서 확인
신청서의 입력한 내용이 적정한지 확인7. AGD 담당자가 신청서 데이터를 시스템에 입력8. AGD 시스템을 통해 신청서 내용을 처리9. AGD 담당자가 신청서 내용에 대한 처리결과 문서
작성10. AGD 타 부서에 팩스로 보내기 위한 문서 작성11. AGD 타 부서에 eMail 로 보내기 위한 문서 작성12. AGD 담당자가 신청자에 처리결과를 우편으로 송부13. AGD 담당자가 처리 결과 내용 출력 및 팩스로 전송14. AGD 담당자가 eMail 전송15. 신청서 양식 저장
일부 전자화된 종이 양식 기반 프로세스
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 호주 정부기관 AGD – 사례 종이 양식의 업무 처리 (3)전자양식 기반 프로세스 개선 후
설계사 /창구직원
MS 워드 , PDF 등의 양식
심사 등 내부 프로세스
내부업무
유관기관이메일
인쇄
종이양식 배달 /인편도착
양식 별 분류작업
XML 로 문서저장
Key-In
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 호주 정부기관 AGD – 사례 종이 양식의 업무 처리 (4)
전자양식 기반 프로세스 개선 후
비즈니스 프로세스1. 신청서 양식 다운로드2. 신청서 양식 출력 ( 종이매체 )3. 신청서 작성4. 신청서를 AGD 에 우편으로 송부5. AGD 우편 담당자가 우편물 정리 및 각 담당자에 송부6. AGD 의 해당 업무 담당자가 신청서 확인
신청서의 입력한 내용이 적정한지 확인7. AGD 담당자가 신청서 데이터를 시스템에 입력8. AGD 시스템을 통해 신청서 내용을 처리9. AGD 담당자가 신청서 내용에 대한 처리결과 문서 작성10. AGD 타 부서에 팩스로 보내기 위한 문서 작성11. AGD 타 부서에 eMail 로 보내기 위한 문서 작성12. AGD 담당자가 신청자에 처리결과를 우편으로 송부13. AGD 담당자가 처리 결과 내용 출력 및 팩스로 전송14. AGD 담당자가 eMail 전송15. 신청서 양식 저장
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 호주 정부기관 AGD – 사례 종이 양식의 업무 처리 (4)
전자양식 기반 프로세스 개선 후
Benefits빠른 처리 /응답
수작업의 오류 제거
수작업에 대한 비용 감소
강력한 보안
데이터 처리 자동화 및 업무 일관화
유지보수 비용 감소
자동화된 감사
엔드 - 투 - 엔드 비즈니스 프로세스
고객 만족도 향상
비즈니스 프로세스1. 신청서 양식 다운로드2. 신청서 양식 출력 ( 종이매체 )3. 신청서 작성4. 신청서를 AGD 에 우편으로 송부5. AGD 우편 담당자가 우편물 정리 및 각 담당자에 송부6. AGD 의 해당 업무 담당자가 신청서 확인
신청서의 입력한 내용이 적정한지 확인7. AGD 담당자가 신청서 데이터를 시스템에 입력8. AGD 시스템을 통해 신청서 내용을 처리9. AGD 담당자가 신청서 내용에 대한 처리결과 문서 작성10. AGD 타 부서에 팩스로 보내기 위한 문서 작성11. AGD 타 부서에 eMail 로 보내기 위한 문서 작성12. AGD 담당자가 신청자에 처리결과를 우편으로 송부13. AGD 담당자가 처리 결과 내용 출력 및 팩스로 전송14. AGD 담당자가 eMail 전송15. 신청서 양식 저장
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 미 육군은 보급 명령부터 의료 , 병참 , 수송 및 개인적인 일에 이르는 수천 가지
이상의 의사결정을 신속하고 효과적으로 내려야 하는 과제를 웹 기반 전자양식 솔루션으로 해결함과 동시에 연간 1 조 3 천억 원의 행정처리 비용을 절감할 수 있었습니다 . •당면 과제
출력된 종이양식에 승인하는 절차로는 신속 , 효과적 의사결정이 될 수 없음은 물론 현장에서 요구하는 신속 ,유연성을 만족 못함
이로 인한 비용과 경제적 리스크 다양한 프로세스를 자동화하는 방법
필요 10 만 여종의 양식
•제공 솔루션 및 IBM 소프트웨어 온라인 , 오프라인으로 전자 양식 작업
가능 Portal 화면에서 여러 개의 창 , 포틀릿이
사용 가능하고 양식목록 또는 작성 중 양식 항목 확인 가능
