tapia, grover - uso avanzado del procesador de palabras

7/17/2019 Tapia, Grover - Uso Avanzado Del Procesador de Palabras

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Taller: Uso avanzado del

procesador de palabras parala elaboración de documentos

académicos

Gróver Adán Tapia DomínguezCOCHABAMBA, SEPTIEMBRE DE 2015



Uso avanzado del procesador de palabras Gróver Adán Tapia Domínguez

i

abla de contenido

Introducción ............................................................................................................................................... 3

Generar tabla de contenidos automatizado ............................................................................................. 5

Generar un listado automatizado de fuentes bibliográficas ..................................................................... 7

Inserción de citas bibliográficas ................................................................................................................ 9

Selección del estilo ................................................................................................................................ 9

Inserción de cita de autor o fuente...................................................................................................... 10

Proceso para la elaboración e inserción de índices............................................................................... 11

Utilidad de los índices ......................................................................................................................... 11

Generar índice de tablas y figuras .......................................................................................................... 12

Posición de los títulos.......................................................................................................................... 12

Insertar título de figura ........................................................................................................................ 12

Insertar título de tablas y cuadros .......................................................................................................... 14

Insertar la tabla de ilustraciones ............................................................................................................. 15

Índice analítico ........................................................................................................................................ 17

Partes de un índice analítico ............................................................................................................... 17

¿Debemos usar algún programa informático especial? ..................................................................... 18

La preparación del índice .................................................................................................................... 18

Reglas generales a seguir en el caso que MS Word no automatice los resultados que desea y por

lo tanto habrá que recurrir al trabajo manual: ................................................................................. 18

La edición del índice ............................................................................................................................ 19

Referencias cruzadas.......................................................................................................................... 20

La presentación del índice .................................................................................................................. 20

Generar índice analítico con entradas automáticas ............................................................................... 21

Marcado de texto o palabras clave (primera opción) ............................................................................. 21

Creación de la tabla de base de datos (segunda opción)...................................................................... 22

Ingreso de información (palabras clave) a la base de datos .............................................................. 23

Creación del Índice analítico. .................................................................................................................. 24

Bibliografía .............................................................................................................................................. 26

Índice Analítico ........................................................................................................................................ 27




ii

Índice de tablas, cuadros y figuras

Tabla 1: Listado abreviado de atajos de teclado aplicables a MS Windows (7, 8.1 y 10) y MS Office(2010, 2013 y 2016) .................................................................................................................................. 4

Cuadro 1: Índice Analítico ordenado alfabéticamente ........................................................................... 17

Cuadro 2: Partes de un índice analítico ................................................................................................. 17

Cuadro 3: Ejemplo de ordenación alfabética ......................................................................................... 18

Cuadro 4: Ordenación alfabética de compuestos químicos .................................................................. 19

Cuadro 5: Otro caso de ordenación alfabética de compuestos químicos ............................................. 19

Cuadro 6: Ejemplo de Referencias cruzadas caso véase y véase también ......................................... 20

Figura 1: Teclado con distribución de teclas qwerty (fuente: Wikipedia)................................................. 3Figura 2: Teclado con distribución de teclas Dvorak (fuente: Wikipedia) ................................................ 3Figura 3: Pasos para seleccionar un Estilo de la cinta de herramientas Inicio ....................................... 5Figura 4: clic secundario ........................................................................................................................... 5Figura 5: Pasos para acceder a la ventana de herramientas Modificar estilo ......................................... 5Figura 6: Propiedades y Formato de la ventana Modificar estilo............................................................. 6Figura 7: Pasos para insertar tabla de contenidos................................................................................... 6Figura 8: Pasos para actualizar los campos (datos) de la tabla de contenidos ...................................... 7Figura 9: Pasos para actualizar la tabla de contenidos ........................................................................... 7Figura 10: Pasos para acceder al Administrador de fuentes ................................................................... 8Figura 11: Ventana Administración de fuentes ........................................................................................ 8Figura 12: Pasos para llenar el formulario Crear fuente .......................................................................... 8Figura 13: Pasos para insertar la lista de trabajos citados o bibliografía ................................................ 9Figura 14: Pasos para seleccionar el estilo de cita bibliográfica ............................................................. 9Figura 15: Pasos para insertar una cita de autor ................................................................................... 10Figura 16: Modificar cita.......................................................................................................................... 10Figura 17: Quitar y/o añadir datos a la cita ............................................................................................ 11Figura 18: Vista del cursor, donde se colocará el título ......................................................................... 12Figura 19: Cómo insertar el título de la ilustración ................................................................................. 13Figura 20: Opciones de la ventana título ................................................................................................ 13Figura 21: Pasos para crear un nuevo rótulo ......................................................................................... 13Figura 22: Insertar nuevo rotulo.............................................................................................................. 14Figura 23: Figura con numeración automática y título ........................................................................... 14Figura 24: Posición del cursor en la parte superior de la tabla .............................................................. 14Figura 25 Colocando título al cuadro y aceptar ..................................................................................... 15Figura 26: Titulo Tabla insertado en la parte superior ........................................................................... 15Figura 27: Selección de Índice y tablas .................................................................................................. 16Figura 28: Ventana previo a ingresar la tabla de ilustraciones .............................................................. 16Figura 29: Tabla de ilustraciones terminada .......................................................................................... 16

