tema 04 esquemas y datos externos 2011 02
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BASE DE DATOSUnidad 01 – Tema 04
Curso: SOFTWARE DE NEGOCIOS II
Equipo de Profesores del Curso
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Logro del Curso
Al término del curso, el alumno utiliza bases de datos y diseña aplicaciones utilizando como
herramientas los comandos de bases de datos, funciones y formularios con el uso del programa
de Microsoft Excel.
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Logro de la Unidad 01
Al término de la unidad, el alumno crea bases de datos y valida el ingreso de datos, realiza
ordenamientos, calcula subtotales y aplica filtros. Asimismo, accede a bases de datos externas para realizar consultas a dicha información. También,
construye tablas y crea gráficos dinámicos.
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Tema 4.1: Esquemas y Consolidación de Datos
EsquemasConsolidación de Datos
Tema 4.2: Datos ExternosAcceso a Bases de Datos Externas
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Esquemas
Es una herramienta para crear resúmenes por nivel que permite mostrar información de mayor trascendencia.
Formas de creación – Manual– Automática
Haga clic en la imagen para ver un video tutorial
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Creación manual
1. Seleccione los datos a agrupar.2. Haga clic en la ficha Datos,
grupo Esquema y botón Agrupar.
3. Elija la opción en columnas o filas según el tipo de selección que haya realizado.
Si elige el agrupamiento en columnas, creará un esquema
vertical. Si elige el agrupamiento en filas, creará un esquema
horizontal.
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Creación automática
1. Ubique el puntero de celdas en la base de datos.
2. Haga clic en la ficha Datos, grupo Esquema y botón Agrupar.
3. Elija Autoesquema.
El requisito para usar este método es que el cuadro a
esquematizar contenga fórmulas. En caso contrario, no será posible
aplicar el autoesquema.
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Consolidación de Datos Resume y registra resultados de hojas de cálculo independientes.
Las hojas pueden estar en el mismo libro o en distintos.
Tipos1.- Por posición *2.- Por categoría * 3.- Por fórmula 4.-Usar una tabla dinámica
* Se abordarán en el curso.
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Procedimiento
1. Ubique el puntero de celda donde desea la consolidación2. Elija la ficha Datos, grupo Herramientas de datos, comando
Consolidar
3. Seleccione la función requerida
4. Elija los rangos a consolidar
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Acceso a Bases de Datos Externas
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¿Qué es una Consulta?
En bases de datos, una consulta es el método para acceder a los datos en una base de datos.
Las consultas se pueden modificar, borrar, mostrar y agregar datos en una base de datos.
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Microsoft Query
Esta herramienta permite conectar (vincular) con bases de datos de otros proveedores.
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Creación de un origen de datos1. En la cinta Datos, elija el grupo Obtener datos
externos, seleccione De otras fuentes y haga clic en la opción Desde Microsoft Query.
2. Seleccione Nuevo origen de datos y clic en Aceptar.
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3. Escriba un nombre para el origen de datos.
4. Seleccione un controlador de base de datos. Si la base de datos es de Access, el controlador a usar debe ser MICROSOFT ACCESS DRIVER
(*.mdb)5. Clic en Conectar.6. Seleccione el archivo de
Base de datos.7. Haga clic en Aceptar hasta
visualizar el nombre del nuevo origen de datos en la ventana Elegir origen de datos..
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Consulta con Microsoft Query
1. En la ventana Elegir origen de datos, seleccione la base de datos.
2. Elija una de las Tablas.3. Seleccione los campos
(columnas) de la consulta.
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4. Filtre los resultados, seleccionando campos y sus condiciones.
5. Ordene los resultados.
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6. Seleccione Devolver datos a Microsoft Office Excel.
7. Elija una celda, a partir de la cual se copiarán los datos importados.
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Videoteca Virtual de consulta
Importar datos
Consolidación de datos
Esquemas
Datos externos
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Resumen
Los esquemas permiten expandir o contraer información de una lista de datos.
La consolidación de datos permite resumir información proveniente de diferentes cuadros de datos que pueden estar en el mismo archivo o en otros.
Uno de los métodos más eficaces para obtener datos externos es realizar una conexión con la base de datos. Otro también efectivo es importar los datos a Excel.
La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos.