técnicas de gestión del libro de trabajo en excel....

Técnicas de gestión del libro detrabajo en Excel. Fórmulas yfuncionesAutor: Julián Casas

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Presentación del curso

Los documentos de Excel se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajoestá compuesto por una o más hojas de cálculo. En este curso veremos las técnicasnecesarias para dominar la gestión del libro de trabajo y de las hojas que locomponen.

En el curso previo hemos visto la manera de utilizar el entorno de trabajo de Excel,pero realmente no hemos comenzado a trabajar con el programa. El corazón de ExcelExcel son las fórmulas y las funciones, herramientas que nos permitirán utilizarExcel para aquello para lo que ha sido diseñado: realizar cálculos.

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1. Gestión de las hojas de cálculo

Un libro de trabajo está compuesto por hojas de cálculo. En concreto, los libros detrabajo nuevos que crees en Excel aparecerán con tres hojas de cálculo.

La mayor ventaja de tener varias hojas de cálculo en el mismo libro de trabajo esque se puede tener el trabajo agrupado en un solo archivo, pero a la vez organizadoen distintas hojas de cálculo. En próximos capítulos veremos esta ventaja en lapráctica.

Si quieres comprobar cuántas hojas de cálculo tiene tu libro de trabajo, mira la barraque hay justo encima de la barra de estado (figura 3.1).

Figura 3.1. La barra de selección de las hojas del libro

En la figura 3.1 puedes ver que hay 3 pestañas y que en cada una de ellas pone unnombre (Hoja1, Hoja2 y Hoja3).

Cada una de esas pestañas es una hoja de cálculo. Por tanto, el libro de trabajo de lafigura 3.1 contiene 3 hojas de cálculo.

Ahora mismo está seleccionada la pestaña en la que pone Hoja1 (lo sabes porqueaparece en color inverso a las demás). Eso significa que estás trabajando en la Hoja1del libro de trabajo. Si quieres pasar a cualquier otra hoja sólo tienes que hacer clicen su pestaña.

Para pasar de una hoja de cálculo a otra también puedes utilizar los botones que haya la izquierda de las pestañas. La función de cada uno de ellos aparece en la tabla3.1.

Tabla 3.1. Los botones para pasar de una hoja de cálculo a otra

Botón Sirve para

Pasar a la primera hoja de cálculo del libro de trabajo.

Pasar a la hoja de cálculo anterior del libro de trabajo.

Pasar a la siguiente hoja de cálculo del libro de trabajo.

Pasar a la última hoja de cálculo del libro de trabajo.

Cambiar el nombre de las hojas de cálculo

Los nombres que Excel da a las hojas de cálculo son bastante pobres (Hoja1, Hoja2,

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etcétera). Pero aparte de que sean más o menos bonitos, lo cierto es que losnombres de las hojas de cálculo deben ser descriptivos de lo que contienen, demanera que sea fácil reconocer la hoja que nos interesa en cada momento con sólover su nombre.

Cuando quieras cambiar el nombre de una hoja de cálculo pulsa dos veces sobre supestaña. Excel seleccionará el nombre actual y el puntero del ratón se transformaráen un punto de inserción. Escribe el nombre nuevo que le quieras dar y cuandotermines pulsa Intro (figura 3.2). Si quieres realizar correcciones en el nombre amedida que lo escribes, hazlo igual que si se tratase del contenido de una celda.

Figura 3.2. Cambiar el nombre a una hoja de cálculo

Insertar una hoja de cálculo

Si en algún momento no tienes suficiente con las tres hojas de cálculo que aparecenpor omisión en un libro de trabajo (o con las que tengas en tu libro), necesitarásinsertar una hoja de cálculo nueva en el libro.

Para lograrlo, pasa a la hoja delante de la que quieras que aparezca la nueva. Luegohaz clic en la ficha-botón Insertar hoja de cálculo. Excel insertará una hoja decálculo nueva con el nombre HojaX, donde X será el siguiente número correlativo dehojas de cálculo que tengas en tu libro de trabajo. A partir de ese momento yapuedes trabajar con ella como con cualquier otra hoja: introduce datos, cambia sunombre, etcétera.

Eliminar una hoja de cálculo

De la misma manera que puedes necesitar insertar una hoja nueva, también esposible que en algún momento quieras eliminar una de las que componen el libro.Cuando se suprime una hoja la eliminación es completa, incluyendo todo sucontenido y, además, ésta es una acción que no se puede deshacer. Así pues, tencuidado cuando elimines hojas del libro, asegurándote de que realmente quiereshacer desaparecer la hoja.

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Una vez que has decidido eliminar una hoja, haz clic en su pestaña para pasar a ellay ejecuta en la cinta de opciones el comando Eliminar hoja, del grupo Celdas. Si lahoja que vas a eliminar contiene datos, Excel te pedirá una confirmación (figura 3.3);si se la das, Excel eliminará totalmente la hoja del libro de trabajo.

Figura 3.3. Excel te pide confirmación antes de eliminar una hoja de cálculo quecontiene datos

Mover y copiar hojas de cálculo

Además de insertar y eliminar hojas de cálculo, también es posible copiar y moverlas que ya tengas, es decir, que contengan datos (mover o copiar una hoja de cálculoen blanco no tiene sentido). Una hoja puede moverse o copiarse tanto dentro delmismo libro de trabajo como a otro libro. El procedimiento para mover o copiar unahoja es el siguiente:

1. Abre el libro de trabajo que contenga la hoja de cálculo que quieras mover ocopiar.

2. Si quieres mover o copiar la hoja a un libro de trabajo distinto, abre también eseotro libro, y luego vuelve al que contiene la hoja que quieres mover o copiar(consulta el apartado«Abrir más de un libro de trabajo a la vez»).

3. Haz clic secundario en la ficha de la hoja que quieras mover.

4. En el menú contextual elige Mover o copiar... Aparecerá el cuadro de diálogo Mover o copiar.

5. En este cuadro de diálogo debes seleccionar en primer lugar el libro de trabajo alque quieras mover o copiar las hojas. Si se trata del mismo libro no tienes que hacernada; si es otro libro, despliega la lista Al libro y selecciona el libro en cuestión. Enla lista desplegable Al libro sólo aparecerán los libros de trabajo que tengasabiertos y una opción denominada (nuevo libro), que sirve para copiar o mover lashojas a un libro nuevo que Excel creará automáticamente.

6. Luego elige la posición en el libro de trabajo a la que quieras mover o copiar lahoja de cálculo, seleccionando el nombre de una hoja en el cuadro Antes de la hoja.Excel moverá o copiará la hoja delante de la que selecciones en este cuadro, oal final del libro de trabajo si eliges la opción (mover al final).

7. Por último, activa la casilla Crearuna copia si lo que quieres es copiar la hojas, odéjala en blanco si lo que deseas es moverla. Finalmente haz clic en Aceptar. Excelmoverá o copiará la hoja seleccionada al libro de trabajo elegido y en la posiciónque hayas especificado.

Cambiar la posición de una hoja en el libro

También puedes utilizar un procedimiento más sencillo cuando quieras cambiar laposición de las hojas de cálculo dentro del mismo libro de trabajo (es decir,moverlas dentro del mismo libro).

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El procedimiento es el siguiente:

1. Haz clic en la pestaña de la hoja cuya posición quieres cambiar y mantén pulsadoel botón del ratón. Aparecerá el icono de una hoja de papel junto al puntero delratón, así como la cabeza de una flecha que apunta al lugar donde se situará la hojacuando sueltes el botón.

2. Desplaza el ratón para mover la cabeza de flecha hasta la posición a la quequieres mover la hoja (una flechita nos indicará la posición para ayudarnos).

3. Suelta el botón del ratón (observa la figura 3.4).

Figura 3.4. Mover una hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo

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2. Moverse y desplazarse por una hoja de cálculo

Estas dos acciones, moverte y desplazarte, son las que sin duda más utilizarásdurante tu trabajo con Excel.

La diferencia entre ambas es sutil pero muy importante:

ð Moverse consiste en trasladar el puntero de celda, es decir,seleccionar una celda distinta.

ð Desplazarse consiste en cambiar, total o parcialmente, la parte de la hoja decálculo que se ve en pantalla.

Moverse

Las dos maneras más comunes de moverse consisten en utilizar el teclado y elratón. En la tabla 3.2 puedes ver las teclas de uso más frecuente para moverse.

Tabla 3.2. Moverse con el teclado

Al pulsar Te mueves

Cursores A una celda en la dirección del cursor.

Ctrl+Cursores

A la última celda del bloque en el que se encuentre lacelda activa o a la primera celda delbloque siguiente sila activa está en un extremo del bloque. Un bloque es unconjunto de celdasque contienen datos y que sediferencian del resto de datos de la hoja de cálculoporque tienen, almenos, una celda en blanco por todossus lados.

Ctrl+Inicio A la celda A1. Esto es muy útil cuando uno está perdido,ya que así te puedes reorientarrápidamente.

Ctrl+Fin A la última celda que contenga algo en la hoja decálculo (ese «algo» pueden ser datos o formatos).

RePág A la celda que haya una pantalla hacia arriba.

AvPág A la celda que haya una pantalla hacia abajo.

Tab Una celda hacia la derecha

Mayús+Tab Una celda hacia la izquierda.

Observa que si llegas a la última fila que se ve en la pantalla y te mueves hacia abajo(pulsando la tecla Flecha abajo), además de moverte a la celda inmediatamenteinferior también te desplazarás (Excel cambiará la parte de la hoja que se ve enpantalla para que sigas viendo la celda seleccionada). Lo mismo ocurrirá siempreque utilices las teclas RePág y AvPág.

Si quieres moverte con el ratón, debes apuntar el puntero del mismo a la celda a laque deseas desplazarte y hacer clic. En caso de que esa celda no esté en pantalla,deberás desplazarte para que puedas verla antes de hacer clic sobre ella.

