t.c. İÇİŞlerİ bakanliĞi bİlgİ İŞlem daİresİ baŞkanliĞi

T.C. İÇİŞLERİ BAKANLIĞIBİLGİ İŞLEM DAİRESİ BAŞKANLIĞI

e-İçişleri Projesi Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü

SUNUMU

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI2

Apostil –Onay Belgesi Nedir?

Apostil; bir belgenin gerçekliğinin tasdik edilerek başka bir ülkede yasal olarak kullanılmasını sağlayan belge onay sistemidir.

Anılan Sözleşmenin 1. maddesinde Apostil Şerhinin "Akit devletlerden birinin ülkesinde düzenlenmiş olup, diğer bir akit devlet ülkesinde kullanılacak olan resmi belgelere" uygulanacağı öngörülmektedir.

Apostil’in kuralları 5 Ekim 1961 tarihli Lahey Konvansiyonuyla belirlenmiş olup yalnızca Lahey Konferansı’na üye veya taraf devletler arasında geçerlidir.

5 Ekim 1961 tarihli LAHEY (yabancı resmi belgelerin tasdiki mecburiyetinin kaldırılması) sözleşmesini Türkiye, 8 Mayıs 1962 de imzalamış, 20 Haziran 1984 tarih ve 3028 sayılı Kanun ile onaylamış ve bu Kanun, 16.09.1985 gün ve 18517 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak, 29.09.1985 tarihinde Türkiye açısıdan yürürlüğe girmiştir.

Anılan Sözleşmeye taraf ülke vatandaşlarının kendi ülkelerinde düzenlettikleri söz konusu belgeleri taraf olan diğer ülkelerde kullanmaları, bu suretle işlemlerde külfetin azaltılması, kolaylığın ve hızın sağlanması amaçlanmaktadır.

Almanya, Avusturya ve İsviçre arasındaki özel anlaşma çerçevesinde, bu ülkelerin belgeleri karşılıklı olarak doğrudan (kendi aralarında apostile gerek kalmaksızın) geçerlidir.


Resmi Belge Sayılan ve Apostil Şerhi Konabilecek Belgeler

Sözleşmenin 1. maddesine göre Apostil Şerhi konacak resmi belgeler

Savcı, zabıt katibi veya adliye memuru tarafından verilmiş belgeler de dahil olmak üzere, devletin bir yargı organına veya mahkemesine bağlı makam veya görevli memur tarafından düzenlenmiş olan belgeler,

İdari belgeler,

Noter senetleri,

Kişilerce özel sıfatla imzalanmış belgeler üzerine konulmuş olup belgenin kaydının veya belirli bir tarihte mevcut olduğunun ve imzaların doğruluğunun resmi makam ve noterlerce tasdiki,

Gibi resmi beyanlardır.


Apostil Tasdik Şerhinde Bulunması Gereken UnsurlarSözleşmenin 4. maddesi uyarınca Apostil Tasdik Şerhinde ana başlığın Fransızca olarak “Apostille (Convention de La Haye du 5 Octobre 1961)” şeklinde yazılması zorunludur.

Bir apostil belgesi aşağıdaki unsurlardan oluşur:

BELGENİN DÜZENLENDİĞİ ÜLKENİN ADI

BELGEYİ İMZALAYAN KİŞİNİN ADI

BELGEYİ İMZALAYAN KİŞİNİN SIFATI

BELGEYE BASILAN MÜHRÜN AİT OLDUĞU MAKAMIN ADI

TASDİK EDİLDİĞİ YER

TASDİK EDİLDİĞİ TARİH

APOSTİLİ DÜZENLEYEN MAKAM

APOSTİL NUMARASI

APOSTİLİ DÜZENLEYEN MAKAMIN MÜHRÜ VEYA KAŞESİ

APOSTİLİ DÜZENLEYEN YETKİLİNİN İMZASI

Apostil Tasdik Şerhi


Apostil Tasdik Şerhini Vermekle Yükümlü Makamlar

Ülkemizde; İçişleri Bakanlığı, Adalet Bakanlığı, Maliye Bakanlığı ve Dışişleri Bakanlığının aralarında imzaladığı 08.01.1990 tarihli protokol ile yurt dışında kullanılacak idari nitelikli belgelere tasdik şerhi vermekle yetkili makamlar:

