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BROADCASTING COMUNICACIONES

INTEGRACIÓN EMPRESARIAL

PARTE 1

Alina Leticia Carrión Mendiola Moreno Hernández Abraham Montalvo Sacramento Amayrani Samantha Prieto Santos Ana Karen Reyes Hernández Vicente Josué

BROADCASTING COMUNICACIONES

Broadcasting Comunicaciones inicia actividades en la Ciudad de Veracruz en el año de 1982, para ofrecer sus servicios de venta, mantenimiento y asesoría de sistemas de Telecomunicaciones de calidad y excelencia.

Es una empresa mexicana con amplia experiencia al servicio de las telecomunicaciones del mercado nacional, la cual está consciente de que en estos momentos la comunicación se convierte en una necesidad y ventaja competitiva para un gran número de empresas.

Ofrece un gran número de productos y servicios para sus necesidades de comunicación, transmisión de información ya sea video, voz o datos, ingeniería y consultoría a estaciones de radiodifusión y televisión. Contamos con distintas soluciones para radiocomunicación, radiodifusión, enlaces inalámbricos, equipos de seguridad y disipadores de rayos, además de proporcionarle el servicio de instalación, mantenimiento preventivo y correctivo para cualquiera de nuestros productos.

INTEGRACIÓN EMPRESARIAL

Implementación de un software ERP en la organización Broadcasting Comunicaciones.

La integración empresarial es lo que todas las organizaciones están implementando para mantenerse en el mercado, no solo con el uso de tecnologías como herramienta de apoyo en sus procesos, sino que ésta juega un papel aun más importante funcionando conjuntamente con los procesos del negocio.

La empresa Broadcasting Comunicaciones no quiere quedarse atrás en cuanto a la integración empresarial, por lo que toma la decisión de implementarla en su empresa, con el motivo de agilizar sus procesos en el negocio.

Los problemas que la empresa quiere solucionar con la integración empresarial, son la atención al cliente, y la comunicación oportuna con los proveedores, así como un control sobre las piezas que se encuentran en existencia, al igual que aquellas que son utilizadas para los servicios de implementación o mantenimiento.

El objetivo de esta integración es principalmente la automatización de sus procesos de compra-venta, manteniendo una mejor comunicación con sus proveedores y clientes, así como un control sobre el inventario existente dentro de almacén. Esta mejora se busca ser solucionada con un software ERP que cumpla con las especificaciones mínimas requeridas. Aunque la empresa está dispuesta a tomar en cuenta implementar un sistema que abarque también las finanzas de la empresa.

Se necesita una integración, entre departamentos para que esto funcione adecuadamente, el departamento de compra debe relacionarse con el inventario, así como el departamento de ventas, para mantener actualizado el registro de entradas y salidas de las piezas.

INTEGRACIÓN Y NEGOCIO

La integración empresarial debe estar ligada a las metas de la empresa, Broadcasting Comunicaciones es un organización que fija sus objetivos siempre hacia sus clientes, por lo que esta integración logrará brindar un mejor servicio a los mismos, teniendo también una rentabilidad para la empresa, ya que se evitará la pérdida de piezas o la compra innecesaria de alguna de ellas.

INICIATIVA DE NEGOCIO

IMPLEMENTACIÓN DE UN SOFTWARE ERP

Impulsores del negocio

Tener una mejor comunicación con los clientes a través de portales de compra y solicitud de servicios

Comunicación en tiempo real con los proveedores Control del inventario de la empresa.

Estrategia de negocio

Establecer comunicación con los clientes para que adopten el modelo de servicios por medio de portales.

Relación con los proveedores para poder utilizar la interfaz del nuevo ERP con ellos.

Automatizar los servicios de venta e instalaciones, así como el mantenimiento a equipo.

Alcance funcional

Tener información de las piezas que salen y entran a la empresa.

Pedidos a proveedores de manera rápida y segura Minimizar los costos de compra de piezas que no

sean requeridas, y tener siempre aquellas que sean más demandadas.

Mejorar la atención al cliente.

Documentar el índice de fallas en los equipos ya instalados por medio de los servicios que sean solicitados con mayor frecuencia.

