5

CAPÍTULO6 – RACIONALIZAÇÃO DE COMPRAS

Esta é a última etapa do processo da solicitação de compras e a qual podemos apelidar

de Sherlock Homes, onde podemos investigar minuciosamente e fazer planejamentos

estratégicos para criar diretrizes que levaram a redução de custos, literalmente fazer a

economia financeira.

Segundo o livro Técnicas de Compras (Alto, Pinheiro & Alves, 2009) podemos

encontrar três tipos de compras racionalizadas: Aquisição de pequeno valor, Conta Corrente e

Compras programadas/compras parceladas.

6.1 – AQUISIÇÃO DE PEQUENO VALOR

O processo é para compras de pequenos valores com recursos do fundo de caixa

rotativo usado para situações emergentes, com um limite expresso em unidades monetárias e

geralmente é usado para compras de rotina como materiais para o escritório. Porém este

processo é falho, segundo Dias (2011, p. 262):

Em um sistema correto de negociação, o controle de preços pode ser

executado emcentros de custo, visando ao estabelecimento de técnicas de

gerenciamento quepermitem manter um adequando controle sobre o preço de

produtos comprados, jáque o lucro da empresa é altamente influenciado pelos

mesmos. Torna-se, portantoessencial que as compras mais representativas em

termos de volume de dinheiro sejam adequadamente controladas.

Compreendemos por este artigo, mesmo fazendo aquisições de pequenos valores com

o orçamento fixado ao longo de um determinado período, estas aquisições se tornaram

grandes, segundo Dias (2011, p. 262):

Um sistema ideal seria o que, com um grupo de técnicos, executasse

análisescompletas dos produtos manufaturados que são adquiridos constantemente

e querepresentam o percentual máximo do volume de compras da empresa. Esses

produtos teriam seus preços objetivos coletados minuciosamente, a fim de fornecer

ao comprador os meios adequados à condução de suas negociações. O controle

seria feito através da comparação entre os preços objetivos desejados, ou as suas

6

variações, e os preços negociados.

Para fazer estas análises e comparações, podemos usar ferramentas/softwares gratuitos

disponibilizados na Internet.

6.2 – CONTA CORRENTE

Quando o comprador faz aquisições por lotes ou retira empartes no seu fornecedor e

este por sua vez faz o debito em uma contaespecifica à medida em que seu cliente faz as

retiradas, porém, sempre será necessário realizar um acompanhamento estreito com o

fornecedor,segundo Dias (2011, p. 255):

Um comprador eficaz deve manter um arquivo em que deve registrar

a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra,

as variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a

identificação de uma nova condição de pagamento e as entradas de

mercadorias correspondentes ao pedido colocado. Qualquer falha

nesses registros ou insuficiência de dados pode acarretar uma má

performance das atividades de compras. Deve ser mantido atualizado

devidamente a fim de ser consultado a qualquer momento. Um modelo

de ficha de acompanhamento pode ser o seguinte:

Descrição Código

1 3

2 4

Data Pedido Quantias Programa Prazos

F

Entrada Preço

NF Data Quant. Pedido Devolução Saldo

Tabela 1 – Ficha de acompanhamento – fonte: Administração de Materiais pg. 72

7

Vemos que a tabela acima, pode ser usada para todos os seguimentos de compras e de

fácil percepção analítica, gerando controle de gastos, aquisições, estoque, fornecedores,

financeiroe racionalizandocom sustentabilidade, isto quer dizer, não é cortar custos ou gastos

simplesmente por fazer, mas é analisar onde se pode aprimorar as aquisições, exemplos:

A percepção de valores para cada empresa é diferente, algumas preferem sempre

comprar o que tem de melhor no mercado, outras buscam custo X beneficio e tem

aquelas que sempre procuram pelo menor preço independente da qualidade do

produto;

Fazer aquisições que suprem as necessidades no mínimo em 80%, com este padrão

de controle evitara perdas maiores, nem sempre é possível aproveitar 100% do

bem ou serviço comprado, para se chegar ao resultado de 100% é preciso muito

estudo;

As condições de compra que envolvem diversos fatores como: variações

econômicas, demanda, poder de negociação, alteração de programação e condições

de pagamento.

Estes exemplos citados acima é o qual analisamos e acreditamos ser o mais indicado

para o controle da conta corrente.

6.3 – PROGRAMAÇÃO DE COMPRAS

Este método de aquisição é usado para compra de materiais específicos que

representem volumes expressivos, por um determinado período, digamos que seja por 1 ano,e

onde o comprador, visa eliminar barreiras burocráticas entre comprador e vendedor, fazendo

com que este processo seja simplificado. Porém é um método agressivo de comprar, ambos

precisam analisar pontos que lhe proporcionem o ganha/ganha e não o ganha/perder e também

precisam se conhecerem 100%, para que possam ter um planejamento mais concreto e menos

emergente nas negociações, façamos uma analise pelo lado do comprador, segundo Dias

(2011, p. 73 - 74):

A curva ABC tem sido usada para a administração de estoques, para

definição de políticas de vendas, para o estabelecimento de prioridades, para a

programação da produção e uma série de outros problemas usuais nas empresas.

