Teoria Organizacional

Curso de Mestrado em Administração

Técnicas de Gestão Aplicadas nas Organizações

Sumário

I - Introdução.......................................................................................... 01

Técnicas Administrativas....................................................................... 01

1 – Administração por Objetivos(APO)............................. 01

2 – Benchmarking................................................................02

3 – Brainstorming................................................................02 4 – Custeio ABC(Activity-based costing)...........................03 5 – Desenvolvimento Organizacional(DO).........................03 6 – Downsizing....................................................................04 7 – Energização(empowerment)..........................................05

8 – Gerenciamento da Qualidade Total(TQM)....................06 9 – Reengenharia..................................................................06 10 – Terceirização................................................................07

Técnicas de Gestão Aplicadas nas Organizações

I – INTRODUÇÃO

Estudar as técnicas administrativas é analisar a relação dinâmica e

interdependente existente entre a teoria e a prática na Administração. Portanto,

vamos analisar criticamente a práxis gerencial identificando conceitos e concepções

inerentes às diferentes abordagens no trabalho realizado pelos administradores no

seu dia-a-dia.

Técnicas Administrativas mais utilizadas na última década.

1-) Administração por Objetivos (APO) –

É uma técnica que incentiva os subordinados a participarem da fixação dos

objetivos organizacionais, contrariando a concepção clássica de que os objetivos

devem ser definidos pelo topo da pirâmide.

Na APO, o superior dá as diretrizes da empresa e pede ao subordinado que

elabore suas próprias metas. Estas são discutidas por ambos e postas em prática.

Esta técnica, se aplicada com o envolvimento dos participantes e sem má-fé, pode

ter efeitos motivacionais positivos. Além disso, os objetivos tornam-se claros para

todos, pois foram discutidos previamente.

A APO tem sido aplicada nas empresas com outros nomes, porém com o

mesmo espírito participativo. O sucesso depende da habilidade do gerente.

2-) Benchmarking –

O termo Dantotsu criado pelos japoneses, que definia o objetivo de todas

empresas e organizações do mundo, significa buscar ser o melhor dos melhores ou

obter a máxima performance empresarial.

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A americanização desse termo criado pelos japoneses, deu origem ao que

conhecemos hoje chamado de Benchmarking. O processo é uma atividade

contínua que estabelece metas, alvos e objetivos que dêem à organização uma

condição de superioridade no mercado. Para competir as organizações

necessitam de mudanças, objetivando um incremento do desempenho e

produtividade.

3-) Brainstorming -

Essa técnica é muito utilizada, porque tem como objetivo principal estimular

a criatividade dos participantes de uma reunião, visando facilitar os processos de

solução de problemas. A sessão de brainstorming, é coletar idéias de todos os

participantes acerca de um tema, estando proibidas críticas ou juízos de valores.

Então tem início a apresentação do problema a ser resolvido e termina

quando todas as idéias forem registradas. Pode-se em seguida proceder uma

votação das propostas ou fazer uma discussão sobre o problema. O Brainstorming,

não funciona se algum dos participantes estiverem tensos, desconfortáveis ou

oprimidos.

4-) Custeio ABC (Activity-Based Costing) -

Para entendermos o que é o ABC, é importante esclarecermos algumas

definições básicas da administração financeira

Preço e sua formação – é o preço de um produto mais os custos de produção,

comercialização e impostos, incluindo-se a margem de lucro esperada;

Custo direto – matéria prima e mão-de-obra direta;

Custo indireto – valor rateado para que se estruture o preço do produto, como

manutenção de máquinas, depreciação de equipamentos e mão-de-obra

indireta.

Esse sistema consegue medir todos os valores a serem agregados ao custo

final do produto. A desvantagem é que com as inovações tecnológicas dos últimos

anos, os custos indiretos passaram a representar uma grande porcentagem(cerca

de 35%) dos custos.

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O sistema ABC de custeio baseado em atividades, é chamado de “estratégia

gerencial” que define a porcentagem dos custos indiretos que cada produto

consome, como cortar desperdícios, incrementar a qualidade dos serviços, avaliar a

qualidade e impulsionar a empresa para o aperfeiçoamento contínuo.

5-) Desenvolvimento Organizacional (DO) -

Trata-se de uma técnica que busca a renovação organizacional por meio da

mudança, num processo amplo, demorado e custoso. O processo de DO geralmente

são conduzidos por consultores externos.

