teoría y tecnología de gestión 3

Licenciatura en Gestión Educativa– Escuela para la Innovación Educativa - UNSE

LGE

ESPACIO CURRICULAR TEORÍA YTECNOLOGÍAS DE GESTIÓN

IIIModulo III

Autor:Lic. Fernando Jose Cordoba

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Herramientas de Gestión: Los planes operativos

I La administración como proceso

La administración se define como el proceso de diseñar y

mantener un ambiente en el que las personas trabajando en grupos,

alcancen con eficiencia las metas seleccionadas. Este proceso tiene

cuatro etapas básicas: planeación, organización, dirección y control.

EntornoPlaneamie

Entorno

Control Organizaci

Entorno

Dirección

Entorno

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Planeación: es la etapa en que los administradores definen la misión,

los objetivos y demás planes para la organización. Requiere de un

complejo proceso de decisión.

Organización: es aquella parte de la administración que implica

establecer una estructura intencional de los papeles que deben

desempeñar las personas en una organización. Es intencional en el

sentido de que asegura que se asignen todas las tareas necesarias para

cumplir las metas. El propósito de una estructura organizacional es la

creación de un ambiente propicio para la actividad humana. Por ello

constituye una herramienta administrativa y no un fin.

Dirección: consiste en influir sobre las personas para que contribuyan

a la obtención de las metas de la organización. Para lograr una buena

dirección, es decir que sea eficaz y eficiente, es necesario tener presente

los siguientes aspectos:

1- Un proceso de motivación de modo tal de lograr una mezcla de

impulsos para que se concrete la influencia

2- Un proceso de comunicación que sea movilizador y le dé el

dinamismo necesario a la organización

3- Un perfil de liderazgo acorde a las necesidades de dirección,

influencia y a las características de los grupos a dirigir

Control: implica medir y corregir, según el caso, el desempeño

individual y organizacional para asegurar que lo hechos se ajusten a los

planes. Es decir que las actividades de control se relacionan con la

medición de los logros. El proceso básico de control,

independientemente donde se encuentre o quién lo realice, comprende

tres pasos: establecer estándares o puntos de referencia con respecto a

los cuales los administradores establecen los controles; medir el

desempeño, es decir el nivel de ejecución; y luego corregir las

desviaciones en caso de que no coincidan los planes con la ejecución.

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II La Planeación, tipos

La planeación es la etapa básica del proceso administrativo que

incluye seleccionar misiones y objetivos, y determinar el conjunto de

acciones que permitan alcanzarlo.

Es así que la planeación provee de un enfoque racional en la

obtención de objetivos, el que requiere de los administradores un

esfuerzo intelectual por imaginar y construir un futuro incierto y poco

controlable. Es decir, planificar es más que hacer planes; es construir el

futuro que se desea.

La naturaleza de la planeación puede ser analizada al examinar

sus cuatro aspectos principales:

1- Contribución al propósito y a los objetivos: ya que cada plan sea

principal o de apoyo debe contribuir al logro de los objetivos

organizacionales. Esto se deduce de que la organización existe

para el logro de su misión y objetivos a través de la cooperación

deliberada.

2- Supremacía de la planeación entre las tareas del administrador:

esto se debe a que la organización, dirección y control se han

diseñado para el logro de los objetivos por lo que la planeación

precede a la ejecución de todas las otras funciones

administrativas.

3- Generalización de la planeación: es decir que se trata de una

función que debe ser ejecutada por todos los administradores,

aún sabiendo que su carácter y alcance varían según la posición

que cada uno de ellos tenga en la estructura de la organización.

Es decir que algunos participarán en planes generales y otros en

más específicos; en planes inmediatos o a largo plazo. Cualquiera

sea la situación, desde el gerente general o propietario hasta el

supervisor o jefe de cuadrillas, todos elaboran planes, todos

planifican.

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4- Eficiencia del plan: se relaciona básicamente con su propósito, es

decir el nivel o grado con que logra los objetivos que se persiguen.

Esta eficiencia puede se medida en términos de costo-beneficio; o

sea la contribución o aporte al logro de los objetivos a costos

realmente razonables, para lo que se deberá observar los aspectos

cuantitativos (costo, tiempo, etc.) y los aspectos cualitativos

(satisfacción grupal, imagen, etc.)

De esto también se desprenden las consecuencias que pueden

traer consigo una planificación errónea, ya que ello afectaría a la salud

y bienestar de toda la organización.

