tehtävien syöttäminen ja järjesteleminencna.mamk.fi/public/kosonenh/projekti_aikuis_2013/... ·...

3 1

Tämän oppitunnin jälkeen osaat:

✔✔✔✔✔ syöttää tehtävätietoja✔✔✔✔✔ arvioida, miten kauan kukin tehtävä kestää ja syöttää tehtävien

kestoja✔✔✔✔✔ jakaa pitkiä tehtäviä lyhyempikestoisiin tehtäviin✔✔✔✔✔ luoda tehtävien välisiä suhteita linkittämällä tehtäviä✔✔✔✔✔ määrittää projektin keston✔✔✔✔✔ lisätä tehtäviä tehtäväluetteloon✔✔✔✔✔ poistaa tehtäviä tehtäväluettelosta✔✔✔✔✔ järjestää tehtäviä vaiheisiin✔✔✔✔✔ luoda välitavoitteen tärkeän tapahtuman seuraamiseksi.

ARVIOITUKESTO

45 min

Teht

ävie

n sy

öttä

min

en ja

järje

stel

emin

en

OPPITUNTI

3

Tällä oppitunnilla käsitellään tehtäviä. Tehtävät ovat projektinperusrakennuspalikoita. Ne edustavat töitä, jotka on tehtävä projektintavoitteiden saavuttamiseksi. Tehtävät kuvailevat projektin töitä järjestyksen,keston ja resurssitarpeen avulla. Tällä oppitunnilla keskitytään lähinnätehtävien luomiseen ja järjestämiseen oikeaan järjestykseen sekä oikeidenkestojen määrittämiseen.

Tämän oppitunnin harjoituksissa käytetään tiedostoa Lyhytelokuvaprojekti 03.Tiedosto sisältää oppitunnilla 2 syötetyt projektin alkamispäivän jaominaisuudet. Etsi ennen oppitunnin aloittamista kiintolevyn MS Project 2000SBS Harjoitukset -kansion Osa 1 -kansio. Avaa tiedosto 03A, ja tallenna seperusaikatauluineen kanssa Osa 1 -kansioon nimellä Lyhytelokuvaprojekti 03.

Tehtävien syöttäminen jajärjesteleminen

Copyright © IT Press – Tämän e-kirjan kopiointi, tulostaminen ja jakeleminen eteenpäin luvatta on kielletty.

3 2 Microsoft Project 2000 Trainer

Tehtävien syöttäminenMicrosoft Projectissa eräs paikka, jossa voidaan syöttää tehtäviä, on Gantt-kaavionäkymä. Gantt-kaavion oletusnäkymässä palkki näkyy näkymänoikeassa reunassa ja taulukko vasemmassa. (Syöttötaulukko on näkyvissäoletusarvon mukaan, mutta näkyviin voidaan valita muitakin taulukkoja.)Vaikka syöttötaulukko näyttää samalta kuin Microsoft Excel -laskentataulukko, se toimii paremminkin tietokantataulukon tapaan. Kukinsyöttötaulukon rivi kuvailee yhden tehtävän, jolle on määritetty tehtävätunnus.Tehtävätunnukset näkyvät tehtävän rivin vasemmalla puolella. Sarakeotsikot,esimerkiksi Tehtävän nimi ja Kesto ovat kenttätunnuksia. Rivin (eli tehtävän) jasarakkeen risteyskohtaa sanotaan soluksi tai kentäksi. Microsoft Project -tiedoston sisäinen rakenne muistuttaakin itse asiassa paljon enemmäntietokantaohjelman, esimerkiksi Microsoft Accessin tiedostoa kuintaulukkolaskentaohjelman, esimerkiksi Excelin tiedostoa.

Tässä harjoituksessa syötetään ensimmäiset elokuvaprojektissa tarvittavattehtävät.

1 Napsauta syöttötaulukossa heti Tehtävän nimi -sarakeotsikon (Task Name)alla olevaa solua.

2 Kirjoita Käsikirjoituksen tarkistaminen ja paina Enteriä.

Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

3 Syötä seuraavat tehtävien nimet Käsikirjoituksen tarkistaminen -kohdanjälkeen. Paina Enteriä jokaisen tehtävän nimen jälkeen.

Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminenTuotantohaitarien tekeminenKuvauspaikkojen valitseminen

PROJ 2000-1-20


Oppitunti 3 Tehtävien syöttäminen ja järjesteleminen 3 3

3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

Koekuvausten järjestäminenKuvauskaluston varaaminenÄänityskaluston varaaminen


Projektinhallintaa: Oikeiden tehtävienmäärittäminen oikealle lopputuottelleJokaisella projektilla on lopullinen tavoite tai tarkoitus ja syy projektinaloittamiseen. Sitä sanotaan projektin lopputuotteeksi. Lopputuote ontavallisesti tuote, esimerkiksi lyhytelokuva, tai palvelu tai tapahtuma,esimerkiksi ohjelmistokoulutuspäivä. Oikeiden tehtävien määrittäminenoikean lopputuotteen on välttämätön taito projektipäällikölle. MicrosoftProjectiin luotavien tehtävälistojen pitäisi kuvata kaikkia tarvittavia töitäja vain tarvittavia töitä, jotta projektin valmistuminen taataan.

