tchc.qt.01 - quy trình kiểm soát tài liệu

7/25/2019 Tchc.qt.01 - Quy Trnh Kim Sot Ti Liu

1/12

QUYTRNH

KIM SOT TI LIUM hiu : TCHC.QT.01

Ln ban hnh : 01

Ngy hiu lc : 27/8/2013

Ngi son tho Ngi kim tra Ngi ph duyt

H v tnCh k

Ngy k


2/12

QUY TRNHKIM SOT TI LIU

M hiu: TCHC.QT.01Ln ban hnh : 01

Ngy hiu lc: 27/8/2013Trang: 2/12

BNG THEO DI NHNG THAY I

SttNgy

sa i

Trang

sa i

Mc

sa iNi dung sa i Ghi ch

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10


3/12

1 MC CH

Quy trnh ny nhm quy nh thng nht cch thc bin son, ph duyt, phn

phi v qun l cc ti liu thuc H thng qun l cht lng ti Trng i hc

Kinh t TP. H Ch Minh (UEH).

2 PHM VI P DNG

2.1i tng p dng

Quy trnh ny p dng cho vic kim sot ti liu thuc h thng qun l cht

lng ca UEH.

2.2Trch nhim p dng

Tt c cc n v trc thuc UEH.

3

NH NGHA, THUT NG, CC CH VIT TT, TI LIU THAM KHO

3.1nh ngha v thut ng

-Ti liu: L d liu c ngha v phng tin h tr, c s dng nghin cu,

tham kho, lm cn cu thc hin cng vic. Ti liu gm 02 loi:

+ Ti liu ni b: L ti liu do UEH bin son v ban hnh, xem xt sa i

v cp nht bao gm:Cc ti liu h thng (Chnh sch, mc tiu, chng

trnh, s tay cht lng, quy trnh, hng dn cng vic v biu mu),

cc vn bn gi ra bn ngoi (quyt nh, cng vn, thng bo).

+

Ti liu c ngun gc bn ngoi: L ti liu do c quanbn ngoi ban hnh

m UEH cam kt tun th.

-Ti liu in t (mm): L cc ti liu c lu trong my tnh hoc cc cng

c lu tr khc (CD, a mm, cng di ng).

-

Ti liu tham kho: L ti liu c cp n trong ti liu ang s dng.

-

Ti liu c kim sot: L ti liu c ng du ca UEH.

-Ti liu li thi: L ti liu ht hiu lc s dng, c ti liu mi thay th ;

theo quyt nh hy b ca UEH i vi cc ti liu ni b hoc c quan c

TRNG I HC KINH T TP. HCM

TI LIU KIM SOT


4/12




thm quyn i vi ti liu c ngun gc bn ngoi, v c ng du Ti

liu li thi ca UEH

3.2 Cc t vit tt

T vit tt chung:

-

CBVC: Cn b, vin chc;

- DL: i din lnh o;

- HT: H thng;

- HTQLCL: H thng qun l cht lng;

- UEH: Trng i hc Kinh t TP. H Ch Minh.

T vit tt cc vn bn h thng:

- BM: Biu mu;

- CS: Chnh sch;

- CT: Chng trnh;

- HD: Hng dn cng vic;

- MT: Mc tiu;

-

QC: Quy ch;- Q: Quy nh;

- QT: Quy trnh;

- STCL: S Tay cht lng.


TI LIU LI THI


5/12




3.3 Tiliu tham kho

-Lut Lu trs 01/2011/QH13 thng qua ngy 11/11/2011 v c hiu lc t

ngy 01/7/2012;

-Ngh nh s 01/2013/N-CP ngy 03 thng 01 nm 2013 Quy nh chi tit thi

hnh mt s iu ca Lut lu tr;

-Thng t s 07/2012/TT-BNV ngy 22 thng 11 nm 2012 v/v Hng dn

qun l vn bn, lp h s v np lu h s, ti liu vo lu tr c quan;

-Thng t 01/2011/TT-BNV k ngy 19/01/2011 v/v Hng dn th thc v k

thut trnh by vn bn hnh chnh;

-H thng qun l cht lng theo tiu chun TCVN ISO 9001:2008.


