territorial caldas proyección...
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TERRITORIAL CALDAS
ProyeccioacutenInstitucional
Reciba un cordial saludo y bienvenida a este evento de Capacitacioacuten
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS- DIGITALIZACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DOCUMENTAL
2
3 PRESERVACIOacuteN DOCUMENTAL4
2 GESTIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN Y LA COMUNICACIOacuteN- EN EL
MIPG UNA NUEVA HERRAMIENTA PARA UNIFICAR Y
MODERNIZAR LA GESTIOacuteN PUacuteBLICA
2
3 INDICACIONES GENERALES PARA LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL 4
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Docente capacitador
NELSON ALEJANDRO MORALES
SEMINARIO DE GESTIOacuteN
DOCUMENTAL
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS- DIGITALIZACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DOCUMENTAL
2
3 PRESERVACIOacuteN DOCUMENTAL4
2 GESTIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN Y LA COMUNICACIOacuteN- EN EL
MIPG UNA NUEVA HERRAMIENTA PARA UNIFICAR Y
MODERNIZAR LA GESTIOacuteN PUacuteBLICA
2
3 INDICACIONES GENERALES PARA LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL 4
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull Nelson Alejandro MoralesConferencista
bull Seminario en Gestioacuten DocumentalTiacutetulo
bull ESAP ndash Territorial CaldasInstitucioacuten
bull Docente - CapacitadorCargo
bull nealmo332Hotmailcom ndashCelular 312 8 31 9952 Contacto
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS- DIGITALIZACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DOCUMENTAL
2
3 PRESERVACIOacuteN DOCUMENTAL4
2 GESTIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN Y LA COMUNICACIOacuteN- EN EL
MIPG UNA NUEVA HERRAMIENTA PARA UNIFICAR Y
MODERNIZAR LA GESTIOacuteN PUacuteBLICA
2
3 INDICACIONES GENERALES PARA LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL 4
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Tema Intensidad Horaria
1 CONCEPTOS BAacuteSICOS Y NORMATIVIDAD VIGENTE DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
4
2 GESTIOacuteN DE DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS- DIGITALIZACIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN DOCUMENTAL
2
3 PRESERVACIOacuteN DOCUMENTAL4
2 GESTIOacuteN DE LA INFORMACIOacuteN Y LA COMUNICACIOacuteN- EN EL
MIPG UNA NUEVA HERRAMIENTA PARA UNIFICAR Y
MODERNIZAR LA GESTIOacuteN PUacuteBLICA
2
3 INDICACIONES GENERALES PARA LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL 4
AGENDA DE TRABAJO
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
MISIOacuteN
bull Formar ciudadanos y ciudadanas en losconocimientos valores y competencias del saberadministrativo puacuteblico para el desarrollo de lasociedad el Estado y el fortalecimiento de lacapacidad de gestioacuten de las entidades yorganizaciones prestadoras de servicio puacuteblicoen los diferentes niveles de educacioacuten superioreducacioacuten para el trabajo y el desarrollohumano la investigacioacuten y asistencia teacutecnica enel aacutembito territorial nacional y global
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
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GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull La ESAP en el 2019 seraacute una institucioacuten decaraacutecter universitario de calidad acadeacutemicaacreditada liacuteder en la transformacioacuten de lasociedad las entidades puacuteblicas y lasorganizaciones sociales y el oacutergano consultordel Estado en el saber administrativo puacuteblicodifundiendo y generando conocimiento enlos aacutembitos nacional territorial y global
VISIOacuteN
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
BIENVENIDOS
Seminario en Gestioacuten Documental
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
GENERACIOacuteN DE VALOR
Generacioacuten de valor en la empresa Una empresa comosociedad de capital es una maquinaria cuyo objeto esla generacioacuten de valor la inversioacuten de los recursoseconoacutemicos aportados por la propiedad de la sociedadpermite generar nueva riqueza (valor) en el caso maacutesgeneral gracias al trabajo de sus empleados28 may 2013
wwwgooglecomcosearchq=generacioacuten+de+valorampoq=generacioacuten+de+valorampaqs=chrome69i57j0l58390j1j7ampsourceid=chromeampie=UTF-8
httpswwwyoutubecomwatchv=YZJG0Zh2y0c
GENERACION DE VALOR
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
1 Ahorro de Costos
2 Ahorro de Tiempo
3 Mejora en el Clima Organizacional
4 Trazabilidad de la Informacioacuten
5 Mejora continua de Procesos
6 Conectividad y Movilidad
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
GENERACIOacuteN DE VALOR A TRAVEacuteS DE LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL
7 Memoria Institucional
8 Copias de Seguridad