Tehtäväluettelojen tekemisessä voi auttaa, jos pystyy erottamaan tuoteenlaajuuden projektin laajuudesta. Tuotteen laajuus kuvailee projektin loppu-tuotteen laadun, ominaisuudet ja toiminnot. Esimerkiksi tämän kirjanharjoituksissa lopputuote on lyhytelokuva ja tuotteen laajuuteen voi kuuluaesimerkiksi pituus, aihe ja yleisö. Projektin laajuus taas kuvailee työtä, jokatarvitaan tällaisen tuotteen tai palvelun toimittamiseen. Tämän kirjanharjoituksissa projektin laajuus sisältää eritellyt alkutuotannon, tuotannonja jälkituotannon tehtävät, jotka liittyvät lyhytelokuvan luomiseen.

Project Management Instituten A Guide to the Project Management Bodyof Knowledge (PMBOK) kuvailee tehtävien määrittämistä ja järjestämistätietoalueella 5, Project Scope Management ja tietoalueella 6, Project TimeManagement.



Kestojen arvioiminenTehtävän kesto on aikamäärä, jonka odotetaan kuluvan tehtävän tekemiseen.Projektin kokonaiskesto määritetään laskemalla aikaisimman alkamispäivän javiimeisen päättymispäivän välinen ero tehtävistä, jotka muodostavat projektin.Projektin kestoon vaikuttavat myös muut tekijät, esimerkiksi suhteet, joitakäsitellään myöhemmillä oppitunneilla. Koska Microsoft Projectissa erotetaantyöaika ja vapaa-aika, tehtävän kesto ei välttämättä vastaa kulunutta aikaa.

Projektin projektikalenterissa voidaan esimerkiksi määrittää työajaksi 9.00 -17.00 maanantaista perjantaihin, jolloin vapaa-aikaa ovat illat ja viikonloput.Jos tehtävän arvioidaan kestävän 16 tuntia työaikaa, sen kestoksi voidaansyöttää 2pv (2d), jolloin työ ajoitetaan tehtäväksi kahden kahdeksantuntisentyöpäivän aikana. Silloin tehtävä, joka alkaa kello yhdeksältä perjantaiaamunatulee valmiiksi vasta seuraavana maanantaina kello 17. Työtä ei ajoitetaviikonloppuna tehtäväksi, koska lauantai ja sunnuntai on määritetty vapaa-ajaksi.

Tehtävät voidaan kuitenkin ajoittaa tapahtuviksi sekä työ- että vapaa-ajanaikana. Sen voi tehdä määrittämällä tehtävälle kulunut kesto.Rakennusprojektissa voi esimerkiksi olla tehtävät “Perustusten sementinvalaminen” ja “Perustusten muottien poistaminen”. Tässä tapauksessa voidaankäyttää myös tehtävää “Sementin kovettumisaika”, koska muotteja ei voipoistaa ennen kuin sementti on kovettunut. Tehtävälle “Sementinkovettumisaika” pitää määrittää kuluneena kestona, koska sementti kovettuuperäkkäisten päivien kuluessa riippumatta siitä, ovatko päivät työ- vaivapaapäiviä. Jos sementin kovettumiseen kuluu 48 tuntia, sen kestoksi voidaanmäärittää 2kpv (2ed), ajoittaa tehtävä alkamaan perjantaina klo 9.00 jaodottaa, että se on valmis sunnuntaina klo 9.00. Microsoft Projectissa eikuitenkaan useimmiten käytetä kuluneita kestoja.

Microsoft Project pystyy käsittelemään minuuteista kuukausiin vaihteleviatehtävien kestoja. Projektin laajuuden mukaan vaihdellen tehtävien kestonakäytetään tavallisimmin tunteja, päiviä ja viikkoja. Tehtävien kestojaarvioitaessa kannattaa muistaa kaksi perussääntöä:

" Projektin kesto on usein suhteessa tehtävien kestoon. Pitkienprojektien tehtävät kestävät usein pidempään kuin lyhyidenprojektien.

" Jos etenemistä seurataan suhteessa projektisuunnitelmaan (kuvattuosassa 4), kannattaa miettiä, miten yksityiskohtaisesti projektintehtävät kannattaa esittää. Jos esimerkiksi projekti kestää useitavuosia, ei välttämättä ole järkevää tai edes mahdollista seurata

Oppitunnilla 6käytetäänprojektikalenteriaenemmän.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

tehtäviä, joiden kesto on vain minuutteja tai tunteja. Yleensätehtävien kestoa kannattaa mitata alimmalla merkitsevälläyksityiskohtaisuuden tasolla, ei kuitenkaan sitä alemmalla tasolla.

VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJETässä kirjassa ei käsitellä PERT-analyysiä (Program Evaluation and ReviewTechnique), josta voi olla hyötyä tehtävien keston arvioinnissa. Lisätietoja PERT-analyysista saat kysymällä Office-avustajalta Microsoft Projectissa “Tehtävienkeston arvioiminen PERT-analyysilla”.

Mistä saadaan tehtävien täsmällisetkestot?Tämän kirjan projektiharjoituksissa kestot annetaan valmiiksi. Oikeissaprojekteissa täytyy kuitenkin usein arvioida tehtävien kestoja. Hyviätietolähteitä tehtävien keston arviointiin ovat muun muassa seuraavat:

" tiedot aiemmista, samanlaisista projekteista

" tehtävät tekevien ihmisten antamat arviot

" aiemmin samanlaisia projekteja johtaneiden ihmisten asiantuntemus

" ammatti- tai alajärjestöt, joilla on tietoja samantapaisista projekteista.

