Administracin del Tiempo

Unidad 1. Administracin del tiempo.Facilitador: LCC Mayt Borbn Acua, ME.TEMA 1.1. Administracin del Tiempo

Objetivo de la Unidad 1El alumno administrar eficientemente el tiempo para mejorar el desempeo y cumplimiento de objetivos personales y organizacionales.

TEMA 1. Administracin del tiempo. SABERSABER HACERSER1.1.Explicar los conceptos: administracin del tiempo, eficiencia y efectividad, control, urgente e importante, mitos y enemigos del tiempo, planeacin del tiempo y sus herramientas (agenda ejecutiva, matriz de administracin del tiempo).1.2. Identificar los elementos que integran un planificador de uso del tiempo: objetivos , metas, lista de pendientes, lista de actividades (priorizadas)horarios, holgura para atencin de contingenciasPlanificar el uso de tiempo considerando factores de eficiencia y efectividad y a travs de un planificador de uso de tiempo.ProactivoRespetoResponsabilidad IniciativaPuntualidadCrticoEspritu de superacin personalAnaltico. 1.1. Explicar los conceptos: Administracin del tiempo Eficiencia y efectividad Control Urgente e importante Mitos y enemigos del tiempo Planeacin del tiempo y sus herramientasAgenda ejecutivaMatriz de administracin del tiempo

ConceptosAdministracin del tiempo: Se refiere al anlisis del uso de este recurso en forma regular, para comprender la forma ms adecuada de usarlo efectivamente.

Esto obligar a ser explcito en cuanto al valor otorgado a la vida personal y profesional, y dirigir sus esfuerzos en concordancia. Controlar el tiempo mantiene el equilibrio entre las mltiples presiones, facilitando el logro de objetivos, y evitando el estrs y el cansancio.

ConceptosEfectividad y Eficiencia:

Efectividad: Es la capacidad de lograr un efectodeseado, esperado o anhelado.Eficiencia: Es la capacidad de lograr el efecto en cuestin con el mnimo de recursos posibles viable

ConceptosControl:En administracin, control puede hacer referencia al sistema u oficina que se encarga de verificar que ocurra lo que debera ocurrir.

A partir del supuesto que diriges un despacho de Gestin de Proyectos: Elabora junto con tu compaero una propuesta de control del desempeo de tus colaboradores.EjercicioConceptosUrgente e importante:Actividades que de no ser atendidas amenaza el logro de objetivos y puede ocasionar crisis.

A partir de sus actividades del presente cuatrimestre: Elabore una lista de por lo menos 15 actividades entre urgentes e importantes.EjercicioConceptosMitos y enemigos del tiempo:

Evitar caer en el perfeccionismo.Aprender a decir no.Evitar distracciones.Hay que aprender a delegar..Sea puntual y exija puntualidad.Elimine sentimientos intiles.Aprender a ir al grano.Hacer un buen manejo de reuniones.Maneje ordenadamente el despacho de papeles.Evite los conflictos.Haga un buen uso de los correos electrnicos.Uso correcto del telfono fijo y celular.Uso de tiempos muertos.Ejercicio 1. Tus propios enemigos del tiempo I PARTEProblemas Haz dos listas identificando tus propios enemigos del tiempo, destacando los cinco principales. Jerarquiza por orden de peligrosidad. (1 poca gravedad, 5 mxima gravedad). Haz una de los enemigos externos y otra lista de los enemigos internos.

ENEMIGOS INTERNOSENEMIGOS EXTERNOS1122334455Ejercicio 1. Tus propios enemigos del tiempo continuacinSoluciones Ahora, haz dos listas ms, escribiendo soluciones de cada uno de los problemas en la lista anterior.

ENEMIGOS INTERNOSENEMIGOS EXTERNOS1122334455ConceptosPlaneacin del tiempo y sus herramientas Agenda ejecutivaMatriz de administracin del tiempo

Agenda ejecutivaFormatos electrnicos (Intranet)Formatos impresos de seguimiento diario, semanal, mensual)

Tres reglas bsicas para la planeacin del tiempoPriorizacin (Matriz de Covey)Eficacia (Principio de Pareto 20-80)Inmediatez (Pa, ayer)