Valiliklerde ;

Vali

Vali Adına Vali Yardımcısı

Hukuk İşleri Müdürü

Kaymakamlıklarda;

Kaymakam

İlçe Yazı İşleri Müdürleri/Şefleri (Nüfus >50000)

81 İL 892 İLÇE

Adliyelerde;

Adli Yargı Adalet Komisyonu Başkanlıkları

BİLGİ İŞLEM DAİRE BAŞKANLIĞI

Apostil / Normal Tasdik Şerhi ile Onaylanan Evraklar

Adli Makamlarca Tasdik Şerhi ile Onaylanan Belgeler;

Adli Sicil Belgesi, Temyiz Belgesi, Mahkeme Kararları, Boşanma İlamı

İdari Makamlarca Tasdik Şerhi ile Onaylanan Belgeler;

Nüfus Kayıt Örneği, İsim Denklik Belgesi, Öğrenci Belgesi, Noter Senetleri, Vekaletname, Muvafakatname

Ticaret veya Gümrük İşlemleriyle Doğrudan Doğruya İlgili Olan İdari Belgeler;

Menşe Şehadetnamesi, Yabancı Fatura (İnvoice)

6

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ İŞLEYİŞİ


Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün Arayüzleri


Türkiye’de yasal kabul edilen belgeye sahip vatandaşların, belgeyi taraf olan ülkelerde de yasal olarak kullanabilmesi için Valilikler ya da Kaymakamlıklara giderek belgenin tasdik şerhi (Apostil Şerhi/Normal Tasdik Şerhi) ile elektronik ortamda onaylanması sağlanmaktadır.

e-İçişleri Projesinde Valilik ya da Kaymakamlıklarca kaydedilen yetkili kişi imza sirküleri ve kurum mühürleri karşılaştırması yapılarak, sistemden Apostil/Normal Tasdik Şerhi alınmaktadır.

Yetkili kişilerin yetki başlangıç ve bitiş tarihlerinin sisteme kayıtlarının yapılması

sağlanmaktadır.

Yetkisi bitmiş kişilerin kayıtları da sistemde tutulmaya devam edilmekte, böylece gerektiğinde hızlı bir şekilde ulaşılabilmesi sağlanmaktadır.

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün İşleyişi

9


Valilik Kaymakamlık Apostil Modülünün İşleyişi 81 İl ve 892 İlçede belge nereden verilmiş olursa olsun tasdik imkanı vardır.

Örneğin Ankara’da ODTÜ’den alınmış bir diploma İzmir’de tasdik edilebilir.

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL MODÜLÜ

KURUM MÜHÜRÜ KAYIT İŞLEMLERİ


ÜNİVERSİTE

NOTER

OKUL

MESLEK ODASI

KONSOLOSLUK

BAKANLIK BİRİMİ/İL İLÇE MÜDÜRLÜĞÜ

SAĞLIK KURUMU

BAKANLIK DIŞI BİRİMLER/İL İLÇE MÜDÜRLÜKLERİ

ÖSYM

YÖK

SAĞLIK GRUP BAŞKANLIKLARI

MUHTARLIKLAR

DİĞER KURUM VE KURULUŞLAR

12

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Yetkili Kurumları

Kurumlara ait mühür ve yetkili kişi imza sirkülerleri Valilik / Kaymakamlık Hukuk İşleri Müdürlüğü tarafından kayıt edilir.


Kırmızı etiketli alanlar zorunlu alanlardır.