Monimutkaisissa projekteissa joudutaan usein yhdistelemään edellä oleviamenetelmiä ja muita tapoja arvioida tehtävien kestoja. Koska epätäsmäl-liset arviot tehtävien kestosta ovat kaikissa projekteissa merkittävä riskinlähde, hyvien arvioiden tekeminen on vaivan arvoista.



Microsoft Projectissa voidaan käyttää kestoista lyhenteitä.

Tämä lyhenne Näkyy tällaisena Tarkoittaa tätä

m min minuuttiat (h) h (hr) tuntiap (d) päivä (day) päiväävko (w) viikko (wk) viikkoakk (mo) kuukausi (mon) kuukauttakm (em) kmin (emin) kulunutta minuuttiakt (eh) kh (ehr) kulunutta tuntiakp (ed) kpäivää (eday) kulunutta päivääkvko (ew) kviikkoa (ewk) kulunutta viikkoakkk (emo) kkuukautta (emon) kulunutta kuukautta

Microsoft Project käyttää kestoissa minuuttien ja tuntien vakioarvoja: yksiminuutti on 60 sekuntia ja yksi tunti 60 minuuttia. Projektiin voidaan kuitenkinmäärittää päivien, viikkojen ja kuukausien kestot. Avaa Työkalut-valikko,valitse Asetukset ja valitse sitten Kalenteri-välilehti (Calendar), joka näkyyseuraavassa kuvassa.

Tämän kirjan harjoituksissa käytetään seuraavia oletusarvoja: 8 tuntia päivässä,40 tuntia viikossa ja 20 päivää kuukaudessa.

MicrosoftProject 2000tukeekuukausikestoja.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

Tässä harjoituksessa syötetään kestot aiemmin tällä oppitunnilla luoduilletehtäville. Kun tehtävät luotiin, Microsoft Project syötti jokaiselle niistä yhdenpäivän arvioidun keston. (Kesto-kentän kysymysmerkki ilmaisee, että kesto onnimenomaan arvio, vaikka kaikkia tehtävien kestoja pitäisikin pitää arvioina,kunnes tehtävä on suoritettu.)

1 Napsauta syöttötaulukossa välittömästi Kesto-sarakeotsikon (Duration) allaolevaa solua.

Ohjelma valitsee ensimmäisen tehtävän, “Käsikirjoituksen tarkistaminen”kestokentän.

2 Kirjoita 2vko (2w) ja paina Enteriä.

Kesto-kenttään tulee näkyviin arvo 2 viikkoa.

3 Syötä muille tehtäville seuraavat kestot.

Tehtävä Tehtävän nimi K e s t o

2 Käsikirjoituksen purkaminen ja aikatauluttaminen 2vko (2w)3 Tuotantohaitarien tekeminen 1kk (1mo)4 Kuvauspaikkojen valitseminen 6vko? (6w?)5 Koekuvausten järjestäminen 1vko (1w)6 Kuvauskaluston varaaminen 1vko (1w)7 Äänityskaluston varaaminen 5p (5d)


Muistatkin ehkä aiemmasta, että oletusarvon mukaan viikossa on 40 tuntia,samoin kuin 5 päivässä. Huomaat, että tehtävän 6 (jonka kesto on yksi viikko)ja tehtävän 7 (jonka kesto on viisi päivää) Gantt-palkit ovat yhtä pitkät.



VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJEKysymysmerkin kirjoittaminen keston jälkeen (esimerkiksi 6vko?) on hyvä tapamerkitä arvioidut kestot, joita päivitetään myöhemmin, kun tehtävänlaajuudesta on enemmän tietoja. Myöhemmin voidaan suodattaa tehtävät,joiden kesto on arvioitu. Valitse Projekti-valikosta Suodatettu: (Filtered For) javalitse sitten Tehtävät, joilla on arvioitu kesto (Tasks With Estimated Durations).Lisätietoja suodattamisesta on oppitunnissa 9.

Pitkän tehtävän jakaminen lyhyempiintehtäviinKun tarkastelet tehtävien kestoja, huomaat, että tehtävän 4, “Kuvauspaikkojenvalitseminen” kesto on paljon pidempi kuin muiden tehtävien. Kun arvioittehtävän tekemiseen vaadittavaa työtä, päätät jakaa tehtävän kahteen,helpommin hallittavaan tehtävään.

Tässä harjoituksessa nimetään tehtävä uudelleen, lyhennetään sen kestoa jalisätään uusi tehtävä.

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 4 nimeä, “Kuvauspaikkojenjärjestäminen”.

2 Napsauta tekstiä “järjestäminen”, jolloin hiiren osoitin muuttuu I-kohdistimeksi.

3 Valitse solusta sana “järjestäminen”, kirjoita etsiminen ja paina sarkainta.

Teksti korvautuu ja valintakohta siirtyy seuraavaan kenttään oikealle,tehtävän 4 kestoon.

4 Napsauta alanuolipainiketta, kunnes kesto on 4 viikkoa ja paina Enteriä.

Valintakohta siirtyy yhden rivin alas tehtävään 5. Seuraavaksi syötät uudentehtävän.

5 Valitse Lisää-valikosta (Insert) Uusi tehtävä (New Task).

Tehtävän 4 alapuolelle tulee uusi tehtävä. Muiden tehtävien tunnisteetnumeroidaan uudelleen.

6 Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään (Task Name)Kuvauspaikkojen valitseminen ja paina sitten sarkainta.

