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Tendencias en Sistemas de información multicéntricos

Bilbao 24/10/2018

Congreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

Evolución de los SIL

Años Hitos

1970 Un servicio o disciplina de laboratorio o parte de él.

1980 Conexión on line de los principales analizadores

1990 Registro en Centro de extracción.

2000 Varios servicios o disciplinas de un mismo centro.

Visor de resultados.

2005 Centros completos, todas las disciplinas.

Peticiones electrónicas diversas (primaria, especializada, web, ..)

Conexiones entre centros

2015 Sistemas multicéntricos locales (unos pocos centros con SIL único)

Nuevos sistemas ????


2018

El proyecto Laborabide de Osakidetza - SVS

Antonio López Urrutia


2018

Objetivos y Formato

ANTECEDENTES Y CONTEXTO

OBJETO DEL PROYECTO

ASPECTOS ORGANIZATIVOS

FASES DEL PROYECTO

IMPLANTACIÓN EN CRUCES


2018

http://www.osakidetza.euskadi.net/v19-oskhome/es/


Antecedentes SIL Osakidetza-SVS

• Política histórica de aplicaciones corporativas.

• Política histórica de desligar los SIL de los reactivos.

• Desde 1990 todos los laboratorios tenían la misma aplicación (Omega/PSM).

• Esto permitió un importante desarrollo y facilitó recorrer el camino hasta el punto anterior.Congreso Nacio

nal Laboratorio Clínico 2018

Plan director de laboratorios (2012)

• Recogida masiva de información de todos los laboratorios.(Actividad, calidad, costes, recursos, cartera de servicios, ..).

• Muchísimas dificultades en obtener la información por el carácter de “islas”.

• Análisis de la información y proyecto de creación de la Red de Diagnóstico biológico de Osakidetza (RDBO).


2018

RDBO

• Partiendo de 15 laboratorios se crea una estructura en red con 5 Nodos multicéntricos(UGCs).

• Cada nodo incluye un laboratorio de referencia y hasta 3 laboratorios de respuesta hospitalaria que dan servicio a los hospitales comarcales.

• Se crea un Comité de Dirección de la RDBO del que dependen grupos de trabajo específicos. Uno de ellos es el de Sistemas de información.

RDBO

5 UGCs

5 LAB. REFERENCIA

9 LAB. RESP. HOSP

POCTCongreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

HUR

HSE

HUC

HUA

HSA

HLZHTX

HAD

HBD

HZU

HUD

HMEN

HGU

HGEHUB

RDB Osakidetza 2.200.000 hab


2018

B-HMICGENINM

CORE

B-HMICGENINM

CORE

B-HMICGEN

CORE

B-HMICGEN

CORE

LRH

LRHMIC

LRHMIC

LRHMICB-H

MICCORE

LRH

LRH

LRH

LRH

POCT

LRH

POCT

Urduliz (200)

S. Eloy (120)

Gernika (CAR)

Bidasoa (80)

Mendaro (100)

Zumarraga (100)

Santiago (250)

Txagorritxu (500)

Alto Deba (100)

Leza (50)

Sta Marina (100)

HUB (700)

HUC (1000)

HGU (400)

HUD (1100)

HUA500,000 hab

400,000 hab

350,000 hab

300,000 hab

650,000 hab


2018

Implantación de la RDBO

• Se lleva a cabo el reordenamiento de los laboratorios.

• Se adapta el SIL a los nodos (parcialmente multicéntrico). Se comprueban las limitaciones del sistema.

• Se plantea que es imprescindible un cambio tecnológico a nivel de SIL que mejore todos los aspectos de la gestión de los laboratorios y que sea coherente con la estructura en red del la RDBO.

• Se inicia el proyecto Laborabide basándolo en un concurso público gestionado por un grupo de trabajo multidisciplinar y multi-nodo.


2018

Proyecto Laborabide

• El nuevo SIL es la evolución que da soporte a la estructura Corporativa y en red de los laboratorios

de Osakidetza. Adjudicado a Gestlab (Indra Cointec) en enero de 2016.

• Es un sistema corporativo, multicéntrico e integrado con una visión corporativa y en red.

• Que incluye la solicitud asistida, la extracción y la visualización únicas para todos los centros y niveles asistenciales.

• Que abarca todos los aspectos del laboratorio. (Gestión preanalítica, gestión analítica, control de calidad, postanalítica, informes, gestión de la calidad, costes, explotación de la información,.)

