TATA CARA

PEMBUATAN TOR(Term of reference)

DAN INDIKATOR KINERJA

POKJA PEMBANGUNAN JEMAAT

GKI JEMURSARI

Pra Raker, 6 Sept 2015

TOR KEGIATAN

(Workshop,sosialisasi,

diseminasi,seminar, penelitian, dll)

Pertanyaan itu muncul jika kita ingin

membuat sebuah kegiatan dan kegiatan

tersebut bukan kegiatan rutin.

TOR nya mana ?

Term of Reference (TOR) atau Kerangka Acuan

Kegiatan merupakan gambaran umum dan

penjelasan mengenai kegiatan yang akan

dilaksanakan sesuai dengan tugas dan fungsi

Kementerian Negara/Lembaga.

Apa sih TOR itu ?

TOR..untuk apa ?

Menjamin efisiensi, efektifitas, kelancaran dan

keseragaman tata urut dan materi kegiatan serta

menentukan thema, merumuskan masalah kemudian

mencari jawaban atas permasalan melalui Kegiatan

Yang dilaksanakan.

1. Uraian mengenai apa (WHAT) pengertian dan apa

keluaran/output yang akan dicapai dari kegiatan yang

dilaksanakan.

2. Mengapa (WHY) kegiatan tersebut perlu dilaksanakan

dalam hubungan dengan tugas pokok dan fungsi dan atau

sasaran program yang hendak dicapai oleh Satker.

3. Siapa (WHO) satker/panitia/tim/personel yang bertanggung

jawab melaksanakan dalam pencapaian keluaran/ouput

dan siapa yang menerima manfaat dari kegiatan tersebut.

ISI TOR

4. Kapan (WHEN) kegiatan dimulai dan selesai, berapa

lama (HOW LONG) waktu yang dibutuhkan untuk

menyelesaikanya.

5. Dimana/lokasi (WHERE) kegiatan tersebut

dilaksanakan.

6. Bagaimana (HOW) kegiatan tersebut dilaksanakan.

7. Berapa perkiraan biayanya (HOW MUCH) yang

dibutuhkan

LANJUTAN ISI TOR...

1.

Apa yang akan di hasilkan

2. mengapa dilaksana

kan perlukan

3.

Siapa yang melaksana

kan

4.

Kapan Akan

dilaksanakan

5.

Dimana dilaksanak

an

6. Bagaimana Kegiatan tersebut

diaksanakan

7.

Berapa Aggaran yang di

butuhkan

Data dan Informasi

TOR

KELENGKAPAN TOR1. Rincian Anggaran Biaya (RAB) adalah suatu dokumen

yang berisi rincian komponen-komponen masukan (input)

dari sebuah kegiatan serta besaran biaya dari masing-

masing komponen. RAB merupakan penjabaran lebih lanjut

dari unsur perkiraan biaya (how much) dalam TOR.

2. Data Pendukung Lainnya adalah dokumen yang

mendukung TOR dan RAB, dapat berupa keterangan

mengenai spesifikasi barang berikut harganya, analisis biaya

satuan, Gambar, dan sebagainya yang dapat

dipertanggungjawabkan oleh K/L.

FORMAT TORLembaga :…………………

Unit Organisasi : …………………

Program : …………………

Kegiatan : …………………

Sub Kegiatan : …………………

Detail Kegiatan : …………………

1. Lata Belakang (why)

Alasan Kegiatan Dilaksanakan

2. Kegiatan Yang Dilaksanakan (what)

a. Uraian Kegiatan

b. Batasan Kegiatan

3. Maksud dan Tujuan

a. Maksud Kegiatan

b. Tujuan Kegiatan

Lanjutan.....

4. Indikator Keluaran dan Keluaran

a. Indikator Keluaran (kualitatif)

b. Keluaran (kuantitatif)

5. Cara Pelaksanaan Kegiatan (how)

a. Metode Pelaksanaan

b. Tahapan Kegiatan

6. Tempat Pelaksanaan Kegiatan (where)

7. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan (who) .

a. Pelaksana Kegiatan

b. Penanggung Jawab Kegiatan

c. Penerima Manfaat Kegiatan

Lanjutan.....

8. Jadwal Kegiatan

a. Waktu Pelaksanaan Kegiatan (when)

b. Matrik Pelaksanaan Kegiatan (time table)

9. Biaya (how much) : total biaya yg diperlukan dalam kegiatan

………….., ..............…………...

Penanggung Jawab

( …………………………………)

TATA CARA PENGISIAN FORMAT TOR1. Lembaga, diisi dengan GEREJA KRISTEN INDONESIA.