승인 감사 추적 기록을 포함 안전한 전자 서명을 양식에 추가
서명자의 신원 확인 , 수정 시 서명 무효처리 . 사용자 권한 관리
•도입 효과 시스템 완전 자동화 시 1 조 3 천억 /
연간 절감 전장에서의 효율성 및 양식전달
과정에서 적의 공격에 노출가능성 감소 정보보안 강화 및 감사 가능한 기록
제공 . 규정준수
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 약 100 만건의 생명 보험 및 연금보험에 가입한 80 만명의 고객과 전체 33 조원의
보유 계약고를 가진 생명 보험사인 Woodmen 은 수주일 걸리던 보험 증권 신청 및 발행 시간을 1 주일 이내로 단축시켰습니다 . ( 언더라이팅의 경우 3 주에서 2 시간으로 단축 )
•당면 과제 감독기관의 규정 준수를 위해 보험
양식별로 51 개의 변경 양식을 제공 흡연자 , 아마추어 조종사 , 미성년등에
따라 변형된 보험 양식 사용으로 업무 생산성 저하
설계사들의 많은 시간이 양식 작성에 소비
•제공 솔루션 및 IBM 소프트웨어 eForm 을 이용한 최신 규정을
준수하는 양식을 즉시 적용 고객에 따라 적절한 양식의 필드를 자동
입력하여 제공함으로 오류 최소화 스프레드시트 유형의 양식 사용으로
데이터 정합성을 확보함으로 설계사의 업무 부담 최소화
산업 표준에 맞는 정밀한 양식제공 IBM Lotus Forms
•기대 효과 보험 증권 신청 및 발행 시간의 획기적
단축 설계사 생산성 증대 및 고객 만족도
증가
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 투자자를 보호하고 증권시장의 무결성을 유지하기 위한 미국의 SEC(
증권거래위원회 ) 는 재정관련 정보 등의 의미 있는 정보를 공시하고 , 전자적으로 다시 일반에 배포하는데 , 기업들이 우편으로 제출하였던 것을 전자문서로 제출하고 이를 단 몇 분 안에 전세계로 배포할 수 있게 되었습니다 .
•당면 과제 노후화된 전자문서작성시스템
(EDGAR) 의 현대화 사용이 쉬운 인터페이스로 서비스
향상 엄격한 보안 방식으로 규정 준수 비용 절감
•제공 솔루션 및 IBM 소프트웨어 문서작성 형식을 XML 사용하여 외부
공시 및 내부 사용시 편의성 개선 파일 첨부 및 디지털 서명 후 SEC 로
제출 가능 VeriSign, Forms 디지털 서명 , 디지털 인증서 , SSL 프로토콜과의 통합으로 완벽한 PKI 구현
•도입 효과 문서작성자 및 투자 커뮤니티의
프로세스 및 내부 프로세스 간소화 신속하게 문서 작성 및 제출 완벽한 보안 기업의 가입비 및 납세자의 세금 대폭
절감
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례
고객 개선 항목
US Army 100,000 양식 – 투자수익 연 1 조 3 천억
USAF 18,000 양식 , 사용자 700,000 – 투자수익 연 500 억
Major Retailer 프로세스의 개선 , 새로운 제품에 대한 시장출시를 6~7 주에서 6 일로 단축
Major League Baseball 투자수익 연 US$350,000
Global Apparel Manufacturer 프로세스 개선 – 75% 단축 , 투자수익 연 US $787,500
Woodmen Insurance 프로세스 개선 – 주단위 작업을 몇시간으로 단축 , 콜센터 콜 감소
Nova Scotia Land Registry 프로세스 개선 – 7 일을 1 일로 , 서류 재작성율을 15% 에서 3%
많은 기업에서 전자문서와 프로세스 개선을 통한 확실한 ROI 를 개선하고 잇습니다 .
프로세스 개선을 통한 TCO 절감 사례 가트너 그룹에서 발표된 프로세스 기반의 전자양식 작성시의 ROI 기대효과
비즈니스 프로세스 적용 성숙도
ROI
기대
효과
기존 양식작성 방식
프로세스 중심의전자양식 방식
컨텐츠 관리 환경
전자 양식 작성 및 전자서명
프로세스 기반의 문서관리 및 저장
프린트 /열람
프린트 /작성
작성 /프린트12
3
4
5
( 양식당 약 10,000 원 비용절감 )
( 양식당 약 15,000 원 절감 )
( 양식당 약 90,000 원 절감 )
( 양식당 약 100,000 원 절감 )
전자문서와프로세스 개선
그렇다면 , 전자양식 도입과 프로세스 자동화를 위한 솔루션은?