9 Servicio al Ciudadano
10 Defensa Judicial
11 Eliminacioacuten de Reprocesos
12 Homologacioacuten Actividades
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
GENERACION DE VALOR
iquestCOMO GENERO VALOR COTIDIANAMENTE
bull EN MI PUESTO DE TRABAJO
bull COMO CIUDADANO
bull EN MI HOGAR
bull EN MI ROL COMO PADRE PAREJA HIJA HERMANO CIUDADANA
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS
Para la
Administracioacuten
Gestioacuten y Control
Para los
ciudadanos
Para la ciencia
la investigacioacuten
y la cultura
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
MARCO
JURIacuteDICO
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos)
bull Decreto 1080 de 2015 del Ministerio de Cultura
bull Directiva Presidencial 004 de 2012 (Cero Papel)
bull Decreto 612 de 2018 del DAFP
bull Acuerdos del Archivo General de la Nacioacuten
MARCO JURIacuteDICO
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
AGRUPACIONES DOCUMENTALES
FONDO Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservacioacuten institucional formada por el mismo archivo una institucioacuten o personaUnidad teacutecnico-operativa de una institucioacuten
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
SECCION Es una subdivisioacuten del fondointegrada por un conjunto de documentosgenerales en razoacuten de esa subdivisioacuten orgaacutenico-funcional
SUBSECCION Es una subdivisioacuten de la Seccioacuten documental
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
iquestQueacute es una serie documental
Es el conjunto de de estructura
y contenido homogeacuteneos producidos por una
en cumplimiento de sus funcionesUnidad Administrativa
Unidades Documentales
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
UNIDAD DOCUMENTAL
Unidad de anaacutelisis en los procesos de
identificacioacuten y caracterizacioacuten documental La
unidad documental puede ser simple cuando
este constituida por un solo documento o
compleja cuando lo constituyen varios
formando un expediente
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
TIPO DOCUMENTAL
Unidad documental simple
Unidad miacutenima que reuacutene todas las caracteriacutesticas
necesarias para ser considerada documento
EXPEDIENTE
Conjunto de documentos relacionados con un asunto queconstituyen una unidad archiviacutestica Unidad documentalformada por un conjunto de documentos generados orgaacutenica yfuncionalmente por una oficina productora en la resolucioacuten deun mismo asunto
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
TABLAS DE
RETENCIOacuteN
DOCUMENTAL
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
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DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
iquestQueacute es una Tabla de Retencioacuten Documental
Listado de con sus correspondientes
a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del de los
documentos
SERIES
TIPOS DOCUMENTALES
CICLO VITAL
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su produccioacuten o recepcioacuten en la oficina y su
conservacioacuten temporal hasta su eliminacioacuten o integracioacuten
a un archivo permanente
24
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
etapas
ARCHIVO
CENTRAL
ARCHIVO
DE GESTIOacuteNARCHIVO
HISTOacuteRICO
VALOR
PRIMARIO O
INMEDIATO
VALOR
SECUNDARIO O
MEDIATO
Administrativo legal fiscal
contable y teacutecnico
Cultural
Histoacuterico
Cientiacutefico
transferenciastransferencias
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
25
INMEDIATOS O
PRIMARIOS
MEDIATOS O
SECUNDARIOS
Interesan a la institucioacuten
Productora o al iniciador
Presentan aspectos
Existen durante los momentos
Se evaluacutean para dar un plazo de
Retencioacuten en una tabla
Terminan en desafectacioacuten o
disponibilidad
Administrativo juriacutedico legal y fiscal
De traacutemite de vigencia y de plazo
precaucional
Interesan a la
investigacioacuten y a la
historia
Se clasifican
Se juzgan para
Predecibles o evidenciales
No predecibles (criterios de importancia y
muestra complementaria)
Destruccioacuten o Conservacioacuten permanente
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Acuerdo 04 de 2013 ldquoPor el cual sereglamentan parcialmente losDecretos 2578 y 2609 de 2012 y semodifica el procedimiento para laelaboracioacuten presentacioacutenevaluacioacuten aprobacioacuten eimplementacioacuten de las Tablas deRetencioacuten Documental
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
AMBITO DE APLICACIOacuteN
bull Entidades puacuteblicas
bull La Rama Judicial
bull Entidades sin estructura Orgaacutenica definida (Cabildos Personeriacuteas Notariacuteas etc)
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Caracteriacutesticas
bull Aplica para documentos fiacutesicos como electroacutenicos
bull Integralidad de los expedientes y sus valores
