teams - um€¦ · microsoft teams uporabniška navodila avtorji tilen sašo kaloh, patricija...

Microsoft

Teams

Uporabniška navodila

Avtorji

Tilen Sašo Kaloh, Patricija Planinšič, Boris Ramšak, Sara Cokan

Mentorica

dr. Simona Sternad Zabukovšek

Lektorica

dr. Vida Sruk

Ekonomsko-poslovna fakulteta Maribor, maj 2020

ko tehnologija postane

brezmejna strast

Uporabniška navodila: Microsoft Teams

Kazalo 1 Predstavitev programa Microsoft Teams ............................................................................................. 10

2 Postopek prijave v program ...................................................................................................................... 12

2.1 Ustvarjanje računa................................................................................................................................ 12

2.2 Možnosti dostopa ................................................................................................................................ 16

2.2.1 Mobilna aplikacija ....................................................................................................................... 16

2.2.2 Namizna aplikacija na računalniku ....................................................................................... 18

2.2.3 Dostop prek spletne strani ...................................................................................................... 22

3 Upravljanje svojega profila v programu ................................................................................................ 26

4 Urejanje nastavitev ........................................................................................................................................ 30

4.1 Splošne nastavitve ............................................................................................................................... 31

4.2 Nastavitve zasebnosti ......................................................................................................................... 34

4.3 Obvestila .................................................................................................................................................. 36

4.4 Naprave .................................................................................................................................................... 37

4.5 Dovoljenja ............................................................................................................................................... 37

4.6 Klici ............................................................................................................................................................. 38

5 Delovno okolje ............................................................................................................................................... 42

5.1 Prek spleta ............................................................................................................................................... 42

5.2 Namiznih aplikacij ................................................................................................................................ 43

5.3 Mobilnih aplikacij ................................................................................................................................. 44

6 Funkcionalnosti .............................................................................................................................................. 48

6.1 Dejavnosti................................................................................................................................................ 48

6.1.1 Osnove dejavnosti ...................................................................................................................... 48

6.2 Klepet ........................................................................................................................................................ 50

6.2.1 Pogovori v kanalih in zasebni klepeti v skupinah ........................................................... 50

6.2.2 Začnimo pogovor v Teamsu ................................................................................................... 50

6.2.3 Dodajmo osebe v zasebni klepet (začnimo skupinski klepet) .................................... 51

6.2.4 Začnimo kanalski pogovor v skupinah................................................................................ 51

6.2.5 Poimenujmo skupinski klepet v skupinah.......................................................................... 52

6.2.6 Ustvarimo, uredimo ali izbrišimo skupino stikov v Microsoft Teams ...................... 53

6.2.7 Nastavimo priljubljene klepete .............................................................................................. 56

6.2.8 Utišajmo klepet v skupinah ..................................................................................................... 57


6.2.9 Zapustimo skupinski klepet v skupinah .............................................................................. 58

6.2.10 Izbrišite klepet .............................................................................................................................. 59

6.2.11 Uredimo ali izbrišimo poslano sporočilo v skupinah ..................................................... 60

6.2.12 Oglejmo si, kdo je v skupinskem klepetu .......................................................................... 60

6.3 Ekipe .......................................................................................................................................................... 61

6.3.1 Spoznajte ekipe in kanale ........................................................................................................ 61

6.3.2 Poiščite in se pridružite ekipi .................................................................................................. 61

6.3.3 Pridružimo se ekipi ali uporabimo kodo za pridružitev ekipi ..................................... 62

6.3.4 Ustvarimo kodo za pridružitev ekipi .................................................................................... 63

6.3.5 Oglejmo si, kdo je v skupini ali v kanalu ............................................................................ 63

6.3.6 Ustvarimo ekipo ........................................................................................................................... 64

6.3.7 Dodajmo osebe v ekipo ............................................................................................................ 65

6.3.8 Spremenimo nastavitve v ekipah .......................................................................................... 66

6.4 Sestanki .................................................................................................................................................... 67

6.4.1 Načrtovanje sestanka ................................................................................................................. 67

6.5 Datoteke - Upravljanje z datotekami ........................................................................................... 69

6.5.1 Raziščimo seznam datotek v ekipah .................................................................................... 69

6.5.2 Uredimo datoteko v Teams-u ................................................................................................ 70

6.5.3 Prenesimo datoteko iz Teams-a ............................................................................................ 70

6.5.4 Delite datoteko v Microsoft Teams ...................................................................................... 71

6.5.5 Shranjevanje datotek v Teams-u ........................................................................................... 72

6.6 Dodeljevanje in načrtovanje nalog ................................................................................................ 73

6.6.1 Dodajanje Plannerja v Teams in dodajanja Plannerja v posamezno ekipo ........... 73

6.6.2 Urejanje načrta ............................................................................................................................. 75

6.6.3 Pregled opravilnih vrstic v Načrtovalcu .............................................................................. 77

6.6.4 Ustvarjanje veder s pomočjo Plannerja .............................................................................. 80

6.7 Opravljanje opravka ............................................................................................................................ 81

6.7.1 Dodajanje status opravila ......................................................................................................... 82

6.7.2 Dodajanje oseb k opravilu ....................................................................................................... 83

6.7.3 Dodajanje opisa ........................................................................................................................... 84

6.7.4 Dodajanje opravkov in opisov na kontrolni seznam ..................................................... 84

6.7.5 Dodajanje priloge........................................................................................................................ 85

6.7.6 Filtriranje veder ............................................................................................................................ 89


6.8 Obrazci ..................................................................................................................................................... 90

6.8.1 Dodajanje zavihka Obrazci ...................................................................................................... 90

6.8.2 Ustvarjenje in urejanje novega obrazca .............................................................................. 91

6.8.3 Dodajanje obstoječega obrazca za zbiranje odgovorov, prikaz rezultatov ankete

ali za sodelovanje s svojo ekipo ............................................................................................................... 98

6.8.4 Nastavitev obvestil o svojem obrazcu .............................................................................. 101

6.8.5 Opravljanje hitre ankete v ekipi .......................................................................................... 103

7 Literatura ........................................................................................................................................................ 106


Kazalo slik Slika 1: Microsoft Teams logo ............................................................................................................................ 10

Slika 2: Možnosti MS Teams ............................................................................................................................... 11

Slika 3: Različice MS Teams ................................................................................................................................. 11

Slika 4: Ustvarjanje računa ................................................................................................................................... 12

Slika 5: Prijava v MS Teams ................................................................................................................................. 12

Slika 6: Vnos podatkov za ustvarjanje računa .............................................................................................. 13

Slika 7: Ustvarjanje računa ................................................................................................................................... 13

Slika 8: Ustvarjanje gesla ...................................................................................................................................... 14

Slika 9: Vnos kode za preverjanje računa ...................................................................................................... 14

Slika 10: Osnovni podatki pri ustvarjanju računa ....................................................................................... 15

Slika 11: Vneseni podatki ..................................................................................................................................... 15

Slika 12: Izbira uporabe aplikacije .................................................................................................................... 15

Slika 13: MS Teams v App Storu ....................................................................................................................... 16

Slika 14: Prijavna slika ........................................................................................................................................... 17

Slika 15: Izgled MS Teams v mobilni aplikaciji............................................................................................. 17

Slika 16: Nastavitve v mobilni aplikaciji .......................................................................................................... 17

Slika 17: Iskanje namizne aplikacije MS Teams v brskalniku .................................................................. 18

Slika 18: Izbira povezave za namizno aplikacijo MS Teams .................................................................... 18

Slika 19: polje URL naslova.................................................................................................................................. 19

Slika 20: Potrditveno okno za prenos namizne aplikacije ....................................................................... 19

Slika 21: Potrditev prenosa namizne aplikacije ........................................................................................... 19

Slika 22: Uspešen prenos ..................................................................................................................................... 19

Slika 23: Možnosti ob prenosu namizne aplikacije .................................................................................... 20

Slika 24: Varnostno opozorilo ............................................................................................................................ 20

Slika 25: Zagon aplikacije MS Teams .............................................................................................................. 20

Slika 26: Prijavno okno .......................................................................................................................................... 21

Slika 27: Vnos podatkov za prijavo .................................................................................................................. 21

Slika 28: Uspešna prijava v namizno aplikacijo MS Teams ..................................................................... 22

Slika 29: Dostop do MS Teams preko spleta ................................................................................................ 22

Slika 30: Izbira povezave za dostop do MS Teams preko spleta .......................................................... 23

Slika 31: Spletna stran MS Teams ..................................................................................................................... 23

Slika 32: Vnos podatkov za prijavo .................................................................................................................. 23

Slika 33: Potrditveno okno za vpis ................................................................................................................... 24

Slika 34: Možnosti uporabe MS Teams .......................................................................................................... 24

Slika 35: Izbira možnosti uporabe MS Teams .............................................................................................. 24

Slika 36: Možnost vnaprej pripravljene aplikacije MS Teams za podjetja ......................................... 25

Slika 37: Prijava v MS Teams ............................................................................................................................... 26

Slika 38: Možnosti profila .................................................................................................................................... 26

Slika 39: Stanje dosegljivosti .............................................................................................................................. 27

Slika 40: Urejanje profila ...................................................................................................................................... 27

Slika 41: Možnosti sprememb na profilu ....................................................................................................... 27


Slika 42: Shranjevanje sprememb na profilu ................................................................................................ 28

Slika 43: Ponastavljanje stanja dosegljivosti ................................................................................................. 28

Slika 44: Možnosti izbire stanja dosegljivosti ............................................................................................... 29

Slika 45: Možnost nastavitev .............................................................................................................................. 30

Slika 46: Urejanje nastavitev ............................................................................................................................... 31

Slika 47: Urejanje splošnih nastavitev ............................................................................................................. 31

Slika 48: Tema-privzeto ........................................................................................................................................ 32

Slika 49: Tema-temno ........................................................................................................................................... 32

Slika 50: Tema-visokokontrastno ...................................................................................................................... 33

Slika 51: Nastavitve aplikacije ............................................................................................................................ 33

Slika 52: Nastavitve jezika .................................................................................................................................... 34

Slika 53: Izbira jezika .............................................................................................................................................. 34

Slika 54: Nastavitve zasebnosti .......................................................................................................................... 35

Slika 55: Upravljanje prednostnega dostopa ............................................................................................... 35

Slika 56: Vklop nastavitev za ankete ................................................................................................................ 36

Slika 57: Nastavitve obvestil ............................................................................................................................... 36

Slika 58: Izbira možnosti prejema obvestil .................................................................................................... 36

Slika 59: Nastavitve naprave ............................................................................................................................... 37

Slika 60: Izbira naprave ......................................................................................................................................... 37

Slika 61: Nastavitve dovoljenj ............................................................................................................................ 38

Slika 62: Možnosti dovoljenj ............................................................................................................................... 38

Slika 63: Vklop/izklop dovoljenj ........................................................................................................................ 38

Slika 64: Nastavitve klicev .................................................................................................................................... 39

Slika 65: Možnosti izbire prejemanja klicev .................................................................................................. 39

Slika 66: Nastavitev časa zvonenja ................................................................................................................... 40

Slika 67: Konfiguracija glasovne pošte ........................................................................................................... 40

Slika 68: Izbira tona zvonenja ............................................................................................................................. 41

Slika 69: Vklop načina besedilnega telefona ................................................................................................ 41

Slika 70: Polje iskanja ............................................................................................................................................ 42

Slika 71: Nastavitve profila .................................................................................................................................. 42

Slika 72: Funkcionalnosti MS Teams preko spletne aplikacije ............................................................... 43

Slika 73: Orodna vrstica MS Teams .................................................................................................................. 43

Slika 74: Funkcionalnosti MS Teams na namizni aplikaciji ...................................................................... 44

Slika 75: Nedavne dejavnosti na mobilni aplikaciji MS Teams .............................................................. 45

Slika 76: Meni nastavitev ...................................................................................................................................... 45

Slika 77: Nastavitev filtrov ................................................................................................................................... 46

Slika 78: Funkcionalnosti MS Teams na mobilni aplikaciji ...................................................................... 47