Kurum Tipi, Kurum Adı, İl /İlçe alanları girilir.

Taranarak bilgisayara resim formatında kaydedilen kurum mührü, Mühürler

alanından sisteme kaydedilir.

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne Kurum Mührü Kayıt İşlemi

13


Örneğin; Kurum Tipi “Üniversite” ve İli “İstanbul” seçilerek sisteme kaydedilmiş İstanbul’daki üniversiteler listelenebilir.

İli alanında seçim yapılmaz ise Türkiye’deki bütün üniversiteler listelenmiş olur.

14

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Kurumlar Listesi


Valilik Kaymakamlık Apostil Modülü Kurum Mühürleri

Apostil tasdik kaydı için belgeyi onaylayan kişinin taranmış kurum mühür örneği aşağıdaki gibidir:


YETKİLİ KİŞİ KAYIT İŞLEMLERİ


Yetkili Kişi kaydı yapmak için kişinin kurumu bulunur.

Daha sonra gerekli alanlar doldurularak kayıt işlemi yapılır.

Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne Yetkili Kişi Kayıt İşlemi

17


T.C Kimlik Numarası biliniyor ise adı soyadı bilgisi Kimlik Paylaşım Sistemi ile MERNİS’ten alınır.

Taranarak bilgisayara resim formatında kaydedilen imza sirküleri, “İmza Sirküleri” alanında sisteme kaydedilir.

Yetki Başlangıç ve Yetki Bitiş Tarihlerinin düzenli olarak güncellenmesi Tasdik işlemlerinin daha sağlıklı olması açısından önemlidir.

18

Valilik Kaymakamlık Apostil Uygulaması Yetkili Kişi Kayıt İşlemi


Kurum kriteri seçilmemiş ise sistemde tanımlı olan tüm yetkili kişiler ekranda listelenir.

19

Valilik Kaymakamlık Apostil Uygulaması Yetkili Kişiler Listesi


Apostil tasdik kaydı için belgeyi onaylayan kişinin taranmış imza sirküleri örneği aşağıdaki gibidir.

Yetkili Kişiler İmza Sirkü Örnekleri

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL TASDİK ISLAK İMZALI

KAYIT İŞLEMLERİ


Valilik Kaymakamlık Apostil Tasdik Kayıt İşlemi

“Gideceği Ülke” alanında seçilen ülke apostile taraf ülkeler arasında ise “Apostil

Tasdik” işlemi yapılır.

Kayıt sayfasında yetkili kişi seçimi yapıldığı anda bu kişinin sisteme kayıtlı imza

sirküleri ve bağlı olduğu kurum mührü görüntülenmektedir.

Türk vatandaşları için T.C Kimlik Numarası ile yabancılar için ise adı soyadı bilgisi

ile kayıt yapılabilir.



Tasdik Şerhini GösterKaydı Güncelle

Kaydı Sil


Apostil Tasdik Şerhi Örneği

Islak imza ile onaylanacak Apostil Tasdik Şerhi Örneği

E-İÇİŞLERİ PROJESİ VALİLİK KAYMAKAMLIK APOSTİL TASDİK E-İMZALI

KAYIT İŞLEMLERİ


Tasdik şerhi göster Onaya Gönder Kaydı

Güncelle

Kaydı Sil

Tasdik kaydı yapıldıktan sonra, Onaylama yetkisi olmayan kullanıcılar apostil kayıt işlemini yaptıktan sonra tasdik şerhini butonu ile onay için amirlerine gönderir.



Tasdik kaydı yapıldıktan sonra Onaylama yetkisi olan kullanıcılar apostil kayıt işlemini yaptıktan sonra tasdik şerhini butonu ile imzalayabilirler.

