thl word templatesosmeta+20181228+final.… · thl ei vastaa muista mahdollisesti tarvittavista...

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet

Ohje tulkitsemiseen ja palautteen antamiseen

Erja Ailio

Niina Häkälä

[email protected]

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (THL)

PL Mannerheimintie 166

00271 Helsinki

Puh.: 029 524 6000

www.thl.fi

Erja Ailio & Niina Häkälä



© Kirjoittajat ja THL

Helsinki 2018

Sisällys

Johdanto .......................................................................................................................................................... 5 Asiakasasiakirjarakenteet ................................................................................................................................ 6 Asiakasasiakirjarakenteen osat ........................................................................................................................ 8 Roolit ............................................................................................................................................................. 12 Asiakirjarakenteen sisältö ............................................................................................................................. 16 Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta .......................................................................................................... 18 Esimerkki tietojen otsikoinnista .................................................................................................................... 19 Esimerkki tietojen ryhmittelystä ................................................................................................................... 20 Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen ................................................................................................... 21 Palautteen antaminen..................................................................................................................................... 25

THL – 2016 5 Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet

Johdanto

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan tulevaisuudessa kaikki sosiaalipalveluissa

syntyvät, asiakasta koskevat asiakasasiakirjat. Asiakirjojen tietosisältöjen yhdenmukaistamisen

tavoitteena on, että kaikki sosiaalihuollon organisaatiot tuottavat asiakastiedot samojen periaatteiden

mukaisesti. Valtakunnallisen asiakastietojen arkistoinnin avulla asiakastiedot ovat aina käytössä siellä,

missä asiakasta palvellaan.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos (jatkossa THL) vastaa sosiaalihuollon eri palvelutehtävien ja

sosiaalipalvelujen asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä ja päivittämisestä osana Kanta-palvelujen

kehittämistä. Asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisessä on hyödynnetty monenlaista asiantuntemusta,

ja se on tehty avoimena yhteistyönä ennen kaikkea sosiaalihuollon ammattilaisten ja asiantuntijoiden

kanssa.

Velvollisuus asiakirjan laatimiseen perustuu sosiaalihuollon yleis- ja erityislainsäädäntöön ja

tiettyyn asiakastilanteeseen eikä siis siihen, että asiakasasiakirjarakenne on määritelty ja kuuluu

sosiaalihuollon asiakastietomalliin. Sosiaalihuollon ammattilaisille jää lainsäädännössä kuvatulla

tavalla harkintaa sen suhteen, milloin asiakirjan laatiminen on ilmeisen tarpeetonta ja mitkä ovat

kussakin tilanteessa asiakirjaan kirjattavat tarpeelliset ja riittävät tiedot. Asiakasasiakirjarakenteet on

laadittu tukemaan sosiaalihuollon ammattilaisten työtä, mutta työn tukemiseksi tarvitaan edelleen

myös muuta dokumentoinnin ohjeistusta omasta organisaatiosta.

Asiakirjarakenteita voi tarkastella Sosmeta-palvelussa (sosmeta.thl.fi). Sosmeta on THL:n

ylläpitämä palvelu, jonka avulla voi katsella sosiaalihuollon valtakunnallisia

asiakasasiakirjarakenteita, tietokomponentteja ja sanastoa sekä antaa niistä palautetta.

Asiakasasiakirjarakenteet esitetään mahdollisimman lähellä niiden teknistä toteutusmuotoa. Tämä

ohje on laadittu helpottamaan asiakasasiakirjarakenteiden tulkintaa ja palautteen antamista. Ohje on

laadittu avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville kuten sosiaalihuollon ammattilaisille,

asiakastietojärjestelmien pääkäyttäjille, tietojärjestelmätoimittajille ja sosiaalihuollon tiedonhallinnan

ammattilaisille.

Hyvä tietää:

Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tallennetaan asiakasasiakirjat yhtenäisessä muodossa.

THL vastaa sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteiden kehittämisestä.

