2017STRATEGI

3

Forord

Utenriksdepartementet har utarbeidet en virk-somhetsstrategi for fireårsperioden 2014-2017.

Strategiens siktemål er å utvikle en enda bedre utenrikstjeneste slik at de politiske prioriteringene effektivt kan iverksettes. Den inneholder både strategiske mål og operative tiltak som skal bidra til å nå disse målene.

Strategi 2017 bygger på Strategi 2013 for forrige fireårsperiode. Strategi 2013 har vært et effektivt styringsdokument for videreutvikling av tjenesten. Den har også fungert som en rettesnor i utenriks- tjenestens daglige virke.

Mange av målene i Strategi 2013 er helt eller delvis nådd, gjennom iverksettelse av konkrete og operative tiltak. Det var et mål å styre ressurs- bruken dit behovene var størst, bl.a. gjennom en samkjøring av styringssystemer som budsjett, virksomhetsplaner og flytteplaner. Vi er kommet langt på vei og vil videreføre innsatsen gjennom nye mål og tiltak som skisseres i Strategi 2017.

Det var likeledes et mål i Strategi 2013 å videre-utvikle UD til å bli en enda mer attraktiv arbeids-plass som rekrutterer og beholder dyktige med-arbeidere. En arbeidsmiljøundersøkelse i 2013 viste at det er en høy grad av tilfredshet med UD som arbeidsplass. I Strategi 2017 legges det opp til ytterligere tiltak for å legge til rette for at alle medarbeidere i utenrikstjenesten skal trives på jobben.

I samsvar med målene i Strategi 2013 er utenriks- tjenesten blitt en tydeligere organisasjon som samhandler med den øvrige sentralforvaltningen og sivilt samfunn på en lang rekke områder. Denne prosessen skal videreføres i neste stra-tegiperiode under mottoet «En utenrikstjeneste for hele Norge».

I tråd med Strategi 2013 er det arbeidet mye de siste årene med å legge til rette for at UD har tilstrekkelig kompetanse for å gjennomføre de politiske prioriteringene på en god måte. En kompetansestrategi er utarbeidet med dette formålet, og det er etablert et nytt, elektronisk kompetansestyringsverktøy. Innsatsen vil bli vi-dereført i Strategi 2017.

Med utgangspunkt i Strategi 2013 har vi arbeidet systematisk med å forbedre utenrikstjenestens kommunikasjon. Det er etablert en helhetlig kommunikasjonsplattform og et styringssystem for informasjonssikkerhet. En håndbok i strate-gisk kommunikasjonsarbeid er utarbeidet. Det er satset bredt på bruken av sosiale medier. I Strategi 2017 legges det opp til ytterligere sat-sing på kommunikasjonsarbeidet som bl.a. skal bidra til at andre land og internasjonale målgrupper kjenner, og i størst mulig grad støtter, norske utenrikspolitiske mål.

Utenrikstjenestens arbeid med næringslivet er blitt gjennomgått i inneværende strategiperiode. I Strategi 2017 legges det opp til å forsterke støtten til norsk næringsliv som ønsker å satse i utlandet.

I tråd med Strategi 2013 har UD ivaretatt det økende behovet for konsulære tjenester til publi-kum. Dette blir et satsingsområde også i Strategi 2017.

Det er likeledes et satsingsområde i Strategi 2017 å forbedre vår informasjonsforvaltning. I en kunnskapsorganisasjon som UD må relevant informasjon gjenfinnes, utveksles og brukes på en effektiv og enkel måte.

Risikobildet har forandret seg i de senere år og sikkerhetsarbeidet vil bli intensivert i den kom-mende strategiperioden. Jeg vil fremheve at UD skal være en sikker arbeidsplass for medarbei-derne, og ved utestasjonering også for deres medfølgende familie.

4

Vi har nå avsluttet et omfattende og inkluderende arbeid med Strategi 2017. Neste skritt er å sikre systematisk oppfølging og iverksettelse av strate-gien i hele organisasjonen. Et arbeid er allerede i gang for å integrere oppfølgingsarbeidet bl.a. i virksomhetsplanleggingen, medarbeidersamtaler og opplæringsvirksomheten. Å nå målene i stra-tegien er et generelt ansvar for hele organisasjo-nen, og et spesielt ansvar for ledere på alle nivåer. Strategien trer i kraft 1. januar 2014 og løper i fire år fremover. Vi skal holde oss ansvarlig for resultatoppnåelse med jevne mellomrom. Jeg vil oppfordre alle medarbeidere til å anvende Stra-tegi 2017 både som inspirasjon, men også som praktisk veiledningsverktøy, i vårt daglige virke.