A maior parte das técnicas envolvidas num processo de DO, envolve

dinâmicas de grupo, nas quais os participantes são convidados a expor seu

trabalho, seus sentimentos e suas relações. A sensibilização, é uma técnica de

treinamento em habilidades pessoais. A análise transacional, é uma técnica que

visa melhorar a comunicação interpessoal. Já o Grid Gerencial, compara a

preocupação do gerente com a produção e as pessoas.

O DO trabalha com feedback de dados, pesquisando os empregados sobre

fatores como o moral, o estilo pessoal, o relacionamento interpessoal, etc. O

desenvolvimento de equipes, envolve auto-avaliações dos membros de grupos e

seus comportamentos e desenvolvimento de habilidades para trabalhar em grupo.

Essa técnica não possui eficácia garantida, por lidar com pessoas os resultados

podem variar muito, além do alto custo.

6-) Downsizing -

O downsizing, é uma técnica administrativa que consiste na redução dos

níveis hierárquicos da organização, em especial da média gerência, buscando

agilização da atividade administrativa, além de melhorias da comunicação e

redução de custos.

Aplica-se nas organizações inchadas com muitos níveis hierárquicos e

pirâmides muito agudas. O downsizing, inevitavelmente provoca cortes de pessoal,

principalmente na média gerência, o que costuma incorporar esse processo é a

recolocação (outplacement).

A aplicação do downsizing visando meras reduções de custos, pode ter

efeitos negativos bastante sérios, cria um clima de insegurança, a empresa perde

bons empregados, motivação, qualidade e solidez da cultura organizacional, em

troca de ganhos de produtividade que raramente se prolongam.

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7-) Energização (empowerment) -

A energização não é mais um dos modismos da administração, é uma função

gerencial das mais importantes, pois contribui para o aumento da produtividade,

redução de custos e principalmente maior humanização das organizações.

Energizar uma organização, significa aumentar a participação dos membros na

“vida” da empresa. Encontrando o melhor meio de realizar suas tarefas, os

funcionários recebem um estímulo para trabalhar, e isto gera um aumento da

produtividade.

Para que uma organização possa ser energizada, é necessário que os

gerentes, chefes de equipes, superintendentes, utilizem algumas técnicas:

Delegar poder e responsabilidades às pessoas capacitadas;

Manter a auto-estima elevada dos empregados;

Ouvir e responder com empatia as sugestões de todos os membros da

organização;

Buscar nos funcionários soluções e sugestões para os problemas da

organização;

Apoiar as iniciativas e idéias das pessoas, fazendo com que as próprias pessoas

assumam a responsabilidade pela implantação dessas idéias;

Deixar que as pessoas gerenciem seu comportamento e nível de produtividade;

Criar equipes de trabalho autônomas e integradas, com poder,

responsabilidade, missão e metas definidas.

Investimentos em recursos humanos, conversas de motivação, aumento de

salários, melhor comunicação, garantia de estabilidade, treinamentos e vários

outros programas são aproveitados quando os empregados estão dispostos a

aumentar a produtividade.

8-) Gerenciamento da Qualidade Total (TQM) –

Nos últimos anos o tema tem ressurgido nos ambientes organizacionais, em

programas que garantam a qualidade de seus produtos. Clientes e consumidores

finais exigem produtos com certificação de qualidade e garantia. Consultorias criam

“manuais e normas” que visam “defeito zero”. São utilizadas várias ferramentas na

aplicação dos processos de qualidade como: Memory jogger, Fluxograma, Folha de

verificação, Diagrama de Pareto, Diagrama de causa e efeito, Carta de tendência,

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Histograma, Diagrama de dispersão, Cartas de controle, Capabilidade do Processo,

etc.

Total Quality Management(TQM), é um conceito que tem sido

responsável pelo sucesso de muitas empresas no mercado atual. Segundo Thomaz

Wood Jr., é uma interação dinâmica entre três variáveis: o produto, cliente e o uso.

Segundo Peter Mears, “é um sistema permanente e de longo prazo,

voltado para alcançar a satisfação do cliente através da melhoria contínua

da qualidade dos serviços e produtos da empresa”.

9-) Reengenharia -

A reengenharia surgiu em 1993, com a publicação do livro Reengineering

the Corporation, a manifesto for Business Revolution, de Michael Hammer e

James Champy, os quais afirmavam as empresas possuíam estruturas obsoletas,

incapazes de sobreviver a três grandes forças que estariam dominando o mundo

dos negócios neste fim de século: o poder dos clientes, o acirramento da

concorrência e o aumento na velocidade das mudanças no ambiente empresarial.

