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INFORME DE AUDITORÍA DE ETAPA 1

Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa.

ES-P-SG-02-F-026 Aprobado 2010-09-29 Versión 02

1 INFORMACION GENERAL ORGANIZACIÓN

TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

Sitio web: www.terminalvillavicencio.gov.co

LOCALIZACIÓN

Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia

ALCANCE:

Organización y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.

Pendiente por traducir

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de Sistema de Gestión de la Calidad)

7.3 Diseño y desarrollo, ya que la prestación del servicio se realiza de acuerdo a los

parámetros de la Legislación Colombiana vigente para el sector

CÓDIGO SECTOR: EA 31/1

REQUISITOS: ISO 9001:2008

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

Nombre: Julio César Herrera Morales

Cargo: Gerente de la Terminal

Correo electrónico: [email protected]

FECHA DURACIÓN (total días auditoría) Auditoria Etapa 1 2010-12-16 0,5

EQUIPO AUDITOR Audito Líder: Fernando Ángel Botero

Experto Técnico -------------------------------

2 OBJETIVOS

de 4




• Confirmar el alcance de la certificación • Auditar la documentación del sistema de gestión de la organización y su suficiencia frente a los criterios. • Evaluar la organización y las condiciones específicas de su sitio e intercambiar información con el personal de

la organización con el fin de determinar el estado de preparación para la auditoria en Etapa 2. • Revisar el estado de la organización, su comprensión de los requisitos especificados, en particular en lo que

concierne a la identificación del desempeño clave o de aspectos, procesos, objetivos y operación significativos del sistema de gestión;

• Reunir la información necesaria correspondiente al alcance del sistema de Gestión, a los procesos y a los sitios de la organización, así como a los aspectos reglamentarios y jurídicos conexos y su capacidad de cumplimiento;

• Revisar la asignación de recursos para la auditoría Etapa 2 y acordar con la organización los detalles para su realización;

• Brindar un enfoque para la planificación de la auditoria Etapa 2, mediante la comprensión suficiente del sistema de gestión y de las operaciones del sitio en un contexto en el que pueden haber aspectos significativos del Sistema de Gestión de la organización;

• Evaluar si las auditorías internas y la Revisión por la Dirección han sido planificadas y realizadas y si el nivel de implementación del Sistema de Gestión garantiza que la organización está preparada para la auditoria Etapa 2.

• Establecer las conclusiones en relación con la viabilidad de realizar la Etapa 2. • Identificar hallazgos que podrían ser clasificados como no conformidades en la Etapa 2 e informar a la

organización acerca de los riesgos asociados para iniciar la Etapa 2. • Establecer el plan para la auditoria Etapa 2, si los resultados lo ameritan

3 ACTIVIDADES DESARROLLADAS:

- La auditoría correspondiente a la Etapa 1 se realizó en las instalaciones de la empresa con la participación del Gerente y la Coordinadora de Calidad. Previamente se envió al auditor la documentación requerida, manual de calidad, caracterizaciones, procedimientos obligatorios, registros de la última auditoría interna y de la revisión por la dirección.

- Se elaboró un plan para la Etapa 1 que se presentó a la Institución y al considerarlo apropiado, se desarrolló en su totalidad.

- En el Manual de Calidad se evidencia la identificación de los clientes, que de acuerdo con el alcance documentado, son las empresas transportadoras y los usuarios de los servicios de transporte, aunque también se considera como clientes a los conductores y a los comerciantes de los locales con que se cuenta en la Terminal. Los requisitos de los clientes están descritos en la legislación aplicable, referenciada en las caracterizaciones de los procesos, en los requisitos de la norma indicados en el manual de calidad, capítulo 9 y en los procedimientos e instructivos.

- Se revisó la justificación de la exclusión documentada del requisito 7.3 Diseño y desarrollo, encontrándose adecuada y válida.

- Se verificó la capacidad de cumplimiento de los requisitos legales entre los cuales se cuenta principalmente con el Decreto 2762 de 2001, la Resolución 014 de 2009 Manual Operativo de la Sociedad Terminal de Transportes de Villavicencio, la Resolución 002222 de 2002, por la cual se fijan las Tasas de Uso y la Resolución 6398 de 2002 sobre la base de cálculo de las tasas de uso, entre otros.