Jeg takker prosjektleder Kjetil Paulsen for hans grundige arbeid. Likeledes vil jeg takke assis-terende utenriksråd Christian Syse som har an-vendt sine erfaringer fra arbeidet med den fore-gående strategien i utarbeidelsen av den nye.

Utenriksministeren har klarert og støtter teksten.

Oslo, i Utenriksdepartementet, 14. januar 2014

Bente Angell-Hansenutenriksråd

5

Innhold

Strategi 7

1. Hovedbudskap 8

2. Utenrikstjenestens hovedoppgaver 9

3. En utenrikstjeneste for hele Norge 11

4. Støtte til norsk næringsliv 13

5. Tjenester for publikum 14

6. Styring, måloppnåelse, kompetanse 15

7. Ledelse og medarbeiderskap 17

8. Sikkerhet 18

9. Åpenhet og effektiv kommunikasjon 19

10. Informasjonsforvaltning og kunnskapsdeling 20

Relevante bakgrunnsdokumenter 21

6

Visjon:

Utenrikstjenesten arbeider for norske interesser, norske borgere og en fredelig, rettferdig og bærekraftig verden.

Verdier:

Handlekraft. Vårt arbeid preges av resultatorientering, prioriteringsvilje, fleksi-bilitet og gjennomføringsevne.

Arbeidsglede. Vi skaper et inspirerende arbeidsmiljø med vekt på god ledelse, lagånd, likestilling og mangfold.

Profesjonalitet. Vi viser profesjonalitet gjennom kunnskap, pålitelighet, effekti-vitet, påvirkningskraft og samarbeidsvilje.

Åpenhet. Vi kommuniserer tydelig og inkluderende, deler informasjon og sti-mulerer til meningsutveksling.

Utenrikskommisjonen av 1919: «Når man skal behandle spørsmålet om på hvilken måte utenriksvesenet best kan ordnes, er det viktig å ha for øye hvilke oppgaver det har, hvilke formål er de vesentlige, og hvilke kommer i annen rekke.»

7

Strategi2017

Strategi 2017 inneholder våre hovedbudskap, utenrikstjenestens hovedoppgaver og overordnede mål og operative tiltak for å sikre måloppnåelse på de ulike virksom-hetsområdene. Disse skal gjennomføres i henhold til reglene for medbestemmelse i arbeidslivet.

8

Utenriksdepartementet med uteapparat er Re-gjeringens fremste redskap for utforming, iverk-settelse og formidling av norsk utenriks- og utviklingspolitikk.1 Utenrikstjenesten fremmer norske interesser i utlandet.

Utenrikstjenesten arbeider i henhold til prinsippene for statlig forvaltning, profesjonalitet og lederskap, slik disse er nedfelt i ulike styringsdokumenter.

Globalisering, internasjonale endringer og den teknologiske utviklingen krever tilpasningsevne, både i UD og den øvrige sentralforvaltningen. UD må prioritere for å sikre sammenheng mellom oppgaver og ressurser. Tilgjengelige ressurser må benyttes fleksibelt. Endringsforståelse og gjennomføringsevne vektlegges. Hensynet til langsiktighet, forutsigbarhet og den enkelte medarbeiders interesser skal ivaretas.

1 Norge fører en integrert utenriks- og utviklingspolitikk. Med ‘utenrikspolitikk’ menes i det følgende utenriks- og utviklingspoli-tikken som en felles enhet.

1. Hovedbudskap

Strategi 2017 har seks hovedbudskap:

1. Ressursbruken i utenrikstjenesten skal følge de politiske prioriteringene. Hjemme- og uteapparatene må tilpasses de prioriterte formålene.

2. Utenrikstjenesten skal være en attraktiv arbeidsplass for alle medarbeidere, hjemme og ute, inkludert lokalansatt personale. Per-sonalpolitikken skal fremme mangfold med hensyn til kjønn, etnisitet, religion og funk-sjonsevne mv. UDs behov for rotasjon og utestasjonerte medarbeidere skal kombineres med en familievennlig personalpolitikk.

3. UD skal prioritere tjenestens sikkerhetsopp-gaver.

4. Utenrikstjenesten skal vise åpenhet i ekstern og intern kommunikasjon. Det legges vekt på et nært samarbeid med andre departe-menter og offentlige etater.

5. Utenrikstjenesten skal styrkes som kunn-skapsorganisasjon bl.a. gjennom effektiv in-formasjonsforvaltning.

6. UD skal styrke kunnskapen og bevisstheten om de forvaltningsrettslige rammer for virk-somheten og de etiske retningslinjer for stats-tjenesten.

