tÀi liỆ Ớ Ệu phẦn mỀm qu n lÝ toÀn di n chu i cỬa hÀng … · tiền nhân viên...

Giới thiệu giải pháp phần mềm quản lý chuỗi cửa hàng bán xe, phụ tùng

©2005 - 2012 DIP Vietnam | Hotline: 0909 437 699 - www.dip.vn T r a n g | 1

Kính gửi: Quý Công ty

TÀI LIỆU GIỚI THIỆU PHẦN MỀM QUẢN LÝ TOÀN DIỆN CHUỖI

CỬA HÀNG BÁN XE MÁY, PHỤ TÙNG VÀ DỊCH VỤ

A. Tóm tắt chức năng chính của phần mềm:

MotoSoft là giải pháp phần mềm quản lý toàn diện dành cho các Công ty, cửa hàng bán xe

máy, phụ tùng và dịch vụ tổng hợp, các đại lý ủy quyền của HONDA, YAMAHA, SUZUKI,

SYM… Hệ thống bao gồm nhiều tính năng ưu việt giúp các đại lý, cửa hàng quản lý mọi hoạt

động bán hàng, dịch vụ hậu mãi và chăm sóc khách hàng… được dễ dàng và chuyên nghiệp.

Quản lý toàn diện hệ thống cửa hàng trực thuộc công ty, có thể bao gồm nhiều công ty con, chi nhánh,

nhiều cửa hàng, đại lý khác nhau.

Quản lý bán hàng: bán sỉ, lẻ xe máy và phụ tùng, cập nhật thay đổi giá phụ tùng bằng file import 1

lần…

Chức năng tìm kiếm xe trong hệ thống để biết xe đó đang trong tình trạng đã bán, chưa bán, trả lại.

Đồng thời cho biết xe tìm kiếm thuộc lô hàng nào nhập về, ngày tháng nhập, tình hình nhận sổ bảo

hành, đăng kiểm từ nhà cung cấp.

Quản lý hình thức thanh toán: một lần, thanh toán trả góp qua công ty tài chính, hẹn ngày trả bằng

hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Quản lý danh sách khách hãng đã trả nợ, danh sách khách hàng chưa trả nợ hẹn trả. Giúp kiểm soát

tiền nhân viên đã chuyển tiền vào ngân hàng có đúng với danh sách khách hàng đã trả nợ hay chưa.

Tự động in các loại giấy tờ: tờ khai trước bạ, giấy đăng kí xe, giấy nộp ngân sách nhà nước... dựa vào

thông tin khi bán hàng. In trực tiếp phiếu bán hàng, xuất kho, hóa đơn GTGT theo nghị định

51/2010/NĐ-CP

Quản lý giao nhận sổ bảo hành và đăng kiểm với nhà cung cấp

Quản lý giá bán thực và giá bán thuế. Giá bán được linh hoạt thay đổi cập nhật theo ngày, theo thời

điểm bán xe. Cho phép cập nhật giá bán dự kiến theo ngày.

Quản lý lộ trình nhập hàng, trả hàng, và quá trình thanh toán cho nhà cung cấp.



Cho phép import nhanh danh sách mua hàng bằng file excel mà không cần nhập thủ công.

Quản lý kho: nhập, xuất, điều chuyển kho từ cửa hàng này sang cửa hàng khác, hệ thống tự động

điều chỉnh tồn kho thực tế. Thẻ kho, theo dõi chi tiết loại xe, đời xe, màu xe, theo dõi chi tiết từng phụ

tùng

Quản lý thông tin nhà cung cấp hàng hoá

Quản lý toàn bộ danh mục xe trong hệ thống công ty.

Quản lý xe hiện có tại các cửa hàng, chi nhánh.

Quản lý phụ tùng xe tại các cửa hàng, chi nhánh bằng mã vạch

Quản lý quỹ: thanh toán tiền nhà cung cấp, kiểm tra, theo dõi công nợ, chi trước bạ, chi biển số...

Quản lý giao dịch với ngân hàng: Theo dõi sổ tiền gửi ngân hàng, theo dõi ủy nhiệm chi, theo dõi tiền

nộp vào tài khoản ngân hàng của từng cửa hàng khác nhau.