- Al finalizar la auditoría inicial, se acordó de manera consensuada con los participantes, de la viabilidad de realizar la auditoría de otorgamiento, Etapa 2, para la cual se elaboró el plan respectivo que se presentó a la Institución para su revisión y divulgación.

- Se realizaron las explicaciones y aclaraciones necesarias para que la organización tenga claridad de todas las actividades realizadas y por hacer para la Etapa 2 de la auditoría.

Información sobre los sitios por auditar y el personal que realiza trabajo en el alcance del sistema de gestión Número de personas incluidas en el alcance del Sistema de Gestión (Incluye empleados, subcontratados, de temporada, en misión temporal, en todos los turnos) Si existe una diferencia mayor a más o menos al 10% del reportado en la solicitud de certificación, se

47

de 4




Número de sitios permanentes diferentes al principal que estarán cubiertos por la certificación 0

Número de sitios que se tomaran como muestra en la Etapa 2, si es aplicable la toma de muestra como múltiple sitio 1

3. DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION

Fecha del manual de gestión o documento que describe los elementos centrales del sistema de gestión:

04/11/2010

Fecha de aprobación del manual: 04/11/2010 Exclusiones reportadas de requisitos en el manual de Gestión (aplicable a SGC): indicar las exclusiones reportadas

7.3 Diseño y desarrollo, ya que la prestación del servicio se realiza de acuerdo a los parámetros de la Legislación Colombiana vigente para el sector

4. OBSERVACIONES A LA ADECUACION DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION

Indicar cada una de las inadecuaciones, omisiones, inconsistencias o debilidades identificadas en la Etapa 1 o en la Documentación. Si se identifica una deficiencia relevante, a juicio del auditor, se puede solicitar documentación adicional para verificar la adecuación del sistema de gestión. Si se identifican serias deficiencias, se deben comunicar y resolver con la organización antes de la Auditoría Etapa 2. Si no se resuelven, el auditor líder, en acuerdo con la organización, puede aplazar la Auditoría Etapa 2. Reportar las debilidades significativas a la adecuación de la documentación, con los criterios de auditoria. No se han identificado inadecuaciones en la documentación ni en el sistema de gestión de la calidad.

5. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ETAPA 1 SI NO

Las exclusiones son adecuadas y justificadas, de acuerdo con lo establecido en el numeral 1.2 de la norma ISO 9001 ? (Aplica solo para SGC)

X

Existen procesos de origen externo con incidencia en el alcance de la certificación ? X

Está definido el control sobre los procesos de origen externo? NA NA

Se cuenta con la capacidad de cumplir con los requisitos legales y reglamentarios aplicables? X

Se cuenta con información acerca de los resultados del seguimiento (monitoreo) y la medición ?

X

Se han realizado auditorias internas al Sistema de Gestión para determinar su conformidad con los requisitos especificados y si el Sistema se ha implementado y mantenido eficazmente?

X

Se han realizado Revisiones por la Dirección para asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia del Sistema? X

Se cuenta con resultados de acciones tomadas para los resultados de monitoreo, auditorías internas y revisiones por la dirección.

X

de 4




Se cuenta con los recursos y condiciones para la auditoria Etapa 2? X

El representante de la alta dirección tiene la autoridad y la responsabilidad definida acorde con los requisitos establecidos en la norma de requisitos de gestión.

X

6. HALLAZGOS IDENTIFICADOS Describir los hallazgos identificados que podrían constituirse como no conformidades en la Etapa 2 • En la descripción de los requisitos de la norma ISO 9001:2008 aplicables a los procesos, en el

capítulo 9 del manual de calidad no se incluyen los requisitos 5.6.1, 7.5.5 ni 7.6

7. CONCLUSIÓN DE LA ETAPA 1

RECOMENDACIÓN PARA REALIZAR ETAPA 2,

X

RECOMENDACIÓN PARA REALIZAR UNA NUEVA ETAPA 1

COMENTARIOS DEL EQUIPO AUDITOR, por favor indique comentarios relacionados con la presentación de los resultados de la etapa 1 y de los detalles explicados a la empresa para su continuación, de manera que se evidencie aquí que las actividades realizadas y las que se realicen posteriormente hayan sido claras para la organización. La documentación revisada, las actividades realizadas según las evidencias suministradas y la comprensión por parte de los participantes en la Etapa 1 de los requisitos de la norma y de la importancia de su cumplimiento, han permitido dar concepto favorable para continuar con la Etapa 2 de la auditoría de otorgamiento.

