Създаване на ефективностСъздаване на ефективност

Team@Work - създаване на ефективност

Съдържание

• Какво е Team@Work?• Функционалности и принципи• Цикъл на използване• Ползи и перспективи• Приложимост• Интеграция

Функционална област на Team@Work

Team@WorkTeam@Work покрива функционалната покрива функционалната област на планиране на бизнес процесите, област на планиране на бизнес процесите, тяхното координиранетяхното координиране, , проследяване,проследяване, промяна и управление във времето. промяна и управление във времето.

По функционални характеристики По функционални характеристики Team@Work eTeam@Work e надстройка на познатите надстройка на познатите системи за управление на бизнеса (системи за управление на бизнеса (ERP, ERP, CRM, HRM, DMSCRM, HRM, DMS и т.н.), но не се и т.н.), но не се припокрива с тяхното поле на действие. За припокрива с тяхното поле на действие. За разлика от тези системи, които се разлика от тези системи, които се занимават с управлението на данни, занимават с управлението на данни, Team@WorkTeam@Work се занимава с управлението се занимава с управлението на процеси.на процеси.

Тази система е фокусирана не върху това Тази система е фокусирана не върху това какво се вършикакво се върши, а върху това , а върху това как се как се вършивърши..

Какво е Team@Work?

Софтуер за управление на

процеси изпълнявани от хора• Планиране на процеси/проекти

• Координиране на екипи

• Проследимост във времето

• Документно обезпечаване

Предназначен е да

автоматизира дейности по: • Разпределяне и възлагане на задачи• Проследявaне и отчитане на изпълнението • Управлението на инцидентни дейности• Обмена на информация (вътре и навън)• Синхронизирането на работата• Проследимост на действията и решенията• Организирането и класифицирането на

документи

Принципи на Team@Work

Team@Work Team@Work се основава на два принципа се основава на два принципа::

Посреща и обслужва специфичните изисквания на потребители с Посреща и обслужва специфичните изисквания на потребители с различно служебно положение в организацията:различно служебно положение в организацията:

стратегически мениджъри, стратегически мениджъри,

оперативни ръководители,оперативни ръководители,

обикновени изпълнители,обикновени изпълнители,

IT IT експерти и специалисти, експерти и специалисти,

клиенти, доставчици, партньори и т.н.клиенти, доставчици, партньори и т.н.

Обхваща различни бизнес ситуации, възникващи в Обхваща различни бизнес ситуации, възникващи в

реалнияреалния живот и предлага адекватна функционалност заживот и предлага адекватна функционалност за

всяка от тях.всяка от тях.

Уникални предимства на Team@Work

Методика за планиране, публикуване, Методика за планиране, публикуване, координация и следене на сложни бизнес координация и следене на сложни бизнес процеси, включващи алтернативни сценарии процеси, включващи алтернативни сценарии за изпълнение, паралелни пътища, опции и за изпълнение, паралелни пътища, опции и варианти, съответствуващи на различни варианти, съответствуващи на различни бизнес ситуациибизнес ситуации

Механизъм за делегиране на права, вземане Механизъм за делегиране на права, вземане на решения и стартиране на процесина решения и стартиране на процеси

Вплитане на събитийно базирани и времево Вплитане на събитийно базирани и времево базирани активационни моделибазирани активационни модели

Безпроблемна интеграция на външни Безпроблемна интеграция на външни сътрудници и партньорисътрудници и партньори

Управление на процесите в реално времеУправление на процесите в реално време

100 % мобилност на потребителите – не са 100 % мобилност на потребителите – не са свързани с определено работно мястосвързани с определено работно място

Цикъл на използване на Team@Work

1.1. Цикъкът на използване на Цикъкът на използване на Team@Work Team@Work започва с започва с дефинирането на схемите на работните процесидефинирането на схемите на работните процеси. . Системата предоставя графична среда за Системата предоставя графична среда за класическиякласическия метод на метод на Work Breakdown ProcessWork Breakdown Process..

2.2. Втора фаза на използване на Втора фаза на използване на TTeam@Work: eam@Work: Можество проекти, работещи по различни схеми Можество проекти, работещи по различни схеми се стартират и работят едновременно. Системата се стартират и работят едновременно. Системата автоматично следва логическата схема на всеки автоматично следва логическата схема на всеки проект и координира задачите на участниците в проект и координира задачите на участниците в него.него.

