Tapahtumajärjestämisen ABC haltuun

Anniina Hartikainen, kulttuurisihteeriVirve Särkkä, JYYn hallituksen kulttuurivastaava

Oskari Rantala, tiedotussihteeriNiko Vartiainen, kulttuurivaliokunnan

puheenjohtaja

Sisältö

• Tapahtuman suunnittelu• Tapahtuman valmistelu• Talousarvion laatiminen• Yhteistyökumppanit ja avustukset• Tiedotus ja markkinointi• Lupa-asiat• Vastuualueiden jakaminen• Aikataulutus

Sisältö

• Riskit• Turvallisuus• Jälkityöt• Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Markkinointi ja tiedotus JYYn kanavia pitkin• JYYn kulttuurivaliokunta• Tapahtuma-case

Tapahtuman suunnittelu

• Tapahtuman ajankohdan valitseminen.

Huomioitava: mahd. Päällekkäiset tapahtumat• Paikan valinta ajoissa. Huomioitava: toimivuus,

varustetaso, tilavuokrat, esteettömyys → mikä

on tapahtuman kannalta paras paikka?• Tapahtuman kohderyhmä. Huomioitava: miten

tavoitat kohderyhmän ja mikä on kohderyhmän koko?

Tapahtuman suunnittelu

• Tapahtuman kokoluokka. Huomioitava: realistisuus. Vaikuttaa mm. budjetointiin.• Työryhmä ja vastuualueiden jakaminen• Tapahtumapaikan varaaminen• Ohjelman suunnittelu. Huomioitava:

esiintyjien hinnat, kohderyhmä

Tapahtuman valmistelu

• Alustavan budjetin laatiminen• Esiintyjien buukkaaminen. Suosittujen

esiintyjien buukkaaminen ajoissa. Kulut: majoitus, keikkapalkkio, ruokailu, juomat yms.

• Esiintyjien hinnoista tinkiminen• Palaveeraus kasvotusten yhteistyötahojen

kanssa ja käytännön asioista sopiminen• Sovittujen asioiden varmistaminen

Tapahtuman valmistelu

• Kiireen ennakoiminen. Asioiden huolellinen aikataulutus ja suunnittelu

• Kirjalliset sopimukset• Tapahtuman yksityiskohdista ja

aikatauluista tiedottaminen yhteistyötahoille• Asioiden lukkoonlyöminen• Tiedottaminen• Yritysyhteistyö ja avustuksien hakeminen• Lupien hakeminen

Talousarvion laatiminen

• Kenellä taloudellinen vastuu?• Budjetti laadittava realistisesti• Hintojen kilpailutus• Mahdollinen ALV hinnoissa• Yllättäviin kuluihin varautuminen• Tapahtuman rahoitusrakenne• Taloudellisten riskien minimointi

Talousarvion laatiminen

• TULOT Avustukset, sponsoritulot ja lipputulot

• MENOT Luvat, vakuutukset, tekijänoikeudet, markkinointimateriaalien painatus, palkat/palkkiot, matkakulut, kuljetukset, tilavuokrat, esiintyjät, dekot, ruokailut,

yllättävät kulut

Yhteistyökumppanit

• Sponsoritarjousten laatiminen• Mieti tarkkaan, millaisia sponsoreita lähestyt• Sponsoreiden hankkiminen työlästä • Yhteydenotot ajoissa• Henkilökohtainen yhteydenotto• Tapahtuman järjestäjälle: rahaa, alennuksia tavaroista/palveluista, tavaroita ja palveluita• Sponsorille: näkyvyys tapahtumassa, markkinointimateriaaleissa

Yhteistyökumppanit

• Ei kahta saman alan yritystä sponsoriksi samaan tapahtumaan.