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Desplazarse

Como te decía, desplazarse consiste en cambiar la parte de la hoja de cálculo que seve en pantalla. Una hoja de cálculo contiene muchas más filas, columnas y celdas delas que caben en la pantalla, así que cuando quieras ver celdas que no estén en lapantalla deberás pedir a Excel que cambie la porción de la hoja con el fin de ver esasceldas.

La utilidad de desplazarse estriba en la posibilidad que ofrece de poder consultarotras zonas de la hoja de cálculo sin cambiar la celda seleccionada. Además,desplazarse es mucho más rápido que moverse, así que también sirve para moversea celdas que estén muy alejadas de la que tengas seleccionada en un momentodeterminado: primero te desplazas a la zona de la hoja donde está la celda a la quequieres ir y luego, cuando la tengas en pantalla, te mueves haciendo clic sobre lacelda en cuestión.

Para desplazarse por la hoja de cálculo se utilizan las barras de desplazamientovertical y horizontal que están situadas, respectivamente, en el borde derecho einferior derecho de la hoja de cálculo. Cada barra de desplazamiento tiene trespartes (figura 3.5):

Figura 3.5. Las partes de una barra de desplazamiento

ð Las flechas de desplazamiento, situadas en los extremos.

ð La barra de desplazamiento propiamente dicha, que es la parte rectangular quehay entre las flechas de desplazamiento.

ð El cuadro de desplazamiento, que es ese rectángulo que hay dentro de la barra. Lalongitud del rectángulo indica la parte proporcional de la hoja de cálculo quecontiene datos que estás viendo en pantalla en ese momento. Por tanto, mientrasmayor longitud tenga el cuadro de desplazamiento, mayor parte de la hoja estásviendo en pantalla.

Además, la barra de desplazamiento horizontal tiene dos pequeños botones en susextremos. El de la izquierda sirve para cambiar el tamaño de la barra y así dar más omenos espacio a la barra de selección de las hojas del libro (que está a su izquierda).

Te interesará hacer más pequeña la barra de desplazamiento cuando tengas muchashojas en el libro. Para cambiar el tamaño de la barra arrastra ese botón haciendo clicsobre él y manteniendo pulsado el botón del ratón.

A la vista de las partes de las barras de desplazamiento, las técnicas que tepermitirán desplazarte son las que aparecen en la tabla 3.3.

Tabla 3.3. Uso de las barras de desplazamiento

Si con el ratón Ocurre que

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Haces clic en una flecha dedesplazamiento

La pantalla se desplaza hacia arriba o haciaabajo una fila por cada clic, o hacia laizquierda o hacia la derecha una columnaporcada clic (dependiendo de si es la barrade desplazamiento vertical u horizontal).

Haces clic dentro de labarra de desplazamiento auno de los lados delcuadro de desplazamiento

Se desplaza una pantalla completa haciaarriba o abajo, o hacia la izquierda o laderecha (dependiendo de la barra dedesplazamiento y el lugar de la barra en elque hagas clic).

Arrastrados los cuadrosde desplazamiento

Se desplaza la pantalla un gran trecho,vertical u horizontalmente según el cuadrode desplazamiento del que se trate, atravésdel área activa de la hoja de cálculo (esdecir, el área ocupada por datos oformatos).

Arrastras los cuadors dedesplazamiento mientrasmantienes pulsada la teclaMayús.

Se desplaza la pantalla rápidamente, vertical uhorizontalmente según el cuadro dedesplazamiento del que se trate, hasta el finalo el comienzo de la hoja de cálculo.

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3. Gestionar hojas de gran tamaño en Excel

La mayoría de las hojas de cálculo con las que se trabaja en realidad se podríancalificar «de gran tamaño», es decir, hojas cuyos datos ocupan más de lo que sepuede ver en una sola pantalla.

En estas situaciones resulta muy interesante contar con diversas técnicas quefacilitan enormemente el trabajo.

Dividir

La técnica Dividir consiste en dividir la ventana del documento en dos o cuatrosecciones. Una vez dividida, en una de las secciones puedes ver la parte de la hojade cálculo que te interese. Así es posible tener a la vez en pantalla zonas muydistantes de la hoja de cálculo.

Para dividir la ventana ve a la ficha Vista de la cinta de opciones y ejecuta elcomando Dividir dentro del grupo Ventana. Verás que aparecen dos barrascruzadas que dividen la ventana en cuatro secciones (figura 3.6). Si quieres cambiarel tamaño de las secciones, sólo tienes que arrastrar las barras, haciendo clic sobreellas y manteniendo pulsado el botón del ratón mientras las desplazas a su nuevaposición.

La sección activa es aquella en la que está el puntero de celda (en la figura 3.6 es lasección superior izquierda, puesto que el puntero de celda está en A1). Puedesdecidir la parte de la hoja que ves en cada una de las secciones. Si te fijas, ahora haydos barras de desplazamiento verticales y dos horizontales. Para desplazar lo quese ve en cualquier sección debes utilizar las barras de desplazamiento que lecorresponden. Por ejemplo, para desplazar lo que se ve en la sección superiorizquierda debes usar la barra de desplazamiento vertical superior y la barrahorizontal izquierda.

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Figura 3.6. La ventana dividida en cuatro secciones

En la figura 3.7 puedes ver un ejemplo de la utilidad de esta técnica. Desplazandolas secciones hemos conseguido:

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Figura 3.7. Ejemplo de la utilidad de la técnica Dividir

ð En la sección superior izquierda, ver el comienzo de los datos.

ð En la sección inferior izquierda, ver los datos de resumen que hay al final de latabla de datos (observa que en la sección superior izquierda se ve hasta la fila 12,mientras que en lainferior izquierda se ve desde la fila 101 hasta la 111).

ð En la sección superior derecha, ver la tabla de comisiones que hay a la derecha dela tabla de datos (de nuevo, en la sección superior izquierda se ve hasta la columnaG y en la superior derecha se ve a partir de la columna L).

Para quitar las divisiones ejecuta de nuevo el comando Dividir.

Ya has visto que puedes utilizar el ratón para cambiar el tamaño de las divisiones,pero si quieres también puedes usarlo para crearlas. Si utilizas el ratón para creardivisiones, podrás elegir tener sólo dos secciones, en lugar de las cuatro queaparecen con el comando Dividir.

Fíjate en el botón que hay en el extremo superior de la barra de desplazamientovertical y en el que hay en el extremo derecho de la horizontal. Si sitúas el punterodel ratón sobre cualquiera de ellos, verás que se transforma en una flecha de doscabezas. Haz clic, mantén pulsado el botón del ratón y arrástralo para crear ladivisión (observa la figura 3.8).

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Figura 3.8. Crear divisiones con el ratón

Si quieres quitar las divisiones con el ratón:

ð Arrastra la barra de división horizontal al extremo superior de la ventana deldocumento (hasta que esté pegada a los nombres de las columnas).

ð Arrastra la barra de división vertical al extremo derecho de la ventana deldocumento (hasta que esté pegada a la barra de desplazamiento vertical).

Inmovilizar secciones

La hoja que aparece en la figura 3.8 es un ejemplo muy representativo del trabajoque muchas veces se realiza en Excel: una gran tabla de datos con los que serealizan cálculos. Normalmente se sitúan las cabeceras de las columnas en la filasuperior (en este caso en las filas 5 y 6) para saber qué significa cada dato. Elproblema de estas tablas radica en que si te desplazas hacia abajo, las cabeceras delas columnas se pierden por la parte superior de la pantalla, de manera que pierdesla referencia de los datos que contiene cada columna. Por ejemplo, en la figura 3.9nos hemos desplazado hasta la fila 50, con lo que ya no se ven las cabeceras de lascolumnas y, por tanto, es difícil recordar qué significan los datos de cada una de lascolumnas.

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Figura 3.9. Al desplazar la hoja hacia abajo, las cabeceras de las columnas sepierden por la parte superior de la pantalla

Excel cuenta con el comando Inmovilizar paneles para solucionar este problema. Silo ejecutas, verás un desplegable con tres opciones; la primera hace que la parte dela hoja que esté por encima y a la izquierda de la celda activa quede inmovilizada enla pantalla tal y como se vea en ese momento. Y las otras dos son más fáciles deusar, como explica su icono. Por ejemplo, ve a la celda A7 y ejecuta la primeraopción del comando Inmovilizar paneles, conseguirás que todo lo que hay porencima se inmovilice en pantalla. De esta manera, aunque te desplaces a la celdaA50, las cabeceras de las columnas seguirán estando en pantalla (figura 3.10).

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Figura 3.10. Hemos inmovilizado las cabeceras de las columnas para tenerlas enpantalla aunque desplacemos la hoja

Observa que cuando utilizas el comando Inmovilizar paneles aparece una línea enpantalla que muestra qué parte de la misma está inmovilizada. Para quitar lainmovilización usar el mismo comando y elegir, Movilizar paneles.

Zoom

El zoom permite modificar la ampliación de la hoja de cálculo en pantalla: si amplíasla hoja cabrán menos celdas en la pantalla, aunque se verán más grandes; por elcontrario, cuando se reduce cabrán más celdas en la pantalla, aunque se verán máspequeñas.

Para modificar en nivel de ampliación puedes utilizar el comando Zoom en la ficha Vista de la cinta de opciones o, lo que es todavía más fácil, el control deslizable ZoomZoom que está en el extremo derecho de la barra de Estado.

En la figura 3.11 puedes observar el aspecto de la hoja de cálculo si ejecutas elcomando Zoom situado en la barra de herramientas y seleccionas a continuación laopción 5 0%.