A produção em massa estereotipada pelo fordismo já se esgotou para estes

autores, pouca concorrência e poucas opções oferecidas ao consumidor. Por último,

enfatizam as intensas mudanças, o avanço tecnológico e a globalização dos

mercados, sendo o tempo uma dimensão importantíssima dentro das organizações.

Dentro do contexto das mudanças, a reengenharia seria o caminho para

sobrevivência empresarial no novo cenário. As premissas da reengenharia são a

quebra da departamentalização e da burocratização das empresas, por meio da

ênfase nos processos ao invés de nas atividades que produza valor para o cliente.

Para Hammer e Champy, o caminho é esquecer as atividades atuais, perguntando-

se apenas: “Por que fazemos o que fazemos?” e “Qual a melhor maneira de

fazê-lo?”.

A reengenharia sofreu diversas críticas, muitas devido à sua má aplicação;

como grandes cortes de pessoal sem a menor preocupação com a verdadeira

essência da reengenharia que era o repensar dos processos organizacionais.

10-) Terceirização -

Terceirização não é uma idéia nova, remonta ao século passado tendo sido

incrementada durante e a partir da Segunda Guerra Mundial. Nos EUA, na Europa e

no Japão, a terceirização é muito difundida e largamente utilizada, não só como

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forma de descentralização de comandos e operações, mas sobretudo como forma

eficaz na redução dos custos das organizações.

Abaixo iremos aprofundar-nos no tema, o qual é o objeto principal deste

estudo.

II - JUSTIFICATIVA

Escolhemos o tema “Terceirização”, pelo fato de ser uma técnica

administrativa amplamente utilizada pelas empresas de diversos portes, segmento

e áreas, por estar em expansão principalmente na América Latina, prática essa

largamente utilizada na Europa, Japão e EUA na última década. Portanto, é um

assunto de interesse das empresas, dos trabalhadores(que procuram tirar

vantagem com a abertura de sua própria empresa de prestação de serviços),

contribui para a melhoria da qualidade e produtividade das empresas, além de ser

objeto de estudo acadêmico, pois poderá ser melhor enfocado para desmistificar o

trauma da implantação dessa técnica nas empresas.

III – DESENVOLVIMENTO DO TEMA

1-) Terceirização

O que é Terceirização? Nada mais é do que atribuir a terceiros serviços e

produtos que podem ser perfeitamente executados longe das vistas e do controle

efetivo do tomador principal, desde que dentro dos padrões de qualidade

contratados.

Terceirização ou outsourcing, é a transferência para outras empresas da

execução das atividades complementares ou não essenciais de seus negócios.

Terceirizando as atividades não essenciais, uma empresa pode concentrar

toda sua energia na atividade-fim, cujas conseqüências são:

maior dedicação à atividade essencial, simplificação do planejamento, flexibilização da produção, implementação de programas de qualidade e produtividade, redução de custos e maior competitividade.

Com a adoção dessa prática pelas empresas, deixam de existir

departamentos inteiros, dando lugar a empresas prestadoras de serviços, em áreas

de limpeza, jardinagem, alimentação, vigilância e transporte. Pode-se terceirizar

partes do processo produtivo, como a produção de componentes. 7

A empresa terceirizada, obterá simplificação administrativa e economia de

recursos, podendo investir na sua especialização e maior agilidade empresarial,

elevando a produtividade e qualidade do produto, atendendo as exigências de

competitividade internacional.

Com a abertura de mercado, as empresas precisam ficar mais ágeis então a

saída é terceirizar para economizar recursos, pois o terceiro encontra soluções mais

criativas e menos onerosas para seu negócio, além de evitar desperdício o que as

empresas por comodismo ou vício comum não o faz normalmente.

A principal justificativa para terceirização de uma atividade adjacente ou de

apoio, é o custo, porém por trás disso está uma insatisfação da empresa , com a

quantidade de recursos despendidos para execução do serviço ou com sua

qualidade.

Além de atender ao seu objetivo principal, a terceirização ainda viabiliza

mudanças necessárias às organizações como:

Estabelecimento de parceria – ambos são beneficiados prestador e tomador, o

que garante a relação de “ganha-ganha”

Reverter processos de Verticalização – quando a empresa cresce demais perde

o controle sobre a estrutura e passa a ter custos fixos elevados. A

responsabilidade de fabricação é transferida a um fornecedor especialista, que

garantirá melhor qualidade e menor custo.