7 Kirjoita Kesto-kenttään 2vko (2w) ja paina Enteriä.

Uusi tehtävä, “Kuvauspaikkojen valitseminen” saa tunnuksen 5 ja sen kesto onkaksi viikkoa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

Tehtävien linkittäminenProjektien tehtävät on tehtävä tietyssä järjestyksessä. Esimerkiksi kohtauksenkuvaamistehtävä on suoritettava loppuun asti ennen kuin kuvattuja kohtauksiavoidaan editoida. Näillä tehtävillä on lopusta alkuun -riippuvuus, johon liittyykaksi näkökohtaa.

" Toisen tehtävän täytyy tapahtua ensimmäisen jälkeen. Tämä onjärjestys.

" Toinen tehtävä voi tapahtua vasta ensimmäisen tehtävänvalmistumisen jälkeen. Tämä on riippuvuus.

Microsoft Projectissa ensimmäistä tehtävää (“Kohtauksen kuvaaminen”)sanotaan edeltäjäksi, koska se edeltää tehtäviä, joilla on siihen riippuvuussuhde.Toista tehtävää (“Kuvatun kohtauksen editoiminen”) sanotaan seuraajaksi,koska seuraa tehtäviä, joihin sillä on riippuvuussuhde. Mikä tahansa tehtävävoi olla yhden tai usean seuraajatehtävän edeltäjä. Samoin mikä tahansatehtävä voi olla yhden tai usean edeltäjätehtävän seuraaja.

Tämä saattaa kuulostaa monimutkaiselta, mutta tehtävillä voi olla vain jokinneljästä mahdollisesta tehtäväsuhteiden tyypistä:

NäyttääT ä m ä Gantt-kaaviossar i ippuvuus Tarkoittaa tältä Esimerkki

Alusta loppuun (AL) Edeltäjätehtävän Kohtaus täytyyFinish-to-start (FS) päättyminen kuvata ennen kuin

määrittää sitä voi leikata.seuraajanalkamispäivän.

Alusta alkuun (AA) Edeltäjätehtävän Käsikirjoituksen tar-Start-to-start (SS) alkaminen kistaminen ja

määrittää purkaminen sekäseuraajatehtävän aikatauluttaminenalkamispäivän. liittyvät toisiinsa

läheisesti, joten netehdäänsamanaikaisesti.

Saatdemonstraationeri tavoistalinkittäätehtäviäkaksoisnapsaut-tamallaMicrosoftProject 2000Step by Step -CD-levynMultimedia-kansion LinkTasks -kuvaketta.

PROJ 2000-1-19



NäyttääT ä m ä Gantt-kaaviossar i ippuvuus Tarkoittaa tältä Esimerkki

Lopusta loppuun (LL)Edeltäjätehtävän ErityislaitteitaFinish-to-finish (FF) päättyminen vaativien tehtävien

määrittää täytyy päättyäseuraajan laitteiden vuokra-päättymispäivän. ajan päättyessä.

Alusta loppuun (AL) Edeltäjätehtävän Käytetään harvoin;Start-to-finish (SF) alkaminen sopii joskus

määrittää esimerkiksiseuraajan tiliöintitehtävienpäättymispäivän. seurantaan.

Tehtävien suhteet näkyvät Microsoft Projectissa useilla tavoilla. Tehtäviensuhteet näkyvät tavallisimmin

" Gantt-kaavio- ja verkkokaavionäkymässä tehtävien välisinä viivoina

" taulukoissa, esimerkiksi syöttötaulukossa, edeltäjätehtävientunnukset näkyvät seuraajatehtävien Edeltäjät-kentissä.

Tehtävien suhteet luodaan luomalla tehtävien välille linkkejä. Tässäharjoituksessa käytetään eri menetelmiä linkkien luomiseen ja luodaantehtävien välille lopusta alkuun -riippuvuussuhteita.

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 1 nimeä “Käsikirjoituksentarkistaminen” ja vedä hiirellä tehtävän 2 nimeen, “Käsikirjoituksenpurkaminen ja aikatauluttaminen”.

Tehtävät 1 ja 2 valitaan.

2 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta (Link Tasks).Tehtävät 1 ja 2 linkitetään lopusta alkuun -riippuvuudella. Huomaa, ettäMicrosoft Project on muuttanut tehtävän 2 alkamispäivän tehtävän 1valmistumista seuraavaksi työpäiväksi.


Oletusarvonmukaanvakiotyökalurivion välittömästivalikkorivinalapuolella.TietojaMicrosoftProject -käyttöliittymäneri osista onoppitunnilla 2.

Linkitätehtävät -painike luoalusta loppuun(AL) -tehtäväriippu-vuuden. Tietojamuidentehtäväriippu-vuustyyppienluomisesta onoppitunnilla 6.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVoit poistaa tehtävien linkityksen valitsemalla tehtävät, joiden linkityksen haluatpoistaa ja napsauttamalla sitten Poista tehtävien linkki -painiketta (Unlink Tasks).Jos linkitys poistetaan yhdestä tehtävästä, joka kuuluu toisiinsa lopusta alkuun-riippuvuudella linkitettyjen tehtävien ketjuun, Microsoft Project muodostaalinkit uudelleen jäljellä olevien tehtävien välille.

Seuraavaksi linkität kaksi tehtävää toisella tavalla.

3 Valitse tehtävän 3 nimi “Tuotantohaitarien tekeminen”.

4 Napsauta vakiotyökalurivin Tehtävän tiedot -painiketta (Task information).

Esiin tulee Tehtävän tiedot -valintaikkuna.