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Figura 3.11. La hoja de cálculo con una ampliación (reducción en este caso) del 50%

Si quieres personalizar el nivel de ampliación, en lugar de seleccionar una de lasopciones que te ofrece el cuadro desplegable Zoom puedes hacer clic en su interiory escribir directamente el nivel de ampliación que deseas.

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4. La gestión de las ventanas en Excel

Del curso 1 recordarás que Excel se ejecuta en una ventana que se denomina ventana de la aplicación, y que dentro de esta ventana aparece la ventana deldocumento, es decir, del libro de trabajo.

En lo que llevamos de libro hemos trabajado con la ventana de Excel maximizada(es decir, ocupando toda la pantalla) y con la ventana del documento tambiénmaximizada (es decir, ocupando todo el espacio disponible dentro de la ventana deExcel). Sin embargo, ya sabes que es posible restaurar cualquiera de las dosventanas mediante sus respectivos botones Maximizar/Restaurar. También, hastaahora hemos estado trabajando con un solo libro de trabajo.

Pues bien, Excel permite tener abiertas más de una ventana de documento a la vez.En cada una de las ventanas de documento que abras puedes decidir qué quierestener: la misma hoja de cálculo, hojas de cálculo diferentes o libros de trabajodiferentes.

En los siguientes apartados veremos cómo hacer todo esto. Para que te resulte másfácil apreciar el resultado de cada opción, antes de nada restaura la ventana deldocumento.

Ver la misma hoja en ventanas diferentes

Si quieres tener la misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes, ejecuta elcomando Nueva ventana en la ficha Vista. Como puedes ver en la figura 3.12, Excelabre una nueva ventana y muestra en ella la misma hoja que tenías abierta.

Figura 3.12. La misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes

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Figura 3.12. La misma hoja de cálculo en dos ventanas diferentes

Observa que al abrir la nueva ventana han ocurrido algunas cosas:

ð En la barra del título de cada una de las ventanas del documento aparece elnombre del libro de trabajo, como es habitual, pero ahora además del nombreaparecen dos puntos y un número (Ventas mensuales:1). Esto te indica que tienesabiertas más de una ventana para ese libro de trabajo. Lógicamente, la ventanaactiva es aquella en la que esté el puntero de celda.

ð Si despliegas el comando Cambiar ventana, verás que aparece en una lista unaentrada por cada una de las ventanas que tengas abiertas, una marca junto a laventana activa en cada momento.

Si quieres pasar de una ventana a otra, sólo tienes que hacer clic en aquella a la quequieras pasar en la lista del comando Cambiar ventana. También puedes usar lacombinación de teclas Alt+Tab para pasar de una ventana a otra (esto es muy útilcuando tienes maximizadas las ventanas de documento).

En cada una de las ventanas puedes ver la hoja de cálculo como quieras y trabajaren ella. Así, y de forma similar al comando Dividir, puedes usar esta técnica paraver zonas distintas de la hoja de cálculo en cada ventana.

Si quieres cerrar una de las ventanas, haz clic en su botón Cerrar, que está a laderecha del botón Maximizar/Restaurar (tiene forma de aspa). Fíjate en que no esel comando Cerrar del Botón Office; si ejecutases este comando se cerrarían todaslas ventanas que estuvieran abiertas que perteneciesen al mismo libro de trabajo.

Ver distintas hojas en distintas ventanas

Una vez que tienes abiertas más de una ventana, puedes decidir libremente lo quequieres ver en cada una de ellas. Puede ser, como en el apartado anterior, la mismahoja de cálculo, pero también pueden ser distintas. Pasa a la ventana en la quequieras ver la segunda hoja de cálculo y haz clic en su pestaña. Excel te mostrará lasegunda hoja en esa pestaña.

Ahora puedes utilizar el comando Cambiar ventana, las teclas Ctrl+Tab o el ratónpara pasar de una a otra, como en el caso anterior.

Abrir más de un libro de trabajo a la vez

Igual que puedes tener dos hojas de cálculo del mismo libro de trabajo abiertas enuna ventana diferente cada una, también puedes abrir más de un libro de trabajo ala vez.

Cada libro de trabajo que abras aparecerá en su propia ventana, que se sumará a lasque ya tuvieras abiertas.

Para abrir un segundo o sucesivos libros de trabajo usa el comando Botón Office, Abrir que ya conoces. En la figura 3.13 he abierto un segundo libro de trabajo quese suma a las dos ventanas de libro Ventas mensuales que ya tenía abierto (observalas respectivas barras del título).

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Figura 3.13. Dos libros de trabajo distintos en tres ventanas

Puedes seguir pasando de una ventana a otra como has visto en los apartadosanteriores. Cuando quieras cerrar un libro de trabajo entero (es decir, con todas lasventanas que tenga abiertas), ejecuta el comando Cerrar del Botón Office.

Organizar las ventanas en pantalla

El problema de abrir varias ventanas a la vez que no estén maximizadas es que lapantalla se puede volver confusa. Puedes mover y cambiar el tamaño de las ventanasde documento de Excel como harías con cualquier otra ventana de Windows. Sinembargo, en ocasiones te resultará más fácil utilizar el comando Organizar todo dela ficha Vista para poner un poco de orden entre las ventanas.

Si ejecutas el comando Organizar todo, Excel mostrará el cuadro de diálogoOrganizar ventanas (figura 3.14). Elige una de las opciones y pulsa Intro. Excelorganizará las ventanas en la pantalla siguiendo el orden que le hayas indicado.

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Figura 3.14. El cuadro de diálogo Organizar ventanas

En la figura 3.15 he organizado las ventanas de la figura 3.13 con la opción Horizontal del cuadro de diálogo Organizar ventanas. Si activas la opción Ventanas del libro activo que aparece en la parte inferior del cuadro de diálogo Organizar ventanas, Excel sólo organizará las ventanas correspondientes al librode trabajo que estuviese activo cuando ejecutaste el comando Organizar. Porejemplo, si pasas a cualquiera de las ventanas del libro de trabajo Ventas mensualesy usas esta opción, Excel sólo organizará las dos.

Figura 3.15. Las ventanas organizadas horizontalmente

Por último, cuando vayas a salir de Excel debes tener en cuenta dos detalles:

1. Excel recuerda cuántas ventanas pertenecientes al mismo libro estaban abiertasal cerrar dicho libro. De esta manera, cuando se abre un libro de trabajo que secerró teniendo dos ventanas abiertas, Excel vuelve a abrir las dos ventanas.

2. Excel recuerda si la ventana del documento estaba maximizada al salir delprograma o no. De esta manera, al volver a entrar en el programa Excel dispondrá laventana del documento de la misma forma que tenía cuando salió de él.

Por tanto, antes de salir de Excel recuerda disponer las ventanas de la manera en laque quieras encontrarlas la próxima vez que abras ese libro de trabajo.

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5. Fórmulas y operandos en Excel

Fórmulas

Una fórmula en Excel es una expresión que, tras ser evaluada por el programa, daun resultado. La fórmula más sencilla y conocida sería:

2+2 y su resultado es 4.

Puedes introducir cualquier formula en cualquier celda de Excel. Sin embargo, paraque Excel reconozca la fórmula como tal (y no como texto o números) es necesarioque utilices una sintaxis especial. Todas las fórmulas de Excel se construyen de lasiguiente manera:

1. En primer lugar, el signo igual (=). Este signo le dice a Excel que lo que viene acontinuación es una fórmula.

2. Luego, los operandos y los operadores. Los operandos son los datos con los quela fórmula va a trabajar y los operadores indican qué hay que hacer con esos datos.En el ejemplo, los dos 2 son los operandos (los datos) y el signo más (+) el operador.

3. En lugar de los operandos y los operadores, o además de ellos, una fórmulatambién puede incluir funciones. Las funciones son unos elementos especiales quepermiten realizar cálculos muy complejos con una extraordinaria facilidad. Lasfunciones pueden utilizar sus propios operandos. Las veremos más adelante.

4 . Otros elementos, como paréntesis para aclarar el orden de las operaciones, oespacios o tabuladores para que la fórmula sea más legible.

Para introducir una fórmula en una celda de Excel, como por ejemplo la fórmula2+2, sólo tienes que teclearla tal cual aunque, eso sí, anteponiendo el signo igualpara que Excel la reconozca como una fórmula. Por ejemplo, en una hoja de cálculonueva introduce la fórmula en la celda B2: un signo igual, un dos, un signo más y undos (en este caso los operandos son los dos 2 y el operador el signo más):

= 2 + 2

Luego pulsa Intro. Fíjate en lo que ocurre:

ð En la celda aparece el resultado de la fórmula y no la fórmula en sí.

ð Pero la fórmula sigue estando ahí. Mira la barra de fórmulas y verás que en ella síaparece la fórmula en lugar del resultado.

Por tanto, en la barra de fórmulas tienes la fórmula, mientras que en la celda tienesel resultado. En la figura 4.1 puedes ver la fórmula en la barra de fórmulas y elresultado en la celda B2.

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Figura 4.1. La fórmula y su resultado

Si quisieras modificar la fórmula deberías pasar al modo Edición: pulsa F2. Elcontenido de la celda cambiará para mostrar la fórmula y no el resultado, y el puntode inserción aparece dentro de la celda. Ahora puedes modificarla. Cuando terminespulsa Intro.

Referencias en las fórmulas

Como has visto, crear una fórmula es muy sencillo. Sin embargo, la fórmula quehemos creado en el apartado anterior no es de mucha utilidad: no hace falta unprograma como Excel para realizar una tarea que cualquier calculadora barata puedellevar a cabo con más facilidad. El interés de las fórmulas de Excel comienza cuandose utilizan referencias (direcciones de celdas) en ellas. Por ejemplo, introduce un 2en la celda B4 y un 2 en la celda C4 (observa que estos números son los mismos queutilizamos antes en la fórmula). Ahora ve a la celda D4 y escribe esta fórmula:

=B4+C4

Mira lo que ocurre: en la celda D4 aparece un 4. Esto se debe a que en la fórmulaque acabas de introducir (en la que los operandos son B4 y C4) le has dicho a Excelque sume el contenido de las celdas B4 y C4 (figura 4.2).