Objetivos de negocio

La automatización de sus procesos de compra-venta, manteniendo una mejor comunicación con sus proveedores y clientes, así como un control sobre el inventario existente dentro de almacén.

Impacto organizacional

Reducción en los gastos de piezas no necesarias para el inventario

Saber con que se cuenta en almacén Optimizar la respuesta a las solicitudes de clientes Mayor comunicación con clientes por medio de

portales

ESTIMACIÓN DE COSTOS

El software que fue elegido para implementar en la empresa con el fin de satisfacer las necesidades de la misma fue el OpenERP, un software de licencia libre, que cuenta con las especificaciones mínimas requeridas por Broadcasting.

COSTOS TOTAL DESCRIPCIÓN

Gestión de proyectos Hardware $0.00 La empresa cuenta con el

equipo necesario para implementar el ERP.

Software $699 Compra de software MS Office para convertir los archivos emitidos por el

ERP

Desarrollo $0.00 Consultoría $8885.00 Capacitación sobre el

manejo del software ERP e instalación en la

organización.

ANÁLISIS DEL RETORNO DE LA INVERSIÓN

RE

DU

CIR

L

OS

C

OS

TO

S D

E

PE

RS

ON

AL

Agiliza el registro de las compras a proveedores Agiliza el servicio de respuesta a los clientes Reduce los costos de capacitación en software distintos para cada

departamento

RE

DU

CIR

C

OS

TO

S T

I Minimiza el índice de errores en la captura de las solicitudes de los clientes

Reduce la pérdida de piezas en inventario Mejora la seguridad en cuanto a la información manejada en los

sistemas

RE

DU

CIR

C

OS

TO

S D

E

NE

GO

CIO

Baja los costos de implementación de nuevas tecnologías innecesarias

Reduce los costos en compras de piezas no requeridas Reducción de gastos en papelería de la empresa

AU

ME

NT

AR

L

OS

IN

GR

ES

OS

Posicionarse entre sus competidores por el uso de nuevas tecnologías y modelo de negocios

Nuevas y mejores formas de venta y servicio Control de gastos de inventario Aumenta el número de clientes por medio de la propaganda en

portales

MÉTRICAS

Metas de negocio

Nombre del indicador

Valor del indicador

Cómo recoger Frecuencia Propietario

Administrar el inventario

Inventario Volumen de ventas

Volúmenes de compra

Open ERP Por cada compra de

clientes

Ventas, compras y

servicio

Servicio a clientes

Registro de las solicitudes

de clientes

Índice de reclamos por parte de los

clientes

Atención al

cliente

Semanal Ventas y servicio

Relación con proveedores

Proveedores Costos bajos Proveedores Mensual Proveedores Compras

RIESGOS

Los riesgos que pueden surgir en la empresa Broadcasting al implementar Open ERP, son los siguientes, y se describe un plan de acción para que cualquiera de los riesgos no impacte de manera significativa en la organización de la empresa.

RIESGOS PROBLEMA DESCRIPCIÓN

Desconocimiento significativo

Que los participantes no conozcan la información usada

Existen empleados que no manejan la información de claves de las piezas de inventario

Problemas Organizacionales

Que departamentos no logren establecer comunicación

Conflictos con compartir información entre departamentos lo que ocasiona redundancia de datos e información diferente.

Problemas culturales

Empleados renuentes a utilizar tecnología

Que algunos de los empleados de la empresa no acepten cambiar la forma en que realizan sus actividades.

Problemas técnicos Hardware y software adecuado

Que los requerimientos del Open ERP no sean cubiertos por el hardware existente, así como que el software actual no sea compatible con la integración.

Problemas administrativos

Situación actual de la empresa

La forma en que se realizan las actividades de solicitud de servicios, compra y venta dentro de la empresa no tiene un registro adecuado.

ESTRATÉGIAS

Los protocolos que serán utilizados para lograr la integración empresarial.