Slika 79: Dodatne funkcionalnosti .................................................................................................................... 47

Slika 80: Gumb dejavnost v MS Teams ........................................................................................................... 48

Slika 81: Vklop filtra na dejavnosti ................................................................................................................... 48

Slika 82: Prikaz obvestila ...................................................................................................................................... 49

Slika 83: Preverjanje obvestil preko ukaznega polja ................................................................................. 49

Slika 84: Prikaz seznama vseh dejavnosti ...................................................................................................... 49

Slika 85: Simboli vnosa dejavnosti ................................................................................................................... 50


Slika 86: Gumb za ustvarjanje novega klepeta ............................................................................................ 50

Slika 87: Vnos imena ali skupine v klepetu ................................................................................................... 51

Slika 88: Skupinski klepet ..................................................................................................................................... 51

Slika 89: Pogovor znotraj skupine .................................................................................................................... 52

Slika 90: Poimenovanje skupinskih klepetov ................................................................................................ 52

Slika 91: Ustvarjanje nove skupine stikov ...................................................................................................... 53

Slika 92: Dodajanje oseb v skupino stikov .................................................................................................... 54

Slika 93: Preimenovanje skupine stikov ......................................................................................................... 55

Slika 94: Izbris skupine stikov ............................................................................................................................. 56

Slika 95: Nastavitev priljubljenih klepetov ..................................................................................................... 57

Slika 96: Izklop obvestil ........................................................................................................................................ 58

Slika 97: Zapuščanje skupinskih klepetov ...................................................................................................... 59

Slika 98: Izbris posameznih sporočil v klepetu ............................................................................................ 59

Slika 99: Urejanje že poslanih sporočil v klepetu ........................................................................................ 60

Slika 100: Brisanje poslanih sporočil ................................................................................................................ 60

Slika 101: Prikaz udeležencev v klepetu ......................................................................................................... 61

Slika 102: Pridružitev v ekipe .............................................................................................................................. 62

Slika 103: Pridružitev ekipi preko gumba ...................................................................................................... 62

Slika 104: Pridružitev ekipi s kodo .................................................................................................................... 63

Slika 105: Ogled seznama članov v ekipi ....................................................................................................... 64

Slika 106: Ustvarjanje nove ekipe ..................................................................................................................... 64

Slika 107: Okno ustvarjanja ekipe ..................................................................................................................... 64

Slika 108: Zasebno/javno ustvarjanje ekipe .................................................................................................. 65

Slika 109: Dodajanje oseb/članov v ekipo ..................................................................................................... 66

Slika 110: Možnosti upravljanja ekipe ............................................................................................................. 67

Slika 111: Načrtovanje sestanka ........................................................................................................................ 68

Slika 112: Načrtovanje novega srečanja/sestanka...................................................................................... 68

Slika 113: Urejanje srečanja/sestanka ............................................................................................................. 69

Slika 114: Ogled datotek v MS Teams ............................................................................................................ 69

Slika 115: Urejanje datotek ................................................................................................................................. 70

Slika 116: Prenos datotek iz MS Teams .......................................................................................................... 70

Slika 117: Ogled nedavno dostopnih datotek ............................................................................................. 71

Slika 118: Možnost skupne rabe datotek ...................................................................................................... 71

Slika 119: Deljenje datotek znotraj ekipe ...................................................................................................... 72

Slika 120: Možnosti shranjevanja datotek v MS Teams ........................................................................... 72

Slika 121: Dodajanje aplikacij v MS Teams ................................................................................................... 73

Slika 122: Nameščanje Planner-ja (načrtovalca) .......................................................................................... 74

Slika 123: Uspešna namestitev Planner-ja ..................................................................................................... 74

Slika 124: Dodajanje zavihka znotraj ekipe ................................................................................................... 74

Slika 125: Dodajanje Plannerja v ekipo ........................................................................................................... 75

Slika 126: Ustvarjanje novega načrta ............................................................................................................... 75

Slika 127: Nov zavihek "Nov načrt" .................................................................................................................. 75

Slika 128: Spustni seznam na novem zavihku .............................................................................................. 76

Slika 129: Nastavitve .............................................................................................................................................. 76


Slika 130: Preimenovanje zavihka ..................................................................................................................... 76

Slika 131: Odstranitev zavihka ........................................................................................................................... 76

Slika 132: Opravilna vrstica v Planner-ju ........................................................................................................ 77

Slika 133: Ustvarjanje opravkov ......................................................................................................................... 77

Slika 134: Vnos imena opravila .......................................................................................................................... 77

Slika 135: Rok izvedbe opravila ......................................................................................................................... 78

Slika 136: Dodajanje opravila ............................................................................................................................. 78

Slika 137: Urejanje opravil ................................................................................................................................... 78

Slika 138: Zavihek Grafikoni ................................................................................................................................ 79

Slika 139: Urnik ........................................................................................................................................................ 80

Slika 140: Ustvarjanje Vedra ............................................................................................................................... 80

Slika 141: Dodajanje Vedra ................................................................................................................................. 80

Slika 142: Razporejanje Veder ............................................................................................................................ 81

Slika 143: Možnosti za Vedra ............................................................................................................................. 81

Slika 144: Osnovni plan v Planner-ju ............................................................................................................... 81

Slika 145: Dodajanje podnalog .......................................................................................................................... 82

Slika 146: Prikaz opravil na kartici - izklopljen ............................................................................................. 82

Slika 147: Prikaz opravil na kartici - vklopljen .............................................................................................. 83

Slika 148: Dodajanje oseb k opravilom .......................................................................................................... 83

Slika 149: Dodajanje opisa .................................................................................................................................. 84

Slika 150: Odziv komentarjev ............................................................................................................................. 84

Slika 151: Dodajanje opravkov in opisov na kontrolni seznam ............................................................. 85

Slika 152: Dodajanje prilog preko spletne povezave ................................................................................ 85

Slika 153: Dodajanje povezave .......................................................................................................................... 86

Slika 154: Prikaz povezave na kartici ............................................................................................................... 86

Slika 155: Prikaz kartice ........................................................................................................................................ 86

Slika 156: Dodajanje prilog iz lokalnega diska ............................................................................................ 87

Slika 157: Nalaganje izbranih prilog ................................................................................................................ 87

Slika 158: Seznam datotek .................................................................................................................................. 87

Slika 159: Možnosti dodajanja prilog .............................................................................................................. 88

Slika 160: Knjižica dodanih datotek ................................................................................................................. 88

Slika 161: Kartica opravila .................................................................................................................................... 88

Slika 162: Prikaz vseh prilog ............................................................................................................................... 89

Slika 163: Filtriranje veder .................................................................................................................................... 89

Slika 164: Urgentna vedra ................................................................................................................................... 90

Slika 165: Dodajanje novih zavihkov ............................................................................................................... 90

Slika 166: Dodajanje zavihka Obrazci .............................................................................................................. 90

Slika 167: Ustvarjanje novega obrazca ........................................................................................................... 91

Slika 168: Nov ustvarjen zavihek ....................................................................................................................... 91

Slika 169: Dodajanje novega obrazca ............................................................................................................. 92

Slika 170: Izbira primernega obrazca .............................................................................................................. 92

Slika 171: Dodajanje možnosti........................................................................................................................... 93

Slika 172: Izbira odgovora ................................................................................................................................... 93

Slika 173: Dodajanje vprašanja .......................................................................................................................... 94


Slika 174: Dodajanje podnaslova ...................................................................................................................... 94

Slika 175: Dodajanje omejitev ............................................................................................................................ 94

Slika 176: Končni izgled vprašanja za anketiranca ..................................................................................... 95

Slika 177: Ocenjevanje .......................................................................................................................................... 95

Slika 178: Dodajanje oznak za ocenjevanje .................................................................................................. 95


Slika 180: Odgovori z datumi ............................................................................................................................. 96


Slika 182: Razporejanje odgovorov po lestvici od najboljšega do najslabšega .............................. 97


Slika 184: Razporejanje odgovorov po Likertovi lestvici .......................................................................... 97

Slika 185: Izbiranje odgovorov po principu skale med 1 in 10 ............................................................. 98

Slika 186: Dodajanje novega segmenta vprašanj ....................................................................................... 98

Slika 187: Nastavitev dovoljenj pri zbiranju odgovorov ........................................................................... 99

Slika 188: Možnosti deljenja ankete ................................................................................................................ 99

Slika 189: Ogled odzivov ................................................................................................................................... 100

Slika 190: Možnosti upravljanja z obrazci ................................................................................................... 100

Slika 191: Ustvarjanje povezave povzetka .................................................................................................. 100

Slika 192: Vstavljanje povezave v pogovor ................................................................................................ 101

Slika 193: Ogled rezultatov ankete ............................................................................................................... 101

Slika 194: Nastavitev obvestil za obrazce ................................................................................................... 102

Slika 195: Možnost pošiljanja avtomatskega e-mail sporočila ........................................................... 102

Slika 196: Prejem avtomatskega e-mail sporočila ................................................................................... 102

Slika 197: Meni za več možnosti .................................................................................................................... 103

Slika 198: Iskanje obrazcev za hitro anketo ............................................................................................... 103

Slika 199: Iskanje aplikacij................................................................................................................................. 103

Slika 200: Dodajanje obrazcev v ekipo ........................................................................................................ 104

Slika 201: Ustvarjanje hitre ankete ................................................................................................................ 104

Slika 202: Nastavitve hitre ankete v polju besedila v ekipi .................................................................. 104

Slika 203: Vnaprej pripravljene predloge za vprašanja .......................................................................... 105

Slika 204: Ustvarjanje željenega vprašanja ................................................................................................. 105

Slika 205: Pošiljanje hitre ankete kot sporočilo v ekipi .......................................................................... 105


1 Predstavitev programa

Microsoft Teams Program Microsoft Teams je razvilo podjetje Microsoft, kot platformo, ki omogoča klepet,

video sestanke, shranjevanje datotek in možno integracijo različnih aplikacij (add-on-ov).

Program, oziroma njegove storitve so tesno povezane s Office 365, ki je v osnovi pisarniška

storitev.

Slika 1: Microsoft Teams logo

Logotip Microsoft Teams

Storitev MS Teams ponuja možnosti ustvarjanja skupin, ki omogočajo, da skupina komunicira

ali pa si deli datoteke znotraj le-te. Prav tako omogoča klepet med uporabniki teh skupin ali

pa pošiljanje neposrednih sporočil, ki uporabnikom omogočajo, da pošljejo zasebna sporočila

določenemu uporabniku in ne skupini ljudi.

Znotraj programa MS Teams je uporabnikom omogočeno, da si v programu aktivirajo dodatke

v obliki priključkov, kot so na primer priključki za Twitter, Facebook, YouTube in ostale. V

obsegu storitev MS Teams najdemo tudi možnosti klicanja in srečanj (Meeting). Klici

omogočajo takojšnje sporočanje preko VoIP (Voice over IP) ali video konferenc, v čemer se

kaže podobnost programu Skype.


Slika 2: Možnosti MS Teams

Microsoft v okviru storitve MS Teams ponuja tri različice:

Slika 3: Različice MS Teams

Prva različica je brezplačna Microsoft Teams in plačljivi različici Office 365 Business

Premium in Office 365 E3.


2 Postopek prijave v program Microsoft za storitve MS Teams ponuja dostop preko aplikacij na telefonu in računalniku, prav

tako pa omogoča dostop do MS Teams preko spleta, oziroma spletne strani.

2.1 Ustvarjanje računa

Preden začnemo uporabljati program in storitve Microsoft Teams, moramo zanj ustvariti račun,

v primeru, da le tega še nimamo. Prvi korak pri ustvarjanju računa je dostop do spletne strani

https://products.office.com/sl-SI/microsoft-teams/free. Slika 4 prikazuje omenjeno spletno

stran in njen izgled.

Slika 4: Ustvarjanje računa

Na obiskani spletni strani se nam prikaže okno, kot je prikazano na Sliki 4,

kjer kliknemo na gumb »PRIJAVITE SE BREZPLAČNO«. Povezava nas usmeri

do nove strani, ki je prikazana na Sliki 4.