3.3. Третата фаза на използване включва Третата фаза на използване включва наблюдение, управление и контрол в реално наблюдение, управление и контрол в реално време. Мениджърите следят натоварването на време. Мениджърите следят натоварването на организацията, състоянието и развитието на организацията, състоянието и развитието на всеки проект. Имат на разположение класически всеки проект. Имат на разположение класически средства катосредства като Gantt chart Gantt chart и и Critical PathCritical Path. Могат да . Могат да променят различни параметри на планираните променят различни параметри на планираните процеси – като срокове, изпълнители, обхват и процеси – като срокове, изпълнители, обхват и т.н.т.н.

4.4. Последната фаза се състои в анализ на Последната фаза се състои в анализ на процесите и корекции на работни схеми. процесите и корекции на работни схеми.

Целта е оптимизацията на процесите и Целта е оптимизацията на процесите и усъвършенстването на изпълнението.усъвършенстването на изпълнението.

Дефиниране на Дефиниране на работните схемиработните схеми

ИзпълнениеИзпълнение

Анализ и Анализ и оптимизацияоптимизация

Контрол на Контрол на изпълнениетоизпълнението

Дефиниране на работния процес

WBPWBP с с DesignerDesigner:: Дефиниране на задачи Определяне на изпълнители Определяне на срокове Определяне на връзки и

зависимости Входни параметри Описание на дейностите,

с указания и критерии за край Резултати Документно обезпечаване Правила за стартиране

Свойства: Алтернативни сценарии и варианти, имплементиране на добри практики Вплитане на процедури за ескалация на информираност Независимост на планирането от структурата на организацията Делегиране на права за вземане на решения и стартиране на процеси Събитийно и времево стартиране на задачи Автоматичен анализ на схемата, създаване на Gantt chart и определяне на

Critical path Документно обезпечаване

Управление на изпълнението

Управление на приоритети Управление на приоритети

Управление на екипиУправление на екипи

Управление на проектиУправление на проекти

Управление на задачиУправление на задачи

Управление на документиУправление на документи

Управление на извънредниУправление на извънредни

ситуации ситуации

Свойства:• Критичност на задачите по отношение крайния успех на проектите Проследимост и видимост на операциите, действията и решенията Управление на промените – промяна на срокове, изпълнители, обхват Мобилност–работата със системата не е несвързана с конкретно работно място Ескалация на информираност при излизане извън поредицата от срокове E-mail и SMS напомняния

Контрол и мониторингКонтрол и мониторинг

По отношение на потока

Работа

• Портфолиото от активни проекти по различните работни схеми

• Всички инцидентно възникнали дейности

За всеки проект Актуална логическа диаграма на

проект, заедно с добавените и пропуснати задачи за проекта

Актуална Гант диаграма – план спрямо текущо изпълнение

Статус на задачите Бележки на изпълнителите по проект Документите и резултатите на проекта Актуалния състав на екипа на проекта и много други

По отношение на хората• Натовареността на отдели и служители

– местата където се събира работа• Представянето на различните работни

единици – отдели, екипи, служители

Team@Work -ползи

Стратегически ползиСтратегически ползи

• Осигуряване на диференциация навън• Опростяване на дейността навътре• Стандартизиране на работата• Усъвършенстване на изпълнението• Скорост

Финансови ползиФинансови ползи

• По-ниски оперативни разходи• По-добра продуктивност Организационни ползиОрганизационни ползи

Организационни ползиОрганизационни ползи

• По-добро управление на промените• По-добри комуникации• По-бързо вземане на решение

Ползи за оперативни и стратегически мениджъри

Сериозно планиране на работните процеси: многовариантни планове

Стандартизиране и формализиране на добрите бизнес практики в организацията

Независимост на планирането от организационната структура

Управление на правата и отговорностите на участниците в работните процеси

Осигуряване непрекъснатост на процесите от край до край – щафетна работа на организацията

Пълен контрол и проследимост на операциите – 24x7 Наблюдение и анализ в реално време Управление на промените – промяна на срокове,

промяна на изпълители, промяна на обхвата -премахване/аутсорсване, добавяне на дейности в реално време, и т.н.

Ползи за изпълнителите

Пълен списък със задачите – стандартни и инцидентниПълен списък със задачите – стандартни и инцидентни

Дефинираност на задачите - срокове, приоритети и резултатиДефинираност на задачите - срокове, приоритети и резултати

Информираност за критичността на всяка задача по отношение Информираност за критичността на всяка задача по отношение

крайния успех на проектакрайния успех на проекта

Информираност за приоритетите на действие, контролирани от Информираност за приоритетите на действие, контролирани от

висшия мениджмънтвисшия мениджмънт

Сигурност в различни бизнес ситуации – предефинирани изходиСигурност в различни бизнес ситуации – предефинирани изходи

Гарантирана комуникация в рамките на работния процес/проектГарантирана комуникация в рамките на работния процес/проект

