tatacara penggunaan sistem e-mail rasmi … · langkah-langkah yang perlu diambil untuk log in...
TRANSCRIPT
TATACARA PENGGUNAAN SISTEM E-MAIL RASMI
JABATAN AGAMA ISLAM SELANGOR (JAIS) VERSI BAHARU
MENGGUNAKAN OUTLOOK WEB APPLICATION (OWA)
Unit Teknologi Maklumat, JAIS
Versi 1.0 | Tarikh Kemaskini: 21 Julai 2017
Outlook Web Application atau OWA adalah versi Outlook yang menggunakan
pelayar web seperti Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari dan
sebagainya. Pengguna dapat menggunakan kemudahan e-mel, kalendar,
tugasan dan ciri-ciri lain yang terdapat pada OWA yang dapat dicapai di
mana sahaja termasuk di pejabat atau di luar pejabat. Pengguna hanya
memerlukan rangkaian Internet dan juga kemudahan komputer.
Berikut adalah versi-versi pelayar web yang menyokong OWA:
Windows Vista, Windows 7, Windows 8, Windows 8.1 & Windows 10:
Microsoft Edge versi terkini
Microsoft Internet Explorer versi terkini
Firefox versi terkini
Chrome versi terkini
Sistem Operasi dan pelayar web lain mungkin boleh digunapakai tetapi akan
terdapat system incompatibility.
Pelayar web perlu dipasangkan dengan patch update terkini.
Bagi pelayar web, penggunaan Internet Explorer adalah dicadangkan bagi
mengurangkan kemungkinan system incompatibility.
PENGENALAN:.
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk log in inbox OWA pengguna adalah
seperti berikut:
• Klik pada Start
• Pilih web browser (contoh: Internet Explorer / Chrome / Firefox / Safari)
• Pada bar alamat, taip alamat web berikut:
https://webmail.jais.gov.my/owa
***Juga boleh diakses melalui laman web JAIS
• Pengguna akan dipaparkan dengan antara muka log in OWA
• Pengguna dikehendaki memasukkan user name (nama email) dan juga
password (kata laluan) iaitu nama email dan kata laluan email pengguna
• (Contoh user name: faliq yang mempunyai email [email protected])
LOGIN KE OUTLOOK WEB APPLICATION (OWA):.
Masukkan nama
Masukkan kata
laluan
Klik untuk login ke
OWA
• Setelah klik pada butang Sign In, pengguna telah berjaya mengakses
Inbox OWA bagi email pengguna jais.
Masukkan nama
Masukkan kata
laluan
Masukkan kata
laluan baru
• Pengguna perlu melakukan penukaran kata laluan untuk kali pertama.
Kata laluan perlu mempunyai Complexity dan sekurang-kurangnya 8
huruf dan nombor.
Masukkan kata
laluan baru
Masukkan kata
laluan baru
• Bagi pengguna yang pertama kali mengakses (sign in), paparan seperti di
bawah dipaparkan.
• Pengguna dikehendaki memilih Language (Bahasa) dan Time Zone serta
klik save.
Pilihan Bahasa
Pilihan Zone
Waktu
Pilihan untuk
simpan
konfigurasi
Setelah pengguna berjaya Sign In, paparan seperti di bawah akan
dipaparkan. Antara muka OWA baru mempunyai paparan baru seperti
Hotmail/Outlook tetapi dengan sedikit perubahan dari segi rupa dan cara untuk
menggunakannya.
ANTARA MUKA EMAIL OWA:.
Favorites
Folder
Mailbox
Folder
Toolbar
Sign Out / Log Off Button
Messages Pane
Create new message
Message
View Pane
Notification / Setting / Help ButtonsSearch Button
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengarang dan menghantar email
baru:
• Klik butang +New
• Pada kotak To, taip alamat penerima email. Bagi menghantar kepada lebih
daripada satu penerima, taip semicolon (;) selepas setiap alamat penerima.
Taip tajuk email pada kotak Subject dan perkara email pada mesej body.
MENGARANG DAN MENGHANTAR EMAIL:.