bull Elaborada por Grupo Interdisciplinario
bull Estructura Orgaacutenico-funcional
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Criterios para la Elaboracioacuten
bull Anaacutelisis Contextual
(Normativo Institucional e histoacuterico)
bull Idoneidad
bull Trazabilidad y Control (de soportes de TRD)
bull Firmas Responsables
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Aprobacioacuten de las TRD
bull Lo hace el Representante legal previo conceptondash Comiteacute de Institucional de Desarrollo Administrativo
ndash Comiteacute Interno de Archivo
bull La Publicacioacuten se hace de manera permanente en la paacutegina web incluyendo instructivos del AGN
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Presentacioacuten Revisioacuten y Ajustes
bull Se presenta a los 30 diacuteas al ente competente
ndash Consejo Departamental de Archivos
ndash Consejo Distrital de Archivos
ndash Comiteacute Evaluador de Documentos del AGN
bull A los 30 diacuteas de la Convalidacioacuten o Evaluacioacuten Teacutecnica Se solicitaraacute la inscripcioacuten en el ldquoRegistro Uacutenico de Series Documentalesrdquo de las TRD - TVD
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull En caso de ajustes se hacen en 30 diacuteas
bull Sanciones en caso de incumplimiento superior a 90 diacuteas
bull Si el Comiteacute Evaluador o Consejo no se pronuncia en 90 diacuteas se procederaacute a su adopcioacutenSe podraacuten designar evaluadores externos
bull En caso de no haber sido aprobadas auacuten se tendraacuten 30 diacuteas para su aprobacioacuten (Comiteacutes Municipales y documentos previos a la entrada del Decreto 2578 de 2012)
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Cuando Actualizar las TRD
bull Cambio de estructura orgaacutenica
bull Cambio de Funciones
bull Procesos de Supresioacuten Fusioacuten Escisioacuten o Liquidacioacuten
bull Cuando se transformen tipos documentales fiacutesicos en electroacutenicos
bull Cuando se generen nuevos tipos o series documentales
bull Cuando se cambien criterios de valoracioacuten soportes y procedimientos
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull LAS ACTUALIZACIONES TAMBIEacuteN DEBEN SER APROBADAS O CONVALIDADAS POR LOS ENTES DESIGNADOS
bull SE DEBE LLEVAR REGISTRO DE LA ACTUALIZACIOacuteN
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Eliminacioacuten Documentalbull Aprobada por Comiteacute Evaluador o Consejos de Archivo
bull En caso de dudas se elevaraacute consultandash AGN
ndash Sector Respectivo
bull Se deberaacute publicar 30 diacuteas en paacutegina web
bull En caso de objeciones ciudadanas el Comiteacute o Consejo tiene 60 diacuteas para revisioacutenndash Suspender
ndash Ampliar plazos
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull Las Actas de Eliminacioacuten firmadas estaraacuten publicadas permanentemente
bull El AGN es instancia final para suspensioacuten de eliminacioacuten
bull Se eliminaraacuten series y subseries no por tipos salvo copias ideacutenticas
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
DIFUSIOacuteN
bull ACTO ADMINISTRATIVO
CAPACITACIOacuteN
bull INSTRUCCIONES PARA SU APLICACIOacuteN
bull NORMAS PARA LA ORGANIZACIOacuteN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIOacuteN
bull TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
CERO PAPEL USANDO LA DIGITALIZACIOacuteN Y DOCUMENTOS
ELECTROacuteNICOS
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
EQUIPO LIacuteDER EN POLIacuteTICA PARA LA REDUCCIOacuteN DEL PAPEL
EQUIPO LIDER
LIDER OFICINAS
LIDER GRUPOS DE TRABAJO
LIDER DEPARTAMENTOS
LIDER SUBGERENCIAS
CARACTERISTICAS DE LOS LIDERES
- Carismaacuteticos - Proactivos- Organizados- Comunicacioacuten Asertiva- Autoacutenomos
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
PARA QUIENES DEBEMOS DESARROLLAR LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
FASES DE LA TRANSFORMACIOacuteN PAPEL -ELECTROacuteNICO
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Buenas Praacutecticas
bull Aprovechamiento de las TIC
bull Cambio de la Cultura Organizacional
Documentos Electroacutenicos
bull Caracterizacioacuten de documentos electroacutenicos
bull Manejo Seguro de activos de la informacioacuten
bull Aplicaciones de gestioacuten de documentos electroacutenicos
bull Uso de estaacutendares SGC
Procesos Electroacutenicos
bull Racionalizacioacuten y Optimizacioacuten de Procesos
bull Automatizacioacuten
COMO SE INTEGRAN LAS POLIacuteTICAS DE CERO PAPEL
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
LOS CUATRO COMPONENTES PARA LA PARA LA IMPLEMENTACIOacuteN DE POLIacuteTICA CERO PAPEL
bull LOS PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
bull LA CULTURA ORGANIZACIONAL
bull EL COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
CERO PAPEL
LIDER
EQUIPO DE TRABAJO
