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INSTITUTO TECNOLOGUICO SUPERIOR HONORABLE CONSEJO PROVINCIAL DE

PICHINCHA

CARRERA: ASISTENTE DE GERENCIA (21AG3)

TRABAJO AUTOINSTRUCCIONAL

“CUESTIONARIO”

ELABORADO POR: KAREN ESTEFANIA TAIPE

GONZÁLEZ

TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

QUITO – ECUADOR

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AGOSTO 2015

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TÉCNICAS DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

1. Que es el archivo

El archivo es el centro fundamental de información de la empresa, cuya organización y funcionamiento requiere orden, precisión, claridad y agilidad. Es la agrupación sistemática de documentos con características comunes, que permitan un conocimiento detallado de cada documento determinado: asunto, código, tipo y localización dentro del archivador.

2. Que es correspondencia

Correspondencia es el conjunto de cartas o comunicaciones que se envía o se recibe.

3. Cuál es la importancia del archivo

Necesita archivar para conservar datos importantes acerca de sus productos, empleados, enseñanzas, reseñas o de algunos documentos por constituir patrimonio histórico, legal, administrativo, académico, investigativo o por cualquier otra razón que haga necesaria su conservación.

4. Archivar es

Guardar los documentos de tal forma que estén protegidos contra el deterioro, destrucción o pérdida, y que facilite la localización de la correspondencia en el momento en que se solicite.

5. Como se clasifica la Correspondencia

Se clasifica de acuerdo con su fuente en:

ExternaInterna

6. A que llamamos correspondencia Externa

Corresponde a todos aquellos mensajes y documentos que se reciben, y se envían, tales como estados de cuentas, cartas, pagarés, contratos, solicitudes, facturas de compra, licencias, etc. Estas deben tener una clasificación establecida de acuerdo con el método del archivo de la empresa: por asunto, alfabético, numérico, cronológico, alfabético/numérico; puede tener además un distintivo específico de color o de marbetes en las carpetas para distinguir la correspondencia enviada de la recibida.También podemos decir que correspondencia externa es el sistema de comunicación escrita que se produce entre las instituciones.

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7. Que es correspondencia Interna

Comprende a todas las comunicaciones, mensajes de administración y disciplina que se tramitan dentro de la empresa, a través de formatos de notas, memorandos, circulares, órdenes de trabajo / autorizaciones, copias de diferentes trabajos, informes, actas y otros y deben ser archivadas como correspondencia interna recibida y enviada en orden consecutivo de fechas, de acuerdo con el remitente, el destinatario o el asunto.

8. Para que son creados los documentos

Son creados para trasmitir datos a información, tales como avisos, catálogos, certificados, órdenes de servicios, decretos, informes, registros contables, papeles de inversión, títulos de propiedad, garantías, informes jurídicos.

9. Cuáles son las etapas del ciclo de vida de un documento comercial

Para el buen funcionamiento de un negocio o empresa es importante conocer cuál es el ciclo de vida de un documento, cómo guardarlo y custodiarlo, cuándo transferirlo o eliminarlo. Comprende las siguientes etapas:

Creación o recibo. Archivo y protección. Utilización. Transferencia.Eliminación.

10. Hable sobre la creación o recibo

Es enorme la cantidad de documentos que circulan por una organización sean éstos recibidos o generados en ella. El momento en el cual se produce un documento o se lo recibe en la institución corresponde a esta primera etapa del ciclo de vida.

11. A que se refiere Archivo y Protección

Cuando se decide tener documentos, se deben tomar medidas para guardarlos y protegerlos durante el tiempo de su vida útil.

12. Escriba cuatro funciones del archivo

Las funciones del Archivo son: Recoger, organizar, custodiar y conservar la documentación que le sea remitida por los distintos servicios de la Institución. Elaborar los instrumentos para el tratamiento de la documentación. Gestionar la transferencia documental es de las unidades administrativas. Aplicar la evaluación y selección de la documentación según los criterios establecidos. Gestionar el préstamo de la documentación a los organismos productores y la consulta de la misma de acuerdo con las normas de acceso a los documentos. Proporcionar asesoramiento técnico a los archivos de oficina para su organización.