Quản lý dịch vụ bảo hành, bảo dƣỡng, sửa chữa. Quản lý tiền công dịch vụ ngoài nếu có. Quản lý

tiền công sữa chữa, dịch vụ, doanh thu phụ tùng theo từng nhân viên. Theo dõi chi tiết tiền công thực

thu theo phiếu vào làm dịch vụ hàng ngày. Báo cáo tình hình bảo dưỡng, thay thế phụ tùng lên nhà

cung cấp.

Chăm sóc khách hàng: hệ thống tự động lọc dữ liệu theo các tiêu chí được cài đặt sẵn sau đó hệ thống

tự động gửi email, SMS (tin nhắn điện thoại di động) nhắc khách hàng đến hạn bảo trì, bảo dưỡng

xe, chúc mừng sinh nhật, thông báo giới thiệu xe mới, chính sách giảm giá, khuyến mãi...

Thống kê báo cáo: Thống kê bán hàng theo nhân viên, thống kê quỹ tiền mặt theo từng thời điểm,

thống kê tình hình tồn kho thực tế theo loại xe...

Thống kê bằng biể đồ để biết được xe nào bán chạy trong tháng, địa bàn nào có số khách hàng mua

nhiều, số lượng bán hàng theo cửa hàng

Thống kê báo cáo (doanh thu thuế, nội bộ)

Kế toán tổng hợp (thuế, nội bộ)

Import, export dữ liệu ra file excel, word, pdf..

Phân quyền chặt chẽ và chi tiết từng tính năng cho từng phòng ban, từng nhân viên, từng chức vụ.

Tư vấn xây dựng quy trình quản lý bán hàng, dịch vụ chăm sóc khách hàng theo ISO cho toàn hệ

thống công ty.



B. Chi tiết hệ thống phần mềm MotoSoft:

I. Công cụ báo cáo, thống kê dành cho nhà quản lý:

1. Báo cáo thực thu trong ngày, tuần, tháng..: Hệ thống cho phép báo cáo theo từng cửa hàng,

theo doanh tu của kế toán bán hàng, kế toán dịch vụ, điều này giúp người quản lý biết được số

tiền cần phải thu cuối ngày của từng quầy kế toán là bao nhiêu.

a. Thống kê doanh thu bán hàng:

Hình mô tả được kết xuất từ phần mềm MotoSoft



b. Xem số tiền thực thu từ bán hàng trong ngày:

c. Thống kê số tiền thu từ dịch vụ: Tiền công, tiền phụ tùng trong ngày, tuần, tháng..

d. Xem số tiền thực thu hẹn trả trong ngày:



e. Thống kê Quỹ tiền mặt theo ngày, tuần, tháng…



2. Báo cáo bán hàng:

a. Báo cáo bán hàng xe:

b. Báo cáo bán lẻ phụ tùng



c. Báo cáo bán phụ tùng qua Dịch vụ:

d. Báo cáo lãi ròng hàng xe và hàng phụ tùng theo mặt hàng:

Báo cáo lãi ròng xe



Báo cáo lãi ròng phụ tùng

3. Phân tích tình hình bán hàng bằng biểu đồ:

a. Phân tích loại xe bán chạy trong tháng:



b. Phân tích tình hình bán xe theo vùng miền:

c. Phân tích mức độ tăng trƣởng theo vùng miền:



d. Thống kê tình hình xe vào làm dịch vụ:

e. Thống kê lƣợng xe vào kiểm tra định kỳ:



II. Danh mục hệ thống

Quản lý hệ thống giúp người quản trị quản lý toàn bộ cửa hàng trong hệ thống, quản trị hàng hóa

đang có trong các kho hàng, tìm kiếm xe trong coongty.

