Tegevusaruanne Narrative reporting

15 November 2012Tartu

…allows marketing the project to the external environment (Programme, monitoring experts, audit, EC, etc.)

… annab võimaluse projekti tutvustada väljapoole (programm, järelvalve eksperdid, audit, Euroopa Komisjon jne.)

…is an easy way to prove that your project is a living being rather than a bunch of papers and accounts.

...see on lihne viis tõestada, et teie projekt on “elusolevus”, mitte hunnik paberit ja raamatupidamine.

Tegevusaruanne…Narrative Report...

3

Aruandluse ajakava. Valik 1Timeline of reporting. Option 1

ajaskaala

Projekti rakendamise periood

Lõpp-aruanne

TL allkiri

ALGUS(teenuste

osutamine, tarned või tarvikud,

ehitustööd, jm tööde teostamine

jne.)

Lepingu täitmise periood

LÕPP(algsete tööde

ja tarnete vastuvõtmine

Vahearuanne Vahearuanne(vabatahtlik)

Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garatii

periood, puuduste kõrvaldamine (töödel,toodetel)

jne 3 kuud

Kulud mitteabikõlblikud

Lõppmakse ja/või lõplik

vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)

4

Aruandluse ajakava. Valik 2Timeline of reporting. Option 2

ajaskaala

Projekti rakendamise periood

Lõpp-aruanne

Lepingu täitmise periood

2. Vahe-aruanne

... Vahe-aruanne

Kulud mitteabikõlblikud

1. Vahe-aruanne

X kuudTL allkiri

ALGUS(teenuste osutamine, tarned või

tarvikud, ehitustööd, jm tööde teostamine jne.) LÕPP

(algsete tööde ja tarnete

vastuvõtmine)

Lõppmakse ja/või lõpplik

vastuvõtmine (üksnes tarnete ja ehitustööde puhul)

Aruandlus, tegevuste lõpetamine, tarnete garatii periood, puuduste

kõrvaldamine (töödel,toodetel) jne

3 kuud

5

Option 2 / Valik 2

Aruandeperioodi valem

≤6 months≤ 6 kuud

Interim report can be submitted earlier if further pre-installment is requiredVahearuannet võib esitada varem, kui soovitakse küsida uut ettemakset

(6 + 1) months(6+1) kuud

Interim reporting period can be extended in exceptional casesNB! solid reasons & individual basis

Vahearuande perioodi võib pikendada erandjuhulNB! kaalutletud põhjusel - lähenetakse individuaalsetel alustel

6 months6 kuud

Desired standardSoovitatav standard

NB. Kui peale 45 päeva möödumist pole toetusesaaja ÜTS-lt saanud ühtegi selgitust nõudvat e-kirja, võib aruande lugeda kinnitatuks. Kuid üldjuhul saadab ÜTS aruande kinnitamise kohta e-kirja.

6

JTS and Beneficiary/ÜTS ja toetusesaaja:Cooperation scheme/koostöö skeem

45 päevaÜTS-l aega aruannet

kontrollida ja kommenteerida

30 päevapeale

aruandeperioodi lõppu esitab projekt

täidetud vahearuande

Aruanne kinnitatud ÜTS-i poolt

ÜTS loob eeltäidetud aruande ja

saadab toetusesaaja e-posti aadressile

Once report is generated no changes may apply to current reporting period.

Report in accordance with the latest updated Application Form (i.e. including changes approved in the current reporting period).

Should you have any change after report is generated – plan it for the next reporting period!

7

Report vs. Changes

Changesapplicable

START R1 R2

Reporting period

Reportgenerated

Reportgenerated

Changesapplicable

(t)

Kui aruanne on loodud, siis ei ole võimalik enam esitada muudatuse taotlust antud aruandlusperioodi kohta.

Aruanne on vastavuses viimase uuendatud taotlusvormiga (ka. Muudatused, mis on kinnitatud enne aruandeperioodi lõppu).

Kui on mingeid muudatusi peale aruande loomist – planeeri need järgmisse aruandlusperioodi!

8

Aruanne vs muudatused

Muudatused abikõlblikud

ALGUS A1 A2

AruandeperioodAruanne loodud Aruanne loodud

Muudatused abikõlblikud

(a)

Beneficiary:

Contents of narrative report is a consolidated input of all project partners (including lead partner).