Notas: La decisión para la continuación del proceso y realización de la auditoría etapa 2 es de la organización, sin embargo la organización debe revisar los resultados obtenidos en la etapa 1 y los riesgos que implica realizar una etapa 2 sin implementar acciones para los hallazgos detectados. En cualquier caso, la etapa 2 de auditoría debe ser realizada antes de 90 días a partir de la fecha de realización de la Etapa 1. El auditor líder en la reunión de cierre de la Etapa 1, explicará los detalles relacionados con la continuación del proceso y las alternativas para la organización.

Nombre auditor líder: FERNANDO ÁNGEL BOTERO FECHA: 2010 12 16

PLAN DE AUDITORÍA ETAPA 1

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ES-P-SG-02-F-024 Aprobado 2010-04-23 Version 01

EMPRESA: TERMINAL DE TRANSPORTES DE VILLAVICENCIO S.A.

Dirección: Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia

Representante de la dirección: Julio César Herrera Morales

Cargo: Gerente de la Terminal

Correo electrónico [email protected]

Alcance: Organización y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.

CRITERIOS DE AUDITORIA ISO 9001:2008

TIPO DE AUDITORÍA: ETAPA 1 �� AUDITORÍA INICIAL

� AUDITORÍA DE RENOVACIÓN

Reunión de Apertura: 2010-12-16 Hora: 8:00 – 8:15 Reunión de Cierre: 2010-12-16 Hora: 11:45 – 12:00

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para remitir la propuesta de Plan de Auditoría de la etapa 1 que se realizará en el Sistema de Gestión de la organización. Sírvase por favor indicar en la columna, el nombre y título de las personas que asistirán a cada reunión y enviarlo por favor a mi correo electrónico. Asimismo, para la sesión de apertura de la auditoría agradezco por favor invitar a las personas que la organización considere relevantes de las áreas a auditar. En términos de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, por favor informarnos el día de la visita y organizar el suministro de equipos de protección personal que sean necesarios. La información que se obtenga por la realización de esta auditoría será tratada confidencialmente por el equipo auditor y por parte del ICONTEC. El lenguaje de la auditoría y su informe será el español. Los objetivos de la Etapa 1 de la auditoria son:

a. Confirmar el alcance de la certificación b. Auditar la documentación del sistema de gestión de la organización y su adecuación a los criterios. c. Evaluar la organización y las condiciones específicas de su sitio e intercambiar información con el personal de

la organización con el fin de determinar el estado de preparación para la auditoria en Etapa 2. d. Revisar el estado de la organización, su comprensión de los requisitos especificados, en particular en lo que

concierne a la identificación del desempeño clave o de aspectos, procesos, objetivos y operación significativos del sistema de gestión;

e. Reunir la información necesaria correspondiente al alcance del Sistema de Gestión, a los procesos y a los sitios de la organización, así como a los aspectos reglamentarios y jurídicos conexos y su capacidad de cumplimiento;

f. Revisar la asignación de recursos para la auditoría Etapa 2 y acordar con la organización los detalles para su realización;

g. Brindar un enfoque para la planificación de la auditoria Etapa 2, mediante la comprensión suficiente del sistema de gestión y de las operaciones del sitio en un contexto en el que pueden haber aspectos significativos del Sistema de Gestión de la organización;

h. Evaluar si las auditorias internas y la Revisión por la Dirección han sido planificadas y realizadas y si el nivel de implementación del Sistema de Gestión garantiza que la organización está preparada para la auditoria Etapa 2

i. Elaborar un informe de Auditoría Etapa 1, que incluya los resultados y conclusiones en relación con la viabilidad de realizar la Auditoría Etapa 2.

j. Establecer el plan para la auditoria Etapa 2, si los resultados lo ameritan.

