teknologi komunikasi organisasi.pdf
DESCRIPTION
2013, oumTRANSCRIPT
Isi Kandungan
1.0 Pengenalan
2.0 Latar Belakang Organisasi dan Sistem Teknologi
2.1 Perpustakaan Negeri Sabah
2.2 Online Public Access Catalog (OPAC)
3.0 Penggunaan OPAC
4.0 Masalah yang dihadapi.
5.0 Cadangan
6.0 Kesimpulan
1.0 Pengenalan
Komunikasi adalah fitrah manusia yang hidup dalam kelompok. Komuniksi merupakan nadi
dalam kehidupan manusia dan ia bukan sahaja terhad kepada perturtuan tetapi merupakan
sebuah subjek yang lebih kompleks. Dalam konteks organisasi pula, komunikasi dilakukan
melalui corak pengurusan dan interaksi manusia. Richmond dan McCroskey (1992)
menggariskan enam fungsi komunikasi dalam organisasi iaitu memberitahu, mengawal,
menggabung, mengurus, memujuk dan mensosialisasi. Asimilasi antara teknologi dan
organisasi membuahkan sebuah usaha yang medekatkan pengguna dengan sesebuah
organisasi selaras dengan perkembangan teknologi semasa. Alat-alat teknologi digunakan
secara meluas membolehkan sesebuah kerja dilakukan dengan cepat. .
Komunikasi dalam organisasi berlaku dalam jaringan yang besar di mana ia melibatkan
seluruh aspek komunikasi interpersonal dan komunikasi kumpulan dalam organisasi yang
merangkumi struktur dan fungsi organisasi, hubungan manusia serta budaya organisasi
(Littlejohn dan Foss, 1991). Kemahiran dalam bidang komunikasi adalah asas dalam
membentuk seorag individu yang berjaya dalam kerjaya mereka. melalui komunikasi,
individu perlu bersemuka dan berhadapan dengan individu lain dan ini dapat meningkatkan
prestasi diri di samping kerjaya yang diceburi. Komunikasi dalam organisasi adalah sebuah
proses yang kompleks dan unik kerana setiap organisasi mempunyai sistem tersendiri yang
dinamik. Prosej komunikasi melibatkan saling tukaran mesej melalui bahasa, bunyi, isyarat,
gerak badan dan lain-lain medium. Mesej ini juga saling di kongsi bersama ahli organisasi
yang lain. Aliran mesej yang sempurna memerlukan aliran komunikasi yang baik dan lancar.
Ini bermakna, hubungan individu yang baik adalah penting bagi memastikan aliran
komunikasi sentiasa berjalan lancar untuk kepentingan bersama ahli organisasi secara
keseluruhannya (Nor Azni, 2008).
Proses komunikasi dalam organisasi menjadi lebih mudah dengab kewujudan inovasi
teknologi seperti Internet. Kemudahan Internet membolehkan majikan menyampaikan
maklumat kepada pekerja pada bila-bila masa dan di luar waktu pejabat. Teknologi juga
dijadikan sebagai platform untuk perkongsian maklumat bersama para pekerja dari
cawangan lain yang terpisah secara fizikal. Keadaan ini membolehkan sebuah kerja
dijalankan dengan cepat dan seterusnya menjadikan kerja manusia menjadi lebih khusus.
Ini sedikit sebanyak memebrikan kesan kepada kepuasan kerja individu. Kepuasan kerja
adalah darjah kepuasan yang dirasai oleh individu terhadap pekerjaan yang dilakukannya.
Kepuasan kerja berkait rapat dengan sikap individu terhadap pekerjaannya dan sikap
individu terhadap ahli organisasi yang lain.
Sistem komputer dan Internet adalah antara inovasi teknologi yang diimplementasikan
dalam organisasi. Sistem komputer telah digunakan oleh kebanyakkan organisasi bagi
mengautomatikkan operasi mereka dan juga sebagai alat untuk mengendalikan kerja
pemprosesan data dengan lebih cekap. Penggunaan teknologi menyumbang kepada
peningkatan produktiviti organisasi (Brynjolfsson dan Hitt, 1996). Menurut Stair dan
Reynolds (1999), tujuan utama sistem teknologi adalah untu membantu organisasi
mencapai matlamatya dan membekalkan pengurus dengan “insight” ke atas operasi
organisasi supaya lebih cekap dan berkesan.