DOCUMENTACIOacuteN DE AHORROS Y
COSTOS
FORMALIZACIOacuteN DE COMPROMISO DE AGUAS Y AGUAS
REDUCCIOacuteN DE IMPRESIOacuteN Y FOTOCOPIAS
FIRMAS ELECTRONICAS O
DIGITALES
AUTOMATIZACIOacuteN
DIGITALIZACIOacuteN MASIVA
PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLANTACIOacuteN DE LA POLIacuteTICA CERO PAPEL
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
ESTRATEGIAS
CULTURA ORGANIZACIONAL - Uso Racional del Papel- Promover Herramientas Tecnoloacutegicas
EL COMPONENTE NORMATIVO Y LA GESTIOacuteN DOCUMENTAL- Documento Electroacutenico- Cero papel - Tramites- Servicios
EL COMPONENTE DE TECNOLOGIacuteA- Infraestructura de Red- Hardware- Software
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
BENEFICIOS
bull Procesos y servicios maacutes eficientes y eficaces
bull Aumento de la productividad
bull Uso oacuteptimo de los recursos
bull Buenas practicas en gestioacuten documental
bull Disminucioacuten de los costos en papel energiacutea tinta ytiempo de los funcionarios
bull Mejorar el acceso a la informacioacuten entre las dependencias
bull Mayor control y seguridad en el manejo de la informacioacuten
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull Eliminacioacuten de la duplicidad de losdocumentos
bull Disminuir los tiempos de localizacioacuten delos archivos
bull Reducir las necesidades de espacio dealmacenamiento
bull Mejorar el entorno de trabajo y lacomunicacioacuten en la entidad
bull Mejorar la calidad y rapidez del servicio alreducir los tiempos de respuesta
bull Disminuir tiempos de espera y atencioacuten
BENEFICIOS
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull Mejora la informacioacuten al permitir seguimiento de lostramites
bull Ahorro de papel
bull Reduccioacuten de emisioacuten de residuos
bull Disminucioacuten del consumo de recursos naturalesempleados en la fabricacioacuten del papel Arboles aguay energiacutea
bull Disminucioacuten de la contaminacioacuten producida por losproductos blanqueadores de papel
BENEFICIOS
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
Iniciativa Estrateacutegica
Cronograma Cumplimiento
Taacutectica Recursos Responsable
CULTURAORGANIZACIONAL
bull Lluvia de Ideasbull Diagnoacutestico de Consumosbull Campantildea de uso racional del papelbull Concurso entre aacutereasbull Promover Herramientas tecnoloacutegicasbull Documentacioacuten de Ahorros
bull Sistema Integradobull Comunicaciones
Indicador y Meta
bull Inicia
bull Termina
COMPONENTE NORMATIVO Y DE GESTIOacuteN DOCUMENTAL
bull Diagnoacutestico (Infraestructura de RedSoftware Hardware)
bull Mayor aprovechamiento de SAIAmediante work-flow)
bull Sustitucioacuten de documentos ensoporte papel a electroacutenicos(Automatizacioacuten)
Inicia Finaliza
bull SIA bull Tecnologiacuteas de la
informacioacuten
bull Reingenieriacutea de procesos a partir deideas Gestioacuten Documental ybenchmarking
bull Digitalizacioacuten masiva de seriesrepresentativas
bull Firmas Electroacutenicas o Digitales
IniciaFinaliza
COMPONENTE DETECNOLOGIacuteA
bull Tecnologiacuteas de la Informacioacuten
bull SIA
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
51
DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS DE ARCHIVO
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
DEFINICIOacuteN
bull Documento electroacutenico informacioacutenconservada y transmitida por medio demensaje cuyo soporte material es alguacutendispositivo digital que para ser consultado yreproducido debe ser a traveacutes de uncomputador o cualquier dispositivo concapacidad de acceder a informacioacuten enmedios magneacuteticos
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
DEFINICIOacuteN
bull Es el registro de informacioacuten generadarecibida almacenada y comunicada pormedios electroacutenicos que permanece en estosmedios durante su ciclo vital es producido poruna persona o entidad en razoacuten de susactividades y debe ser tratado conforme a losprincipios archiviacutesticos
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
NORMAS
bull Ley 223 de 1995 Documentos equivalentes a factura factura electroacutenica
bull Ley 527 de 1999 que le da valor probatorio a los mensajes de datos
bull Ley 594 de 2000 Soporte Documental y aplicacioacuten de nuevas tecnologiacuteas
bull Ley 734 de 2002 Notificacioacuten por medios electroacutenicos
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
NORMAS
bull Ley 1150 de 2007 Contratacioacuten Puacuteblica Electroacutenica
bull Ley 1437 de 2011 Expediente Electroacutenico Sede Electroacutenica notificacioacuten electroacutenica da valor probatorio a tramites electroacutenicos
bull Ley 1564 de 2012 Manejo de los expedientes electroacutenicos y Uso de las TIC dentro de los procesos judiciales
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
bull Mensajes de Texto
bull Mensajeriacutea Instantanea
CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
bull Digitales para Imprimir Creados para ser Impresos
bull Multimediaticos Creados para ser consultados exclusivamente desde un Computador
CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
bull Empresas Privadas u Organizaciones
FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
NORMAS
bull Ley estatutaria 1581 de 2012 Proteccioacuten de los datos personales
bull Ley 1712 de 2014 Ley de Transparencia y acceso a la informacioacuten puacuteblica
bull Decreto 2620 de 1993 Conservacioacuten de los Archivos por cualquier medio teacutecnico
bull Decreto 1094 de 1996 Factura Electroacutenica es equivalente a la Factura Fiacutesica y es soporte fiacutescal
NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
bull Repositorios de Documentos
CLASES
bull Archivos de Texto
bull Imaacutegenes Digitales
bull Video
bull Correos Electroacutenicos
bull Archivos de Audio
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CLASIFICACIOacuteN
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bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
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FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
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CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
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bull Disminucioacuten de Espacios
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
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bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
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NORMAS
bull Decreto 019 de 2012 Norma Antitraacutemitespermite realizar tramites a traveacutes de paacuteginas gubernamentales
bull NTC
ndash ISO 17799 Recomendaciones Gestioacuten de la Seguridad de la Informacioacuten
ndash ISO 15489 Principios de Gestioacuten De Documentos y Define paraacutemetros de buenas praacutecticas de la Gestioacuten Documentos Electroacutenicos y Metadatos
ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
bull Datos de Contenido-----Firma ------Metadatos
CARACTERIacuteSTICAS
bull Faacutecil de Usar
bull Faacutecil de Implementar
bull Generacioacuten Masiva de Documentos
bull Utilizacioacuten de Figuras Geomeacutetricas
bull Utilizacioacuten de Datos dinaacutemicos
bull Integracioacuten con otros sistemas
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CLASES
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CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
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bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
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Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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ESTRUCTURA LOacuteGICA
bull En el documento electroacutenico se distingue entre una estructura fiacutesica y una estructura loacutegica la estructura fiacutesica de un documento electroacutenico es variables y depende del hardware y del software es decir del equipo que se utilizoacute y el programa en el que se creo
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CARACTERIacuteSTICAS
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bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
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DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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CARACTERIacuteSTICAS
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bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
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bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
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DESVENTAJAS
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
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FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
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bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
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bull Disminucioacuten de Tiempo
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
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bull Se pueden personalizar
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DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
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bull Se requiere un dispositivo
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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CLASIFICACIOacuteN
bull Digitalizados Creados a partir de documentos impresos
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CLASIFICACIOacuteN POR SU FORMA DE CREACIOacuteN
