taller de técnicas de comunicación eficaz - presentaciones
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Herramientas para hacer mejores presentaciones de empresa - powerpointTRANSCRIPT
Taller de técnicas para una
presentación y comunicación
eficacesComunicación
Abril, 2010.
Hablar en público ≠
Comunicar
El sabio habla porque tiene algo que decir; el tonto, porque tiene que decir
algo.
Platón, 427-347 a.C.
¿Cómo se produce la comunicación?
5 competencias que generan
CREDIBILIDAD
1. Competencia (habilidades)
2. Carácter (personalidad, carisma)
3. Compostura (serenidad, calma, tranquilidad)3. Compostura (serenidad, calma, tranquilidad)
4. Extroversión (simpatía, empatía)
5. Sociabilidad (empatía de grupo)
Carmine Gallo
Estrategias de persuasión.
Josh Gordon
Estrategias de persuasión
Entusiasmo
disfrutar de
lo que se
dice
Autenticidad
creer en lo que
se dice
dice
Oratoria: persuadir no es manipular.
Ethos
Credibilidad
del orador
Triada de
la retórica
AristótelesLogos
Conocimiento
de la
argumentación
Pathos
Habilidad de
crear un
entorno
emocional
IESE Insight
Aprender a presentar… sugerencias
• La preparación es la clave:
1. ¿Qué quiere lograr?
2. Realice un esquema de puntos principales: quien mucho abarca,
poco aprieta
3. Piense en las ayudas visuales que requerirá
4. Escriba la introducción y conclusión al final:
1. Introducción: ¿Cómo te beneficiará la exposición? ¿Por qué es
importante para ti la exposición? Llamar la atención del público
2. Conclusión: Resumir. Remitir al público a la introducción. Inspirar al
público.
5. Prepare sus notas (sólo para ganar en seguridad).
6. La práctica hace al maestro.
Management para dummies
Aprender a presentar… sugerencias
• Potenciar las ayudas visuales: siempre que puedas
cambiar una palabra por una imagen
• Aprendizaje visual: Hasta no ver, no creer (y
posiblemente tampoco retener). Nelson &
Economy.
• ¿Por qué?
– Transmiten información con mayor rapidez
– Las personas retienen información gráfica más tiempo
– Rompen la monotonía
Management para dummies
Aprender a presentar… consejos
• Tranquilízate.
• Salude al auditorio (cultive el contacto previo
con la audiencia).
• Espere a obtener y captar la atención del • Espere a obtener y captar la atención del
público (técnica del silencio).
• Empiece la exposición: aprovecha tu
oportunidad de comunicar.
Management para dummies
Factores que hacen fracasar una
presentación
1. Falta de preparación
2. Desconocer a la audiencia
3. Exceso de ayudas visuales3. Exceso de ayudas visuales
4. Demasiado material
5. Usar un tono monótono
6. Falta de enfoque
McCroskey, Holdrige & Toomb
Fases de una presentación: las 3Ps
1. Planificación
2. Preparación2. Preparación
3. Presentación
Fase 1: Planificación
• Fija tu objetivo
• Resumen ejecutivo de tu objetivo
• Investiga - analiza:
– Audiencia– Audiencia
– Lugar
– Tema
• Preguntas clave: ¿Es importante para ti, por que? ¿Qué significa el mensaje para ti? ¿Por qué te explico esto? ¿A quien le importa?
Fase 2: Preparación
• Realiza un esquema (gráfico) del mensaje
• Crea tu propia historia (storyboard)
• Desarrolla la presentación
– Introducción– Introducción
– Cuerpo
– Desenlace
• Prepárate a ti mismo
Antes de la Presentación…
• Practica todo lo que puedas. Ensaya frente a
amigos o familiares que te den su opinión.
• Memoriza los primeros minutos de la
presentación: tendrás un recurso en los presentación: tendrás un recurso en los
momentos que generan más nerviosismo.
Instantes antes de la Presentación…
• Piensa en positivo: visualízate frente a una
audiencia entregada y apasionada.
• Cerciórate que la informática funciona.
• Reafírmate: tu puedes hacerlo bien.• Reafírmate: tu puedes hacerlo bien.
• Piensa que la audiencia espera que tu también
triunfes en tu presentación.
Entrando en la sala…
• Sonríe.
• Muévete con naturalidad.
• Fija tu atención en un par de caras ‘amigas’.
• Se tu mismo.• Se tu mismo.
Fase 3: Presentación
Momentos:
• Abre con una idea clave
• Explica que les vas a contar
• Esboza la ideas
Consejos:
• Lee a tu audiencia
• Cuida tu lenguaje
• Cuida tu vestimenta• Esboza la ideas
• Usa esquemas de procesos
gráficos
• Cuéntaselo
• Cierra con la misma idea
clave con que comenzaste
• Cuida tu vestimenta
• Cuida tu tono de voz
Superando situaciones negativas…
Sin
preparación
Sabelotodo
Después de la
• Flexibilidad
• Aligera contenido para conseguir mejor
seguimiento
• Recuerda el objetivo de la presentación.