Tasdik şerhi gösterApostil Şerhini Onayla

Kaydı Güncelle

Kaydı Sil



e-İçişleri Projesi Valilik Kaymakamlık Apostil Modülüne e-imza uyarlanmış olup taraf ülkelerce geçerlilik sorunu ortadan kalktığı takdirde e-imza ile onaylanmış apostil tasdik şerhi uygulamaya alınabilecektir.

e-İmza süreci uluslararası platformda halen tam anlamıyla kabul görmediğinden e-imza ile imzalanan apostil tasdik şerhleri ıslak imzayla da imzalanmaya devam edilmektedir.

Valilik Kaymakamlık Apostil İşlemlerinde e-İmza Kullanımı


Apostil Tasdik Şerhi Örneği E-İmza İle Onaylanmış Apostil Tasdik Şerhi Örneği


NORMAL TASDİK KAYIT İŞLEMLERİ


5 Ekim 1961 tarihli sözleşmenin 1. maddesi gereğince Apostil Tasdik Şerhi,

Diplomasi veya konsolosluk memurları tarafından düzenlenmiş belgelere,

“Gideceği Ülke” alanında seçilen ülke apostile taraf ülkeler arasında değil ise,

Ticaret veya gümrük işlemleriyle doğrudan doğruya ilgili olan idari belgelere, Uygulanmaz.Bu belgelere normal tasdik prosedürü uygulanır.

Valilik Kaymakamlık Normal Tasdik Kayıt İşlemi


Normal Tasdik Şerhi Örneği

Islak imza ile onaylanacak Normal Tasdik Şerhi Örneği

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜ ÜZERİNDEN APOSTİL / NORMAL TASDİK

RAPORLAMALARI


Aylar Bazında Yıllık İstatistik Raporu

2011 Yılı Aylar Bazında Apostil Tasdik İşlemleri Raporu

2011 Yılı Aylar Bazında Normal Tasdik İşlemleri Raporu

34


İl Bazında Yıllık İstatistik Raporu

İl / İlçe İşlem Sayısı Raporu

35


Ülke Bazında Yıllara Göre İstatistik Raporu

2010 2011 2012

36

Her yıl e-İçişleri Projesinde apostil tasdik işlem sayısı giderek artmaktadır. Buna göre; 2010 yılı ilk beş aylık döneminde 27,878 2011 yılı ilk beş aylık döneminde 54,924 iken 2012 yılı ilk beş aylık dönemde ise 67.784 rakamına ulaşılmıştır.


Ülke Bazında Yıllara Göre Apostil İşlem Dağılımı 2010 yılından 2011 yılına Apostil İşlem sayısında % 60 oranında bir artış meydana gelmiştir.

2010 yılının ilk 5 ayından 2011 yılının ilk 5 ayına göre %97 oranında bir artış görülmüştür.

2011 yılının ilk 5 ayından 2012 yılının ilk 5 ayına göre % 23 oranında bir artış görülmüştür.

37

Yılların İlk 5 Ayına Göre Tasdik Şerhi

İşlem Sayısı

0

20

40

60

80

20102011

201227,878

54,924

67,784

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜİLLER İDARESİ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNCEKİŞİ LİSTESİ SORGULAMA / RAPORLAMA

İller İdaresi Genel Müdürlüğü Bilgi Toplama Şube Müdürlüğü Apostil Modülü İşlevleri İller İdaresi Genel Müdürlüğü, yurt dışında kullanılacak nitelikli belgelere tasdik şerhi

vermekle yetkili Valiliklerde; Vali, Vali Yardımcısı, Hukuk İşleri Müdürü, Hukuk İşleri Şeflerinin,

Kaymakamlıklarda ise; Kaymakam, Yazı İşleri Müdürü ve Hukuk İşleri Şeflerinin,

İmza sirkülerini, yetki başlangıç ve bitiş tarihlerini sistem üzerinden karşılaştırarak kontrol yapabilmektedir.