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Facilitar el acceso y difusión del patrimonio documental de la Institución. 13. Enumere cuatro objetivos del archivo

Tener un centro o lugar activo donde puedan archivar documentación e información a disposición de toda la entidad.Asegurar una perfecta conservación de los documentos del archivo.Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta a todas las oficinas y servicios de la entidad.Guardar información que le sea necesaria a la empresa que se le presta el servicio.

14. La persona que maneja el archivo debe conocer..........(escriba cuatro puntos)

La institución a la cual pertenece el archivo. Su estructura y organización. El origen de los documentos que genera a recibe la empresa. Tiempo que debe guardarse cada documento, en razón del tipo de institución. Las clases de archivos según su uso y necesidad.

15. Que estudia la Archivología

Estudia la sistematización de los archivos con el objeto de determinar métodos de ordenación, conservación, restauración, encuadernación y administración. Su campo es cada día más extenso porque no solamente se archivan documentos escritos, sino también cintas magnetofónicas, películas, filminas, discos, planos y otros.

16. Escriba cuatro características del archivo

Para que el archivo cumpla la función de guardar ordenadamente los documentos, y que puedan encontrarse cuando se necesiten, debe reunir las siguientes características:

Ajustado a las necesidades de la oficina. Simple, con relación a la identificación de su contenido. Rápido en la operación de archivar papeles en sitios no equivocados. De fácil manejo, para encontrar documentos sin dificultad ni pérdida de tiempo.

17. Defina que es documento

Es todo material que, de una u otra forma, nos ofrece información.

18. Que es transferencia

A medida que la consulta de determinados documentos se vuelve ocasional o nula, deben ser sacados de los archivos activos y transferirlos a los archivos inactivos, mediante un sistema de traslado de documentos. La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de un archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General

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19. Que es la eliminación

Documentos no esenciales, estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (Ej. memos de seis meses, propaganda) estos pueden destruirse y no se justifica su conservación por más tiempo previo a un análisis, como también podemos decir que es el material que puede ser descartado o eliminado luego de corto uso.

20. Explique el procedimiento para la revisión de documentos.

Verifique que los documentos dispuestos para archivar hayan sido totalmente tramitados. Se deben separar los papeles deteriorados, restaurarlos o sustituirlos, quitar ganchos clips, y revisar anexos.

21. Complete: Archivar para

Guardar documentos, textos o cualquier otro tipo de información en un archivo, o en su defecto en un archivador, que servirá como un respaldo físico de los documentos en el momento en que lo necesitemos.

22. Escriba cuatro condiciones de ubicación del archivo y medidas preventivas para la conservación de documentos

Cuando un documento es oficial o importante no se perfora Cuando un documento es oficial no se utiliza papel recicladoEvitar el uso de elementos metálicos para unir documentos importantes Enumeración y creación de varias carpetas para no acumularlas de información

23. Hable sobre las tareas específicas en el trabajo de archivo

Desde el momento de llegado en la unidad de correspondencia tienen su mantenimiento según su orden de envió y si son documentos de diferentes dependencias se los identificara y ordenara según título, código, centro de costos, y el número de los folios enviados en cada lugar.

24. Como se realiza la restauración de documentos

Para reparar un documento se aconseja introducir el papel dentro de una bolsa de polietileno o dentro de una cubierta plástica procurando su continua ventilación. Para arreglar rasgaduras en los documentos deberá unirse sus bordes y colocarse sobre ellas una delgada tira de papel de seda, previamente impregnado de acetato de celulosa en acetona, con un pincel, de manera que forme una especie de goma; es aconsejable no utilizar cinta.

25. Que es la codificación

Es el procedimiento de determinar el nombre o asunto bajo el cual se va a archivar con la ayuda del registro de clasificación o código de asuntos, asignando a cada documento el número o código correspondiente. La unidad de archivo encargada de codificar anotará a continuación las iniciales de redacción y elaboración del documento (pie de página), el código de archivo que corresponda al tema, según el registro de clasificación o código de archivo adoptado por la institución.

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26. Explique sobre el control cruzado

Para facilitar la clasificación del archivo y consulta de los documentos que tratan a la vez de varios temas o asuntos, se establece la utilización de la referencia cruzada. Cuando una carta o documento trate de diferentes temas o asuntos, o bien exista duda de varios sitios donde pueda ser archivado, el documento original se archivará en el asunto que haga referencia, o sea el de mayor importancia y se llenará el formulario de referencia cruzada, anotando en el espacio destinado al resumen una síntesis de lo correspondiente a cada asunto, para el cual se ha producido. El formulario una vez llenado se archivará en el legajo del tema que corresponde; con tinta y letra clara. Se recomienda elaborar tantos cruces de referencia cuantos se crean necesarios, pues el éxito de un archivo consiste en poder localizar fácilmente y en cualquier momento lo deseado.

27. Que se debe utilizar para la conservación de un legajo

Los documentos deben agruparse por código de acuerdo con el sistema establecido para conformar legajos. Los documentos de un mismo código se ordenarán cronológicamente, teniendo en cuenta que los documentos más recientes se ubiquen en la parte superior. Para la conservación de los legajos se utilizarán carpetas con la carátula respectiva.

28. Cuántas clases de carpetas o fólderes existen

Existen dos clases de carpetas o fólderes, una para el sistema vertical o folderama; y otra para el horizontal o de gaveta. La diferencia entre estas dos es la colocación de las guías. Para preparar las carpetas o folderamas se elaboran los marbetes, escribiendo siempre en la misma posición, el código, título del tema, o asunto, en mayúsculas y el nombre con minúsculas.

29. Como se debe ordenar un legajo

Los legajos se ubicarán en el mueble respectivo de acuerdo con el código o método utilizado.

30. Cuáles son los pasos en el procedimiento de archivo

Luego de que la correspondencia ha sido enviada para sean archivada, pasa por cinco etapas diferentes:

Inspección Clasificación Codificación Distribución Archivo

31. Hable sobre la inspección

Se examina la correspondencia para comprobar que tiene las iniciales de autorización para ser archivada, si no es así, se la devolverá a la persona a quien estaba dirigida.

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32. Que es la clasificación

Es el proceso mediante el cual se determina el nombre o el asunto con el que se archivará la correspondencia

33. Que es Distribución

Es ordenar los documentos alfabéticamente luego de su codificación.

34. Que es archivar

Es el último paso y comprende la colocación de los documentos en los respectivos expedientes y guardarlos dentro de las gavetas.

35. Para que se archivan los documentos

Se debe archivar directamente para evitar acumulación de documentos y lograr que la labor sea eficaz.

36. Escriba las clases de archivos que existen

Permanentes o Maestros: Estos contienen información que varía poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.De Movimientos: Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.De Maniobra o Trabajo: Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

37. Enumere sobre el archivo por su manejo o uso

Activo o de trámiteInactivo o de depósitoSemiactivo

38. Que es el archivo inactivo o depósito

Esta unidad de archivo implica la prestación de servicio pasivo de información porque la consulta es menos frecuente. Identifica los documentos que han perdido actualidad pero que por aspectos legales y de prevención se hace necesario conservarlos por su valor constante, para la empresa, tales como: libros de contabilidad, documentos fiscales, inventarios de maquinaria y equipo, cheques, pólizas de seguros, recibos de pagos, facturas, contratos, acuerdos y actas, etc. El archivo inactivo constituye un depósito de correspondencia y se organiza en un lugar propio para descongestionar el trabajo de oficina. Se deben establecer pautas para el traslado de documentos que dejan de tener actualidad. Para la conservación de estos documentos es importante cubrir algunos requisitos como encuadernación, pastas de cartón, carpetas, separadores, otros. También establecer un fichero alfabético con el contenido general de cada libro, carpeta, paquete o cajas. El objetivo de este fichero es mantener actualizado el archivo inactivo para que la consulta sea ágil y efectiva en un momento dado.