Slika 5: Prijava v MS Teams

Na tej strani, pod točko 1, kot je prikazano na sliki, si lahko ustvarimo nov

račun ali pa se prijavimo z že obstoječim računom. O sami prijavi v program

bomo govorili v točki 2.2.. Ker želimo ustvariti nov račun, pod točko 1,

prikazano na Sliki 5, vnesemo naš e-poštni naslov, ki ga želimo uporabljati

za dostop do Microsoft Teams, kot prikazuje Slika 6.

https://products.office.com/sl-SI/microsoft-teams/free


Slika 6: Vnos podatkov za ustvarjanje računa

Ko vnesemo izbran e-poštni naslov, kliknemo na gumb »Nastavi račun«, ki

se nahaja pod oknom vnosa e-poštnega naslova. Spletna stran nas nato

preusmeri na novo okno, ki izgleda tako kot na Sliki 7 in z klikom na gumb

»Ustvari račun«, ki je na sliki obkrožen z rdečim krogom, potrdimo.

Slika 7: Ustvarjanje računa

Stran nas preusmeri na novo okno, prikazano na Sliki 8, ki od nas zahteva,

da si za račun ustvarimo geslo, s pomočjo katerega bomo varneje dostopali

do programa. Po izbranem geslu, kliknemo na gumb »Naprej«, ki se nahaja

v desnem okencu, kjer smo ustvarili naše geslo.


Slika 8: Ustvarjanje gesla

Po kliku gumba »Naprej« še izpolnimo naše osnovne podatke, kot so: od

kod prihajamo, datum rojstva ipd. ... Ko izpolnimo vse podatke, kliknemo

na gumb »Naprej«, kjer pojavno okno od nas zahteva, da vnesemo kodo, ki

smo jo prejeli na naš e-poštni naslov. Prikaz okna je viden na Sliki 9, kjer

vnesemo kodo in nadaljujemo z ustvarjanjem računa s klikom na gumb

»Naprej«.

Slika 9: Vnos kode za preverjanje računa

Po uspešnem vnosu kode, nas povezava preusmeri, kjer v naslednjem

pojavnem oknu vnesemo podatke o osebi (ime in priimek, ime podjetja in

regijo), kot prikazuje Slika 10.


Slika 10: Osnovni podatki pri ustvarjanju računa

Po uspešnem vnosu vseh zahtevanih podatkov, se gumb spodaj obarva na

temno modro in nam omogoča, da kliknemo nanj. Po kliku nanj, se začne

ustvarjati in nastavljati naš račun, kar zna trajati nekaj minut.

Slika 11: Vneseni podatki

Po uspešno ustvarjenem računu, nas okno pripelje do novega okna, ki nam

daje možnost uporabe Microsoft Teams-a namizne aplikacije ali preko

spletne strani, kot je prikazano na sliki 12. Glede uporabe in prijave bomo

več spregovorili v poglavju 2.2.

Slika 12: Izbira uporabe aplikacije


2.2 Možnosti dostopa

Ker Microsoft ponuja tri različne možne dostope do Microsoft Teams-a, so temu tudi različni

postopki prijave v program. V tem poglavju bomo prikazali kako dostopati do programa preko

spletne strani, mobilne in namizne aplikacije na računalniku.

2.2.1 Mobilna aplikacija

Za dostop do Microsoft Teams preko mobilne aplikacije, si moramo najprej naložiti aplikacijo

na našo mobilno napravo. V primeru, da uporabljamo iOS operacijski sistem (iPhone, iPad),

odpremo program App Store, če imamo mobilno napravo z Android programsko opremo,

odpremo Google Play, ter v njej poiščemo aplikacijo Microsoft Teams.

Slika 13: MS Teams v App Storu

Po uspešnem nalaganju aplikacije, se vanjo prijavimo z našim že obstoječim računom. V

primeru, da računa še nismo predhodno ustvarili, ga lahko ustvarimo tudi na mobilni aplikaciji,

saj je postopek enak, kot ustvarjanje računa, ki smo ga prikazali v poglavju Ustvarjanje računa.

Če imamo račun že ustvarjen, se prijavimo v program s klikom na gumb »Sign In«, ki je

prikazan na Sliki 14. Po uspešni prijavi v program se nam prikaže okno, vidno na Sliki 15, kjer

imamo v spodnji vrstici dostop do »Aktivnosti« (Activity), »Klepeta« (Chat), »Teams-ov« (Ekipe),

»Klicev« (Calls) in »Datotek« (Files). V levem zgornjem kotu lahko s klikom na tri-črtni meni

dostopamo do naših nastavitev v MS Teams.


Slika 14: Prijavna slika

Slika 15: Izgled MS Teams v mobilni aplikaciji

Slika 16: Nastavitve v mobilni aplikaciji


2.2.2 Namizna aplikacija na računalniku

Če želimo dostopati do programa Microsoft Team preko osebnega, prenosnega ali službenega

računalnika, lahko dostopamo na dva načina in sicer tako, da si prenesemo namizno aplikacijo

ali pa dostopamo kar preko spletne strani. Oba načina bomo v nadaljevanju prikazali.

Prvi način dostopa na računalniku je ta, da si prenesemo namizno aplikacijo. To lahko storimo

tako, da obiščemo direktno spletno stran https://products.office.com/sl-si/microsoft-

teams/group-chat-software od Microsoft-a, kjer si prenesemo aplikacijo.

Prvi korak je torej, da v brskalnik vnesemo spletni naslov

https://products.office.com/sl-si/microsoft-teams/group-chat-software ali,

da enostavno v spletni brskalnik (na primer: Google, Bing) vpišemo besedno

zvezo »Microsoft Teams« in potrdimo z gumbom Enter. V primeru, da je

bilo naše iskanje uspešno, imamo pogled kot prikazuje slika spodaj.

Slika 17: Iskanje namizne aplikacije MS Teams v brskalniku

Za tem, ko smo v brskalniku poiskali Microsoft Teams, z miško kliknemo

na prvo povezavo.

Slika 18: Izbira povezave za namizno aplikacijo MS Teams

Klik na povezavo nas pripelje do spletne strani

https://products.office.com/sl-si/microsoft-teams/group-chat-software.

Kot smo zgoraj omenili, bi lahko URL naslov spletne strani enostavno

prepisali v naslov spletnega brskalnika in na koncu prišli do iste spletne

strani, ki omogoča prenos namizne aplikacije.

https://products.office.com/sl-si/microsoft-teams/group-chat-software





Slika 19: polje URL naslova

Na spletni strani, do katere smo prišli na en ali drug način, se pomaknemo

nekoliko navzdol, da pridemo do območja, kjer imamo možnost prenosa

namizne aplikacije.

Slika 20: Potrditveno okno za prenos namizne aplikacije

Preko gumba »Prenesite Teams«, lahko prenesemo aplikacijo.

Slika 21: Potrditev prenosa namizne aplikacije

S klikom na gumb, se nam v ozadju prenese aplikacija na predhodno

izbrano lokacijo na računalniku. Uspešen prenos aplikacije je viden na

spodnji sliki, v levem spodnjem kotu.

Slika 22: Uspešen prenos


S klikom na puščico ob prenosu, se nam pojavijo naslednje možnosti in

sicer: Odpri, Vedno odpri to vrsto datoteke, Pokaži v mapi in Prekliči.

Slika 23: Možnosti ob prenosu namizne aplikacije

Z desnim miškinim klikom na možnost Odpri, se nam odpre novo okno

Varnostno opozorilo, kjer kliknemo na gumb Zaženi.

Slika 24: Varnostno opozorilo

Po kliku na gumb Zaženi, se nam prikaže pojavno okno, med tem ko se v

ozadju pripravlja program za uporabo.

Slika 25: Zagon aplikacije MS Teams

Po uspešni naložitvi, se nam odpre prijavno okno, kamor vnesemo ustrezne

podatke za prijavo, torej e-naslov, ki smo ga uporabili pri registracije v

Microsoft Teams ali v Microsoft 365 in geslo. V prvem koraku vnesemo e-

naslov in potrdimo s klikom na gumb Next.


Slika 26: Prijavno okno

Po vnosu e-naslova, vnesemo še geslo in se s klikom na gumb »Sign in«

prijavimo v program.

Slika 27: Vnos podatkov za prijavo

V primeru pravilnega vnosa podatkov (e-naslova in gesla), nas program

preusmeri na program Microsoft Teams in s tem lahko začnemo z uporabo

programa na namizni aplikaciji.


Slika 28: Uspešna prijava v namizno aplikacijo MS Teams

Po uspešnem prenosu namizne aplikacije, lahko začnemo uporabljati

Microsoft Teams na namiznem, prenosnem ali službenem računalniku.

2.2.3 Dostop prek spletne strani

Microsoft Teams omogoča uporabo programa tudi preko spleta. V nadaljevanju bomo

prikazali, na kakšen način lahko dostopamo do spletne različice Microsoft Teams-a.

Prvi korak je vnos spletnega naslova https://products.office.com/sl-

si/microsoft-teams/group-chat-software v brskalnik, oziroma vpišemo

besedno zvezo »Microsoft Teams« v brskalnik (npr. Google, Bing) in

potrdimo iskanje z gumbom Enter. V primeru, da je bilo naše iskanje

uspešno, imamo pogled, kot prikazuje slika odspodaj.

Slika 29: Dostop do MS Teams preko spleta

Za tem, ko smo v brskalniku poiskali Microsoft Teams, z miško kliknemo

na prvo povezavo.




Slika 30: Izbira povezave za dostop do MS Teams preko spleta

Povezava nas preusmeri na spletno stran od Microsoft Teams, kjer se lahko

vpišemo s klikom na gumb Vpis.

Slika 31: Spletna stran MS Teams

Po kliku na gumb Vpis, nas v oknu brskalnika preusmeri na okno, kjer

vnesemo sprva podatke o uporabniškem imenu, torej e-naslov, katerega

smo uporabili pri registraciji v sam program. Nato kliknemo na gumb

Naprej.

Slika 32: Vnos podatkov za prijavo

Po vnosu pravilnega e-naslova, vnesemo še podatke o geslu. Po vnosu

gesla kliknemo na gumb Vpis.


Slika 33: Potrditveno okno za vpis

Če smo pravilno vnesli uporabniške podatke, se nam v brskalniku odpre

okno, ki nam daje možnost prenosa namizne različice Microsoft Teams ali

možnost nadaljevanja z uporabo spletne aplikacije.

Slika 34: Možnosti uporabe MS Teams

Za uporabo spletne aplikacije bomo izbrali možnost: namesto tega

uporabite spletno aplikacijo, ki se nahaja pod gumbom Prenesi

aplikacijo za Windows.

Slika 35: Izbira možnosti uporabe MS Teams


V kolikor še nimamo vnaprej pripravljene aplikacije Microsoft Teams za naše

podjetje, nam Microsoft Teams ponuja možnost, da to vnaprej pripravimo

in dodamo člane. Tako, kot smo prikazali v poglavju Postopek prijave.

Slika 36: Možnost vnaprej pripravljene aplikacije MS Teams za podjetja

V primeru, da imamo že predhodno pripravljeno aplikacijo Microsoft Teams

in ekipo, kateri se želimo pridružiti, lahko začnemo prosto uporabljati

spletno aplikacijo Microsoft Teams.

3 Upravljanje svojega profila

v programu

V nadaljevanju se bomo osredotočili na upravljanje profila v Microsoft Teams. V okviru tega

poglavja bomo spoznali, kako spremeniti/odstraniti sliko profila, ime in dosegljivost.

Prvi korak za upravljanje našega profila je uspešna prijava v Microsoft

Teams, kot smo prikazali v Poglavju 2.

Slika 37: Prijava v MS Teams

Po uspešni prijavi, se z miško postavimo v zgornji desni kot in kliknemo na

začetnice našega imena, kjer se nam odpre spustni seznam.