Kotak Mesej
Subjek
CC Penerima
Penerima
• Taip nama penerima dan pilih Search contacts & directory untuk
memastikan akaun penerima wujud
Semak Akaun Pengguna
Akaun Pengguna wujud
Subjek
Isi email
CC Penerima
• Klik pada butang Attach File untuk dilampirkan pada mesej
• Klik Send untuk menghantar email tersebut
Hantar Email
Attach File
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membaca kandungan email :
• Klik pada butang Inbox yang terdapat pada Navigation Pane
• Pada Message Pane, klik dua kali pada email yang hendak dibaca yang
terdapat dalam senarai
• Email yang belum dibaca akan dipaparkan secara bold dan nombor akan
tertera di sebelah folder Inbox untuk menunjukkan bilangan email yang
belum dibaca
MEMBACA KANDUNGAN EMAIL:.
Klik email
• Apabila email dibuka, pengguna mempunyai banyak pilihan pada toolbar
termasuk butang Reply (membalas kepada penghantar sahaja), Reply to
All (membalas kepada penghantar e-mel dan semua penerima dalam
senarai Cc dan Bcc) dan Forward (panjangkan e-mel)
• Klik pada butang tersebut untuk tindakan selanjutnya
Email yang tidak lagi diperlukan sepatutnya dibuang atau dihapuskan untuk
menjimatkan ruang storan mailbox email akaun pengguna berdasarkan ruang
kapasiti mailbox yang ditentukan bagi kakitangan jais
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk menghapuskan email :
• Pilih email yang hendak dibuang dalam View Pane, klik pada butang
Delete
pada toolbar atau tekan delete pada papan kekunci
• Email yang telah dihapuskan akan dipindahkan secara automatik ke dalam
folder Deleted Items
HAPUS (DELETE) EMAIL:.
Butang Delete
Item di dalam
Deleted Items
Email yang dihapuskan daripada folder inbox akan dipindahkan ke dalam
folder Deleted Items. Housekeeping perlu dilakukan bagi memastikan email
yang telah dihapuskan tidak menyebabkan saiz mailbox meningkat.
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk mengosongkan items di dalam
folder Deleted Items:
• Klik kanan pada folder Deleted Items dan pilih empty
• Pilih OK bagi mengosongkan items di dalam folder Deleted Items
EMPTY DELETED ITEMS:.
Pilihan empty deleted items akan mengosongkan semua items di dalam folder
Deleted Items. Sekiranya items yang telah dihapuskan daripada folder Deleted
Items mahu didapatkan semula, Recover Deleted Items boleh digunakan
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk Recover Deleted Items:
• Klik kanan pada folder Deleted Items dan pilih recover deleted items…
• Pilih email yang dikehendaki dan pilih recover
• Pilih OK dan email akan dipindahkan semula ke dalam folder inbox
• Pilihan Recover Deleted Items hanya berfungsi bagi email yang telah
dihapuskan dalam tempoh masa 14 hari
RECOVER DELETED ITEMS:.
Pengguna boleh membuat folder tambahan untuk menguruskan e-mel di
dalam Mailbox supaya lebih senang dicapai
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk membuat folder email yang baru:
• Klik kanan pada folder yang hendak dibuat subfolder dan klik Create New
Folder
• Taip nama folder dan tekan enter untuk simpan
MEMBUAT FOLDER BARU:.
Pengguna boleh memindahkan email di dalam folder inbox ke dalam folder
baru
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk memindahkan email:
• Klik kanan pada email yang hendak dipindahkan dan pilih move…
• Pilih folder yang dikehendaki dan pilih move
• Email akan dipindahkan ke folder baru
MEMINDAH EMAIL KE FOLDER BARU:.
Address Book adalah fungsi carian bagi pengguna jais
• Pengguna harus klik pada logo Address Book untuk membuka tingkap
Address Book
• Paparan baru akan muncul seperti di bawah
• Pilih Global Address List dan pilih pengguna jais
• Maklumat bagi pengguna berkenaan akan dipaparkan pada ruangan
sebelah kanan
ADDRESS BOOK:.