•No luches con él.
•Involúcralo en la presentación.
•Su información como contribución y
participación.
Después de la
comida
Follonero
• Si esta en tu mano, escoge un menú ligero
• Intenta usar argumentos rompehielos
• Comparte tus contenidos con la audiencia
• Invita a participar
• Traslada la conversación a toda la audiencia
Ante las preguntas…
• Anticipa las preguntas que puedan surgir.
• Escucha atentamente a los intervinientes.
• Repite claramente la cuestión.
• Diríjase al auditorio en general.
• Responde directa, clara y concisamente.• Responde directa, clara y concisamente.
• Tacto: reformular preguntas poco elegantes, capciosas o negativas.
• Alimentarse de datos para responder.
• Ser honesto: si no sabemos, lo admitimos.
• Pasa a la próxima pregunta.
Una buena presentación…
Un buen Un buen Un buen Un buen
mensaje
Un buen
diseño
Un buen
desarrollo
Un buen contenido
Analizar la audienciaRecoger buena
información
Transformar información
en un buen esquema o
storyboard
• ¿Necesidades • ¿Qué beneficios • Hacer un • ¿Necesidades que tienen?
• ¿Nivel de conocimientos?
• ¿Actitud frente al tema?
• Demografía
• ¿Qué beneficios quiero para la audiencia?
• ¿Qué saben ya del tema?
• ¿Cuál es mi objetivo?
• Hacer un
esquema de
contenidos
• Agrupar los
datos en el
esquema
Storyboard…
Introducción Nudo Desenlace
• Debe incluir una • Estilo narrativo • Resumir • Debe incluir una agenda y descripción clara de objetivos
• Se pueden usar estrategias de: humor, plantear una pregunta, una anécdota, una cita famosa…
• Estilo narrativo
• Estilo cronológico
• Estilo problema-
solución
• Estilo actualidad
• Estilo causa-efecto
• Estilo periodístico
• Resumir
conclusiones
• Fijar pasos futuros
• Abrir a la impresión
de la audiencia
Estilos del storyboard
• Presenta los hechos en el orden en que
se han producido
Estilo
cronológico
• Fijas las causas y explicas sus efectosEstilo causa
• Fijas las causas y explicas sus efectosEstilo causa
- efecto
• Usas todas o algunas de las preguntas
QUE, QUIEN, CUANDO, COMO y
PORQUE
Estilo
periodístico
Estilos del storyboard
• Defines el problema, sus razones tu
solución y repasas las conclusiones
Estilo problema
- solución
• Transportas a la audiencia en un Estilo narrativo
• Transportas a la audiencia en un
viaje a través de tu presentaciónEstilo narrativo
• Divides el tema general en
subtemas y los describes
Estilo de
actualidad
Dinámica #2
• Individualmente
• Prepara un esquema de tu STORYBOARD
• Desarróllalo para la segunda sesión,
remitiendo antes por email a remitiendo antes por email a
Un buen diseño: principios básicos
• Usa una idea clave por diapositiva
• Usa frases y palabras clave
• Esquematiza y numera tus ideas
• Usa capitales a principio de frase o palabra, no • Usa capitales a principio de frase o palabra, no
abuses.
Un buen diseño…
Diseño Consistencia Color
• El diseño es el • Posición del texto e • Busca el contraste• El diseño es el
esqueleto que da
soporte al cuerpo
(el mensaje) y no al
revés
• Posición del texto e imágenes
• Tipos y tamaños de letras
• Los fondos
• Los gráficos
• El tratamiento de las imágenes
• Busca el contraste
• Busca la armonía de
colores
• Evita composiciones
de más de 4 colores
Barreras del powerpoint.
Dave Paradi
Consejos sobre tablas.
Consejos sobre gráficos.
Una buena presentación…
Voz Lenguaje MovimientoLenguaje
corporal
• Suena natural • Habla con • Abre tu circulo • Firmeza –• Suena natural
• Cultiva:
1. Volumen (suficiente)
2. Entonación (evita monotonía)
3. Ritmo (atención al nerviosismo)
• Habla con
sentimiento y
convencimiento.
• Frases cortas.
• Palabras sencillas
y claras.
• Habla despacio y
claro.
• Abre tu circulo
de movimiento
en toda la sala.
