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The Art of War: Strategies for Managing Unsolicited Offers and Proxy Contests

The CCCA National Spring Conference, TorontoApril 3 – 5, 2011

Presented by:Sander Grieve Fraser Milner Casgrain LLP Michael Schafler Fraser Milner Casgrain LLPBrad Allen Laurel Hill Advisory GroupDavid Wilson General Dynamics Canada

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Hot Off The Press…• “Rising market values to fuel mergers and acquisitions

“Merger and acquisition activity is set to heat up this year. High commodity prices have given resource companies the cash to expand through acquisitions, and at the same time made them targets of rivals looking to boost production through deal making. And with corporate valuations soaring, takeover activities are expected to touch all sectors, industry sources say”.The Globe and Mail, January 3, 2011, Page B1

• With billions to deploy, cash‐rich firms search for ways to reward investors“With corporate coffers bulging, companies are also signalling a renewed interest in making acquisitions. According to a survey by Greenwich Associates, 42 per cent of Canadian companies expect to seek mergers and acquisitions advice in 2011, up from 28 per cent in 2009. The financial and natural resources industries are expected to be especially busy in 2011, with 78 per cent and 71 per cent of firms, respectively, planning to seek M&A advice”.The Globe and Mail, November 25, 2010 Page B14

• Shareholder activism rising“Proxy battles are increasing as Canadian investors follow the business model of famous U.S.‐based activist shareholders such as Carl Icahn”.Financial Post ∙ Feb. 16, 2011

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Agenda

• Proxy Contests

• Responding to an Offer

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Global Proxy Voting is a complex process with many steps, very few standards, and many different “owners” of information

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CANADA PROXY CONTEST RESULTS2008‐2010

2008

2009

2010

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CANADIAN PROXY CONTEST OBSERVATIONS

• Dissident “concerned shareholders” have done very well in effecting board change…if well planned!

• Proxy contest activity have a negative corollary with the state of financial markets – ie. proxy contests increase when market confidence/performance declines

• Proxy fights can and have been used effectively as a lower cost takeover alternative (“no change in control premium”)

• Attempted “stealth” campaigns continue but it’s hard to stay under the radar

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CANADIAN PROXY CONTEST OBSERVATIONS

• Ensuring all votes are received even in a friendly process can be challenging ‐ & institutional votes tend to be received close to proxy cut‐off

• Post record date share trading, share lending, record date timing

• Votes can be lost, instructions not received, errors in tabulation, etc.

• Proxy Advisory firms – RiskMetrics, Glass Lewis

• will opine a recommendation for/withhold on your slate that the majority of institutional shareholders will review – and will be communicated via press release to influence retail shareholders

• Accurate ongoing shareholder identification & vote forecasting invaluable

• Lockups/voting agreements are ideal but may be difficult to secure (and remember the not to solicit >15 without a circular rule!)

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IR Tactics and Considerations in a Contest

• Regular, targeted one‐on‐one meetings– Major vehicle for communicating with investors and sell‐side analysts– No substitute for in‐person meeting with the CEO and/or executive team– Controlled forum for delivering messages

• Large format or group meetings must be carefully considered– Limit group meetings (including dinners and lunches)– Level of control is significantly diminished– Company can be exposed to a “mob” mentality– Easy for opposition to cause trouble

• Monitor conference call participants

• Arbs are a special case in change of control situation– Source of information– Likely to vote with dissident

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Courtesy of ‘The Economist’ January 15, 2011

"You learn in this business: If you want a friend, get a dog." ~ Carl Icahn

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Two Recent Proxy Cases of Note

• Polar Star [2009] O.J. No. 1125 57 B.L.R. (4th) 71– Fight over extent of permissible proxy solicitation– Very broad scope permitted

• Augen Capital [2010] O.J. No. 4070 2010 ONSC 5319– Fight over voting system in proxy battles– Does “withhold vote” = “casting a vote”

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Lessons – What Are the Best Strategies?

• Before there is any activity:– know your shareholder base– be aware of evolving corporate governance guidelines  and trends– watch for unusual proxy results (beware blank proxies!)– historic low vote patterns can make you a target– regular monitoring of blogs and bulletin boards– ensure board and management responses to challenges are  consistent 

and co‐ordinated

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Best Strategies…• Once a bid or proxy context is underway:

• move to immediate “war” footing • retain external advisers promptly (legal, proxy, 

communications) [one corporate point person re. instructions]• research opposition• consider if there is a basis for settlement• develop clear corporate message/appoint single spokesperson and 

stay on message [co‐ordinate news releases with litigation team]• develop proper legal strategy, including best forum 

[jurisdiction/remedies] and winning message• document retention and organization• identify witnesses who will be available to provide written/oral

evidence in timely fashion

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Responding to an Offer

• Practical Steps to a Response

• Step #1 ‐ “We will get back to you.”

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Step #1: “We will get back to you”

• The appropriate response is: “We will get back to you.”

• Do not say anything encouraging or discouraging.

• Avoid “feel good” words such as “interesting” or “intriguing”.

• Avoid defensive words such as “timing isn’t right” or “unlikely to be acceptable.”

• Do not engage in an evaluation of the proposal with the unsolicited bidder.

• No duty to discuss, to negotiate or to respond immediately.

• Members of board should be informed.

• Assemble team to formulate response.

• Do not describe board process.  The board’s process is confidential.

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Step #1: Whatever You Do …

• Whatever you do, you must:– Be accurate in everything you say– Be prepared for any off‐the‐cuff response to be used against you, even 

if you are told the conversation is “off‐the‐record”.

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Step #2: Assemble the Team

• Consider whether any board members might have conflicts of interest.

• Inform board members confidentially.

• Consider seeking legal and financial advice.

• Consider what input from management might be required.

• Take steps to ensure confidentiality and avoid any leaks to the market.

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Step #3: Deliberations

• Consider whether additional information from management is required.

• Consider appointment of legal and financial advisors.

• Consider what information may be necessary from the unsolicited bidder to properly evaluate the proposal.

• Document deliberations.

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Step #4: Formulate Response

• Guiding Principle:– Don’t say anything you wouldn’t want in a Proxy Circular or in a 

newspaper headline.

• If the Company is “in play” then:– some form of auction or market canvass may be  required to ensure 

that shareholder value has been maximized.– consideration should be given to setting up a Transaction Committee 

of non‐management directors to make a recommendation.

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Step #4: Formulate Response

• If Positive Response:– Consider Confidentiality & Standstill Agreement– Consider whether to agree to exclusivity– Consider setting up a Transaction Committee

• If Negative Response– Consider whether defensive steps are appropriate.– Stay on message.  Don’t be drawn into debate.

The preceding presentation contains examples of the kinds of

issues companies dealing with mergers and acquisitions could

face. If you are faced with one of these issues, please retain

professional assistance as each situation is unique.

Sander Grieve

sander.grieve@fmc‐law.com

416 863 4732 

Michael Schafler

michael.schafler@fmc‐law.com

416 863 4457