• Que contemple al laboratorio como parte del proceso asistencial, con acceso directo a la HCE.

• Basado en diccionarios corporativos y la estandarización.

• Que permita una gestión de la información asistencial a cualquier nivel y combinada con todo el resto de información asistencial y de gestión.


2018

CONTEXTO

DIMENSIÓN DEL PROYECTO

Todos los facultativos peticionarios de Osakidetza

Más de 250 centros de obtención de muestras además de los de ámbitohospitalario

850 profesionales de laboratorio

5 UGCs

15 laboratorios

>20 integraciones con otros sistemas

>50 conexiones con middlewares

>300 conexiones en tiempo real con analizadores

Catálogos corporativos. Catálogo de >5.000 pruebas diferentes

>15.000 pacientes/día

>200.000 pruebas/díaCongreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

OBJETO DEL PROYECTO

PETICIÓN Y VISUALIZACIÓN

SIL PREVIO NUEVO SIL

Dos sistemas de peticiónindependientes: primaria yespecializada

Paneles que control configurados porcada clínico

Petición mecanizada, sin inteligencia

Visualización de texto simple yHeterogénea

Visión del evolutivo por centro

Monolingüe

Petición única, adaptada a la tipologíade solicitante

Petición asistida, que incorpora reglas

Permite establecer estrategias degestión de la demanda

Paneles de solicitud corporativos*.

Alertas y resultados inesperados.

Visualización completa y uniforme.

Visualización gráfica y con imágenes.

Visión global del evolutivo.

MultilingüeCongreso Nacio

nal Laboratorio Clínico 2018

OBJETO DEL PROYECTO

EXTRACCIÓN


Diferentes y múltiples estrategias deextracción

Enfoque monocéntrico

Sin soporte para la gestión de salas /áreas de extracción

Sin trazabilidad

Estrategia de extracción única,adaptada al entorno: hospital, atenciónprimaria…

Fusión de peticiones

Extracción Universal, en toda la Red.

Gestion informatizada de salas / áreasde extracción e incorporación de lagestión de citas

Gestión del transporte

Trazabilidad integrada en el proceso


2018

OBJETO DEL PROYECTO

ENFOQUE CORPORATIVO


Actuaciones por centro:

o Catálogo

o Estructura organizativa

o Mantenimiento de los catálogos

Formas de trabajar independientes

Trazabilidad parcial y no integrada

Escasa estandarización

Catálogos únicos y corporativos

Lenguaje uniforme

Estructura organizativa corporativa

Mantenimiento centralizado eintegrado

Grupos de trabajo con acuerdos deestandarización, que asegurantranversalidad.

Trazabilidad completa del proceso


2018

OBJETO DEL PROYECTO

SISTEMÁTICA DE GESTIÓN


Cada Nodo tiene su propio Sistema deGestión:

o Cuadro de Mando

o Sistema de gestión de incidencias

o Gestión documental

o …

Gestión económica individual,heterogénea y voluntarista

Dificultades para obtener datoshomogéneos

Cuadro de Mando Corporativoconsensuado, que contemplaindicadores de : actividad, calidad ycostes

Adaptado a los diferentes niveles degestión: UGC / OSI / RDB / OSAKIDETZA

Gestión económica estandarizada yreal

Facilidad para obtener informaciónpara incorporar a los Contratos deGestión.

Integración con otros SistemasCorporativos: SAP / OBI / …

Posibilidad de monitorizar lasrelaciones entre centros.


2018

OBJETO DEL PROYECTO

FUNCIONALIDADES INTRALABORATORIOS

SIL ACTUAL NUEVO SIL

Sistema modular con disciplinasseparadas (microbiología), quedificultan la gestión integrada dellaboratorio

Menús de opciones independientes.

Derivación intercentros compleja yprecaria

Dificultades para entornos coninformes complejos con imágenes.(Genética) o gestión de familias

Sistema único, que integra todas lasdisciplinas, incluida la microbiología yla genética.

Menús de opciones en contexto.

Derivación intercentros ágil y sencillacon la máxima información.

Gestión integral de la calidad.

Acceso directo a la historia delpaciente

Facilita el trabajo sin papeles.Laboratorio sin papeles.

Gestión de familiasCongreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

OBJETO DEL PROYECTO

INTEGRACIÓN

SIL previo NUEVO SIL

Integración precaria y en ocasionesimposible de realizarse

Integración con sistemas corporativos:SAP / OBI / TAO/ Cribados / Farmacia,Criticos, …

Posibilidad de acceso desde laaplicación a la historia del paciente.