Защита от промените в работния процесЗащита от промените в работния процес

Мобилна работа – независимост от конкретно работно място Мобилна работа – независимост от конкретно работно място

E-mail E-mail и и SMS SMS предупрежденияпредупреждения

Удобен и лесен интерфейс – аналогичен на работа в ИнтернетУдобен и лесен интерфейс – аналогичен на работа в Интернет

Достъп до електронната библиотека и лична библиотека с Достъп до електронната библиотека и лична библиотека с

документидокументи

Ползи за ИТ администраторите

Системата лесно може да бъде надградена върху всяка Системата лесно може да бъде надградена върху всяка съществуваща ИТ инфраструктура без да усложнява или намалява съществуваща ИТ инфраструктура без да усложнява или намалява нейната сигурностнейната сигурност

Team@WorkTeam@Work е изцяло е изцяло JAVAJAVA приложение, което безпроблемно приложение, което безпроблемно работи върху различни операционни системи - работи върху различни операционни системи - Windows, Linux Windows, Linux ,,UnixUnix

Клиент-сървър архитектура - болшинството приложения са Клиент-сървър архитектура - болшинството приложения са достъпни през уеб браузер.достъпни през уеб браузер.

Team@WorkTeam@Work е самостоятелна система, която не зависи от външни е самостоятелна система, която не зависи от външни бази данни или уеб сървъри. Не изисква специален хардуербази данни или уеб сървъри. Не изисква специален хардуер

Администрацията изисква минимални рутинни действия без нужда Администрацията изисква минимални рутинни действия без нужда от познания за специфични Иот познания за специфични ИTT технологии и се извършва през уеб технологии и се извършва през уеб браузербраузер

• Разполага със собствена система за сигурност, която не нвлиза в Разполага със собствена система за сигурност, която не нвлиза в конфликт с други системи за сигурност. Ползва 128 конфликт с други системи за сигурност. Ползва 128 bit SSLbit SSL криптиране на даннитекриптиране на данните

• Инсталацията е бърза и лесна, както и напълно обратимаИнсталацията е бърза и лесна, както и напълно обратима

Къде е най-удачно да се използва?Къде е най-удачно да се използва?

Висока

Ниска

Честота на промените

Сл

ож

но

ст н

а ко

ор

ди

нац

ия

ВисокаНиска

Приложимост на Теam@Work

Различни индустрии и бизнесиРазлични индустрии и бизнеси ООрганизации, коитрганизации, които спазват строги о спазват строги ISOISO стандарти и трябва оперативно и стандарти и трябва оперативно и

документно да гарантират проследимостта на операциите документно да гарантират проследимостта на операциите

ФФирми с ирми с географски разпръснатигеографски разпръснати офиси офиси, за които синхронизацията на , за които синхронизацията на работата е критична за бизнесаработата е критична за бизнеса

Проектно-ориентирани организации, чиято дейност изисква координацията на Проектно-ориентирани организации, чиято дейност изисква координацията на разнородни екипи – идващи от различни индустрии, с различни области на разнородни екипи – идващи от различни индустрии, с различни области на познание и различна организационна култура познание и различна организационна култура

ФФирми, ирми, чиито бизнес процеси изискват своевременното участие на чиито бизнес процеси изискват своевременното участие на инвеститори, клиенти, доставчици или партньори в ключови точки на инвеститори, клиенти, доставчици или партньори в ключови точки на процеситепроцесите

Фирми опериращи в сферата на аварийните ситуации – там където времето е Фирми опериращи в сферата на аварийните ситуации – там където времето е от изключително важно значение и наличието на предефинирани процедури, от изключително важно значение и наличието на предефинирани процедури, алтернативни решения и налични добри практики е критично за успехаалтернативни решения и налични добри практики е критично за успеха

ДДържавниържавни, мести и неправителствени , мести и неправителствени организацииорганизации, които предоставят , които предоставят различни видове услуги на населението различни видове услуги на населението

Внедряване и използване на Team@Work

По отношение на обхвата:По отношение на обхвата: цялата организация един, или няколко отдела група самостоятелни фирми временни сдружения итеративно

По отношение ИТ средата:По отношение ИТ средата: самостоятелно в интеграция с други системи

Начин на ползване:Начин на ползване: абонамент - услуга за ползване на базата на

потребителски лицензи за период от време продукт – закупуването на неограничени във времето

лицензи за продукта

www.efficient-soft.comwww.efficient-soft.comoffice@efficient-soft.comGSMGSM: +359 888 372 384: +359 888 372 384

Йордан НиколовЙордан Николовуправителуправителjordan.nickolov@efficient-soft.comjordan.nickolov@efficient-soft.comGSM: 0888 711 367GSM: 0888 711 367