Figura 30: Pasos para marcar entradas de texto o palabras clave ....................................................... 21Figura 31: Pasos para desactivar la vista de símbolos de formato ocultos .......................................... 22Figura 32: Pasos para insertar una tabla para la creación de una base de datos ................................ 22Figura 33 Elaboración de la tabla con base de datos. ........................................................................... 23Figura 34: Detalle del guardado de la base de datos ............................................................................ 23Figura 35. Pasos para automarcar las palabras clave del documento .................................................. 24Figura 36: Selección de la base de datos. ............................................................................................. 24Figura 37: Pasos para generar el índice analítico .................................................................................. 25




3

Introducción

La sustitución de la máquina de escribir por el procesador de palabras constituye uno de los adelantostecnológicos más notables luego de la invención de la imprenta por Gutenberg, sin embargo, son pocaslas personas que hacen uso de la mayoría de las herramientas que trae un procesador de palabras a

nivel experto, esto significa hacer uso eficaz, eficiente y productivo del mismo, pero ¿cómo logramosun nivel de experticia? Quizá una de las primeras habilidades a desarrollar debiera ser aprendermecanografía, es decir, escribir con en el teclado haciendo uso de los diez dedos de las manos y sinmirar las teclas, para ello nos convendría decidir primero por la distribución de teclas que vayamos ausar: querty o dvorak1, (ver Figuras 1 y 2 respectivamente), en función de esta elección asumir unmétodo de ejercitación e iniciar este aprendizaje de manera autónoma y continua, en internet podemosencontrar una gran variedad de los mismos. Una vez encaminados en el desarrollo del uso del tecladode manera eficiente, es hora de aprender (memorizar) a utilizar atajos de teclado para acelerar procesosy tareas, así en la Tabla 1 se detallan las más usuales.

Figura 1: Teclado con distribución de teclas qwerty (fuente: Wikipedia)

Figura 2: Teclado con distribución de teclas Dvorak (fuente: Wikipedia)

1 El teclado Dvorak es una disposición de teclado patentada en 1936 por August Dvorak y su cuñado, William Dealey.Durante años se fueron introduciendo pequeñas variaciones por el equipo de Dvorak o por el ANSI hasta lo que ahora seconoce como teclado Dvorak. Los usuarios del teclado Dvorak afirman que usan menos movimientos de dedos,incrementan la velocidad de tecleo y reducen los errores en comparación con el teclado estándar QWERTY. Esta reducciónen la distancia recorrida por los dedos, implica unas mayores velocidades de tecleo, y en los últimos años se cree quereduce las lesiones por movimientos repetitivos, incluyendo el síndrome del túnel carpiano. Aunque el teclado Dvorak noha conseguido desplazar al QWERTY, su acceso es más fácil en la era del ordenador ya que todos los sistemas operativoslo incluyen y permiten el intercambio de teclados a voluntad del usuario. (tomado de Wikipedia 2015)




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Tabla 1: Listado abreviado de atajos de teclado aplicables a MS Windows (7, 8.1 y 10) y MS Office (2010, 2013 y 2016)

COMBINACIÓN DETECLAS

ACCIÓN O TAREAQUE DESARROLLA

COMBINACIÓN DE TECLAS ACCIÓN O TAREA

QUE DESARROLLA Muestra el menú

inicio b+g Ir al inicio deldocumento

+E Abre la ventana delexplorador de

windowsb+d Ir al final del

documento

+D Minimiza todas lasventanas abiertas b+} Ir al inicio de la

siguiente página

+PMuestra el menú de

conexión a otrapantalla o proyector

de videob+{ Ir al inicio de página

anterior

+vPermita cambiar a

las diferentesventanas

b+y Ir al inicio delsiguiente párrafo

a+vPermite cambiar a

la siguienteventana

b+w Ir al inicio delpárrafo anterior

b+ESeleccionar todo el

contenido deldocumento

b+x Ir a la siguientepalabra

b+C Copiar loseleccionado b+z Ir a la palabra

anterior

b+V Pegar lo copiado b+j+L Convertir texto enversalitas

b+X Cortar loseleccionado b+j+C Copiar formato

b+Z Deshacer la últimaacción b+j+V Pegar formato

b+N Convertir texto ennegrita a+o Cerrar programa

b+T Centrar texto Å Guardar como…

b+S Subrayar texto j+nCambiar texto a

mayúsculas,minúsculas

b+K Convertir texto encursiva b+j+ Aumentar tamaño

de fuente

b+G Guardardocumento b+

Disminuir tamañode fuente

b+J Justificar texto b+j+1 Marcar entrada detítulo nivel 1

b+D Alinear texto a laderecha b+j+2 Marcar entrada de

título nivel 2




5

b+B Abre la opciónbuscar texto b+j+3 Marcar entrada de

título nivel 3

b+P Imprimir documento b+j+4 Marcar entrada detítulo nivel 4

b+H Aumentar sangríaal párrafo b+R Cerrar documento

Generar tabla de contenidos automatizado

Seguramente en alguna ocasión como usuarios novatos de un procesador de palabras tuvimos quetranscribir una tabla de contenidos (lo que comúnmente se conoce como índice) cuando simplementepudimos generarla de manera automática sin tener que hacer otra tarea pueril de manera repetitiva poresta razón describimos a continuación los pasos necesarios para obtenerla.