Posibilidad de obtener datos deepidemiología, estudios … de maneraágil y sencilla

Orientación del proceso asistencialcompleto.

Sienta las bases para nuevas TIC (Bigdata, Machine learning,..)


2018

Objetivos y Formato

CONTEXTO

OBJETO DEL PROYECTO


FASES DEL PROYECTO

IMPLANTACIÓN


2018




COMITÉ ESTRATÉGICO

COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL

COMITÉ FUNCIONAL CLÍNICO MULTIDISCIPLINAR

COMITÉ DE INTEGRACIONES Y

MIGRACIONES

COMITÉ DE ARQUITECTURA E

INFRAESTRUCTURA

REFERENTES DE LOS CENTROS: INFORMÁTICA Y LABORATORIOS

CF MICRO

CF GENÉTICA

CF PETICIÓN

ELECTRÓNICA

CF ….

CF ….

N

I

V

E

L

C

O

R

P

O

R

A

T

I

V

O

N

I

V

E

L

O

S

I

Modeloparticipativo

Comité de

Dirección de

la RDBO

• Información

• Contraste

• Apoyo al

despliegue


2018

ASPECTOS ORGANIZATIVOSFu

nci

on

es

COMITÉ ESTRATÉGICO

Órgano de gestión del proyecto de mayor rango, responsable de:

• Establecer los objetivos y tomar las decisiones estratégicas.

• Hacer los contrastes necesarios con el Comité de Dirección de los Laboratorios de la RDB.

• Aprobar la planificación del proyecto y el planteamiento organizativo.

• Hacer el seguimiento del proyecto y validar los contenidos y avances.

• Aprobar las posibles modificaciones del alcance del proyecto.

• Promover la colaboración y la participación de los Centros

• Gestionar posibles conflictos

Co

mp

osi

ció

n

• Director de Asistencia Sanitaria

• Subdirector de Sistemas de Información

• Responsable funcional RDBO

• Coordinadora RDBO

• Responsable económico RDBO:

• Jefe Servicio Desarrollo

• Representante de la DGECongreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

ASPECTOS ORGANIZATIVOSFu

nci

on

es

COMITÉ DE DIRECCIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL (frecuencia mensual)

Mantiene una visión global del conjunto del proyecto, de sus hitos y sus interdependencias, asícomo de los riesgos potenciales e incidencias.

• Velar por el cumplimiento del alcance definido, el ajuste a los plazos globales establecidos yla satisfacción de obligaciones contractuales.

• Seguimiento de la planificación con el avance en la ejecución de Fases, Tareas y Actividades

• Proponer y/o aprobar la priorización y re-priorización de las líneas de actuación. Revisión dela planificación en caso de cambio.

• Proponer y/o aprobar los planes de implantación específicos de cada uno de los laboratorios.

• Proponer y/o aprobar las posibles modificaciones del alcance.

• Adoptar acuerdos en todos aquellos puntos conflictivos que se detecten o que hayan sidoderivados.

• Aprobación de cada fase, validación de los entregables.

• Revisión de los informes periódicos para corregir o minimizar las desviaciones detectadas

• Coordinar la participación de las distintas personas y grupos relacionadas con el proyecto.

• Evaluar los riesgos, identificar y poner en marcha planes de acciones correctivas

Co

mp

osi

ció

n UTE Indra-Cointec:

• Responsable Indra Sanidad

• Gerente UTE

• Jefe de proyecto

Osakidetza:


• Coordinadora RDBO

• Jefe Servicio Desarrollo


• Rble. económico RDBOCongreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

Fun

cio

nes

COMITE FUNCIONAL - CLÍNICO

Comité compuesto por representantes clínicos de las diferentes UGC y representantes de los servicios centralespara la definición del modelo operativo de la RDBO y del Laboratorio Tipo.

• Análisis de los flujos de trabajo actuales y futuros en la red de los laboratorios de Osakidetza

• Identificación y determinación de catálogos corporativos

• Identificación de reglas corporativas

• Identificación de cuadros de mando

• Identificación de integraciones con sistemas internos y sistemas corporativos

• Identificación de aspectos de mejora en los procesos globales del la RDBO

Co

mp

osi

ció


• Consultores

• Responsable Implantación


Osakidetza:


• Jefe de Servicio Desarrollo


• Responsable funcionales a determinar

Entr

adas

R

esu

ltad

os Análisis de la situación actual (fortalezas y debilidades)

Flujos de trabajo globales (identificación de mejoras en el proceso global)

Catálogo de servicios corporativo a aplicar en la RDBO

Plan de despliegue de la solución



2018

Fun

cio

nes

COMITÉS OPERATIVOS (A DEMANDA)

Grupos propuestos por el Comité funcional Clínico para elaboraraspectos concretos del proyecto en relación con aspectosdiferenciales de las disciplinas o áreas de conocimiento.