Compulsory form attached to Grant Contract (Annex VI) serves to submit narrative report to the Programme.

Project partners have no standard form for narrative reporting. They may follow:

- same structure as in Annex VI;

- any template developed and agreed within the partnership.

Content of narrative report - 1

9

Toetusesaaja:

Tegevusaruanne sisaldab kõikide projekti partnerite ühist panust (ka. Juhtpartner).

Tegevusaruanne tuleb esitada Programmi poolt nõutud vormil Toetuslepingu (lisa VI)

Projekti partneritele ei ole kehtestatud tüüpvormi tegevusaruandele, nad võivad järgida:

- sama struktuuri mis on lisas VI;

- mis tahes vormi, mis on kokkulepitud partnerite vahel.

Aruande sisu- 1

10

The minimum information each partnershould include into interim and/or final narrative report:

A description of all activities carried out and all outputs (materials, etc.) produced during the reporting period;

An assessment of the results of the activities during the reporting period;

A list of all contracts (services, supplies and works);

A description of fulfillment of visibility and communication requirements with relevant attachments (such as copies of publications);

Information, which allows the Programme (and external assessors) to evaluate the project impact.

11

Content of narrative report - 2

Minimaalne teave kõikide partnerite tegevuste kohta, mida vahe- ja/või lõpparuanne peab sisaldama:

Kirjeldus kogu tegevuse ja kõikide väljundite kohta (materjalid jne), mis on valminud ja hõlmavad aruande perioodi;

Hinnang projekti tegevustele ja tulemustele, mis hõlmavad aruande perioodi;

Nimekiri kõikidest lepingutest (teenused, tarned ja tööd)

Kirjeldus nähtavus ja kommunikatsiooni nõuete täitmisest, lisades asjaomased näited (koopiad väljaannetest jne.);

Teavet, mis võimaldab Programmil (ja välistel hindajatel) hinnata projekti mõju.

12

Aruande sisu- 2

Use Activity Package logic to report

Distinguish between Outputs and Results

Demonstrate how you measure your planned results!

Report only about actual actions taken and actual partners participated

Do not afraid to report deviations. Complement them with ideas, how to overcome problems

Be precise: put figures, names, dates13

Section 2.2. Worksheets IV-VIII

Activities and results

Aruandes kasuta tegevuspaketi loogikat (taotlusvorm AP1-5)

Erista väljundeid ja tulemusi

Näita, kuidas sa mõõdad oma planeeritud tulemusi!

Anna aru ainult toimunud tegevustest ja tegevustes osalenud partneritest

Ärge kartke kirjutada kõrvalekalletest/probleemidest. Täienda seda ideedega, kuidas neid probleeme lahendada.

Ole täpne: pane arvud, nimed, kuupäevad

14

Osa 2.2. tööleht IV-VIII

Tegevused ja tulemused

Output is…

productevent

serviceaction

deliverable, etc.

…directly comes out of planned activity.

…as a rule, measured in physical or monetary units.

Result is...

consequence of the output

...direct and immediate effect of the output.

…what the output/set of outputs led to or allowed achieving.

...basis for performance indicators to measure the project.

15

Outputs vs. Results

Väljund on...

toodesündmusteenustegevus

tarne, jne.

…kavandatud tegevuste otsene tulemus.

…reegel, mõõdetakse füüsiliselt või rahaühikutes.

Tulemus on… Väljundi tagajärg

...väljundi vahetu ja otsene mõju.

…mida väljund/seatud väljundid on kaasa toonud või mida võimaldanud saavutada.

...alus projekti tulemuslikkuse mõõtmiseks.

16

Väljund vs tulemus

17

Measuring the project !!!

Qualitative and quantitative indicators.

Set and use indicators, which are clearly linked to project results.

Indicators are the tool to measure– project results,

– achievement of overall and specific objectives of the project.

Indicators are the best way to– report about the progress in the project,– evidence the performance of the project.

How you measure the project is the focal point for evaluation of the project by stakeholders.

18

Projekti mõõtmine !!!

Kvalitatiivsed ja kvantitatiivsed näitajad.

Määra ja kasuta näitajaid, mis on selgelt seotud projekti tulemustega.