Slika 38: Možnosti profila

V spustnem seznamu, ki nam ponuja več možnosti, se bomo v tem poglavju

osredotočili samo na naš profil, na urejanje le tega in na naše stanje

dosegljivosti.


Slika 39: Stanje dosegljivosti

Urejanje našega profila se tako začne s klikom miške na Uredi profil, ki se

nahaja tik pod našim imenom.

Slika 40: Urejanje profila

Odpre se nam novo okno, ki ponuja možnosti, da spremenimo ime,

naložimo ali odstranimo sliko profila.

Slika 41: Možnosti sprememb na profilu


V kolikor smo v urejanju profila storili kakšno spremembo le-to shranimo s

klikom na gumb Shrani, v nasprotnem primeru, kliknemo na gumb Zapri.

Slika 42: Shranjevanje sprememb na profilu

Poleg urejanje našega profila v Microsoft Teams, lahko ponastavljamo

razne druge nastavitve, med njimi tudi stanje dosegljivosti. Stanje

dosegljivosti lahko urejamo v spustnem seznamu, do katerega prav tako

dostopamo preko klika na naše začetnice v zgornjem desnem kotu, kot

prikazuje slika spodaj.

Slika 43: Ponastavljanje stanja dosegljivosti

Ko se z miško brez klikanja samo postavimo na to nastavitev, se nam

samodejno odpre spustni seznam z naslednjimi možnostmi, med katerimi

lahko izberemo: Dosegljiv/-a, Zaseden/-a, Ne motite, Takoj bom nazaj,

Navidez nedosegljiv/-a in Ponastavi stanje.


Slika 44: Možnosti izbire stanja dosegljivosti

Dosegljiv/-a: stanje, ko je oseba, ki je prijavljena v Microsoft Teams aktivna

v trenutni seji.

Zaseden/-a: stanje uporabimo, kadar se oseba v trenutni seji želi

osredotočiti na to, kar počne v MS Teams in želi, da se obvestila pojavljajo.

V kolikor je oseba v MS Teams na sestanku ali v klicu, se bo njeno stanje

samodejno spremenilo stanje Zaseden/-a v kolikor oseba nima predhodno

spremenjenega stanja v Ne motite.

Ne motite: stanje s katerim želi oseba ostalim sporočiti, da med njenim

opravilom trenutno ne želi motenj. S to nastavitvijo so tudi obvestila

izključena in se ne pojavljajo.

Takoj bom nazaj: stanje, ki kaže nato, da oseba trenutno ni na voljo. Če

želimo te vrste nastavitve našega stanja, si moramo to ročno nastaviti, saj

samodejna nastavitev za to stanje ne obstaja.

Navidez nedosegljiv/-a: stanje, ki ga nastavimo sami, kadar opravljamo

opravila in nimamo časa, da se odzovemo obvestilom takoj.

in

Ponastavi stanje: s klikom na to možnost, spremenimo naše stanje na

primarno, torej na stanje Dosegljivosti.

4 Urejanje nastavitev V tem poglavju se bomo osredotočili na nastavitve v Microsoft Teams, kot so splošne

nastavitve, nastavitve zasebnosti, obvestil, naprav, dovoljenja in klicev. Prikazali bomo, kako

lahko spreminjamo nastavitve glede na naše potrebe.

Če želimo v Microsoft Teams urejati nastavitve, moramo najprej poiskati

možnost za upravljanje nastavitev. V zgornjem desnem kotu kliknemo na

začetnice prijavljenega v profil, kjer se nam nato odpre spustni seznam, na

katerem poiščemo možnost nastavitve.

Slika 45: Možnost nastavitev

S klikom na Nastavitve, se nam odpre okno Nastavitev, kjer lahko

urejamo splošne nastavitve, nastavitve zasebnosti, obvestila, naprave,

dovoljenja in klice.


Slika 46: Urejanje nastavitev

4.1 Splošne nastavitve

V Splošnih nastavitvah lahko urejamo nastavitve za teme, aplikacijo in jezik.

Slika 47: Urejanje splošnih nastavitev

V nastavitvah Teme lahko izbiramo med tremi temami in sicer privzeto, temno in

visokokontrastno. S klikom na posamezno temo lahko spreminjamo videz Microsoft

Teams.

Primeri posameznih Tem:

• Privzeto


Slika 48: Tema-privzeto

• Temno

Slika 49: Tema-temno

• Visokokontrastno


Slika 50: Tema-visokokontrastno

V Splošnih nastavitvah lahko tudi nastavljamo različne nastavitve aplikacije preko

klikov na posamezne kvadratke zraven izbranih nastavitev. Izbiramo lahko med

možnostmi, kot so: samodejni zagon aplikacije, odpri aplikacijo v ozadju, nadaljuj

izvajanje aplikacije po zaprtju, onemogoči strojno pospeševanje GPU in

registrirajte aplikacijo Teams kot aplikacijo za klepet za Office.

Slika 51: Nastavitve aplikacije

Zadnja nastavitev v Splošnih nastavitvah je Jezik.


Slika 52: Nastavitve jezika

V okviru nastavitev Jezika, lahko izbiramo med Jezikom aplikacije in Jezikom

tipkovnice.

S klikom na posamezen jezik se nam odpre spustni seznam podprtih jezikov, med

katerimi izberemo želenega.

Slika 53: Izbira jezika

4.2 Nastavitve zasebnosti

V nastavitvah Zasebnosti imamo na voljo dve nastavitvi in sicer: upravljanje

prednostnega dostopa in možnost sodelovanja v anketah v aplikaciji Microsoft

Teams.


Slika 54: Nastavitve zasebnosti

V nastavitvah zasebnosti lahko s klikom na Upravljanje prednostnega dostopa lahko

sami izbiramo osebe, od katerih želimo prejemati obvestila, tudi, kadar imamo kot

stanje dosegljivosti nastavljeno »Ne motite«.

Slika 55: Upravljanje prednostnega dostopa

V nastavitvah Ankete nastavljamo ali bomo sodelovali v anketah v aplikaciji Microsoft

Teams. Nastavitev za sodelovanje pri anketah je privzeto nastavljena, v kolikor ne

želimo sodelovati, lahko to ročno izključimo s klikom na zeleni gumb, ki se ob

izključitvi obarva sivo.


Slika 56: Vklop nastavitev za ankete

4.3 Obvestila

V nastavitvah obvestil, nastavljamo mesto, kamor želimo, da nam aplikacija MS Teams

pošlje razna obvestila kot so: Omembe, Sporočila, Drugo, Sestanki.

Slika 57: Nastavitve obvestil

Znotraj vseh obvestil izbiramo med tremi možnosti, kamor bomo dobili obvestila. Te

možnosti so Pasica in e-pošta, Pasica in Pokaži le v virih.

Slika 58: Izbira možnosti prejema obvestil


4.4 Naprave

V nastavitvah Naprav urejamo ponastavitev naših privzetih naprav, kot so: Zvočne

naprave, Zvočnik in Mikrofon.

Slika 59: Nastavitve naprave

S klikom na posamezno napravo, se nam odpre spustni seznam naprav, ki jih imamo

priključene v naši napravi (mobilnem telefonu ali računalniku).

Slika 60: Izbira naprave

Na koncu imamo še možnost dveh nastavitev in sicer: Sekundarni zvonec in kamera.

Enako kot pri ostalih nastavitvah, izbiramo tudi tukaj med možnostmi iz spustnega

seznama.

4.5 Dovoljenja

V nastavitvah dovoljenj po želji ponastavljamo dovoljenja za dostop do naše naprave.

Te nastavitve nastavljamo za dostop do: Predstavnosti (fotoaparat, kamera,

zvočniki), Lokacije, Obvestil, Zunanje povezave in Naprave MIDI.


Slika 61: Nastavitve dovoljenj

V kolikor imamo nastavljena dovoljenja za posamezno možnost, je gumb obarvan z

zeleno barvo.

Slika 62: Možnosti dovoljenj

Če želimo preprečiti dovoljenje za dostop do posameznih možnosti, s klikom na zelen

gumb, ki se spremeni v sivo obarvan gumb, to preprečimo.

Slika 63: Vklop/izklop dovoljenj

Po izbiri posameznih nastavitev zapremo okno nastavitev in se le-te samodejno shranijo. V

primeru, da aplikacija od nas zahteva, da jo ponovno zaženemo, MS Teams zaustavimo in se

ponovno prijavimo vanjo.

4.6 Klici

V nastavitvah Klicev lahko izberemo med »Prejemanje klicev« in »Posreduj moje

klice«.


Slika 64: Nastavitve klicev

V nastavitvah Prejemanje klicev lahko določimo, kako se naj obravnavajo dohodni

klici, urejamo lahko tudi nastavitve Glasovne pošte, Toni zvonjenja in Pripomočki

za osebe s posebnimi potrebami. V primeru, da klic ni odgovorjen, lahko to

preusmerimo, kjer lahko kot možnost preusmeritve izbiramo med: Glasovno pošto

in Ne naredi ničesar.

Slika 65: Možnosti izbire prejemanja klicev

Nastavimo lahko tudi čas zvonjenja, preden bo klic preusmerjen na prej izbrano

možnost. Tukaj izbiramo med možnostmi: 10 sekund, 20 sekund in 30 sekund,

privzeta nastavitev je 20 sekund.


Slika 66: Nastavitev časa zvonenja

Prav tako pa lahko znotraj nastavitev klicev nastavljamo Glasovno pošto, kjer lahko s

klikom na gumb Konfigurirajte glasovno pošto posnamemo pozdrav.

Slika 67: Konfiguracija glasovne pošte

Iz spustnega seznama lahko izberemo ton zvonjenja za dohodne klice.


Slika 68: Izbira tona zvonenja

Kot zadnja nastavitev pri Klici, je opcija, ki jo lahko vklopimo, če želimo z besedilom

komunicirati preko telefonske linije. Vklopimo jo s klikom na kvadratek poleg napisa:

Vklopi način besedilnega telefona v katerem se po izbrani možnosti pojavi kljukica.

Slika 69: Vklop načina besedilnega telefona

5 Delovno okolje 5.1 Prek spleta

Po uspešni prijavi v spletno aplikacijo, se nam prikaže začetna stran Microsoft Teams. Na vrhu

zaslona, na levi strani, se nahajajo še druge Microsoft-ove aplikacije (Outlook, OneDrive, Word,

Excel…). Zraven najdemo ikono ,preko katere lahko ustvarimo nov klepet. Na sredini zgoraj,

najdemo polje za iskanje, kjer lahko izvedemo iskanje ali vnesemo ukaz.

Slika 70: Polje iskanja

Če kliknemo na krog, kjer so zapisane naše začetnice (desni zgornji kot),

lahko urejamo nastavitve, spremenimo sliko profila, ter se izpišemo iz

aplikacije MS Teams.

Slika 71: Nastavitve profila

Funkcionalnosti Microsoft Teams-a najdemo na levi strani ekrana, kjer imamo na voljo:

Dejavnosti, Klepet, Ekipe, Sestanki, Datoteke, Dodeljene naloge, ter več dodanih

aplikacij. Na spodnji levi strani ekrana imamo možnost prenosa namizne aplikacije MS

Teams. Pod tem najdemo tudi gumba za trgovino in pomoč.


Slika 72: Funkcionalnosti MS Teams preko spletne aplikacije

5.2 Namiznih aplikacij

Namizna aplikacija Microsoft Teams je podobna spletni. Razlikuje se le v manjših podrobnostih.

Na namizni aplikaciji Microsoft Teams se zgoraj na levi strani nahajata gumba puščic

za naprej in nazaj, zraven najdemo ikono , kjer ustvarimo nov klepet, na sredini

aplikacije je polje iskanja, kjer izvedemo iskanje ali vnesemo ukaz, na zgornji desni

strani pa najdemo znak za minimiranje in maksimiranje okna, ter izhod iz aplikacije MS

Teams.

Slika 73: Orodna vrstica MS Teams


Na levi strani ekrana se nahajajo funkcionalnosti Microsoft Teams-a: Dejavnosti,

Klepet, Ekipe, Sestanki, Klici, Datoteke, Dodeljene naloge in več dodatnih aplikacij. Na

spodnji levi strani sta gumba za trgovino in pomoč.