9

Utenrikstjenesten har to hovedoppgaver:

1. Bidra til utforming og gjennomføring av Regjeringens utenrikspolitikk.

2. Yte service til publikum og norsk næringsliv.

Utenrikstjenestens oppgaver og lovpålagte virke er forankret i Lov om utenrikstjenesten og Uten-riksinstruksen.

Utenrikstjenesten ivaretar Norges utenrikspolitiske interesser ved å:

− Følge opp og iverksette konstitusjonelle og internasjonale forpliktelser.

− Fremme politiske og økonomiske interesser, norsk kultur og Norges omdømme overfor andre land og internasjonale organisasjoner.

− Bidra til en rettsbasert verdensorden med utgangspunkt i velfungerende internasjonale organisasjoner.

− Bidra til globale fellesgoder og internasjonal stabilitet og sikkerhet.

− Arbeide for demokratiutvikling, godt styresett og at menneskerettighetene blir respektert.

− Fremme god forvaltning av naturressurser og miljø, med særlig vekt på nordområdene.

− Støtte norsk næringsliv som er engasjert i ut-landet.

− Bidra til fattigdomsbekjempelse og til å fremme internasjonal handel gjennom et robust mul-tilateralt system som sikrer at alle land tar del i utvikling og vekst.

2. Utenrikstjenestenshovedoppgaver

Utenrikstjenesten yter service og ivaretar bredere samfunnsinteresser ved å:

− Gi norske borgere råd og hjelp i utlandet og formidle informasjon om Norge i utlandet.

− Støtte norsk næringsliv og kulturarbeidere som satser i utlandet.

− Bidra til en effektiv forvaltning av utlendings-saker.

Mange av utenrikstjenestens publikumstjenester er lovpålagte. Oppgavene har økt i omfang. Stra-tegiske og organisatoriske endringer er gjen-nomført for å gjøre utenrikstjenesten rustet til å støtte næringslivet og yte effektive publi-kumstjenester. Raske globale forskyvninger nødvendiggjør en fleksibel, tilpasningsdyktig og endringsvillig organisasjon.

10

Antallårsverk(proktober2013–Kilde:SST): ca.2430

− ansatte i Oslo (ca. 830)

− utsendte på utenriksstasjon (ca. 630)

− lokalt ansatte på utenriksstasjon: ca. 970

Antallstasjoner: 103

− 85 ambassader

− 7 faste delegasjoner

− 8 generalkonsulater

− 3 ambassadeseksjoner

UDstotalebudsjett(2014): 35,6mrd.kroner

− Bistandsbudsjettet: 28,6 mrd. kroner

− Utenriksformål: 7,0 mrd. kroner herunder EØS-bidrag på 3,3 mrd. kroner årlig

− Administrasjon: 3,5 mrd. kroner (hvorav ca. 1,6 mrd. fra bistandsbudsjettet)

UD–noennøkkeltall

11

I dag har alle departementer og flere offentlige etater et internasjonalt engasjement. Norsk næ-ringsliv internasjonaliseres i økende grad. Fri-villige norske organisasjoner opererer over hele verden, særlig på det humanitære feltet. Mange kommuner og fylkeskommuner har et samar-beid over landegrensene, ikke minst i nærom-rådene.

Utenrikstjenesten må derfor samhandle med et mangfold av norske aktører, hjemme og ute. Faglige sektoroppgaver kan i stigende grad håndteres direkte av relevant departement eller fagetat. På den annen side forventes det at uten-rikstjenesten betjener et bredere spekter av samfunnsaktører med sin kjernekompetanse og ivaretar det overordnede forholdet til andre land og internasjonale organisasjoner.

Utenrikstjenestens kjernekompetanse, for å fremme norske interesser, er:

1. Kompetanse om Norges bilaterale relasjoner til andre land og de helhetlige forholdene i disse landene, regionale utviklingstrekk og integrasjon.

2. Kunnskap om kulturer og språk i andre land og regioner.

3. Kompetanse om internasjonale organisasjoner og det multilaterale system.

4. Forhandlingskompetanse, basert bl.a. på re-lasjonsbygging, både i bilaterale og multilate-rale sammenhenger.

3. EnutenrikstjenesteforheleNorge

5. Kompetanse om folkerett og Norges interna-sjonale forpliktelser.

6. Kompetanse til å yte service til nordmenn i utlandet, til krisehåndtering, til god forvalt-ning av innreise og migrasjon til Norge og til å støtte norsk næringsliv internasjonalt.