Dentro de la planeación, en las organizaciones se pueden

distinguir dos tipos de planes:

Planes estratégicos: son diseñados por los altos ejecutivos y

la administración de mando medios. Tiene como finalidad el

logro de los objetivos organizacionales

Planes operativos: son diseñados principalmente por la

administración de mandos medios e indican como serán

implantados los planes estratégicos mediante la acción diaria.

Estratégica Largo plazo Alta estructura Variables

externas/internas Alta incertidumbre Flexible No rutinario

Operativa Corto plazo Niveles medios y bajos

estructura Variables internas Poca incertidumbre Puede ser rígido Puede ser rutinario

La planificación estratégica es un proceso de una relevancia

mayor, si se busca lograr el éxito organizacional, ya que por medio de la

misma se logra activar la participación de todos los integrantes de la

organización, recayendo sobre ellos la determinación del futuro de la

organización.

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Los responsables de la planificación estratégica deben estar

atentos a los cambios que se lleven a cabo, ya sea en el ámbito interno

como en el externo de la organización, adaptando la estrategia a los

diversos requerimientos. Es por ello que el proceso de planificación

estratégica debe ser continuo.

P. Estratégica

Visión Misión Objetivos de largo

plazo Estrategias

P. Operativa

Programas Proyectos Presupuestos Pronósticos Procedimientos

Los planes que especifican los detalles de cómo deberán lograrse

los objetivos generales se conocen como planes operativos. Estos planes

tienden a abarcar periodos más cortos. Los planes operacionales

suponen la existencia de objetivos, ya que definen la forma de

alcanzarlos.

Los planes operativos pueden clasificarse en planes de uso único

(presupuestos, programas, proyectos, pronósticos) y planes de uso

permanente (reglas, procedimientos, políticas)

Lectura recomendadahttp://www.terras.edu.ar/biblioteca/17/17GSTN_Flores_Unidad_5.pdf

pág. 5 a 8

Para reflexionar: En la gestión actual de nuestra

institución educativa debemos identificar cuáles son

los planes con los que trabajamos, con qué

regularidad se los formula, quiénes son los

responsables de su formulación y su ejecución.

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http://www.terras.edu.ar/biblioteca/17/17GSTN_Flores_Unidad_5.pdf


III PROYECTOS SOCIALES. CÓMO

ELABORAR UN PROYECTO

¿Qué es un Proyecto?

Un conjunto de actividades interrelacionadas y coordinadas con

el fin de alcanzar objetivos específicos, dentro de los límites de un

presupuesto y de un período dados. (ONU, 1984)

Un conjunto de actividades concretas interrelacionadas y

coordinadas entre sí que se realizan con el fin de producir

determinados bienes y servicios capaces de satisfacer necesidades

o resolver problemas. (Ander-Egg)

Un proyecto es la respuesta a un problema y la puesta en marcha

de un proceso

La elaboración de un proyecto supone la capacidad de traducir las

ideas en acción. A la vez hay que pensarlos teniendo en cuenta los

objetivos a alcanzar, junto con la capacidad para integrar la

información recibida y la información elaborada... Para ello hay que

organizar la mente; Ander-Egg y Aguilar, nos proponen que nos

formulemos diez preguntas:

Qué...........se quiere hacer Naturaleza del proyecto.

Por qué.....se quiere hacer Origen y fundamentación.

Para qué.....se quiere hacer Objetivos, propósitos.

Cuánto.......se quiere hacer Metas.

Dónde........se quiere hacer localización física

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Cobertura espacial.

Cómo..........se va a hacer actividades y tareas.

Métodos y técnicas.

Cuándo...se va a hacer calendarización o cronograma (ubicación en

el tiempo)

A quiénes.....va dirigido Destinatarios o beneficiarios.

Quiénes.....lo van a hacer Recursos Humanos.

Con qué se va a hacer Recursos Materiales.

Cómo se va a costear Recursos Financieros.

A continuación desarrollemos cada uno de los pasos:

DENOMINACIÓN DEL PROYECTO

La denominación nos permite caracterizar en pocas palabras lo

que se quiere hacer en el proyecto.

El primer paso consiste en identificar el proyecto, titularlo;

haciendo referencia a la institución u organismo responsable de la

ejecución del proyecto, y, eventualmente a si forma parte de un

conjunto de proyectos.

Es importante concretar las actividades a desarrollar a través del

título, sin plantear el problema previamente ni la solución.

Puede incluir datos sobre:

- aquello que se quiere hacer,

- localización del proyecto,

- población a la que va dirigido,

- instituciones que participan.

NATURALEZA DEL PROYECTO

Aquí se plantearán los datos importantes como ser:

a- Descripción del proyecto.