Matriz de CoveyCUADRANTE 1

Lo importante-UrgenteCUADRANTE 2

Lo importante - No Urgente

CUADRANTE 3

Lo urgente No importante

CUADRANTE 4

Lo no importante, ni urgente

Importante

No importanteMatriz de Covey

Matriz de Covey

Aplicar acciones adecuadasImportante

No importanteEficaciaPrincipio de Pareto: 20 % de esfuerzo - Produce 80 % de resultado

20 % Esfuerzo80 % ResultadoSi no tienes tiempo suficiente, cntrate en el que produce mejor resultadoInmediatezHazlo pa, yerSi te tienes que comer un SAPO, no desperdicies el tiempo mirndolo

InmediatezHazlo pa,yerSi te tienes que comer ms de uno, cmete el ms grande primero

Ejercicio 2. Matriz de administracin del tiempoColocar tareas en la Matriz, sealando: cunto tiempo se dedica a las mismas? y a qu horario del da las realizar?, es lo primero que debe hacer o lo debe realizar por la noche (Priorizar)?, etc.EjemploCUADRANTE I:IMPORTANTES- URGENTES; Cuatro (4) horas de estudio diario de las 2 a las 4 pm y de las 6 a las 8 pm para aprobar ADMITI. El examen parcial de la misma es la semana siguiente. Redactar una ensayo semanal para la revista Voces Universitarias, los jueves de 8 a 9 am.CUADRANTE II:IMPORTANTES-NO URGENTES; Una (1) hora de estudio diario, de las 8 a las 9 pm, para aprobar Ingls. El examen final de la misma es dentro de un mes.CUADRANTE III: NO IMPORTANTES- URGENTES; Hacer algn deporte.CUADRANTE IVNO IMPORTANTES-NO URGENTES; Ir al prximo concierto de rock en Santa FeEjercicio 3. Anlisis personal de uso del tiempoConozca cmo utiliza su tiempo: durante una semana lleve una bitcora del tiempo que dedica a cada actividad. Divida las tareas en categoras como: llamadas, reuniones, visitas inesperadas, trabajo administrativo, viajes, comida, descanso, actividades personales, etc. Analice si el uso de su tiempo se corresponde con sus responsabilidades.Establezca sus objetivos: en base a lo que es importante para usted, determine que quiere lograr cada da y semana. Desglose cada objetivo en tareas, asgneles un tiempo estimado a cada una y establezca sus prioridades.Organice su tiempo: identifique las herramientas correctas que le permitirn comprometerse a cumplir las tareas identificadas en un tiempo especfico. Las herramientas puede ser: listas de cosas por hacer, calendarios, planificadores, etc.Identifique y elimine los enemigos de su tiempo: los principales problemas para controlar el tiempo suelen ser:Sobrecargar su horario: tratar de hacer ms de lo que resulta posible.Asumir tareas de otros: por ejemplo, cuando un subordinado no hace bien su trabajoPerdedores de tiempo (controlables): tales como llamadas telefnicas no planificadas, visitantes inesperados, reuniones improvisadas, etc.UTILICE UN FORMATO CON TODOS LOS ELEMENTOS.El PRECIO DEL MAANA.Reparto:Justin Timberlake, Amanda Seyfried, Vincent Kartheiser, Cillian Murphy, Johnny Galecki, Olivia Wilde, Alex Pettyfer, Matt Bomer, Rachel Roberts, Elena Satine, Yaya DaCostaDirector:Andrew Niccol / Ao:2011 / Gnero:Ciencia FiccinSinopsis: Ambientada en una sociedad futura. El hallazgo de una frmula contra el envejecimiento trae consigo no slo superpoblacin, sino tambin la transformacin del tiempo en moneda de cambio que permite sufragar tanto lujos como necesidades. Los ricos pueden vivir para siempre, pero los dems tendrn que negociar cada minuto de vida. Despus de conseguir, por casualidad, una inmensa cantidad de tiempo, un obrero ser perseguido por unos policas corruptos conocidos como "los guardianes del tiempo".REALIZAR UN REPORTE INDIVIDUAL DONDE INDIQUE:Cul es grado de valor y uso del tiempo por los personajes?Tienen la misma visin del uso del tiempo los ricos y el resto de la poblacin? Por qu?Consideras que el tema de la pelcula podra hacerse realidad? Por qu?Cul es tu opinin sobre del uso del tiempo en la realidad y cmo lo relacionas con el tema de la pelcula?Ejercicio 4. Anlisis de pelcula.