Slika 74: Funkcionalnosti MS Teams na namizni aplikaciji

5.3 Mobilnih aplikacij

Aplikacija Microsoft Teams na mobilnih napravah se nekoliko razlikuje od namizne aplikacije in

aplikacije prek spleta.

Na začetni strani mobilne aplikacije se prikažejo nedavne dejavnosti.


Slika 75: Nedavne dejavnosti na mobilni aplikaciji MS Teams

Na zgornjem levem kotu mobilnega ekrana najdemo gumb za meni, kjer lahko

upravljamo stanje naše dosegljivosti ter ponastavljamo nastavitve.

Slika 76: Meni nastavitev


Zraven menija se nahaja tudi Vir. V desnem kotu je ikona za filter, kjer lahko najdemo

neprebrane klepete, omembe, odgovore, všečke, zgrešene klice in glasovna sporočila.

Zraven tega se nahaja ikona za iskanje, kjer lahko na hitro poiščemo, to kar iščemo.

Slika 77: Nastavitev filtrov


Na spodnjem delu ekrana se nahajajo funkcionalnosti aplikacije, to so dejavnost,

klepet, ekipe, dodeljene naloge, ter sestanki.

Slika 78: Funkcionalnosti MS Teams na mobilni aplikaciji

Če kliknemo na gumb potem se nam prikažejo še dodatne funkcionalnosti

aplikacije (klici, shranjeno, datoteke, ipd.). Lahko si tudi uredimo krmarjenje po želji.

Slika 79: Dodatne funkcionalnosti

6 Funkcionalnosti 6.1 Dejavnosti

6.1.1 Osnove dejavnosti

Za ogled dejavnosti oziroma aktivnosti, izberemo gumb Dejavnost.

Ogledamo si lahko povzetek vsega, kar se je dogajalo v kanalih skupin, ki jih

spremljamo.

Slika 80: Gumb dejavnost v MS Teams

Če izberemo gumb Filtriraj, prikažemo samo določene vrste sporočil, kot so

neprebrana sporočila, omembe, odgovori, všečki in podobno, kot kaže slika

spodaj.

Slika 81: Vklop filtra na dejavnosti


Kadar se zraven gumba Dejavnost prikaže rdeč krog pomeni, da imamo v dejavnostih

obvestilo – kot na primer omembe ali odgovor. Ta obvestila ostanejo v našem viru 14

dni. Po tem potečejo in se ne prikazujejo več v našem viru.

Slika 82: Prikaz obvestila

Drugi način preverjanja obvestil je, da uporabimo ukazno polje na vrhu skupin.

Slika 83: Preverjanje obvestil preko ukaznega polja

Za ogled neprebranih obvestil o kanalih, vnesemo ukaz »Neprebrano«. Če želimo videti

vse naše omembe, vnesemo ukaz »Omembe«.

Za bolj natančen vir se postavimo v meni in izberemo Moje dejavnosti. Tako dobimo

seznam vseh dejavnosti, ki smo jih v zadnjem času počeli v ekipah.

Slika 84: Prikaz seznama vseh dejavnosti

Simboli vnosa dejavnosti: Priloženi so edinstveni simboli različnim vrstam obvestil v

našem viru. Na ta način lahko pregledujemo svoj vir in prednostno določamo naslednje:


Slika 85: Simboli vnosa dejavnosti

6.2 Klepet

6.2.1 Pogovori v kanalih in zasebni klepeti v skupinah

Pogovore v kanalih lahko vidimo vsi v ekipi.

V zasebnih in skupinskih klepetih lahko naša sporočila vidijo le osebe v klepetu. Zasebni klepet

ustvarimo, če želimo razviti odlično idejo s sodelavci, ki jim najbolj zaupamo. Idejo lahko nato

delimo v kanalu tudi s celotno organizacijo.

6.2.2 Začnimo pogovor v Teamsu

V primeru, da želimo poslati zasebno sporočilo, najprej kliknemo gumb »Nov klepet«

na vrhu aplikacije, da začnemo nov pogovor.

Slika 86: Gumb za ustvarjanje novega klepeta

Vnesemo ime osebe ali več oseb, s katerimi želimo načeti klepet. Nato sestavimo

sporočilo in kliknemo gumb »Pošlji«. V skupinski klepet lahko vključimo do 50 oseb.


Slika 87: Vnos imena ali skupine v klepetu

6.2.3 Dodajmo osebe v zasebni klepet (začnimo skupinski klepet)

Če želimo v zasebni pogovor dodati več oseb, kliknemo »Dodaj osebe«. V zgornjem

desnem kotu zaslona dodamo osebe v skupino. Nato vnesemo imena oseb, ki jih

želimo dodati in kliknemo gumb »Dodaj«.

Slika 88: Skupinski klepet

6.2.4 Začnimo kanalski pogovor v skupinah

V primeru, da želimo začeti pogovor z vsemi v določenem kanalu, izberemo kanal. Če

želimo odgovoriti na obstoječo nit, kliknemo »Odgovori«, ali pa v polje za pisanje na

dnu zaslona vnesemo novo sporočilo. Ko vnesemo sporočilo kliknemo gumb »Pošlji«.


Slika 89: Pogovor znotraj skupine

Če pa želimo govoriti le z manjšo skupino ali eno osebo, začnemo zasebni klepet (Glej

poglavje 6.2.3).

6.2.5 Poimenujmo skupinski klepet v skupinah

Da poimenujemo nov skupinski klepet, kliknemo gumb »Nov klepet« na vrhu aplikacije.

Kliknemo puščico usmerjeno navzdol, ki se nahaja zraven polja »Za:« in vnesemo ime

klepeta v polje »Ime skupine«. To ustvari nov skupinski klepet, tudi če že imamo

ustvarjen klepet z istimi udeleženci.

Slika 90: Poimenovanje skupinskih klepetov


6.2.6 Ustvarimo, uredimo ali izbrišimo skupino stikov v Microsoft Teams

Skupine so na voljo v kateri koli napravi, vendar jih lahko upravljamo le z namizja ali spletne

aplikacije.

Ustvarimo skupino:

Kliknemo gumb »Klepet«, nato izberemo zavihek »Stiki« in na dnu zavihka kliknemo

»Ustvari novo skupino stikov«. Poimenujemo skupino in kliknemo »Ustvari«. Skupino

lahko pozneje vedno preimenujemo ali izbrišemo.

Slika 91: Ustvarjanje nove skupine stikov


Dodajmo osebe v skupino stikov:

Kliknemo gumb »Klepet«, nato izberemo zavihek »Stiki« in kliknemo gumb

»Več možnosti«, ki se nahaja zraven imena skupine. S klikom na »Dodaj

kontakt v to skupino«, vnesemo ime člana skupine in potrdimo z gumbom

»Dodaj«.

Slika 92: Dodajanje oseb v skupino stikov

Preimenujmo skupine stikov:

Da preimenujemo skupine stikov moramo klikniti gumb »Klepet«, zavihek »Stiki« in

nato izberemo zraven imena skupine »Več možnosti«. Kliknemo »Preimenuj to

skupino«. Vnesemo novo ime in shranimo.


Slika 93: Preimenovanje skupine stikov


Izbrišimo skupino stikov:

Skupino stikov izbrišemo tako, da kliknemo gumb »Klepet«, izberemo

zavihek »Stiki« in nato kliknemo poleg imena skupine na »Več možnosti«,

kjer najdemo možnost »Izbriši to skupino«.

Slika 94: Izbris skupine stikov

Odstranimo nekoga iz skupine stikov:

Izberemo gumb »Klepet«, izberemo zavihek »Stiki« in nato zraven imena

osebe izberemo »Več možnosti« in preko možnosti »Odstrani iz te skupine«

izbrišemo željeno osebo iz skupine stikov.

6.2.7 Nastavimo priljubljene klepete

Kliknemo gumb »Klepet«, da odpremo seznam klepetov. Poiščemo ime

pogovora, ki ga želimo izbrati med priljubljene in kliknemo »Več možnosti«

(zraven imena stika) > Priljubljeno. To zagotavlja, da klepet ostane na vrhu

seznama.


Slika 95: Nastavitev priljubljenih klepetov

Če želimo odstraniti klepet iz priljubljenih, kliknemo »Več možnosti« in »Odstrani iz

priljubljenih«.

6.2.8 Utišajmo klepet v skupinah

V primeru, da ne želimo prejemati obvestila od enega izmed klepetov,

poiščemo ime klepeta in kliknemo »Več možnosti«, ter izberemo »Izklopi

obvestila klepeta«.


Slika 96: Izklop obvestil

S tem izključimo samo obvestila, kar pomeni, da še vedno prejemamo sporočila, poleg

imen udeležencev pa se prikaže ikona, ki nas opominja, da je bil klepet utišan.

Če si premislimo, znova kliknemo gumb »Več možnosti« in ga ponovno vklopimo.

6.2.9 Zapustimo skupinski klepet v skupinah

Če želimo zapustiti skupinski klepet, gremo na seznam za klepet in

poiščemo klepet, ki ga želimo zapustiti. Kliknemo »Več možnosti« ter gumb

»Zapusti«.


Slika 97: Zapuščanje skupinskih klepetov

Trenutno nam aplikacija Microsoft Teams ne omogoča možnosti, kjer bi lahko mi

odstranili nekoga drugega iz skupinskega klepeta.

6.2.10 Izbrišite klepet

Klepeta v MS Teams trenutno ni mogoče izbrisati. Medtem pa lahko izbrišemo

posamezna sporočila, ki smo jih poslali. To naredimo tako, da se postavimo na

klepet, ki smo ga poslali, nato se nam nad klepetom pojavi oblaček, kjer izberemo

»Več možnosti«. Nato kliknemo gumb »izbriši«.

Slika 98: Izbris posameznih sporočil v klepetu


6.2.11 Uredimo ali izbrišimo poslano sporočilo v skupinah

Uredimo poslano sporočilo:

Sporočila, ki smo jih poslali v klepet ali kanal, lahko urejamo. Da uredimo

sporočila, se postavimo na sporočilo in kliknemo »Več možnosti«, ter

izberemo gumb »Uredi«. Spremenimo sporočilo in potrdimo s tipko Enter,

da shranimo posodobitev. Poslano sporočilo lahko spreminjamo po želji,

tudi večkrat.

Slika 99: Urejanje že poslanih sporočil v klepetu

Brisanje poslanega sporočila:

Če želimo izbrisati nekaj, kar smo pravkar poslali, se postavimo na sporočilo

in kliknemo »Več možnosti« in »Izbriši«.

Slika 100: Brisanje poslanih sporočil

6.2.12 Oglejmo si, kdo je v skupinskem klepetu

Če želimo videti, kdo je prisoten v skupinskem klepetu, se moramo

pomakniti na število udeležencev v glavi klepeta, da prikažemo seznam

vseh imen.


Slika 101: Prikaz udeležencev v klepetu

6.3 Ekipe

6.3.1 Spoznajte ekipe in kanale

Ekipa je skupina ljudi, ki se je zbrala, da bi naredila nekaj velikega v naši organizaciji. Včasih je

to naša celotna organizacija.

Ekipe so sestavljene iz kanalov. Kanali so pogovori, ki tečejo med našimi prijatelji. Vsak kanal je

namenjen določeni temi, oddelku ali projektu.

6.3.2 Poiščite in se pridružite ekipi

Če se želimo pridružiti določeni ekipi, kliknemo gumb »Ekipe«, ter »Dodaj

ekipo«. Vnesemo ime skupine v iskalno polje in pritisnemo Enter. Poiščemo

želeno ekipo in kliknemo »Pridružite se ekipi ali jo ustvarite«.


Slika 102: Pridružitev v ekipe

6.3.3 Pridružimo se ekipi ali uporabimo kodo za pridružitev ekipi

Ekipi se lahko pridružimo na 2 načina:

1. način za pridružitev je, da kliknemo gumb »Ekipe« na levi strani aplikacije in

nato kliknemo »Pridružite se ekipi ali jo ustvarite« na vrhu seznama naših ekip.

