taller capacitación gestión de las comunicaciones · de la tecnología facilidad de uso entorno...

Gestión de las comunicacionesMatriz de Responsabilidades

Matriz de Comunicaciones

Taller Capacitación

Por Juan Darwin Alvarez Maldonado

Enseñar los conceptos del PMBOK de una forma dinámica

Incentivar la aplicación de las

buenas prácticas en Gestión de Proyecto.

GESTIÓNDe las comunicaciones

Las personas cambian y generalmente se olvidan de comunicar

dicho cambio a los demás.

Lilliam Hellman (1905-1984)!

Un director de Proyectos destina el 90% del tiempo a las

comunicaciones

Pablo Lledó

El 60% de las comunicaciones suelen ser no verbales (tono de voz,

interpretar expresiones corportales y faciales)

Pablo Lledó

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

Planificar la Gestión de las

Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones

Controlar las Comunicaciones

Planificar la Gestión de las Comunicaciones

Consiste en desarrollar un plan para las comunicaciones en basea las necesidades y los requisitos de información de losinteresados y de los activos disponibles.

Definición

Identifica y documenta el enfoque quese usará para una comunicación efectiva.

Beneficio Clave

Entradas

• Plan para la dirección del proyecto

• Registro de interesados

• Factores ambientales de la empresa

• Activos de los procesos de la organización

Herramientas y Técnicas

• Análisis de requisitos de la comunicación

• Tecnología de la comunicación

• Modelos de la comunicación

• Métodos de la comunicación

• Reuniones

Salidas

• Plan de gestión de las comunicación

• Actualizaciones a los documentos del proyecto



Planifica la Gestión de las

Comunicaciones


Gestionar la Participación de los Interesados



• Plan de gestión de las comunicaciones

Desarrollar el Plan para la Dirección

del proyectos

Empresa/ Organización

Documentos del Proyecto

Gestión de la comunicaciones del proyecto

Identificar a los Interesados

• Plan para la dirección del proyecto

• Registro de Interesados


Planificar la Gestión de las ComunicacionesEntradas

Indica cómo se ejecutará, monitoreará, controlará y cerrará el proyecto.

Plan para la Dirección del Proyecto

Ofrece información para planificar la comunicación conlos interesados.

Registro de Interesados

Todos los factores ambientales influyen eneste proceso, dado que las comunicacionesdeben adaptarse al ambiente del proyecto,

Factores Ambientales de la Empresa

Planificar la Gestión de las ComunicacionesEntradas

Todos los activos se usan, como las lecciones aprendidas y la informaciónhistórica que pueden informar sobre las decisiones y sus resultados enproyectos pasados, respecto a las comunicaciones.

Activos de los Procesos de la Organización

Transferencia de informaciónInformación histórica


Análisis de Requisitos de Comunicación

OrganigramasRelaciones de

responsabilidad

Departamentos y especialidades en

el proyecto

Cantidad de personas que

participarán en el proyecto y sus

ubicaciones

Necesidades de información

interna

Necesidades de información

externa

Requisitos de información de los interesados

Fuentes de información

• Determina la información que requerirán los interesados.• La cantidad de canales de comunicación potenciales es igual a n(n-1)/2,

siendo n el número de interesados.• Las fuentes información para identificar estos requisitos son:




Son métodos usados para transferir información, la selección de latecnología de comunicación depende de ciertos factores.

Tecnología de la Comunicación

Tecnología de comunicación

La Disponibilidad de la tecnología

Facilidad de uso

Entorno del proyecto

Sensibilidad y confidencialidad de la información

Urgencia de la necesidad de información



• Los modelos de comunicación pueden variar de un proyecto a otro yentre las diferentes etapas de un mismo proyecto.

• Es vital el uso adecuado de los componentes de un modelo decomunicación para que la comunicación sea efectiva.

Modelos de Comunicación

Codificación

Descodificación

Descodificación

Codificación

Mensaje

Respuesta

Medio Receptor Emisor

Pasos del modelo básicoModelo básico de la comunicación



Métodos de la Comunicación

Para obtener la manera mas adecuada decomunicar y dar respuesta a los interesados.