Primero: Marcar las entradas de título según el nivel de jerarquía, para ello utilizamos los atajos deteclado (anteriormente descritos) o hacemos clic en el grupo de herramientas ESTILOS (2) del menúINICIO (1)* (ver figura 3), para una mejor explicación veamos el siguiente esquema:

1. Título nivel 1 Ctrl + Shift + 11.1. Título nivel 2 Ctrl + Shift + 2

1.1.1. Título nivel 3 Ctrl + Shift + 31.1.1.1. Título nivel 4 Ctrl + Shift + 4

Figura 3: Pasos para seleccionar un Estilo de la cinta de herramientas Inicio

Segundo: En muchos casos, debido a las diferentes configuraciones de Microsoft Office, será

necesario hacer modificaciones a los formatos de cada ESTILO, para ello, hacemos clicsecundario en el nivel de título que necesitemos marcar (1) (ver figura 4), a continuacióndel menú contextual que emerja, elegimos la opción MODIFICAR (2), en ella hacemos lasmodificaciones de formato que necesitemos (3); como tipo de fuente, color, tamaño,alineación, interlineado, etc. y para finalizar hacemos clic en ACEPTAR (4). Esta tarea laharemos sólo una vez puesto que modificará de manera automática todas las entradasmarcadas con ese estilo, por tanto, la haremos una primera y única vez para cada estilo(ver figuras 5 y 6)

Figura 4: clic secundario

Figura 5: Pasos para acceder a la ventana de herramientas Modificar estilo

* En este documento se mostrarán los pasos a seguir en una tarea determinada (EN VERSALITA) con un número en negrita yentre paréntesis, los mismos que se corresponderán con los números en fondo naranja presentes sobre las figurascorrespondientes.

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1

2

1




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Figura 6: Propiedades y Formato de la ventana Modificar estilo

Tercero: Para concluir con la generación de una tabla de contenido automatizada, debemos situar elcursor en alguna página preferentemente vacía y luego hacer clic en la cinta de herramientasREFERENCIAS (1), luego clic en el ícono Tabla de contenido (2), del cual elegimos una opción segúnnuestra necesidad (3) y consecuentemente se nos generará la tabla de contenidos requerida (ver figura7).

Figura 7: Pasos para insertar tabla de contenidos

Cuarto: Finalmente cuando hayamos culminado el documento luego de hacer modificaciones, seránecesario y oportuno actualizar nuestra tabla (si es que se modificaron los título o subtítulos) o losnúmeros de página, para ello hacemos clic secundario en cualquier parte de la tabla de contenidos (1) y elegimos la opción ACTUALIZAR CAMPOS (2), luego aparecerá un nuevo menú contextual del cualelegiremos la opción que corresponda a nuestras necesidades (3): Actualizar toda la tabla o sólonúmeros de página, y para finalizar hacemos clic en aceptar. (ver figuras 8 y 9)

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4

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3




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Figura 8: Pasos para actualizar los campos (datos) de la tabla de contenidos

Figura 9: Pasos para actualizar la tabla de contenidos

Generar un listado automatizado de fuentes bibliográficas

Como profesionales de la educación requerimos en todo proceso pedagógico elaborar materialesescritos y en la mayoría de los casos hacer referencia a las fuentes citadas (para no cometer plagio),sin embargo, al igual que la generación de tablas de contenido, tampoco hacemos uso del gestorbibliográfico que trae consigo MS Office en sus últimas versiones, es por esta razón y más aún cuandopretendemos elaborar escritos extensos como resultado de investigaciones cualitativas como la

sistematización de experiencias educativas, investigación etnográfica, monografías, ensayos, artículoso la elaboración de textos formativos. Así los pasos a seguir son los siguientes:

1

2

34




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Figura 10: Pasos para acceder al Administrador de fuentes

Primero: debemos crear nuestra base de datos con los libros consultados (a la forma antigua seríacomo elaborar las fichas bibliográficas), para ello hacemos clic en la cinta de herramientas REFERENCIA

(1), luego en el botón ADMINISTRAR FUENTES (2) y aparecerá una ventana como la siguiente: (ver figuras10 y 11)

Figura 11: Ventana Administración de fuentes

Segundo: Hacemos clic en el botón NUEVO (3) (ver figura 11) para abrir un formulario nuevo en el que

ingresaremos los datos del libro, revista o fuente bibliográfica, para ello previamente elegimos el Tipode fuente bibliográfica (1) y continuamos llenamos los datos que nos solicita el formulario (2), una vezcompletados hacemos clic en Aceptar (3) para culminar. Repetiremos los mismos pasos descritos eneste párrafo por cada uno de los autores y/o fuentes que necesitemos citar. (ver figura 12)

Figura 12: Pasos para llenar el formulario Crear fuente

Tercero: Una vez que estemos a punto de concluir la elaboración del documento será necesarioagregar las referencias bibliográficas, para ello posicionaremos el cursor al final del documento en unapágina nueva, luego hacemos clic en el menú REFERENCIAS (1) a continuación clic en el ícono

1

2

3

3

1 2




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BIBLIOGRAFÍA (2) y elegimos el formato que se adapte a nuestras necesidades (3), la siguiente imagenilustra este paso:

Figura 13: Pasos para insertar la lista de trabajos citados o bibliografía

Inserción de citas bibliográficas

En la elaboración de documentos académicos y/o científicos es imprescindible hacer uso de las citasbibliográficas, para ello existen en la actualidad diversos estilos (APA2, MLA, Harvard, Vancouver, etc.)que dependiendo de las organizaciones, editoriales, casas de estudio, etc. se puede adoptar alguna delas mencionadas o finalmente establecer una propia que bien con conocimientos sobre lenguaje XMLse pueden añadir a MS Word y luego utilizarlos para automatizar el cambio de todas las citas e índicebibliográfico del documento.