• Ayúdate de las
manos
• Usa las pausas
para dar
énfasis a una
idea
• Firmeza –
energía
• Usa las manos
• Relajado, no
pasota
• Contacto
visual
constante
Consejos en el lenguaje corporal
• Saca las manos de los bolsillos
• No cruces las manos en tu trasero
• No cruces los brazos
• No te pongas en postura de parra• No te pongas en postura de parra
• No escurras tus manos de forma nerviosa
Preparar un discurso
‘Si tengo que pronunciar un discurso de 2
horas, empleo 10 minutos en su
preparación. Si se trata de un discurso de
10 minutos, entonces tardo 2 horas en 10 minutos, entonces tardo 2 horas en
prepararlo’
Winston Curchill
Fórmula SOAM
1. Situación 2. Objetivo 3. Auditorio 4. Método
IESE Insight
• Considere el
tiempo y el
lugar
• Atención a la
comunicación
no verbal:
entonación
expresión
facial, gestos,
contacto
visual…
• Concrete su
objetivo
• Borrador:
introducción,
cuerpo y
conclusión
• Introducción +
conclusión =
15% tiempo
máximo
• Los oyentes
son los
clientes
• El contenido
debe
adaptarse al
cliente
• Ayudas
audiovisuales
• Evitar escribir
todo
• Plan B: la
tecnologia
falla
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Evita leer tus notas…
• Repasa tus notas
• Absórbelas (no las
memorices)
• Prepara, prepara y prepara
tu presentación… hasta el
ensayo general
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No evites el contacto visual…
• El contacto visual crea
confianza, credibilidad y
feed-back en tu audiencia.
• Contacta con ellos un 90% • Contacta con ellos un 90%
del tiempo
• El 10% restante puedes
dedicarlo a las diapositivas,
pero recuerda: hablas a tu
audiencia, no a tus
diapositivas
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Cuida tu vestido…
• No te vistas por debajo de
tu audiencia
• Adapta tu vestido a la
cultura de la audiencia y cultura de la audiencia y
añade un toque de
elegancia
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicaciónTransmitir inquietud, nerviosismo, duda…
• Evita gestos de nerviosismo
• Transmite inseguridad y se
traslada al mensaje
• Graba tus presentaciones
para corregir estos gestos
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No ensayar…
• Practicar y practicar
• Re-escuchar la propia
presentación
• Hacer ensayos generales,
funcionan
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Permanecer impasible…
• No somos un mueble
• Hay que transmitir
dinamismo
• Moverse, caminar, gesticular.
• Dinamizar con la voz y con el
cuerpo
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Recitar el texto…
• Asumimos que la audiencia
sabe leer
• Las diapositivas son un
complemento, y no al revéscomplemento, y no al revés
• Administra y economiza el
texto: regla 4 palabras X 6
líneas
• Añade anécdotas e historias
que amenicen el texto
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Hablar demasiado…
• Buscamos un mensaje
apasionado, conciso y claro
• La atención baja a los 18
minutosminutos
• Revisa tu mensaje: ¿puedes
simplificarlo? ¿y volver a
simplificarlo? …
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No aburrir…
• La audiencia se centra en la
apertura y la clausura
• Debes de dar razones a la
audiencia para generar audiencia para generar
interés en tu contenido
Carmine Gallo
10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Acabar mal…
• El nudo del mensaje no
centra el interés de la
audiencia
• Debes inspirar al final• Debes inspirar al final
• Resume al final tus ideas
CLAVE
• Ofrece una idea inspiradora
que aporte algo nuevo a la
audiencia
Carmine Gallo
1 consejo fundamental
Ofrece a la audiencia sólo
aquello que necesita aquello que necesita
saber.
Jerry Weissman
6 pasos para lograr una presentación
fantástica
1. Empiece por el
principio
2. Sea informativo,
no abrumador
3. Prepare una visión
general
• Domine lo que
quiere decir
• No de rodeos
• Decida el objetivo
y haga un
esquema de
principio a fin
• Ofrezca
información útil
(solamente)
• Fije los puntos
principales en su
esquema
• Apoye en datos,
evidencias y
observaciones
convincentes
• Las diapositivas
son una guía-mapa
de la presentación
• La diapo es un
instrumento, no el
objetivo
• Descubra
información tras
las diapo
Woods & Smith
6 pasos para lograr una presentación
fantástica
4. Prepare como si fuera un
actor
5. Párese y haga la
presentación clara y
comprensible
6. Tenga un plan de respaldo
• Domine sus nervios
a través del ensayo
• Evite improvisar
• Hable claro, vocalice
bien y a velocidad
moderada
• Planifique y
cronometre: ojo a
prever preguntas
• Revise el equipo
• Controle el tono
de voz
• Evite muletillas
como ‘bueno’,
‘usted sabe’,
‘entonces’,
‘mmmmm’ …
• Que la técnica no
te traicione, tenga
copia en papel y
de la presentación
• Grabe para
mejorar
Woods & Smith
6 pasos para lograr una presentación
fantástica: consejos…
Los gestos….
• Use las manos de forma natural,
sin flacidez ni energía excesiva
• No señale a las diapos
excesivamente
El diseño…
• Usar fuentes claras: Arial, Lucida Bright, Lucida Sans, SansSerif, Tahoma o Verdana.
• Evite efectos especiales distractoriosexcesivamente
• Las manos a la vista, ni en la
espalda ni en los bolsillos
• De la cara, nunca la espalda
• Muévase con motivo
distractorios
• Use poco texto, con letra grande y legible. Tipo mínimo: 20 pt.
• Fondos con gradientes de color de oscuro a claro
• Evite fondos verde-rojo
• El fondo amarillo siempre funciona
• Evite el violeta para asuntos serios (color oscuro = estabilidad).
Woods & Smith