2. Unit Organisasi, diisi dengan nomenklatur BIDANG BAPEL.

3. Program, diisi dengan nama program

4. Kegiatan, diisi dengan nama kegiatan

5. Sub Kegiatan, diisi dengan nama sub kegiatan

6. Detail Kegiatan, diisi dengan nama detail kegiatan.

LANJUTAN ....7. Latar Belakang, menjelaskan dasar “hukum” yang terkait dan

kebijakan Lembaga yang merupakan dasar keberadaan kegiatan

berkenaan berupa TATA GEREJA, TATA LAKSANA, Keputusan

Majelis, Visi dan Misi, Rencana Strategis dan Tupoksi BAPEL. Hal

yang penting adalah memberikan penjelasan secara singkat

mengapa (why) kegiatan tersebut dilaksanakan dan alasan

penting kegiatan tersebut dilaksanakan serta keterkaitan kegiatan

yang dipilih dengan keluaran (output) dalam mendukung

pencapaian sasaran dan kinerja program, yang pada akhirnya

akan mendukung pencapaian tujuan kebijakan.

8. Kegiatan Yang Dilaksanakan, menjelaskan uraian kegiatan apa

(what) yang akan dilaksanakan dan batasan kegiatan.

Lanjutan...9. Maksud dan Tujuan, menjelaskan mengapa (why) kegiatan harus

dilaksanakan dan berisikan hasil akhir yang diharapkan dari suatu

kegiatan (bersifat kualitatif) serta manfaat (outcome) kegiatan.

10. Indikator Keluaran dan Keluaran, menjelaskan indikator keluaran

berupa target yang ingin dicapai (bersifat kualitatif) dan keluaran

(output) yang terukur dalam suatu kegiatan (bersifat kuantitatif),

misalnya : 20 orang, dokumentasi, laporan pelaksanaan, dan lain-lain.

11. Cara Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan bagaimana (how) cara

pelaksanaan kegiatan baik berupa metode pelaksanaan, komponen,

tahapan dalam mendukung pencapaian keluaran (output) kegiatan.

12. Tempat Pelaksanaan Kegiatan, menjelaskan di mana (where) kegiatan

tersebut akan dilaksanakan.

Lanjutan...13. Pelaksana dan Penanggung Jawab Kegiatan, menjelaskan siapa

(who) saja yang terlibat dan bertanggung jawab atas pelaksanaan

kegiatan serta penerima manfaat kegiatan.

14. Jadwal Kegiatan, menjelaskan berapa lama dan kapan (when)

kegiatan tersebut dilaksanakan, dengan dilengkapi time table

kegiatan.

15. Biaya, berisikan total biaya (how much) kegiatan, sebesat nilai

nominal tertentu yang dirinci dalam RAB sebagai lampiran TOR.

16. Tempat dan Tanggal, diisi tempat dan tanggal pembuatan TOR.

17. Penandatangan TOR, diisi personil yang bertanggung jawab pada

kegiatan yang akan dilaksanakan

TIPE DAN JENIS INDIKATOR KINERJA

• Kualitatif, menggunakan skala (misal: baik, cukup, kurang)

• Kuantitatif absolut: menggunakan angka absolut (misal: 30 orang, 80 unit)

• Persentase: menggunakan perbandingan angka absolut dari yg diukur dengan populasinya (misal: 50%, 100%)

• Rasio: Membandingkan angka absolut dengan angka absolut lain yang terkait (misal: rasio jumlah guru dibandingkan jumlah rnurid)

• Rata-rata: angka rata-rata dari suatu populasi atau total kejadian (misal: rata-rata biaya pelatihan per peserta dalarn suatu diklat)

• Indeks: angka patokan dari beberapa variabel kejadian berdasarkan suatu rumus tertentu (misal: indeks harga saharn, indeks pembangunan manusia)

INDIKATOR KINERJA UTAMA

• MAJELIS JEMAAT OUTCOME < VISI• MANFAAT / BENEFIT

• DAMPAK / IMPACT (?)

• MAJELIS BIDANG OUTCOME < MISI

• BAPEL INPUT & OUT PUT

INPUT

Apa saja yang digunakan dalam menentukan input?

• Jumlah dana yang dibutuhkan

• Sumber daya manusia yang dibutuhkan

• Peralatan yang digunakan

• Jumlah Bahan yang digunakan

• Beban kerja atau lainnya

OUTPUT

• Bagaimana menentukan target output?

Dengan menetapkan apa yang akan dihasilkan dari sebuah pelayanan tertentu.

• Apa contoh dari output?