Selección del estilo

Si se tiene la necesidad de cambiar de estilo de cita bibliográfica en algún momento, debemos seguir

los siguientes pasos:Primero: Hacemos clic en el menú REFERENCIA (1) y del grupo de herramientas CITAS Y BIBLIOGRAFÍA elegimos de la caja de selección ESTILO (2) el que más nos convenga (3) (ver figura 14).

Figura 14: Pasos para seleccionar el estilo de cita bibliográfica

2 En el siguiente enlace se puede consultar mayores detalles sobre el estilo APA:http://www.cva.itesm.mx/biblioteca/pagina_con_formato_version_oct/apa.htm

1 2

3

1

2 3




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Inserción de cita de autor o fuente

En los casos que se requiera insertar los datos de un autor cuya cita se haya referenciado en el cuerpodel texto se puede proceder de dos formas: manual (estática) y automática (dinámica), la diferencia deambas recae en que en la primera si en delante de decide cambiar el estilo de cita bibliográfica setendrán que cambiar todas las citas de manera manual y una por una (un trabajo arduo) por el contrariosi se lo hace de manera automática, cuando se cambie el estilo, las citas de todo el documento

cambiarán de estilo automáticamente y con ello nos habremos ahorrado valiosas horas de esfuerzo ytrabajo. Bueno decir automático es un decir ya que la inserción de la cita se la hace utilizando laherramienta Insertar cita del menú Referencias y no escribiéndola desde el teclado que daría comoresultado una información estática, es decir, no cambiaría automáticamente como lo que sucedecuando se la inserta con la herramienta ya mencionada. A continuación, se detallará los pasos a seguirpara insertar una cita de autor:

Primero: Debemos posicionar el cursor dentro el párrafo en el punto donde se quiera agregar lainformación respectiva (1), luego clic en el menú REFERENCIAS (2) y clic en el ícono INSERTAR CITA (3),aparecerá un listado de fuentes de la que tendremos que elegir la que corresponda a nuestra cita (4)(ver figura 15)

Figura 15: Pasos para insertar una cita de autor

Segundo: Es posible que la información que se inserte como cita no sea la que necesitemos, o estéincompleta o quizá necesitemos además especificar por ejemplo el número de página de la fuente, paraello en la cita insertada; con los pasos descritos en el anterior párrafo, acercamos el puntero del ratónsobre la cita insertada, esta cambiará a un tono con fondo oscuro y en seguida hacemos clic en unpequeño triángulo cuyo vértice apunta hacia abajo del cual se desplegará un menú contextual concuatro opciones, en este caso; para agregar los números de página y omitir al autor (porque ya se lomencionó en el cuerpo del texto) elegimos la primera: EDITAR CITA (1) (ver figura 16)

Figura 16: Modificar cita

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1

3

4

1




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Así por ejemplo podemos suprimir la inserción de algunos datos como el Autor, Año o Título de la fuentecitada (2), así mismo como ya se dijo en el anterior párrafo, se pueden agregar el número de página opáginas (3) (en este caso se separan con un guion) y para finalizar clic en ACEPTAR (4) (ver figura 17)

Figura 17: Quitar y/o añadir datos a la cita

Proceso para la elaboración e inserción de índicesEl índice de una publicación es una lista ordenada de los capítulos, artículos, materias, figuras, tablas,fórmulas, ecuaciones, etc., indicándose el lugar donde aparecen. Hay varios tipos de índices:bibliográficos, Onomástico, de contenido, Temático, etc.

En el índice analítico por ejemplo se listan en orden alfabético los temas y sub-temas presentados enel texto, inmediatamente después del nombre se presentan los números de página (ver figura 18).

La importancia de los índices temáticos, analíticos, etc. en una publicación o investigación es que sonuna herramienta importante para la búsqueda de información específica y palabras claves en eldocumento.

Utilidad de los índices

Un índice (de figuras, tablas, gráficos, analítico, onomástico, biográfico, temático, etc.) tiene comofinalidad ayudar a las y los lectores a entender y manejar con mayor productividad el documentoacadémico que tienen entre sus manos. Un índice excesivamente detallado no sirve y puede alejar allector o lectora potenciales como también un índice muy básico no facilitaría la búsqueda eficaz,eficiente y efectiva de información. En este sentido para elaborar un índice con los estándares actualesdebemos primeramente comprender el concepto de ellas, así, la British Standards Institution proporciona una versión sucinta de lo que constituye un índice: “[es]... una disposición sistemática deentradas diseñadas para que los usuarios localicen la información en un documento ”. Por su parte, el

tipógrafo y lingüista español José Martínez de Sousa, en su Diccionario de tipografía y del libro (1974,págs. 138-141) los índices alfabéticos, “representan en orden alfabético, los nombres de autores omaterias que en la obra se citan”. Según este mismo autor, existen índices temáticos o de capítulo,alfabéticos y cronológicos.

En el presente documento se describirán los pasos para elaborar los siguientes índices: índice analíticoe índice de tablas y figuras, empecemos por estos dos últimos:

2 3

4




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Generar índice de tablas e ilustraciones

En Microsoft Word se denomina índices o tablas de ilustraciones al listado de títulos en dónde seencuentran las figuras, cuadros, tablas, gráficas, ecuaciones, etc. (ilustraciones). que se puedenencontrar en el documento académico y es importante que indiquen la página donde se ubican éstas.

Es necesario indicar que se debe realizar una tabla para cada una de las ilustraciones. Por ejemplo, serealizará una de figuras, una de tablas, una de cuadros y todas aquellas que existan dentro deldocumento.

