Tengja eintökEintakaþáttur

Október 2004Harpa Rós Jónsdóttir

Kerfisbókasafnsfræðingur

Yfirlit kynningar

• Eintök og eintakaþáttur

• Tækjastika eintakaþáttar

• Að velja rétta færslu

• Að finna færslu í eintakaþætti

• Að velja færslu

• Leiðsögugluggi og eintakalisti

• Að tengja færslu

• Eintaksglugginn

• Vista eintaksupplýsingarnar

• Að breyta eintaki

• Að eyða eintaki

• Að vista sjálfgildi

• Hjálp

Eintök og eintakaþáttur

• Tenging eintaka fer fram í Eintakaþætti (Items)

• Þegar eintak er tengt bókfræðifærslu er verið að segja til um að safn eigi eintak af tilteknu verki

• Hverju eintaki í kerfinu er úthlutað einkvæmu eintaksnúmeri (=strikamerki)

• Eintök eru m.a. forsenda fyrir útlánum í kerfinu

Start > Programs > Aleph 500 > Items

Tækjastika eintakaþáttar

Leit eftir eintaksnúmeri, háð stjórnunareiningu (Ctrl+B)

Finna færslu með orðaleit (Ctrl+F)

Finna færslu með flettileit (Ctrl+S)

Hætta í eintakaþætti

Að velja rétta færslu

• Þegar tengja á eintak skiptir öllu máli að rétt bókfræðifærsla sé valin

• Eintak sem hefur verið tengt við ranga bókfræðifærslu jafngildir því að vera týnt auk þess að gefa rangar upplýsingar um safnkost tiltekins safns

• Nákvæmni við leit og val á bókfræðifærslu til að tengja við er því mikilvæg

Að finna færslu í eintakaþætti

• Leita að færslu eftir ISBN / ISSN:Notið Flettileit (Skúffan), leitarsvið ISBN eða ISSN

• Leita að færslu eftir titli:Notið Leit (Kíkirinn), leitarsvið TitleHægt er að slá inn orð úr titli, t.d. undað hné og bókin “Heygðu mitt hjarta við undað hné” finnst

• Leita að færslu eftir höfundi:Notið Flettileit, leitarsvið AuthorFyrir erlenda höfunda skal slá inn eftirnafn fyrst, t.d. Blixen Karen. Fyrir íslenska höfunda með millinafn skal flytja það aftast, t.d. Einar Guðmundsson Már

Að velja færslu• Ef fleiri en ein færsla samræmast leitarniðurstöðum (t.d. verk sem til er í

fleiri en einni útgáfu) birtist list með stuttum færslum.

• Uppljómið tiltekna færslu og notið hnappinn Birta fulla til að fá nánari upplýsingar um verkið. Þegar rétta færslan er fundin skal smella á hnappinn Velja

Leiðsögugluggi og eintakslisti

• Ef aðeins ein færsla samræmist innslegnum upplýsingum birtist eintakslistinn ásamt leiðsöguglugganum um leið og leit hefur verið gerð

Í leiðsöguglugganum má skoða bókfræðifærslu verksins.

Eintakalistinn birtir lista yfir þau eintök sem til eru í stjórnunareiningu / safni.

Að tengja færslu

• Vinstra megin á eintakalistanum eru hnapparnir:

Bæta við – búa til nýtt eintak

Afrita – búa til nýtt eintak með því að afrita annað sem fyrir er. Aðeins þarf að setja inn nýtt eintaksnúmer

• Ef hnapparnir Bæta við eða Afrita eru valdir birtist eintaksglugginn

Eintakslugginn1. Almennar upplýsingar

Eintakslugginn1. Almennar upplýsingar

Fylla þarf út eftirfarandi:

• Strikamerki, hvert tengt eintak hefur strikamerki (=eintaksnúmeri)

• Safn, það safn sem eintak tilheyrir

• Tegund staðsetningar, hvaða flokkunarkerfi er notað

• Staðsetning, raðtákn. T.d Row Har B

• Efnistegund, formgreina hið fýsíska eintak

• Eintakastaða, segir til um hvort lána má eintakið og þá hversu lengi

Eintakslugginn1. Almennar upplýsingar

Einnig má nota möguleikana:

• Safndeildir, hægt er að skipta söfnun upp í safndeildir til þess að gefa til kynna staðsetningu rits til viðbótar við raðtákn. Hentar vel ef notaðar eru geymslur eða söfn á fleiri en einni hæð. Vinsamlega sendið beiðnir um safndeildir á hjalp@landskerfi.is

• Lýsing, stuttar og hnitmiðaðar upplýsingar sem birtast í eintakalista á vefnum. Einkum notað fyrir tímarit

Eintakslugginn2. Almennar upplýsingar

Eintakslugginn2. Almennar upplýsingar

Athugið einnig:

• Leit – nánari upplýsingar, birtist í nánari upplýsingum um eintak á gegnir.is

• Útlán, nánari upplýsingar, birtist í sérstökum glugga sem popar upp í hvert sinn sem lána á eða skila eintaki í útlánaþætti

• Innri athugasemd, þessar upplýsingar birtast aðeins í þessum glugga og hvergi annars staðar

Vista upplýsingarnar

• Þegar búið er að fylla út viðeigandi upplýsingar í eintaksglugganum er hnappurinn Staðfesta valin til að vista upplýsingarnar

• Að því lokun ætti að bætast við lína í eintakalistanum, það er fyrir nýja eintakið sem nú er orðið til

Að breyta eintaki

• Ef breyta á eintaksupplýsingum er það gert í eintakaþætti á sama hátt og eintak er tengt, nema að í stað þess að velja Bæta við eða Afrita í eintakalistanum er hnappurinn Breyta valinn. Opnast þá eintaksglugginn og hægt er að gera þær breytingar sem þörf er og að lokum velja Breyta til að vista upplýsingarnar

• Ef breyta á upplýsingum fyrir mörg eintök í einu þannig að þau fái sama gildi fyrir tiltekið atriði skal opna Útlánaþátt og velja fellivalmynd Eintök > Breyta eintaksupplýsingum (sjá nánar skjal á Þjónsutuvef landskerfi.is)

Að eyða eintaki

• Ef afskifa á eintak er hnappurinn Eyða í eintakalistanum valinn

• Þegar eintaki er eitt er aðeins verið að segja að tiltekið safn eigi ekki lengur eintak af tilteknu verki en bókfræðifærslan stendur eftir sem áður

Að vista sjálfgildi

• Hægt er að auðvelda lífið með því að vista sjálfgildi í eintaksglugga, en það eru þá upplýsingar sem koma sjálfkrafa upp í hvert sinn fyrir tiltekið safn, þegar tengja á eintak með hnappnum Bæta við í eintakalista

• Fyllið út þær upplýsingar sem þið teljið að séu oftast eins (t.d. tegund staðsetningar og efnistegund) og smellið á hnappinn Vista sjálfgildi. Næst þegar Bæta við hnappurinn er valin koma þessar upplýsingar sjálfkrafa upp

Hjálp

• Hjálp úr fellivalmynd

• Hjálp úr einstaka aðgerðagluggum

• Þjónustuvefur á landskerfi.is hafið samband á hjalp@landskerfi.is til að fá aðgangsorð

Orðalisti

• Eintak: Item

• Eintakalisti: Item list

• Eintaksstaða: Item status

• Ferilstaða: Item process status

• Forðaupplýsingar: Holdings

• Leiðsögugluggi: Navigation window

• Safn: Sub-library

• Safndeild: Collection