PLAN DE AUDITORÍA ETAPA 1

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Auditor Líder:

Fernando Ángel Botero Correo electrónico

[email protected]

Fecha de generación de este plan: 2010-12-16

FECHA HORA PROCESO / ACTIVIDAD / REQUISITO POR AUDITAR AUDITOR CARGO Y NOMBRE

2010-11-16 8:00 Reunión de Apertura FA Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad

8:15

Confirmación del alcance del sistema de gestión de la calidad

FA Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad

8:30

Identificación y aplicación de los requisitos especificados y de los reglamentarios aplicables.

FA

Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad

8:45 Información de los procesos del SGC y de su desempeño


9:15

Adecuación de la documentación: Manual, Procedimientos obligatorios


10:15

Registros del SGC: Satisfacción del Cliente, Quejas y Reclamos, Auditorías Internas, Revisión por la Dirección

FA Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad Viviana Pinzón – Secretaria de Gerencia

11:15

Recursos para la Etapa 2, viabilidad de la Etapa 2, Informe de Etapa 1 y elaboración de plan de la Etapa 2

FA

Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad

11:45 Reunión de Cierre FA Gerente - Julio César Herrera Mónica Ramírez – Coord de Calidad

Observaciones:

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 Página 1 de 9



1. INFORMACIÓN GENERAL ORGANIZACIÓN


SITIO WEB: www.terminalvillavicencio.gov.co LOCALIZACIÓN

Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia

ALCANCE Organización y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.

Organization and control of the inter-municipal and inter -departmental transport operability

of the bus terminal passengers.

EXCLUSIONES JUSTIFICADAS (En el caso de sistema de gestión de calidad) 7.3 Diseño y desarrollo, ya que la prestación del servicio se realiza de acuerdo a los parámetros de la Legislación Colombiana vigente para el sector

CÓDIGO SECTOR: EA 31/1

REQUISITOS: ISO 9001:2008 REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Nombre: Julio César Herrera Morales Cargo: Gerente de la Terminal Correo electrónico [email protected] TIPO DE AUDITORIA: OTORGAMIENTO

FECHA DURACIÓN (días – auditoría)

AUDITORIA ETAPA 2 2010-12-16 al 18 3,0 AUDITORIA COMPLEMENTARIA (Si aplica) EQUIPO AUDITOR Auditor líder Fernando Ángel Botero Auditor ------------------------------- Experto Técnico ------------------------------- DATOS DEL CERTIFICADO Código No Aplica Fecha de emisión inicial No Aplica

Fecha última renovación (si aplica) No Aplica

Fecha vencimiento: No Aplica

2. OBJETIVOS DE LA AUDITORIA

• Determinar la conformidad del sistema de gestión con los criterios de auditoría. • Evaluar la capacidad del sistema de gestión para asegurar el cumplimiento de los requisitos

contractuales, legales y reglamentarios aplicables al alcance del sistema de gestión y a la norma de requisitos de gestión

• Determinar la eficaz implementación y mantenimiento del sistema de gestión • Identificar oportunidades de mejora en el sistema de gestión




3. ACTIVIDADES DESARROLLADAS En fecha 2010-12-16 y en las instalaciones de la empresa, el auditor líder realizó la Etapa 1 de la auditoría, de acuerdo con informe presentado. Con base en los resultados obtenidos de esta Etapa 1 la Gerencia determinó continuar con la Etapa 2, tal como se había programado inicialmente. Como resultado de la Etapa 1 se elaboró el Plan de la Auditoría (Etapa 2), en el cual se incluyeron todos los procesos del sistema de gestión de la calidad, a saber: Direccionamiento, Atención al usuario, Gestión de calidad, Gestión operativa, Gestión financiera, Gestión de la información y Gestión Administrativa. Los criterios de la auditoria incluyen la documentación desarrollada por la organización en respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001:2008. Para el desarrollo de la auditoría se siguió la metodología del ciclo P-H-V-A. Durante la auditoría se verificó la capacidad de la entidad por el cumplimiento de la legislación aplicable al sector, entre los cuales se cuentan: el Decreto 2762 del 20 de diciembre de 2001, la Resolución de Mintransporte 1555 de 2005, entre otros.