7. Kompetanse om utviklingsspørsmål, bistand og tilskuddsforvaltning.

Utenriksstasjonene er organisatorisk underlagt Utenriksdepartementet, men skal i sitt daglige virke være en representant for hele det norske samfunnet i sitt mangfold.

Strategiskemål

− UD skal tilføre en merverdi og benytte sin kjernekompetanse i departementsfellesskapet og bidra til at sentralforvaltningen fremstår som «ett Norge» internasjonalt.

− Både i bilateral og multilateral sammenheng skal utenrikstjenesten samhandle med norsk kompetanse fra hele sentralforvaltningen. Det er også et mål å mobilisere forsknings-miljøer og sivilt samfunn på relevant vis i utenrikspolitiske prosesser.

− Utenriksstasjonene skal disponere sine res-surser slik at man best mulig stiller sin kunn-skap og kompetanse til rådighet for hele det offentlige Norge, for norsk næringsliv og for sivilt samfunn.

12

Operativetiltak

− UD skal arbeide for at det utvikles og anven-des fellestjenester i sentralforvaltningen. Det skal vurderes om UD har driftsløsninger som kan tilbys som fremtidige fellestjenester.

− UD skal ta initiativ til møter med andre de-partementer og offentlige etater om saker som kan gi synergier i gjennomføringen av norsk utenrikspolitikk.

− UD vil legge til rette for kompetanseutveks-ling i sentralforvaltningen og med næringslivet og forskningsmiljøer gjennom bl.a. utlåns-ordninger for personell og hospitering.

− UD vil invitere representanter for andre de-partementer, næringslivet og media til kurs og innføring i ulike sider ved norsk utenriks-politikk.

− En større andel av UDs ressurser skal brukes på utenriksstasjonene.

− Departementets historiske bok- og dokumen-tasjonssamling skal systematiseres og gjøres tilgjengelig.

13

Støtte til norsk næringslivs virksomhet i utlandet er en kjerneoppgave for utenrikstjenesten. UD har et særlig ansvar for sentrale deler av nær- ingslivets rammebetingelser gjennom EØS og det internasjonale handelspolitiske regelverket. Departementet har et samordningsansvar i sen-tralforvaltningen for å sikre at forpliktelsene i EØS-avtalen etterleves og at Regjeringens mål-setninger i europapolitikken realiseres. Andre departementer følger opp enkeltsektorer som berøres av EØS-avtalen.

Utenriksstasjonene spiller hovedrollen i arbeidet for å yte service til norsk næringsliv i utlandet. De samarbeider med bedrifter og institusjoner som Innovasjon Norge. Viktige tjenester er å etablere møteplasser og være døråpner inn mot beslutningstakere. Utenriksstasjonene skal også være en samtalepartner om investeringsklima, rammebetingelser, samfunnsansvar og risiko.

Internasjonaliseringen av norsk næringsliv fort-setter, og Norge har i dag omfattende økonomis-ke interesser i mange land.

I lys av dette skal utenrikstjenesten forsterke sin innsats for å støtte norsk næringsliv som opererer i andre land, i samarbeid med andre departementer og det øvrige virkemiddelappa-ratet. Dette brede samarbeidet har fått varemer-ket «Team Norway». Stasjonssjefene skal gis et forsterket mandat til å koordinere og lede Team Norway-samarbeidet i de enkelte vertsland. En viktig oppgave vil være å bidra til en enda bedre strategisk bruk av delegasjonsreiser og politiske besøk for å fremme norsk næringsliv i utlandet.

4. Støttetilnorsknæringsliv

Strategiskemål

− Utenrikstjenesten skal være en tilgjengelig og profesjonell partner for næringslivet ved å delta i utformingen av internasjonale ramme-betingelser og arbeide for økte markedsan- deler for norske varer og tjenester i samarbeid med norske selskaper og Team Norway.

Operativetiltak

− UD skal styrke kapasiteten og kompetansen ved utenriksstasjonene, slik at de kan yte en best mulig næringslivsrettet service.

− UD skal bidra til å styrke og profilere «Team Norway»-samarbeidet slik at Regjeringens samlede innsats for å bistå norske bedrifter ute blir bedre koordinert og mer effektiv.

14

Utenrikstjenesten møter stadig større forvent-ninger om konsulær bistand. Utenriksstasjonene og departementet håndterer hundrevis av kon-sulære saker hver dag. Mange av sakene er kompliserte. De fanger ofte oppmerksomhet i mediene og samfunnet forøvrig. Pågangen fra pårørende er gjennomgående stor. Dette har ført til skjerpede krav om konsulær kompetan-se og effektiv organisering. UD har bygget opp en krisehåndteringsorganisasjon og et operativt senter for konsulære saker med døgnåpen service.

