terminal de transportes de sogamoso ltda

INFORME DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

CÓDIGO: ACO F 015 FECHA: 18/03/2011 VERSIÓN : 01 No. PAGINA: 1 de 42

“COMODIDAD Y SEGURIDAD NUESTRO PRINCIPAL OBJETIVO”

Email: [email protected] Página web: www.terminalsogamoso.com Carrera 17 No. 11 – 67-69 Tel: 7703300-7703302-7742911

TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO LTDA.


INFORME DE EVALUACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

2018

mailto:[email protected]





PRESENTACIÓN

La Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., tiene como fundamento legal ser una Sociedad de Economía Mixta, Empresa Industrial y Comercial del Estado, basado en la Ley 489 de 1998, en su Artículo 85. Establece “Son Organismos Creados por la Ley o autorizados por ésta, que desarrollan Actividades de Naturaleza Industrial o Comercial y de Gestión Económica conforme a las reglas del Derecho Privado, salvo las excepciones que consagra la Ley”, y que reúnen las siguientes características: a) Persona Jurídica b) Autonomía Administrativa y Financiera c) Capital independiente, constituido totalmente con bienes o fondos públicos comunes, los productos de ellos, o el rendimiento de tasas que perciban por las funciones o servicios, y contribuciones de destinación especial en los casos autorizados por la Constitución…”. La Terminal como Empresa Industrial y Comercial del Estado, presta el Servicio Público de Transporte Terrestre de Pasajeros por Carretera, definido como el conjunto de instalaciones que funcionan como una Unidad de Servicios Permanentes, Fortalecido Institucionalmente por los Órganos de Administración, Servicio a los Usuarios, Planta y Equipos, de igual forma a las Empresas Transportadoras autorizadas que prestan sus servicios en la Terminal, que cubren Rutas que tienen como origen, destino o tránsito el Municipio de Sogamoso, con el fin de generar desarrollo económico y social, en beneficio de la Comunidad, mejorando la Calidad de Vida de la ciudadanía. La Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., está Vigilada por la Superintendencia de Puertos y Transportes, bajo las Normas establecidas por el Ministerio de Transporte, con el apoyo de la Corporación Nacional de Terminales de Transporte (CONALTER) y bajo los Entes de Control Público: Contraloría General de la Nación, Contraloría Departamental, Contaduría General de la Nación, Personería Municipal y Veedurías Ciudadanas.

Naturaleza jurídica: La Terminal de Transportes de Sogamoso Limitada, es una sociedad de responsabilidad limitada, que se rige por las normas del código de comercio y las normas que lo complementan, aclaran o modifican y las especiales del sector del transporte terrestre público de pasajeros por carretera. Objeto Social: Contribuir a la solución del problema del transporte en la ciudad de Sogamoso y su área metropolitana. (Escritura pública Nº 1184-2001)






INTRODUCCIÓN

Durante el año 2018, la TTS conto con un control organizacional, el cual fue un factor clave a la hora de verificar el logro de objetivos de la TTS, por su parte, también se regularon las actividades para el correcto desempeño de las actividades operacionales que desarrolla día a día la institución. La Coordinación de Control Interno de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., presenta anualmente un Informe de los avances del Sistema de Control Interno, basado en las actividades desarrolladas por la Empresa en el transcurso del año 2018, basado en el Marco Institucional, el desarrollo del Plan de Acción y los documentos de gestión que permiten realizar mejoramiento continuo de los Procesos que conforman el Sistema Integrado de Control y Gestión, que se interrelacionan entre el Modelo Estándar de Control Interno MECI de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., y las Normas Técnicas Internacionales de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 e ISO 9001:2008.

La evaluación del Sistema de Control Interno, basado en el Sistema Integrado MECI-Calidad, ha cambiado con la aparición de nuevas normas para llevar a cabo la implementación del Modelo Integral de Planeación y Gestión (MiPG), en cumplimiento de los decretos 648 y 1499 de 2017, se continua con el Diagnostico del grado en que se encuentra la Empresa dentro de los estándares de cumplimiento y desarrollo integral del sistema de Control Interno para la adopción de nuevos mecanismos y elementos que permiten mejorar la eficiencia de control seguimiento y evaluación de los procesos, teniendo como herramienta el nuevo MiPG.

En ese orden de ideas la auditoria interna se constituye en una herramienta de retroalimentación del sistema de control interno, de manera que en el tiempo real, se pueda detectar claramente las fortalezas y debilidades del Sistema Integrado de Control y Gestión de la Terminal. Es necesario realizar mejora continua día a día a los procesos, con el fin de lograr el 100% de eficiencia y cumplimiento de los elementos e instrumentos definidos por el Sistema Integrado MECI, que manejados de forma integral son el instrumento más valioso de la Empresa, permite mostrar el Desarrollo Institucional, la Calidad de los Servicios, garantizando Gestión permanente, fortaleciendo la Gerencia, cumpliendo a cabalidad los objetivos y metas establecidas en los diferentes Planes, Proyectos y Programas que viene desarrollando la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., teniendo siempre presentes la Misión y Visión de la Empresa y los objetivos Institucionales y de Calidad.






CONTENIDO

INFORME AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA TTS -2018- ................................ 6

OBJETIVO ...................................................................................................................................... 6

ALCANCE ....................................................................................................................................... 6

METODOLOGIA ............................................................................................................................ 6

MARCO LEGAL ............................................................................................................................ 6

JUNTA DIRECTIVA ....................................................................................................................... 7

MISION: ........................................................................................................................................... 8

VISION: ........................................................................................................................................... 8

OBJETIVOS INSTITUCIONALES............................................................................................... 8

1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO. ..................................................................... 9

1.1 Administración Operativa De La TTS-2018 ........................................................................ 9

1.2 Resultado De Operativos Externos Por Evasión De Pago De Conduces -2018- ...... 11

1.3 Movimiento De Pasajeros 2016-2017-2018 ..................................................................... 12

1.4 Movimiento Vehicular 2017-2018-2019 .......................................................................................... 12

1.5 Plan Anual de Adquisiciones 2018..................................................................................... 12

1.6 Contratos Celebrados De Enero A diciembre De 2018. ................................................. 14

1.7 Consolidado Contratación 2018 ......................................................................................... 17

1.8 Desarrollo Del Talento Humano. ........................................................................................ 19

1.9 Comportamiento De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias Y Felicitaciones (PQRF) Durante El Año 2018 .................................................................................................... 21

1.10 Frecuencias de PQRSF por -Facebook .......................................................................... 24

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN ..................................................................... 25

2.1 Seguimiento Y Control De Informes Externos Presentados Año 2018. ...................... 27

2.2 Seguimiento Estrategias Y Actividades Plan Anticorrupción Y Atención Al Ciudadano. ................................................................................................................................... 30

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. .............................................................. 31

3.1 Informe De Control Contable. ......................................................................................... 32

4 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. ................................... 34

4.1 Liderazgo Estratégico: ......................................................................................................... 34

4.2 Hacia la prevención: ............................................................................................................. 34

4.3 Evaluación del Riesgo:......................................................................................................... 34

4.4 Evaluación y Seguimiento: .................................................................................................. 35






4.5 Presentación de Informes:................................................................................................... 35

4.6 Relación con Entes Externos de Control .......................................................................... 36

5 RECOMENDACIONES. .......................................................................................................... 37

Anexos ................................................................................................................................................ 39






INFORME AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA TTS -2018-

La Coordinación de Control Interno dando cumplimiento a sus funciones y responsabilidades y en especial los seguimientos, evaluaciones independientes y programadas se obtuvieron a través de evidencias una serie de resultados, constituyéndose en el insumo para el mejoramiento continuo y mitigación de riesgos de corrupción.

Con base en la ley 87 de 1993 en su Artículo 2º literal d. “fortalecer el sistema de control interno, medir la eficacia, la eficiencia y economía de los demás controles, asesorando a la alta dirección en la continuidad del proceso administrativo, la evaluación de los planes establecidos, en la toma de decisiones y en la inducción de los correctivos necesarios para que las entidades del Estado logren cumplir con sus objetivos Institucionales en el marco legal a ellas aplicable”.

OBJETIVO

Fortalecer los mecanismos de sensibilización y fortalecimiento a la cultura del autocontrol en cada uno de los procesos y procedimientos de la TTS.

ALCANCE

Evaluar los resultados del Sistema de Control Interno durante la vigencia 2018.

METODOLOGIA

Se basa en la misión, identificando a quien se dirige el servicio

QUE HACEMOS (servicios)

COMO LO HACEMOS (Por proceso)

PARA QUIEN LO HACEMOS (Clientes - Usuarios)

MARCO LEGAL

La normatividad que tiene relación es:

• Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio de Control

Interno en las Entidades y Organismos Del Estado y se Dictan otras

Disposiciones.






• Decreto 2145 “Por el cual se dictan normas sobre Sistema Nacional de Control

Interno de las Entidades y organismos de la Administración Pública del Orden

nacional y territorial y se dictan otras disposiciones.

• Ley 489 de 1998 “La presente Ley regula el ejercicio de la función administrativa,

determina la estructura y define los principios y reglas básicas de la organización

y funcionamiento de la Administración Pública”.

• La Ley 1474 de 2011 “Estatuto Anticorrupción”.

• Decreto 648 de 2017 “Por el cual modifica y adiciona el decreto 1083 de 2015,

reglamentario Único del sector de la Función Pública”.

• Decreto 1083 de 2015 “por medio del cual expide el Decreto Único Reglamentario

del Sector de Función Pública”.

• Decreto 1499 de 2017 “Por medio del Cual se Modifica el decreto 1083 de

2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función pública, en lo

relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el decreto 133 de la Ley

1753 de 2015”.

JUNTA DIRECTIVA

SANDRO NÉSTOR CONDÍA ALCALDE DE SOGAMOSO

JORGE HERRERA GERENTE INFIBOY

CARLOS ARTURO CARO DELEGADO MINISTERIO DE

TRANSPORTE

RAMON OCTAVIO COLMENARES GERENTE INTRASOG

ZONIA CARO PULIDO GERENTE TERMINAL DE

TRANSPORTES DE SOGAMOSO

Filosofía Corporativa






MISION:

Proporcionar los servicios de Tasa de Uso, conexos y complementarios con un Talento Humano competente y comprometido, mejorando continuamente nuestro sistema integrado de control y gestión e implementando y gestionando recursos, nuevas tecnologías y unidades estratégicas de negocios para alcanzar niveles superiores de competitividad en concordancia con el Plan De Desarrollo Municipal.

VISION:

En los próximos cinco años, seremos un sistema dinámico de integración del transporte nacional, fundamentado en la responsabilidad social y el desarrollo económico con capital humano innovador y una infraestructura optima, ofreciendo nueva red de servicios que generen valor a los grupos de interés.

OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Organizamos el servicio de transporte intermunicipal en la ciudad de Sogamoso y su área metropolitana garantizando comodidad y excelente servicio a los usuarios y comunidad en general a través de servicios complementarios como cafeterías, telecomunicaciones, información turística, servicios públicos y atención al cliente las 24 horas del día.

Proporcionar condiciones de seguridad apropiadas dentro de las instalaciones a través de convenios con la Policía Nacional, Policía Vial, DAS y con vigilancia propia y privada.

Mejorar la rentabilidad de la empresa ejerciendo mayor control en los recaudos de la organización.






1. SUBSISTEMA DE CONTROL ESTRATÉGICO.

Avances.

• Planeación tiene como función fortalecer la gestión y el desarrollo institucional a

través de la elaboración de los Planes, Programas y Proyectos, incluidos en el Plan

de Acción para la vigencia 2018, Coordinar la ejecución del Plan Anual de

Adquisiciones – PAA de la vigencia fiscal y los objetivos con base en un proceso

continuo, ordenado y sistemático de planificación.

En su proceso de avance, control interno se viene realizando el seguimiento y evaluación de la Empresa, en la búsqueda del autocontrol, de la gestión adelantada con el propósito de verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos, realizar informes de gestión y rendir cuentas a los diferentes entes de Control. Plan de Adquisiciones. De acuerdo a las directrices presentadas por Colombia Compra, el Plan de Adquisiciones 2018, fue socializado, aprobado y publicado en el SECOP,según Resolucion Nº 008 de enero 16 del 2018 El Plan Anual de Adquisiciones es un insumo para ejecutar el presupuesto de la Terminal y evaluar su ejecución en el transcurrir del tiempo hasta finalizar el año 2018. El Plan Anual de Adquisiciones es una herramienta muy importante para la Terminal, le facilita identificar, registrar programar y divulgar sus necesidades más apremiantes de bienes, obras y servicios, que permite aplicar estrategias de contratación que permita incrementar la eficiencia del proceso y que está integrado al presupuesto, al sistema contable y financiero y por ende al Plan de Acción de la Terminal. El Plan fue realizado con el proposito de dar solución a las necesidades presentadas por las dependencias y usuarios de la Empresa. El Plan A.A fue actualizado en el mes de julio del año 2018 en el cual se redujeron varios rubros:

1.1 Administración Operativa De La TTS-2018

Que la resolución N.ª 054 del 31 de agosto del 2015 “POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL MANUAL OPERATIVO PARA TERMINAL DE TRANSPORTES DE SOGAMOSO LTDA”.

El objeto social es la prestación de un servicio publico para contribuir a la organización y mejoramiento del servicio de transporte de la ciudad de Sogamoso.






Referencia: Tomado de informes Aditt Asotrans

Fecha Inicial:

Fecha Final:

POBLA.TOTAL

CONDUCTORES

TOTAL

PRUEBAS

POBLA.TOTAL

CONDUCTORESTOTAL PRUEBAS

POBLA.TOTAL


POBLA.TOTAL


POBLA.TOTAL


1 8600013712 AUTOBOY S.A 38 4,726 234 4,397 214 4,629 187 5,018 257 4,891

2 8918000457 COFLONORTE LTDA 93 8,309 290 8,083 282 8,616 266 8,547 205 7,871

3 8918000432 COOFLOTAX COOP 11 14,612 59 13,642 58 14,164 58 14,461 61 14,071

4 8918557586 COPER.DE TRANSP. EL CONDOR LTDA 0 4,414 26 4,193 27 4,278 26 4,271 25 4,460

5 8918552578 COOTRACERO LTDA 31 21,337 157 20,223 161 22,160 156 21,326 154 20,612

6 8918000441 COTRACHICA LTDA 4 7,987 45 7,667 60 8,131 51 8,122 47 8,002

7 8918553250 COOTRADELSOL LTDA 4 2,542 15 2,430 19 2,566 17 2,585 15 2,500

8 8305085122 COOTRANSBOL - CONCORDE 24 2,741 146 2,769 160 2,577 156 2,693 216 3,027

9 8902009287 COPETRAN LTDA 0 406 129 408 210 404 113 276 75 251

10 8918000622 EL RAPIDO DUITAMA LTDA 31 4,105 81 3,841 89 4,170 85 4,009 82 4,078

11 8600300808 EXPRESO PAZ DEL RIO S.A 4 806 23 660 33 821 28 932 40 1,045

12 8918000758 FLOTA SUGAMUXI S.A 38 11,663 215 11,210 244 11,361 182 11,102 216 10,069

13 8001082724 LOS DELFINES COOP 0 49 2 49 1 43 1 43 1 43

EMPRESAS NO DIRECTAS 0 16 2 7 3 14 10 310 23 361

278 83,713 1,424 79,579 1,561 83,934 1,336 83,695 1,417 81,281

Coordinadora Control Interno

Elaboró: M ARIA ISABEL M ORENO ROJAS

INFORME DE RELACION ESTADISTICA TRIMESTRAL PRUEBA ALCOHOLIMETRIA 2017-2018

N/R 19 23 15 16Pruebas Positivas Alcoholemia Por Trimestre

1-oct-18

31-dic-18

PRUEBA DE ALCOHOLIMETRIA

CONSORCIO ADITT ASOTRANS

NOMBRE EMPRESANIT EMPRESA

Operador:

Periodo

PRUEBA DE ALCOHOLIMETRIA PRUEBA DE ALCOHOLIMETRIA

1-abr-18

30-jun-18

1-jul-18

30-sep-18

TOTALES


1-oct-17

31-dic-17


1-ene-18

31-mar-18

#

14%

34%

4%

0%

11%

1%

1%

9%

0%

11%

1%14%

0% 0%

Estadistica Trimestral Prueba de Alcoholemia

AUTOBOY S.A COFLONORTE LTDA COOFLOTAX COOP

COPER.DE TRANSP. EL CONDOR LTDA COOTRACERO LTDA COTRACHICA LTDA

COOTRADELSOL LTDA COOTRANSBOL - CONCORDE COPETRAN LTDA

EL RAPIDO DUITAMA LTDA EXPRESO PAZ DEL RIO S.A FLOTA SUGAMUXI S.A

LOS DELFINES COOP EMPRESAS NO DIRECTAS






1.2 Resultado De Operativos Externos Por Evasión De Pago De Conduces -2018-

FECHA

SITIO HORA PLACA EMPRESA OBSERVACIÓN

Número de vehículos verificados

01/05/2018 GUSTAVO JIMENEZ

10:00 a.m. NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

Dieciséis 16

02/23/2018 GUSTAVO JIMENES

9:00 a.m. NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

DOCE 12

02/23/2018 LA ISLA 11:00a.m. NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PREUBA.

DIEZ 10


9:00 a.m. NO NO TODOS LLEVABA CONDUCE Y PRUEBAS.

CATORCE 14

03/16/2018 AEROPUERTO 10:00 a.m. NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

SIETE 7


9:45AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBAS

DIEZ 10

03/28/2019 GUSTVA JIMENEZ

10:45 AN NO NO TODOS LLEVABA CONDUCE Y PRUEBAS

SIETE 7

04/25/2018 VENECIA 11:00AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCES Y PRUEBAS

SIETE 7

04/25/2018 GUSTVO JIMENES

9:50AM SKV 774-

SKV 609

COOTRACERO 2 VEHICULOS INMOVILIZADOS

QUINCE 15

04/26/2018 COLEGIO SUGAMUXI

11:00AM COOTRACERO 2 VEHICULOS INMOVILIZADOS

DIEZ 10

05/25/2018 VENECIA 10:55 AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBAS

OCHO 8


10:00 AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

DIEZ Y NUEVE 19


9:00AM NO NO TODOS LLEVABAN CONSUCE Y PRUEBA

SIETE 7

05/31/2018 RIO CHIQUITO 10:30AM NO NO TODOS LEVABAN CONDUCE Y PRUEBAS

CATORCE 14

06/01/2018 RIO CHIQUITO 11:38AM NO NO TODOS LLEVABA CONDUCE Y PRUEBA

SIETE 7

06/22/2018 GUSTAVO JIMENES

9:55AM NO NO TODOS LEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

QUINCE

06/22/20189 RIO CHIQUITO 10:07 AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

NUEVE 9

06/22/2018 VIA IZA 10:20AM NO NO TODOS MLLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

SEIS 6

06/28/2018 VIA CORRALES

9:30AM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

DIEZ 10

07/27/2018 GUSTAVOO JIMENEZ

15:14 PM NO NO TODOS LLEVABAN CONDUCE Y PRUEBA

DIESZ ISEIS 16






1.3 Movimiento De Pasajeros 2016-2017-2018

1.4 Movimiento Vehicular 2017-2018-2019

Referencia: Informe Coordinador Operativo

1.5 Plan Anual de Adquisiciones 2018

Fecha Sitio Hora Placa Empresa Observación

25-abr Gustavo Jimenez 9:50AMSKV-774

SKV-609Cootracero 2 Vehículos Inmovilizados

26-abr Colegio Sugamuxi 11:00AM N/R Cootracero 2 Vehículos Inmovilizados

14-ago Via Iza 17:24PM SKV-663 703 Comparendo

14-ago Via Corrales 16:12 PM SMK-615 770 Inmovilizado

NOVEDADES DE OPERATIVOS EXTERNOS 2018

Elaboró: Maria Isabel Moreno Rojas - Tomado de Informe de Coordinador Operativo

AÑO ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

2017 244,744 194,889 215,594 208,436 211,413 206,939 224,592 221,366 201,957 220,336 216,535 238,352 2,605,153

2018 230,442 170,905 207,180 211,215 214,581 212,651 223,301 221,444 217,214 218,391 206,382 238134 2,571,840

2019 239,101 239,101

MOVIMIENTOS PASAJEROS COMPARATIVOS 2017-2018-2019

AÑOS ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE TOTAL

2017 28,782 26,755 28,993 26,994 28,649 27,589 28,341 28,327 27,997 28,630 28,566 27,790 337,413

2018 27,231 25,406 26,742 27,165 28,806 27,762 27,832 27,491 27,098 27,713 27,525 26,923 327,694

2019 27,807 27,807

MOVIMIENTOS VEHICULAR COMPARATIVO AÑO 2017-2018-2019






De acuerdo a la evaluacion del Plan Anuan de Adquisiciones no se realizaron tres

contratos .