Tämä ohje on laadittu tulkinta-avuksi kaikille asiakasasiakirjarakenteita hyödyntäville.


Asiakasasiakirjarakenteet

Asiakasasiakirjarakenteiden mallintamisen lähteenä ovat olleet selvitykset palvelukohtaisista

asiakastiedoista (esim. Väyrynen et al. 2010: Selvitys palvelukohtaisista asiakastiedoista vammaisten,

ikäihmisten ja päihteiden ongelmakäyttäjien sosiaalipalveluissa). Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään

kuvaamaan em. selvityksissä ja muissa lähteissä esitetyt sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet.

Mallintamisessa käytettyjä muita lähteitä ovat esimerkiksi lastensuojelun käsikirjan lomakkeet ja eri

sosiaalipalvelujen asiantuntijoilta saatu palaute.

Kuvassa 1 kuvataan asiakasasiakirjarakenteen määrittelyn suhdetta valmiiseen tallennettavaan

asiakirjaan sekä tähän liittyvää prosessia ja eri toimijoiden rooleja.

Kuva 1. Asiakasasiakirja: määrityksestä tallenteeseen

Hyvä tietää:

Asiakasasiakirjarakenteilla pyritään kuvaamaan sosiaalihuollon ammattilaisten tietotarpeet.

Asiakasasiakirjarakenteet on jaoteltu kokonaisuuksiksi pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain

myös sosiaalipalveluittain.


Asiakasasiakirjarakenteet on mallinnettu pääasiassa palvelutehtävittäin, mutta osittain myös palveluittain.

Kaikissa sosiaalipalveluissa ei ole omia nimettyjä asiakasasiakirjoja vaan niissä voidaan hyödyntää eri

palvelutehtävien asiakasasiakirjoja. Esimerkiksi palveluasumiseen ei ole määritelty omia

asiakasasiakirjarakenteita, mutta siinä voidaan tarvittaessa käyttää esimerkiksi iäkkäiden palvelujen

toteuttamissuunnitelman rakennetta. Tiettyyn sosiaalipalveluun on määritelty omia asiakirjarakenteita,

mikäli palvelussa on erityisiä tietotarpeita.


Asiakasasiakirjarakenteen osat

Asiakasasiakirjarakenteilla kuvataan, mitä tietokenttiä kukin asiakirja sisältää ja missä järjestyksessä.

Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla kerrotaan sen version päivämäärä ja tila. Asiakirjarakenteen

julkaisun tilaa kuvataan Sosmetassa kolmiportaisesti: luonnos - testissä - valmis. ”Luonnos” tarkoittaa,

että asiakirjarakennetta kehitetään edelleen eteenpäin saatujen kommenttien perusteella. ”Testissä”

tarkoittaa, että asiakirjarakenteen perusteella tehdään esimerkiksi jo arkistototeutuksia tai siihen

kohdistetaan muita teknisiä toimenpiteitä. Palautetta kerätään tässä vaiheessa erityisesti Kelalta ja

tietojärjestelmätoimittajilta. ”Valmis” tarkoittaa, että asiakirjarakenteen kehitysiteraatio on valmis.

Asiakirjarakenne on virallinen ja tuettu versio Kanta-palveluissa. Valmista asiakirjarakennetta ei voida

muuttaa ilman uutta versiota.1

Asiakasasiakirjarakenne koostuu kahdenlaisista tiedoista: rooleista ja kunkin asiakirjarakenteen

sisältöosasta. Rooleista kerrotaan tarkemmin seuraavassa luvussa.