Slika 103: Pridružitev ekipi preko gumba

2. način je, da gremo na »Pridruži se ekipi s kodo« (drugo ploščico), prilepimo kodo v

polje »Vnesi kodo« in kliknemo »Pridruži se«.


Slika 104: Pridružitev ekipi s kodo

Če smo lastnik ekipe, lahko dobimo povezavo ali kodo, ki jo želimo poslati nekomu.

Trenutno se gostje ne morejo pridružiti skupini prek povezave ali kode.

6.3.4 Ustvarimo kodo za pridružitev ekipi

Ko nekomu pošljemo kodo za pridružitev ekipi, se lahko neposredno pridružijo - ne bomo

prejeli zahteve za pridružitev. Kodo lahko uporabimo tolikokrat, kot želimo.

Če smo lastnik ekipe, se postavimo na ime skupine in kliknemo »Več možnosti« in »Upravljaj z

ekipo«. Izberemo zavihek »Nastavitve«, »Koda ekipe« in kliknemo na »Ustvari«. Nato kliknemo

»Kopiraj«, kjer imamo kopirano kodo in jo lahko delimo s svojimi povabljenci.

6.3.5 Oglejmo si, kdo je v skupini ali v kanalu

Če si želimo ogledati seznam članov, ki so prisotni v ekipi, se postavimo na ime ekipe in

kliknemo »Več možnosti«, ter izberemo možnost »Upravljanje ekipe«. Na zavihku »Člani« je

seznam članov, ki so že prisotni v ekipi.

Kanali so odprti za celotno ekipo.


Slika 105: Ogled seznama članov v ekipi

6.3.6 Ustvarimo ekipo

Če želimo ustvariti novo ekipo, kliknemo gumb »Ekipe« na levi strani aplikacije in nato

kliknemo gumb »Pridružite se ekipi ali jo ustvarite«, ki se nahaja desno na vrhu seznama

ekip.

Slika 106: Ustvarjanje nove ekipe

Nato Izberemo ustvarjanje ekipe.

Slika 107: Okno ustvarjanja ekipe


Preko okna, ki se pojavi, izberemo kakšno ekipo želimo ustvariti:

• Če želimo vsebino in pogovor omejiti na določen niz oseb, izberemo

»Zasebno«.

• Za skupnost ali temo, ki se ji lahko pridruži kdorkoli v organizaciji, izberemo

»Javno«.

Slika 108: Zasebno/javno ustvarjanje ekipe

Če smo globalni skrbnik, bomo videli možnost za ustvarjanje skupine za celotno

spletno mesto organizacije. Te so odlične za situacije, ko želimo samodejno dodati

vse uporabnike v naši organizaciji.

Od tam lahko imenujemo svojo ekipo, dodamo opis in uredimo razvrstitev podatkov

o ekipi. Ko to storimo, lahko povabimo ljudi, skupine ali celo celotne skupine stikov,

da se pridružijo naši ekipi.

Ustvarimo lahko več ekip in imamo skupaj kar do 250 ekip na računu.

Naša organizacija lahko omeji pravice, kdo lahko ustvarja skupine. Če ne moremo

ustvariti ekipe ali izklopiti ustvarjanja skupine, se obrnemo na skrbnika za IT. Če smo

globalni skrbnik, razmislimo o ustvarjanju skupine za celotno organizacijo, ki

samodejno dodaja vse osebe v naši organizaciji.

6.3.7 Dodajmo osebe v ekipo

Če smo lastnik ekipe, se postavimo na ime skupine v seznamu skupin in kliknemo

»Več možnosti«, ter izberemo gumb »Dodaj člane«. Če želimo, lahko celo dodamo

več oseb, tako da vnesemo ime skupine stikov, skupine varnosti ali skupine Office

365.


Slika 109: Dodajanje oseb/članov v ekipo

Osebe, ki jih dodamo v ekipo, bodo prejele obvestilo po e-pošti, da so postale član

naše ekipe in da se bo ekipa prikazala na seznamu njihovih ekip. Vsaka ekipa lahko

sprejme do 5000 ljudi.

V naši skupini na seznamu naših ekip izberemo »Več možnosti«, nato izberemo

»Upravljaj ekipo«, kjer lahko dostopamo do možnosti »Zahteve za sprejem ali

zavrnitev zahtev« za pridružitev svoji ekipi.

6.3.8 Spremenimo nastavitve v ekipah

Postavimo se na ime skupine in kliknemo »Več možnosti«, ter »Upravljanje ekipe«.


Slika 110: Možnosti upravljanja ekipe

Od tam lahko dostopamo do nastavitev ekipe, kjer lahko:

• Spremenimo sliko skupine.

• Nastavimo dovoljenja članov (npr. Omogočanje ustvarjanja, posodabljanja ali brisanja

kanalov in zavihkov).

• Omogočimo omembo @team ali @ [ime ekipe] v kanalu.

• Nastavimo dovoljenja za goste.

• Omogočimo članom ekipe, da pošiljajo GIF-e in nalepke.

• Obnovimo ekipo.

6.4 Sestanki

6.4.1 Načrtovanje sestanka

Kliknemo gumb »Koledar«, da si ogledamo načrtovane sestanke.


Slika 111: Načrtovanje sestanka

Za nov sestanek kliknemo gumb »Novo srečanje«, na desni zgornji strani aplikacije.

Nato vstavimo podatke za nov sestanek (naslov, lokacija, začetek, konec, ter povabimo

osebe). Nato kliknemo gumb »razpored«.

Slika 112: Načrtovanje novega srečanja/sestanka


Za podrobnosti sestanka kliknemo na sestanek, ki smo ga načrtovali in v oknu se nam

pojavijo vse informacije glede načrtovanega sestanka. V tem oknu lahko klepetamo z

udeleženci, odpovedujemo sestanke, lahko pa tudi sestanek uredimo, ter spremenimo

prvotne informacije.

Slika 113: Urejanje srečanja/sestanka

6.5 Datoteke - Upravljanje z datotekami

6.5.1 Raziščimo seznam datotek v ekipah

Kliknemo gumb »Datoteke«, da si ogledamo vse pomembne datoteke, ki so razvrščene

v naslednje kategorije:

• Pogled »Nedavno« nam prikazuje vsak dokument Office 365, ki smo ga videli

ali uredili v zgodovini.

Slika 114: Ogled datotek v MS Teams


Razdelek za shranjevanje v oblaku prikazuje vse različne storitve shranjevanja v oblaku,

ki smo jih povezali s skupinami. Kliknemo na eno izmed prikazanih, da si ogledamo

datoteke v oblaku.

6.5.2 Uredimo datoteko v Teams-u

Če želimo spremeniti Officeove datoteke, jih odpremo v ustreznih aplikacijah Office ali

Office Online. V aplikaciji MS Teams kliknemo na levi strani na »Datoteke«, izberemo

»Več možnosti« zraven imena datoteke desno zgoraj in izberemo aplikacijo.

Slika 115: Urejanje datotek

Iz odprte datoteke v Skupinah izberemo »Odpri v Word« (odvisno od vrste datoteke)

poleg možnosti »Uredi«.

6.5.3 Prenesimo datoteko iz Teams-a

Prenesemo lahko katerokoli datoteko, ki jo vidimo v skupinah. Kliknemo »Več

možnosti« poleg imena datoteke, da si ogledamo možnosti za prenos, odpiranje ali

pridobitev povezave do njega.

Slika 116: Prenos datotek iz MS Teams


Če kliknemo gumb »Datoteke« na levi strani aplikacije, lahko vidimo nedavno dostopne

datoteke, seznam datotek v skupinah, OneDrive in druge datoteke v oblaku, ki smo jih

dodali v skupine, in zgodovino prenosov.

Slika 117: Ogled nedavno dostopnih datotek

6.5.4 Delite datoteko v Microsoft Teams

Če želimo datoteko poslati v klepet ali v skupinski klepet, kliknemo »Izberi

datoteko« pod oknom za sestavljanje, nato izberemo datoteko, ki jo želimo

dati v skupno rabo in jo pošljemo. Datoteko lahko naložimo tudi tako, da

odpremo kartico/zavihek »Datoteke« in izberemo gumb »Skupna raba«. Iz

računalnika lahko izberemo datoteko ali račun OneDrive za podjetja (angl.

OneDrive for Business).

Slika 118: Možnost skupne rabe datotek

Če želimo datoteko deliti z ekipo v kanalu, kliknemo »Izberi datoteko« pod

oknom za sestavljanje ali odpremo kartico/zavihek »Datoteke« in kliknemo

»Prenesi«.


Slika 119: Deljenje datotek znotraj ekipe

6.5.5 Shranjevanje datotek v Teams-u

Datoteke, ki jih delimo v kanalu, so shranjene v mapi za SharePoint naše ekipe.

Datoteke, ki jih damo v zasebni ali skupinski klepet, so shranjene v mapi OneDrive za

podjetja in so v skupni rabi z osebami v tem pogovoru.

Datoteke OneDrive, ki jih vidimo v Teamsu, so datoteke OneDrive za podjetja,

povezane z računom Office 365 in ne naš osebni OneDrive račun. Skupine se zaenkrat

ne morejo povezati z našim osebnim OneDrive računom.

Slika 120: Možnosti shranjevanja datotek v MS Teams


6.6 Dodeljevanje in načrtovanje nalog

Microsoft Teams nam poleg osnovnih zadev, kot so kartice/zavihki: klepet, datoteke, koledar

in dejavnosti, nudi, da si naložimo še dodatne aplikacije, ki nam lahko koristijo pri organizaciji

dela. Ena izmed takšnih aplikacij je aplikacija »Načrtovalec« (angl. Planner), ki nam omogoča

upravljanje nalog znotraj ekip, ki smo si jih ustvarili. Ker v osnovi Microsoft Teams nima

predhodno naloženega dodatka »Planner«, bomo v tem poglavju prikazali, kako ga dodamo

in z njim upravljamo.

6.6.1 Dodajanje Plannerja v Teams in dodajanja Plannerja v posamezno ekipo

Kot smo zgoraj omenili, moramo najprej »Načrtovalca« oz. »Planner"

dodati, preden ga lahko pričnemo uporabljati. Najlažji način dodajanja je,

da v spletni aplikaciji ali pa na aplikaciji za namizne računalnike odpremo

program Microsoft Teams, kjer na levi strani iz stranske vrstice poiščemo

gumb za »Več možnosti« (tri pikice), kot je prikazano na spodnji sliki. Po

kliku na gumb, se nam pojavi spustni seznam, preko katerega izberemo

možnost »Več aplikacij«.

Slika 121: Dodajanje aplikacij v MS Teams

Po kliku na možnost »Več aplikacij«, nas preusmeri na okno trgovine, kjer

poiščemo »Planner« in ga namestimo v naš MS Teams. Preko okna za

iskanje poiščemo dodatek, v našem primeru »Planner«, kjer se nam po kliku

nanj pojavi slika, ki je prikazana spodaj in namestimo »Načrtovalca« oz.

»Planner« v naš MS Teams preko klika na gumb »Namesti«.


Slika 122: Nameščanje Planner-ja (načrtovalca)

Po uspešni namestitvi se nam nato »Planner« prikaže v vrstici, kot je

prikazano na sliki spodaj.

Slika 123: Uspešna namestitev Planner-ja

Po uspešni namestitvi »Planner-ja« v MS Teams, lahko preidemo na

naslednji korak in sicer, kako dodati »Planner« v posamezno ekipo. Če ga

želimo dodati, moramo prvo izbrati ekipo, h kateri ga želimo dodati in nato

znotraj izbrane ekipe izberemo Dodaj zavihek +.

Slika 124: Dodajanje zavihka znotraj ekipe

V prikaznem oknu nato s klikom izberemo »Planner«.


Slika 125: Dodajanje Plannerja v ekipo

Po kliku na aplikacijo »Planner« se nam odpre pogovorno okno, kjer

izbiramo med dvema možnostma:

Ustvarite nov načrt: s tem ustvarimo nov načrt aplikacije »Načrtovalec« in

ga dodamo v to ekipo v obliki zavihka.