Así mismo, es recomendable que las tablas de ilustraciones, deben estar ubicadas luego de la tabla decontenido, para facilitar la ubicación de los mismos al potencial lector o lectora, cuando observe eldocumento y desee ubicar una de las ilustraciones.

Para generar este índice se procede de la siguiente manera:

Posición de los títulos

El documento a editar debe encontrarse seccionado por saltos de página y sus páginas numeradas.Esto facilitará la navegación por el documento a la hora de insertar los elementos marcados paragenerar los índices respectivos.

En este proceso de inserción de elementos marcados, el título de una figura debe colocarse en la parteinferior del objeto (gráfico, tabla, ecuación, etc.) Sin embargo, los títulos de Tablas y Cuadros secolocan en la parte superior, esto siguiendo las normas de la organización Asociación Americana dePsicología (APA).

Insertar título de figura

Primero: El cursor debe posicionarse debajo de la figura y exactamente dónde se desea colocar el

título, como se muestra en la figura 18.

Figura 18: Vista del cursor, donde se colocará el título




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Segundo: Posteriormente se tiene que seleccionar con un clic en el menú REFERENCIAS (1) la opciónINSERTAR TÍTULOS (2) tal y como se muestra en la figura 19.

Figura 19: Cómo insertar el título de la ilustración

Tercero: Se puede observar que se abre una ventana emergente, y muestra diferentes opciones paraseleccionar el tipo de formato para el título que se desea ingresar. Dentro de la ventana se encuentrauna casilla, que tiene el nombre de RÓTULO (1), y tiene una flecha apuntando hacia abajo en el ladoderecho, esto indica que existen más opciones (ver figura 20).

Figura 20: Opciones de la ventana título

Se seleccionará figura, sin embargo, existe la posibilidad que en este listado no aparezca, por lo tanto,previamente debemos crear un nuevo rótulo haciendo clic en el botón NUEVO RÓTULO (2), aparecerá

una nueva ventana emergente en el cual deberemos ingresar por teclado el rótulo que necesitemosotorgar al objeto u objetos a indexar, en este caso escribimos FIGURA (3) y luego hacemos clic en elbotón ACEPTAR (4). Así mismo dentro la ventana emergente Titulo, se puede modificar la numeraciónde cada entrada de título, haciendo clic en el botón NUMERACIÓN. Sin embargo, es preferible dejar queMS Word genere y administre el número correlativo de manera automática (ver figura 21).

Figura 21: Pasos para crear un nuevo rótulo

Cabe también resaltar que existe la posibilidad de eliminar un rotulo, para ello se hace clic en el botónELIMINAR ROTULO.

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Cuarto: Bueno, una vez creado el nuevo rótulo, es hora de usarlo y para ello, dentro la ventanaemergente Título, debemos elegir el rótulo respectivo (1) y hacer clic en ACEPTAR (2) de inmediatoaparecerá la palabra Figura seguida de un número al cual según nuestras necesidades podemosagregar un título informativo que describa la ilustración, por demás está decir que esta no debe serextensa (ver figuras 22 y 23)

Figura 22: Insertar nuevo rotulo

Figura 23: Figura con numeración automática y título

Quinto: Para introducir el título a las siguientes figuras se debe seguir el mismo procedimiento descritohasta este punto. Se recomienda colocarles el nombre a todas las figuras, cuadros, tablas, pero quese realicen por grupos, por ejemplo, primero las imágenes, luego las figuras, luego cuadros, etc.

Insertar título de tablas y cuadros

Primero: De acuerdo a las normas de la APA los cuadros se identifican y numeran en su parte superior.Por lo tanto, se debe colocar el cursor donde se ingresará el título de la tabla o cuadro (ver figura 24).

Figura 24: Posición del cursor en la parte superior de la tabla

1

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Segundo: Luego se procede con los pasos descritos para insertar los títulos de las figuras.

Al igual que en el rótulo Figura, también existe la posibilidad de que no aparezca el rótulo de tablas ocuadros, entonces se tiene que ingresar en Nuevo Rotulo, y colocar el nombre de la ilustración y acontinuación seleccionar el RÓTULO (1) y clic en ACEPTAR (2) (Ver figura 25).

Figura 25 Colocando título al cuadro y aceptar

Tercero: El título de la ilustración (en este caso tabla) aparece en la parte superior de la tabla (dondese tenía el cursor antes de insertar el título) seguido de un número correlativo al cual a continuaciónhabrá que añadirle la información descriptiva correspondiente a la tabla. (ver figura 26). Y, asísucesivamente seguir aplicando la metodología para los siguientes cuadros.

Figura 26: Titulo Tabla insertado en la parte superior

Insertar la tabla de ilustraciones

Finalmente, luego de culminar con la asignación títulos con sus respectivas numeraciones correlativasa gráficas, figuras, tablas, cuadros, etc. Se inserta la tabla de contenido y acto seguido se ingresará latabla de ilustraciones.

Las páginas que contengan a las tablas de contenido e ilustraciones, deben estar numeradas connúmeros romanos en minúsculas.

Dicho esto, los pasos para insertar la tabla de ilustraciones es como sigue:Primero: Hacer clic el menú REFERENCIA (1) y luego en la opción INSERTAR TABLA DE ILUSTRACIONES (2) como se muestra en la figura 27.