Concepto Valor de PAA Reduccion

Valor total del PAA $ 632.856.640

Limite de contratacion menor cuantia $ 218.747.760

Limite de contratacion minima cuantia $ 21.874.776 $3.174.776

Las reduciones se realizaron a los contratos de minima cuantia quedando de $ 21.874.776 a $ 3.174.776 Ahora bien de los contratos celebrados en el 2018 se puede evidenciar cambio considerable en la contracion en el área juridica, por cuanto se celebraron durante el año 2018 varios contratos para asesores externos y apoyo en la gestion juridica y en tema presupuestal en el PAA se proyectaron contratar por $ 82.736.613 y según informe de contratacion se ejecutaron $87.513.280, la contratacion para el área jurida fue mayor de la proyectada en el PAA-2018






1.6 Contratos Celebrados De Enero A diciembre De 2018.

No. CONTRA MODALIDAD OBJETO VALOR

1 Directa Asesor externo de la Terminal de Transporte de Sogamoso Ltda.

$ 17,791,200

2 Directa Prestación de servicios de apoyo a la gestión en el área jurídica de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 12,600,000

3 Directa Prestación de servicios profesionales de apoyo a la gestión en el área jurídica de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 15,060,000

4 Directa Prestación de servicios profesionales como ingeniero de sistemas para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 15,060,000

5 Directa Asesoría contable externa para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 15,060,000

6 Directa

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para el cubrimiento, la promoción y divulgación, en medios electrónicos, de la gestión y el fortalecimiento de la comunicación institucional en la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 12,600,000

7 Directa

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para divulgación de información turística y orientación a personas en estado de discapacidad dentro de las instalaciones de la Terminal de Transporte de Sogamoso Ltda.

$ 9,000,000

8 Directa

Prestación de servicios profesionales para el apoyo en la supervisión del mantenimiento de la pintura, remodelación de baños del primer piso de la Terminal de Transportes de Sogamoso

$ 17,791,200

9 Directa Prestación de servicios profesionales de apoyo a la supervisión del contrato de interventoría NO. 060-2017

$ 7,500,000

10 Directa Asesoría técnica en sistemas de información financiera para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 6,120,000

11 Directa Prestación de servicios de apoyo a la gestión como judicatura en el área jurídica de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 9,000,000

12 Directa

Prestación de servicios técnicos para el mantenimiento y soporte con actualización de software de las aplicaciones de los sistemas de las áreas operativa de conduces,multas,control de acceso y salida a la terminal y sistemas TV

$ 12,534,000

13 Directa

Prestación de servicios de apoyo a la gestión para la implementación del sistema integrado de gestión y planeación MIPG versión 2 para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 11,400,000

14 No existió

15 Directa Prestación de servicios de apoyo a la gestión en la coordinación de presupuesto de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 11,400,000






16 Mínima Cuantía

Adquisición de pólizas de seguro para los bienes muebles, inmuebles y manejo global de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 18,176,054

17 Selección

Abreviada de Menor Cuantía

Prestación de servicios de vigilancia privada, tres turnos, 24 horas, para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 92,473,308

18 Mínima Cuantía

Prestar el servicio de emisión de cuñas radiales por una emisora en FM para la divulgación de la gestión del Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 2,880,000

019

Selección Abreviada por

Subasta Inversa

presencial

Suministro de elementos de papelería, cafetería y aseo para la Terminal de Transportes de Sogamoso

$ 41,099,790

020 Directa Asesor Jurídico externo en la Terminal de Transportes de Sogamoso

$ 8,895,600

021 Mínima Cuantía

Prestación de servicio de exámenes médicos, clínicos y paraclínicos, periódicos ocupacionales, ingreso al servicio y retiro de los funcionarios y contratistas del Terminal de Transportes de Sogamoso.

$ 5,820,000

022 Directa Prestación de servicios profesionales como ingeniero de sistemas para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 13,805,000

023 Directa Prestación de servicios de apoyo a la gestión en el área jurídica de la Terminal de Transportes de Sogamoso

$ 4,500,000

024 Directa

Prestación de servicios profesionales en comunicaciones para el cubrimiento, la promoción y divulgación en medios electrónicos de la gestión y el fortalecimiento de la comunicación institucional en la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 12,550,000

025 Directa

Prestación de servicios profesionales para el apoyo en la elaboración de estudios previos y apoyo en la supervisión de contratos de obra que celebre la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 2,965,200

026 Directa Prestación de servicios profesionales en el área jurídica de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 12,550,000

027 Directa Asesoría Técnica en sistemas de información contable para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 4,590,000

028 Mínima Cuantía

Adquisición de sudaderas y uniformes deportivos para el personal que labora con la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 8,388,000

29 Directa

Cambio de licenciamiento sistema administrativo flash versión 5.3 a perpetuo con renovación anual y cambio de licencia Flash Efectivo versión 5.3 estándar a profesional.

6,793,250

30 Directa

Prestación de servicios de apoyo a la gestión como contador en la implementación del rediseño institucional presentado por KONSULTAR SAS de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

7,530,000






31 Directa

Prestación de servicios de apoyo a la gestión como abogada en la implementación del rediseño institucional presentado por KONSULTAR SAS de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

7,530,000

32 Mínima Cuantía

Prestación de servicio de un bus de transporte público de más de 37 puestos para transportar los funcionarios de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., que participaran en los juegos Inter terminales en la ciudad de Medellín durante los días 29 de agosto al 2 de septiembre 2018 Transporte ida- regreso Sogamoso - Medellín y los traslados en la ciudad de Medellín.

7,700,000

33

Selección Abreviada por

Subasta Inversa

presencial

Adquisición a título de compraventa de la dotación para el personal administrativo y operativo que labora con la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., vigencia 2018.

32,474,029

34 Directa Asesoría contable externa para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

9,203,333

35 Mínima Cuantía

Prestación de servicios de fumigación y control de plagas, lavado y desinfección de tanques de almacenamiento del agua en las instalaciones de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., incluye elaboración de programa de desinfección y manejo de plagas.

5,500,000

CONVENIO No 1

Directa Aunar esfuerzos con el Instituto para el Fomento de la Recreación y el Deporte de Sogamoso. I.R.D.S.

10,000,000

36 Directa Asesor jurídico externo de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

7,116,480

37 Directa

Prestación de servicios de servicios profesionales para continuar con el servicio de hosting, dominio, certificado SSL y soporte de la página web www.terminalsogamoso.com para la terminal de transportes de Sogamoso Ltda.

3,000,000

38 Directa Asesoría Técnica en sistemas de información financiera para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

2,703,000

39 Directa

Prestación de servicios de servicios profesionales para la asesoría y acompañamiento para la implementación de la ley 1581 de 2012 para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

5,000,000

40 Mínima Cuantía

Suministrar la recarga de 14 extintores según especificaciones técnicas, y adquisición de una camilla según especiaciones técnicas para protección personal, higiene y seguridad industrial de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 530,000

41 Mínima Cuantía

Estudio y diseño para el mantenimiento y mejoramiento de taquillas y salas de espera de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., incluyendo presupuesto de obra.

$ 8,211,000

42 Mínima Cuantía

Prestación de servicios de mantenimiento, suministros, instalación, montaje y desmontaje a la iluminación navideña para la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 8,979,800

43 Mínima Cuantía

Adquisición de órdenes de compra (tarjeta bono aguinaldo navideño) para 33 trabajadores de planta de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

$ 16,500,000






CONVENIO DE

ASOCIACION No 1

Directa

Aunar esfuerzos con el fin de desarrollar el Plan de Bienestar Social, estímulos e incentivos dirigido a todos los trabajadores de la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda., a través de actividades de esparcimiento e integración.

$ 17,962,000

Fuente: Coordinación de Planeación

1.7 Consolidado Contratación 2018

• La contratación realizada por la TTS, fue publicada en la página del SECOP, como

en la SIA-OBSERVA de acuerdo con los lineamientos dados por Colombia Compra

MODALIDAD Nº CONTRATO

Directa 29

Convenio 2

No existio 1

Minima Cuantia 10Selección Abreviada por

Subasta Inversa presencial 2

TOTAL 44

29

2 1

10

2

44

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Directa Convenio No existio Minima Cuantia Selección Abreviada por

Subasta Inversa presencial

TOTAL

MODALIDAD Y CONTRATOS 2018






Eficiente y dar cumplimiento a la normatividad vigente, igualmente se envio a la

oficina de comunicaciones, para su publicación en la página web de la Terminal y en

el aplicativo Sistema Integral de Auditoría- - SIA Observa, se rindió la información

electrónica relacionada con contratación y presupuesto mensual. Respecto a

contratación es necesario que los responsables de realizar el proceso de

contratación, al igual que los supervisores e interventores de los contratos, requieran

el cumplimiento de los requisitos de seguridad y salud en el trabajo.

• El Plan de Acción 2018, permitió dar continuidad a los planes, programasy proyectos,

estrategías establecidas por la Terminal,fue publicado en la página web de la

Terminal, en el plan se incluyo la adquisición de predios, donde se desarrollaría el

proyecto para la construcción de la nueva terminal de transportes para la región, la

elaboración de los estuidos de factibilidad (Técnicos, económicos y ambientales).

Proyecto Liderado por la Gerecia de la Empresa, proyecto incluido en el Plan de

Desarrollo del Municipio de Sogamoso, para el avance del proyecto en el plan de

desarrollo con la TTS, el 19 de octubre del 2018 el Dr. Sandro Nestor Condia, alcalde

municipal, socializo con su grupo de arquitectos y la oficina de planeacion municipal

la socializacion del decreto y firma sobre la compra de predios donde se construira

el nuevo proyecto de la Terminal de Transportes para Sogamoso.






1.8 Desarrollo Del Talento Humano.

La Terminal cumplió las actividades establecidas en el Programa de Capacitación, al igual el Programa de Higiene y Salud Ocupacional, a continuación, se presenta la capacitación dirigida a los Coordinadores y funcionarios de la Empresa, quienes recibieron formación en temas específicos para el desempeño de sus labores.

Ejecución Del Programa De Capacitación 2018

Plan Estratégico del

Talento Humano

Coordinacion de

Talento Humano

No de actividades

realizadas/No de actividades

programdas

121,000,000.00 Ejecutar actividades establecidas 4

Plan de Capacitación Coordinacion de

Talento Humano

No de capacitaciones

realizadas/No de

capacitaciones programadas

30,000,000.00

Realizar las actividades

establecidas en el plan según

cronograma.