Uporabite obstoječ načrt te skupine: s pomočjo te možnosti izberemo že

obstoječ načrt, ki ga lahko kasneje dodamo v našo ekipo.

Slika 126: Ustvarjanje novega načrta

Izberemo kar ustreza našim zahtevam in nato shranimo preko gumba

Shrani. Načrt se bo v obliki zavihka pojavil zraven preostalih zavihkov, ki se

uporabljajo v timu.

Slika 127: Nov zavihek "Nov načrt"

6.6.2 Urejanje načrta

Znotraj načrtovalca imamo na voljo osnovne možnosti, ki nam omogočajo, da ustvarimo nove

načrte s pomočjo »Načrtovalca«, ga preimenujmo ali odstranimo.

V kanalu skupine izberemo zavihek, ki smo ga ustvarili s pomočjo aplikacije

»Načrtovalec«, izberemo puščico ob imenu zavihka, nato pa iz spustnega seznama

izberite možnost, ki ustreza našim željam in zahtevam.


Slika 128: Spustni seznam na novem zavihku

Nastavitve: nam omogočajo, da ustvarimo nov načrt.

Slika 129: Nastavitve

Preimenuj: preimenujemo naš načrt po želji in kliknemo Shrani.

Slika 130: Preimenovanje zavihka

Odstrani: v kolikor želimo načrt odstraniti.

Slika 131: Odstranitev zavihka

Pri odstranitvi načrta iz skupine, imamo na voljo dve možnosti. Prva možnost je, da

odstranimo in izbrišemo celoten načrt, v tem primeru s kljukico potrdimo polje Trajno

izbriši ta načrt in vsa njegova opravila. Podatkov ni mogoče obnoviti. Druga


možnost je ta, da, če želimo odstraniti načrt iz skupine le kot zavihek, v tem primeru

potrditveno polje Trajno izbriši ta načrt in vsa njegova opravila. Podatkov ni

mogoče obnoviti ne sme biti potrjeno s kljukico. Načrt tako ne bo prikazan v sami

aplikaciji, bo pa vseeno viden v aplikaciji »Planner« za splet. Ob koncu prve in druge

možnosti moramo izbrati gumb Odstrani.

6.6.3 Pregled opravilnih vrstic v Načrtovalcu

Znotraj posameznega načrta imamo tri zavihke in sicer zavihek Tabla, Grafikoni in Urnik.

Slika 132: Opravilna vrstica v Planner-ju

6.6.3.1 Tabla

Zavihek Tabla nam omogoča, da ustvarjamo opravke.

Opravek ustvarimo tako, da s klikom na gumb + in dodamo opravilo.

Slika 133: Ustvarjanje opravkov

Vnesite ime opravila: vnesemo željeno ime posameznega opravila.

Slika 134: Vnos imena opravila

Nastavite rok: nastavimo datum, v kolikšnem času se mora opravilo izvesti.


Slika 135: Rok izvedbe opravila

Dodeli: dodelimo osebe za posamezna opravila.

Na koncu kliknemo na gumb Dodaj opravilo.

Ko smo opravilo ustvarili, se nam le to pomakne navzdol pod okno, katero nam omogoča

ustvarjanje opravil.

Slika 136: Dodajanje opravila

S klikom na izbrano opravilo se nam odpre pogovorno okno, kjer lahko še

dodatno urejamo opravila.

Slika 137: Urejanje opravil


Dodeli: s pomočjo tega dodelimo osebe k posameznemu opravilu, enako

kot smo imeli možnosti zgoraj.

Vedro: omogoča razvrstitev opravil med možnostmi.

Napredek: izbiramo med možnostmi:

• Se ni začelo

• Se izvaja

• dokončano

Začetni Datum: izberemo datum pričetka opravila.

Rok: izberemo končni datum, do kdaj mora biti opravilo končano.

Opis: kratek opis za opravila.

Kontrolni seznam: znotraj opravila lahko dodamo podopravila, ki so lahko

vidna na osnovni kartici opravil.

Priloge: lahko dodamo priloge preko povezave ali SharePointa.

Pripombe: v kolikor želimo podati sporočilo, ga napišemo v okno opomb,

če pripomb nimamo, lahko okno pustimo prazno.

6.6.3.2 Grafikoni

V zavihku Grafikoni imamo grafičen pregled nad vsemi opravili, ki smo jih ustvarili.

Slika 138: Zavihek Grafikoni

Stanje: omogoča pregled po številih opravil, ki so se začela, se izvajajo, so

preko roka ali pa so dokončana.

Vedro: filtrira opravila glede na to, v katero Vedro sodi.

Člani: omogoča pregled nad razporeditvijo zaposlenih pri vsakem opravilu.

Na desni strani zavihka imamo vpogled na vsa opravila, ki smo jih ustvarili in so sortirana glede

na Vedra.

6.6.3.3 Urnik

Urnik nam ponuja pregled nad začetnimi in končnimi roki opravil v koledarju.


Slika 139: Urnik

6.6.4 Ustvarjanje veder s pomočjo Plannerja

Za lažjo razvrstitev opravil se v »Načrtovalcu« uporabljajo »Vedra«, ki omogočajo razvrstitev

faze, glede na vrsto dela, oddelke ali glede na tisto, kar je najbolj smiselno za vaš načrt.

Vedra ustvarimo tako, da se postavimo na načrt, ki smo ga ustvarili in

kliknemo na zavihek Tabla.

Slika 140: Ustvarjanje Vedra

Znotraj zavihka kliknemo na možnost Dodaj novo vedro in Vedro

poimenujemo.

Slika 141: Dodajanje Vedra

Ko ustvarimo Vedro, lahko opravke med vedrom premikamo z

»drag&drop« tehniko.


Slika 142: Razporejanje Veder

V kolikor želimo spremeniti ali izbrisati Vedro, storimo to tako, da se z

miško postavimo na ikono s tremi pikami, ki se nahaja na desni strani

vsakega vedra.

Slika 143: Možnosti za Vedra

6.7 Opravljanje opravka

Ustvarili bomo plan, kjer želimo za podjetje izvesti nabavo za nove računalnike. Nazorno želimo

pokazati, kdo bo opremo nabavil, kdo bo dostavil in kdo bo omenjeno opremo vzpostavil za

delovanje v podjetju. Ob tem želimo podrobno opisati potek dela. To bomo dosegli s pomočjo

upravljanja opravkov (angl. Tasks).

S pomočjo »Planner-ja« bomo ustvarili tri opravila oz. vedra (angl. Bucket) in sicer

nabava opreme, dostava opreme in vzpostavitev opreme. Opravilom bomo dodelili

posamezne naloge. Naš osnovni plan izgleda tako:

Slika 144: Osnovni plan v Planner-ju


6.7.1 Dodajanje status opravila

Posameznim nalogam lahko dodajamo »podnaloge« za lažji pregled poteka naloge. Z vsako

nalogo lahko posebej upravljamo.

To naredimo tako, da z miškinim klikom odpremo določeno nalogo. Odpre

se nam seznam, kjer lahko dodajamo slike, dodeljujemo odgovorne osebe,

dodajamo komentarje, itd. V tem primeru bomo dodajali podnaloge za lažji

pregled.

Slika 145: Dodajanje podnalog

Pri nalogi »Analiza stanja obstoječe opreme«, smo dodali pet podnalog, ki morajo biti

izpolnjene za uspešno opravljeno nalogo. Ob tem določimo stanje naloge (angl.

Progress), prioriteto naloge ter začetni in končni datum naloge. Če obkljukamo

kvadratek »pokaži na kartici« (angl. Show on card), bomo posamezna opravila videli

na plannerju.

Show on card izklopljen:

Slika 146: Prikaz opravil na kartici - izklopljen


Show on card vklopljen:

Slika 147: Prikaz opravil na kartici - vklopljen

6.7.2 Dodajanje oseb k opravilu

V istem oknu, kjer smo dodajali in upravljali s statusom, lahko tudi dodelimo ljudi,

ki bodo za izvedbo posameznega opravila oz. vedra (angl. Bucket) odgovorni.

Slika 148: Dodajanje oseb k opravilom


S klikom izberemo željeno osebo. V našem primeru bomo izbrali osebo Boris

Ramšak.

6.7.3 Dodajanje opisa

Opravilu oz. vedru lahko dodamo tudi opis in komentarje (angl. notes, comments). S

pomočjo opisa lahko bolj podrobno opredelimo problem in razložimo situacijo; ob tem

lahko tudi navajamo, kaj točno želimo.

Dodan opis:

Slika 149: Dodajanje opisa

S pomočjo komentarjev odpremo dvosmerno komunikacijo, pri čemer nas lahko

dodeljena oseba obvešča o stanju naloge.

Odziv dodeljene osebe s komentarjem:

Slika 150: Odziv komentarjev

6.7.4 Dodajanje opravkov in opisov na kontrolni seznam

Na kontrolni seznam lahko dodamo podnaloge oz. opravke (angl. Checklist) ali pa opis.

S klikom na kvadratek »Show on card« izberemo željen prikaz. V tem primeru smo

izbrali opis. Kljub temu, da smo izbrali opis, je pod opisom vidno, da smo opravili 3/5

opravil.


Slika 151: Dodajanje opravkov in opisov na kontrolni seznam

6.7.5 Dodajanje priloge

K opravilom lahko dodajamo tudi priloge. Priloga je lahko katerakoli vrsta datoteke. Z

klikom na gumb »dodaj priloge« (angl. Add attachment), dobimo na izbiro dva načina

dodajanje prilog.

Slika 152: Dodajanje prilog preko spletne povezave

Prvi način je preko spletne povezave (angl. Link). V prilogo lahko vnesemo željeno

povezavo, ki nas vodi do izbranega spletnega mesta (npr. Onedrive, dropbox datoteke;

google povezave; online PDF datoteke, youtube video itd.). Ob tem imamo ponovno

možnost izbire prikazati povezavo na kartici (angl. Show on card).

Vstavimo željeno povezavo in dodelimo, katero ime po prikazano za izbrano povezavo.


Slika 153: Dodajanje povezave

Povezava je dodana, izbrano je ime. V tem primeru želimo, da bo naša povezava

prikazana na kartici.

Slika 154: Prikaz povezave na kartici

Rezultat naše izbire na kartici. Tudi če ne bi izbrali možnosti »prikaži na kartici« (angl.

Show on card), spodaj vidimo, da imamo dodano eno prilogo.

Slika 155: Prikaz kartice

Drugi način dodajanja prilog nam omogoča dodajanje datoteke iz našega lokalnega diska.

Datoteke so lahko v kateremkoli formatu (.zip, .xml, .pdf itd.). Vendar pa teh datotek ne moremo

naložiti direktno na naše opravilo oz. vedro (angl. Bucket), temveč jih moramo najprej naložiti

na naš oblak.

To storimo tako, da se pomaknemo na okvirček »datoteke« (angl. Files).


Slika 156: Dodajanje prilog iz lokalnega diska

S klikom na gumb »naloži« (angl. Upload) izberemo željeno datoteko.

Slika 157: Nalaganje izbranih prilog

Ko je datoteka dodana, jo vidimo na seznamu datotek.

Slika 158: Seznam datotek

Ko smo datoteko naložili, se vrnemo na zavihek našega plana, kjer ponovno izberemo

možnost dodajanja prilog. Tokrat izberemo možnost »SharePoint«.


Slika 159: Možnosti dodajanja prilog

V knjižici dodanih datotek izberemo željeno datoteko ter potrdimo našo izbiro.

Slika 160: Knjižica dodanih datotek

Na kartici opravila (angl. Bucket) je lahko prikazana le ena priloga naenkrat.

Slika 161: Kartica opravila

Vendar pa nam spodnja ikona vedno pokaže celotno število prilog.