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Figura 4.2. Una fórmula con referencias

Ahora cambia el 2 que hay en la celda B4 por un 6 y observa lo que ocurre: Excelrecalcula automáticamente el resultado de la fórmula que hay en D4 (la fórmula quesuma el contenido de las celdas B4 y C4) y muestra el resultado correcto según losdatos que hay ahora en las celdas que tiene que sumar. Es decir, cuando se utilizanreferencias en las fórmulas, Excel recalcula automáticamente el resultado de lasmismas tan pronto como se modifica el contenido de cualquiera de las celdas a quehaga referencia dicha fórmula (es decir, los operandos).

Operandos

Por tanto, los operandos pueden ser tanto números como celdas, aunque si sonceldas éstas deben contener números u otras fórmulas (las fórmulas y funcionesavanzadas de Excel permiten utilizar operandos que no se evalúan como números,pero eso está fuera del alcance de este libro).

Por ejemplo, ve a la celda B6 e introduce una fórmula que sume el resultado de lasotras dos que ya has creado:

=B2+D4

El resultado será 12. Estamos utilizando como operandos celdas que contienenfórmulas. Evidentemente, si cambias alguno de los operandos, todas las fórmulasque hagan referencia a ellos (directa o indirectamente) se recalcularán. Por ejemplo,ve a la celda C4 y cambia el 2 por un 10. Inmediatamente cambiará el resultado delas celdas D4 (a 16) y B6 (a 20). También se pueden mezclar números conreferencias. Por ejemplo, introduce la siguiente fórmula en la celda C8:

=B6+1000

El resultado será 1020, es decir, 1000 más el contenido de la celda B6.

Por tanto, y a modo de resumen, debes recordar que los operandos de una fórmulade Excel deben ser datos de tipo valor, es decir, números, fechas y otras fórmulas.Hay un caso especial en el que el texto se convierte en valor. Ese caso se da cuandose introduce una fórmula que contenga texto entre comillas. Por ejemplo, ve a lacelda C10 e introduce la siguiente fórmula:

="El resultado de C8 es"

Aunque parezca que lo que aparece en la celda C10 es un texto, en realidad Excel loconsidera un valor y, por tanto, se puede emplear como operando en otrasfórmulas. Por ejemplo, ve a la celda C12 e introduce:

="El resultado de C8 es " & C8

En la celda C12 aparecerá el resultado de esta fórmula, es decir, el texto El resultadode C8 es seguido del contenido de la celda C8, es decir, 1020. El símbolo & queaparece en la fórmula es un operador que permite sumar valores de tipo texto conotros valores (figura 4.3).

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Figura 4.3. Los operandos pueden ser de distinto tipo: números, celdas, rangos,texto como valor, etcétera

Además de lo visto, muchas funciones usan rangos como operandos. Es decir, enlugar de usar la referencia a una sola celda, utilizan una referencia a un conjunto deceldas (por ejemplo, para calcular el promedio de los valores que contienen esasceldas). Más adelante trataremos de las funciones y de sus operandos. Cuando creesfórmulas debes tener cuidado de no crear referencias circulares, es decir, dos omás fórmulas cuyo resultado dependan unos de otros. Si lo haces, Excel no podrácalcular el resultado de ninguna fórmula y generará un mensaje de error. Porejemplo, introduce en la celda F4 la fórmula =F6+200 y en la celda F6 la fórmula=F4+500. Para calcular el resultado de la fórmula que hay en F4, Excel necesitaconocer el número que contiene la celda F6, pero éste, a su vez, depende delnúmero que contenga F4. Por tanto, el resultado es imposible de hallar. El mensajede error que muestra Excel lo puedes ver en la figura 4.4.

Figura 4.4. Si creas referencias circulares, Excel mostrará este mensaje de error

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6. Excel. Operadores y resultados por error

Operadores

En los ejemplos de los apartados anteriores sólo hemos empleado un operador (elde suma). Además de ese, Excel dispone de los operadores habituales que puedesencontrar en cualquier calculadora. En la tabla 4.1 tienes una relación de ellos(tomemos los valores A1=6 y A2=2).

Tabla 4.1. Los operadores de Excel

Operador Símbolo Ejemplo Resultado

Suma + =A1+A2 8

Resta - = A 1 - A 2 4

Multiplicación * =A1*A2 1 2

División / A1/A2 3

Potenciación ^ =A1^A2 3 6

Concatenación & Mira la figura 4.3

El orden de las operaciones

En una fórmula se pueden incluir tantos operandos y operadores como se necesiten.Las fórmulas que hemos visto en los apartados anteriores solían contener dosoperandos y un operador, pero los ejemplos que te muestro a continuación son máscomplejos:

=F5

=H1*B3

=B1+C4*D5/G6*1000

=W4*C10+B15/C7

El primer ejemplo es muy curioso, ya que permite hacer que en una celda aparezcael contenido de otra (y, por tanto que, modificando la original, se modifique tambiénla que contiene la fórmula).

La cuestión que surge cuando se utiliza más de un operador es en qué ordenefectuará Excel las operaciones de esa fórmula. Porque dependiendo del orden quesiga el resultado puede variar.

Por ejemplo, supón que tenemos los siguientes operandos: A1=4, A2=10 y A3=2, yla siguiente fórmula:

=A1+A2*A3

Si se efectúa primero la suma obtenemos como resultado 28, mientras que si seefectúa primero la multiplicación, el resultado es 24.

Para solucionar este problema, hay una convención en cuanto al orden en el que se

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efectuarán las operaciones en una fórmula que contenga más de un operador. Latabla 4.2 te muestra esa convención.

Tabla 4.2. El orden en el que Excel realiza las operaciones

Operación Descripción

Paréntesis Las operaciones encerradas entre paréntesis se llevana cabo en primer lugar, yendo primero los paréntesismás anidados (los más interiores).

Exponenciación En segundo lugar se efectúan las operaciones de exponenciación (elevar a unapotencia).

Tabla 4.2. El orden en el que Excel realiza las operaciones (continuación)

Operación Descripción

Multiplicación ydivisión

En tercer lugar van la multiplicación y la división.Ambas tienen igual importancia,así que Excelefectúa primero la que esté más a la izquierda.

Suma y resta Por último van la suma y la resta. Ambas tienen igualimportancia, así que Excel efectúa primero la que estémás a la izquierda.

Por tanto, en el ejemplo anterior el resultado correcto sería 24, puesto que lamultiplicación se efectúa antes que la suma.

Resultados de error

Según lo visto hasta ahora, crear fórmulas parece una tarea sencilla, y ciertamente loes. Sin embargo, uno se acostumbra rápidamente a crear fórmulas y comienza acrear hojas de cálculo más y más complejas. Y entonces empiezan a aparecer loserrores en las fórmulas.

Cuando se comete un error en una fórmula, Excel nos avisa mediante una serie demensajes que aparecen en la celda en la que se ha cometido el error, de manera quepodemos identificar el origen del problema. Los errores de los que nos avisa Excelson los siguientes:

ð #####. Marcas de desbordamiento. La columna no es lo suficientemente anchapara mostrar el resultado de la fórmula. Aumenta el ancho de la columna, disminuyeel tamaño de la fuente o cambia el formato de la celda (todo esto veremos cómohacerlo más adelante).

ð #¡DIV/0! División por cero. Ten en cuenta que Excel considera que las celdasvacías tienen el valor cero.

ð # N / A.No disponible. Normalmente porque la fórmula hace referencia a unafunción o valor no disponibles.

ð #¿NOMBRE? Nombre desconocido. La fórmula hace referencia a un nombre que

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ð #¿NOMBRE? Nombre desconocido. La fórmula hace referencia a un nombre queExcel no conoce.

ð #¡NUM! Número no válido. La fórmula está usando un número no válido(generalmente en una función).

ð #¡REF! Referencia no válida. La fórmula contiene una referencia que ya no esválida, porque se haya borrado la celda o puesto otra en su lugar.

ð #¡VALOR! Operando no válido. Por ejemplo, no se puedesumar un texto a un número.

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7. Excel. Copiar y mover fórmulas. Referenciasrelativas

En el capítulo 2 vimos la técnica de copiar y mover que permite duplicar el contenidode las celdas o moverlo a otros lugares de la hoja. Esta técnica también se puedeaplicar a las celdas que contengan fórmulas, y entonces la manera en la quefunciona se adapta al hecho de que estamos copiando o moviendo celdas confórmulas. Recuerda que el procedimiento para copiar o mover celdas es el siguiente:

1. Selecciona el rango que quieras copiar o mover.

2. Ejecuta el comando Copiar o Cortar, según el caso, en la ficha Inicio. Apareceráuna línea discontinua móvil alrededor del rango seleccionado.

3. Selecciona la celda de destino. Si se trata de un rango, selecciona la celda queocupará el extremo superior izquierdo del nuevo rango que aparecerá. Si vas acopiar una sola celda en varias posiciones a la vez, selecciona todas esas posiciones(rango).

4. Ejecuta el comando Pegar.

Veamos qué ocurre cuando se aplica esta técnica a celdas que contienen fórmulas.Vamos a crear una fórmula que sume todas las ventas de enero de nuestro libro detrabajo Ventas mensuales. Ve a la celda C10 e introduce la fórmula=C5+C6+C7+C8+C9. Ahora vamos a calcular el total de ventas de febrero y marzo,pero en lugar de crear las fórmulas correspondientes vamos a copiar la que yahemos creado para enero:

1. Selecciona la celda C10 (esta es la celda que vamos a copiar).

2. Ejecuta el comando Copiar (Excel copia la celda en su memoria interna).

3. Selecciona las celdas D10 y E10 o, lo que es lo mismo, el rango D10:E10, que esdonde queremos copiar la fórmula de C10.