Utenrikstjenesten deltar i utlendingsforvaltnin-gen, og utenriksstasjonene behandler et stort antall søknader om visum og opphold årlig. Dette fagfeltet øker i kompleksitet på grunn av transnasjonal kriminalitet, hensynet til legitime beskyttelsesbehov og kontrollert arbeidsinn-vandring, samt ønsket om næringsfremme, kultur- og forskningsutveksling og fremme av Norge som turistmål.

Strategiskemål

− Utenriksstasjonenes rutiner på konsulær-feltet skal gjøres ensartet for å sikre likebe-handling og kvalitet på tjenestene.

− Mot 2017 skal det etableres moderne, bruker- vennlige og driftssikre elektroniske løsninger på konsulær-, krise- og beredskapsfeltet. Det skal utvikles kompetanse til å drifte disse løsningene.

− Gjennom fortsatt kompetansebygging og effektiv organisering skal utenriksstasjonene ytterligere dyktiggjøres på utlendingsfeltet. Det skal bidra til god ivaretakelse av be-hovet for kontroll og ønsket om å fremme norske interesser knyttet til næringsliv, ut-veksling og turisme.

5. Tjenesterforpublikum

Operativetiltak

− Konsulatvesenet skal gjennomgås for å sikre gode og tilgjengelige publikumstjenester.

− Legaliseringstjenesten skal ytterligere digita-liseres.

− Utenriksstasjonenes oppgaver som førstelinje i utlandet for utlendingsforvaltning, skal gjen-nomgås med sikte på effektivisering. I denne gjennomgangen skal man vurdere løsninger for publikumstilgjengelighet gjennom knute-punktordninger, agentbruk og økt tjenesteut-setting. Stasjonenes ansvar i identitets- og do-kumentasjonskontroll skal klargjøres.

− UD skal ta initiativ til en gjennomgang av ut-lendingsforvaltningen for å sikre en mest mulig hensiktsmessig ansvarsfordeling mellom be-rørte departementer og etater.

− Arbeidet med å kommunisere utenrikstje-nestens samlede tjenestetilbud til publikum skal styrkes.

15

Utenrikstjenesten skal drive målrettet og lang-siktig styring av ressursene. Det skal være sam-menheng mellom prioriteringer og tildeling av ressurser.

En effektiv ressursbruk krever tydelige priorite-ringer, rasjonell arbeidsdeling i organisasjonen, fleksibilitet til å flytte ressurser når politiske pri-oriteringer endres, og et godt samarbeid med underlagte etater og andre deler av forvaltnin-gen. Dette krever endringsvilje.

Organisasjonen skal dyktiggjøres på å arbeide på tvers, tematisk og i tverrgående prosjekter.

Vurdering av risiko og resultatoppnåelse skal stå sentralt i den årlige virksomhetsplanleggingen. Dette er likeledes et tema i UDs dialog med de underliggende etatene Norad og Fredskorpset.

Utenrikstjenesten har nulltoleranse for økono-miske misligheter, både internt og i UD-finansi-erte tiltak som forvaltes av eksterne partnere.

Oppgavene som UDs medarbeidere skal ivareta hjemme og ute, forutsetter en kombinasjon av bredde- og dybdekompetanse. Etterspurt dybde- kompetanse vil være avhengig av politiske pri-oriteringer og den internasjonale utviklingen. Utenrikstjenesten har behov for å styrke sin kompetanse i tilskuddsforvaltning og på sikker-hets- og beredskapsområdet.

Mange medarbeidere i UD veksler mellom hjemme- og utetjeneste. De forventes å være fleksible og kunne operere på ulike arenaer og i ulike kulturer. Det er nødvendig å ha meget gode språkkunnskaper.

Opptak til UDs årlige aspirantkurs er et viktig in-strument for å sikre den nødvendige bredde- og dybdekompetanse til utenrikstjenesten.

6. Styring,måloppnåelse,kompetanse

Strategiskemål

− UD skal ha et uteapparat som reflekterer de utenrikspolitiske prioriteringene.

− Utenrikstjenesten skal bli en enda mer effektiv organisasjon mot 2017.

− Det administrative støtteapparatet i departe-mentet skal effektiviseres for å imøtekomme behov som ofte vil være under endring.

− UD skal ha en kompetansestyring som sikrer at man tiltrekker, utvikler og anvender rele-vant kompetanse for å nå de prioriterte mål-setningene.

− UD arbeider med å rekruttere flere norske borgere til internasjonale organisasjoner. Målet er å oppnå et bedre samsvar mellom bevilgningene til slike organisasjoner og antall nordmenn i deres sekretariater.