17

Plan de Bienestar InstitucionalCoordinacion de

Talento Humano

No de actividades

desarrolladas60,000,000.00

Desarrollar las actividades

programadas en el Plan según

cronograma

6

Plan de Incentivos InstitucionalCoordinación de

Talento Humano

No. de actividades

realizadas/No. de actividades

programadas

30,000,000.00 Realizar actividades del Plan

según cronograma 1

Plan Anual de vacantesCoordinacion de

Talento HumanoNo de vacantes 0.00

Elaborar plan anual de vacantes y

publicarlo 1 No aplica para la TTS

Plan Institucional de Archivos

Pinar

Coordinacion de

Talento Humano

Plan Institucional de archivos

elaborado10,000,000.00 Formulación del Plan 1 No se le dio cumplimiento

Plan de trabajo del SG- SST Coordinacion de

Talento Humano

No de actividades

realizadas/No de actividades

programdas

22,000,000.00 Ejecutar el Plan de Trabajo del

SGSS-T de acuerdo a cronograma. según plan

De acuerdo al consolidado al pla anual de trabajo se evidencio el cumplimiento

del plan en un 89%

Plan Anticorrupción y Atención

al Ciudadano- PAAC

Coordinación de

Planeación No de actividades realizadas 10,000,000.00Ejecutar las activicdes establecidas

en el PAAC5

Se realizan los respectivos seguimientos, por parte de la coordinacion de

control interno, los informes se encuentran publicados en la pagina web de la

TTS

Plan Anual de Adquisiciones Asesora Jurídica

procesos contractuales

gestionados con respecto al

PAA

632,856,640.00 Gestión contractual desarrollada Según Plan

Se realizaron ajustes al plan AA inicial y de este se pued eevaluar que:

Valor total del PAA $ 632.856.640

Limite de contratacion menor cuantia $ 218.747.760

Limite de contratacion minima cuantia $ 21.874.776 por tanto hay una reduccion

de $3.174.776 del valor total del PAA -2018

Planes de Seguridad de la

Información y Plan Estratégico

de Tecnologías de la

información

Sistemas

ComunicacionesNo. de planes elaborados 6,000,000.00 Formulación de planes 1

A la terminacion del contrato presento algunos resultados de su gestion pero

esta oficina no presento un plan inicial, lo cual dificulto la evaluacion y

seguimiento del sistema de comunicaciones.

ACTIVIDADES A REALIZAR OBSERVACIONESCANTIDAD

PROGRAMADA

FECHA: 01/03/2015 PAGINAS: 1 DE 2

INDICADOR PRESUPUESTO

*De acuerdo a los seguimientos y al informe y analisis de ejecucion del plan de

trabajo y programa de capacitacion del SG-SST.

Plan de Trabajo: programaron 19 y se ejecutaron 17, equivale al 89%

Programa de capacitaciones: se programaron 15 y se ejecutaron 14 equivale al

93% de cumplimiento

*Dentro de las actividades mas relevantes son los juegos InterTerminales con el

32 %;Actividad fin de año con el 27%; LosBonos Tarjeta con el 25%: Los

uniformes deportivos con el 13%, por último los pagos por caja menor con el

4%, dando asi cumplimiento al 100% de las actividades desarrolladas

Evaluo: Maria Isabel Moreno Rojas

Coordinadora de Control Interno

PLAN RESPONSABLE

PLAN DE ACCION INTEGRADO 2018

CODIGO: AGA F20






Fuente: Informe coordinación de Talento Humano

Para el año 2018 La Gerencia y la Administración del Talento Humano dio continuidad al

proceso de desarrollo del Talento Humano, motivando la realización de las actividades

propias de cada cargo, encaminadas en el desarrollo individual del trabajador, proyectado

en la búsqueda de superar la eficiencia del servicio y el bienestar social laboral.

La Coordinación de Talento Humano realizo actividades de evaluación del desempeño, hizo

énfasis al Trabajo en Equipo, dio a conocer los resultados de manera informal a cada uno

de ellos.






Se mantiene la continuidad en la Socialización a los funcionarios Nuevos del Manual de

Ética, en la búsqueda de mejora en porcentaje del sentido de pertenencia por la Empresa y

la responsabilidad y tener muy presente los valores implícitos en el Manual de Ética.

La actividad más representativa durante el año 2018, y de las actividades de Bienestar

Social con un 32% fueron los juegos Inter terminales realizados en la ciudad de Medellín,

allí se participó en varias modalidades deportivas de las cuales en la modalidad de tejo se

ocupó el primer lugar el TTS.

Dificultades. Los Documentos Institucionales, como Manual de Funciones, de Procesos y

Procedimientos, Instructivos entre otros, está aún en proceso de actualización y aún está

en proceso de mejoramiento.

1.9 Comportamiento De Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias Y

Felicitaciones (PQRF) Durante El Año 2018

QUEJAS 17

FELICITACIONES 2






Fuente: Informe de coordinador de presupuesto

En cuanto a las empresas transportadoras adscritas a la terminal las empresas con mayor

número de quejas fueron concorde y cootracero con un total de dos (2) quejas cada una,

seguida de cootradelsol, coflonorte y flota sugamuxi con una queja cada una.

Resultado de las encuestas de Atención al Cliente: Para la aplicación de las encuestas se tienen en cuenta 4 tipos de población.

1. Usuario 2. Empresa Transportadora 3. Locales Comerciales 4. Conductores

No. GRADO DE SATISFACCION 2016 2017 2018

1 USUARIOS 88.89 97.17% 80.67%

2 EMPRESAS TRANSPORTADORAS 99.07% 94.55% 89.51%

3 LOCALES COMERCIALES 91.11% 94.00% 92.22%

4 CONDUCTORES 89.62% 92.62%

1. El Grado de Satisfacción de los Usuarios respecto a la Prestación de los Servicios

de la Terminal de Transportes de Sogamoso fue del 97.17% en el año 2017 y 80.67%

en el año 2018, presentando una diferencia de menos 9.5%.

EMPRESA/PERSONA TOTAL PQRSF

CONCORDE 2

COOTRADELSOL 1

GERENCIA TTS 3

COOTRACERO 2

C. PRESUPUESTO 7

COFLONORTE 1

FLOTA SUGAMUXI 1

ADM. GUARDAEQUIPAJE 1

C. OPERATIVO 1

TOTAL 19






% Sumatoria Total Satisfacción de Usuarios

Total de Preguntas

887.40%

11

80.67%

2. El Grado de Satisfacción de las Empresas Transportadoras respecto a la

Prestación de los Servicios de la Terminal de Transportes de Sogamoso fue del

94.55% para el año 2017 y 89.51% en el año 2018, presentando una diferencia de

menos 5.04%.

% Sumatoria Total Satisfacción de Empresa Transportadoras

Total de Preguntas

984.62%

11

89.51%

3. El Grado de Satisfacción de los Locales Comerciales de la Terminal respecto a

la Prestación de los Servicios de la Terminal de Transportes de Sogamoso fue del

94% para el año 2017 y 92.22% en el año 2018, presentando una diferencia de

menos 1.78%.

4. El Grado de Satisfacción de los Conductores de la Terminal respecto a la

Prestación de los Servicios de la Terminal de Transportes de Sogamoso fue del

89.62% para el 2017 y 92.62% en el año 2018, presentando un aumento del 3%.

% Sumatoria Total Satisfacción de Conductores

Total de Preguntas

1111.43%

12

92.62%

Referencia: Informe de coordinador de presupuesto

% Sumatoria Total Satisfacción de Locales Comerciales

Total de Preguntas

830.00%

9

92.22%






1.10 Frecuencias de PQRSF por -Facebook

Preguntas más frecuentes del usuario en Facebook

88.00%

89.00%

90.00%

91.00%

92.00%

93.00%

0

20

40

60

80

100

2016 2017 2018

Grado de Satisfaccion

USUARIOS EMPRESAS TRANSPORTADORAS

LOCALES COMERCIALES CONDUCTORES

MES Frecuencia PQRSF

ENERO 26

FEBRERO 29

MARZO 37

ABRIL 17

MAYO 23

JUNIO 12

JULIO 29

AGOSTO 22

TOTAL 195

2629

37

17

23

12

29

22

ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO

Frecuencia PQRSF - Facebook

Frecuencia PQRSF






Referencia: Informe de coordinador de presupuesto

2. SUBSISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN

Avances.

• La Gerencia contrato un auxiliar administrativo para punto de información turística y

accesibilidad a las personas con discapacidad.

• Mediante alianza estratégica con la alcaldía municipal se dictan capacitaciones en

lenguaje de señas a funcionarios y oficina de toma de alcoholemias para conductores

dirigidas a personas con discapacidad auditiva

• Las capacitaciones programadas por Gerencia y talento humano aplicada a todos los

funcionarios de la TTS trataron temas para mejorar el clima laboral. Temas como, el

manejo de estrés, taller de riesgo psicosocial, higiene postural, entre otros.

• Se trabajo en la capacitación e implementación de la factura electrónica, el cual continua

su proceso de implementación para el año 2019.

• Se tomaron en cuenta las recomendaciones de la oficina de control interno, lo que

conlleva a generar la cultura del autocontrol desde cada uno de los procesos y sus

responsables.

Dificultades.

• La Comunicación interna de la Terminal le falto más compromiso con la implementación

y fortalecimiento de las dimensiones del modelo MIPG, sin embargo, en la página de la

TTS informo en los 11 boletines de prensa durante el año 2018, sobre temas

administrativos y operativos, en temas relacionados con el estado de las vías, los

horarios de las diferentes rutas, el valor de los tiquetes y de la movilidad en general.

• La oficina de comunicaciones no presento un plan anual de las actividades propias de

su cargo, lo que dificulto la evaluación y seguimiento.

TOTAL

139

29

1

1

1

1

23

195TOTAL

Inconformidad con la vigilancia de la bahia de descenso

Sugerencia de seguimiento a las empresas transportadoras.

Salida de buses y estado de las carreteras

Inconformidad tiempo de respuesta

Inconformidad con la informacion brindada mediante la pagina

TEMA

Salida de buses.

Salida de buses y normalidad de transporte.






• Es necesario implementar mayores controles en los procesos y procedimientos, que

permita realizar con mayor eficiencia seguimiento y control.

• Se realizó seguimiento al Mapa de Procesos, se presentó la necesidad de realizar el

proceso de actualización documental, basados en los resultados de las auditorias de

calidad.

• Para dar cumplimiento al plan de mejoramiento del SGC, se realizó la presentación de

indicadores de los procesos que fueron auditados, pero existe la necesidad de

actualizarlos prácticamente todos los indicadores de los procesos que desarrolla la

Terminal, importante aplicar los indicadores con las actividades, planeación los debe

consolidar.

• Las Comunicaciones de la Empresa, el responsable del proceso viene ejecutando el

Plan de Comunicaciones, lo que permitió incrementar de manera eficiente los medios y

la mejora en la comunicación entre funcionarios de la terminal, usuarios internos y

clientes externos.

• Se realizó seguimiento a los procesos contables, estados financieros e indicadores de

gestión.

• Se realizó la contratación del DVR y la adquisición de tres cámaras, que permitió

fortalecer la seguridad interna de la Terminal.

• La Comunicación de la Terminal mejoro satisfactoriamente, brindando información

rápida, de manera clara y concisa de los principales acontecimientos que son noticia,

manteniendo informados a los usuarios y pasajeros de las Empresas Transportadoras,

en temas relacionados con el estado de las vías, los horarios de las diferentes rutas, el

valor de los tiquetes y de la movilidad en general.

Dificultades.

• Es necesario implementar mayores controles en los procesos y procedimientos, que

permita realizar con mayor eficiencia seguimiento y control, los responsables están en

espera de la capacitación de actualización de la norma ISO 9001 Versión 2015, para

realizar actualización y estandarización de los documentos.

• Se requiere que los responsables de los procesos, realicen los informes de los

indicadores de gestión y del estado de los procesos, sus registros, la medición y

análisis de los mismos, como también dar a conocer los riesgos que se presentan en

los procesos y los planes de mejora de los mismos.