La auditoria se realizó por muestreo selectivo de evidencias de las actividades de la organización en los procesos. El plan de la auditoría se desarrolló en su totalidad y como resultado de la auditoría se detectaron 4 no conformidades menores asociadas a los requisitos siguientes de la norma ISO 9001:2008: 5.4.2, 7.4.1, 8.2.2 y 8.5.2/8.5.3 En la reunión de cierre se mencionaron los aspectos relevantes, las oportunidades de mejora y las no conformidades, verificando la total aceptación y entendimiento por parte de los asistentes. La entidad envió oportunamente los planes de acción para las 4 no conformidades menores para los cuales se solicitaron algunos ajustes en la identificación adecuada de las causas y el establecimiento de las correcciones y acciones correctivas y finalmente se aprobaron en fecha 2010-12-27. Las 4 no conformidades menores se deben cerrar en la próxima auditoría de seguimiento.

4. INFORMACIÓN RELACIONADA CON LOS SITIOS AUDITADOS Número de sitios permanentes incluidos en el alcance de la auditoria 1 Número de sitios auditados diferentes a la sitio principal 0

5. CONFORMIDAD DEL SISTEMA DE GESTIÓN Mayores 0 Número de no conformidades detectadas en esta auditoria Menores 4 Mayores 0 Número de no conformidades solucionadas de esta auditoria Menores 0 Mayores NA Número de no conformidades solucionadas que estaban pendientes de la

auditoria anterior. Menores NA Mayores 0 Número total de no conformidades pendientes Menores 4

Comentario adicionales:




6. ASPECTOS QUE APOYAN LA CONFORMIDAD Y EFICACIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN El compromiso y la actitud demostrados por todo el personal de la Terminal por los resultados de la auditoría y la mejora de los procesos. El manejo de los productos no conformes, con la identificación y tratamiento oportunos, generando las acciones correctivas respectivas cuando se ha considerado pertinente. La política establecida de pago a proveedores en máximo 5 días después de recibida la factura, ya que asegura a los proveedores el recaudo y favorece las relaciones mutuamente beneficiosas. El servicio especial contratado con Cootransmeta para el transporte sin costo de los usuarios desde el centro de la ciudad hacia La Terminal, fomentando la utilización de los servicios de la Terminal, como sitio preferencial para el ingreso de pasajeros. Las actividades de verificación de la eficacia de las capacitaciones realizadas mediante evaluaciones, con calificación y retroalimentación de las fortalezas y observaciones a cada evaluado, para facilitar el logro de los resultados.

7. OPORTUNIDADES DE MEJORA La revisión por la dirección de manera que se analicen las entradas de información con la orientación de revisar la gestión y no los resultados La conservación de los registros de las acciones tomadas por el comité de mensual de líderes de procesos sobre los resultados de la encuestas de satisfacción para facilitar el seguimiento. Los análisis de las encuestas de satisfacción de los clientes “internos”, identificando de manera separada las encuestas de las empresas y las de los conductores de las de los otros, como comerciantes, contratistas y funcionarios, que no son clientes directos para facilitar la identificación de las insatisfacciones y tomar las acciones correspondientes para la mejora. La separación de las quejas recibidas, para concentrar los esfuerzos en las quejas de los clientes de la institución y no en los clientes de terceros como los de los comerciantes o las quejas por los servicios prestados por las empresas transportadoras. La determinación explícita de la periodicidad de realización de las auditorías internas para facilitar la elaboración del programa anual de auditorías y su planificación. La utilización de la norma ISO 19011, Guía para la realización de las auditorías internas de calidad y ambiental ayudaría para asegurar la confiabilidad de las auditorías. La identificación de los posibles productos / servicios no conformes generados en los procesos, para determinar el tratamiento que se debe realizar y los responsables de su ejecución y de esta manera dar soluciones oportunas y eficaces cuando los productos o servicios no conformes se presenten. Los indicadores de los procesos, para asegurar que midan la eficacia mas que el cumplimiento de los requisitos, para facilitar la mejora continua y que las mediciones no correspondan a promedios ya que no permiten detectar la dispersión de los datos.




7. OPORTUNIDADES DE MEJORA El control para asegurar la permanente funcionalidad del aplicativo SADPI y la validación de los conteos realizados en las 3 puertas de ingreso para asegurar la veracidad de la información suministrada. La documentación de los criterios de selección de proveedores de menor cuantía, para asegurar la adecuada selección con objetividad. Las actividades de selección de personal de manera que no se limite a la revisión de los requisitos establecidos y documentados en la hoja de vida, para determinar otros aspectos que aseguren la selección de la persona indicada. La planificación y seguimiento a la implementación de los compromisos adquiridos resultantes de las evaluaciones de desempeño, para garantizar el fortalecimiento del personal y la mejora del desempeño.

8. CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA La única auditoría interna de calidad realizada por auditores externos el 22 de julio no se considera confiable en la determinación de la conformidad con todos los requisitos de la norma ISO 9001 y de la eficacia de los procesos y del sistema de gestión de la calidad, ya que la organización no se asegura de auditar todos los requisitos aplicables y no se evidencia la competencia de los auditores. No se evidencia la utilización de los resultados reportados en los informes.

9. RESULTADO DE LA REVISIÓN DE LAS CORRECCIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS

PENDIENTES DE LA AUDITORIA ANTERIOR No aplicable por ser auditoría de otorgamiento.

10. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA 10.1. Análisis de la eficacia del sistema de gestión certificado Aunque se reciben de 3 a 5 quejas diarias de los clientes, la mayoría corresponden a quejas por los servicios prestados por las empresas transportadoras y por los locales comerciales de La Terminal . Todas las quejas son reenviadas a los responsables para su solución y respuesta. Se evidencia que quejas sobre los servicios prestados por La Terminal, como la recibida de un conductor por demora en la realización de la prueba de alcoholemia, también se reenvió al contratista que la realiza y no se realizó el respectivo seguimiento. No se evidencia la necesidad de establecer acciones correctivas sobre las quejas recibidas. 10.2. Uso del certificado de sistema de gestión y autenticidad del certificado: No aplicable por ser auditoría de otorgamiento. 10.3. Cambios en la organización con incidencia en el sistema de gestión desde la anterior auditoría: No aplicable por ser auditoría de otorgamiento. 10.4. Aspectos por verificar en la siguiente auditoria: Para la próxima auditoría se recomienda revisar los procesos de. Direccionamiento, Atención al usuario, Gestión de calidad y Gestión operativa y revisar los aspectos por mejorar reportados en este informe.


Este informe es propiedad de ICONTEC y se comunicará después de la auditoria únicamente a la empresa y no será divulgado a terceros sin autorización de la empresa. ES-P-SG-02-F-025 Aprobado 2010-03-23 Versión 01

# DESCRIPCIÓN

DE LA NO CONFORMIDAD

CLASIFICACIÓN (MAYOR O MENOR)

REQUISITO(S) DE LA NORMA

CORRECCIÓN PROPUESTA Y FECHA DE

IMPLEMENTACIÓN

ANÁLISIS DE CAUSAS (INDICAR LAS

CAUSAS RAÍCES)

ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA Y FECHA DE

LA IMPLEMENTACIÓN

ACEPTACIÓN DEL PLAN

DE ACCIÓN POR AUDITOR LIDER

1

La alta dirección no asegura que la planificación del sistema de gestión de la calidad se realiza con el fin de cumplir los objetivos de la calidad

Menor 5.4.2

Documentar la planificación del Sistema de Gestión de Calidad que asegure el cumplimiento de la política y objetivos de calidad Fecha Propuesta: Enero 15 de 2011

No hay un procedimiento claro y documentado que permita identificar las actividades y productos para realizar la planificación y seguimiento a la implementación del Sistema de Gestión de Calidad

Establecer y documentar el procedimiento para la planificación del Sistema de Gestión de Calidad. Fecha Propuesta: Enero 15 de 2011. Socializar e implementar el procedimiento para la Planificación del Sistema de Gestión de Calidad. Fecha Propuesta: Enero 20 de 2011. Evaluar la efectividad de la implementación del sistema de gestión de calidad a través del seguimiento de los indicadores que miden los objetivos de calidad. Fecha Propuesta: Marzo 30 de 2011.

SI X NO □

Fecha: 2010-12-22

2

La auditoría interna realizada no permite determinar la conformidad con los requisitos de la norma ISO 9001:2008

Menor 8.2.2

Establecer el Plan de Auditoria Interna para la vigencia 2011, tomando como referencia la totalidad de los requisitos de la norma que aplican a la Terminal de Transportes, en coherencia con lo establecido por el Manual de Calidad de la Institución Fecha Propuesta: Enero 15 de 2011

Desconocimiento del personal frente a las etapas que se deben cumplir de manera ordenada en la planificación e implementación del SGC así como de la programación, planeación y realización de auditorias internas

Incluir dentro del Plan de Capacitación del 2011 los temas básicos de capacitación en calidad para los líderes de proceso: Norma ISO 9001:2008; NTC ISO 19011 Fecha Propuesta: Realizar capacitación teórico práctica frente a la norma ISO 9001:2008 y NTC ISO 19011 Fecha Propuesta: Iniciar ciclo de capacitación en Febrero 02 de 2011.