8

Após os itens terem sido ordenados pela importância relativa, as classes da curva

ABC podem ser definidas das seguintes maneiras:

Classe A: Grupo de itens mais importantes que devem ser tratados com uma

atenção bem especial pela administração.

Classe B: Grupo de itens em situação intermediária entre as classes A e C.

Classe C: Grupo de itens menos importantes que justificam pouca atenção

por parte da administração.

Compreendemos que é preciso ter uma planejamento de curva ABC, visto que esta

ferramenta possibilita fazer uma programação concisa dentro de um determinado período,

agora vejamos pelo lado do fornecedor, segundo Bowersox, Closs & Cooper (2006, p. 128):

O próximo nível de desenvolvimento da estratégia de compras surge quando

compradores e vendedores começam a integrar seus processos e atividades na

tentativa de alcançar uma melhoria operacional substancial na cadeia de

suprimentos. A integração começa a adquirir a forma de alianças ou parcerias,

com participantes selecionados da base de fornecedores operacionais entre o

comprador e o vendedor.

Essa integração pode adquirir muitas formas especificas. Como exemplo, o

comprador pode permitir que o vendedor tenha acesso a seus sistemas de

informação de vendas e pedidos e quais as futuras, dando ao vendedor aviso prévio

de quais produtos estão sendo vendidos e quais as futuras compras podem ser

esperadas. Essa informações permitem que o vendedor esteja mais bem posicionado

para fornecer, de forma efetiva, os pedidos por materiais a um custo reduzido. A

redução de custos ocorre porque o vendedor está diante de demandas mais precisas

por parte do comprador e pode reduzir a necessidade de práticas de custo

ineficiente, como expedição.

Como se perceber a integração entre comprador e vendedor, possibilita ganho de

tempo e pula alguns estágios da burocracia , visando agilidade nas operações de ambas as

partes, o comprador que sempre terá o seu estoque abastecido de suprimentos e o vendedor

que poderá se programar com antecedência para produzir e entregar. Com toda a conjuntura

do processo observamos que é possível ter uma redução do custo total de propriedade.

9

CONCLUSÃO

Hoje o departamento de compras é visto como um setor estratégico, mas isto nem

sempre foi assim, antes do ano de 1.980, não se ouvia falar na palavra Logística ou Cadeia de

Suprimento, isto mudou no ano de 1.990, quando as empresas passaram a buscar vantagens

competitivas e assim nasceu o Fluxo de Integração de Informação.

Este Fluxo de Integração de Informação ou Gestão da Cadeia de Suprimentos, como é

conhecido hoje, é um órgão capaz de gerar lucros tanto na política de compras quando na de

vendas, é um verdadeiro formador de preço e em suas funções podemos destacar dentre elas

gerar lucros, administrar materiais, garantir suprimentos e identificar pontos de aquisição e de

consumo.

Esta conjuntura de processos logísticos possibilitou a criação de paradigmas com 3

modos de compras, Aquisição de Pequeno Valor, Conta Corrente e Compra Programa, cada

uma destas é indicada para um determinado tipo de situação.

Concluímos que para se fazer uma racionalização sustentável na Solicitação de

Compra, ou seja, duradoura e, não aquela que em um determinado período se consegue salvar

30% do capital e no outro período deixa de ganhar 40%, é necessário investigação de todas as

etapas anteriores, como o exposto deste trabalho, se uma etapa apresenta falhas, não precisa

parar todo o processo, é necessário fazer auditorias por setores e achar uma solução para o

atual problema, na Gestão da Cadeia de Suprimentos e na Logística, a solução que era

eficiente ontem, pode não ser eficiente para o dia hoje ou de amanhã, ambas sempre estarão

em evolução, o dia em que a logística não precisar mais de aprimoramentos, esta será feita por

máquinas!

Em compras é mais do que necessário fazer planejamentos: financeiro, barganhar por

melhores condições e prazos, ter compromisso contratual e o principal ter um relacionamento

estreito entre vendedor e comprador, pois tanto o vendedor quanto o comprador, precisam

falar a mesma língua e quebrar barreiras que impeçam o seu desenvolvimento continuo.

Este trabalho acadêmico teve o objetivo de apresentar todas as etapas dentro do processo da

Solicitação de Compra.

10

BIBLIOGRAFIA

Dias, Marco Aurélio P. Administração de Materiais: Princípios, Conceitos e Gestão. 6ª ed. –

São Paulo: Atlas 2011.

Bowersox, Closs & Cooper: Gestão Logística de Cadeias de Suprimentos 1ª ed. – Porto

Alegre: Bookmam 2007.

Monte Alto, Mendes Pinheiro & Caetano Alves: Técnicas de Compras 1ª ed. 2009 – Rio de

Janeiro.