5 Napsauta Edeltäjät-välilehteä (Predecessors).

6 Napsauta Tehtävän nimi -sarakeotsikon alla olevaa tyhjää solua ja napsautasitten esiin tulevaa alanuolipainiketta.

7 Napsauta Tehtävän nimi -luettelosta Käsikirjoituksen purkaminen jaaikatauluttaminen ja paina Enteriä. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

8 Sulje Tehtävän tiedot -valintaikkuna napsauttamalla OK-painiketta.

Tehtävät 2 ja 3 linkitetään lopusta alkuun -riippuvuudella. Seuraavaksitarkistat tehtävien suhteen tarkastelemalla Edeltäjät-saraketta.

9 Vedä syöttötaulukon alaosan vieritysruutua oikealle, kunnes näkyviin tuleeEdeltäjät-sarake.



Tehtävä 2 näkyy tehtävän 3 Edeltäjät-kentässä. Näytön pitäisi näyttääseuraavalta.

10 Vedä syöttötaulukon alaosan vieritysruutua vasemmalle, kunnes näkyviintulee jälleen vasemmanpuoleinen sarake.

Seuraavaksi linkität jäljellä olevat tehtävät yhdellä kertaa.

VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJEJos tehtävän nimi tai jokin muu kenttä ei mahdu kokonaan sarakkeen leveyteen,osoita saraketta jonkin aikaa. Koko nimi tulee näkyviin työkaluvihjeenä.

11 Valitse tehtävät 3 - 8.

12 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta.

Jäljellä olevat tehtävät linkitetään lopusta alkuun -riippuvuuksin. Näytönpitäisi näyttää seuraavalta.

Voit valitatämäntehtäväalueennapsauttamallaensin tehtävän3 nimeä,pitämälläalhaallavaihtonäppäintäja napsaut-tamalla sittentehtävän 8nimeä.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVoit myös luoda lopusta alkuun -riippuvuuden tehtävien välille Gantt-kaaviossa.Osoita edeltäjän palkkia, kunnes osoitin muuttuu nelisakaraiseksi tähdeksi. Vedäsitten seuraajatehtävän palkkia ylös tai alas.

Projektin keston tarkistaminenTässä vaiheessa haluat ehkä tietää projektin keston. Et ole syöttänyt ohjelmaanprojektin kokonaiskestoa, mutta Microsoft Project on laskenut sen eri tehtävienja niiden välisten suhteiden perusteella. Projektin kokonaiskeston voi helpostitarkistaa Projektin tiedot -valintaikkunasta (Project Information).Päättymispäivää ei voi muokata suoraan, koska projekti on määritettyajoitettavaksi alkamispäivän perusteella.

Tässä harjoituksessa tarkastellaan projektin kokonaiskestoa, joka perustuusyöttämiisi tehtävien kestoihin ja suhteisiin.

1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista (Project Information).

Huomaa Päättymispäivämäärä-kenttä (Finish date): 27.7.01.

Katsotaan seuraavaksi kestotietoja yksityiskohtaisemmin.

2 Napsauta Tilastot-painiketta (Statistics).

Esiin tulee Projektitilastot-valintaikkuna.

Kaikkiin näihin lukuihin ei vielä tarvitse kiinnittää huomiota. Huomaakuitenkin nykyinen päättymispäivä ja nykyinen kesto. Voit varmistaa nämäluvut visuaalisesti Gantt-kaaviosta.

3 Sulje Projektitilastot-valintaikkuna napsauttamalla Sulje-painiketta.

Seuraavaksi tarkastelet koko projektia muuttamalla Gantt-kaavionaikajanaa.



4 Valitse Näytä-valikosta (View) Zoomaa (Zoom).

Esiin tulee Zoomaa-valintaikkuna.

5 Valitse Koko projekti (Entire Project) ja napsauta OK-painiketta.

Koko projekti tulee näkyviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

Projektin kokonaiskesto näkyy Gantt-kaaviossa.

Uusien tehtävien lisääminenAlkuperäistä suunnitelmaa tarkasteltuasi muistat, että lupien saaminenkuvauksiin yleisillä paikoilla voi kestää jonkin aikaa ja luvat pitäisi hakeaajoissa. Päätät lisätä tehtävän tämän seuraamista varten.

Tässä harjoituksessa lisätään uusi tehtävä.

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 6 nimeä, “Koekuvaustenjärjestäminen”.

2 Valitse Lisää-valikosta Uusi tehtävä.

Tehtävän 5 alle tulee tyhjä rivi uutta tehtävää varten.

Voit lisätäuuden tehtävänmyöspainamallaInsert-näppäintä.

Voit muuttaaGantt-kaavionaikajana myösnapsauttamallaLähennä- jaLoitonna-painikkeita.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

3 Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään Kuvauslupien hakeminenja paina sitten sarkainta.

4 Kirjoita Kesto-kenttään 1 vko (1w) ja paina Enteriä.

Koska lisäsit tehtävän lopusta alkuun -riippuvuudessa olevien tehtävienväliin, Microsoft Project linkitti uuden tehtävän sen ylä- ja alapuolella oleviintehtäviin. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

Tässä yhteydessä tapahtui pari tärkeää asiaa, joita et ehkä huomannut.Ensinnäkin kun uusi tehtävä lisättiin, kaikki sitä seuraavat tehtävätunnuksetnumeroitiin uudelleen. Toiseksi kaikkien edeltäjien tehtävien tunnuksetmuuttuivat.