1. Quản lý hệ thống công ty, hệ thống Head từng công ty

2. Quản lý nhà cung cấp hàng hoá.



3. Quản lý danh mục xe trong hệ thống công ty.

4. Quản lý xe hiện có tại các cửa hàng.



5. Quản lý Phụ tùng xe tại các cửa hàng.

III. Quản lý mua hàng: Quản lý toàn bộ danh sách các lô hàng nhập về, xem chi tiết xe

được nhập về của từng lô hàng,

1. Quản lý quá trình nhập hàng về công ty.



2. Quản lý quá trình trả hàng lại cho nhà cung cấp.

3. Quản lý quá trình thanh toán tiền cho nhà cung cấp.



IV. Quản lý bán hàng

Hệ thống có nhiều hình thức bán hàng khác nhau

1. Bán lẻ và sỉ xe:

a. Quản lý danh sách bán lẻ và sỉ:

b. Quản lý, thu hồi công nợ bán hàng trả góp qua công ty tài chính:



c. Quản lý, thu hồi công nợ bán hàng hẹn trả:

d. Quản lý, thu hồi công nợ khách hàng mua trả góp qua cửa hàng:



2. Bán lẻ và sỉ phụ tùng phụ tùng:

a. Quản lý danh sách đơn hàng bán lẻ phụ tùng:

b. Quản lý đơn hàng bán sỉ phụ tùng:



V. Quản lý kho

1. Phiếu nhập kho

Danh sách phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho cho từng lô hàng



2. Xuất kho

Danh sách phiếu xuất

In phiếu xuất kho



3. Chuyển kho: Quản lý từng phiếu chuyển đến chuyển đi giữa các cửa hàng

4. Điều chỉnh tồn kho



5. Thẻ kho:

Theo dõi thẻ kho cho từng loại xe, từng loại phụ tùng

VI. Quản lý quỹ

1. Chi trả tiền nhà cung cấp:



2. Chi trƣớc bạ

3. Chi biển số



4. Thu tiền bán hàng: Lập và in phiếu thu cho khách hàng mua xe, mua phụ tùng

5. Thu tiền đặt cọc

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng nhưng chưa lấy hàng hoặc hàng chưa có khách hàng có

thể đặt cọc tiền trước. Số tiền đặt cọc sẽ sử dụng trong quá trình mua hàng nếu khách hàng sử

dụng khi lấy hàng hoặc hàng về.



Khi khách hàng đến mua hàng số tiền đặt cọc sẽ được khấu trừ vào tổng số tiền thanh toán

6. Thu tiền hẹn trả

Nhân viên kế toán hàng ngày kiểm tra hoặc kiểm tra trước những khách hàng nào đến hạn thanh

toán của ngày hẹn trả để thông báo khách hàng thanh toán cho Head.



7. Thu tiền trả góp qua cửa hàng:

Hệ thống sẽ tự hiển thị danh sách khách hàng đến hạn thanh toán, nhân viên có thể căn cứ để

thu tiền hoặc nhắc nhở khách hàng đến trả nợ.

8. Chuyển tiền về công ty: Cuối ngày hệ thống Head của công ty sẽ thực hiện chuyển tiền về trụ sở

chính của công ty. Hệ thống sẽ thống kê tất cả hoá đơn chứng từ thu tiền và chi tiền để biết số tiền

chuyển về cho công ty bao nhiêu. Hệ thống sẽ tạo ra phiếu chuyển tiền về công ty.



VII. Quản lý giao dịch với ngân hàng

1. Chuyển tiền nội bộ: Cho phép chuyển tiền giữa các tài khoản ngân hàng trong cùng một

công ty.

2. Nộp tiền vào tài khoản: Cho phép nôp tiên vào tài khoan ngân hàng cua công ty khi Khách

hàng thanh toán chuyển khoản. Nhân viên nộp từ quỹ vào ngân hàng.

3. Séc/Ủy nhiệm chi: Cho phép lâp và quản lý Séc/Uy nhiệm chi mà công ty đã lập trong ky .



4. Tiền đang chuyển: Cho phép theo dõi viêc chuyên tiên nhưng chưa nhân đươc giây báo Nơ ,

báo Có cua ngân hàng.

5. Thẻ tín dụng: là chức năng khi công ty sử dụng thẻ tín dụng để trả tiền cho Nhà cung cấp,

Nhân viên.