SI X NO □

Fecha: 2010-12-22



Evaluar la eficacia de la capacitación. Fecha Propuesta: Marzo 15 de 2011 Establecer acciones de mejora frente a los resultados de la evaluación de la eficacia de la Capacitación. Fecha Propuesta: Marzo 16 de 2011.

3

La organización no selecciona los proveedores en función de su capacidad para suministrar los servicios de acuerdo con los requisitos establecidos

Menor 7.4.1.

Solicitar las evidencias del cumplimiento de los requisitos frente a idoneidad y experiencia de los auditores externos que realizaron el primer ciclo de auditorías internas en la Organización, con base en lo establecido en el procedimiento de auditorias

El procedimiento de evaluación y revaluación de proveedores no contempla la verificación de los requisitos (perfiles) establecidos en otros documentos diferentes al manual de contratación.

Revisar el procedimiento de auditorías internas y confrontar el cumplimiento de la totalidad de los requisitos y de las actividades establecidas dentro de la Organización. Fecha Propuesta: Febrero 10 de 2011 Actualizar el procedimiento de evaluación y revaluación de proveedores incluyendo en la evaluación del proveedor una actividad que establezca el cumplimiento de los requisitos establecidos (perfil de los auditores) en otros documentos diferentes al manual de contratación. Fecha Propuesta: Febrero 10 de 2011 Crear una lista de chequeo con los requisitos para los diferentes tipos de contratos, el cual deberá reposar en el expediente del proveedor. Lo anterior con el fin garantizar el cumplimiento de los mismos. Capacitar al personal involucrado en el

SI X NO

Fecha: 2010-12-27



procedimiento de la evaluación de proveedores y uso del formato lista de chequeo para los diferentes tipos de contratos Realizar el respectivo seguimiento al cumplimiento de los requisitos y actividades del procedimiento de auditorías internas. Fecha Propuesta: Junio 30 de 2011

4

La organización no previene la ocurrencia o recurrencia de las no conformidades potenciales y reales, respectivamente

Menor 8.5.2 8.5.3

Identificar e implementar las metodologías de análisis de causa raíz para la definición de las acciones correctivas derivadas del proceso de auditoria externa

La metodología que se utilizo (5 m) no son suficientes para asegurar cual es causa raíz de la no conformidad y garantizar la eficacia del plan de acción.

Actualizar el procedimiento y formatos de acciones correctivas y preventivas con las metodologías seleccionadas (por cada m seleccionada realizar tres porqués). Enero 20 de 2011. Capacitar y realizar talleres con los líderes de proceso en los temas de procedimiento de acciones correctivas y preventivas, objetivo y modo de uso de la metodología de las 5 m y tres porqués. Enero 26 de 2011. Implementar la metodología concertada en las acciones correctivas, preventivas y de mejora que sean abiertas a partir del 2011. Fecha Propuesta: Febrero 1 de 2011 Realizar seguimiento mensual a la apertura de las acciones correctivas de los

SI X NO

Fecha: 2010-12-26

Se deben conservar

evidencias de la eficacia de las

acciones correctivas.



diferentes procesos. Fecha Propuesta: 01 de Marzo de 2011

INFORME DE AUDITORIA ETAPA 2 DE SISTEMAS DE GESTIÓN Página 9 de 9



11. CONCEPTO DEL AUDITOR LIDER DE ACUERDO CON EL ES-R-SG-01 Se recomienda otorgar la Certificación del Sistema de Gestión X Se recomienda no otorgar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda renovar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda reactivar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda ampliar / reducir la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda no ampliar la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda suspender la Certificación del Sistema de Gestión Mantener la Certificación del Sistema de Gestión Se recomienda cancelar la Certificación del Sistema de Gestión Comentarios adicionales: Nombre auditor líder: FECHA: 2011 01 04

PLAN DE AUDITORIA EN SITIO

Página 1 de 3


EMPRESA:


Dirección: Carrera 1A No. 15-05 Anillo Vial, Villavicencio, Meta, Colombia

Representante: Julio César Herrera Morales Teléfono: 0386606535

Cargo: Gerente de la Terminal Correo electrónico [email protected]

Alcance: Organización y control de la operatividad del transporte terrestre intermunicipal e interdepartamental de pasajeros de la terminal.