Asiakirjarakenteiden kuvaamisessa on käytetty tietokomponentteja (ks. kuva 2). Tietokomponentit

ovat semanttisesti yhtenäisiä tietokokonaisuuksia, jotka määrittävät, miten sosiaalihuollon kannalta

keskeisiä reaalimaailman ilmiöitä, kuten henkilöitä, elämäntilanteita ja taloudellisia tilanteita kuvataan

yhtenäisellä tavalla. Tietokomponentteja on lähes 150 kappaletta, ja ne on Sosmetassa kuvattu omassa

osiossaan. Koska kaikkia tietotarpeita ei kuitenkaan ole mielekästä esittää tietokomponenttien avulla,

asiakirjarakenteet voivat sisältää myös tietokenttiä, jotka ovat käytössä vain kyseisessä

asiakirjarakenteessa (asiakirjakohtainen tietokenttä). Tietojärjestelmän näyttömuodon toteutuksen tai

asiakirjan laativan sosiaalihuollon ammattihenkilön näkökulmasta sillä, onko kyseessä

tietokomponentti vai asiakirjakohtainen kenttä, ei tulisi olla merkitystä vaan kokonaisuuden tulisi olla

eheä. Sekä tietokomponentin että asiakirjakohtaisen tietokentän tiedon esitysmuotona voi olla muiden

esitysmuotojen ohella luokitus. Luokitukset on julkaistu tai tullaan julkaisemaan Sosiaali- ja

terveydenhuollon koodistopalvelimella. Koodistopalvelimella on julkaistu yli 70 sosiaalihuollon

asiakasasiakirjarakenteiden luokitusta. Pieni osa luokituksista tulee olemaan asiakirjan sisäisiä

luokituksia, joita ei julkaista Koodistopalvelimella. Tällaisia ovat esimerkiksi luokitukset, joiden

käyttötarve on hyvin rajattu (esimerkiksi vain yhdessä asiakirjarakenteessa).

Kuva 2. Tietorakenteiden suhteet

Asiakasasiakirjarakenteissa on kuvattu tietokenttien erilaisia ominaisuuksia kuten tietokentän nimi tai

kenttään liittyvä esimerkki tai siinä hyödynnettävä koodisto (ks. taulukko 1).

1 Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon toiminnallisten määrittelyjen hallinta

Hyvä tietää:

Jokaisesta asiakasasiakirjarakenteen tietokentästä on kuvattu samat ominaisuudet, kuten esimerkiksi

tiedon esitysmuoto ja tietokentän pakollisuus.

Asiakasasiakirjarakenteen tulkinnassa tarvitset aina myös tietokomponentteja.

http://91.202.112.142/codeserver/pages/classification-list-page.xhtml

http://91.202.112.142/codeserver/pages/classification-list-page.xhtml

https://thl.fi/documents/920442/2940835/Sosiaalihuollon+asiakastietom%C3%A4%C3%A4rittelyjen+ja+palvelutuotannon+toiminnallisten+m%C3%A4%C3%A4rittelyjen+hallinta+v1.0.pdf/e4185dee-53f2-4ec0-a7a1-05735a5d66f3


Taulukko 1. Asiakasasiakirjarakenteen sarakkeet

Ominaisuus Kuvaus

Kentän nimi Ensimmäisenä kerrotaan asiakirjarakenteen tietokenttien nimet. Elementtien

nimet pyritään teknisistä syistä pitämään mahdollisimman lyhyinä. Mikäli

tietokentälle ei ole määritelty erillistä otsikkoa, tietokentän nimi on tarkoitus

näyttää asiakirjan näyttömuodossa sellaisenaan.

Seuraavat sisennetyt tietokentät sisältävät tietokomponenttien osat, joita

kyseisessä asiakirjarakenteessa käytetään. Tietokomponentteja ei useinkaan

käytetä kokonaisuudessaan, vaan niistä käytetään vain niitä tietokenttiä,

jotka ovat kyseisen asiakirjarakenteen kannalta tarpeellisia. Siksi

asiakirjarakenteissa esitetään tietokomponentit kenttineen.

Esimerkiksi tietokomponentti Yksityishenkilössä on tietoa asiakkaan

aikaisemmista kotikunnista, hänen aiemmin käyttämistä nimistään ja

ammatista. Kaikki nämä tietokentät sisältävät tärkeitä taustatietoja ja niille

on varattu paikka tietokomponentissa, mutta kaikissa asiakirjarakenteissa

niitä ei kuitenkaan ole tarpeellista esittää.