Tehtävien poistaminenSaatat todeta, että tarvitset enemmän tietoja käsikirjoituksesta elokuvassatarvittavista näyttelijänlahjoista, joten päätät odottaa koekuvaustenjärjestämisessä.

Tässä harjoituksessa poistetaan tehtävä.

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 7 nimeä, “Koekuvaustenjärjestäminen”.

2 Valitse Muokkaa-valikosta (Edit) Poista tehtävä (Delete Task).

Tehtävä “Koekuvausten järjestäminen” poistetaan ja kaikki sitä seuraavattehtävätunnukset numeroidaan uudelleen. Näytön pitäisi näyttääseuraavalta.



VIHJEHuomasit ehkä Muokkaa-valikosta, että tehtävän poistamisen pikanäppäin onDelete-näppäin. Kun Delete-näppäintä painetaan syöttötaulukossa, kokotehtävä poistuu, ei vain aktiivisen kentän arvo. Jos poistat tehtävän vahingossa,valitse Muokkaa-valikosta Kumoa Poista (Undo Delete) ennen kuin teet jotakinmuuta. Voit poistaa pelkästään aktiivisen solun arvon painamalla Ctrl+Delete.

Tehtävien järjestäminen vaiheisiinJos tehtäviä on paljon, ne kannattaa ehkä järjestää vaiheisiin, toisiinsa liittyvientehtävien ryhmiin. Microsoft Projectissa vaiheita edustavat yhteenvetotehtävät.

Yhteenvetotehtävä käyttäytyy toisin kuin muut tehtävät. Sen kestoa,alkamispäivää tai muita laskettuja arvoja ei voi muokata suoraan, koska ne onjohdettu yksittäisten tehtävien tiedoista. Yhteenvetotehtävät ovat hyödyllisiätietojen hankkimisessa projektityön vaiheista. Oppitunnilla 6 käsitelläänprojektijäsennyksiä järjestämällä uudelleen yhteenvetotehtävät ja alitehtävät.

Tässä harjoituksessa luodaan yhteenvetotehtävä ja lisätään uusia tehtäviä.

Projektinhallintaa: alhaalta ylös- ja ylhäältäalas -suunnitteluYleisimmät tavat suunnitella tehtäviä ja vaiheita ovat ylhäältä alas- ja alhaaltaylös -suunnittelu.

Ylhäältä alas -suunnittelu Alhaalta ylös -suunnittelu

Tunnistaa projektin tärkeimmät Tunnistaa mahdollisimman montavaiheet tai tuotteet ennen vaiheiden alimman tason yksityiskohtaistasuorittamiseen tarvittavien tehtävien tehtävää ennen niiden järjestämistätäyttämistä. Monimutkaisissa projek- loogisin ryhmiin eli vaiheisiinteissa voi olla monia kerroksia tai yhteenvetotehtäviin.vaiheita.

Suunta yleisestä eriteltyyn Suunta eritellystä yleiseen

Projektin tavoitteet tulevat usein ylhäältä alas ja projektisuunnittelun yksityis-kohdat virtaavat alhaalta ylös. Täsmällisten tehtävien ja vaiheiden luomiseenmonimutkaisimmissa projekteissa tarvitaan sekä ylhäältä alas- että alhaalta ylös-suunnittelua. (jatkuu)

PROJ2000-4-3



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 1 nimeä, “Käsikirjoituksentarkistaminen”.


3 Kirjoita uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttään Esituotanto ja paina sittenEnteriä.

Vielä täytyy lisätä kaksi ylemmän tason toimintoa, joiden tiedot täytetäänmyöhemmin.

4 Syötä seuraavat tehtävien nimet tehtävän 9 (“Äänityskalustonvaraaminen”). Paina Enteriä jokaisen tehtävän nimen jälkeen.

TuotantoJälkituotanto

Tee lopuksi tehtävästä 1, “Esituotanto”, yhteenvetotehtävä sisentämällä senalla olevat alitehtävät.

5 Valitse tehtävät 2 - 9.

6 Napsauta muotoilutyökalurivin Sisennä-painiketta (Indent).

Tehtävästä 1 tulee yhteenvetotehtävä ja sen yhteenvetotehtäväpalkki näkyyGantt-kaaviossa. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

jatkuuJoistakin projektin töistä tiedetään valmiiksi alimman tason tehtävät jajoidenkin toisten osalta voi olla tietoa vain projektin laajemmista tavoit-teista. Microsoft Project Central, Microsoft Projectin kumppanituote salliialhaalta ylös -suunnittelun, sillä resurssit voivat luoda uusia tehtäviä, jotkavoidaan lisätä yhteenvetotehtävien alle Microsoft Projectissa. LisätietojaProject Centralista on liitteessä D, “Microsoft Projectin työryhmäomi-naisuudet”.



Esituotanto-yhteenvetotehtävän kesto on 85 päivää. Microsoft Project onlaskenut keston alitehtävien ensimmäisen alkamispäivän ja viimeisenpäättymispäivän perusteella.

VIHJEJos organisaatiosi käyttää jäsennysrakennetta (WBS) projektin-suunnittelu-vaiheessa, Microsoft Projectissa kannattaa ehkä tarkastella WBS-jäsen-nysnumeroita. Saat lisätietoja WBS-koodien käytöstä Microsoft Projectissakysymällä Office-avustajalta “WBS-koodien näyttäminen”.