• Elaboración de catálogos. (nomenclatura, expresión de resultados)

• Sistemáticas básicas de trabajo

• Sistemas de calidad

• Interacción con sistemas clínicos

Co

mp

osi

ció


• Los que se consideren adecuados en función de la temática del Comité

Osakidetza:

• Contarán con un responsable y los miembrosmás apropiados a la temática del Comité

• El responsable reportará los resultados alComité Funcional

Entr

adas

R

esu

ltad

os Las que proponga el Comité Funcional

Las previstas en la propuesta del grupo


• Genética

• Microbiología

• Inmunología

• Hematología

• Análisis/Bioquímica

• Preanalítica

• Petición electrónica

• Grupos informáticos


2018

Fun

cio

nes

COMITE DE ARQUITECTURA E INFRAESTRUCTURA

Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de la arquitectura einfraestructura que de soporte al sistema de información corporativo de la RDBO.

• Definición de la infraestructura lógica

• Definición de la infraestructura física

• Dimensionamiento propuesto

• Diseño de plan de contingencia

• Diseño de monitorización del sistema

Co

mp

osi

ció



• Responsable Infraestructura


Osakidetza:

• Jefe Servicio Infraestructura

• Responsable infraestructura

Entr

adas

R

esu

ltad

os Disponibilidad de infraestructura actual, capacidad de crecimiento

Especificación de la arquitectura de la solución (lógica y física)

Especificaciones técnicas de infraestructura física del CPD

Especificaciones del software de base, configuración del arquitectura

Plan de contingencia



2018

Fun

cio

nes

COMITE DE INTEGRACIONES Y MIGRACIONES

Comité compuesto por representantes técnicos para la definición de las integraciones con lossistemas de información corporativos y la identificación la información para la migración.

• Inventario de integraciones

• Contenido de las integraciones, información a integrar, mecanismos de integración, …

• Especificación técnica de cada integración

• Inventario de migraciones, criterios de normalización para las migraciones, evaluación de lacalidad de los datos a migrar, definición de fechas de corte.

Co

mp

osi

ció

n

UTE Indra-Cointec:


• Responsable GestLab


Osakidetza:

• Responsable técnicos

• Expertos

Entr

adas

R

esu

ltad

os

Prestaciones actuales de integración de los sistemas de información corporativos

Información (datos) a incorporar en el proceso de migración

Especificación funcional y técnica de cada una de las integraciones

Plan de pruebas de las integraciones

Estructura y contenido de la información de GestLab a ser incorporada en el proceso de migración

Identificación de las necesidades de mapeos de codificación de catálogos



2018

Fun

cio

nes

Responsable/s funcional por Centro (Hospital). Figuras de Referencia: Informática y Laboratorio

Figura de referencia en la implantación de cada uno de los Centros.

• Supervisar cotidianamente el desarrollo del proyecto.

• Promover y participar en reuniones periódicas.

• Organizar las actividades mixtas en las que participe personal de la empresa y del laboratorio.

• Detectar y resolver en primera instancia los conflictos de coordinación y resolución de tareas.

• Aprobar los planes de acción.

• Debatir, aprobar o gestionar su aprobación por las instancias adecuadas de los documentos que la empresadeba entregar en cada hito del proyecto.

• Analizar los problemas y riesgos, así como decidir medidas correctivas. Aprobar los cambios.

• Validación de los requisitos y aprobación de la documentación de análisis.

• Resolución de conflictos funcionales.

• Difusión continuada de los aspectos funcionales a los colectivos que se considere.

• Elaborar y transmitir los procedimientos y prácticas de su área de competencia.

Entr

adas

R

esu

ltad

os

Documentación en uso para la gestión actual de los procesos de cada laboratorio

Informe resultante de consultoría de procesos específico del hospital / laboratorio /área



2018

Objetivos y Formato

CONTEXTO

OBJETO DEL PROYECTO


FASES DEL PROYECTO

IMPLANTACIÓN


2018



El producto de los grupos de trabajo ha sido:

Definición de la arquitectura del sistema

Definición del modelo de integración

Definición del modelo de funcionamiento global y específico del sistema

Identificación de GAPs funcionales y su priorización.