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b- Fundamentación del mismo.

c- Objetivos.

d- Metas.

e- Localización física y cobertura espacial

f - Beneficiarios.

a- Descripción del proyecto.

Se pretende caracterizar y desarrollar la idea central; ampliando su

título, que hasta ahora nos brindó una información limitada, pero sin

extenderse demasiado.

SITUACIÓN INICIAL – POBLACIÓN

OBJETIVO: CARACTERIZACIÓN

En este espacio, acotado, se debe llegar a fundamentar la razón de ser

del proyecto:

- Clara definición del problema.

- Antecedentes a nivel macro y micro, con resultados.

b- Fundamentación del mismo

Aquí se desarrollarán las razones que justifican su realización.

Explicando el problema, su importancia. Para detectar el problema se

utilizan varias herramientas: encuestas, investigación participativa,

observación, etc. Se agrega además la evaluación de la propuesta más

adecuada. Se considerarán razones técnicas como políticas.

Para identificar un problema partimos de un diagnóstico, en donde:

Identificación de las necesidades o problemas sociales

Involucrar a la propia población en la identificación y resolución

de sus propios problemas y necesidades.

Utilizamos la tormenta de ideas como ejercicio para describir y

formular el problema.

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Para explicar el problema utilizamos la técnica “el árbol del

problema”.

El buen diagnóstico debe considerar los aspectos relevantes y

profundizar en ellos de manera de dejar de manifiesto la realidad:

a) Ubicación: determinar la ubicación con respecto no solo su

geografía, sino distribución interna de los equipamientos, distancia

de los centros de trabajo, de los centros de toma de decisiones.

b) Descripción General: la descripción general de un diagnóstico es

un elemento importante, debe dar cuanta de forma “general”,

amplia, de la realidad pasada y presente.

c) Datos de Población: aquí es donde se incorporan los datos

respecto al número de personas, familias, grupos etáreos, nivel

educacional, distribución por sexo, numero de viviendas, actividad

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económica predominante, y otros datos interesantes tales como

etnicidad, religión...

d) Equipamiento: aquí se hace una breve reseña del equipamiento

con que cuenta el espacio y la población diagnosticada. No solo es

enumerar sino considerar el acceso a los servicios que prestan, a que

sector esta orientado y como se incorpora dentro de la dinámica

social.

e) Accesibilidad: cuando hablamos de accesibilidad, no solo se hace

referencia a las vías de acceso al espacio diagnosticado que también,

sino como es posible acceder a contactos. La accesibilidad debe ser

entendida como la posibilidad de llegar a las fuentes de información,

acceder a las organizaciones, es la forma en que se es recibido e

integrado o no dentro del espacio o colectivo. La vinculación lograda

durante el diagnóstico es clave para el trabajo posterior.

c- Objetivos

Se indican los efectos que se pretenden alcanzar con su realización.

Explicitar los objetivos es responder a la pregunta: ¿Para qué se hace el

proyecto? Se trata de indicar los efectos que se pretenden alcanzar con

su realización.

Es la expresión del PROPÓSITO del proyecto. Es optar por el positivo,

promover algo.

La buena formulación de los objetivos asegura la elaboración de un

buen proyecto. En torno a los objetivos, se da coherencia a las

actividades del proyecto, de aquí que sea necesario el objetivo principal

y objetivos específicos. El primero es la intención central; los específicos

complementan, aunque a veces no son necesarios.

No hay que confundir al decir: “promover”, “coordinar”, “realizar una

investigación”, que aquí se están explicitando medios, pero NO fines.

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¿Cómo expresar un OBJETIVO?

Cualidades de un OBJETIVO

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d- Metas

En este sentido los objetivos deben adquirir un carácter operativo y no

quedar en buenas intenciones. Indicando cuánto se quiere lograr con la

realización del proyecto, dentro de un plazo determinado y en un

espacio delimitado.

e- Localización física y cobertura espacial

Consiste en determinar su ubicación geográfica. Pudiéndose utilizar

mapas, por ejemplo. Por su parte la cobertura espacial, indicará la zona

que cubrirá el proyecto. O sea el lugar en que se realizará y la zona de

influencia.

g- Beneficiarios

Aquí se identificará quiénes serán los beneficiarios inmediatos y los

indirectos o beneficiarios finales. Para ellos debemos identificar con

precisión los destinatarios, indicando por ejemplo:

-su situación general,

-ocupación,

-acceso a los servicios.