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Figura 27: Selección de Índice y tablas

Segundo: Se abrirá una ventana emergente con tres pestañas en la parte superior. Se selecciona laque dice TABLA DE ILUSTRACIONES (1) Se visualizará una vista preliminar, que es una muestra decómo quedará sobre el documento (ver figura 28)

En esta misma ventana se puede apreciar la opción de Formatos. Elegir Estilo personal (2), ya quede esta manera se presentan y se asemejan a los libros y documentos formales (ver figura 28)

Y por último se tiene que seleccionar la etiqueta de título (3), para tener la tabla de ilustracionescorrespondiente (Ver figura 28).

Figura 28: Vista previa de la tabla de ilustraciones

Con el formato adecuado y la etiqueta de título seleccionado, se presiona aceptar y se muestraautomáticamente la tabla de ilustraciones (Ver figura 29).

Figura 29: Tabla de ilustraciones terminada

1 2




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A partir de este punto, cada vez que se necesite ubicar una de las gráficas o cuadros ingresados en latabla de contenido, debe posicionarse sobre el nombre y presionando la tecla Control (Ctrl) y el botónderecho del ratón, se irá al lugar de la figura o cuadro que se haya seleccionado.

Índice analítico

En el proceso de elaboración de un texto académico de fin de carrera, el índice analítico o alfabéticoes la última parte que se trabaja. No se debe llevar a cabo antes de que se cuente con las pruebasfinales del trabajo a imprimir, esto porque afectaría a la numeración de páginas y en algunos casos ala entrada de datos seleccionada porque podrían haber sido suprimidas o añadidas en todo el cuerpodel texto. En general, para lograr resultados de calidad se estima que un índice de mediana complejidad(como los que trataremos de elaborar para el trabajo de grado) deben consumir alrededor de unasemana de trabajo. Sin embargo, es posible que el autor o autora que desee realizar esta tarea puedaavanzar en la definición de las entradas básicas (conceptos o ideas principales abordadas a lo largodel documento escrito) para ello podría estar escribiendo en una tabla independiente las entradas(palabras o frases clave) que decida que aparezcan en el índice analítico. Esto ayuda a producir uníndice analítico adecuado con mayor rapidez (ver Cuadro 1).

Cuadro 1: Índice Analítico ordenado alfabéticamente

Partes de un índice analíticoCuadro 2: Partes de un índice analítico

caos, teoría del← Entrada principal o encabezado

cantidad frente a cualidad y, 132-135 ← Localizadores efecto mariposa en, 11-15estructuras disipativas y, 440-44véase también desorden, 340-342← Referencia cruzada

subtemas




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Nótese que las entradas y los subtemas van en minúsculas. Sólo van en mayúsculas los nombres depersonas, lugares geográficos, de festividades religiosas y civiles y marcas comerciales (de acuerdocon la Ortografía de la Real Academia, 2014). Los títulos de publicaciones van en cursivas.

¿Debemos usar algún programa informático especial?

No, ya que Microsoft Office en sus últimas versiones trae consigo esta y muchas más herramientas

para elaborar documentos escritos, por tanto, usaremos MS Word. Usted puede capturar en él lasentradas y la paginación y ordenar alfabéticamente los resultados. De otra forma, a la antigüita (contarjetas para cada concepto), el proceso se alarga mucho y también aumenta la posibilidad de cometererrores.

La preparación del índice

Como la elaboración del índice será una tarea contra reloj, será útil que tenga los conceptos definidosantes de incluir la numeración (de esto se encargará MS Word).

Se sugiere que desde un inicio vaya pensando en las palabras clave que desea resaltar de sudocumento para que le dé sentido y consistencia, así mismo posibilite una mejor referencia a las y lospotenciales investigadores que quieran usar su documento con fuente bibliográfica. Por esa razón esimprescindible que, en él, vaya destacando las palabras y las frases que desea que aparezcan en elíndice. Para hacerlo, tome en cuenta lo siguiente:

Pregúntese cómo usarán sus lectores este índice. Cuáles son los tópicos y las afirmacionescentrales del trabajo.

Realice la indización mediante sustantivos o frases cortas, nunca con adjetivos. Debe tratar de utilizar nombre que reflejen de manera clara el tema. Por ejemplo, “características

de las algas” puede parecerle aceptable pero difícilmente un lector buscará esa idea. Es mejor,en todo caso, “Algas, características de las”.

En el margen de las pruebas impresas, junto con las frases marcadas, reescriba las frases cómodeben aparecer en el índice.

No se preocupe de ordenarlas alfabéticamente de forma manual (no pierda su valioso tiempo en estatarea) MS Word hará el trabajo por usted de manera automática y casi instantánea.

Reglas generales a seguir en el caso que MS Word no automatice los resultados quedesea y por lo tanto habrá que recurrir al trabajo manual:

Ordenar alfabéticamente:

Cuadro 3: Ejemplo de ordenación alfabética

Abanicar, 365Abreviaturas, 285-292

en el original, 113, 282-284Acentuación, 177-184

acento prosódico, 183adjetivo, 150, 200 ss, 235-238, 240, 256-257




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Hay algunos casos que vale la pena destacar. Los términos químicos deben alfabetizarse primero porel nombre del compuesto dejando de lado cualquier prefijo (símbolo, números o letras) (ver cuadro 4 y5)

Si el mismo compuesto aparece varias veces con diferentes prefijos, el orden debe considerar lasiguiente primacía:

1. Itálicas (cursivas) 2. letras del alfabeto griego3. VERSALITAS 4. Números

Si el mismo compuesto aparece citado con y sin prefijo, la voz sin prefijo tiene preeminencia:

Cuadro 4: Ordenación alfabética de compuestos químicos

Aminoantraquinona, 5121-Aminoantraquinona, 5147- Aminoantraquinona, 517

Otra situación es la siguiente:Cuadro 5: Otro caso de ordenación alfabética de compuestos químicos

2-Metil-1-1,3-butadieno, 9983-Metil-1,2-butadieno, 9971-Naftol-3-ácido sulfónico, 11531-Naftol-4- ácido sulfónico, 11282-Nafthol-1- ácido sulfónico, 1154

La edición del índice

Cuando ya se cuenta con las entradas ordenadas alfabéticamente hay que comenzar a borrar losregistros duplicados, combinar las entradas semejantes y elaborar las referencias cruzadas.