ESTANDARES DE LA ESTRATEGIA Manejo propuesto Referencias Protocolos de Comunicación

Comunicaciones B2B Web service

Interfaces de Aplicaciones

Interfaces empaquetadas de acuerdo a cada módulo del software

Web site de JCA o especificaciones de interfaz de Web service

Formatos de mensaje

Internos, externos, EDI Enlaces a páginas Web o documentos internos

Modelos de procesos

Estándar de procesos empresariales Enlaces a documentos internos de la empresa, registro de documentación

Metadatos Acerca de interfaces, Web services, transformación

Enlaces a páginas Web o documentos internos de la empresa

PRIORIDADES DEL PROYECTO DE INTEGRACIÓN EMPRESARIAL

Cada proyecto de integración trae beneficios a la empresa, a continuación se muestra el impacto de cada uno en las diferentes metas del negocio.

PROYECTO DE INTEGRACIÓN

REDUCE TIEMPO DE RESPUESTA

A LOS SOLICITUDES DE CLIENTES

REDUCE LOS COSTOS DE

MANTENIMIENTO A LA

INFRAESTRUCTURA

REDUCE TIEMPO DE CAMBIO DE

LOS PROCESOS

DE NEGOCIO

REDUCE COSTOS DE

TRANSACCIÓN

TOTAL

Administración de inventarios

Comunicación con los proveedores

Comunicación con los clientes

Compra de piezas

Instalación del Software ERP

Integración de

la información

TECNOLOGÍA DE INTEGRACIÓN

TECNOLOGÍA DE

INTEGRACIÓN VENDEDOR DE

SOLUCIONES APLICACIONES

Sistemas de mensajería

MS – Outlook

Mozilla Thunderbird

MS-OUTLOOK: Microsoft Outlook es un programa de organización ofimática y cliente de correo electrónico de Microsoft. Puede dar servicio de mensajería a múltiples usuarios en una organización, compartiendo recursos. Thunderbird: Es un cliente de correo electrónico de la Fundación Mozilla. Su objetivo es desarrollar un Mozilla más liviano y rápido mediante la extracción y rediseño del gestor de correo del Mozilla oficial. Es multiplataforma, utiliza el lenguaje de interfaz XUL y es software libre.

Servidores

PostgreSQL

Servidor Open ERP

PostgreSQL: es un sistema de gestión de base de datos relacional orientada a objetos y libre, publicado bajo la licencia BSD. Como muchos otros proyectos de código abierto, el desarrollo de PostgreSQL no es manejado por una empresa y/o persona, sino que es dirigido por una comunidad de desarrolladores que trabajan de forma desinteresada, altruista, libre y/o apoyada por organizaciones comerciales. Servidor: que permite a los usuarios importar sus datos e información a una plataforma en línea para realizar sus actividades.

ERP Open ERP

Open ERP: es un sistema planeador de recursos empresariales. Dentro de la construcción misma del software se hace uso intensivo de flujos de trabajo que se puede integrar con los módulos haciendo la modificación de aprobación y en general de cualquier proceso adaptable.

Herramientas de servicios web

GNU

GTK: Biblioteca la cual realmente contiene los objetos y funciones para crear la interfaz de usuario. Maneja widgets como ventanas, botones, menús, etiquetas, deslizadores, pestañas, etc.

Tecnología B2B Open ERP

Gestión Financiera adaptada a la legislación española (Facturación y contabilidad): openERP permite la combinación de facturas desde pedidos o solicitadas después.

Tecnología BPM (Gestión de procesos de

negocio)

Digital Lab

Service Shop Pro: aplicación que tiene la empresa para el control de las órdenes de solicitud de los clientes para mantenimiento y/o reparaciones.

INTERFAZ DE FUENTE DE DATOS

NOMBRE DE

LA APLICACIÓN O

FUENTE DE DATOS

PROPIETARIO PLATAFORMA INTERFACE REUSABLE

Service shop pro

Digital Lab

Entornos Windows XP,

Vista,

GUI

No. Debido a que el software no

será compatible con la nueva

implantación.

Open ERP GNU

Entornos Windows XP,

Vista, 7, Ubuntu,

entornos web

GUI e internet explorer

Sí. Se le pueden añadir más

módulos a los ya existentes.