LAS ACTIVIDADES Y TAREAS A REALIZAR

Se debe precisar las actividades que hay que ejecutar para

alcanzar los objetivos propuestos. Un cuadro como el siguiente puede

ser de utilidad:

META PRODUCTO ACTIVIDADES TAREAS TÉCNICAS

Es necesario establecer un curso que fije la dinámica del proyecto.

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ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN

Intervención: proceso a través del cual se orienta una acción

para modificar un estado de realidad identificado intersubjetivamente,

ya sea de orden natural o de orden social, suponiendo que esa acción

incide sobre la restante. (Cimadevilla, 2003).

Un criterio básico y central en la selección de métodos y técnicas,

es el de dar preferencia a aquellos que facilitan, promueven o posibilitan

la participación de la gente en el desarrollo del proyecto.

Hay que establecer los mecanismos de inserción e implicación de

los beneficiarios en la realización del proyecto. (Ander Egg).

METODOS Y TÉCNICAS A UTILIZAR

Se debe también explicitar el instrumental metodológico y técnico

que se utilizará para las diferentes actividades.

La idea consistirá en lograr el óptimo en la combinación de

tecnologías apropiadas y de alto rendimiento; seleccionando la

alternativa que mejor se adapte a los fines del proyecto. Para el caso de

proyectos de trabajo social, por ejemplo, la selección de los métodos y

técnicas es el de dar preferencia a los que promuevan la participación

de la gente.

ACTIVIDADES

Es un conjunto de tareas específicas que deben realizarse para

alcanzar cada uno de los objetivos específicos o productos de un

proyecto.

Es la expresión práctica de los objetivos específicos. Es, entonces,

recomendable agrupar conjuntos de actividades detrás de cada objetivo

específico definido anteriormente.

Muestra lo que se hará para lograr los resultados esperados. Es,

entonces, recomendable ordenar las actividades con un criterio de

prioridad, identificando las „cruciales‟ de cuyo cumplimiento dependen

otras posteriores.

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Deben poder ubicarse en el espacio y tiempo, representadas en

un Cronograma.

Requieren de recursos para su ejecución, representados en un

Presupuesto.

DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS O

CALENDARIO DE ACTIVIDADES

Este ítem es el de la “calendarización del

proyecto”; que permite juzgar si el proyecto será

factible. O sea si lo que se pretende hacer,

realmente se va a poder llevar a cabo coherentemente.

Se debe tener en cuenta que para la elaboración definitiva del

calendario del proyecto, se debe contar previamente con el calendario

financiero; que asegure el suministro de insumos para cuando sean

necesarios.

Interacción con otras Instituciones:

El Cronograma y el Presupuesto deben incluir las Actividades y

Aportes comprometidos por otras Instituciones participantes del

Proyecto.

DETERMINACIÓN DE LOS RECURSOS NECESARIOS

Es imprescindible para su realización de un conjunto de bienes,

medios y servicios. Que se pueden clasificar como:

a- recursos humanos,

b- materiales,

c- técnicos y

d- financieros.

a.-Personas adecuadas y capacitadas para la realización de las tareas.

b- Es decir herramientas, equipos, instrumentos, infraestructura física.

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c-Estableciéndose las alternativas técnicas elegidas y las tecnologías a

utilizar.

d- Estimación de fondos que se pueden obtener y las fuentes con las

que se puede contar. Se debe hacer hincapié en los recursos

financieros, ya que de éstos dependerá que el proyecto tenga curso y no

sea una mera “declaración de buenos propósitos”, tal y como lo señalan

los autores.

CALCULO DE LOS COSTOS DE EJECUCIÓN Y ELABORACIÓN DEL

PRESUPUESTO

Se busca especificar cada uno de los rubros, detallando todo lo

necesario como por ejemplo la cantidad de personal, expresado en

términos monetarios.

El presupuesto comprende:

-Costo de personal,

-Dietas o viáticos,

-Locales (construcción, compra o alquiler),

-Material y equipo,

-Gastos de funcionamiento,

-Imprevistos (un 5% del presupuesto total de gastos),

-Beneficios (ingresos financieros, provenientes del mismo proyecto).

Es muy importante elaborar el presupuesto del proyecto. Porque para

saber qué cosas hacer, es preciso tener asegurado con qué hacerlo.

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y DE GESTION DEL PROYECTO

Su diseño debe presentar la estructura de gestión para ejecución

del mismo; que es la columna vertebral en torno a la cual se

estructuran y secuencian las distintas actividades. Asignándoseles

responsabilidades a quienes ejecutarán y llevarán a cabo las

actividades.