Avances.

• La oficina de Control interno realizó seguimiento al cumplimiento del envió de los

Informes Programados por las Entidades de Control y Vigilancia, como se puede

observar a continuación.

2.1 Seguimiento Y Control De Informes Externos Presentados Año 2018.

Control interno realizó seguimiento al cumplimiento del envió de los Informes Programados por las Entidades de Control y Vigilancia, como se puede observar a continuación.

ACTIVIDAD

DESCRIPCION RESPONSA

FECUENCIA

FECHA LIMITE OBSERVACIONES

Informes Tributarios Fiscales.

Elaboración Declaración de Renta-DIAN.

Contadora

Anual Mayo 02 de 2018

Declaración de Auto retenciones en la Fuente del CREE. - Autorrenta -

Contadora

Cuatrimestral

abril 26 y 19 junio por cuotas

Elaboración Declaración de Retención en la Fuente – DIAN.

Contadora

Mensual Febrero 14, marzo 14, abril 16, mayo 19, junio 16, Julio 15, agosto 17, septiembre 16, octubre 16, noviembre 14, diciembre 14 de 2018, y enero 17 de 2019.

Impuesto a la riqueza. Contadora

Anual No se presenta El tope no alcanza para su presentación

Elaboración Declaración de Impuesto al Valor Agregado IVA – DIAN.

Contadora

Bimestral 14 marzo, 16 mayo,16 julio, 16 septiembre, 16 noviembre de 2018, y 17 de enero de 2019.

Elaboración Declaración de Retención de ICA – Municipio de Sogamoso.

Contadora

Mensual (febrero 16, marzo 16, abril 20, mayo 21, junio 18, Julio 13, agosto 17, septiembre 14, octubre 12, noviembre 13, diciembre 14) de 2018, y enero 14 de 2019.

Por descuentos se presenta los primeros tres meses del año

Elaboración Declaración de Industria y Comercio – Municipio de Sogamoso.

Contadora

Anual Junio 06 de 2018. .

Elaboración Informe sobre Información Exógena – Dian.

Contadora

Anual 23 de mayo y 8 de junio del 2018.

Municipio 23 de mayo 2018 Dian el 8 de junio del 2018

Dar Respuesta a los Requerimientos Emitidos por la DIAN, en relación con las Obligaciones Tributarias.

Contadora

Periódico Cumplir Términos de Tiempo. Cuando se solicita






ACTIVIDAD


FECUENCIA


Informe

s a Entidades de

Vigilancia y

Control.

Diligenciamiento de los Formatos CGN2005001, CGN2005002 y Notas a los Estados Financieros – Contaduría General de la Nación.

Contadora

Trimestral (febrero 15, abril 15, Julio 15, octubre 15) de 2016, febrero 15 de 2018.

CHIP

Información contable pública (Tres informes: saldos y movimientos, operaciones reciprocas y variaciones trimestrales).

Contadora

Trimestral (febrero 15, abril 15, Julio 15, octubre 15) de 2016, febrero 15 de 2018.

CHIP

Elaboración de Informes a la Contraloría General de la Republica.

Contadora

Anual Febrero 15 de 2018.

Elaboración de Informes al Ministerio de Transportes (Información subjetiva).

Contador

Anual Cuando se requiera De acuerdo a solicitud

Informes Para la Administración y Entidades de Control del Transporte.

Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados e Indicadores Financieros) para Gerencia.

Contadora

Mensual (enero 15, febrero 15, marzo 15, abril 15, mayo 15, junio 15, Julio 15, agosto 15, septiembre 15, octubre 15, noviembre 15, diciembre 15) de 2018.

Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados e Indicadores Financieros, Notas y Cuadros Explicativos) para la Junta Directiva de la Empresa.

Contadora

Bimestral Los Estados Financieros fueron aprobados por junta a 31 de diciembre del año 2017, en marzo. Para el 2018 no se reunió la junta de acuerdo a estatutos.

Durante el año 2018 no se convocó a reunión para aprobación estados financieros

Estados Financieros (Balance General, Estado de Resultados, Estado de Cambios en el Patrimonio, Estado de Situación Financiera Estado de Flujo de Efectivo, Indicadores Financieros, proyecto de Distribución de Utilidades, Notas, Cuadros Explicativos) para la Asamblea General de Accionistas

Contadora

Anual 15 de febrero 2018 CHIP

Informe Consolidado de Activos de la Empresa para el respectivo Aseguramiento de los mismos.

Contadora y Presupuesto

Anual y periódico.

Enero 18 de 2017. De acuerdo a oficio 005 de presupuesto

Pago de TAUX, de ingresos a la Superintendencia de Puertos y Transportes

Contadora

Anual La Superintendencia de puertos y transportes es quien realiza las liquidaciones

El pago se realiza de acuerdo al monto y fecha que envía para pago la SPT






ACTIVIDAD


FECUENCIA


Subir información CHIP, Contraloría General de la Republica.

Contadora y Presupuesto


Informe Fiducias y Deuda Pública Contraloría Departamental. SIA

Contadora

Anual Octubre del 2018

Cargue Información CHIP Control Interno Contable.

Contadora y Control Interno.

Anual Febrero 2017.

Información Contraloría Departamental de Boyacá.

Gerencia y Coordinadores


Informe SIA Contraloría General de la Republica.

Contadora


Cargue de Información Licencias Software Equipos de Cómputo de la Empresa.

Coordinación de Control Interno

Anual Marzo 05 de 2018

Informe Pormenorizado de Control Interno

Coordinación de Control Interno

Anual Marzo 31, Julio 31, noviembre 30, diciembre 31 de 2018

Publicado en la página web de la TTS

Plan Anual de Auditorias. Coordinación de Control Interno

Anual De enero 26 a diciembre del 2018

Se dio cumplimiento a las auditorias Programadas e independientes

Plan de Acción 2018 de la Terminal de Transportes de Sogamoso.

Coordinación de Planeación

Anual Enero a diciembre de 2018 Se público en la página Web de la TTS.

Implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo según Resolución 1111 del 2017 Estándares mínimos del SG-SST

Coordinadora de Talento Humano

Anual Se viene implementando En noviembre del 2018 la ARP realiza auditoria al SG-SST

Informe del VIGIA, Superintendencia de Puertos y Transportes.

Coordinación Operativa

Trimestral (enero 2, abril 4, Julio 1, octubre 13) de 2018, enero de 2019.

Informe Movimiento Vehicular y de Pasajeros Superintendencia de Puertos y Transportes.

Coordinación Operativa

Semanal Cumplida la Semana Ocho (8) días, se debe enviar la información todos los lunes calendario.

*Elaboró: María Isabel Moreno Rojas (Coordinadora de Control Interno) *Decreto 485 del 2017






2.2 Seguimiento Estrategias Y Actividades Plan Anticorrupción Y Atención Al

Ciudadano.

Plan Anticorrupcion. Planeación recopiló los riesgos que cada responsable de area

presento, fueron incluidos al Plan anticorrupción, documento publicado en la Página Web

de la Temrinal a través del Oficina de Comunicaciones. El Coordinador de Control Interno

de la TTS realizó seguimiento, al mapa de riesgos de corrupcion en los periodos de abril 30,

agosto 31 y noviembre 30 de 2017, de acuerdo a lo establecido en el artículo 9 de la Ley

1474 de 2011.

Primer seguimiento al Mapa de Riesgos de Corrupcion con corte a 30 de abril del año 2018.

https://www.terminalsogamoso.com/index.php/normatividad/control-interno

Segundo seguimiento al Mapa de Riesgos de corrupcion con corte a 31 de agosto del año

2018 C:\Users\CONTROL INTERNO\Desktop\Control Interno.html

Tercer seguimiento al mapa de riesgos de corrupcion con corte a 31 de diciembre del año

2018.https://www.terminalsogamoso.com/index.php/normatividad/control-interno

Dificultades. La Coordinación de Planeación viene requiriendo, contar con herramientas

necesarias para realizar el diseño de los Planes, Programas y Proyectos, al igual la

Elaboración delos Presupuestos de manera eficiente y eficaz, en este punto se pudo

determinar que el problema es de tiempo, responsabilidades y participación, es necesario

que el área de planeación programe de manera cronológica sus actividades y requiera

colaboración en la participación de los responsables de aportar ideas y trabajo en la

realización de los Planes, Programas y proyectos, el cumplimiento de actividades y la

entrega de información.

• No es fácil dar cumplimiento a las reuniones programadas en especial al iniciar y

finalizar el año, por compromisos de mucha responsabilidad como son la realización

de informes, la Gerencia logro incrementar la asistencia a reuniones solicitando de

manera anticipada la confirmación de asistencia, el objetivo principal mantener

activos los diferentes Comités de la Empresa.






Se mantiene activa la necesidad de realizarlos estudios para mejorar la planificación de la

Empresa, al igual que llevar a cabo la actualización documental: Manual de Funciones y

Responsabilidades, Manual de Procesos y Procedimientos y sus respectivos Instructivos.

3. SUBSISTEMA DE CONTROL DE EVALUACIÓN. Avances.

• Que según acuerdo Nº 004 del 27 de diciembre del 2017 se aprobó el presupuesto

inicial de la Terminal de Transportes de Sogamoso para la vigencia 2018 por valor

de $ 4.517.005.206.

Elaboro: oficina de control interno Tomado de informe de presupuesto

INGRESOSMES

ITEMS PRESU.DEF EJECUTADO %

Presupuesto de Ingresos 4,961,342,147 2,761,916,930 55.67

Ingresos no Tributarios 2,941,857,109 2,656,281,556 90.29

Recursos de Capital 1,286,179,509 105,635,374 8.21

Recuperacion de Cartera 118,527,988 11,917,324 10.05

Disponibilidad Inicial 732,827,415 -00 -00

De acuerdo al recaudo proyectado se cumplio con el 92.6%, mientras que el rubro

de venta de otros servicios con un 67.6% y en tasa de arrendamientos se recaudo

un 89.0%

A DICIEMBRE

GESTION PRESUPUESTAL DE INGRESOS Y GASTOS A DICIEMBRE AÑO

- 2018 -

1 2 3

Presupuesto de Ingresos 4,961,342,147 2,761,916,930 55.67

Ingresos no Tributarios 2,941,857,109 2,656,281,556 90.29

Recursos de Capital 1,286,179,509 105,635,374 8.21

Recuperacion de Cartera 118,527,988 11,917,324 10.05

Disponibilidad Inicial 732,827,415 -00 -00

-00

1,000,000,000

2,000,000,000

3,000,000,000

4,000,000,000

5,000,000,000

6,000,000,000

Ejecucion Presupuestal de Ingresos 2018






Elaboro: oficina de control interno Tomado de informe de presupuesto

3.1 Informe De Control Contable.

GASTOSMES

ITEMS PRESU.DEF EJECUTADO %

Presupuesto de Gastos 4,961,342,147 2372213047 47.81

Pto Gastos de Funcionamiento 1,823,653,511 1631744098 89.48

Gastos Generales 1,201,818,242 720149016 59.92

Otros Gastos de Funcionamiento 54,673,461 20319933 37.17

Gastos de Inversion 1,881,196,933 0 0.00

La ejecucion presupuestal del gasto a diciembre del 2018 fue del 47.8%, por gastos