Toisinaan myös muita tietokenttiä halutaan ryhmitellä

asiakirjarakenteissa yhteisen otsikon alle. Tällöin otsikko on omalla rivillään

ja tiedon esitysmuodon kohdalla on merkintä: otsikko. Tämän otsikon alle

kuuluvat tiedot on sisennetty.

Otsikko

Tietokomponenttien ja tietokenttien nimet ovat tarkoituksellisesti

mahdollisimman lyhyitä ja monissa tapauksissa tietokomponenttien tulee

sopia käytettäväksi usean eri palvelutehtävän tai sosiaalipalvelun

asiakirjarakenteissa. Tarvittaessa tietokomponentin tai asiakirjakohtaisen

tietokentän nimeä voidaan tarkentaa otsikolla. Tällöin otsikko, joka näkyy

Sosmetassa, näytetään myös asiakirjan näyttömuodossa.

Jos otsikko-kentässä lukee ”ei otsikkoa”, tarkoittaa se, että tietokentän

nimeä ei ole tarkoitettu näytettäväksi. Tällä on pyritty esimerkiksi

yksinkertaistamaan asiakirjarakennetta, kun esitysmuotona on

monimutkainen komponenttirakenne.

Otsikko

Tietokentän nimi


Tiedon esitysmuoto

Tiedon esitysmuoto on joko tietokomponentti tai yksinkertainen

perustietotyyppi. Jos tietokentän esitysmuotona on tietokomponentti, tässä

tietokentässä lukee tietokomponentin nimi (esim. Asuminen, Yksityishenkilö,

Päätös). Yksinkertaisia perustietotyyppejä ovat esimerkiksi teksti tai

päivämäärä.

JHS 170 (JHS XML) -mukaisia perustietotyyppejä ovat Aika, Hetki,

Koodi, Kytkin, Lkm, Määrä, Nimi, Numero, Prosentti, Pvm, Teksti ja

Tunnus.

Perustietotyyppien käyttötarkoitukset ovat seuraavat:

Aika tarkoittaa kellonaikaa, joka ilmoitetaan muodossa tt:mm:ss esim.

12:00:00.

Hetki tarkoittaa ajankohtaa (päivä kalenterissa ja kellonaika), joka

ilmoitetaan muodossa 2016-10-13 12:00:00.

Koodi tarkoittaa luokitusta eli sallittujen arvojen luetteloa, jonka

jokainen yksittäinen arvo on merkkijono, jota käytetään korvaamaan tai

edustamaan tiettyä koodatun tiedon arvoa tai määritelmää. (ks. myös

kohta ”koodisto”)

Kytkin (synonyymi totuusarvo, boolean) tarkoittaa kahdesta arvosta

koostuvaa paria, joka ilmaisee tilaa kyllä/ei, tosi/epätosi jne.

Lkm tarkoittaa muiden kuin rahayksikköjen lukumäärää.

Määrä tarkoittaa rahallista arvoa valuuttayksikköinä.

Nimi tarkoittaa jonkin objektin identifiointiin käytettävää merkkijonoa.

Toisin kuin tunnuksen, nimen ei tarvitse olla yksiselitteinen.

Numero tarkoittaa merkkiä, jolla luku kirjoitetaan

Prosentti tarkoittaa prosenttilukuna esitettävä numeroarvoa.

Pvm tarkoittaa päivää kalenterissa, joka ilmoitetaan muodossa vvvv-kk-

pp, esim. 2016-10-13.

Teksti tarkoittaa jonkin luonnollisen kielen merkkijonoa.

Tunnus tarkoittaa merkkijonoa, jota käytetään muodostamaan jollekin

objektin esiintymälle identiteetti tai erottamaan se muista

yksiselitteisesti.

Selite

Selite sisältää kirjaamisohjeita tai kuvauksen rakenteen tai kentän

käyttötarkoituksesta.