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39. Que es el archivo semiactivo

Caracteriza aquellos documentos que dada su importancia presentan un gran valor informativo. Es considerado como un paso intermedio entre el activo y el inactivo, dependiendo de las actividades de la empresa o de la importancia de consulta que tenga el material de correspondencia; ya que existe la posibilidad que un documento regrese al archivo activo, a causa de las investigaciones o procesos del trabajo de oficina. Este archivo puede funcionar en una gaveta o archivador junto al activo para tener la documentación al alcance de la mano. Si las consultas que recibe esta documentación son frecuentes, deberá permanecer en el semiactivo; y si por el contrario, no se efectúan, podrán trasladarse al inactivo.

40. En que consiste el archivo centralizado

Consiste en organizar una sola unidad de archivo, bajo dirección única y en un mismo lugar para manejar toda la correspondencia de la empresa.

41. Señale cuatro ventajas que nos da el archivo centralizado

Permite el control unificado de los documentos. Mayor precisión en su funcionamiento. Requiere de personal capacitado y especializado. Economía de material y equipo.

42. Indique dos desventajas del archivo centralizado

Dificulta la consulta inmediata de documentos de carácter general en cada oficina. El trámite de préstamo de documentos es más riguroso, cosa que se obviaría si se mantuviera un archivo propio.

43. Escriba cuatro ventajas del archivo descentralizado

Limita el número de dependencias de la organización. Agiliza la localización y trámite de documentos. Mayor control en los consecutivos. Reglamenta la duplicación de fotocopias de la correspondencia por la intercomunicación permanente con otras dependencias.

44. Escriba una desventaja del archivo descentralizado

Acumula trabajo para las secretarias, muchas veces no alcanzan a mantener actualizado este archivo

45. Que es un archivo mixto

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Consiste en tener un archivo central al cual se remiten todos los documentos de la entidad y organizar en cada dependencia, archivadores temporales, con objetivos específicos de trabajo.

46. Indique dos ventajas del archivo mixto

Segura recuperación de un documento cuando se ha extraviado del archivo temporal. Rápida tramitación y localización de documentos.

47. Hable en forma breve sobre el personal competente

Todo personal que tenga relación directa con el manejo, trámite y conservación de documentos, deberá ser eficiente, idóneo, de tal manera que cumpla con los pre-requisitos de confiabilidad, responsabilidad y ética profesional. Además, debe tener un director o jefe de sección calificado que defina claramente las funciones, facultades y responsabilidad de cada empleado, en el manejo y control de todo documento, dada la importancia, reserva, cuidado con que deben tratarse los diferentes elementos de información.

48. Escriba brevemente sobre lo que son los métodos de trabajo

Un aspecto importante para precisar el trabajo de archivo, es la organización del manual de archivo, en el cual se debe precisar la metodología que se adopte como:

Métodos racionales de ordenamiento, movilización de papeles, normas precisas sobre transferencia, recepción y codificación, apertura de carpetas, formación de legajos, ficheros de control y el servicio de préstamos.

Todo método de trabajo en archivo será funcional y tendrá éxito en su aplicación, con la colaboración de todos los empleados y funcionarios de la entidad.

49. Señale cuatro normas para el préstamo de documentos

El reglamento para el préstamo de los documentos, debe contener básicamente las siguientes normas: Responsabilizar a un funcionario del archivo para manejar y controlar el servicio de préstamos.Definir un horario de servicio. No permitir el acceso directo a los documentos de personal ajeno a esa oficina y especialmente, tomar documentos sin autorización.

50. Cuantas clases de sistemas de préstamo hay

Existen tres clases de préstamos: solicitud telefónica, personal y de oficina o por escrito.

51. Que datos se debe figurar en el documento original y en dos copias

Número y nombre del centro de costo Títulos de los legajos por asuntos

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Firma del responsable

52. Que debe hacer el jefe de archivo para la expedición de certificados

El jefe del archivo central es autorizado para la expedición de certificados y constancia sobre los documentos que se conservan en la dependencia, con el visto bueno del jefe inmediato.

53. Que es aconsejable a la hora de amueblar las oficinas

A la hora de amueblar las oficinas es aconsejable evitar el mobiliario standard y prever las necesidades específicas de mobiliario de archivo adecuado para el tipo de documentación propia de cada oficina.