GTK GNU

Entornos Windows XP,

Vista.

Entornos web

Entornos web y GUI

Si. Ya que esta librería permite

el uso de gráficos y diagramas.

MS-Outlook MS Office

Entornos Windows XP,

Vista, 7.

Internet Explorer.

Servicio web y GUI

Sí. Pues permite ser usada en

diferentes plataformas y

van cambiando como la

tecnología.

Open ERP GNU

Entornos Windows y

Unix.

Internet Explorer,

Mozilla Firefox, Google

Chrome, Safari.

API

Sí. Porque la flexibilidad del

software permite su reusabilidad.

CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD ACTUAL

Aplicación Autentificación Autorización Revisión Confidencialidad

(encriptación) Open ERP compra-

venta

X x X

Servidor web

X X X X

Service shop pro

X X

GTK X

Servidor PostgreSQL

X X X X

ARQUITECTURA DE INTEGRACIÓN TÉCNICA

TIPOS DE INTEGRACIÓN

Requisitos internos de integración de aplicaciones

Conectividad web sencilla, espacio para almacenaje de datos.

Requisitos legados de integración

Software OpenERP, al libre no se necesita licencia de compra.

Los requisitos de integración B2B clientes, socios y proveedores

Intercambio electrónico de los datos, compra en línea, comunicación con los proveedores, facturación a clientes, registro de solicitudes de mantenimiento.

Portal de requisitos de integración

Portal web en línea de Open ERP.

Los requisitos de integración de la información

La información será resguardada en el servidor PostgreSQL, donde se almacenara la información de la empresa, inventario, ventas, compras, registro de clientes.

Requisitos del proceso de integración

Relacionar los procesos del negocio con los módulos que tiene el Open ERP para cumplir con las metas de la empresa.

VISTAS DE DESARROLLO

TABLA DE VISTA DE DESARROLLO

Soporte de idiomas Español, para las interfaces de las aplicaciones. Ingles para el desarrollo de aplicaciones o especificación de módulos.

Herramientas de integración de definiciones

Modulo cliente Modulo proveedores Modulo ventas (Mínimos requeridos por la empresa)

Herramientas de apoyo a la integración Manual de procesos realizados en la empresa Manual del Open ERP

Interfaces abiertas Inventario Proveedores Compra

ESTÁNDARES

ESTÁNDARES DE INTEGRACIÓN Protocolo de comunicación HTML, para la transferencia de información

en el servicio web de Open ERP.

Interfaces de aplicación GUI, interfaz de usuario para las aplicaciones de cada módulo.

Formato de mensaje Correo electrónico por medio de MS Outlook como estándar para la comunicación en la empresa.

Modelo de procesos BPEL se orienta a servicios en web, como el soporte técnico online.

Metadatos

USABILIDAD

REQUERIMIENTOS DE USABILIDAD Tipo de usuario Requerimientos de usabilidad Desarrolladores Programación en web, adaptar los módulos

de acuerdo a las necesidades de la empresa.

Clientes Acceso a la comunicación con la empresa para solicitud de mantenimiento, soporte o servicios.

Proveedores Comunicación con la empresa para bajar los precios en nuevas compras.

Administrador de operaciones Tener acceso a la información que se maneja en cada modulo y lograr una integración entre ellos.

FUNCIONAMIENTO

REQUERIMIENTOS DE FUNCIONAMIENTO Tiempo de respuesta reales Minutos

Rendimiento Alto

Tiempo de respuesta Segundos (minutos de acuerdo al tamaño de la transacción)

Número de usuarios simultáneos Cuentas en paralelo

Número de aplicaciones simultáneas Aplicaciones en paralelo, cada módulo es abierto de manera independiente.

SEGURIDAD

SECURIDAD

Autentificación Autorización Auditoría Confiabilidad No rechazo

Datos internos

x x x x

Datos de socios

x x x x

Datos de los clientes

X x x x

Aplicación interna

X x

Aplicaciones de los socios

X x

Aplicaciones x

de los clientes

Proceso interno

x x x X

Proceso de socios

x x

Procesos del cliente

x x