4. Ejecuta el comando Pegar. Excel crea copias de la fórmula de C10 en las celdasD10 y E10 (figura 4.5).

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Figura 4.5. Copiar celdas que contienen fórmulas

Ahora vamos a ver las fórmulas que han aparecido en las celdas D10 y E10. Ve a lacelda D10 y observa la barra de fórmulas: la fórmula es D5+D6+D7+D8+D9. Si vasa la celda E10, verás que la fórmula es E5+E6+E7+E8+E9. Es decir, que Excel hacogido la fórmula inicial (que te recuerdo que era C5+C6+C7+C8+C9) y al pegarlaen las nuevas celdas las ha adaptado a su nueva posición en la hoja de cálculo. Aesto es a lo que se denomina referencia relativa, ya que al copiar las fórmulas, lascopias se adaptan a su nueva posición en la hoja de cálculo. Más adelante veremoslas referencias absolutas las cuales, como puedes suponer, no se adaptan a susnuevas posiciones al ser copiadas.

Si utilizas la técnica Autorrelleno para copiar celdas que contengan fórmulas, Exceltambién modificará las copias para que se adapten a su nueva posición.

Si utilizas el comando Cortar en lugar del comando Copiar, para mover celdas aotro lugar de la hoja de cálculo, las fórmulas de las celdas no se modifican al sermovidas para adaptarse a su nueva posición, sino que seguirán refiriéndose a lasreferencias originales que contengan.

En resumen, los efectos de copiar y mover fórmulas son los siguientes:

ð Cuando se copia una celda que contiene una fórmula, todas las celdas a las que sehaga referencia relativa en esa celda se ajustarán a la nueva dirección de la misma.

ð Cuando se mueve una celda que contiene una fórmula, no cambia ninguna de susreferencias.

ð Cuando se mueve una celda a la que se hace referencia en una fórmula, esafórmula ajusta sus referencias para seguir apuntando a la nueva dirección de lacelda que se ha movido.

ð Cuando se copia una celda a la que se hace referencia en una fórmula, esa fórmula

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no cambia y sigue haciendo referencia a la dirección original de la celda.

Aviso

Si mueves una celda a una posición a la que se haga referencia en una fórmula, esafórmula se «romperá» y mostrará el mensaje #¡REF!. Es decir, si tenemos en unacelda la fórmula =B2+B3+B4 y movemos otra celda a la celda B3, la fórmula pasaráa tener este aspecto: =B2+#¡REF!+B4, lo que indica que se ha perdido la referenciaa la celda B3. Para solucionar el problema puedes editar la fórmula y corregir elerror introduciendo una referencia válida o borrando el error.

Opciones de pegado

Si utilizas el comando Pegado especial en lugar de Pegar (has de hacer clic en laflecha desplegable de Pegar), Excel mostrará el cuadro de diálogo de la figura 4.6.Casi todas las opciones te permiten seleccionar el formato que debe tener la celdapegada (los formatos los veremos más adelante). La tercera opción, Valores, sinembargo, te permite pegar el resultado de las fórmulas en lugar de las propiasfórmulas. Esta opción es muy útil cuando se quieren convertir fórmulas en números.Puedes seleccionar cuantas opciones de pegado quieras, una tras otra. Es decir,escoge una opción y pulsa Aceptar; vuelve a ejecutar el comando Pegado especialy selecciona la siguiente opción; y así sucesivamente.

Figura 4.6. El cuadro de diálogo con las opciones de pegado

Veamos un ejemplo. Pon en negrita la celda C10 y cópiala. Selecciona la celda C11 yejecuta el comando Pegado especial. En el cuadro de diálogo que aparece, haz clicen Valores y pulsa Aceptar.

A continuación pega en la celda C12 tanto Valores como Formatos (a través delcuadro de diálogo Pegado especial). En la figura 4.7 puedes ver que los elementoscopiados en las celdas C11 y C12 son diferentes sólo por el formato.

Figura 4.7. Resultado de nuestro ejemplo

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8. Referencias absolutas en Excel

Volvamos a la hoja Ventasmensuales. He introducido algunos datos:

ð En la celda B10 he introducido TOTALES.

ð En la celda F3 he introducido Comisión.

ð En la celda F4 he introducido 15%.

Ahora vamos a calcular las comisiones de cada vendedor. Esta comisión es igual a lasuma de sus ventas por el porcentaje de la comisión. Es decir, para el vendedorCasas, su comisión se calcularía de la siguiente manera:

ð La suma de sus ventas: C5+D5+E5.

ð La comisión (el 15% de las ventas): F4.

ð La fórmula que hay que introducir en F5 y que calcula su comisión:=(C5+D5+E5)*F4. Observa que he puesto entre paréntesis la suma de las ventas decada mes, puesto que si no Excel realizaría primero la multiplicación de E5*F4, altener la multiplicación preferencia sobre la suma. En la figura 4.8 puedes ver elresultado.

Figura 4.8. El cálculo de la comisión de un vendedor

Para crear las fórmulas que calculen las comisiones de los restantes vendedorespodemos utilizar la técnica de copiar y pegar que ya conocemos.

En este caso, como las celdas se van a pegar contiguas a la original, podemosutilizar Autorrelleno para hacerlo de manera más rápida:

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1. Ve a la celda F5.

2. Haz clic sobre el gestor de relleno y mantén pulsado el botón del ratón.

3. Arrastra el ratón hacia abajo hasta que selecciones el rango F5:F9.

4. Suelta el botón del ratón.

Ahora deselecciona el rango y ve a la celda F6 para comprobar que la fórmula escorrecta. La fórmula que hay en F6 es =(C6+D6+E6)*F5. Es decir, suma las ventas deCaballero correctamente, pero luego las multiplica por la comisión de Casas, enlugar de multiplicarlas por el porcentaje de la comisión.

Si compruebas las fórmulas de los demás vendedores verás que en todos los casosocurre lo mismo: la suma de las ventas está bien, pero no la multiplicación por elporcentaje de la comisión.

Esto ha ocurrido porque al pegar las celdas hacia abajo Excel ha modificado lasfórmulas para adaptarlas a su nueva posición. Las sumas de las ventas estáncorrectas porque los vendedores están unos debajo de otros, pero la multiplicaciónpor el porcentaje está mal porque es el mismo porcentaje para todos, y éste está enuna sola celda.

En este caso, la copia con referencias relativas que hace Excel produce un resultadoincorrecto.

La solución a este problema consiste en utilizar referencias absolutas, es decir,referencias a celdas que Excel no modifique cuando copie las fórmulas. Para crearuna referencia absoluta basta con poner delante del nombre de la fila y/o de lacolumna el signo del dólar. De esta manera hay tres posibilidades, como se puedever en la tabla 4.3.

Tabla 4.3. Tipos de referencias absolutas

Tipo Ejemplo Descripción

Referencia absolutaa la columna

$A1 La referencia a la columna no se modi-ficará al copiar la fórmula.

Referencia absoluta A$1 La referencia a la fila no se modificará ala fila alcopiar la fórmula.

Referencia absoluta $A$1 Al copiar la fórmula no se modificarácompleta. La referencia ni a la fila ni a lacolumna.

En nuestro caso nos interesa utilizar una referencia absoluta completa a la celda F4,la que contiene el porcentaje de la comisión, ya que no debe modificarse ni la fila nila columna. Cambia la fórmula en F5 para que ahora sea =(C5+D5+E5)*$F$4.

Vuelve a copiar esa celda en el rango F6:F9 como hemos hecho antes, y observa queahora sí funciona correctamente. Si miras las fórmulas de las celdas F6 y siguientes,verás que multiplican correctamente la suma de las ventas de cada vendedor por elporcentaje de la comisión que hay en F4. Es decir, la parte de la fórmula que serefiere a suma de las ventas es una referencia relativa, mientras que la parte que serefiere al porcentaje de la comisión es una referencia absoluta (figura 4.9).

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Figura 4.9. El uso de las referencias absolutas en una fórmula (observa la barra defórmulas)

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9. Referencias que estén en otras hojas de cálculo

Para ilustrar este apartado he realizado unos cambios en el libro de trabajo Ventasmensuales:

ð He puesto el nombre Zona Norte a la hoja de cálculo que teníamos creada.

ð He pasado a la segunda hoja de cálculo del libro (que estaba en blanco) y heintroducido los datos que aparecen en la figura 4.10.

ð He puesto el nombre Zona Sur a esta nueva hoja de cálculo.

Figura 4.10. Las ventas de la zona sur

Ahora tenemos dos hojas de cálculo, cada una de las cuales representa las ventas delos mismos vendedores durante tres meses en dos zonas geográficas (norte y sur).

Ahora supón que quisieras crear otra hoja de cálculo que mostrase el total de ventasde cada vendedor en las dos zonas, así como sus comisiones totales. ¿Cómopodríamos hacerlo sin tener que volver a introducir los datos?

Esto se logra creando fórmulas que hagan referencia a celdas que estén en otrashojas de cálculo. A estas fórmulas se les denomina fórmulas tridimensionales.Observa que todo el trabajo realizado hasta ahora se desenvuelve en las dosdimensiones de una hoja de cálculo: para referirte a una celda sólo necesitas indicarsu fila y su columna.

Sin embargo, para referirte a una celda que esté en otra hoja de cálculo necesitarásuna tercera dimensión además de su fila y de su columna: el nombre de la hoja de

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cálculo en la que esté.

Vamos a crear esa tercera hoja que calcule los totales para ver en la práctica lamanera de crear fórmulas tridimensionales:

ð Pasa a la tercera hoja del libro de trabajo y dale el nombre Total.