6/12




NI DUNG

3.4Kim sot ti liu ni b

3.4.1Lu

STTTRCHNHIM

LU QUI TRNHTI LIU/BIU MU

1Cc thnh vin

ca HT

Phiu ngh sontho/sa i ti liu

(TCHC.QT.01.01)

2DL/ngic y quyn

Phiu ngh sontho/sa i ti liu(TCHC.QT.01.01)

3DL/ngic y quyn

Phiu ngh sontho/sa i ti liu(TCHC.QT.01.01)

4

Ngi cphn cng

Phiu gp ti liu(TCHC.QT.01.02)

5Theo bng

phn cngBn d tho ti liu

6DL/ngic y quyn

Bn d tho ti liu

7

Vn th/PhngTCHC

Hng dn qun lcng vni, n(TCHC.HD.01)

S cng vn i, n

TCHC.HD.01.01Danh mc ti liu ni b(TCHC.QT.01.03)

8 Cc n vThng bo sa i tiliu(TCHC.QT.01.04)

9Cc n v/Phng TC-HC

Ph du t

Yu cu son tho/sa i ti liu

Xem xtKhng

chpnhn

Phn cng sontho/sa i

Sot xt

Ban hnh, cp nht,

phn phi, hy b

D tho ti liuG v d tho

p dng

Lu h s

Khng t

Khng ng


7/12




3.4.2Dingii:

a.Yu cu son thosa i ti liu: Trong qu trnh p dng HTQLCL, cc

n v hoc c nhn khi c yu cu sa i hoc bin son ti liu mi phc v

hot ng qun l, cng vic lp Phiu nghson tho/Sa i ti liu

(TCHC.QT.01.01) trnh DL hoc ngi c y quyn xem xt.

* Ghi ch: Trong trng hp lnh o Trng yu cu phi bin son/sa

i hoc kt qu ca xem xt ca lnh o th Phng TC-HC s in cc

thng tin vo biu mu Phiu ngh son tho/Sa i ti liu

(TCHC.QT.01.01)gi cho n v c phn cng.

b.

Xem xt: DL/Trng n v xem xt, nu ng vi yu cu son

tho/sa i tiliu th phn cng ngi thc hin. Nu khng ng th gi

tr li v gii thch tha ng cho n v/c nhn c yu cu (thi gian khng

qu 02 ngy lm vic).

c.

Phn cng son tho/sa i: Ty theo ni dung, mc yu cu,

DL/ngi c y quyn phn cng c th trch nhim son tho, sot

xt, ph duyt theo bng phn cng sau (thi gian t 03 n 10 ngy lm

vic):

STT Loi ti liu Bin son Sot xt Ph duyt

1 Chnh sch cht lng; Mc tiucht lng ca Trng

DL DL/ Ph

Hiu trng

/Ngi c

y quyn Hiu

trng

2 Mc tiu cht lng ca n vPh trch

n v

3 S tay cht lng DL

4Quy trnh, hng dn, quy nh,

biu mu km ti liu cp trng

Ngi c

phn cng

(NPC)

Trng n v

5 Cc biu mu c lp ca n v NPC Trng n v


8/12




STT Loi ti liu Bin son Sot xt Ph duyt

6

Quy trnh, hng dn, quy nh,

biu mu km ti liu cp n v

trc thuc

NPC Trng n v Ngi

c y

quyn7

Cc biu mu c lp ca n v

trc thucNPC Trng n v

d.

Son tho ti liu/vn bn:

Cc ti liu khison tho phi trnh by ng cc quy nh Ph lc 1-

Hng dn trnh by ti liuHTQLCLca quy trnh ny

i vi vic son tho cc vn bn, tun theoPh lc2:Mu ch v chi

tit trnh byth thcvn bn.

e.Gp d tho:

Sau khi sontho/sa i ti liu, n v/c nhn c phn cng sontho gi bn d tho v Phiu Gp ti liu (TCHC.QT.01.02)(bng bn

cng hoc qua email/mng ni b ca UEH) n cc n v/c nhn lin

quan ly kin gp hon chnh ti liu. Trng hp ti liu c nhiu

vn cn tho lun th t chc cc cuc hp gm n v son tho, ph

trch n v lin quan thng nht kin (thi gian t 02 n 10 ngy lm

vic);f. Sot xt: Vic sot xt c thc hin theo quy nh ti bng phn cng

nu trn Mc 4.1.2.c. Nu xt thy cha t th DL/ngi c y

quyn gi tr CBVC/n v c phn cng gp , tho lun tip cho n

khi c chp nhn (thi gian khng qu 02 n 05 ngy lm vic);

g.Ph duyt ti liu: Hiu trng s ph duyt ban hnh ti liu (thi gian

khng qu 03 ngy lm vic);

h.

Ban hnh, cp nht, phn phi ti liu:


9/12




-

Chuyn vin ISO ca Phng TC-HC thc hin:

+Tp hp bn cng v bn mm ban hnh v lu tr thch hp vo

my vi tnh hoc cc phng tin lu tr khc (CD-ROM, USB, a

mm, cng, cp nht website);

+

Cp nht ti liu c ph duyt vo S cng vn i, n

(TCHC.HD.01.01).

-

Vn th Trng thc hin:

+

Sao chp s b ti liu cn cp pht (cn c vo ni nhn ti quyt

nh ban hnh), ng du trn ca trng (tr b gc dng sao

chp);

+

Cp pht cho cc n v theo S cng vn i, n

(TCHC.HD.01.01).