Racionalizar Estruturas – o organograma da empresa é reduzido em seus níveis hierárquicos e aumento do quadro de empregados especializados.

Melhora a Administração dos estoques – nas parcerias, o fornecimento de produtos e serviços, permite uma adequação dos prazos de entrega a uma logística de produção e demanda. Com estoques reduzidos, evita-se: perda por obsolescência, custo em controle, manutenção e ocupação de áreas úteis.

Para que um processo de terceirização seja efetivo, são necessários alguns

cuidados como:

definir a verdadeira vocação da empresa; calcular os custos dos serviços e compará-los; procurar parceiros idôneos e confiáveis, garantindo um maior

engajamento na parceria e maior adequação dos resultados; a parte jurídica deve ser cuidadosamente elaborada; visando à eficiência

é necessário fazer um acompanhamento da execução do contrato e a verificação do cumprimento dos padrões de qualidade exigidos.

Esse acompanhamento periódico deve observar os aspectos jurídicos, sociais,

trabalhistas, previdenciários, contábeis e de segurança no trabalho de cada

contrato.

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Vantagens da terceirização:

Concentração de esforços na atividade fim; Concentração de recursos(capital e recursos humanos); Aumento na participação do mercado; Melhoria de qualidade e competitividade; Busca de parceiros para as atividades-meio com melhor qualidade e menor

prazo de entrega; Redução de custos administrativos e operacionais; Economia de recursos; Aumento da flexibilidade; Agilidade nas decisões; Diminuição dos níveis de hierarquia; Redução do controle; Simplificação da estrutura empresarial; Desburocratização da administração.

Desvantagens da terceirização:

Dificuldade de implantação; Escolha de parceiros; Resistência interna a mudanças; Demissões na fase inicial; Realização de auditoria periódica; Aumento da dependência de terceiros; Perda do controle da qualidade e na formação de preços; Riscos do parceiro fornecer para os concorrentes; Conflito com a atual CLT em relação às ações trabalhistas (a legislação Brasileira

é incisiva ao tratar do tema).Grandes empresas conseguiram sucesso no processo de terceirização,

passando para terceiros os serviços prestados de vigilância, limpeza, telefonia,

transporte, alimentação, manutenção, jurídico e comunicação social, os quais foram

sendo incorporados às empresas terceirizadas. Os riscos existem principalmente se

escolher mal o parceiro, ou de administrar mal a dependência desse fornecedor.

Ao se adotar a postura de terceirizar produtos e serviços, ganha-se uma

maior agilidade, produtividade e especialização no seu ramo de negócio, podendo

ter um acréscimo de lucro e melhoria da imagem institucional.

2-) Resultado da Pesquisa de Campo

O trabalho baseia-se em uma pesquisa de campo, feita junto aos setor de

produção de uma empresa de equipamentos de telecomunicações, de âmbito

mundial com atuação na cidade de São Paulo (anexo I).

De acordo com a pesquisa realizada entendemos que a empresa optou pela

técnica administrativa de terceirização, para obter ganhos no seu processo de

produção e redução de custos. No momento desta pesquisa, os respondentes

mostraram estar contentes com os resultados da técnica utilizada, pois, detectou-se

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redução substancial no custo do produto. Os respondentes colocaram em suas

respostas uma diminuição no custo do produto da ordem de 30% à 50% nos custos

de produção. Esta redução deu-se pelo fato de agilidade no processo de produção,

pois antes da terceirização a empresa tinha um lead time (atendimento as

necessidades do processo produtivo), numa ordem de 45 à 90 dias, e após a

adoção da referida técnica, este prazo reduziu-se para no máximo 30 dias. Ora

como isto foi possível ? Segundo as respostas dadas, este ganho substancial foi

obtido devido ao fato de a empresa passar a adquirir matérias primas em forma de

itens já montados, os itens pais, deixando a montagem dos mesmos para empresas

terceirizadas, desta forma a empresa em questão passou a preocupar-se com a

montagem do produto final. Sendo assim a visualização de ganhos para este setor,

foram ganhos do tipo financeiros e ganhos na agilidade do processo.

No início do processo de terceirização a empresa sentiu alguns problemas

com relação a qualidade do produto, mas com o refinamento do processo de

parceria aos poucos a qualidade foi sendo melhorada e hoje já se adequou a

qualidade da empresa, que é uma qualidade considerada ótima. As áreas do setor

estudado que foram terceirizadas, são montagem de cabos, bastidores entre

outras.