− UDs styring av Norad og Fredskorpset skal sikre at disse er effektive redskaper i utviklingssamarbeidet.

− UDs kompetanse om Stortingets, Regjerin-gens og sentralforvaltningens virkemåte skal styrkes.

− UD skal, gjennom en målbevisst rekrutte-rings- og opplæringspolitikk, sikre seg ytter-ligere kompetanse i tilskuddsforvaltning.

− Språkkompetansen i UD skal heves ytterligere mot 2017.

16

Operativetiltak

− Konklusjonene i den administrative gjennom-gangen som ble foretatt i 2013, skal følges opp.

− Stasjonenes lokalisering og oppsett skal av-speile de politiske prioriteringene.

− Det skal gjennomføres nye analyser av norske interesser i vertslandene.

− Ved stasjonsnedleggelser skal det i god tid utarbeides planer for å ivareta interessene til utsendt personale og lokalansatte. I utarbei-delsen av slike planer skal også arbeidstaker-organisasjonene involveres.

− Iverksettelse av virksomhetsplanene skal drøftes i de årlige medarbeidersamtalene og danne grunnlaget for ledelsesvurderinger.

− Videreføre praktiske miljøtiltak og effektivi-seringstiltak for energibruk. Dette har rele-vans også ved store nyanskaffelser.

− Utenrikstjenesten arbeider for å motvirke økonomiske misligheter, både internt i organi-sasjonen og i UD-finansierte tiltak. I strategi- perioden skal arbeidet med å styrke multi- laterale organisasjoners bekjempelse av øko-nomiske misligheter prioriteres.

− Det skal utarbeides et opplegg for overføring av forvaltningsoppgaver til ytre etater og direk-torater.

− UDs elektroniske kompetansestyringsverktøy og tjenestens kompetansestrategi skal støtte opp om en helhetlig kompetanse- og organi-sasjonsutvikling.

− Det skal gis opplæringstilbud i rutiner og prosesser om regjeringsnotater, regjerings-konferanser og statsråd, og om meldinger og proposisjoner til Stortinget.

− Det skal vurderes å gjøre en større del av språkopplæringen i UD obligatorisk.

17

UDs personalpolitikk er regulert gjennom Lov om utenrikstjenesten og Utenriksinstruksen, Arbeidsmiljøloven, Statens personalhåndbok og departementets eget personalpolitiske dokument.

UD skal fortsatt være en attraktiv arbeidsplass med gode betingelser både hjemme og ute. Arbeidet med god ledelse og videreutvikling av alle medarbeidernes kompetanse skal styrkes. Ledelseskulturen i utenrikstjenesten skal være preget av Mot, Åpenhet, Lagånd.

UD prioriterer å ha et godt og inspirerende arbeids-miljø.

Vekslingen mellom hjemme- og utetjeneste stiller krav til UDs familiepolitikk, og til at det tas hen-syn til den enkelte medarbeiders livsfase.

Lokalt ansatte på utenriksstasjonene er en viktig ressurs for utenrikstjenesten. Den ressursen de lokalt ansatte utgjør, skal videreutvikles, både på administrativt nivå og på saksbehandlernivå.

Strategiskemål

− Utenrikstjenesten skal være en god arbeids-plass som rekrutterer, utvikler og beholder dyktige medarbeidere uavhengig av kjønn, etnisitet, religion og funksjonsevne mv. ved å gi rom for løsninger tilpasset den enkelte og ved å tilby en god balanse mellom arbeid og fritid.

− UD stiller høye krav til sine ledere. Arbeidet med systematisk å utvikle og belønne god le-delse skal forsterkes. Tilsvarende skal dårlig ledelse få konkrete konsekvenser.

7. Ledelseogmedarbeiderskap

− Utenrikstjenesten skal ha et godt og sikkert arbeidsmiljø preget av arbeidsglede. Alle an-satte forventes å bidra til trivsel, samarbeid og gjensidig respekt.

Operativetiltak

− Det skal utarbeides en oversikt over gjen-nomføringen av anbefalingene i arbeidsmiljø- undersøkelsen i 2013.

− Det skal gjennomføres en ny arbeidsmiljø- undersøkelse i strategiperioden.

− Det skal gis gode tilbud om utreiseforbere-delser for både medarbeidere og medfølgende.

− UD skal søke å fremforhandle bilaterale avtaler om gjensidig arbeidstillatelse med de land der dette trengs mest.

− UD skal være lønnsmessig konkurransedyktig med andre statlige virksomheter.

− Tjenestegjøring på «hardship»-stasjoner skal tillegges vekt i et karriereperspektiv.

