MODULO MUESTRA EMPRESARIAL Por Raquel Castiblanco

1. TITULO DE LA MUESTRA EMPRESARIAL2. OBJETIVOS3. PARTICIPANTES4. SITIO Y PLANOGRAMAS 5. ADMINISTRACIÓN DEL EVENTO6. PUBLICIDAD.7. COSTOS E INGRESOS.8. FECHAS Y CONVOCATORIA.9. ANÁLISIS DE RESULTADOS.

1. TITULO DE LA MUESTRA

EMPRESARIALDebe Tener relación con el tipo de

productos o servicios.

1) Para informar.2) Comercializar y/o lanzar

productos, servicios y/o proyectos.

3) Como metodología académica.

4)Investigación de mercados

TITULO

El mensaje debe ser claro y con una frase muy “vendedora”, que invite a participar tanto a los expositores como a los visitantes.

2. OBJETIVO DE LA MUESTRA

-OBJETIVO GENERAL

- OBJETIVOS ESPECIFICOS

Tener claro el campo de acción, los beneficios y poder analizar los resultados de acuerdo con lo planteado inicialmente.

Número de veces que se realiza, para llevar la secuencia :

1. TITULO DE LA MUESTRA

EMPRESARIAL

Muestra empresarial No. 1 tipo A, B...etc. Por ciudades, regiones, poblaciones, facultades, clientes, productos o servicios.Debe estar de acuerdo con la clasificación que se requiera.

La Justificación de la Muestra: El porque se requiere desarrollarla.

Los beneficios que obtendrán tanto organizadores, expositores, patrocinadores y “clientes” o visitantes.

Es claro que para cada publico relevante debemos enfocar nuestros objetivos, beneficios y justificación.

2. OBJETIVO DE LA MUESTRA

El rol de cada participante debe quedar claramente establecido para controlar todo el desarrollo del evento, puesto que debido al tipo de muestra empresarial, se requieren ciertos controles de entrada y salida tanto de personas como de información y de infraestructura requerida.

3. PARTICIPANTES

3. PARTICIPANTES

Organizadores.ExpositoresPatrocinadoresProveedores de bienes y serviciosClientesVisitantes.

P U B L I C O S R E L E V A N T E S

1. Ubicación geográfica dentro de la ciudad, población región.

4. SITIOS Y PLANOGRAMAS

Con base en los objetivos y tipo de participantes, se define el sitio teniendo en cuenta los siguientes aspectos generales:

2. Facilidad de acceso de personas, maquinaria, equipos, productos, servicios, etc.

3. Tamaño del sitio: Metraje y su distribución, existen marcadas diferencias en locales o centros con distribución en “L”, en “U”, por niveles. Su claridad, visibilidad.

4. SITIOS Y PLANOGRAMAS

5. Flujo de personas: Para montaje y desmontaje del evento, para circulación del mismo, para

desarrollo de un evento puntual (Cocktail, o show de iniciación ).

4. Instalaciones locativas: Servicios de agua, electricidad, luz, teléfonos

móviles y fijos, gas, Internet, satelital etc. Baños, cafeterías,

vestieres, salones VIP.

6. Para puntos de pago, de refrigerios, descansos, entrevistas, cambios, información personalizada.

7. Panelería para los stand: Alquilada, desechable, reutilizable, comprada, con decoración o no, tamaños, materiales, colores

8. Seguridad: Interna, externa,

contratada, asignada.

P L A N O G R A M A S

Son planos sobre papel, con el diseño y las medidas a escala de la distribuciónde los stand, o puestos.

PLANOGRAMAS

PERMITEN DISEÑAR LA CORRECTA DISTRIBUCION

DE LOS STAND, LOS SERVICIOS, LOS

SALONES ESPECIALES, ETC. PARA LOCALIZAR

CLARAMENTE UBICACIONES Y FLUJOS

DEL DIFERENTETRAFICO QUE TENGA EL

EVENTO.

SON MUY CLAVES PARA LA PREVENTA Y VENTA DEL EVENTO.

o Se hace de acuerdo al tamaño, a los servicios ofrecidos y ubicación. oIgualmente así será su costo o inversión para el participante.oNo exceder de tres tipos de clasificación, para facilidad de asignación y de comercialización o venta

CLASIFICACION DE LOS STAND

5.ADMINISTRACION DEL EVENTO

Se designa una persona con responsabilidades para :Coordinar y dirigir las labores de Montaje.- Desmontaje. -Logística interna.- Publicidad.-Atención a clientes, a Visitantes, Control Información y dineros, dirección del grupo, atención a medios

REGISTRO DE DATOS: La administración del evento desarrollará la metodología de

registro de datos básicos para:Organizadores. Expositores

Patrocinadores, Proveedores de bienes y servicios y Clientes

Adicionalmente generará los controles para afluencia de público, ingresos, egresos,

vigilancia, inscripciones, apertura y cierre del evento, Invitados especiales, permisos

legales, publicidad y demás que considere convenientes.

La administración generará reportes periódicos de acuerdo con el tiempo de duración

del evento, así como el informe ejecutivo de resultados.

EL ADMINISTRADOR

El slogan, canción colores, formas, mascota, material P.O.P. (material de publicidad y apoyo personalizado: escrito, souvenir etc.) así como

uniformes, papelería, modelos (personas o Dumies), se elaborarán guardando uniformidad en el tema, las formas geométricas, canción, colores y texto que se quiera transmitir, cumpliendo con la

promesa básica de los objetivos del evento.

6. PUBLICIDAD

La información que se divulgará, será la misma en cualquier medio que se utilice para guardar uniformidad y recordación ante los públicos

relevantes.

Así mismo la decoración del sitio, ya sea contratada, individual o

colectiva por parte de los participantes, será uniforme si así

lo disponen los organizadores.

P L A N D E M E D I O S

La logística de distribución de la publicidad se define con base en el presupuesto y el tiempo disponible para el evento, se debe

tener en cuenta: Si se hace puerta a puerta, por correo

directo, en sitios específicos, por comisión de participante inscrito, por contratación a

una agencia o con personal contratado directamente por los organizadores del

evento.

LAS PROMOCIONES: Se pueden acordar conjuntamente con los expositores, o dejar libre opción para que cada expositor contemple su propio plan promocional, ya sea con descuentos, plazos, sobre producto, regalos, rifas, inscripciones, referidos, etc.

6. PUBLICIDAD

7. COSTOS E INGRESOS

LISTA DE REQUERIMIENTOS

8. FECHAS Y CONVOCATORIA

Se definen con mínimo dos meses de anticipación.

Para definir la fecha se debe analizar muy bien losFactores de temporadas, festivos, clima, etc.

Se prepara la convocatoria con base en los objetivos.

El diseño de la invitación , a quién va dirigida y suDistribución serán manejados por el personal asignado de publicidad.

La convocatoria debe reconfirmarse con anticipación.

9. ANALISIS

DE

RESULTADOS