Näitajad on mõõtmisvahendid– Projekti tulemuste,

– Projekti üldiste ja konkreetsete eesmärkide saavutamiseks.

Näitajad on parim viis– anda aru projekti edusammudest,– tõestada projekti eesmärkide täitmist.

Kuidas projekti keskmes hinnata/mõõta projekti huvirühmade poolt?

“6 +3” formula:

– report for 6 months;

– forecast activities for the next 3 months.

Report only about actual

– actions carried out

– implementing bodies (project partners) involved.

NB. Next request for payment is for the next 12 months.

19

Section 2.3. Worksheet IX

Activities timetable

“6 +3” valem:

– aruanne 6 kuu kohta;

– prognoos järgmise 3 kuu tegevuste kohta.

Anna aru ainult

– tegevustest, mis on tegelikult toimunud;

– projekti rakendamisega seotud asutustest (projekti partnerid).

NB. Järgmine maksetaotlus on järgmise 12 kuu kohta.20

Osa 2.3. tööleht IX

Tegevuste ajakava

The list of annexes supplementing report gives the JTS PM a message on how the project is being implemented

Beneficiary and project partners are expected to provide the list of annexes to back up the report.

21

Section 10. Worksheet XIV

List of annexes

Annexes aredocumentary of project!

Beneficiary submits the

list of annexes

JTS PM revises and tells what to add/delete

Beneficiary sends annexes according to finalised list

Nimekiri lisadest täiendab aruannet ning annab ÜTS projektijuhile (PJ) ülevaate, kuidas projekti rakendatakse

Toetusesaaja ja projekti partnerid peaksid esitama lisade nimekirja, mis toetab aruandes esitatut.

22

Osa 10. tööleht XIV

Nimekiri lisadest

Lisad on osa projekti tegevuste kirjeldusest!

Toetusesaaja esitab nimekirja

lisadest

ÜTS PJ vaatab läbi ja ütleb,

mida lisada/kustutada

Toetusesaaja saadab lisad

vastavalt PJ-ga kokkulepitud nimekirjale

23

Responsibilities…

Beneficiary JTS Project Manager

first consult about extension of reporting period with project partners before applying to JTS;

ensure the interests of all partners are consulted while preparing the consolidated report;

Provide fully completed and sound consolidated report.

provision of pre-filled template of report;

provide exhaustive comments about the report (if any) in 45 days;

inform that the report was approved;

provide timely report-related information.

24

Kohustused…

Toetusesaaja ÜTS Projektijuht

enne ÜTS-le aruandlusperioodi pikendamise taotluse esitamist konsulteerima partneritega;

koostama konsolideeritud arunade tagades kõikide partnerite huvid;

esitama täielikult täidetud ja usaldusväärse konsolideeritud aruande.

saatma eeltäidetud aruande toetusesaajale;

esitama täiendavaid selgitusi, kommentaare aruandele (kui üldse) 45 päeva jooksul;

teatama, et aruanne on heaks kiidetud;

esitama õigeaegselt aruandega seotud teabe.

that partnership is a core of your project;

to show in the report, how

− partners have been involved in the project implementation,

− project implementation was coordinated,

− Activities, implemented by different partners, build upon one another to produce joint results;

to make reporting a part of your administrative routine;

to keep JTS regularly informed about project events;

to submit the reports on time;

to regularly monitor project implementation against work plan and logframe indicators;

to make sure your report is easy to read and to understand.

Do not forget…

25

Partnerlus on projektis kõige tähsam;

Näita aruandes, kuidas

− partnerid osalesid projekti elluviimisel,

− projekti elluviimine oli koordineeritud,

− tegevused, olid erinevate partnerite vahel rakendatud, toetudes üksteisele, et saavutada ühist tulemust;

muuda aruandlus oma haldus rutiiniks;

teavita ÜTS regulaarselt projekti sündmustest;

esita aruanne tähtaegselt;

jälgi regulaarselt projekti elluviimise vastavust tööplaani ja loogilise maatriksi näitajatele;

veenduge, et teie aruannet on lihtne lugeda ja mõista.

Ära unusta…

26

Joint Technical SecretariatÜhine Tehniline Sekretariaat

Thank you!

Tänan!

2727