Välitavoitteen syöttäminenProjektin alkusuunnittelun päättämiseksi haluat ehkä seurata projektinkannalta tärkeää tapahtumaa, esimerkiksi projektin esituotantovaiheenpäättymistä. Tämän vuoksi luot välitavoitteen.

Välitavoitteet ovat merkittäviä tapahtumia, jotka joko saavutetaan projektissa(esimerkiksi työvaiheen valmistuminen) tai jotka asetetaan projektillevaatimuksina (esimerkiksi määräaika, johon mennessä rahoitusta on haettava).Koska itse välitavoitteeseen ei tavallisesti sisälly työtä, välitavoitteet esitetääntehtävinä, joiden kesto on nolla.Tässä harjoituksessa luodaan välitavoite.

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän 10 nimeä, “Tuotanto”.


3 Kirjoita Esituotanto valmis! ja paina sitten sarkainta.

4 Kirjoita Kesto-kenttään 0pv (0)d ja paina Enteriä.

5 Valitse tehtävät 9 ja 10 ja napsauta sitten Linkitä tehtävät -painiketta.Välitavoite lisätään tiedostoon. Näytön pitäisi näyttää seuraavalta.

PROJ 2000-1-16



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

VIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVIHJEVälitavoite merkitsee tavallisesti merkittävää tapahtumaa tai työvaiheenvalmistumista. Välitavoitteeseen itseensä ei liity työtä ja siksi sen kesto on nollapäivää. Voit kuitenkin määrittää halutessasi minkä tahansa keston välita-voitteeksi. Kaksoisnapsauta tehtävän nimeä, jolloin esiin tulee Tehtävän tiedot-valintaikkuna ja napsauta Lisäasetukset-välilehteä (Advanced). Valitse Merkitsetehtävä välitavoitteeksi -valintaruutu (Mark Task As Milestone).

Oppitunnin yhteenvetoTällä oppitunnilla opeteltiin syöttämään tehtäviä ja kestoja, luomaan tehtäviensuhteita ja luomaan yhteenvetotehtäviä.

Jos haluat jatkaa seuraaville oppitunneille:

1 Tallenna Lyhytelokuvaprojekti 03 -tiedostoon tehdyt muutoksetnapsauttamalla vakiotyökalurivin Tallenna-painiketta. Tallenna tiedostoilman perusaikataulua.

Kun tallennat harjoitustiedoston, Ohjattu suunnittelutoiminto (PlanningWizard) kysyy, haluatko tallentaa tiedoston perusaikataulun kanssa vai ilmansitä. Oppitunnilla 14 tallennetaan projektitiedoston kanssa perusaikataulu.Siihen saakka tämän kirjan oppitunneilla käytettävät projektitiedostottallennetaan ilman perusaikataulua.

2 Sulje tiedosto valitsemalla Tiedosto-valikosta Sulje.

Jos et halua jatkaa seuraaville oppitunneille:

# Valitse Tiedosto-valikosta Lopeta (Exit).

SanastoAlhaalta ylös -suunnittelu Projektisuunnitelman tekeminen aloittamalla

alimman tason tehtävistä ennen niiden järjestämistä laajempiin vaiheisiin.

Edeltäjä Tehtävä, jonka alkamis- tai päättymispäivä määrää toisen tehtäväntai tehtävien (seuraajien) alkamisen tai päättymisen.

Järjestys Tehtävien tapahtumisen aikajärjestys. Järjestys on useimmissaaikajanan sisältävissä näkymissä vasemmalta oikealle, esimerkiksi Gantt-kaavionäkymässä.

Myösvälitavoitteitavoi suodattaa.ValitseProjekti-valikostaSuodatettu javalitse sittenVälitavoitteet.



Kenttä Alimman tason tieto tehtävästä, resurssista tai varauksesta.Sanotaan myös soluksi.

Kesto Tehtävän suorittamiseen kuluva työajan kokonaismäärä.

Kulunut kesto Tehtävän suorittamiseen kuluva työajan ja vapaa-ajankokonaismäärä.

Linkki Tehtävien välinen looginen suhde, joka ohjaa järjestystä jariippuvuutta. Gantt-kaavionäkymässä ja verkkokaavionäkymässä linkkinäkyy tehtävien välisenä viivana.

Lopputuote Lopullinen tuote, palvelu tai tapahtuma, joka projektissa ontarkoitus luoda.

Ohjattu suunnittelutoiminto Käytönaikaisen Ohjeen vuorovaikutteinentyökalu, joka opastaa tietyissä tehtävissä, esimerkiksi perusaikatauluntallentamisessa.

Perusaikataulu Alkuperäinen projektisuunnitelma, joka tallennetaanmyöhempää vertailua varten. Perusaikatauluun kuuluvat tehtävien javarauksien suunnitellut alkamis- ja päättymispäivät sekä niidensuunnitellut kustannukset. Jokaisella Microsoft Project -tiedostolla voiolla enintään yksi perusaikataulu.

Projektin laajuus Työmäärä, joka tarvitaan tuotettaessa lopputuote, jollaon sovittu laatu, ominaisuudet ja toiminnot.

Riippuvuus Linkki edeltäjätehtävän ja seuraajatehtävän välillä. Riippuvuusohjaa yhden tehtävän alkua tai päättymistä suhteessa jonkin toisentehtävän alkuun tai päättymiseen. Yleisin riippuvuus on lopusta alkuun,jossa edeltäjätehtävän päättymispäivä määrittää seuraajatehtävänalkamispäivän.