54. Cuáles son los elementos que integran el archivador horizontal

o Las guías principales, secundarias y especiales. o Las pestañas y marbetes. o Carpetas y portafolios. o Los porta-índices.

55. Cuantos tipos de armarios hay

Compactos sobre rielesConvencionales

56. Que permiten las estanterías

Permiten el acceso directo a los documentos tanto visual como manualmente. Si bien son muy adecuadas para instalar libros, no lo son para los documentos de archivo. Una variante útil sería la instalación en las mismas de carpetas colgantes.

57. Que es fuelle

Es como una carpeta grande de papel con pastas duras el cual contiene varios compartimientos en forma de bolsillo, lleva el abecedario por un lado y un orden numérico del otro lado, es un auxiliar de oficina rápido y permite archivar los documentos de manera temporal.

58. Describa que una tula

Diseñada en lonas de alta resistencia y doble cierre, utilizadas para transportar documentos de alto valor.

59. Cuál es la capacidad de las gavetas

El espacio utilizado en la mayor parte de gavetas de un archivador es de 26 pulgadas, la capacidad máxima es de 5000 documentos y es preferible no colocar más de 4000 documentos en cada gaveta.

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60. De qué elementos normalizados requiere el trabajo de archivo

Normas precisas sobre transferencias Recepción y codificación Formación de legados, ficheros de control.Apertura de carpetas Movilización de papeles

61. Que son los marbetes

Etiqueta de papel engomado en donde se escribe el nombre o código de la carpeta. Los hay de diferentes colores; tamaños y formas para facilitar la organización y presentación del archivo. Los marbetes se marcan generalmente a máquina.

62. Para que se usa la guía individual

Aquellas que se usan para archivar documentos de un solo nombre o asunto. Las carpetas individuales se arreglan alfabéticamente detrás de cada guía. La pestaña de una carpeta individual se encuentra por lo general en el centro o ligeramente hacia la derecha. La correspondencia de una carpeta individual se arregla cronológicamente colocando el documento de fecha más reciente y continuando por orden hasta el de la fecha más remota.

63. Para que se usa la carpeta miscelánea

Es aquella que se usa para guardar los documentos de varios individuos, o asuntos de los que no se tiene correspondencia suficiente (más de cinco documentos) que justifique abrir una carpeta individual para cada uno. Cada grupo de carpetas individuales deben estar seguidas de una carpeta miscelánea. Los documentos se arreglan alfabéticamente en una carpeta miscelánea. Si se archivan dos o más documentos con el mismo nombre, se arreglan cronológicamente por orden de fechas, poniendo adelante la fecha más reciente.

64. Para que se usa las bandejas portapapeles

Es un gabinete que contiene de dos a tres bandejas, que sirven en la oficina para almacenar o tener documentos en su superficie.

El portapapeles es una herramienta del sistema operativo o entorno de escritorio que permite almacenar temporalmente información de cualquier tipo. Al portapapeles se puede copiar texto, imágenes, archivos, etc. Usualmente el contenido del portapapeles se obtiene desde la función de copiar o cortar, y se recupera con la función de pegar o mover. El portapapeles básico permite solamente una copia. En otras palabras, no permite almacenar múltiples archivos, imágenes, textos, etc. La información es perdida si se reinicia el sistema.

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65. Hable sobre la recepción de correspondencia

El método que se utiliza para manejan la correspondencia varía un poco de una compañía a otra. En la mayor parte de las organizaciones grandes existe un departamento central de correo que tiene la responsabilidad de distribuir y entregar la correspondencia a las oficinas o personas indicadas. Las cartas dirigidas expresamente a los ejecutivos se entregan sin abrir y sus respectivas secretarias abren ese correo y lo leen, excepto aquellos documentos marcados “personal” o “confidencial” Las cartas que no están dirigidas a personas a departamentos específicos deben ser abiertas por este departamento para determinar a quien se le entregará la correspondencia. La persona que abra el correo debe revisar que haya la dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe, el sobre con la dirección del remitente se adjuntará a la carta. Se marcará, además, la fecha y la hora en la que fue recibida, a fin de proporcionar un control interno eficiente.