Pilih untuk buka Address Book jais
Maklumat
pengguna jais
Kalendar pada OWA membolehkan pengguna untuk membuat jadual temujanji
(Appointment), mesyuarat (Meeting), tugasan (task) dan merancang kerja
harian dan sebagainya dengan mudah.
• Kalendar boleh diakses dengan klik pada Calendar seperti gambar
dibawah.
KALENDAR:.
Pilih untuk buka Kalendar
OWA membolehkan pengguna merancang untuk mengadakan mesyuarat dan
menjemput pengguna untuk menyertai mesyuarat dengan menggunakan
fungsi Meeting Requests.
Langkah-langkah yang perlu diambil oleh penganjur mesyuarat adalah seperti
berikut:
• Klik +new event
• Tetingkap baru akan di buka seperti di bawah
KALENDAR: PANGGILAN MESYUARAT:.
• Isi maklumat bagi Event dan Location
• Pilih butang + untuk menambah ahli mesyuarat
• Pilih butang << dan pilih All Users
• Klik dua kali pada pengguna yang di kehendaki atau “+”
• Pengguna berkenaan akan dipaparkan pada Required Attendees
• Multiple user selection boleh ditambah bagi ruangan Required Attendees
• Pilih OK setelah selesai menambah Required Attendees dan kembali ke
draf panggilan mesyuarat
• Start: Pilih tarikh dan masa bagi mesyuarat
• Duration: Pilih durasi bagi mesyuarat
• Reminder: Pilih ingatan mesyuarat sebelum bermula
• Repeat: Pilih sekiranya mesyuarat/event adalah berulang
• Request responses: Pilih untuk set ahli mesyuarat untuk memberi maklum
balas kehadiran mesyuarat
• Draf isi kandungan mesyuarat pada mesej
• Pilih Send untuk menghantar atau Discard untuk membatalkan mesyuarat
• Panggilan mesyuarat akan dipaparkan pada kalendar
• Klik dua kali pada panggilan mesyuarat sekiranya mahu melihat semula
panggilan mesyuarat
Apabila jemputan mesyuarat telah dihantar, maklumbalas daripada penerima
akan turut diminta. Sebagai maklumbalas, penerima mempunyai pilihan untuk
setuju hadir (Accept), setuju hadir tetapi tidak muktamad (Tentatively Accept)
dan menolak (Decline)
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi pengguna yang menerima jemputan
menghadiri mesyuarat untuk memberi maklumbalas jemputan mesyuarat:
• Klik inbox pada Navigation Pane
• Klik dua kali untuk membuka permintaan mesyuarat
• Klik salah satu butang berikut pada toolbar:
Accept - menerima / menghadiri mesyuarat tersebut
Tentative - menambah mesyuarat ke dalam kalendar penerima secara
tentative. Maklumbalas tidak muktamad. Penerima berhak mengubah
maklumbalas (jika perlu)
Decline - menolak/tidak menghadiri mesyuarat tersebut
KALENDAR: MAKLUM BALAS MESYUARAT:.
• Selepas klik pada pilihan Response, penerima boleh memilih pada menu
drop-down seperti butang Edit the Response before Sending, Send the
Response now, atau Do not Send a Response
• Penerima digalakkan untuk memilih menghantar maklumbalas dengan
segera atau mengubah maklumbalas sebelum menghantar dengan menaip
beberapa komen
• Klik butang Send untuk menghantar maklumbalas penerima kepada
penganjur mesyuarat
• Sebaik sahaja maklumbalas dihantar, secara automatik ia akan
dipadamkan daripada inbox pengguna dan dipindahkan ke kalendar
• Penghantar akan menerima email maklumbalas kehadiran mesyuarat
daripada penerima
Penganjur mesyuarat boleh membatalkan mesyuarat dan menghapuskan item
tersebut daripada kalendar
Langkah-langkah yang perlu diambil oleh pihak penganjur untuk membatalkan
mesyuarat:
• Dalam kalendar penganjur, klik dua kali pada mesyuarat yang hendak
dibatalkan
• Klik butang Cancel Meeting pada toolbar
• Tetingkap makluman pembatalan mesyuarat
dipaparkan
• Pilih yes untuk membatalkan mesyuarat
KALENDAR: MEMBATALKAN MESYUARAT:.