Riippuvuussuhde Kahden tehtävän välisen riippuvuuden laji, jotakuvataan visuaalisesti linkkiviivalla. Riippuvuussuhteita ovat lopustaalkuun, alusta alkuun, lopusta loppuun ja alusta loppuun.

Riski Tapahtuma, joka saattaa vaikuttaa kielteisesti projektin aikatauluun,budjettiin ja määrityksiin.

Seuraaja Tehtävä, jonka alkamis- tai päättymispäivän määräävät toinentehtävä tai tehtävät, joita sanotaan edeltäjiksi.

Syöttötaulukko Oletusarvoisen Gantt-kaavionäkymän vasemmassareunassa oleva ruudukko.

Tehtävä Projektin jonkin osan suorittamiseen tarvittavan työn kuvaus.



3Te

htäv

ien

syöt

täm

inen

jajä

rjest

elem

inen

Tehtävätunnus Yksilöivä numero, jonka Microsoft Project antaa jokaiselleprojektin tehtävälle. Tehtävätunnukset näkyvät syöttötaulukossavasemmanpuoleisessa sarakkeessa.

Tuotteen laajuus Projektin lopputuotteen laatu, ominaisuudet ja toiminnot(joita sanotaan usein määrityksiksi).

Vaihe Toisiinsa liittyvien tehtävien joukko, joka muodostaa merkittävänosan kokonaisprojektissa. Microsoft Projectissa vaiheita edustavatyhteenvetotehtävät.

Välitavoite Merkittävä tapahtuma, joka voidaan saavuttaa projektissa taijoka voidaan antaa ulkoa. Microsoft Projectissa välitavoitteet esitetääntavallisesti nollakestoisina tehtävinä.

Yhteenvetotehtävä Tehtävä, joka koostuu alitehtävistä ja joka sisältääalitehtävien yhteenvedon. Microsoft Projectissa projektin vaiheitaedustavat yhteenvetotehtävät.

Ylhäältä alas -suunnittelu Projektin suunnitteleminen siten, ettäperustana käytetään ylimmän tason vaiheita tai yhteenvetotehtäviä, jotkamyöhemmin jaetaan alemman tason komponenteiksi tai alitehtäviksi.

TiivistelmäTehtävien syöttäminen

1 Napsauta syöttötaulukossa Tehtävän nimi -sarakkeessa olevaa tyhjää solua.

2 Kirjoita tehtävän nimi ja paina Enteriä.

Tehtävien kestojen syöttäminen

1 Napsauta syöttötaulukossa Kesto-sarakkeessa olevaa solua.

2 Kirjoita tehtävän kesto ja paina Enteriä.

Tehtävän nimeäminen uudelleen

1 Napsauta syöttötaulukossa tehtävän nimeä.

2 Kirjoita uusi nimi. Voit muokata osaa nimestä napsauttamalla nimeä jaosoittamalla sitten nimeä, jota haluat muuttaa. Kun hiiren osoitin muuttuu I-kohdistimeksi, valitse nimen korvattava osa ja kirjoita uusi teksti.

Tehtävien linkittäminen

1 Napsauta syöttötaulukossa edeltäjätehtävän nimeä.

2 Pidä alhaalla Ctrl-näppäintä ja napsauta seuraajatehtävän nimeä.



3 Napsauta vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta.

Projektin keston ja muiden tietojen tarkasteleminen

1 Valitse Projekti-valikosta Tietoja projektista.

2 Napsauta Tilastot-painiketta.

Gantt-kaavion aikajanan muuttaminen, jotta koko projekti mahtuu ikkunaan

1 Valitse Näytä-valikosta Zoomaa.

2 Valitse Koko projekti ja napsauta sitten OK-painiketta.

Uuden tehtävän lisääminen tehtäväluetteloon

1 Napsauta syöttötaulukossa sen tehtävän nimeä, jonka yläpuolelle haluatlisätä uuden tehtävän.


3 Napsauta uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttää, kirjoita tehtävän nimi japaina sitten Enteriä.

Tehtävän poistaminen tehtäväluettelosta

1 Napsauta syöttötaulukossa poistettavan tehtävän nimeä.

2 Valitse Muokkaa-valikosta Poista tehtävä.

Yhteenvetotehtävän luominen

1 Napsauta syöttötaulukossa luotavan yhteenvetotehtävän ensimmäisenalitehtävän nimeä.


3 Napsauta uuden tehtävän Tehtävän nimi -kenttää, kirjoita tehtävän nimi japaina sitten Enteriä.

4 Valitse tehtävät, jotka haluat juuri luodun yhteenvetotehtävän alitehtäviksi.

5 Napsauta muotoilutyökalurivin Sisennä-painiketta.

Välitavoitteen luominen

1 Kirjoita syöttötaulukkoon välitavoitteen nimi ja paina sitten sarkainta.

2 Kirjoita Kesto-kenttään 0pv (0d) ja paina Enteriä.

3 Jos haluat määrittää välitavoitteelle päivämäärän, valitse Alku-kenttä,kirjoita haluamasi päivämäärä ja paina Enteriä.

4 Jos haluat linkittää välitavoitteen tehtävään, valitse tehtävä ja napsautasitten vakiotyökalurivin Linkitä tehtävät -painiketta.


tehtävien syöttäminen ja järjesteleminencna.mamk.fi/public/kosonenh/projekti_aikuis_2013/... ·...

Documents