66. Que debe hacer la persona que abra el correo

La persona que abra el correo debe revisar que haya la dirección del remitente en la correspondencia. Si no existe, el sobre con la dirección del remitente se adjuntará a la carta. Se marcará, además, la fecha y la hora en la que fue recibida, a fin de proporcionar un control interno eficiente.

67. Hable brevemente sobre la trayectoria de una carta

El empleado/a correspondiente recibe, abre y fecha el documento. Se envía a la secretaria, quien lo coloca en su “bandeja de entrada” La jefa/e lo estudia y analiza y dicta o elabora una respuesta. Cuando termina con el documento lo marca de manera que indique que ha

concluido con él y autoriza su archivo. Esta anotación se la conoce como iniciales de autorización para archivar un documento, las cuales se colocan en la esquina superior izquierda.

(Las copias al carbón de documentos enviados o de memorandos internos no requieren de las iniciales de autorización para sen archivadas.)

La secretaria adjunta las copias al carbón de la respuesta al original de la carta. Si ella se ocupa del archivo, colocará la correspondencia en su carpeta rotulada

“Para archivar”. Si los archivos son manejados par especialistas, la secretaria pondrá la correspondencia en su charola rotulada “Salida”.

68. Que datos encontramos en el contenido general del manual de archivo

Razón social de la empresa. Datos de identificación (dirección, organigrama de la sección de archivo dentro de la empresa, nombre de los cargos, personal que allí trabaja).

69. Enumere las clases de archivadores especiales

o La Hemerotecao Mapotecao Planoteca

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o Fototeca

70. Que es la hemeroteca

Se forma de revistas, periódicos, folletos, boletines, etc. De la misma forma que los archivos de correspondencia, se puede organizar con método alfabético, numérico, por asunto o geográfico.

71. Que es la fototeca

Allí se guardan las fotografías, organizando álbumes, según la importancia que tengan para la empresa; clasificándolas en grupos, tales como: fotografías de personas, de eventos y fotografías industriales. Este material también se puede organizar en la hemeroteca, cuando su número es reducido.

72. Como se clasifican los documentos para dar un tratamiento adecuado a los mismos

VitalesÚtilesNo esencialesImportantes

73. Enumere los métodos de clasificación de un archivo

Método alfabético Método numérico Método alfanuméricoMétodo geográfico Método de archivo por asunto

74. Describa el método de archivo por asuntos

El método de archivo por asuntos consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido.

75. Documentos vitales son

Sirven para reanudar las operaciones, rehacer el estado legal y financiero para el funcionamiento y crecimiento de la empresa o institución. Este tipo de documentos se conservan en un sitio independiente dentro de la empresa o fuera de ella y se los conserva en el archivo permanente.

76. Documentos no esenciales son

Estos documentos tienen valor por tiempo muy corto (memos de seis meses) estos pueden destruirse y no se justifica su conservación por más tiempo.

77. Documentos útiles son

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Estos documentos ayudan en la gestión a trámite por un tiempo inferior a un año se conservan en la oficina solamente un año vigente y puede destruirse a no dependiendo de la política de la empresa.

78. Documentos importantes son documentos

Estos documentos contienen información de valor para la gestión par periodos largos hasta (5 o 6 años). Estos pueden conservarse en la oficina (2 0 3 años), dependiendo de la frecuencia de consulta, cuando esta disminuye, deben trasladarse al archivo semiactivo o permanente, hasta que por ley puedan destruirse o conservarse.

79. Describa el método por asuntosConsiste en archivar el material de acuerdo a su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil.

80. Ordene alfabéticamente aplicando las reglas universales de archivo

Orden Alfabético: Hay que arreglar nombre en el orden alfabético, comparando las unidades semejantes, de cada nombre. Cuando las primeras unidades son idénticas se comparan las segundas unidades, cuando estas son idénticas se debe comparar las terceras unidades y si estas también fueran idénticas se deben comparar las cuartas unidades para determinar cómo se debe ordenar alfabéticamente.

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