Esimerkki

Esimerkki sisältää konkreettisia esimerkkejä tietokentän sisällöstä.

Toteutusohje Toteutusohje sisältää toteutusohjeita tietojärjestelmätoimittajille.

Fraasi Fraaseja ovat vain valtakunnallisesti vakiintuneet tekstit, joilla on virallinen

lähde kuten lastensuojelun käsikirjan lomake tai asiakirjan vahvistettu kaava.

THL ei vastaa muista mahdollisesti tarvittavista fraasiteksteistä.

Asiakirjassa tietokenttään tulostetaan automaattisesti tässä sarakkeessa oleva

fraasi. Kyseinen tietokenttä ei siis ole täytettävä kenttä, vaikka sen tiedon

esitysmuoto on teksti.

Koodisto

Mikäli tietokentän esitysmuotona on koodi, kerrotaan tässä kohtaa mitä

luokitusta käytetään. Koodistopalvelimella oleviin luokituksiin viitataan

luokituksen nimellä ja OID-tunnuksella, esimerkiksi Sosiaalihuolto -

Lastensuojeluilmoitusta seuranneet toimenpiteet 1.2.246.537.6.1219


Arvojoukko Mikäli käytössä olevasta koodistosta käytetään vain tiettyjä luokkia,

käytettävät luokat kuvataan arvojoukkona.

Toistuva

"Toistuva" tarkoittaa, että tietokomponentti tai asiakirjakohtainen tietokenttä

voi toistua asiakirjassa. Esimerkiksi tietokenttä Lapsi (jonka esitysmuotona

on TK Yksityishenkilö) voi olla asiakirjarakenteessa toistuva, koska

perheessä voi olla useita lapsia.

Jos toistuva-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai

asiakirjakohtainen tietokenttä voi esiintyä vain kerran.

Pakollinen

"Pakollinen" tarkoittaa, että kyseinen kohta ei kirjattaessa voi jäädä

sisällöltään tyhjäksi.

Jos pakollinen-merkintää ei ole, se tarkoittaa, että tietokomponentti tai

asiakirjakohtainen tietokenttä on valinnainen.

Asiakirjarakenteet on pyritty tekemään mahdollisimman joustaviksi. Jos

tietokentän pakollisuudesta ei ole varmaa tietoa, se on määritelty

valinnaiseksi.

Selite ja esimerkki on tarkoitettu helpottamaan asiakirjaa laativaa sosiaalihuollon ammattilaista tai

asiakasta. Tietojärjestelmässä ne voidaan toteuttaa esimerkiksi ohjelaatikkoina, jotka näytetään

käyttäjän tarpeen mukaan.

Asiakirjarakenteissa on tietokomponenttien kohdalla hyödynnetty ryhmittelyominaisuutta.

Tietokomponentista käytettävät tietokentät saa näkyviin napsauttamalla vasemmassa reunassa olevia

+-merkkejä.

Myös tietokomponenttien kentille on määritelty vastaavia ominaisuuksia, kuten tiedon esitysmuoto,

toistuvuus ja pakollisuus. Sosmeta näyttää tietokomponenttikohtaiset tiedot suoraan

asiakirjarakenteessa, jossa se on käytössä.

Kunkin asiakirjarakenteen kohdalla on nähtävissä myös siihen liittyvää muutoshistoriaa. Siinä

kuvataan kyseiseen rakenteeseen tehtyjen muutosten ajankohtaa, sisältöä ja joskus myös perusteluja.


Roolit

Jokaiseen asiakasasiakirjarakenteeseen sisältyy asiakirjaan liittyviä keskeisiä rooleja. Roolilla

tarkoitetaan asemaa, jossa tietty henkilö tai organisaatio toimii tietyssä tilanteessa tai prosessissa.

Rooleilla voidaan kuvata toimijan tehtävää suhteessa käsiteltävään asiaan (esim. päätöksentekijä) tai

asiakirjaan (esim. laatija) tai hänen asemaansa suhteessa toisiin toimijoihin (esim. mahdollinen isä).