Si varias entradas incluyen el mismo término clave, conviértalo en una entrada principal y ajustes lossiguientes conceptos como subtemas. Por ejemplo, supongamos que encuentra con las siguientesvoces relacionadas con artículos científicos:

Artículos científicos aprobados, 237Artículos científicos en prensa, 244Artículos científicos en revisión, 356Artículos científicos rechazados, 118

Si varias entradas incluyen los mismos términos clave o entradas, trate de ajustarlos de tal manera quecaigan dentro de un solo encabezado, en este caso:

Artículos científicos,aprobados, 237en prensa, 244en revisión, 356rechazados, 118




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Lo mismo si usted seleccionó las siguientesentradas:

agricultura: 42, 43, 52;agricultura comercial, 325, 381, 384;agricultura de plantación, 385;agricultura de riego, 43, 47;

agricultura de subsistencia, 383, 385;

Resultará adecuado ordenarlas como sigue:

Agricultura: 42, 43, 52;comercial, 325, 381, 384;de plantación, 385;de riego, 43, 47;

de subsistencia, 383, 385;

Muy importante. No sirve de nada tener un índice con entradas seguidas de grandes cantidades depáginas. Por ejemplo, Caos, 127-172. Como regla, si la entrada tiene más de cinco o seis páginas,debería considerarse dividirla en subtemas:

Caos, 127-130irreversibilidad y, 133-135molecular, 140-144orden desde el, 152transformación de panadero y, 169-172

Referencias cruzadas

Las referencias cruzadas, cuando se presentan adecuadamente, añaden calidad al índice. Esimportante que al incluir una referencia de este tipo considere que se trata de un vínculo (estático odinámico) que conduce al lector o lectora a más información y no simplemente le lleva a un mismoasunto escrito de otra forma sin aportarle nada extra.

Hay dos tipos de referencias cruzadas: véase y véase también. En el primer caso se usa cuandoexisten muchos encabezados bajo los cuales un lector puede buscar:

Cuadro 6: Ejemplo de Referencias cruzadas caso véase y véase tambiéncastigo, véase sanciones.

Sanciones (penalización), 37-41, 85-86, 116, 119, 120costos de las, 74-75errores en las, 74-75véase también principio de diseño graduales, 148, 153

Véase también se usa para dirigir al lector hacia información adicional que se halla en otras partes delmismo índice. Es muy importante en este último caso que la referencia cruzada se cite como apareceen el encabezado al que se hace referencia.

La presentación de la referencia cruzada o lineal se hace con sangría respecto al encabezado, comosi fuera un subtema. Véase y véase también van siempre con minúsculas y en renglón aparte (vercuadro 6)

La presentación del índice

El índice debe presentarse a espacio y medio, en una columna máximo dos, en tipo de fuente Verdanade 10 puntos.

La numeración de las páginas referenciadas debe aparecer completa, por ejemplo: apropiación, 129-133 (y no apropiación, 129-33).




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Generar índice analítico con entradas automáticas

Con Microsoft Word se pueden elaborar índices de varios tipos, el presente documento tienecomo objetivo servir de guía para la elaboración de índices analíticos, de tablas y figuras delos documentos y publicaciones que realicemos.

Para poder elaborar un índice analítico de manera automática de puede proceder por doscaminos: el primero es marcando texto (palabras clave) a medida que se elabora eldocumentos y segundo elaborando una tabla (base de datos) independiente donde se debenestablecer las palabras claves de la publicación, estas deben ser relevantes en el documentoy de interés para el lector.

Marcado de texto o palabras clave (primera opción)

Este proceso se realiza a medida que vayamos transcribiendo el texto del documento (también sepuede hacer al final), para ello procedemos de la siguiente manera:

Primero: Seleccionamos el texto o palabra clave que nos interesa que aparezca en el índiceanalítico, así por ejemplo seleccionamos la palabra “mecanografía” (1) y a continuación hacemos clicen el menú REFERENCIA (2), clic en el botón MARCAR ENTRADA (3) de inmediato aparecerá una ventanaemergente en la que tendremos que elegir haciendo clic sobre el botón Marcar (4) (válido sólo para lapalabra seleccionada) o Marcar todas (en este caso marca de manera automática todas las palabrasiguales presentes en el documento), para finalizar hacemos clic en el botón CERRAR (5) que se habilitaráuna vez marcada la palabra (ver figura 30)

Figura 30: Pasos para marcar entradas de texto o palabras clave

Segundo: Es posible que luego del marcado de una (cada) palabra aparezcan símbolos extraños enel documento (como si habría perdido el formato), no debemos alarmarnos, esto es normal, lo que pasaes que se activa de manera automática la opción de visualización de los símbolos de formato ocultos,para desactivarlos y regresar al modo normal de visualización sólo debemos hacer clic en el botón

1

2 3

4




22

Mostrar todo (también sirve la combinación de teclas Control + 0) que se ubica en la cinta deherramientas del menú Inicio (ver figura 31)

Figura 31: Pasos para desactivar la vista de símbolos de formato ocultos

Tercero: Para marcar las demás palabras clave, se procede con los mismos pasos descritos en lospárrafos anteriores. Debemos aclarar que si no se hace este proceso no se podrá insertar el índiceanalítico requerido.