• Tetingkap baru bagi pembatalan mesyuarat dipaparkan• Penganjur boleh memberi makluman bagi pembatalan mesyuarat pada ruangan
mesej• Klik Send untuk memaklumkan pembatalan mesyuarat kepada semua penerima
• Makluman pembatalan mesyuarat akan diterima melalui email
• Pilih Remove From Calendar untuk
hapuskan rekod mesyuarat daripada kalendar
Pengguna boleh berkongsi kalendar bagi tujuan kerja
Langkah-langkah yang perlu diambil untuk berkongsi kalendar:
• Pada toolbar Calendar, pilih SHARE
• Masukkan nama penerima, availability dan Send calendar sharing
KALENDAR: SHARING (PERKONGSIAN):.
• Penerima akan menerima email perkongsian kalendar daripada penghantar
• Pilih +ADD CALENDAR bagi menambah kalendar penghantar
• Pilih SHARE MY CALENDAR BACK untuk berkogsi kalendar dengan
penghantar.
KALENDAR: SHARING (PERKONGSIAN):.
Langkah-langkah perlu diambil bagi menambah senarai tugasan:
• Untuk menambah senarai tugasan, klik pada butang Tasks
• Pilih butang +new task.
• Masukkan segala maklumat yang diperlukan untuk tugasan yang ingin
dimasukkan.
• Apabila selesai, pilih butang Save
• Isi maklumat yang berkenaan
• Subject: Subjek tugasan
• Due: tarikh akhir tugasan
• Show more details: pilihan bagi
mengisi maklumat terperinci
• Draf senarai lengkap tugasan pada
ruangan mesej
• Pilih butang Save
TASK (TUGASAN):.
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi sign out dari OWA:
• Pilih anak panah pada username dan pilih Sign out
PROFILE PICTURE:.
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi memasukkan profle picture:
• Pilih anak panah pada username dan pilih change
• Pilih Choose File dan masukkan profile
picture anda
• Pilih save setelah selesai
SIGN OUT (KELUAR) OWA:.
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi menukar katalaluan melalui OWA:
• Buka Browser ke: https://webmail.jais.gov.my/ecp/
• Login ke ID User dan pilih Change password
• Current password: masukkan katalaluan sedia ada
• New password: masukkan katalaluan baru
• Confirm new password: masukkan
katalaluan baru bagi pengesahan
• Pilih butang save
MENUKAR KATALALUAN MELALUI OWA:.
jais\faliq
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi menukar theme OWA seperti berikut:
• Pilih simbol gear dan pilih Change theme…
• Pilih theme yang dikehendaki dan pilih butang OK
• Theme bagi OWA akan berubah
MENUKAR THEME OWA:.
Langkah-langkah yang perlu diambil bagi mengaktifkan Automatic Replies
seperti berikut:
• Pilih simbol gear dan pilih Set automatic replies
• Pilih Send automatic replies
• Pilih Send replies only during this time period
Pilih start dan end time
• Draf maklum balas automatik pada
ruangan mesej
• Pilih butang save
AUTOMATIC REPLIES:.
Pengguna boleh menambah tandatangan ke dalam email dengan
memasukkan maklumat pada ruangan tandatangan seperti di bawah:
• Pilih simbol gear dan pilih Options
• Pilih Mail > Layout > Email signature
• Masukkan signature yang di kehendaki dan pilih Automatically include my
signature on messages I send
• Pilih butang save
EMAIL SIGNATURE:.
Pengguna boleh menukar bahasa bagi OWA seperti di bawah:
• Pilih simbol gear dan pilih Options
• Pilih General > Region and time zone > Language
• Pilih bahasa yang di kehendaki daripada drop down list
• Pilih butang save
• Bahasa bagi OWA akan berubah mengikut pilihan
MENUKAR BAHASA:.
Pengguna boleh menyemak groups yang diwakili seperti di bawah:
• Pilih simbol gear dan pilih Options
• Pilih General > Distribution groups > distribution groups I belong to
• Senarai groups yang diwakili akan dipaparkan pada ruangan result
GROUPS:.