+

Bn gc khng ng du v c lu ti b phn vn th d tm

kim, tra cu khi cn thng tin lin quan.

- Cc Trng n v thc hin:

+

Phn cng vin chc cp nht ti liu vo biu mu Danh mc ti

liu ni b (TCHC.QT.01.03)ca n vmi khi c cp ti liu

mi v lu gi ti liu ni thun tin, d tra cu, s dng;

+

Hng dn, ph bin cho cc vin chc thuc n v cch thc thchin cc ni dung quy nh trong ti liu nhm m bo tnh nht

qun.

i. Kim sot sa i:

- i vi cc ti liu c sa i, thay th, B phn Hnh Chnh ca

Phng TC-HC lp thng bo sa i ti liu: theo biu mu Thng bo sa

i ti liu (TCHC.QT.01.04)v gi cho cc n v lin quan.


10/12



Ngy hiu lc: 27/8/2013Trang: 10/12

-

Chuyn vin thng trc ISO: Cp nht ti liu son tho/sa i

c ph duyt v chuyn vn th phn phi theo quy nh.

* Chuyn vin qun l mng: Chu trch nhimcp nht cc ti liu ny ln

mng ni b ca UEH.

- Nhn vin vn th ca n v:C trch nhim qun l, bo qun ti liu

HLQLCL ca UEH (dng bn cng v bn mm) trnh h hng v cp

nht khi c s thay i trn my tnh v cc phng tin lu tr khc, m

bo ti liu c s dng l mi nht tng ng vi bn cng ang s

dng. Cp nht cc ti liu c phn phi vo Danh mc ti liu ni b

(TCHC.QT.01.03).

j.

Thu hi v hy b ti liu:

n v nhn ti liu mi chu trch nhim hy ti liu ti liu li thi.

Khi c nhu cu gi li tham kho th nhng ti liu ny phi ng du

cc trang(bn cng), bn mm phi lu trong th mc ring trch s dng

v tnh ti liu li thi.

k.

Lu h s- B phn vn th Trng v cc n v: Lu h s d dng tm kim

v truy xut.


TI LIU HT HIU LC


11/12



Ngy hiu lc: 27/8/2013Trang: 11/12

1.2Kim sot ti liu c ngun bn ngoi

1.2.1 Kim sot ti liu c ngun gc bn ngoi:Ti liu c ngun gc bn ngoi c cp nht t cc ngun sau:

- T ngun cng vn n (bn cng);

- T tm kim, cp nht (bn cng hoc bn mm) t cc ngun khc.

a.

i vi ti liu c ngun gc bn ngoi m n v cam kt hoc bt buc

phi tun th cc n v phi lp danh mc cc ti liubn ngoi ang cs dng ti n v mnh theo biu mu Danh mc cc ti liu bn ngoi

(TCHC.QT.01.05)

b.Kim sot tnh hin hnh ca ti liu: Trong qu trnh thc hin, cc n v

c trch nhim thng xuyn kim tra, cp nht m bo cc ti liu ang

s dng l hin hnh. Nhng ti liu no khng cn hiu lc phi gch b

trong danh mc, hy hoc chuyn sang ti liu tham kho.2 H S

Stt Tn H s M biu mu (nu c) B phn luThi gian

lu

1Phiu ngh son tho/sa

i ti liuTCHC.QT.01.01 Thng trc ISO

03 nm

2Phiu gp ti liu trc khi

ban hnh

TCHC.QT.01.02

Vn th, cc n v

lin quan3 S cng vni, n TCHC.HD.01.01

Khng xc

nh

4 Danh mc ti liu ni b TCHC.QT.01.03

5 Thng bo sa i ti liu TCHC.QT.01.04

6Danh mc ti liu c ngun

gc bn ngoiTCHC.QT.01.05 Cc n v

7 Bn tho ti liu c gp Ngi bin son 01 nm

3 PH LC, BIU MU


12/12



Ngy hiu lc: 27/8/2013Trang: 12/12

-

Ph lc 1: Hng dn trnh by vn bn HTQL cht lng;

- Ph lc 2: Mu ch v chi tit trnh by th thc vn bn;

- Ph luc53: Hng dn qun l cng vn i, n.

Cc biu mu:

- TCHC.QT.01.01: Phiu ngh son tho/sa i ti liu.

- TCHC.QT.01.02: Phiu gp ti liu trc khi ban hnh.

-

TCHC.QT.01.03: Danh mc cp pht ti liu.

- TCHC.QT.01.04: Danh mc ti liu ni b.

-

TCHC.QT.01.05: Thng bo sa i, b sung ti liu.

- TCHC.QT.01.06: Danh mc ti liu c ngun gc bn ngoi.

tchc.qt.01 - quy trình kiểm soát tài liệu

Documents