− Den enkelte medarbeider skal få systematiske og tydelige tilbakemeldinger på resultatopp-nåelse og utviklingsmuligheter. Ledere skal gis nødvendig opplæring i hvordan slike til-bakemeldinger formidles.

− Alle ledere skal evalueres med jevne mellom-rom, og resultatene skal benyttes i karriere-vurderinger.

− Bruken av lokalt ansatte ved utenriksstasjoner vil øke gradvis mot 2017, basert på utredninger om konsekvenser for tjenesten.

Han var god til å skjule de forsonende egen-skapene han måtte ha (UDs første kvinnelige aspirant Gudrun Ræder om en av sine sjefer i UD)

18

Risikobildet for norske borgere, norske interesser og for ansatte i utenrikstjenesten er i stadig end-ring. Forventningene til tjenesten er økende. Re-dusert forutsigbarhet, bredt norsk engasjement, både fra offentlig sektor og fra norsk næringsliv, gir utenrikstjenesten nye utfordringer. Land og regioner som tidligere ble ansett som trygge, kan bli arenaer for krisesituasjoner.

På informasjonsområdet hever elektroniske verktøy effektiviteten, men også risikoen for at opplysninger kommer på avveie. Driftskontinuitet og konfidensialitet må derfor ivaretas.

Arbeidet med bevisstgjøring av utenrikstjenes- tens ansatte innen sikkerhet og beredskap skal intensiveres og integreres på alle områder av departementets drift. Lederansvaret må synlig-gjøres. Sikkerhetsmessige konsekvenser skal vurderes når vedtak fattes.

UD er tillagt ansvaret som lederdepartement for kriser som rammer nordmenn og norske in-teresser i utlandet. Ivaretakelsen av dette ansva-ret, og rollen som støttedepartement for øvrige departementer ved andre kriser, forutsetter at utenrikstjenesten har kapasitet og krisehånd- teringskompetanse, både hjemme og ute.

Sikkerhetsarbeid rettet mot ivaretakelse av egne ansatte og deres medfølgende vil intensiveres i strategiperioden bl.a. gjennom kompetansebyg-gende tiltak ved utestasjonering og tjenestereiser, og sikring av kansellier og boliger ved de mest risikoutsatte utenriksstasjonene.

Arbeidsmiljøloven pålegger UD å ha et arbeids-miljø som er helsefremmende og meningsfylt, uten fysiske og psykiske skadevirkninger. I samsvar med forskriftene til loven arbeider UD systematisk med kartlegging av farer og proble-mer, risikovurdering og iverksettelse av forbe-dringstiltak.

Strategiskemål

− Utenrikstjenesten skal være en trygg arbeids-plass for medarbeiderne, og ved utestasjone-ring også for deres medfølgende familie.

8. Sikkerhet

− Utenrikstjenesten skal beskytte eiendom og informasjon i tråd med lover og retningslinjer gjennom å videreutvikle en sikkerhetskultur basert på preventive tiltak, kompetanse, eva-luering og læring.

− Utenrikstjenesten skal ha en sterk og kom-petent sikkerhetsorganisasjon for å bistå og veilede politisk ledelse, departementets avdelinger og utenriksstasjonene innen sik-kerhet, informasjonsbeskyttelse, beredskap og krisehåndtering.

− UDs systemer for informasjonssikkerhet skal systematisk vedlikeholdes og videreutvikles.

− UD skal styrke det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet (HMS).

Operativetiltak

− Sikkerhet skal integreres som element i all relevant kompetanseutvikling.

− Det skal innføres et system for registrering og håndtering av avvikssituasjoner som kan ha sikkerhetsmessige-, helse- eller miljøkon-sekvenser.

− Utenriksstasjonene skal, med utgangspunkt i egne risikoanalyser, deles inn i grupper for-delt på sikkerhetsnivå. Dette vil danne grunn-lag for hvilke sikkerhetstiltak som skal være gjeldende.

− Samarbeidet med Politiets sikkerhetstjeneste, Etterretningstjenesten og Nasjonal sikker-hetsmyndighet skal videreutvikles.

− Det forebyggende sikkerhetsarbeidet ved utenriksstasjonene skal styrkes gjennom regelmessige tilsyn og sikkerhetsbesøk.

− Det skal utarbeides et program for hold-ningsskapende arbeid for sikkerhet generelt og informasjonssikkerhet spesielt.

19

Profesjonell og tydelig kommunikasjon er et sen-tralt virkemiddel i arbeidet for å nå utenrikstje-nestens mål. Vårt omdømme skapes gjennom vårt arbeid og måten vi kommuniserer det på. Intern kommunikasjon er viktig for å dele kunn-skap, skape en felles kommunikasjonskultur og et godt arbeidsmiljø.