CRITERIOS DE AUDITORIA ISO 9001:2008

Tipo de auditoria: � PRE – AUDITORIA �� OTORGAMIENTO � SEGUIMIENTO

� EXTRAORDINARIA � AMPLIACIÓN � RENOVACION � ACTUALIZACIÓN

Reunión de Apertura: 2010 – 12 – 16 Hora: 13:30 – 14:30

Reunión de Cierre: 2010 – 12 - 18 Hora: 14:00 – 15:00

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para remitir la propuesta del plan de la auditoria que se realizará al Sistema de Gestión de la Calidad de su organización. Por favor indique en la columna correspondiente, el nombre y cargo de las personas que atenderán cada entrevista y devolverlo a mi correo electrónico. Así mismo, para la reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas pertinentes de los procesos que serán auditados y disponer de videobeam y computador para la presentación de Icontec. Para el balance diario de información del equipo auditor le agradezco disponer de una oficina o sala, así como también de acceso a la documentación del sistema de gestión. En cuanto a las condiciones de seguridad y salud ocupacional aplicables a su organización, favor informarlas el día de la visita y disponer el suministro de los equipos de protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor e Icontec. El idioma de la auditoria y su informe será el español.

Auditor Líder: Fernando Ángel Botero [FA] 3102950147 [email protected]

Auditor: -------------------------------------- Experto Técnico ----------------------------

Fecha: 2010 – 12 – 16


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PLAN DE AUDITORÍA


2010-12-16

13:30 - 14:30

REUNIÓN DE APERTURA

FA

14:30 - 16:00

Direccionamiento (5.1, 5.2, 5.3, 5.4, 5.5, 5.6)

FA

Gerente Julio Cesar Herrera Morales

16:00 – 17:30

Atención al Usuario (7.2.3, 8.2.1)

FA Secretaria de gerencia

Carmen Viviana Pinzón

17:30 - 18:00

Balance de Información

FA -------------------------------

2010-12-17 7:30 – 8:00

Reunión con el Representante de la Dirección

FA

Coordinador de calidad Mónica Andrea Ramírez

8:00 – 9:30

Gestión de Calidad (4.2.3, 4.2.4, 8.2.2)

FA Coordinador de calidad

Mónica Andrea Ramírez

9:30 – 12:00

Gestión Operativa (6.3, 7.1, 7.2, 7.5.1, 7.5.2, 7.5.3, 7.5.4, 7.5.5, 7.6, 8.2.4, 8.3)

FA Jefe de división operativa

Luz Dary Herrera

12:00 - 13:30

Almuerzo

FA &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

13:30 – 15:00 Gestión Financiera (6.1, 6.3)

FA Jefe división operativa Luz dary herrera<

15:00 – 16:30

Gestión de la Información (6.3)

FA Ingeniero de sistemas

Otoniel Baquero Borda

16:30 – 17:00 Balance de Información

FA ----------------------------------------------

2010-12-18

7:30 – 8:00

Reunión con el Representante de la Dirección

FA Coordinador de calidad

Mónica Andrea Ramírez


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8:00 – 11:00

Gestión Administrativa (6.2.1, 6.2.2, 6.4, 7.4.1, 7.4.2, 7.4.3)

FA Jefe de división administrativa

Eliana García Arias

11:00 – 12:00

Balance Final de Información

FA &&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&&

12:00 – 13:30 Almuerzo

FA ---------------------------------------------

13:30 - 14:00

Reunión con el Representante de la Empresa

FA Gerente Julio cesar Herrera Morales

14:00 – 15:00

REUNIÓN DE CIERRE

FA ---------------------------------------------

Observaciones: En todos los procesos se revisarán los requisitos: 8.2.3, 8.4, 8.5.1, 8.5.2, 8.5.3

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