Kaikkien asiakasasiakirjarakenteiden rooleissa esiintyy ainakin rooli asiakas (Kuva 3).

Kuva 3. Asiakasasiakirjarakenteen pakollinen rooli

Rooleja esiintyy paitsi asiakasasiakirjarakenteissa myös tietokomponenteissa. Rooli Kanssavelallinen

(liittyy tiettyyn velkaan), Muutoksenhakukirjelmän vastaanottaja (liittyy tiettyyn

muutoksenhakuohjeeseen, joka on päätöksen sisällä) tai Kuultava (liittyy tiettyyn

kuulemistilaisuuteen) ovat tietokomponenttien sisällä olevia, tietokomponenttikohtaisia rooleja (ks.

kuva 4).

Hyvä tietää:

Kaikkien asiakirjojen rooleissa esiintyy rooli asiakas.

Rooleja on asiakirjarakenteissa sekä tietokomponenteissa.


Kuva 4. Tietokomponentin sisällä oleva rooli

Suurin osa rooleista voidaan kuvata tietokomponenteilla Yksityishenkilö, Ammattihenkilö, Henkilö,

Organisaatio tai Rooli. Joidenkin roolien kohdalla pitää pystyä kuvaamaan myös muita roolille

keskeisiä ominaisuuksia. Esimerkkinä tällaisesta roolista on Mahdollinen isä. Mahdollisen isän

ominaisuuksia ovat muun muassa oikeusgeneettinen isyystutkimus tehty ja tunnustaminen. Ks. kuva 5.

Kuva 5. Vasemmalla yleisillä tietokomponenteilla kuvattuja rooleja ja oikealla oman tietokomponentin

tarvitseva rooli Mahdollinen isä.


Asiakirjojen näyttämisestä (esimerkiksi asiakastietojärjestelmän näytöllä) ei ole tehty kansallista linjausta

tai määräystä.

Asiakirjarakenteessa olevat roolit näytetään asiakirjan näyttömuodolla siinä järjestyksessä kuin ne ovat

rakenteessa: asiakirjarakenteen alussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon alussa (Kuva 6).

Kuva 6. Esimerkki asiakirjan alkuun tulostettavista rooleista

Vastaavasti asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit näytetään asiakirjan näyttömuodon lopussa (Kuva 7).

Asiakirjarakenteen lopussa mainitut roolit ovat usein sosiaalihuollon ammattihenkilöiden rooleja. Laatija-

rooli on kaikissa sellaisissa asiakirjarakenteissa, joissa ei ole muuta asiakirjan laatimiseen viittaavaa roolia,

kuten päätöksentekijä.

Kuva 7. Esimerkki asiakirjan loppuun tulostettavasta roolista


Saman asiakirjan kontekstissa yhdellä henkilöllä tai organisaatiolla voi olla useita rooleja. Esimerkiksi

lastensuojelun asiakirjoissa lapsen asioista vastaava sosiaalityöntekijä (henkilön ensimmäinen rooli)

voi saada myös roolin laatija, jos hän on kirjoittanut asiakirjan (henkilön toinen rooli). Vaikka henkilö

esiintyy asiakirjassa kahdessa eri roolissa, hänen henkilötietojaan ei ole syytä kirjata tai näyttää

kahteen kertaan (Kuva 8).

Kuva 8. Esimerkki saman henkilön kahden eri roolin tulostamisesta


Asiakirjarakenteen sisältö

Jokainen yleinen asiakirjatyyppi, kuten esimerkiksi päätös, voidaan määritellä sitä kuvaavalla

tietokomponentilla (TK Päätös, TK Ilmoitus, TK Hakemus jne.). Ks. Kuva 9.