Creación de la tabla de base de datos (segunda opción)

Para elaborar índices analíticos más elaborados debemos crear una tabla de base de datos en undocumento independiente, esto debido a que necesitamos que Microsoft Word busque las palabrasque coloquemos en nuestra tabla del documento académico que estamos elaborando. Para elaborarnuestro índice analítico debemos seguir los siguientes pasos:

Primero: Debemos crear como se dijo en el anterior párrafo un nuevo documento, luego insertar unatabla de dos columnas y tantas filas como entradas de palabras clave tengamos pensado insertar en el

índice analítico, para ello hacemos clic en el menú INSERTAR (1), luego clic en el botón TABLA (2), delmenú que se despliegue elegimos dos columnas y dos filas (3) (para este ejemplo) con lo que apareceráen nuestro documento una tabla como la que se puede observar en la figura 32.

Figura 32: Pasos para insertar una tabla para la creación de una base de datos

Segundo: En la tabla insertada más adelante conforme vayamos necesitando agregar más entradasde palabras clave iremos añadiendo tantas filas como necesitemos. Con índices analíticos necesitamos

1 2

12

3




23

una tabla de dos columnas obligatoriamente y la cantidad de filas va a depender de la cantidad depalabras claves que nosotros deseemos insertar en el índice analítico. En nuestro ejemplo utilizaremosdos palabras clave, entonces nuestro número de filas va a ser dos (ver figura 32).

Ingreso de información (palabras clave) a la base de datos

Ya elaborada nuestra tabla podemos ingresar las palabras claves que conformarán nuestro índice

analítico, para ello debemos recordar dos cosas importantes:

Primero : Que, en la columna izquierda de la tabla, ingresaremos nuestras palabras clave conminúsculas (no olvidar esto). La manera en que se redacte cada palabra es fundamental, puesto queMicrosoft Word buscará dentro del documento exactamente como se escriba cada palabra. Esimportante recordar que se deben escribir las palabras tal como se encuentran en el documento,teniendo cuidado con la Ortografía.

Segundo : En la columna derecha de la tabla debe colocarse la palabra con la primera inicial mayúscula(tal y como queremos que se visualice en el índice analítico) (Ver Figura 35).

Figura 33 Elaboración de la tabla con base de datos.

Concluida la base de datos con todas nuestras palabras claves insertas en la base de datos, debemosguardar el documento con un nombre corto y en una dirección accesible para poderlo ubicar lo maspronto posible y así evitar complicaciones posteriores al no poder saber dónde se encuentra (ver figura34)

Figura 34: Detalle del guardado de la base de datos




24

Creación del Índice analítico.

Ya elaborada nuestra base de datos con nuestras palabras claves, nos dirigimos a la parte final deldocumento donde vamos a agregar el índice analítico. Situamos el cursor en el lugar dondeinsertaremos el índice analítico y a continuación seguimos los siguientes pasos:

Primero: Seleccionamos con un clic el menú REFERENCIAS (1) y en seguida con otro clic la opción

Insertar índice (2), luego de la ventana emergente que aparezca elegimos el botón AUTOMARCAR (3) (ver figura 35)

Figura 35. Pasos para automarcar las palabras clave del documento

Segundo: Ubicamos la base de datos y la abrimos (ver figura 36)

Figura 36: Selección de la base de datos.

1 2

3

4




25

Microsoft Word procederá a automarcar todo el documento, buscando las palabras claves que nosotrosguardamos en nuestra base de datos, es posible que aún no aparezca el índice generado, por lo tantodebemos situar el cursor (1) otra vez en el lugar donde queremos insertar nuestro índice analítico,volvemos a realizar el procedimiento, clic en el menú REFERENCIAS (2) y en seguida con otro clic laopción Insertar índice (3), luego activamos la casilla de selección ALINEAR NÚMEROS DE PÁGINA A LA

DERECHA (4) y damos un último clic en ACEPTAR (5). Con esto automáticamente aparecerá el índice

analítico con las palabras claves en orden alfabético a la izquierda y el número de página a la derecha(ver figura 37).

Figura 37: Pasos para generar el índice analítico

2 3

1

4

5




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Bibliografía

Martínez de Sousa, J. (1974). Diccionario de tipografía y del libro. Madrid: Labor.

Tapia, G. (2010). Ofimática para educadores. Cochabamba: Kipus.

Williams, R. (1992). El macintosh no es una máquina de escribir: manual de estilo para crear texto deaspecto profesional con el Macintosch. Barcelona: Página Uno.




Índice Analítico

actualizar campos ............................................ 6atajos de teclado ...................................... 3, 4, 5automarcar ............................................... 24, 25automatizar....................................................... 9base de datos ..................... 8, 21, 22, 23, 24, 25citas bibliográficas ............................................ 9gestor bibliográfico ........................................... 7índice analítico ...........11, 17, 21, 22, 23, 24, 25

Insertar título de figura ................................... 12mecanografía ............................................. 3, 21palabras claves ...................... 11, 21, 23, 24, 25preparación del índice ................................... 18referencias cruzadas ............................... 19, 20tabla de ilustraciones ............................... 15, 16tablas de ilustraciones ................................... 12

tapia, grover - uso avanzado del procesador de palabras

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