39

İller İdaresi Genel Müdürlüğü Bilgi Toplama Şube Müdürlüğü Apostil Modülü İşlevleri

40

İller İdaresi Genel Müdürlüğü, Türkiye genelinde sisteme kaydedilen apostil / normal tasdik işlemlerini tarih, il gibi çeşitli kriterlere göre ya da hiç bir kriter girmeden kayıtlı apostil/normal tasdik şerhlerinin raporlamasını yapabilmektedirler.

E-İÇİŞLERİ PROJESİ APOSTİL MODÜLÜNÜNDIŞİŞLERİ BAKANLIĞI KULLANIMINA SUNULMASI


e-İçişleri Apostil Modülünün Dışişleri Bakanlığı’na Kazandırılması Dışişleri Bakanlığı tarafından, Türkiye’de ve yabancı ülkelerde kullanılmak üzere Türk

makamları veya Türkiye’de yerleşik yabancı misyonların imza ve mühürlerinin tasdiki yapılmaktadır.

Sözkonusu imza sirküleri ve mühür örnekleri Dışişleri Bakanlığına kağıt ortamında gönderilmekteydi.

Kurulan Web Servisi ile Valilik-Kaymakamlık Apostil Modülünde bulunan imza sirküleri ve mühür örneklerinin güncel hali elektronik ortamda Dışişleri Bakanlığı’na açılmıştır.

Bu sayede imza sirküleri ve mühür örnekleri Dışişleri Bakanlığı tarafından elektronik ortamda görüntülenebilmekte, karşılaştırma yapılabilmektedir.


Apostil Modülünün Avantajları

Apostil veya Normal Tasdik ile Türkiye’de geçerliliği olan bir belgenin, başka bir ülkede de yasal olarak kullanılmasının elektronik ortamda sağlanması,

Yetkili kişi imza sirkülerinin sistemde tutulmasından dolayı apostil işlemi yaptırmak isteyen vatandaşların işlerinin hızlı ve güvenli bir şekilde sonuçlandırılması,

“Apostil Tasdik Şerhi” onayının e-imza ile yapılması sonucunda kaynak ve zaman tasarrufunun sağlanması, güvenliğin arttırılması,

Ülkeler arası bürokrasinin azaltılması,

Elektronik raporlama işlemleri ile toplu sorgulamaların yapılması,

Klasik kağıt süreçlerinin yarattığı maliyetlerin ortadan kaldırılması,

Yapılan işlemlerde şeffaflığın sağlanması,

Şeklinde sıralanabilir.

43


Apostil Modülünde Gelişmeler ve Öneriler

Mart 2012’DE Ankara’da yapılan sunumdan sonra Apostil veya Normal Tasdik işlemlerine e-imza kabiliyeti kazandırılmıştır.

Mevcut yapı Dışişleri Bakanlığına açılmak suretiyle yaygınlaştırılmasına katkı sağlanmıştır.

Dışişleri Bakanlığı benzeri servisler diğer paydaşlar ile de kurulabilir.

Vatandaş Odaklı Hizmetler bağlamında sürecin başvurusundan vatandaşın belgesine sahip olması ve doğrulunun sağlanması için gerek e-Devlet Kapısı üzerinden gerekse de İçişleri Bakanlığı internet sayfasından erişim imkanı sağlanabilir.

Sisteme m-imza entegrasyonu da son aşamaya gelmiştir.

Bakanlık bünyesinde yazılım geliştirme çalışmaları devam etmekte olup sürecin örnek bir şekle dönüştürülmesi için bütün paydaşlarla her türlü işbirliğinin yapılması noktasında hazır olduğumuzu belirtiriz.

Söz konusu yapının uluslararası entegrasyonu konusunda da çalışmalar kısa zamanda tamamlanabilir.

44


İlhan URANBilgi İşlem Daire BaşkanıİÇİŞLERİ BAKANLIĞI

t.c. İÇİŞlerİ bakanliĞi bİlgİ İŞlem daİresİ baŞkanliĞi

Documents