Perpustakaan Negeri Sabah adalah antara organisasi yang mengimplementasikan teknologi
dalam sistem pengurusan mereka. Teknologi yang digunakan adalah sistem OPAC atau
Online Public Access Catalog. Sistem OPAC ini bertujuan untuk memudahkan pengguna
perpustakaan untuk mencari buku, jurnal atau terbitan yang mereka inginkan tanpa
menggunakan khidmat pustakawan. Ini sekaligus dapat membantu pengguna perpustakaan
untuk menjalankan urusan mereka dalam waktu yang singkat dan mudah.
2.0 Latar Belakang Organisasi dan Sistem Teknologi
2.1 Perpustakaan Negeri Sabah
Perpustakaan Negeri yang pertama di Sabah ditubuhkan sebagai sebagaian daripada
seksyen dalam Jabatan Penyiaran dan Penerangan pada tahun 1953. Pada 1972, Jabatan
Perpustakaan membentuk jabatan sendiri di bawah pentadbiran Kementerian Kebajikan
Masyarakat.
Perpustakaan Negeri Sabah bertindak sebagai medium yang membekalkan ilmu
pengetahuan dalam bentuk bahan cetak kepada penduduk negeri Sabah. Perpustakaan
Negeri Sabah bertujuan untuk membina sebuah masyarakat yang berilmu dan berbudaya
membaca dengan menyediakan perkhidmatan dan sumber-sumber perpustakaan.
Perpustakan Negeri Sabah juga menyediakan kemudahan akses komputer dan maklumat
mengenai Sabah melalui koleksi sejarah tempatan dan terbitan kerajaan.
Perpustakaan Negeri Sabah mempunyai rangkaian luas di seluruh Sabah dengan satu ibu
pejabat, 3 perpustakaan wilayah, 21 perpustakaan cawangan, 75 Perpustakaan Desa, 13
perpustakaan bergerak dan 3 Desanet. Selain itu, Perpustakaan Negeri Sabah juga
menjalankan kerjasama dengan Perpustakaan Negara Malaysia, perpustakaan agensi dan
perbadanan dan perpustakaan lain di Malaysia (Perpustakaan Negeri Sabah,
http://www.ssl.sabah.gov.my).
Rajah 1: Ibu Pejabat Perpustakaan Negeri Sabah yang terletak di Jalan Tasik, Kota
Kinabalu.
Perpustakaan Negeri Sabah memiliki koleksi buju, jurnal dan terbitan yang boleh dipinjam
atau di rujuk oreh pengguna perpustakaan. Kemudahan pinjaman buku diberikan kepada
ahli perpustakaan. Pengguna yang berumur 10 tahun ke-atas layak mendaftar sebagai ahli
perpustakaan. Perpustakaan Negeri Sabah juga membebarkan pengguna membuat rujukan
untuk seksyen buku yang tidak boleh dibawa keluar dari perustakaan. Perkhidmatan
Pinjaman Antara Perputsakaan (PAP) hanya boleh dilakukan diantara perpustakaan-
perpustakaan Ibu Pejabat, Wilayah dan cawangan Perpustakaan Negeri Sahaja. Koleksi
rujukan Perpustakaan Negei Sabah di bahagikan kepada dua kategori iaitu koleksi terbuka
dan koleksi tertutup. Koleksi terbuka merangkumi koleksi buku ensaiklopedia, laporan
tahunan syarikat, direktori telefon dan buku rujukan Dewan Bahasa Malaysia dan dewan
Bahasa Cina. Koleksi tertutup teriri daripada terbitan kerajaan, majalah dan jurnal keluaran
kebelakangan, koleksi tanda merah, akhbar, undang-undang dan sejarah tempatan.
Perpustakaan Negeri Sabah juga menyediakan perkhidmatan dalam talian untuk proses
pertanyaan dan pendaftaran keahlian. Selain buku dan terbitan fizikal, Perpustakaan Negeri
Sabah juga menyediakan akses berbayar kepada pangkalan data komersial dan bukan
komersial. Pangkalan data komersial yang disediakan adalah EBSCO atau Information
service yang menawarkan pengurusan bersepadu melalui perkhidmatan langganan,
pangkalan data rujukan dan jurnal dalam talian. Antara pengkalan data bukan komerial yang
disediakan oleh Perpustakaan Negeri Sabah adalah BOND (pangkalan data NPC untuk
membantu dalam pengukuran prestasi) dan PALMOILIS (pangkalan data MPOB yang
menyediakan perkhidmatan penghantarah maklumat elektronik kepada industri, jabatan
kerajaan, universiti dan masyarakat awam.
