UMA VISÃO ARQUIVÍSTICA

PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

Nos últimos anos, em decorrência da

burocratização e do uso massivo de

tecnologias, a produção diária de

documentos tem aumentado

consideravelmente, o que tem levado as

empresas a buscar soluções que reflitam em

maior eficiência e rapidez nas atividades

administrativas e no atendimento a clientes.

Os documentos são criados devido as

necessidades sociais e legais, próprias do

desenvolvimento pessoal ou institucional. Por

exemplo, um cidadão não terá uma carteira

de identidade sem antes ter obtido uma

certidão de nascimento, uma empresa não

realizará um contrato de prestação de

serviços sem antes ter sido registrada num

cartório.

PRODUÇÃO DE DOCUMENTOS

CONCEITOS E TEORIAS

Os conceitos e teorias difundidos pela

Arquivologia ou Arquivística1 norteiam a

produção, organização e preservação dos

documentos de arquivo e afirmam que para

fazer bom uso da informação é preciso ter

documentos.

1. Ciência e disciplina que objetiva gerenciar todas as

informações que possam ser registradas em documentos de

arquivos. Subárea da Ciência da Informação, ciência que

estuda a informação desde a sua gênese até o processo de

transformação de dados em conhecimento.

CONCEITOS E TEORIAS

Conforme a Lei Federal nº8.159, que se

refere aos documentos de arquivo, gestão de

documentos é o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua

produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento ou eliminação. Tanto esta Lei

quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a

necessidade de alguns requisitos para o

gerenciamento de documentos públicos e

privados.

REGULAMENTAÇÃO

A Lei de Arquivos, e do decreto n. 4.073, de 3

de janeiro de 2002, que regulamenta a

gestão de documentos no Brasil.

O Conselho Nacional de Arquivos

(CONARQ), órgão colegiado vinculado ao

Arquivo Nacional, criado pela Lei n. 8.159, de

1991, tem por finalidade definir a política

nacional de arquivos públicos e privados, e

exercer orientação normativa, visando à

gestão documental e a proteção especial as

informações de arquivo.

PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS

Respeitando-se os princípios arquivísticos, a

viabilização do acesso às informações

contidas nos documentos deve priorizar o

conteúdo ou a sua proveniência. Cabe

ressaltar que, sob o ponto de vista

conceitual, os documentos arquivísticos

eletrônicos têm as mesmas características

dos documentos tradicionais.