Em suma, percebemos que para a empresa a técnica administrativa de

terceirização, foi considera muito boa, pois reduziu custos, melhorou processos e

adequou a qualidade do produto ao que a empresa considera ótimo. Porém há um

outro aspecto a ser considerado, que é o aspecto relativo aos funcionários, neste

caso o relacionamento empresa funcionário. Neste item podemos discorrer sobre a

forma que os funcionários estão vendo e sentindo o processo de terceirização.

De acordo com as respostas dadas, percebe-se que os funcionários vêm este

processo com certo receio, talvez pelo crescente aumento nos índices de

desemprego, talvez pela falta de qualificação dos empregados em relação as

exigências do mercado e outros aspectos internos relativos ao relacionamento do

funcionário com a empresa durante a implantação e refinamento do processo de

terceirização. Outros aspectos listados seriam aspectos familiares e sociais que se

transformam em pressões para o funcionário que esta envolvido neste processo.

Um dado positivo, com relação a referida empresa, é que de acordo com as

respostas dadas, ficou claro que houve o aproveitamento de ex-funcionários como

prestadores de serviços terceirizados.

3-) Conclusão:

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Vimos com isto que o processo de terceirização que se propõe a reduzir

custos, melhorar desempenho, e fazer com que a empresa se preocupe

basicamente com sua atividade fim, passando atividades decorrentes do processo

para outras empresas, é uma técnica muito vantajosa para a empresa, e que hoje

vem sendo largamente utilizada por empresas de diferentes portes e ramos de

atividade. Porem, para os funcionários que se vêm envolvidos neste processo, os

ganhos não são tão grandes assim, pois sofrem grandes pressões pelo medo da

perda do emprego e as perspectivas futuras.

Fica claro que a necessidade da constante atualização profissional, o

relacionamento com a empresa e os pares neste momento é crucial, pois as

relações trabalhistas estão mudando e todos devem estar atentos para as

mudanças que trazem consigo novas tecnologias, novos padrões e novas formas de

relacionamento entre as pessoas e as empresas.

IV - Bibliografia

PARK, H. Kill et alli, 1999, Introdução ao Estudo de Administração, São Paulo,

Pioneira.

GIOSA, L. A, 1997, Terceirização uma abordagem estratégica, São Paulo, Pioneira.

Mestrado em Administração de EmpresasUniversidade São Marcos - UNIMARCOJoão Celço Del Rio Rodrigues – RGM 3367

São Paulo, 03 de Junho de 2000.

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ANEXO I

1. Por que a empresa decidiu-se pela terceirização?

MÃO DE OBRA MAIS BARATA AGILIDADE NO PROCESSO. (Redução dos custos

com

agilidade no processo).

2. Quais os benefícios que a terceirização trouxe para o seu setor ?

CUSTO DO PRODUTO (redução no custo do produto, redução de estoque de

insumos e menor quantidade de itens para controlar, comprar - devido a aquisição

de parte já trabalhada, ex: em vez de adquirir cabo, conectores, porcas parafusos,

fita, solda, etc, adquirimos somente o item pai – cabo montado, painel montado

etc.).

3. Houve alguma economia da empresa ao optar pela terceirização? Que

tipo?

TIPO FINANCEIRO , AGILIDADE (Houve uma redução sensível nos custos +/-

30% a 50%, englobando a demora no processo interno para aquisição dos insumos,

via Suprimentos, e o ganho em agilidade no prazo para atendimento das

necessidades do nosso processo produtivo. ex: "lead time" de 45 a 90 dias,

reduzido para no máximo 30 dias.

4. A empresa está satisfeita com a terceirização?

SIM , pois houve uma melhoria na qualidade, redução dos prazos e dos custos.

5. Quanto a qualidade dos produtos hoje oferecidos algo mudou?

NO INÍCIO SE TEM PROBLEMAS, MAS COM O DECORRER DO TEMPO SE

NORMALIZA, podendo considerá-la dentro dos padrões de qualidade da empresa, ou

seja, ótima.

6. Quais as atividades de sua áreas foram terceirizadas?

MOTAGEM DE CABOS / BASTIDORES E OUTROS

7. Como é visto o processo de terceirização pelos funcionários?

COM CERTO RECÊIO

8. Ex funcionários passaram a prestar serviços a empresa como terceiros?

SIM

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