2.2 Online Public Access Catalog (OPAC)
OPAC adalah sebuah pangkalan data dalam talian untuk bahan perpustakaan atau
rangkaian perpustakaan. Ia menyenaraikan buku, jurnal dan bahan cetak yang dimiliki oelh
perpustakaan tersebut serta rangkaian perpustakaan jika perlu.
Sistem perpustakaan sekitar tahun 1980-an menggunakan sistem katalog di mana hanya
maklumat bibliografi untuk monograf dan tajuk siri di simpan di dalam perpustakaan
(Norgard et al., 1993). Kini, kaedah mengkatalogkan buku dilakukan secara dalam talian.
Katalog dalam talian ini memberikan pengguna capaian maklumat dengan memberi akses
kepada pangkalan data atau maklumat fizikal berkaitan kedudukan buku atau terbitan dalam
perpustakaan. Sistem ini biasanya disambungkan kepada Local Area Network (LAN) dan
Internet. Perpustakaan Kongres mentakrifkan katalog dalam talian sebagai sebuah alat
akses dan panduan sumber kepada koleksi perpustakaan atau rangkain perpustakaan yang
mengandungi set data bibliografi yang saling berkaitan dalam bentuk bacaan mesin dan
boleh dicari secara interaktif oleh pengguna (Fayen, 1983).
Katalog dalam talian mempunyai ciri seperti:
i) Memiliki rekod dalam format bacaan mesin. Ini membolehkan rekod diakses
melalui sistem perkomputeran dan membolehkan rekod dikongsi bersama
rangkaian perpustakaan yang lain.
ii) rekod dalam format bacaan mesin yang mesra pengguna
iii) memberi pengguna lebih banyak pusat akses dalam perpustakaan. Sistem
OPAC membolehkan pengguna mengakses maklumat dari pelbagai pusat yang
tidak hanya tertakluk kepada pendekatan konvensional yang menggunakan
pencarian menggunakan nama penulis, tajuk buku dan subjek sahaja.
Sistem OPAC membolehkan pengguna perpustakaan mengakses maklumat dengan
menggunakan empat kaedah iaitu operator Boolean, akses kata kunci, pencarian frasa dan
pemangkasan. Operator Boolean adalah kaedah pencarian yang lazim digunakan dalam
pencarian dalam talian. Pengguna boleh mengakses maklumat yang mereka ingini secar
luas atau spesifik. Katalog dalam talian membolehkan pengguna mencari maklumat
bersesuaian degan tetapan yang dipilih oleh pengguna. Akses kata kunci memerlukan
pengguna memasukkan kata kunci spesifik berkaitan penulis, tajuk, subjek, nota atau
ruangan bibilografi berkaitan agar rekod dapat diakses sebagai entiti individu. Pencarian
frasa adalah kaedah pencarian yang lebih efektif kepada pengguna yang sudah mengetahui
bahan yang mereka inginkan dan hanya ingin mengetahui samada bahan tersebut ada atau
kedudukan bahan. Pencarian frasa memberikan hasil yang lebih spesifik dan tepat. Kaedah
pemangkasan memerlukan pengguna memasukkan sebahagian daripada tajuk tau frasa
pencarian untuk mendapatkan maklumat yang diingini. Kaedah ini memberikan banyak
kemungkinan data berkaitan data yang dimasukkan oleh pengguna.
Sistem katalog dalam talian ini berbeza dengan sistem katalog perpustakaan tradisional
dimana sistem katalog dalam talian adalah pencarian secara berkomputer dan sistem
katalog tradisional adalah kaedah pencarian manual. OPAC memberikan akses yang lebih
luas dengan adanya ciri pencarian Boolean. Struktur pangkalan data juga dibina dengan ciri
mesra pengguna bagi memudahkan akses maklumat. Pengguna juga boleh mengakses
maklumat di luar perpustakaan kerana sistem OPAC lazimnya dirangkaikan kepada talian
Internet. Ini memudahkan pengguna untuk mengakses maklumat tanpa had masa dan
membolehkan pengguna merangka perjalanan masa mereka dengan lebih sempurna.