Reuniones

Interactiva Tipo PUSH Tipo PULL


Salidas

Plan de Gestión de las Comunicaciones

Requisitos de comunicación de los

interesados

La información a comunicar con idioma,

formato y nivel de detalle

Razón de distribuciónPlazo y frecuencia de

la distribución

Persona responsable de comunicar y

autorizar la divulgación de la información

Receptores de la información

Métodos o tecnologías a usar para la transmisión

Recursos para las actividades de comunicación

Método para actualizar el plan de gestión de

comunicacionesGlosario

• Cronograma del proyecto• Registro de interesados

Actualizaciones a los Documentos del proyecto


Es el proceso de crear, recopilar, distribuir, almacenar, recuperary realizar la disposición final de la información del proyectosegún se encuentra en el plan de gestión de comunicaciones.

Definición

Permite un flujo de comunicación eficaz yeficiente entre los interesados del proyecto

Beneficio Clave


Entradas

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Informes de desempeño del trabajo




• Tecnología de la comunicación

• Modelos de comunicación

• Métodos de comunicación

• Sistema de gestión de la información

• Informar el desempeño

Salidas

• Comunicaciones del proyecto

• Actualizaciones al plan de dirección del proyecto

• Actualizaciones a documentos del proyecto

• Actualizaciones a activos de procesos de la organización


Gestionar las comunicaciones

Controlar las comunicaciones

Desarrollar el Plan para la dirección

del proyecto

• Informes de desempeño del trabajo



• Comunicaciones del proyecto

Empresa/ Organización

Documentos del Proyecto

Monitorear y controlar el trabajo

del proyecto

Planificar la gestión de las comunicaciones

• Plan de gestión de comunicaciones


• Actualizaciones al plan para la dirección del proyecto

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestión de las Comunicaciones


Entradas

Describe la forma en que se va a planificar, estructurar, monitorear ycontrolar las comunicaciones del proyecto.

Plan de Gestión de las comunicaciones

• Contienen información del desempeño y estado del proyecto que seutilizará para generar discusión y crear comunicaciones.

• Deben ser exactos y estar disponibles de manera oportuna.

Informes de Desempeño del Trabajo


Entradas

Factores Ambientales de la Empresa

• Políticas, procedimientos, procesos y guías• Plantillas• Información histórica y lecciones aprendidas

Activos de los procesos de la organización

Gestionar las comunicaciones

Cultura y estructura de la organización

Los estándares y las normativas gubernamentales o industriales

Sistema de información para la dirección de

proyectos


Herramientasy Técnicas

Se debe seleccionar la tecnología de comunicaciónadecuada para la transmisión de la información.

Tecnología de la Comunicación

Debe seleccionarse un modelo adecuado para elproyecto, gestionar todas las barreras existentes.

Modelos de comunicación

• Tener en cuenta las alternativas parar comunicar como realizaruna reunión, enviar un e-mail o desarrollar un intranet.

• Un método adecuado asegura que la información sea recibiday comprendida para poder obtener una retroalimentación.

Métodos de comunicación


Herramientasy Técnicas

Sintetizar la información contenida en los informes de desempeño deltrabajo en base a su estado respecto de la línea base para una mejorcomunicación

Informes de Desempeño

Sistema de Gestión de la Información

Son herramientas usadas para gestionar y distribuir la información, como:

Gestión de documentos impresos

Herramientas electrónicas para dirección de proyectos

Gestión de comunicaciones electrónicos


Salidas

• Contiene los informes dedesempeño con el estado de losentregables del proyecto, los costos,el cronograma, etc.

• Son afectadas por la urgencia, modode entrega, confidencialidad, etc.

Comunicaciones del Proyecto

Plan para la dirección del proyecto: Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización

Actualizaciones


Proceso de controlar las comunicaciones del proyectoasegurando que los interesados se informen debidamente.

Definición

Asegura un flujo continuo y óptimo de informaciónentre los que participan de la comunicación.

Beneficio Clave


Entradas

• Plan para la Dirección del Proyecto

• Comunicaciones del Proyecto

• Registro de Incidentes

• Datos de Desempeño del Trabajo

• Activos de los Procesos de la Organización


• Sistemas de Gestión de la Información

• Juicio de Expertos

• Reuniones

Salidas

• Información de Desempeño del Trabajo

• Solicitudes de Cambio

• Actualizaciones al Plan para la Dirección del Proyecto

• Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

• Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización


Entradas

Plan para la Dirección del Proyecto

El proceso de control implica monitorear la información y comunicacionespara tomar acciones y entregarlas a los interesados.