Kommunikasjon er derfor en integrert del av utenrikstjenestens arbeid.

Kommunikasjonsansvaret følger saksansvaret og er også en lederoppgave.

Strategiskemål

− Utenrikstjenesten skal kommunisere tydelig nasjonalt og internasjonalt. Kommunikasjon skal alltid være en del av UDs arbeid hjemme og ute.

− Kommunikasjonsvirksomheten skal bidra til å øke kunnskapen og oppslutningen om uten-rikspolitikken.

− Kommunikasjon skal bidra til å styrke uten-rikstjenestens legitimitet og omdømme.

− Kommunikasjon skal bidra til at andre land og internasjonale målgrupper kjenner, og i størst mulig grad støtter, norske utenrikspo-litiske mål.

− Intern kommunikasjon skal bidra til en åpen og inkluderende organisasjonskultur, godt arbeidsmiljø og aktiv kunnskapsdeling.

9. Åpenhetogeffektivkommunikasjon

Operativetiltak

− UDintra skal videreutvikles som hovedarena for intern kommunikasjon på grunnlag av til-bakemeldinger fra brukerne og UDs behov.

− Det skal utarbeides en helhetlig strategi for UDs nettsider.

− Sosiale medier skal forankres som strategisk kommunikasjonsverktøy i tjenesten.

− Det skal utarbeides retningslinjer for bruk av sosiale medier i en krisesituasjon.

− Norgesportalen, utenriksstasjonenes viktig-ste informasjonsverktøy, skal gjøres enda mer brukervennlig.

− UDs språkopplæring skal suppleres med kurs- tilbud i bruk av enkelt, tydelig og ubyråkra-tisk norsk.

20

God og enhetlig informasjonsforvaltning er en forutsetning for at tjenesten skal kunne løse sine oppgaver på en effektiv måte.

Både IKT-tjenesten og organiseringen av arbeidet i UD er profesjonalisert. Det er likevel nødvendig å videreutvikle vår evne til effektiv deling av kunnskap og informasjon.

Videreutvikling av UDs informasjonsforvaltning skal bygge på følgende retningslinjer:

− Åpenhet. Kunnskap og informasjon skal deles internt og eksternt. Offentlighet skal tilstrebes.

− Digitalisering. All informasjon skal fore-ligge, formidles og lagres digitalt.

− Tilgjengelighet. Informasjon skal kunne gjen-finnes raskt og enkelt, uavhengig av tid og sted.

− Standardisering. Systemer, maler og rutiner skal være enhetlige.

− Informasjonssikkerhet. Sensitiv informasjon skal skjermes.

− Dokumentasjon. All saksbehandling skal dokumenteres på forsvarlig vis.

10. Informasjonsforvaltningogkunnskapsdeling

Strategiskemål

− Gjennom enhetlig informasjonsforvaltning skal utenrikstjenesten styrkes som kunn-skapsorganisasjon.

− UDs informasjonsforvaltning skal være hel-hetlig og enkelt organisert.

− Informasjon skal være lett tilgjengelig og søkbar på tvers av tekniske systemer.

Operativetiltak

− All lavgradert informasjon skal digitaliseres.

− Det etableres et system for digital håndtering av kontakter hjemme og ute (CRM-system).

− Bevisstheten om informasjons- og kunn-skapsdeling skal styrkes.

21

Relevantebakgrunnsdokumenter

Lov om Utenrikstjenesten av 1. september 2002http://www.lovdata.no/all/nl-20020503-013.html

Sentrale regelverk og instrukserhttp://udintra/no/Admin-istrativt/administrasjonogstotte/Regelverk-og-instrukser/

Arbeidsmiljøkartlegginghttp://udintra/no/Admin-istrativt/Ansatt/Arbeidsmiljo-og-HMS/arbeidsmiljokartlegging/

Kulturundersøkelsen 2013http://udintra/Documents/KORG/Bilder/Kulturundersøkelsen%202013.pdf

Verdier og ledelsesmålhttp://udintra/no/Admin-istrativt/Meg-som-leder/Verdier-og-ledelsesmal/

Utgitt av:Utenriksdepartementet

Offentlige institusjoner kan bestille flere eksemplarer fra:Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjonInternett: www.publikasjoner.dep.noE-post: publikasjonsbestilling@dss.dep.noTelefon: 22 24 20 00

ISBN: 978-82-7177-985-6Publikasjonskode: E-929 B

Design: Departementenes sikkerhets- og serviceorganisasjon 01/14

M

ILJØMERKET

Trykkeri 241-446