Definición de la estrategia de implantación y migración

Definición de los catálogos corporativos y consensos generales

Definición de los sistemas de gestión y explotación

FASES DEL PROYECTO

DEFINICIÓN


2018

UGCDONOSTIA

UGCARABA

UGCCRUCES

UGCBASURTO

UGCGALDACAO-USANSOLO

SSCCRED RDBO

FASES DEL PROYECTO

ARQUITECTURA

Se plantea un modelo mixto, centralizado / descentralizado, con 5 instancias operativas una para cadauna de las unidades de gestión clínicas, y una instancia superior de agregación y consulta para darcobertura a los objetivos de gestión de la red de diagnóstico biológico de Osakidetza

Este modelo tiene las ventajas de disponibilidad, rendimiento, personalización de la operativa, y almismo tiempo no renuncia a los objetivos estratégicos de disponer de un modelo de organizaciónglobal de la RDBO

Modelo mixto centralizado / descentralizado


2018

FASES DEL PROYECTO

ESTRATEGIA DE DESPLIEGUE

Implantación conservadora, controlada. Convivencia en el tiempo entre Gestlaby Omega

Implantación en un centro completo.

Centro complejo, que incluya todas las disciplinas y toda la casuística.

Decisión del Comité Estratégico:

Empezar en la UGC del HUC (1 Lab de referencia y 2 LRH)

Continuar con la UGC del HGU, para testar el modelo completo (interacciones, derivaciones…)

Resto de UGC en función del desarrollo del proyecto.

Proyecto completo en tres años.


2018

• Migración: PDFs

Se migran en formato PDF todos los informes cuyos demográficos tengan la calidad suficiente y tengan CIC.

• Migración de dato estructurado.

Se migran los datos como pruebas de aquellas pruebas que sean mapeadas en Gestlab y de un periodo concreto.

FASES DEL PROYECTO

ESTRATEGIA DE MIGRACIÓN


2018

Objetivos y Formato

CONTEXTO

OBJETO DEL PROYECTO


FASES DEL PROYECTO

IMPLANTACIÓN


2018



Implantación

• Adjudicación 2016.

• Diseño, arquitectura, definición, hardware (2016)

UGC LABS VIS PE EXT OBI DOC

HUC 2017 2018 2018 2018 2018 2019

HGU 2017/2018 2018 2018 2018 2018 2019

HUB 2018 2018 2019 2019 2019 2019

HUD 2018/2019 2019 2019 2019 2019 2019

HUA 2019 2019 2019 2019 2019 2019


2018

PROBLEMÁTICA

El enorme cambio a todos los niveles que ha supuesto la adaptación de Gestlab a los requerimientos de Osakidetza ha supuesto no pocos problemas que podemos resumir en.

• Grupos de trabajo con diferentes grados de consenso y coordinación.• Participación en la dinámica de entornos y protocolos de las aplicaciones corporativas

centralizadas.• Integraciones muy complejas.• Arquitectura y rendimiento.• Numerosas versiones por nuevos requerimientos con• Gaps no previstos.• Dificultades en la formación.

Todos estos problemas se han ido solucionando y el proyecto tiene prevista su finalización a mediados de 2019


2018

PUNTOS FUERTES

Proyecto ambicioso, complejo e innovador.

Proyecto referente.

Va a posibilitar un cambio cultural hacia el trabajo colaborativo y la estandarización.

Clave para el trabajo en red y el enfoque corporativo, va a permitir consolidar la RDB.

Proyecto de futuro que va a dar respuesta a un entorno cambiante y complejo.

Va a facilitar la consecución de reconocimientos externos: acreditación, certificación…

Alineado con la estrategia de Osakidetza y el Plan de Salud.Congreso Nacional Laboratorio Clínico

2018

CAMBIO CULTURAL

• El proyecto obliga a:– Hablar, discutir y consensuar entre especialistas de

distintos centros.

– Hablar y consensuar entre especialistas de distintas disciplinas.

– Hablar y consensuar con los profesionales clínicos.

– Hablar y consensuar con enfermería.

– Hablar y consensuar con informáticos. Plantear requerimientos y mejoras de forma consensuada.

– Un sistema de gobernanza y toma de decisiones sólido.


2018

Eskerrik Asko!!

Muchas gracias !!

Hablamos en 2019…


2018

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