Slika 162: Prikaz vseh prilog

6.7.6 Filtriranje veder

Ko izpolnimo vsa vedra in jih podrobno opišemo, običajno nastane »zmešnjava«. Imamo veliko

veder z veliko nalogami in opisi. Da se lažje osredotočimo na določeno, lahko uporabimo

orodje filtriranja.

S klikom na gumb »Filter«, dobimo seznam možnosti filtriranja.

Slika 163: Filtriranje veder

V tem primeru nas zanima, katera opravila oz. vedra so označena kot »urgentna« oz.

»nujna« (angl. Urgent).


Slika 164: Urgentna vedra

6.8 Obrazci

Obrazce (angl. Forms) uporabljamo, kadar nas zanima feedback oz. menje članov. Imamo tudi

možnost ustvarjanja povezave oz. link, kjer lahko odgovarjajo vsi posamezniki anonimno in za

katere ni nujno, da so registrirani v aplikaciji MS Teams. Gre za ustvarjanje anket oz. kvizov, ki

so namenjeni zbiranju informacij.

6.8.1 Dodajanje zavihka Obrazci

V zgornji vrstici kliknemo na gumb »+«, ki služi dodajanju novih zavihkov.

Slika 165: Dodajanje novih zavihkov

Pri izbiri zavihkov izberemo Obrazce (angl. Forms). Če ga ni na prvem seznamu, ga

lahko poiščemo s pomočjo iskalnika.

Slika 166: Dodajanje zavihka Obrazci


Upravljamo lahko z obstoječimi obrazci, lahko pa ustvarimo novega. V našem primeru

bomo ustvarili novega z imenom »Obrazci«.

Slika 167: Ustvarjanje novega obrazca

Uspešno smo ustvarili nov zavihek za obrazce in ga poimenovali »Obrazci«.

Slika 168: Nov ustvarjen zavihek

6.8.2 Ustvarjenje in urejanje novega obrazca

S klikom na gumb »Dodaj novo« (angl. Add new), pričnemo z dodajanjem

novega obrazca.


Slika 169: Dodajanje novega obrazca

Na voljo imamo več oblik obrazcev. Pomembno je, da izberemo tistega, ki je primeren

glede na naše potrebe zbiranja informacij.

Slika 170: Izbira primernega obrazca

Na voljo imamo:


Slika 171: Dodajanje možnosti

- Izbira

Gre za vprašanje, kjer lahko anketiranec izbira med več odgovori. Imamo možnost

dodajanja opcije »Ostalo« (angl. Other), kjer lahko anketiranec v polje sam vpiše

odgovor. Običajno se uporablja za vprašalnike odprtega tipa. Spodaj desno lahko

izbiramo še med dvema možnostma, in sicer »dovoli več odgovorov« (angl. Multiple

anwsers), kjer anketirancu dovolimo, da izbere več kot le eno izmed navedenih

možnosti; in možnost »zahtevano« (angl. Required), kjer anketirance obvestimo o tem,

da od njih zahtevamo odgovor na vprašanje.

Naš anketiranec bo vprašanje videl tako:

Slika 172: Izbira odgovora


- Tekst

Slika 173: Dodajanje vprašanja

Ponovno gre za vprašanja odprtega tipa. Vendar nas v tem primeru zanima za malico,

ki jo zaposlenim nudi podjetje. Da bomo natančnejši pri popraševanju, bomo dodali

»Podnasov« (angl. Subtitle).

Slika 174: Dodajanje podnaslova

Prav tako pričakujemo da bo odgovor anketirancev v formatu števila. Zato bomo dodali

»Omejitev« (angl. Restriction), kjer bomo dovolili le odgovore, ki so v številčnem

formatu.

Slika 175: Dodajanje omejitev


Naš anketiranec bo vprašanje videl takole:

Slika 176: Končni izgled vprašanja za anketiranca

- Ocena

Slika 177: Ocenjevanje

Ker ne želimo, da bi prišlo do pomote pri ocenjevanju, bomo dodali »Oznako« (angl.

Label), kjer bomo definirali katera ocena je najslabša in katera najboljša.

Slika 178: Dodajanje oznak za ocenjevanje


Naš anketiranec bo vprašanje videl takole:


- Datum

Gre za vprašanja, katerih odgovor zahteva datum.

Slika 180: Odgovori z datumi

Anketiranec vidi vprašanje tako:


- Rang

Gre za vprašanje, kjer lahko anketiranec razporedi odgovore po lestvici od

najboljšega do najslabšega.


Slika 182: Razporejanje odgovorov po lestvici od najboljšega do najslabšega

Anketiranec vidi vprašanje tako:


- Likertova lestvica

Anketirancem lahko zastavimo več trditev, na katere se lahko odzivajo z vnaprej

pripravljenimi odgovori.

Slika 184: Razporejanje odgovorov po Likertovi lestvici

- neto rezultat promotorja

Gre za skalo med 1 in 10, kjer anketirancem zastavimo vprašanje. Odgovori so lahko

le števila med 1 in 10.


Slika 185: Izbiranje odgovorov po principu skale med 1 in 10

- dodajanje segmentov

Do sedaj smo v obrazcih povpraševali anketirance glede malice v podjetju. Zdaj pa

nas zanima, kakšno mnenje imajo o parkirnih mestih v podjetju. Zato bomo ustvarili

nov segment vprašanj, kjer bomo zastavljali vprašanja v zvezi z parkirnimi mesti.

Slika 186: Dodajanje novega segmenta vprašanj

S klikom na gumb »dodaj novo« (angl. Add new), bomo ponavljali proces dodajanja

vprašanj, dokler ne bomo imeli zastavljenih vseh vprašanj, na katera iščemo odgovore.

6.8.3 Dodajanje obstoječega obrazca za zbiranje odgovorov, prikaz rezultatov

ankete ali za sodelovanje s svojo ekipo

Obrazce lahko preko Microsoft Teams delimo med skupinske ali pa direktne pogovore, z

namenom dodatnega ozaveščanja in zbiranja odgovorov.

Če želimo, da na naša vprašanja odgovarjajo posamezniki, ki niso del

skupine na Microsoft Teams, lahko ustvarimo povezavo, kjer lahko

odgovarja vsak posameznik. To storimo tako, da zgoraj desno kliknemo

»Deli« (angl. Share), kjer določimo, kdo lahko na obstoječo anketo

odgovarja.


Slika 187: Nastavitev dovoljenj pri zbiranju odgovorov

Spodnje ikone predstavljajo možnosti deljenja ankete.

Slika 188: Možnosti deljenja ankete

Na voljo imamo obliko povezave (angl. Link), obliko QR kode, obliko HTML kode in

obliko e-mail sporočila.

Če želimo rezultate ankete deliti s svojo ekipo na Microsoft Teams, lahko ustvarimo

povezavo do rezultatov ankete. To storimo tako, da se pomaknemo na zavihek

obrazcev in kliknemo na »Odzivi« (angl. Responses).


Slika 189: Ogled odzivov

S klikom na tri pike, dobimo dodatne možnosti za upravljanje z obrazci.

Slika 190: Možnosti upravljanja z obrazci

V tem meniju lahko izbrišemo vse odgovore, lahko jih natisnemo, ustvarimo povezavo

povzetka ali pa sinhroniziramo vse odgovore na nov list za dodatno obravnavo.

V našem primeru želimo deliti dobljene odgovore z našo ekipo, zato bomo »ustvarili

povezavo povzetka« (angl. Get a summary link).

Slika 191: Ustvarjanje povezave povzetka

Povezavo vstavimo v željen pogovor. Ko pošljemo, bodo lahko prejemniki videli

rezultate obrazcev.


Slika 192: Vstavljanje povezave v pogovor

S klikom na povezavo pridemo do rezultatov.

Slika 193: Ogled rezultatov ankete

Pozor, vsak, ki ima pridobljeno povezavo, lahko vidi odgovore, zato moramo biti

pozorni komu delimo povezavo.

6.8.4 Nastavitev obvestil o svojem obrazcu

S klikom na »Več« (angl. More) desno zgoraj, odpremo meni, kjer izberemo

»Nastavitve« (angl. Settings).


Slika 194: Nastavitev obvestil za obrazce

V tem meniju imamo več možnosti. Nastavimo lahko, kdo lahko izpolnjuje anketo, ali

bo njihovo ime vidno in kolikokrat lahko vsak posameznik izpolni anketo.

Nastavimo lahko tudi aktivnost obrazca (vklopljeno – sprejemamo odgovore /

izklopljeno – ne sprejemamo odgovorov), začetni datum, končni datum, imamo

možnost pomešati odgovore in nastavimo lahko t.i. »thank you message«, kjer se ob

izpolnjeni anketi zahvalimo anketirancu za sodelovanje.

V spodnjem delu lahko nastavimo obvestila, ki se nanašajo na obrazce. Anketirancem

lahko po opravljeni anketi pošljemo avtomatski e-mail, kjer se mu zahvalimo, ob tem

pa lahko pregleda svoje odgovore. Ob koncu obrazca ima anketiranec možnost izbire,

ali želi prejeti e-mail sporočila.

Slika 195: Možnost pošiljanja avtomatskega e-mail sporočila

Če se odloči, da želi prejeti e-mail sporočila, ga bo v nabiralniku sledeče tudi pričakalo.

Slika 196: Prejem avtomatskega e-mail sporočila


Druga možnost, ki jo imamo pri obvestilih pa je, da smo obveščeni mi, vsakič ko nekdo

izpolni naš obrazec.

6.8.5 Opravljanje hitre ankete v ekipi

V Microsoft Teams imamo možnost hitre ankete, ki je lahko zelo praktična. Lahko jo uporabimo

v direktnih sporočilih ali pa v skupinskih pogovorih.

Hitro anketo začnemo tako, da na pogovornem oknu kliknemo tri pikice, ki nam

odprejo meni možnosti.

Slika 197: Meni za več možnosti

Odpre se nam meni, kjer želimo poiskati »obrazce« (angl. Forms).

Slika 198: Iskanje obrazcev za hitro anketo

Ker obrazcev ne vidimo na začetni strani, jih bomo iskali pod »več aplikacij« (angl. More

apps). Dobili smo več rezultatov. Izbrali bomo tistega, ki ga proizvaja Microsoft, saj je

ta bolj kompatibilen z aplikacijo Microsoft Teams.

Slika 199: Iskanje aplikacij

Izberemo možnost »dodaj k ekipi« (angl. Add to team).


Slika 200: Dodajanje obrazcev v ekipo

Ker želimo ustvariti hitro anketo bomo izbrali možnost »Set up a bot«.

Slika 201: Ustvarjanje hitre ankete

Pojavita se nam dve možnosti. Prva je hitra anketa, druga je hitro vprašanje. Do te

nastavitve lahko pridemo tudi tako, da v okence za sporočila vpišemo »@forms«.

Slika 202: Nastavitve hitre ankete v polju besedila v ekipi

Program nam vnaprej pripravi predlogo za vprašanje.


Slika 203: Vnaprej pripravljene predloge za vprašanja

Vse kar moramo storiti je, da preimenujemo besedilo v željeno vprašanje in odgovore.

Slika 204: Ustvarjanje željenega vprašanja

Svojo izbiro potrdimo tako, da pošljemo izbrano sporočilo.

Slika 205: Pošiljanje hitre ankete kot sporočilo v ekipi

7 Literatura 1. https://support.office.com/en-us/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-

42b2-a097-0678298703bb?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

2. https://support.office.com/en-us/Teams

3. https://support.office.com/en-us/article/start-a-channel-conversation-in-teams-

5c8131ce-eaad-4798-bc73-e33f4652a9c4

https://support.office.com/en-us/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-42b2-a097-0678298703bb?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-42b2-a097-0678298703bb?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

https://support.office.com/en-us/Teams

https://support.office.com/en-us/article/start-a-channel-conversation-in-teams-5c8131ce-eaad-4798-bc73-e33f4652a9c4

https://support.office.com/en-us/article/start-a-channel-conversation-in-teams-5c8131ce-eaad-4798-bc73-e33f4652a9c4

teams - um€¦ · microsoft teams uporabniška navodila avtorji tilen sašo kaloh, patricija...

Documents