ð Copia el rango B2:B10 de la hoja Zona Norte en el mismo rango de la hoja Total.

ð Copia el rango C3:F4 de la hoja Zona Norte en el mismo rango de la hoja Total.

El resultado de todo esto lo puedes ver en la figura 4.11.

Figura 4.11. El comienzo de la construcción de la hoja Total

Ahora ve a la celda F5 para introducir la fórmula que calcule las ventas de Casas enenero en las zonas norte y sur. Esa fórmula debe sumar las celdas C5 de las hojasZona Norte y Zona Sur. La sintaxis correcta para referirte a celdas que estén en otrashojas de cálculo es la siguiente:

='Nombre de la hoja'!FilaColumna

Por tanto, la celda C5 de la hoja de cálculo Zona Norte será:

='Zona Norte'!C5

Y la celda C5 de la hoja Zona Sur:

='Zona Sur'!C5

Y, para acabar, la fórmula que sume ambos números (y que debes introducir en lacelda C5 de la hoja Total) es:

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='Zona Norte'!C5+'Zona Sur'!C5

Las fórmulas que incluyen referencias a celdas que están en otras hojas de cálculo secomportan exactamente igual que las que hemos visto hasta ahora. Es decir, sepuede copiar la fórmula que acabas de introducir para completar la hoja de cálculoTotal. Tras copiar la fórmula, el resultado final es que el aparece en la figura 4.12.

Figura 4.12. La hoja Total con las nuevas fórmulas

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10. Excel. Seleccionar los operandos con el ratón

Hasta ahora hemos estado introduciendo las fórmulas escribiéndolascompletamente. Sin embargo, cuando los operandos son referencias a celdas orangos (estos en las funciones), Excel permite que se introduzcan en las fórmulasseleccionándolos con el ratón.

En el caso del apartado anterior, es mucho más fácil usar el ratón para seleccionarlas celdas que se quieren copiar que recordar la sintaxis que deben tener lasfórmulas tridimensionales. En otros casos, aunque hagas referencias a celdas queestén en la misma hoja de cálculo, éstas pueden ser grandes y complejas, con lo quetambién resulta mucho más fácil utilizar el ratón para seleccionar las celdas queintroducir sus direcciones.

En el ejemplo del apartado anterior, si quisieras emplear el ratón para seleccionarlas celdas que quieres copiar, el procedimiento sería el siguiente:

1. Ve a la celda en la que quieras introducir la fórmula (celda C5 de la hoja Total) yescribe un signo igual para comenzar la fórmula.

2. Ahora quieres seleccionar la celda C5 de la hoja Zona Norte como primeroperando, así que haz clic en la pestaña de esa hoja para pasar a ella. Luego haz clicen la celda C5 para introducirla como primer operando (observa que Excel vacompletando la fórmula en la barra de fórmulas).

3. Introduce el signo más (el operador).

4. Haz clic en la pestaña de la hoja Zona Sur para pasar a ella. Luego haz clic en lacelda C5 para introducirla como segundo operando.

5. Por último, pulsa Intro para introducir la fórmula en la celda y volver a la hoja TotalTotal.

Puedes ver que la fórmula resultante es la misma, pero que el procedimiento paracrearla es mucho más intuitivo. Puedes usar este procedimiento para introduciroperandos en las fórmulas siempre que quieras, aunque todavía lo encontrarásmucho más útil cuando tengas que introducir operandos en las funciones (queveremos más adelante).

Referencias a celdas que estén en otro libro de trabajo

Aunque es menos común, también puedes necesitar hacer referencias a celdas queestén en hojas de cálculo pertenecientes a otro libro de trabajo. Es menos habitualporque, como ya hemos comentado, los libros de trabajo persiguen la idea deagrupar todas las hojas de cálculo relacionadas con un mismo tema. Siendo así, sinecesitas datos que estén en otra hoja de cálculo, normalmente esa hoja estará en elmismo libro de trabajo, y no en otro separado.

En cualquier caso, lo cierto es que te puede surgir la necesidad de hacer referencia auna celda que esté en otro libro de trabajo. En tal caso, deberás utilizar la sintaxissiguiente:

=’[Libro1]Hoja1’!A1

Por ejemplo, si necesitases hacer referencia a la celda C6 de la hoja de cálculo

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Marzo del libro de trabajo Compras, la expresión que deberías introducir en lafórmula sería la siguiente:

=’[Compras]Marzo’!C6

Observa que esta fórmula contiene una referencia relativa. Si quieres, tambiénpuedes utilizar referencias absolutas en las fórmulas que se refieran a celdas queestén en otras hojas de cálculo o en otros libros de trabajo. De hecho, lo normal esque se utilicen referencias absolutas ya que, al estar los datos en otro lugar, es másdifícil seguirles la pista. El ejemplo anterior utilizando referencias absolutasquedaría así:

=’[Compras]Marzo’!$C$6

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11. Funciones en Excel

Una función es una fórmula compleja que Excel tiene empaquetada de manera queel usuario pueda utilizarla con facilidad. Hay cientos de funciones distintas quesirven para realizar todo tipo de operaciones. Todas se emplean de la mismamanera, incorporándose a las fórmulas que creemos para aumentar su potencia.

Las partes de una función

Todas las funciones tienen dos partes:

ð Su nombre, que describe la operación que se va a realizar.

ð Los argumentos, que vienen a ser los operandos de la función. Los argumentos siempresiempre aparecen entre paréntesis a continuación del nombre de la función.Normalmente son de dos tipos: referencias a celdas o rangos y valores.

En la tabla 5.1 puedes ver varios ejemplos de funciones, con sus nombres, susargumentos y una explicación de su funcionamiento.

Tabla 5.1. Varios ejemplos de funciones

Función Nombre Argumento Descripción

SUMA(A1:A20) SUMA (A1:A20)Suma todas lasceldas del rangoA1:A20.

PROMEDIO(A1:A20) PROMEDIO A1:A20)

Calcula lamediaaritmética detodas lasceldasdel rangoA1:A20.

MAX(A1:A20) MAX (A1:A20)

Halla la celda quecontiene el valormáximo en elrango A1:A20 ydevuelve ese valor.

SUMA(Clientes!A1:A20) SUMA (Clientes!A1:A20)

Suma todas lasceldas del rangoA1:A20 de la hojade cálculo Clientes.

Argumentos

Antes de continuar conviene hacer algunos comentarios sobre los argumentos delas funciones.

ð Algunas funciones no necesitan argumentos, como la función AHORA() quedevuelve la fecha y hora actuales.

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ð Otras funciones pueden necesitar uno o más argumentos. Cuando necesitanvarios, los argumentos se separan por punto y coma. Por ejemplo, la funciónSUMA(A1:A5;B1:B5) suma todos los números que haya en los rangos A1:A5 y B1:B5.

ð Algunas funciones tienen argumentos opcionales, es decir, que se pueden emplearo no. Por ejemplo, la función PAGO (que veremos más adelante en un ejemplo eneste mismo capítulo) sirve para calcular las mensualidades de un préstamo y tienecinco argumentos, tres obligatorios y dos opcionales. El último argumento es tipo, yes opcional. Si se omite, Excel realiza el cálculo de la cuota del préstamosuponiendo que los pagos se realizan al final de cada período (por ejemplo, a fin demes); sin embargo, si se introduce un 1 Excel realiza el cálculo suponiendo que lospagos se realizan al comienzo de cada período.

ð En el caso de que una función contenga varios argumentos opcionales y sólo sequiera introducir alguno de ellos, los que no se introduzcan deben, en todo caso,estar separados por su correspondiente punto y coma. En el caso de la funciónPAGO, si se quiere introducir el argumento tipo pero no el anterior (que también esopcional), habría que escribir =PAGO(C8;C6;C4;;1) –en el ejemplo que se veráposteriormente en este mismo capítulo–. Observa que delante del último argumento(el 1) hay dos punto y coma. En medio de ellos iría el primer argumento opcional,pero como no queremos introducirlo simplemente no se escribe nada.

ð Hay funciones que pueden emplear argumentos de distinto tipo. Por ejemplo, lafunción CELDA(«formato»;A1) emplea como primer argumento una palabra clave ycomo segundo argumento la referencia a una celda. Esta función devuelve el tipo deformato de una celda.

ð Un argumento también puede ser una fórmula u otra función. El único requisito esque el resultado de la fórmula o función debe ser del mismo tipo que el argumentoque espera la función. Por ejemplo, SUMA(A1; B7; ALEATORIO()*100) suma las celdasA1, B7 y el resultado de la función ALEATORIO() multiplicado por 100. La funciónALEATORIO devuelve un número aleatorio entre 0 y 1, así que al multiplicarlo por100 se obtiene un número aleatorio entre 0 y 100.

ð Si el argumento de una función es un rango y se insertan celdas en el mismo, elargumento se expande para dar cabida a las nuevas celdas insertadas. Si seeliminan celdas, entonces el argumento se contrae. Por ejemplo, si tenemos lafunción SUMA(A1:A5) e insertamos dos celdas en A2, el argumento de la funcióncambiará automáticamente a SUMA(A1:A7).

Introducir funciones

Todas las funciones aparecen siempre dentro de una fórmula. Una función puede irsola en la fórmula o actuando como un operando más de la fórmula o de otrafunción.

Veámoslo en la práctica. Si vas a la hoja Totaldel libro de trabajo Ventas mensualesverás que todavía no hemos introducido el cálculo de los totales de cada mes. En lashojas Zona Norte y Zona Sur hemos utilizado una fórmula sencilla para calcular esostotales, pero en la hoja Totalvamos a utilizar la función SUMA (que sirve para sumarceldas) para realizar el cálculo.