Jumlah pelayanan yang direncanakan:

• Jumlah pelatihan/peserta pelatihan

• Jumlah barang yang dibeli/dihasilkan:

• Jumlah Kegiatan yang dilaksanakan

OUTCOME

Bagaimana mengidentifikasi outcome?

• Outcome menggambarkan tingkat pencapaian hasil yang lebih luas dari output.

• Contoh dari outcome indikator termasuk diantaranya pengetahuan baru, peningkatanketrampilan, perubahan sikap atau nilai, modifikasi perilaku, kondisi yang lebih baik, atau perubahan status.

OUTCOME

• Indikator outcome dapat digunakan untuk menunjukkan hasil apa yang telah dicapai dalam bentuk output sehingga bisa memberikan kegunaan yang lebih besar bagi penerima manfaat.

• Bagaimana mengukur target outcome? Indikator outcome diukur dengan melakukan

penilaian terhadap outcome/keluaran dari indikator output, apakah output tersebut

berfungsi atau tidak.Outcome memastikan pencapaian suatu sasaran.

CONTOH OUTCOME

• Jumlah atau persentase (%) hasil dari kegiatan: Tingkat Pemahaman peserta terhadap materi pelatihan Tingkat kepuasan dari warga jemaat Jumlah kemenangan tim dlm setiap putaran pertandingan

• Peningkatan tren untuk hal-hal yang positif:Kenaikan nilai Jemaat AnakPeningkatan daya tahan bangunanPeningkatan daya tampung sekolah dalam menerima siswa

• Penurunan tren untuk hal-hal yang negatif:Penurunan Tingkat KemacetanPenurunan Tingkat Pelanggaran Lalu lintas

MANFAAT

• Indikator kinerja ini menggambarkan manfaat yang diperoleh dari indikator hasil/outcome.

• Indikator ini seperti hasil/outcome antara yang diharapkan akan mengarah pada akhir yang diharapkan namun bukan merupakan akhir dari semuanya (seperti misalnya waktu tanggap terhadap pengaduan atau ketidak puasan jemaat namun tidak menunjukkan secara langsung mengenai tingkat keberhasilan memperoleh tanggapan)

• Manfaat dapat diukur dalam jangka menengah dan panjang

MANFAAT

• Bagaimana menentukan indikator manfaat?

Dengan melihat tujuan akhir yang ingin dicapai

CONTOH MANFAAT

• Peningkatan hal yang positif dalam jangka menengah dan panjang panjang % Kenaikan Lapangan kerja

Peningkatan kegiatan ekonomi masyarakat

• Penurunan hal yang negatif dlm jangka panjang

Penurunan keterlambatan jemaat Kebaktian

Penurunan Tingkat apatisitas jemaat

Penurunan Tingkat Konsultasi Penyimpangan perilaku Kristiani

DAMPAK

• Hasil akhir yang dicari (seperti misalnya JEMAAT YANG DAPAT DIANDALKAN)

• Manfaat dari indikator dampak?

Indikator dampak mengungkapkan dasar pemikiran dibalik kenapa kegiatan tertentu dilaksanakan, dan menggambarkan aspek makro pelaksanaan kegiatan secara kumulatif.

CONTOH DAMPAK

• Apa contoh dari dampak?Peningkatan tren yang bersifat positif dalam jangka panjang:• Jemaat pro aktif melakukan pelayanan• Peningkatan Eksistensi Pengurus Sektor Pelayanan

Penurunan dalam tren negatif dalam jangka panjang:• Penurunan tingkat ketidak pedulian kehidupan

berjemaat• Penurunan Jumlah warga Jemaat yang “jajan rohani”

ke Gereja lain

INDIKATOR KINERJA• Quantity of work : jumlah kerja yang dilakukan dalam suatu periode yang

ditentukan.

• Quality of work : kualitas kerja yang dicapai berdasarkan syarat-syarat

kesesuaian dan kesiapannya.

• Job Knowledge : luasnya pengetahuan mengenai pekerjaan dan

keterampilannya.

• Creativeness : keaslian gagasan –gagasan yang dimunculkan dan

tindakan-tindakan untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang timbul.

• Cooperation : kesediaan untuk bekerjasama dengan orang lain atau

sesama anggota organisasi

• Dependability : kesadaran untuk dapat dipercaya dalam hal kehadiran dan

penyelesaian kerja.

• Initiative : semangat untuk melaksanakan tugas-tugas baru dan dalam

memperbesar tanggungjawabnya.

• Personal Qualities : menyangkut kepribadian, kepemimpinan,

keramahtamahan dan integritas pribadi.

TERIMA KASIH

GOD BLESS U

SEMOGA BERMANFAAT