de funcionamiento fue del 89.4%, el rubro servicios personales indirectos se

ejecutaron el 90.8% y en especial los honorarios asesores externos se ejecuto el

91.7% siendo esta la que mas requirio traslado presupuestal

A DICIEMBRE

Presupuesto de Gastos

Pto Gastosde

Funcionamiento

GastosGenerales

OtrosGastos de

Funcionamiento

Gastos deInversion

PRESU.DEF 4,961,342,1 1,823,653,5 1,201,818,2 54,673,461 1,881,196,9

EJECUTADO 2372213047 1631744098 720149016 20319933 0

% 47.81 89.48 59.92 37.17 0.00

-00

1,000,000,000

2,000,000,000

3,000,000,000

4,000,000,000

5,000,000,000

6,000,000,000

Ejecucion Presupuestal de Gastos 2018






Los Estado financiero aprobados a 31 de diciembre del año 2017 fueron aprobados en

marzo, según estatutos

En lo que concierne a correspondientes al periodo del año gravable 2018, presentaron los

anexos correspondientes como son las Notas a los Estados Financieros, los informes y

reportes contables, el área responsable realizo a tiempo la entrega de los Estados Contables

y Financieros requeridos por los entes de control y vigilancia durante el año 2018, se

presentó confiabilidad en la información presentada referente a las transacciones

financieras y económicas que realizó la Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda.

Elementos del marco Normativo: Calificación 4.96

El área Contable cumplió la meta programada, control interno llevo a cabo la verificación de

la efectividad de los mecanismos de control de las actividades propias del proceso contable,

que garantiza la calidad de la información, veraz, confiable y transparente que cumple la

normatividad, técnica y contable establecida en el Plan general de la Contabilidad Pública.

Se tuvieron en cuenta la aplicación del Manual Contable y el Instructivo, siendo una

herramienta muy importante en el desarrollo de los procesos, se realizaron arqueos

periódicos de caja general y caja menor y se tuvieron en cuenta las recomendaciones

generadas en este proceso.

CODIGO NOMBRE CALIFICACION OBSERVACIONES

PROMEDIO

POR

CRITERIO(Unid

ad)

CALIFICACIO

N

TOTAL(Unida

d)

1 ELEMENTOS DEL MARCO NORMATIVO 4,96

1.1.1

..........1. LA ENTIDAD HA DEFINIDO LAS POLÍTICAS

CONTABLES QUE DEBE APLICAR PARA EL

RECONOCIMIENTO, MEDICIÓN, REVELACIÓN Y

PRESENTACIÓN DE LOS HECHOS ECONÓMICOS DE

ACUERDO CON EL MARCO NORMATIVO QUE LE

CORRESPONDE APLICAR?

SI

Se cuenta con un manual de politicas

contables aprobadas , bajo el marco normativo

de la Resolucin 414/2014

1,00

1.1.2 ..........1.1. SE SOCIALIZAN LAS POLÍTICAS CON EL

PERSONAL INVOLUCRADO EN EL PROCESO CONTABLE? SI

Se videncian los registros de socializacion de

las politcas .

1.1.3 ..........1.2. LAS POLÍTICAS ESTABLECIDAS SON APLICADAS

EN EL DESARROLLO DEL PROCESO CONTABLE? SI

Se evidencia en los estados financieros que se

vienen aplicando las politicas.

1.1.4 ..........1.3. LAS POLÍTICAS CONTABLES RESPONDEN A LA

NATURALEZA Y A LA ACTIVIDAD DE LA ENTIDAD? SI

Responden a la naturaleza de las actividades

que realiza la institucion.

1.1.5 ..........1.4. LAS POLÍTICAS CONTABLES PROPENDEN POR LA

REPRESENTACIÓN FIEL DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA? SI De acuerdo a lo establecido por la normatividad.

230415759 - Terminal de Transportes de Sogamoso Ltda. GENERAL

01-01-2017 al 31-12-2017EVALUACION DE CONTROL INTERNO CONTABLE

CGN2016_EVALUACION_CONTROL_INTERNO_CONTABLE






La elaboración de los estados contables presenta una fortaleza por parte del Área de

Contabilidad y el área de presupuesto, como es la herramienta de informática que permitió

presentar la información de manera oportuna, cuando fue requerida a nivel interno y externo

de la Empresa, se emitió el resumen ejecutivo de Estados Financieros, enviados a Gerencia.

La Empresa cuenta con un software contable (FLAHS), que permitió mediante las

interfaces, interactuar el registro de la información financiera, activos, nomina, contabilidad,

tesorería y presupuesto, mostrando la integridad, confiabilidad en los registros de sus

operaciones económicas y financieras; la Terminal ejecuta los lineamientos establecidos en

el régimen de la contabilidad pública y la NIIF, los cuales evidencian la confiabilidad del

sistema, mediante los documentos fuente debidamente llevados y archivados en orden

cronológico y ascendente, aplicando los principios y normas legalmente establecidas.

4 ESTADO GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

La coordinación de Control Interno con fundamento en la ley 87 de 1993 y en cumplimiento de los roles y responsabilidades y en especial la evaluación independiente que daría lugar a logros y avances, constituyendo en una cultura del autocontrol y para la oficina se constituye en el “control de controles”. El resultado de las evaluaciones y seguimientos se interrelacionan con los demás procesos para asegurar su funcionamiento y efectividad, recomendando sugerencias que contribuyan a la mejora continua y, por ende, mejora en la toma de decisiones y el apoyo a la Gerencia.

4.1 Liderazgo Estratégico:

A partir de la publicación y aprobación del plan anual de auditorías, canales de comunicación verbal y escrita, rendición de informes y la socialización de informes y resultado de las auditorias al comité Institucional de control interno y el apoyo de la alta Gerencia se convirtieron en un liderazgo estratégico para el logro de objetivos institucionales.

4.2 Hacia la prevención:

A partir de las recomendaciones, de los planes de mejoramiento, de las reuniones de comité de control interno se enfocaron hacia la prevención en la TTS, en los informes pormenorizados de control interno publicados, seguimiento al mapa de riesgo publicados, seguimiento a las peticiones, quejas y reclamos y a los informes de austeridad en el gasto.

4.3 Evaluación del Riesgo:






La identificación, análisis y seguimiento de los riesgos fue permanente en todos los procesos y la oficina de control interno, analizando los riesgos tanto internos como externos a partir de la página web institucional.

4.4 Evaluación y Seguimiento:

1) Para la evaluación al sistema de control interno, seguirá siendo diligente, objetiva y

autónoma en la evaluación y seguimiento, con el propósito fundamental de establecer

acciones de mejora en los planes que lo requieran.

2) El Sistema de Control Interno, se mantiene en proceso de mejora continúa teniendo

en cuenta las actualizaciones que se emiten por parte del Gobierno Nacional y los

Entes de Control Externos, es de destacar la gestión que ha venido realizando la

Gerencia, en brindar apoyo a la Coordinación de Control Interno, referente a

desempeño de los roles que le son de su competencia.

3) La actitud de los responsables de los procesos en el momento de realizarles

seguimiento y control de los mismos ha mejorado, pero falta en algunos casos mayor

celeridad para dar cumplimiento a lo recomendado y a los planes de mejoramiento.

4.5 Presentación de Informes:

Fuente: Pagina web-Transparencia y acceso a la información-Control Interno






4.6 Relación con Entes Externos de Control

Para este rol fu necesario identificar previamente la información especifica requerida, las fechas y a que entes de control se dirige la información de acuerdo a la condición legal de la TTS. La presentación de informes a los entes de control fue oportuna.

Resultado de las auditorias practicadas durante el año 2018 (Anexo adjunto)

Resultado de los Planes de mejoramiento 2018: (Anexo adjunto)

Periodo Nº Auditorias Planes de Mejoramiento

Primer Semestre 12 6

Segundo Semestre 18 6

Totales 30 12

Primer Semestre Segundo Semestre Totales

Nº Auditorias 12 18 30

Planes de Mejoramiento 6 6 12

12

18

30

6 6

12

Comportamiento de Auditorias 2018






*Los planes de mejoramiento incumplidos, se espera darle cumplimiento para el año 2019

5 RECOMENDACIONES.

Generar en los funcionarios la cultura del control dentro del proceso de mejoramiento continuo en la TTS es un proceso muy lento y dispendioso, sin embargo, las entidades que aportan estudios adelantados para ejercer un verdadero control, proponen la configuración de un marco integrado para el control interno, en el que identifica elementos propios de la oficina de control interno y, lo que es más importante, las relaciones que existen entre dichos elementos. Los elementos como:

1. Ambiente interno: Hace parte del corazón de la organización y por ende establece la base

de cómo los funcionarios perciben y trata los riesgos, incluyendo la filosofía para su gestión,

el riesgo aceptado, la integridad y valores éticos.

2. Establecimiento de objetivos: gestionar el riesgo institucional podría establecer como el

proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad

y están en línea con ella.

3. Identificación de eventos: Ser perceptivo y tener en cuenta los acontecimientos internos y

externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre

riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la estrategia de la dirección o los

procesos para fijar objetivos.

4. Evaluación de riesgos: los riesgos deberán ser conocidos por toda la organización y analizar

el impacto y determinar cómo se gestionarán.

5. Respuesta al riesgo: La Gerencia propondrá una serie de acciones para alinear y mitigar los

riesgos.

6. Actividades de control: las políticas y procedimientos permiten apoyar a la organización para

alcanzar sus objetivos, habilidades, procesos, trabajo en equipo y comunicación.

7. Información y comunicación: la información relevante se identifica, capta y comunica en

forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una

comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas direcciones

dentro de la entidad.

8. Supervisión: Todos los procesos y procedimientos podrán ser supervisados lo mismo que la

totalidad de la gestión de riesgos corporativos, realizando modificaciones oportunas cuando

se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la

dirección, evaluaciones independientes.

SE RECOMIENDA TAMBIEN

1. Citar a reunión para la revisión y aprobación de los balances y su debida publicación






2. Aún se encuentra en proceso la recomendación de revisar el mapa de procesos y

procedimientos, su actualización, socialización e implementación de los mismos.

3. Persiste la expedición de tasa de uso manual y la venta repetitiva a los conductores,

evidenciando falta de mantenimiento y planes de contingencia, se sugiere la creación

de nuevos equipos con impresora para resolver cualquier riesgo.

4. Se recomienda la actualización de acuerdo a resolución en el sistema de tasa de uso

de la venta para la ruta a Yopal, evitando la venta manual de tasa de uso

5. Las permanencias aún se están cobrando, aunque no están identificadas en el

proceso ni en el manual operativo.