Una vez en la celda C10, la función se introduce de la siguiente manera:

1. Introduce el signo igual para comenzar la fórmula (recuerda que todas lasfunciones van dentro de una fórmula).

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2. Escribe a continuación el nombre de la función (en este caso, SUMA).

3. Introduce un paréntesis abierto para escribir el argumento de la función.

4. Introduce el rango de las celdas que quieres sumar (C5:C9). Observa que Excelmuestra un recuadro coloreado alrededor de las celdas seleccionadas.

5. Escribe un paréntesis cerrado para terminar la introducción del argumento.

6. Pulsa Intro para validar la introducción de la fórmula en la celda (figura 5.1).

Figura 5.1. La función que calcula la suma de las ventas totales en enero (observa labarra de fórmulas)

Seleccionar el argumento de la función con el ratón

Como sabes, los argumentos de las funciones vienen a ser los operandos de lasmismas. Igual que se puede utilizar el ratón para seleccionar los operandos de unafórmula, también puedes usarlo para seleccionar los argumentos de una función. Elprocedimiento es el siguiente:

1. Introduce el signo igual.

2. Escribe el nombre de la función y el abre el paréntesis que contendrá elargumento.

3. Usa el ratón para seleccionar el rango en la hoja de cálculo. Si el rango está enotra hoja, antes de seleccionarlo deberás hacer clic en la pestaña de la misma parapasar a ella. Si el rango pertenece a otro libro de trabajo, deberás abrirlo y pasar a lahoja en la que esté antes de seleccionarlo.

4. Si la función consta de más de un argumento, introduce un punto y coma para

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separar el siguiente argumento. Luego pasa a la hoja de cálculo o libro de trabajo enel que quieras seleccionar el siguiente rango y repite el proceso.

5. Cuando haya seleccionado todos los argumentos de la función, añade unparéntesis de cierre y pulsa Intro para introducir la función. Si has seleccionado unrango perteneciente a otra hoja de cálculo o a otro libro de trabajo, Excel tedevolverá a la hoja de cálculo en la que estabas introduciendo la fórmula.

Vamos a utilizar este procedimiento para introducir la función que calcule las ventasde febrero de la hoja Total:

1. Ve a la celda D10 e introduce un signo igual para comenzar la fórmula.

2. Introduce el nombre de la función y un paréntesis abierto: SUMA(.

3. Sitúa el puntero del ratón en la celda D5, haz clic y mantén pulsado el botón delratón.

4. Arrastra el ratón hacia abajo para seleccionar el rango D5:D9. A medida quedesplaces el ratón, Excel irá poniendo un recuadro de línea móvil discontinuaalrededor de las celdas por las que pases (figura 5.2).

5. Cuando termines de seleccionar el rango escribe un paréntesis de cierre y pulsa IntroIntro.

Figura 5.2. Seleccionar el argumento con el ratón

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12. Insertar una función en Excel

En el apartado «Introducir funciones» hemos visto el sistema más sencillo que haypara crear funciones en la hoja de cálculo. Sin embargo, ese sistema presupone doshechos que, excepto en el caso de las funciones más comunes, nunca se cumplen. Asaber:

ð Que conoces el nombre de la función que realiza el cálculo que necesitas en cadamomento.

ð Que conoces los argumentos que hay que suministrar a la función para que realiceel cálculo.

Estos dos puntos no se cumplen casi nunca porque Excel dispone de cientos defunciones de todo tipo. Acordarse del nombre de cada una de ellas y de losargumentos que necesita es una tarea prácticamente imposible. Así pues, enmuchos casos es necesario recurrir a los procedimientos que Excel ha previsto parasuperar este inconveniente.

El sistema general de creación de funciones en Excel se denomina Insertar función.Siempre que tengas problemas o dudas a la hora de crear una función debes recurrira él, porque te suministrará toda la información y ayuda que necesitas para quecrees tu función.

Cuando quieras introducir una función en una celda, en primer lugar selecciona lacelda en la que vas a crear la función. Luego ejecuta el comando Insertarfunción enla ficha Fórmulas o haz clic en el botón Insertar función de la barra de fórmulas.Entonces ocurrirán varias cosas:

ð Excel introducirá el signo igual en la celda seleccionada para dar comienzo a lafórmula.

ð Aparecerá el cuadro de diálogo Insertar función que puedes ver en la figura 5.3.

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Figura 5.3. El cuadro de diálogo Insertar función

ð En esta ventana también aparecerá un botón Ayuda sobre esta función que abrela Ayuda de Office en una ventana flotante. Úsalo si quieres investigar por tucuenta, aunque para este capítulo nosotros vamos a necesitarlo.

El cuadro de diálogo Insertar función está dividido en dos partes. La superiormuestra las categorías bajo las cuales están agrupadas los distintos tipos defunciones. Incluso permite hacer una búsqueda. En la inferior aparecen las funcionesrelacionadas con la categoría seleccionada en el desplegable (figura 5.4). Observaque en la parte inferior del cuadro de diálogo aparece el nombre de la funciónseguido de los argumentos que necesita y una pequeña descripción de su uso. Portanto, en primer lugar utiliza la lista desplegable Seleccionar una categoría paraelegir un tipo de funciones. Cuando lo hagas, Excel pondrá en el recuadro Seleccionar una funciónSeleccionar una función todas las correspondientes a esa categoría.

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Figura 5.4. Función PRONÓSTICO y ayuda sobre los argumentos de la función

Entre las categorías de funciones que se pueden seleccionar en el recuadro Seleccionar una categoría hay algunos especiales:

ð Usadas recientemente. En esta categoría aparecen las funciones que hayas usadorecientemente. Seleccionar esta categoría acelera la búsqueda de las funciones queya hemos empleado.

ð Todas. En esta categoría aparecen todas las funciones que se encuentrandisponibles.

ð Definidas por usuario. En esta categoría aparecen las funciones creadas por elusuario, es decir, que no son parte integrante del Excel estándar. Las funcionesdefinidas por el usuario son un tema avanzado que no se trata en este libro.

El siguiente paso consiste en escoger una de las funciones que han aparecido en elrecuadro Seleccionar una función. Para eso basta con que hagas clic en la funcióncorrespondiente.

Los nombres de las funciones son bastante explicativos de lo que hace cada una,pero si tienes dudas observa dos aspectos:

ð Justo debajo del recuadro Seleccionar una función aparece la sintaxis completade la función que se encuentra seleccionada y, a continuación, una breve explicaciónde lo que hace esa función.

ð En la parte inferior del cuadro de diálogo se encuentra el botón Ayuda sobreesta función. Al pulsarlo aparecerá se abrirá la ayuda de Excel con toda lainformación disponible sobre la función seleccionada (observa la imagen de la figura5.5).

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Figura 5.5. Puedes pedir ayuda a Excel sobre cualquiera de las funciones queaparecen en el recuadro Seleccionar una función

Una vez que hayas seleccionado la función deseada en el recuadro Seleccionar unafunción haz clic en el botón Aceptar. Entonces aparecerá un cuadro de diálogo quese utiliza para introducir los argumentos de la función seleccionada, que es lo únicoque queda por hacer (figura 5.6).

Figura 5.6. Este cuadro de diálogo te permitirá introducir los argumentos e lafunción que estés insertando

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Muchas funciones requieren un solo argumento, pero otras precisan varios. Y enalgunas funciones puede haber argumentos opcionales. Observa que en el cuadrode diálogo de argumentos de la función aparece un recuadro por cada argumentoque la función pueda emplear. Si el nombre del argumento aparece en negrita, esoindica que el argumento es obligatorio; si no aparece en negrita, entonces elargumento es opcional y no es obligatorio introducirlo. Por ejemplo, en la figura 5.6el argumento Número1 es obligatorio, mientras que el argumento Número2 esopcional.

Si la función requiere que se introduzcan varios argumentos (ya sean obligatorios uopcionales), en primer lugar deberás seleccionar el recuadro que corresponde alargumento que vas a introducir haciendo clic en él. Luego introduce el argumento.Esto lo puedes hacer de las dos maneras que ya conoces: introduciéndolo a mano oarrastrando el ratón sobre la hoja de cálculo.

Si decides arrastrar el ratón sobre la hoja de cálculo para seleccionar el argumentoes posible que el cuadro de diálogo de argumentos de la función no te permita verparte de la hoja de cálculo. Observa el botón que hay en el extremo derecho de cadauno de los recuadros de argumentos (figura 5.6). Si haces clic en él, Excel reduciráel tamaño del cuadro de diálogo para que puedas trabajar cómodamente con la hojade cálculo. Cuando hayas seleccionado el argumento con el ratón, vuelve a hacer clicen el mismo botón para que reaparezca el cuadro de diálogo.

Después de introducir el primer argumento pasa al segundo. Por último, una vezhayas introducido todos los argumentos, pulsa Aceptar y Excel introducirá lafunción en la celda activa y cerrará el cuadro de diálogo.

Un ejemplo

Selecciona la celda E10 de la hoja de cálculo Total. Vamos a utilizar el comando Insertar funciónInsertar función para introducir una función que sume las ventas totales del mes demarzo.

Ejecuta el comando Insertarfunción en la cinta de opciones o haz clic en el botón Insertar funciónInsertar función de la barra de fórmulas.

Ahora debemos seleccionar la función que deseamos utilizar, que es la funciónSUMA. Observa que en la lista Seleccionaruna categoría, por defecto vieneselecionada la categoría Usadasrecientemente (que muestra las funciones que hasempleado últimamente). La función SUMA aparecerá, probablemente, la primera enla lista. Sin embargo, vamos a suponer que no apareciese en la categoríaUsadasrecientemente. Podríamos seleccionar la categoría Todas, pero como lalista de funciones que aparecería sería muy larga, buscar en ella la función SUMAresultaría difícil. Lo mejor es hacer una búsqueda escribiendo un texto descriptivo ypulsando I r. O bien seleccionar la categoría de funciones a la que pertenece lafunción SUMA, es decir, la categoría Matemáticasy trigonométricas.Haz clic en estacategoría y observa la lista de funciones que aparece en el cuadro Seleccionar unafunción. Ahora sólo tienes que desplazarte hacia abajo por esta lista hastaencontrar la función SUMA y hacer clic sobre ella para seleccionarla.