• Suhteita kannattaa hyödyntää.• Tavaranvaihto rahadiilejä helpompaa• Vakuuttavuus• Sinnikkyys

Avustukset

• Avustusten hakeminen: hakemukset täytettävä huolella

• Talousarvio ja toimintasuunnitelma/projektisuunnitelma tärkeitä liitteitä

• Avustusten myöntämiseen voi mennä ajallisesti pitkään

Avustukset

• Yliopiston kulttuuritoimikunnan avustukset: haku maalis- ja lokakuussa• Kaupungin kulttuuripalveluiden avustukset: haku tammi- ja elokuussa• JYYn projektiavustukset / tappiontakaukset:

voi hakea ympäri vuoden• Keski-Suomen taidetoimikunta: haku

tammikuussa• Säätiöt

Tiedotus ja markkinointi

• Tiedotteen laatiminen• Mediatiedottaminen• Sähköpostilistatiedottaminen• Sähköiset tapahtumakalenterit• Internet, Facebook• Lehtien ilmestymisaikataulujen

huomioiminen• Julistemarkkinointi, flaijerit• Graafikon hankkiminen

Tiedotus ja markkinointi

• Jyväskylän kaupunkilehti• Keskisuomalainen• Suur-Jyväskylän Lehti• Radio Keski-Suomi• Radio Jyväskylä• Jylkkäri• City• Sue• Voima• Keski-Suomen Viikko

Lupa-asiat

• Luvat maksullisia• Ilmoitus yleisötilaisuudesta, väh. 5 vrk ennen tapahtumaa• Lupa julkisten tilojen käyttöön: kaupunki, yliopisto• Ruuanmyynti• Tekijänoikeudet: Teosto, Gramex. Sovi paikan haltijan kanssa.• Melulupa

Vastuualueiden jakaminen

• Tarpeellinen määrä työvoimaa ennen tapahtumaa ja tapahtumassa• Catering, graafikko, juontaja, järjestyksenvalvojat, tiedottaja, projektinjohtaja, dekoryhmä, lipunmyynti, bäkkärityöntekijät, DJ:t, Miksaajat, valosuunnittelijat, siivous, roudaus, kuljetukset, sponsoriyhteistyö, valokuvaaja

Aikataulutus

• Hoidettava ajoissa: esiintyjien buukkaus, tilavaraukset, sponsorit ja avustukset• Projektin läpiviemisen aikataulutus

etukäteen, projektisuunnitelma• Sopimukset kuntoon• Laadi tapahtumaillan aikataulu tarpeeksi väljäksi: soundcheckit, bändien vaihdot

Riskit

• Huono sää• Esiintyjien peruutus• Väkivalta ja pakokauhu• Onnettomuudet ja tapaturmat• Yllättävän suuri yleisömäärä• Vapaaehtoistyövoiman vähyys• Aikataulujen viivästyminen• Asiakkaiden tyytymättömyys

Turvallisuus

• Ilmoita yleisötilaisuudesta poliisille• Järjestyksenvalvonta• Ensiapu• Kortilliset ja kortittomat järjestyksenvalvojat• Järjestyksenvalvojien riittävä määrä

Jälkityöt

• Tapahtumapaikan siivous• Budjetin päivittäminen• Kiitosten lähettäminen esiintyjille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille• Laskujen hoitaminen• Palkkiot esiintyjille

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Kulttuurisihteeri - Hoitaa ylä- ja alakerran tilavaraukset - Päivittää tapahtumatiedot JYYn nettisivuille - Kokoaa On Stage-julisteen sekä Jylkkärin ja Cityn mainoksen. Huomioitava: deadline.• Ilokiven käyttömaksut - Alakerta: 30€ op., 15€ ainejärj., 100€ muut - Yläkerta ja terassi ilmaisia

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Ravintoloitsija Heimo Niemisen vastuulla

illan käytännön järjestelyt: - Narikka - Yksinoikeus alkoholinmyyntiin - Ovien avaus - Loppusiivous - Järjestyksenvalvonta - Paikkojen näyttäminen

Tapahtuman järjestäminen Ilokivessä• Tapahtumanjärjestäjän vastuulla: - Tapahtuman markkinointi ja tiedottaminen - Ohjelman kokoaminen - Lipunmyynnin järjestäminen - Henkilökunnan hankkiminen (miksaaja, valosuunnittelija, roudarit, lipunmyyjät yms.) - Jälkisiivous• Yleisötavoite 70-100 hlö/ilta• Vastuu laitteista