6. El sistema de información es susceptible de manipulación

7. El proceso jurídico requiere actualización en su manual, de acuerdo a la normatividad

8. El proceso de gestión de bienes y activos, esta desactualizado tanto físico como en

el sistema.

9. Se recomienda rendición de cuentas por parte de la TTS, con el propósito de afianzar

la relación Estado -Ciudadano

10. Se recomienda crear estrategias para mejorar la atención al ciudadano, como los

medios de comunicación, medios impresos, la página web, correspondencia

11. Afianzar el compromiso de publicar información actualizada por parte de cada uno de

los responsables, en el link de transparencia y acceso a la información

12. Es necesario realizar un programa de mantenimiento continuo al Sistema de

Cámaras de Seguridad de la Terminal, ya que ha permitido mejorar la atención a los

clientes y usuarios, en aspectos importantes como la seguridad interna y respuesta

rápida a las solicitudes.

_________________________________ MARIA ISABEL MORENO ROJAS Coordinador de Control Interno TTS.






Anexos






Mes Fecha Proceso Auditado Observaciones Hallazgos

Enero 5-ene

Porte de Tasa de

Uso y Prueba de

Alcoholemia

• La planilla donde se registran la información de los vehículos en el momento del operativo se puede mejorar para

que el diligenciamiento sea más eficiente. De hecho, el coordinador operativo atendió a la sugerencia y mejoro el

formato.

• No se evidencio la programación de operativos a realizasen durante el año 2018

• De los vehículos verificados, todos portaban los pagos de tasa de uso y pruebas de alcoholemias.

Febrero 5-febVenta de Tasa de

Uso

• Las libretas que se utilizan para la venta manual de la tasa de uso a los conductores de las diferentes empresas

como se puede evidenciar, son de diferentes rangos y de diferentes libretas, haciendo compleja la organización y

por ende la digitación y actualización de los conduces vendidos en el sistema, y dar continuidad con el proceso

electrónico.

Por otra parte, los la funcionaria informa que la novedad de ingresar mal el rango ya se está solucionando con el

operador correspondiente a corregir el error.

• Las funcionarias de la oficina de guardas de control, aducen que el sistema no queda habilitado para ingresar al

sistema la placa del vehículo, en consecuencia, los ingresos por permanencias no se les puede hacer seguimiento

ni tampoco se registran el número de pasajeros.

2

Marzo 15-mar Pagina Web Falta el cumplimiento de presentación de informes del año 2017 y planes del 2018 1

26-abrContrato Nº 023-

2017

En el contrato 023-2017 Se evidencia el acta de inicio de fecha 25 de abril del 2017; y fecha de vencimiento 24 de

febrero del 2018, también se evidencia un cronograma de actividades que iba de mayo a diciembre del 2017.

Según se pudo verificar para el año 2018 aún no se contrata la prestación de los servicios de fumigación,

desinfección a tanques, control de plagas entre otros que debe ser ejecutado durante el año 2018.

24-abr Contratación017-2018; 016-2018; 003-2018; 006-2018;010-2018 (Se puede verificar la informacion física cada uno de los

contratos)

26-mayContrato Nº 023-

2017





30-mayPagos de Seguridad

Social

Según lo evidenciado la funcionaria Lorena Plazas Urrego identificada con documento número 1057581484 y

según el informe la EPS SANITAS está en estado de afiliación; Suspendido, desde el 30 de abril del 2017 y para

Pensión la fecha de afiliación el 02 de enero 2016

1

13-jun Permanencias

Existe un manual operativo para la TTS pero no hay un proceso para permanencias

Verificar por parte de la oficina de sistemas el aumento inusual de 74 permanencias el 8 de junio y 31

permanencias el 12 de junio

El tiempo de permanencia evidenciado en el manual operativo es de 30 minutos y según lo evidenciado en la

planilla de permanencias se aumentaron a 55 minutos.

1

Pagos de Seguridad

Social

• Incumplimiento de más de un año de pagos a Pensión y a Salud

• Surge la pregunta ¿Qué documento aporto la funcionaria a la TTS para los pagos ante tesorería?

Caja General

El día 6 de junio se realizó arqueo de caja general, para dar inicio a la auditoria, se toma como referencia el día 31

de mayo del 2018 con un saldo para el 1º de junio por $8.269.053.

Se evidencia en la consignación en el formato consignación múltiple de efectivo el día 05 de junio por valor total de

$33.206.500, de los cuales $26.720.500 son para el TTS y $6.486.000 para el Consorcio Addit-Asotradis, por su

parte el banco confirma la consignación el 06 de junio del 2018 por valor total de $33.206.500.

Por otra parte, al solicitarle a la tesorera los registros del día 1º al martes 5 de junio, informa que no ha podido

realizar la actualización por que la contadora tendría que hacer cierre del mes de mayo y apertura y/o habilitar el

sistema para el mes de junio y por esa razón no había podido actualizar la información.

1

26-junSeguimiento a CDP -

RP y Orden de pago• Se evidenciaron CDP y RP en blanco. 1

Junio

14-jun

20-junInventarios Almacén

y Activos

El funcionario solicita ser escuchado para dar una explicación del por que no se puede realizar la auditoria que

solicita la oficina de control interno.

El funcionario sustenta que la desactualización de inventarios obedece a varios factores; uno es la transición de

local a NIIF y la respectiva configuración de los módulos; aclara también que el módulo de Activos Fijos fue

necesario configurarlo con vida útil, porcentaje del valor residual y asignación de depreciación acumulada según

norma internacional.

Informa también que la falta de apoyo de un auxiliar en su área genero demoras en la actualización, de este hecho

lo dio a conocer por escrito al Gerente, además porque era el supervisor por eso lo informo en su momento.

La explicación narrada por esta oficina la radica por escrito el funcionario Víctor Vergel más tarde, hacia las 6: 00

de la tarde con un oficio TTS 0106-061 de fecha 20 de junio del 2018 dirigida al Doctor Gustavo Pinzón con copia a

control interno, además, anexa copia del oficio emitido por la asesora en sistemas de información contable la

Doctora Jennifer Carolina Camargo Fernández de fecha 20 de junio del 2018.

Por último, explica el funcionario Víctor Vergel que se compromete a realizar todas las actualización y conteos en

Almacén y de activos, entrando de sus vacaciones ya que comenzaran el 21 de junio del 2018. En el oficio en

mención del funcionario plasma el compromiso de la actualización y reconoce además que el es el responsable del

proceso y que su compromiso le dará cumplimiento entrando de sus vacaciones.

Elaboró: Maria Isabel Moreno Rojas


Abril

Mayo

24-mayInventario Activos -

Almacén

El reporte y cruce de la información entre diciembre del año 2017 y enero del 2018 se puede corroborar que es

exactamente la misma información, es decir se realiza un copiado y pegado, pero no se soporta si corresponde con

la verificación física.

El riesgo se evidencia en el reporte de información desactualizada del 2017 para el 2018; es decir a la fecha de

realizar la presente auditoria (24 de mayo del 2018) persiste y va en aumento el riesgo de generar una información

(NO) confiable a la hora de realizar los estados financieros de la TTS.

Los Activos deben ser evaluados con lo contable y para ello se requiere que los responsables de la emisión de la

información la realicen eficientemente en calidad y tiempos de presentación.

Para diciembre del 2017 no se habían actualizado los inventarios, ni las salidas, por tanto, el cierre a 31 de

diciembre del 2017 es ineficiente.

Se concluye que no hay inventario físico con la información en el sistema, este no pudo ser comprobado por que el

funcionario no se encontró en el momento de realizar la auditoria.

No se actualizan las salidas de almacén mensualmente, dado que el funcionario entrega elementos de almacén

solamente los miércoles, no siendo esta una limitante para que actualice la información.

Se solicito a la oficina financiera el soporte emitido y firmado por el responsable de presupuesto donde presenta la

actualización de los inventarios para activos y para almacén a 31 de diciembre. El soporte solicitado no fue

presentado ni se evidencio documentos de apoyo de la actualización, lo que indica que la oficina financiera fue

quien tomó la decisión de pasar las mismas cantidades a los inventarios y saldos para el año 2018

¿Cuándo se pasan las mismas cantidades de los inventarios a 31 de diciembre del 2017 sin haber sido

actualizados para enero del 2018, como se elaboran los estados financieros de la TTS?

CONSOLIDADO DE AUDITORIAS INDEPENDIENTES Y PROGRAMADAS REALIZADAS DURANTE PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2018

1






Mes Fecha Proceso Auditado Observaciones Hallazgos

Enero 5-ene

Porte de Tasa de

Uso y Prueba de

Alcoholemia

• La planilla donde se registran la información de los vehículos en el momento del operativo se puede mejorar para

que el diligenciamiento sea más eficiente. De hecho, el coordinador operativo atendió a la sugerencia y mejoro el

formato.

• No se evidencio la programación de operativos a realizasen durante el año 2018

• De los vehículos verificados, todos portaban los pagos de tasa de uso y pruebas de alcoholemias.

Febrero 5-febVenta de Tasa de

Uso

• Las libretas que se utilizan para la venta manual de la tasa de uso a los conductores de las diferentes empresas

como se puede evidenciar, son de diferentes rangos y de diferentes libretas, haciendo compleja la organización y

por ende la digitación y actualización de los conduces vendidos en el sistema, y dar continuidad con el proceso

electrónico.

Por otra parte, los la funcionaria informa que la novedad de ingresar mal el rango ya se está solucionando con el

operador correspondiente a corregir el error.

• Las funcionarias de la oficina de guardas de control, aducen que el sistema no queda habilitado para ingresar al

sistema la placa del vehículo, en consecuencia, los ingresos por permanencias no se les puede hacer seguimiento

ni tampoco se registran el número de pasajeros.

2

Marzo 15-mar Pagina Web Falta el cumplimiento de presentación de informes del año 2017 y planes del 2018 1

26-abrContrato Nº 023-

2017





24-abr Contratación017-2018; 016-2018; 003-2018; 006-2018;010-2018 (Se puede verificar la informacion física cada uno de los

contratos)

26-mayContrato Nº 023-

2017





30-mayPagos de Seguridad

Social

Según lo evidenciado la funcionaria Lorena Plazas Urrego identificada con documento número 1057581484 y

según el informe la EPS SANITAS está en estado de afiliación; Suspendido, desde el 30 de abril del 2017 y para

Pensión la fecha de afiliación el 02 de enero 2016

1

13-jun Permanencias

Existe un manual operativo para la TTS pero no hay un proceso para permanencias

Verificar por parte de la oficina de sistemas el aumento inusual de 74 permanencias el 8 de junio y 31

permanencias el 12 de junio

El tiempo de permanencia evidenciado en el manual operativo es de 30 minutos y según lo evidenciado en la

planilla de permanencias se aumentaron a 55 minutos.