Kuva 9. TK Päätöksen avulla kuvattu asiakirjarakenteen sisältö

Aina tietokomponentti ei kuitenkaan riitä kuvaamaan tarkennettua asiakirjatyyppiä, kuten

esimerkiksi lastensuojeluilmoitusta. Lastensuojeluilmoituksessa ei voida käyttää ilmoituksen yleistä

rakennetta, koska se sisältää useita Ilmoitus-tietokomponenttiin kuulumattomia kenttiä. Tämän vuoksi

lastensuojeluilmoituksessa tarvittavat tietokentät esitetään asiakirjakohtaisina, ilman Ilmoitus-

tietokomponenttia. Vaikka asiakasasiakirjarakenteessa ei pystyttäisikään käyttämään

asiakirjatyyppitietokomponenttia, niin siinä pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin

rakennetta. Esimerkiksi Päätös kuntouttavasta työtoiminnasta sisältää TK Päätöksen tietokentät

Ratkaisu, Ratkaisun peruste, Voimassaolo, Toimeenpano ja Muutoksenhaku (Kuva 10) ja niiden lisäksi

TK Päätökseen kuulumattomia kenttiä, kuten Työtoimintapaikan nimi.

Hyvä tietää:

Jokainen yleinen asiakirjatyyppi voidaan määritellä sitä kuvaavalla tietokomponentilla.

Jos asiakasasiakirjarakenteessa ei pystytä käyttämään asiakirjatyypin tietokomponenttia, niin siinä

kuitenkin pyritään noudattelemaan kyseisen tietokomponentin rakennetta.


Kuva 10. TK Päätöksen rakennetta noudatteleva asiakirjarakenne


Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta

Kuva 11. Esimerkki asiakasasiakirjarakenteesta

Asiakirjan

nimi

Asiakirjan määritelmä,

joka kuvaa asiakirjan

käyttötarkoitusta.

Tietokenttä

on

pakollinen,

koska

asiakirjassa

on oltava

asiakas.

Tietokenttä

on toistuva,

koska lapsen

kiireellisen

sijoituksen

syitä voi olla

useita.

Asiakirjassa

näytettävä

otsikko

Tietokentän

tekninen nimi

Koodistopalveli-

mella olevan

luokituksen nimi

ja tunnus

Tiedon

esitysmuoto on

TK

yksityishenkilö


Esimerkki tietojen otsikoinnista

Kuva 12. Ote asiakirjarakenteesta

Kuva 13. Esimerkki näyttömuodosta

Tietokentän nimeä ei tulosteta

lainkaan, kun otsikko-

sarakkeessa lukee ”ei

otsikkoa”. Tässä esimerkissä

tulostetaan fraasiteksti.

Tietokentän nimen sijaan

tulostetaan Otsikko- teksti.

Tietokenttä ei ole

täytettävä kenttä, vaan

se on tulostettava

otsikko.


Esimerkki tietojen ryhmittelystä

Asiakasasiakirjarakenteessa kuvataan sisällöllisesti yhteenkuuluvien tietojen ryhmittelyä sisentämällä

tietokenttiä. Ks. kuvat 14 ja 15.

Kuva 14. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjarakenteessa

Kuva 15. Esimerkki tietojen ryhmittelystä asiakasasiakirjan tulosteessa


Asiakasasiakirjarakenteen tarkasteleminen

Asiakasasiakirjarakenteita voi tarkastella seuraavista näkökulmista:

Asiakasasiakirjarakenteiden tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä

Onko jokin määritellyistä asiakasasiakirjarakenteista tarpeeton asiakastyön kannalta tai puuttuuko

jokin asiakastyön kannalta keskeinen asiakasasiakirjarakenne?

Kuva 16. Asiakasasiakirjarakenteiden riittävyyden tarkasteleminen

Hyvä tietää

On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia

mahdollisimman hyvin.

Asiakirjarakenteita voi tarkastella useista eri näkökulmista.

Tarkastelun ja palautteen avulla voidaan vähentää kalliita tietojärjestelmämuutoksia.


Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien tarpeellisuus ja riittävyys asiakastyössä

Onko johonkin asiakasasiakirjarakenteeseen määritelty kerättäväksi tietoa, joka ei ole merkittävää

asiakastyön kannalta tai puuttuuko jostakin määritellystä asiakasasiakirjarakenteesta mahdollisuus

kirjata asiakastyön kannalta merkittävää tietoa?

Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien sijainti

Sijaitsevatko tiedot asiakasasiakirjarakenteessa työn prosessin ja luettavuuden kannalta oikeassa

järjestyksessä?

Kuva 17. Tietokenttien riittävyyden ja sijainnin tarkasteleminen


Asiakasasiakirjarakenteessa esitettyjen tietokenttien otsikoiden sopivuus ja ehdotukset puuttuvista

otsikoista

Tietokentille on annettu osittain erillisiä ymmärrettävyyttä lisääviä otsikoita. Onko nämä tietokentät

otsikoitu työntekijän ja asiakkaan näkökulmasta ymmärrettävästi? Pitäisikö erillisiä otsikoita lisätä

muillekin tietokentille ja jos pitäisi, niin millaisia otsikoita?

Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien esitysmuodon oikeellisuus

Onko tieto määritelty kerättäväksi asiakastyöhön soveltuvassa muodossa?

Esimerkki kirjattavasta tiedosta

Tarvitaanko käytännön esimerkkiä siitä, mitä tietokenttään voisi kirjata? Laadi esimerkki tarvittaessa.

Koodiston soveltuvuus

Soveltuuko esitetty koodisto käyttötarkoitukseensa?

Kuva 18. Tietokenttien otsikoinnin, esitysmuotojen, esimerkkien ja koodistojen tarkasteleminen


Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien pakollisuus

Onko tiedon kerääminen välttämätöntä kaikissa asiakastyön tilanteissa, joissa asiakirjaa käytetään?

Asiakasasiakirjarakenteen sisältämien tietokenttien toistuvuus

Tuleeko tietokenttä voida täyttää useampaan kertaan?

Asiakasasiakirjarakenteessa olevien tietokenttien ehdollisuus

Esiintyykö tietotarve vain joissakin rajatuissa tilanteissa (esim. lastenvalvojan tehtävissä isyyden

vahvistamispäivää kysytään vain mikäli isyys on vahvistettu)?

Kuva 19. Tietokenttien pakollisuuden ja toistuvuuden tarkasteleminen


Palautteen antaminen

On tärkeää, että sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet palvelevat sosiaalihuollon ammattilaisia

mahdollisimman hyvin. Palautetta voit antaa Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella

[email protected]. Positiivinenkin palaute on tärkeää, jottei toimivaksi koettuja tietorakenteita

muuteta turhaan.

Palautteeseen voidaan kuvata muun muassa onko kyseessä uuden tietorakenteen tarve, olemassa

olevan rakenteen päivitystarve vai ehdotetaanko jotain rakennetta poistettavaksi. Tärkeintä on, että

kuvaat muutostarpeen tai muun palautteen huolellisesti ja perustelet sen. Mikäli sinulla on ehdotus

rakenteesta, toimita se sähköpostilla, vaikka se ei olisikaan mielestäsi täysin valmis. Konkreettinen

ehdotus auttaa ymmärtämään annettua palautetta.

Muutosehdotukset käsitellään Sosiaalihuollon asiakastietomäärittelyjen ja palvelutuotannon

toiminnallisten määrittelyjen hallintamallin mukaisesti ja sinulle annetaan palautetta

muutosehdotuksesi käsittelystä.

Kuva 20. Palaute

Hyvä tietää

Sosiaalihuollon tietorakenteisiin toivotaan erityisesti sosiaalihuollon ammattilaisten palautetta.

Palautetta annetaan Sosmetan palauteosiossa tai osoitteella [email protected].

mailto:[email protected]



mailto:[email protected]


Erja Ailio Niina Häkälä



thl word templatesosmeta+20181228+final.… · thl ei vastaa muista mahdollisesti tarvittavista...

Documents