Sería positivo hacer figurar en el diseño:

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a- Un organigrama, donde se ubica el proyecto dentro de la

organización ejecutante y cómo ésta se inserta.

b- Manual de procedimientos, se indica como desempeñar el trabajo u

cuáles son las normas y procedimientos.

c- Funciones del personal del proyecto, señalar el responsable y de qué

parte del trabajo

d- Relaciones e interacciones del personal, determinar los niveles de

autoridad y jerarquía y de todas las relaciones de comunicación.

e- Modalidades y mecanismos de coordinación, como se coordina tanto

externa, como internamente

f- Sistemas de evaluación interna y seguimiento, en cuanto a

responsabilidades y funciones

g-Canales de información, a quién hay que informar y qué tipo de

información; así como la frecuencia.

Las formas de estructurar los proyectos pueden ser:

a- Funcional,

b-Por proyecto,

c- Matricial.

Cualquiera de las formas de estructurarlo, va a presentar tanto

ventajas, como virtudes.

a-Cuando el proyecto está inserto dentro de un organismo ya existente.

b-Crear una unidad administrativa-operativa para cada proyecto.

c-El proyecto es dirigido por un director, con personal que pertenece a

las unidades administrativas del organismo responsable.

RESULTADOS ESPERADOS (Productos)

Es el elemento cuantificador y cualificador de los propósitos u

objetivos del proyecto en un marco de tiempo. Señala cuánto queremos

alcanzar de cada objetivo, de qué calidad es lo que queremos lograr y en

qué lapso de tiempo se va a conseguir.

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Es el PUNTO FINAL DE REFERENCIA de la evaluación.

INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO

Permiten comprobar a través de la experiencia, la progresión hacia

metas. Nos van mostrando los cambios o resultados de una actividad;

los alcances de una meta.

¿Cómo expresar un RESULTADO ESPERADO?

Indicadores

• Un indicador es un valor identificable en una variable que sirve para

medir su comportamiento.

• Son aproximaciones al concepto que buscan medir.

• La elección de los indicadores depende de los objetivos del proyecto.

• Permiten identificar los aspectos evaluables de la intervención.

• Deben medir lo importante y atribuible a la acción del proyecto

• Deben ser simples y comprensibles.

Para poder medir resultados es necesario establecer para cada

objetivo, uno o más indicadores. Es una medida que indica si el objetivo

fue total o parcialmente alcanzado. Sirven de patrón para medir,

evaluar o mostrar el progreso de una actividad respecto a los resultados

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esperados en cuanto a la entrega de insumos, la obtención de productos

y el logro de los objetivos. Son relevantes en el proceso de formulación,

seguimiento y evaluación.

Existen distintos tipos de indicadores: cuantitativos y cualitativos.

Factores externos condicionantes o pre-requisitos para el logro de los

efectos e impacto del proyecto.

Se trata de los factores externos que intervienen en el proyecto.; en los

cuales la gerencia del proyecto no tiene control, por lo cual éstos deben

explicitarse en el proyecto.

Es bueno poder identificar estos elementos que no forman parte del

proyecto, para poder mejorar su probabilidad de éxito.

Marco institucional

Información que detallará las características de la institución donde se

elabora y donde será aprobado el proyecto para su ejecución. Si la

institución es la misma para ambos casos, la tarea será fácil. De no ser

así, es importante detallar más ante la institución responsable.

¿Qué hay que tener en cuenta?

• Naturaleza de la organización;

• Mandato;

• Situación jurídica y administrativa;

• Instalaciones y servicios;

• Estructuras orgánica;

• Procedimientos administrativos;

• Personal;

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Para reflexionar: En la gestión actual de nuestra

institución educativa debemos identificar cuáles son

los proyectos con los que trabajamos, quienes los

formularon, cuales son las temáticas o problemas

atendidos.

Actividades: Participe en el Foro para intercambiar opiniones

sobre la formulación de proyectos educativos.

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Bibliografía


Ander-Egg, Ezequiel y Aguilar Idañez, María José – Como elabora un

proyecto, Guía para diseñar proyectos sociales y culturales. 18°

edición ,ampliada y revisada. – Ediciones Lumen/Hvmanitas –

Argentina.

Geli, Alejandro – Coordinador – Qué es administración – Ediciones

Macchi – Argentina

Mura, Raúl – Gandini, Verónica – Manual de Teorías y Tecnologías de

Gestión I – UNSE – Argentina –

SOLANA Ricardo – Administración de Organizaciones – Ediciones

Interoceánicas S.A.- Argentina

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