1

Pagos de Seguridad

Social

• Incumplimiento de más de un año de pagos a Pensión y a Salud

• Surge la pregunta ¿Qué documento aporto la funcionaria a la TTS para los pagos ante tesorería?

Caja General

El día 6 de junio se realizó arqueo de caja general, para dar inicio a la auditoria, se toma como referencia el día 31

de mayo del 2018 con un saldo para el 1º de junio por $8.269.053.

Se evidencia en la consignación en el formato consignación múltiple de efectivo el día 05 de junio por valor total de

$33.206.500, de los cuales $26.720.500 son para el TTS y $6.486.000 para el Consorcio Addit-Asotradis, por su

parte el banco confirma la consignación el 06 de junio del 2018 por valor total de $33.206.500.

Por otra parte, al solicitarle a la tesorera los registros del día 1º al martes 5 de junio, informa que no ha podido

realizar la actualización por que la contadora tendría que hacer cierre del mes de mayo y apertura y/o habilitar el

sistema para el mes de junio y por esa razón no había podido actualizar la información.

1

26-junSeguimiento a CDP -

RP y Orden de pago• Se evidenciaron CDP y RP en blanco. 1

Junio

14-jun

20-junInventarios Almacén

y Activos

El funcionario solicita ser escuchado para dar una explicación del por que no se puede realizar la auditoria que

solicita la oficina de control interno.

El funcionario sustenta que la desactualización de inventarios obedece a varios factores; uno es la transición de

local a NIIF y la respectiva configuración de los módulos; aclara también que el módulo de Activos Fijos fue

necesario configurarlo con vida útil, porcentaje del valor residual y asignación de depreciación acumulada según

norma internacional.

Informa también que la falta de apoyo de un auxiliar en su área genero demoras en la actualización, de este hecho

lo dio a conocer por escrito al Gerente, además porque era el supervisor por eso lo informo en su momento.

La explicación narrada por esta oficina la radica por escrito el funcionario Víctor Vergel más tarde, hacia las 6: 00

de la tarde con un oficio TTS 0106-061 de fecha 20 de junio del 2018 dirigida al Doctor Gustavo Pinzón con copia a

control interno, además, anexa copia del oficio emitido por la asesora en sistemas de información contable la

Doctora Jennifer Carolina Camargo Fernández de fecha 20 de junio del 2018.

Por último, explica el funcionario Víctor Vergel que se compromete a realizar todas las actualización y conteos en

Almacén y de activos, entrando de sus vacaciones ya que comenzaran el 21 de junio del 2018. En el oficio en

mención del funcionario plasma el compromiso de la actualización y reconoce además que el es el responsable del

proceso y que su compromiso le dará cumplimiento entrando de sus vacaciones.

Elaboró: Maria Isabel Moreno Rojas


Abril

Mayo

24-mayInventario Activos -

Almacén

El reporte y cruce de la información entre diciembre del año 2017 y enero del 2018 se puede corroborar que es

exactamente la misma información, es decir se realiza un copiado y pegado, pero no se soporta si corresponde con

la verificación física.

El riesgo se evidencia en el reporte de información desactualizada del 2017 para el 2018; es decir a la fecha de

realizar la presente auditoria (24 de mayo del 2018) persiste y va en aumento el riesgo de generar una información

(NO) confiable a la hora de realizar los estados financieros de la TTS.

Los Activos deben ser evaluados con lo contable y para ello se requiere que los responsables de la emisión de la

información la realicen eficientemente en calidad y tiempos de presentación.

Para diciembre del 2017 no se habían actualizado los inventarios, ni las salidas, por tanto, el cierre a 31 de

diciembre del 2017 es ineficiente.

Se concluye que no hay inventario físico con la información en el sistema, este no pudo ser comprobado por que el

funcionario no se encontró en el momento de realizar la auditoria.

No se actualizan las salidas de almacén mensualmente, dado que el funcionario entrega elementos de almacén

solamente los miércoles, no siendo esta una limitante para que actualice la información.

Se solicito a la oficina financiera el soporte emitido y firmado por el responsable de presupuesto donde presenta la

actualización de los inventarios para activos y para almacén a 31 de diciembre. El soporte solicitado no fue

presentado ni se evidencio documentos de apoyo de la actualización, lo que indica que la oficina financiera fue

quien tomó la decisión de pasar las mismas cantidades a los inventarios y saldos para el año 2018

¿Cuándo se pasan las mismas cantidades de los inventarios a 31 de diciembre del 2017 sin haber sido

actualizados para enero del 2018, como se elaboran los estados financieros de la TTS?

CONSOLIDADO DE AUDITORIAS INDEPENDIENTES Y PROGRAMADAS REALIZADAS DURANTE PRIMER SEMESTRE DEL AÑO 2018

1






Elaboró: María Isabel Moreno Rojas Coordinadora de Control Interno

PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL.

CÓDIGO: SGE F 16 FECHA: 15/06/09

VERSIÓN:01 PAGINA 1 DE 1

TIPO DE DOCUMENTO: FORMATO

INICIA TERMINA

1 Financiera

Los estados

financieros no han

sido aprobados

Se recomienda publicar los

estados financieros una vez se

realice la asamblea General y se

aprueben los estados financieros

Incumplimiento

Una vez se realice la asamblea de

socios, prevista para finales de

marzo del 2018, serán aprobados y

firmados los estados financieros

serán publicados

Contadora N/A 15-03-2018 15-04-2018

2Manual de

funciones

No contempla

funciones para

Control Interno

El manual de funciones no

describe las funciones para la

coordinadora de control interno

Incumplimiento a la

ley 1474 de 2011

Elaborar funciones y solicitar su

aprobaciónTalento Humano N/A 15-03-2018 30-04-2018

3procesos de la

TTS

No se pudo acceder

a los procesos en la

página Web

El sistema para la consulta no se

habilita para la consulta

Desinformación para

los usuarios

Oficina de sistemas verificara si los

proceso fueron publicadosOficina de sistemas N/A 15-03-2018 30-04-2018

4 Talento Humano Desactualización

Listado de planta de personal y

el directorio de funcionarios se

encuentra desactualizado

Incumplimiento al

Articulo 9, ley 1712

Actualizar la información para el año

2018Talento Humano N/A 15-03-2018 15-04-2018

5 Operativo DesactualizaciónLa información en la página esta

desactualizada

Información al

ciudadano

Es recomendable actualizar la

información hasta el año 2017 y

mes a mes del año 2018

Coordinador

OperativoN/A 15-03-2018 30-04-2018

6 Planeación

Los trámites

publicados no son

competencias de la

TTS

Socializar otros trámites con los

coordinadores

Los trámites

publicados no se les

debe hacer

seguimiento

Evaluar otros trámites para el

mejoramiento InstitucionalComité MIPG N/A 15-03-2018 30-04-2018

7 Jurídica contratación

no se publica en la pagina web

el consolidado de la contratación,

se evidencia hasta el mes de

Octubre del 2017

Incumplimiento de la

ley

Actualizar la información para

noviembre y diciembre 2017 y lo

celebrado del año 2018

Jurídica,

ContrataciónN/A 15-03-2018 15-04-2018

1 Comunicaciones

No se evidencia el

plan de

comunicaciones

para el año 2018

Por ser un eje transversal a

todos los procesos, es una

dependencia esencial para el

cumplimiento de la mision

institucional

Incumplimiento a la

ley 1474 de 2011

Elaborar y publicar en la pagina web

de la TTS en el link de

Transparencia y aceso a la

informacion el Plan de

comunicación 2018

Comunicaciones N/A 26-03-2018 30-04-2018

2 Comunicaciones

El correo

terminalsogamoso

@terminalsogamos

o.com . Se

evidencian

inconsistencias

La TTS reciben solicitudes en el

correo identificado en el

hallazgo, y publicado en la página

web, pero a la hora de enviar una

respuesta se evidencian errores,

lo que conlleva enviaran la

respuesta por otro correo

Generar dudas en el

usuario. Se envia la

solicitud por un correo

y recibe respuesta por

otra.

El ususario no tiene claridad en el

correo envio y en el recibido de la

informacion.

Esta situacion ya se le habia

solicitado atencion a la oficina de

sistemas

Comunicaciones N/A 20-04-2018 20-04-2018

1 Sistemas

No se evidencia el

cronograma de

actividades a

realizarse durante el

año 2018

Se busca facilitar el seguimiento,

evaluacion y control por parte de

la misma oficina y para la oficina

de control interno

Incumplimiento a la

ley 1474 de 2011

Realizar y dar a conocer el

cronograma de actividaes para el

año 2018

Sistemas N/A 26-04-2018 26-04-2018

2 Sistemas

El correo

terminalsogamoso

@terminalsogamos

o.com . Se

evidencian

inconsistencias

La TTS reciben solicitudes en el

correo identificado en el

hallazgo, y publicado en la página

web, pero a la hora de enviar una

respuesta se evidencian errores,

lo que conlleva enviaran la

respuesta por otro correo

Generar dudas en el

usuario. Se envia la

solicitud por un correo

y recibe respuesta por

otra.

El ususario no tiene claridad en el

correo envio y en el recibido de la

informacion.

Esta situacion ya se le habia

solicitado atencion a la oficina de

sistemas

Sistemas N/A 20-04-2018 20-04-2018

Publicar y Actualizar

Seguimiento y Verificación

Actualización

Actualización

Actualización

1 Presupuesto

ACTIVIDADES RESPONSABLE RECURSOS

FECHA DE VERIFICACION

OBSERVACIONES

Hasta que se aprueben

Los correos institucionales deben ser

claros para funcionarios y ciudadanos

Nº PROCEDIM HALLAZGOIDENTIFICACIÓN DEL

PROBLEMACONSECUENCIA

Seguimiento

Se socializo con cada uno de los

funcionarios a manera de

conversatorio sobre MIPG

dándoles a conocer la

importancia de mejorar la cultura

de servicio a la comunidad, razón

de ser del servicio de lo público.

Información oportuna

y eficaz al ciudadano

Sensibilizar y dar a conocer la

responsabilidad de ejercer el

control a partir de las funciones

realizadas en la TTS,

comprometidos con valores

fundamentales como la

transparencia, el uso

responsable de los recursos

públicos, la lucha contra la

corrupción y las buenas prácticas

administrativas.

Coordinador

presupuestoN/A

Elaborar y publicar el Plan 2018 para

comunicación

La comunicación al ususario debe ser

clara e informada en la pagina web de la

TTS

Elaborar y publicar el Plan de trabajo 2018

para la oficina de sistemas

19-04-2018 19-04-2018

El funcionario atiende de manera

respetuosa las recomendaciones de la

oficina de Control Interno y acepta el

compromiso de ,actualizar la información y

publicarla. Informarse y conocer los

componentes de la pagina web .

Por último acepta el compromiso de

realizar el cronograma de actividades para

el año 2018 teniendo en cuenta el mapa

de riesgo, el plan de acción y presentación

de los informes que sean de su

competencia

Actualizar Manual de funciones


terminal de transportes de sogamoso ltda

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