bull Documentos nativos electroacutenicos cuando hansido elaborados desde un principio en medioselectroacutenicos y permanecen en estos durantetoda su vida
bull Documento Electroacutenico digitalizado en originalfiacutesico Documentos digitalizados medianteescaacutener
CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
bull Administracioacuten Puacuteblica
bull Ciudadanos
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FASES DE LOS DOCUMENTOS ELECTROacuteNICOS
bull Planeacioacuten Anaacutelisis Legal Tecnoloacutegico Funcional y Archiviacutestico Enel que se determine la utilidad de los documentos de evidencia delresultado que determine si se debe crear el documento electroacutenico
bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
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DESVENTAJAS
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
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Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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CLASIFICACIOacuteN POR SU CREADOR
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bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
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CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
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bull Disminucioacuten de Espacios
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
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DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
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bull Se requiere un dispositivo
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
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CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
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VENTAJAS Y BENEFICIOS
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DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
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bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
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Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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bull Fase Prearchiviacutestica Los documentos nativos electroacutenicosinformacioacuten creada o recibida electroacutenicamente por las entidadesfruto del proceso de automatizacioacuten de procesos tambieacuten estaacuten losdocumentos anaacutelogos que son en papel video caset cintaspeliacuteculas microfilme entre otros Se debe digitalizar para poderver leesr e interpretar a traveacutes de un PC
bull Fase archiviacutestico Informacioacuten Generada recibida y transmitida pormedios electroacutenicos hacen parte de un expediente electroacutenico
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
CARACTERIacuteSTICAS DEL DOCUMENTO ELECTROacuteNICO
bull Autenticidad (Creado enviado por quien se afirma y en el momento que se afirma)
bull Fiabilidad Es una representacioacuten completa y precisa que da testimonio y se puede recurrir para demostrarla
bull Integridad Debe dar feacute que el documento estaacute completo e inalterado El documento debe estar protegido contra modificaciones no autorizadas
bull Disponibilidad Se puede localizar recuperar presentar interpretar y leer su presentacioacuten debe mostrar la actividad que lo produjo
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Agilidad
bull Simultaneidad
bull Disminucioacuten de Papel
bull Disminucioacuten de Materiales
bull Disminucioacuten de Espacios
bull Disminucioacuten de Tiempo
bull Confiablidad
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
VENTAJAS Y BENEFICIOS
bull Flexibilidad en estructura de sus documentos
bull Se pueden gestionar a nivel interno
bull Se pueden personalizar
bull Documentos valiosos ndash Mayor Seguridad
bull Eliminacioacuten de Desplazamientos y Transporte
bull Cero Papel
DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
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bull Certificado Electroacutenica y Digital
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DESVENTAJAS
bull Control de Fiabilidad y Autenticidad
bull Cambios Tecnoloacutegicos
bull Peacuterdidas por Migraciones
bull Se requiere un dispositivo
bull Faacutecil de Copiar
bull Se requiere mayor normalizacioacuten
Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
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Medidas de Autenticidad y Control
bull Se debe identificar al productor
Estos son exclusivos de una persona y no se puede negar su uso
bull Firma Electroacutenica
bull Certificado Electroacutenica y Digital
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
bull httpswwwyoutubecomwatchv=YlJTcRoe1eY
bull httpswwwyoutubecomwatchv=DeQZ80mcjWM
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