Sistem pengkatalogan tradisional biasanya menyediakan dua rekod bibliografi dalam bentuk
katalog kamus dan katalog terbahagi. Katalog kamus menyediakan nama, tajuk, subjek
berserta maklumat yang bertulis “lihat...” bagi menunjukkan rujukan yang dikongsi oleh
dengan fail lain. Katalog terbahagi mempunyai dua bahagian iaitu katalog subjek dan
katalog penulis yang disusun dalam urutan abjad (Chen, 1991).
3.0 Penggunaan OPAC
Pautan OPAC di Perpustakaan Negeri Sabah boleh dilakukan secara secara langsung
ketika berada di dalam perpustakaan atau dari mana-mana komputer yang memiliki akses
kepada Internet. Berikut adalah langkah-langkah menggunakan sistem OPAC Perpustakaan
Negeri Sabah.
1. Layari laman web Perpustakaan Negeri Sabah di http://www.ssl.sabah.gov.my dan klik
pautan OPAC pautan dalam talian.
2. Pautan tersebut akan membawa anda terus kepada sistem OPAC Perpustakaan Negeri
Sabah.
3. Pada ruang „Search Text”, isikan bahan yang ingin ci cari setelah memastikan bahagian
“seach type” dan “acces point” ditandakan dengan bahagian yang di ingini.
Sebagai contoh, pencarian untuk buku Communication Skills for the Workplace oleh Nor
Azni Abdullah dimulakan dengan memuat naik nama Nor Azni di ruang seach dan
memastikan acces point ditandakan pada ruang author.
4. Laman OPAC akan memberikan hasil pencarian yang ada di dalam pangkalan data. Klik
pada bahagian yang diingini, iaitu buku Communication Skills for the Workplace.
5. Laman OPAC akan menyenaraikan rekod buku yang mereka miliki berserta accesion
number dan lokasi buku.
Seperti yang di paparkan dalam laman OPAC, buku Communication Skills for the Workplace
ini mempunyai banyak salinan dan terdapat di banyak cawangan Perpustakaan Negeri
Sabah. Pengguna kini boleh mengakses buku tersebut dengan pergi ke cawangan
perpustaakan yang terdekat untuk membuat pinjaman atau rujukan.
Teknologi OPAC ini digunakan untuk memudahkan pengguna perpustakaan mengakses
maklumat berkaitan bahan yang mereka inginkan. Hasil carian alam talian membolehkan
pengguna mengenal pasti kedudukan bahan tersebut dan memastikan samada ia ada bi
perpustakaan, boleh di pinjam keluar atau hanya unuk kegunaan rujukan sahaja. Bahan
yang mempunyai banyak salinan naskah dan di tempatkan di pelbagai cawangan
perpustakaan seperti buku Communication Skills for the Workplace memudahkan pengguna
yang tinggal jauh dari daerah Kota Kinabalu untuk mendapatkan bahan tersebut.
Perkhidmatan pinjaman antara perpustakaan juga diwujudkan sungguhpun ia hanya terhad
kepada beberapa jenis buku sahaja.
4.0 Masalah yang dihadapi
Masalah penggunaan sistem OPAC ini boleh berlaku dari pihak perpustakaan atau dari
pihak pengguna itu sendiri. Masalah dari pihak perpustakaan adalah masalah berkaitan
pengemaskinian rekod dan kedudukan buku. Laman OPAC boleh memberikan kedudukan
buku tersebut, tapi pihak perpustakaan tidak boleh menjamin samada buku terebut berada
dalam kedudukan tersebut. Oleh kerana perpustakaan adalah tempat awam yang dikunjungi
oleh ramai orang pada satu-satu masa, kedudukan buku secara fizikal boleh berubah
kerana ada pengguna yang tidak bertanggung jawab dengan meletakkan buku bukan pada
tempat asala atu pada troli yang disediakan. Apabila pengguna meletakkan buku pada
kedudukan ang tidak sepatutnya, ini menyukarkan pengguna lain dan juga pustakawan
untuk menyusun senuma buku tersebut dan memastikan kedudukan buku. Terdapat jutaan
buku di dalam perpustakaan dan ramai orang yang datang menggunakan perkhidmatan
perpustakaan, pustakawan tidak mampu menghalang perbuatan yang tidak
bertanggungjawab ini. Sebagai pengguna perpustakaan yang berhemah, bukan sahaja kita
perlu mematuhi peraturan perpustakaan, kita juga perlu berhemah apabila menggunakan
bahan perpustakaan. Bahan perpustakaan harus dikendalikan dengan cermat dan di
kembalikan ke rak asal atau pada troli yang disediakan untuk membolehkan pusakawan
menyusunnya kembali ke rak asal. Jika sistem penyusunan ini tidak dipenuhi, sistem OPAC
tidak dapat di gunakan kerana sistem penyusunan bahan perpustakaan dan sistem OPAC
harus selaras bagi membolehkannya befungsi pada tahap optimum.