Comunicaciones del Proyecto

Requisitos de comunicación de los interesados

Razón de distribución

Plazo y frecuencia de la distribución

Persona responsable de la

comunicación

Receptores de la información

Información

•Estado de los entregables

•Avance del cronograma

•Costos incurridos


Entradas

Registro de Incidentes

Incluye los detalles de la información distribuida como los resultados deuna encuesta de efectividad de la comunicación.

Datos de Desempeño del Trabajo

Se usa para documentar y monitorear laresolución de incidentes, y como base de futurascomunicaciones en el proyecto.

• Plantillas, políticas, estándares y procedimientos• Tecnologías especificas de comunicación• Medios de comunicación permitidos• Políticas de conservación de registros• Requisitos de seguridad

Activos de los Procesos de la Organización



Le ofrece al director del proyecto, herramientas para almacenar y distribuirinformación de desempeño de costos y cronograma a los interesados.

Sistemas de Gestión de la Información



Sirve para determinar de forma adecuada el cómo actualizar y comunicarel desempeño del proyecto, y dar respuesta a los interesados.

Reuniones

Ayuda a evaluar el impacto de las comunicaciones, necesidad deintervención y qué acciones ha de emprenderse.

Juicio de Expertos


Salidas

Informan sobre el estado actual y el avance del proyecto a los interesadospertinentes.

Información de Desempeño del Trabajo

Solicitudes de Cambio

• Nuevas o revisadas estimaciones de costos• Ajustes al Plan• Recomendaciones de correcciones• Recomendaciones de prevenciones

Plan para la dirección del proyecto: Documentos del proyecto Activos de procesos de la organización

Actualizaciones

Es una herramienta que contiene una lista de

principales interesados y receptores de las

comunicaciones del proyecto.

Permite identificar las necesidades de información de

cada stakeholder formando así una estrategia que

mantenga el interés de éstos en el proyecto.

PM4R

Taller


TallerProyecto: “Reestructura de Sistema Educativo en Haití”*Se necesita la Matriz de Interesados

“Identificar las necesidades de información de cada stakeholder, definiendo el tipo de datos y formatos necesarios para

cada uno.”


Ítem¿Qué

Comunicar?¿Por qué?

Remitente

/

Destinatario

Método de

Comunicac

ión

Responsabilidad Tiempo

Preparación EnvíoRetroaliment

aciónFecha Inicial Frecuencia Observación

1Listado de escuelas

a construir en cada

área municipal

Evitar

Duplicación de

esfuerzos con

los gobiernos

locales

Gobiernos Sub-

Nacionales

Dirección de

Planificación,

Proyecto y

Políticas.

Reunión de

Presentación

del Proyecto

(incluidas las

localidades a

atender)

La Unidad

Técnica del

proyecto

Ministerio de

Economía y

Finanzas

La Unidad

Técnica del

proyecto

Mar-11 Semestral

En cada

llamado de

diseño de

ingeniería

2 Avance del Proyecto

Para

monitorear el

desarrollo y

cumplimiento

de las metas

Ministerio de

Economía y

Finanzas.

Ministerio de

Obras Públicas

(MOP). BID.

Informes

escritos y vía

correo oficiales La Unidad

Técnica del

proyecto

Gerente del

Proyecto

Gerente del

Proyecto

Desde

arranque del

proyecto:

marzo de 2011

Semanales,

Bimensuales y

Semestrales

3Impactos

Ambientales de las

Obras

A fin de

identificar las

medidas de

mitigación a

dichos

impactos

Ministerio de

Obras Públicas

(MOP), BID

Por los medios

vigentes y

exigidos

La Unidad

Técnica del

proyecto

Gerente del

Proyecto

La Unidad

Técnica del

proyecto

Durante el

Diseño de las

Obras

En cada caso

Para el diseño

de cada obra y

monitoreo

durante la

ejecución de

las mismas

Es una tabla que muestra los recursos del proyecto

asignados a cada paquete de trabajo.

Se utiliza para ilustrar las relaciones entre los paquetes

de trabajo o las actividades y los miembros del equipo

del proyecto.

PMBOK 5ta ed.

Taller

Matriz de Asignación de

Responsabilidades

TallerUn ejemplo de RAM es una matriz RACI.

Responsible (R ), Accountable (A), Consulted (C ),

Informed (I)

“Asegurar una diferenciación clara de roles y expectativas.”

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