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
전자문서 솔루션
개방형 XML 표준 사용
기존의 종이문서를 빠르게 전자화
비용의 감소와 프로세스 혁신을 이끌어냄
웹 기반의 쉽고 빠른 전자문서 솔루션
빠르고 쉽게 문서를 생성 /배포 /수집 /분석의 문서 라이프싸이클을 적용가능한 솔루션
IBM Forms IBM Forms Turbo
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms 손쉬운 양식 생성 ( 개발 & 유지보수 비용의 절감 )IBM Forms 디자이너의 문서 변환 기능 ( 기존문서 xml 기반의 전자문서 )
[Before]
신청서확인서
[After]
신청서확인서
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms 문서의 생성 ( 개발 & 유지보수 비용의 절감 ) 제품 전용 디자이너 툴을 이용하여 손쉬게 양식 작성 양식의 설계 /유지보수시 빠른 시간에 처리가 가능
Drag & Drop
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms 문서의 정확도 향상 ( 프로세스 개선 & 효율성 향상 ) 다양한 형태의 문서의 정확도 향상을 위한 체크 방법 제공 데이터 타입 체크 데이터 형식 체크 필수 입력 데이터 체크 데이터 입력 도움말 제공
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms XML 표준 기반의 전자문서 솔루션타 시스템과의 연계성 보장 ( 업계 표준의 xml - xforms )
다양한 시스템과 분야에 적용이 가능한 아키텍처
• 실제 종이 양식과 똑같은 Look&Feel• 인쇄 시 동일하게 출력 (WYSWYG)
• 양식 중 일부에 대한 부분 서명 가능• US Army 가 인정한 보안성
• W3 데이터 표준인 XML(xform) 사용• RDBMS 와의 손쉬운 데이터 연계
• 양식에 비즈니스 로직을 삽입• 데이터 입력 시 정확도를 높임
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms 다양한 UI 제공 ( 효율성 & 시스템 연계 비용 감소 ) 사용자 사용특성과 업무에 맞는 UI 를 제공 UI와 DATA 의 분리로 타 시스템연계와 데이터의 재 활용성 증가
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션
IBM Forms 멀티 브라우저 지원 ( 서비스 만족도와 개발 /관리의 효율성증가 )
IE, Firefox, IBM Forms Viewer, iPad 멀티브라우저 구현을 위한 별도의 작업이 필요 없음
IE 웹브라우져
신청서
Firefox 웹브라우져
신청서
Forms Viewer신청서
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션 IBM Forms Turbo 웹기반의 전자문서의 작성 /배포 /취합
즉각적인 서비스와 손쉬운 양식의 작성으로 인한 개발 비용의 절감과 서비스 만족도 증가 웹기반의 빠른 작성과 배포 결과에 대한 데이터 취합과 기록 다양한 형태의 결과 제공 ( excel download, chart )
웹기반의 전자문서 디자인 & 배포
프로세스 자동화를 위한 IBM 의 전자양식 솔루션 IBM Forms Turbo 웹기반의 전자문서의 작성 /배포 /취합
즉각적인 서비스와 손쉬운 양식의 작성으로 인한 개발 비용의 절감과 서비스 만족도 증가 웹기반의 빠른 작성과 배포 결과에 대한 데이터 취합과 기록 다양한 형태의 결과 제공 ( excel download, chart )
실시간 데이터 취합과 다양한 결과 보기
IBM Forms 를 선택한 이유 ? IBM Forms 는 비용절감과 업무 혁신의 시작입니
다 .XML 양식기반의 전자문서 솔루션을 통한 프로세스 혁신의 출발점
전자문서 표준인 XForms 를 지원하는 순수 XML 솔루션
변경이 잦은 업무의 설계 & 유지보수를 빠르고 쉽게 지원
양식의 컴포넌트화를 통해 재사용성 확보
전자서명을 통한 원본 증빙서류의 대체
웹 화면 또는 종이화면과 동일한 UI 의 인쇄물을 별도의 툴 없이 지원
기존 시스템에 전자문서 솔루션을 쉽게 통합할 수 있는 인터페이스 제공
온 /오프라인의 완벽한 지원
참고 사이트 IBM Forms 평가판 다운로드
http://www.ibm.com/developerworks/downloads/ls/lsforms/?S_TACT=105AGX13&S_CMP=LP
IBM Forms Turbo 테스트 사이트 http://greenhouse.lotus.com
IBM Forms 4.0 문서 http://www-10.lotus.com/ldd/lfwiki.nsf/xpViewCategories.xsp?lookupName=IBM%20Forms
%204%20Translated%20Documentation
IBM Forms Wiki http://www-10.lotus.com/ldd/lfwiki.nsf
Sample Catalog http://www-01.ibm.com/software/lotus/forms/catalog/