Selain itu, masalah yang di hadapi dengan sistem OPAC ini lazim berkaitan dengan kaedah
pencarian yang salah. Ada pengguna yang masih kurang mahir menggunakan OPAC dan
tidak mengisi ruangan yang betul atau menggunakan kata kunci yang tidak sesuai
menyebabkan mereka gagal mencari bahan yang mereka ingini. Penggunaan kata kunci
dan access point yang salah tidak akan mendapatkan hasil yang betul. Laman OPAC
befungsi dengan baik apabila setiap bahagian ditandakan mengikut kata kunci yang
dimasukkan kedalam ruang search. Pencarian yang memberikan maklumat yang salah
menyebabkan pengguna mudah berputus asa. Laman OPAC yang sepatutnya dapat
membantu memudahkan akses pengguna tidak dapat berfungsi dengan baik jika ia tidak
digunakan dengan betul. Laman OPAC adalah alat yang sepatutnya membantu
memudahkan urusan seharian, dan kita sebagai pengguna sewajarnya pandai
menggunakan alat agar dia dapat mendatangkan kelebihan kepada kita.
5.0 Cadangan
Sesuai dengan perkembangan teknologi masakini, saya mencadangakn agar Perpustakaan
Negeri Sabah membina sebuah aplikasi telefon pintar berkaitan perkhidmatan mereka.
aplikasi telefon pintar ini boleh memuatkan pelbagai akses perkhidmatan seperti
permohonan ahli dan sistem OPAC untuk kemudahan pengguna. Perkembangan teknologi
teefon pintar membolehkan pengguna mengakses maklumat berkaitan bahan perpusakaan
di mana sahaja mereka berada ibarat kata „dunia di hujung jari‟. Selain itu, sistem OPAC
juga boleh dirangkaikan kepada salinan buku digital agar pengguna boleh menggunakan
bahan tersebut secara digital. Selain itu, pautan kepada perpustakaan luar negara juga
boleh diwujudkan agar pengguna membpunyai jaringan maklumat yang lebih luas dan akses
kepada bahan perpustakaan yang lebih banyak dan berkualiti.
6.0 Kesimpulan
Teknologi komunikasi dalam bentuk sistem OPAC banyak membantu memudahkan kerja
pustakawan dan pengguna perpustakaan. Kini pencarian buku dan bahan perpustakaan
menjadi lebih mudah dan pantas dengan adanya sistem OPAC. Sistem katalog digital ini
adalah inovasi teknologi yang menggantikan sitem katalong konvesnional yang memakan
masa dan ruang yang besar. Dnegan adanya sitem OPAC ini, sistem pengurusan
perpustakaan menjadi lebih lancar dan teratur.
Rujukan
Brynjolfsson, E. Dan Hitt, L. 1996. Paradox Lost? Firm-level Evidence on the Returns to
Information Systems Spending. Management Science, Vol 42, No. 4: pp 541-558.
Chen, Shu-Hsien Lai. 1991. A Study of Online Catalog Searching Behavior of High School
Students. USA: University of Georgia.
Fayen, E.G. 1983. The Online Catalog: Improving Public Acess to Library Materials. USA:
MacMillan Publishing Company Inc.
Littlejohn, S.W. dan Foss, K.A. 1991. Theories of Human Communication. USA: Waveland
Press
Nor Azni Abdullah. 2008. Communication Skills for the Workplace. Petaling Jaya: August
Publishing.
Norgard, B.A., Berger, M.G., Buckland, M.K. dan Plaunt, C. 1993. Onlne Catalog: From
Technical Services to Access Service. Advanced in Librarianship. 17: 111-148.
Perpustakaan Negeri Sabah: http://www.ssl.sabah.gov.my (14 Mei 2013)
Richmond, V.p dan McCroskey, J.C. 1992. Organizational Communication for Survival.
Englewood Cliffs. NJ: Prentice-Hall.
Stair, R.M dan Reynolds, G.W. 1999. Principles of Information Systems: A Managerial
Approach. USA: Cambridge Course Technology.