Cuando lo hagas, observa que debajo del recuadro Seleccionar una funciónaparece la sintaxis completa de la función y una explicación de su utilidad (figura5.7).

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Figura 5.7. Insertar la función SUMA

Haz clic en el botón Aceptar para pasar al siguiente cuadro de diálogo e introducirel argumento de la función.

Como puedes observar, el recuadro Número1 ya aparece seleccionado, así quepuedes introducir el argumento directamente (posiblemente Excel habrá introducidopor sí mismo un rango en el recuadro Número1; ese rango es el que Excel seimagina que queremos sumar; si te vale puedes dejarlo, pero si no continúa con elproceso).

Pulsa el botón que hay en el extremo derecho del recuadro para quitar el cuadro dediálogo de la vista y luego utiliza el ratón para seleccionar el rango E5:E9. Observaque aparece un borde móvil discontinuo alrededor del rango, lo que te permitecomprobar que lo has introducido correctamente (figura 5.8).

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Figura 5.8. Puedes utilizar el ratón para introducir el argumento de una función

Vuelve a hacer clic en el mismo botón de antes para que reaparezca el cuadro dediálogo. Ahora ya sólo queda que pulses el botón Aceptar para introducir la funciónen la celda y cerrar el cuadro de diálogo.

Un método abreviado para insertar una función

En el caso de que vayas a introducir una fórmula que conozcas bien o que no seamuy compleja, puedes utilizar un método abreviado del procedimiento que hemosvisto en el apartado anterior. Por ejemplo, vuelve a la celda E10 de la hoja Total ypulsa Supr para borrar la función que hay ahora. Seguidamente introduce el signoigual para comenzar a introducir la fórmula. Observa lo que ha ocurrido en la barrade fórmulas: en su extremo izquierdo ha aparecido un recuadro con el nombre deuna función en su interior y una cabeza de flecha apuntando hacia abajo (figura 5.9).

Si haces clic en esa cabeza de flecha, se desplegará una lista con todas las funcionesde la categoría Usadasrecientemente (figura 5.10).

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Figura 5.9. Observa el recuadro de funciones de la barra de fórmulas

Figura 5.10. La lista de funciones desplegada

Si la función que necesitas aparece en esa lista, sólo tienes que hacer clic sobre su

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nombre. Si no aparece, entonces haz clic en en los iconos del grupo de comandos Biblioteca de funcionesBiblioteca de funciones de la cinta de opciones y búscala fácilmente por categoríasdesplegables.

En nuestro caso, la función que nos interesa es SUMA y seguramente sí aparecerá enla lista. Haz clic sobre ella (si te fijas, en la figura 5.9 aparece el nombre de lafunción SUMA en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas antes de quedesplegásemos la lista de funciones; en este caso podríamos haber hecho clicdirectamente sobre el nombre sin desplegar la lista). Entonces aparecerá el cuadrode diálogo de argumentos de la función que hemos visto en el apartado anterior y, apartir de aquí, el procedimiento es el mismo que antes.

Procedimientos aún más abreviados

Otro procedimiento todavía más abreviado es el que se emplea habitualmentecuando se conoce la función que se quiere utilizar, pero no se recuerdan bien losargumentos necesarios (o su orden en la función).

El procedimiento consiste en introducir en la celda el signo igual, el nombre de lafunción y un paréntesis abierto. Entonces se pulsa el botón Insertar función de labarra de fórmulas y directamente aparece el cuadro de diálogo de argumentos de lafunción en el que se pueden introducir los argumentos necesarios.

Por último, otro procedimiento aún más abreviado que puedes emplear consiste enintroducir en la celda el signo igual y el nombre de la función. A continuación, pulsala combinación de teclas Ctrl+Mayus+A. Excel introducirá los nombres de losargumentos que necesita la función para recordarnos cuáles son (observa la figura5.11). Seguidamente, deberás sustituir esos nombres por los argumentos correctos.

Figura 5.11. Los nombres de los argumentos de la función CELDA aparecenautomáticamente si se pulsa Ctrl+Mayus+A

Y un último apunte antes de finalizar el apartado. Si quieres utilizar el cuadro dediálogo de argumentos de la función para modificar los argumentos de una funciónque ya esté introducida en una celda, primero selecciona la celda que contiene la

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función y luego pulsa el botón Insertar función de la barra de fórmulas (o usa elcomando en la cinta de opciones) y aparecerá el cuadro de diálogo de argumentosde la función en el que podrás modificar los argumentos.

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13. Nombres de celdas y rangos

Una de las características de los rangos es que se les puede dar un nombre. Sepuede asignar un nombre a cualquier rango o celda individual de la hoja de cálculo(en realidad, una celda individual no es más que un rango de una sola celda).

Para dar nombre a un rango, en primer lugar debes seleccionarlo. Por ejemplo,selecciona el rango E5:E9 de la hoja Total. Ahora mira el extremo izquierdo de labarra de fórmulas, donde habitualmente aparece el nombre de la celda actual. Eneste momento debe poner E5 (la celda superior izquierda del rango seleccionado).Pues bien, sitúa el puntero del ratón sobre ese cuadro y haz clic. Verás que seselecciona E5. Ahora escribe TotalMarzo y pulsa Intro. ¿Qué ha sucedido? Pues queha desaparecido la referencia E5 de la barra de fórmulas y ahora pone TotalMarzo:acabas de dar el nombre TotalMarzo al rango que tienes seleccionado (figura 5.12).

Figura 5.12. El rango E5:E9. Observa en la barra de fórmulas que se llama TotalMarzo

La utilidad de dar nombres a rangos estriba en la facilidad que ello representa a lahora de trabajar más tarde con los datos que contiene ese rango: en lugar de tenerque recordar direcciones de celdas podemos recordar simplemente el nombredescriptivo que hayamos dado a ese rango. Vamos a verlo con un ejemplo, creandouna nueva fórmula para sumar las ventas totales de marzo. Ve a la celda E10 de lahoja Total y borra la fórmula que hay ahora. Luego introduce esta fórmula:

=SUMA(TotalMarzo)

Observa que Excel la admite sin problemas y que aparece el resultado correcto(figura 5.13). Como puedes notar, el nombre de un rango en una función aclaramucho qué es lo que hace esa función. Ten en cuenta que en el momento deintroducir una función se conoce perfectamente lo que se hace, pero al cabo de

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introducir una función se conoce perfectamente lo que se hace, pero al cabo deunos días a lo mejor ya no se recuerda tan bien.

Figura 5.13. Utilizar el nombre de un rango en una función (observa la barra defórmulas)

Al igual que ocurre con las referencias a celdas o a rangos, los nombres de losrangos también se pueden utilizar en fórmulas tri o tetradimensionales. Porejemplo, si estuvieras en la hoja Total y quisieras referirte a las ventas realizadasdurante marzo en la Zona Norte, podrías utilizar la siguiente sintaxis: ‘ZonaNorte’!Marzo. Sin embargo, cuando utilices nombres de rangos en funciones, debestener en cuenta que los nombres de los rangos son siempre referencias absolutas.Es decir, si ahora copias en la celda D10 la fórmula que acabas de introducir en E10,ésta no se adaptará a su nueva posición, sino que seguirá sumando las ventas demarzo.

Otras herramientas

Además de las funciones propiamente dichas, Excel dispone de algunasherramientas «menores» que pueden ayudarte durante tu trabajo diario con Excel.En este apartado veremos algunas de las que se usan con más frecuencia.

La función más utilizada

La función SUMA es, con diferencia, la más empleada en Excel y, en la mayoría delos casos, se aplica sobre una columna de números (es decir, es muy frecuenterealizar la suma de una columna de números). Pues bien, la cinta de opcionescontiene un comando que agiliza extraordinariamente la introducción de estafórmula: el botón Autosuma.

Para utilizarlo selecciona la celda que está justo debajo de la columna de númerossobre la que quieras operar. Luego pulsa el botón Autosuma.

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Inmediatamente Excel introducirá en la celda activa la función SUMA y utilizará comoargumento la columna de números que haya justo encima. Ahora puedes editar eseargumento (por si Excel no los hubiera seleccionado bien) o directamente pulsar Intro para aceptar la función (figura 5.14).

Figura 5.14. El botón Autosuma

Autocalcular

Ya vimos en el capítulo 1 que la barra de estado daba información variada, puesbien, cuando seleccionamos varias celdas con valores numéricos calculaautomáticamente algunos datos. Pruébalo. El dato más a la derecha es lacaracterística Suma y puedes usarla cuando desees hacer una operación parcial o decomprobación sin tener que introducir una fórmula en una celda.

Por ejemplo, selecciona el rango C5:C9 de la hoja Total y mira la barra de estado:ahora pone Suma=127038. Excel suma automáticamente los números del rango sinque tengas que crear una fórmula al efecto. Excel además te calcula el Promedio, enla barra de estado pasará a poner Promedio=25407,6, que es la media aritmética delos números del rango C5:C9 (figura 5.15).

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Figura 5.15. La característica Autocalcular de Excel

Nota

¡Recuerda!, haz clic con el botón derecho del ratón sobre la barra de estado paraconfigurar qué datos te dará Autocalcular.

Así pues, cuando quieras realizar una operación sencilla o cuando desees comprobarel resultado de una fórmula, puedes utilizar la barra de estado para tal fin. Tambiénfunciona con rangos discontinuos.

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técnicas de gestión del libro de trabajo en excel....

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