VIII. Quản lý dịch vụ chăm sóc khách hàng

1. Chức năng, quản lý:

Quản lý, thiết lập chu ky bảo dưỡng xe cho từng hãng.

Quản lý, thiết lập các công việc cơ bản trong từng chu kỳ bảo dƣỡng.



Quản lý, kiểm tra thông báo thời gian bảo dƣỡng tiếp theo cho khách hàng

bằng Email, SMS.

Quản lý tiếp nhận xe đến bảo dƣỡng, sữa chữa dựa trên thông ti n bán xe của

cửa hàng hoặc cập nhập thông tin xe đến bảo dƣỡng, sữa chữa từ các cửa

hàng khác.



Quản lý, xuất báo cáo phụ tùng xuất làm bảo dƣỡng

Quản lý, xuất báo cáo phụ tùng xuất làm sửa chữa:



Quản lý, xuất báo cáo, thu phí bảo dƣỡng, sữa chữa in các chứng từ kế toán.

Xuất báo cáo phụ tùng làm dịch vụ lên nhà cung cấp



In phiếu thanh toán bảo dƣỡng, sửa chữa cho khách hàng

2. Quy trình xe vào làm dịch vụ:

Quy trình tiếp nhận xe vào làm dịch vụ được thiết kế theo quy trình chuẩn của các nhà cung

cấp xe máy hàng đầu tại Việt Nam. Với quy trình này đảm bảo thao tác đơn giản, giúp nhân

viên thực hiện nhanh chóng xe vào làm dịch vụ, cập nhật chính xác các phiếu xuất phụ tùng,

các phiếu thu tiền của khách hàng.



IX. Dịch vụ bảo dƣỡng, Chăm sóc khách hàng:

1. Thông báo kiểm tra định kỳ: Hệ thống cho phép người dùng lọc danh sách kiểm tra định ky theo

ngày bất ky, tuần, tháng. Công cụ này giúp bộ phận chăm sóc khách hàng đưa ra kế hoạch linh hoạt

trong khâu nhắc khách hàng đến kiểm tra định ky:

2. Gửi mail, SMS chúc mừng sinh nhật khách hàng:



3. Thăm dò ý kiến khách hàng để nâng cao chất lƣợng dịch vụ: Hệ thống cho phép tạo ra

ngân hàng câu hỏi và các đáp án trả lời tương ứng, tùy từng thời điểm cho phép người dùng

sử dụng các câu hỏi phù hợp với từng đợt khảo sát.

X. Thời gian và lộ trình triển khai dự án

Thời gian triển khai dự án (Gói Standard) ước lượng là 04 tuần, tính từ ngày nhận đủ toàn bộ yêu

cầu và tài liệu nghiệp vụ, biểu mẫu từ phía Quý khách hàng.

Chi tiết công việc theo lộ trình thời gian:

Công việc Số nhân sự

tham

gia dự

án

T1 T2 T3 T4 T5 Từ

tuần

thứ 6

trở

đi

Ghi chú

Khảo sát & tư vấn 2 Ngay từ tuần đầu

tiên DIP Vietnam

sẽ triển khai ngay

bản thử nghiệm để

quý khách tập làm

quen với hệ thống

Phân tích yêu cầu 2

Lập trình (chỉnh sửa

theo yêu cầu)

5

Test (kiểm thử) 1



Chạy thử 1

Triển khai chạy

chính thức

2 Triển khai chạy

chính thức

Đào tạo 2

Bàn giao & Nghiệm

thu

1 Kiểm tra đánh giá

toàn bộ dự án

Support 1

Ghi chú:

T: Tuần thứ

Thời gian nêu trên được ước lượng trên cở sở nhân sự 2 bên cùng nỗ lực 100% cho dự án

này, chưa ước lượng thời gian ngừng đợi thông tin, chờ xét duyệt, góp ý từ phía khách

hàng

Không phải đến cuối dự án, Quý Khách hàng mới thấy được kết quả. Theo lịch trình trên,

ngay từ tuần thứ 2, Chương trình đã được đưa lên để nhận góp ý, phản hồi từ Quý Khách

hàng

PHƢƠNG PHÁP PHÁT TRIỂN DỰ ÁN - THEO CHUẨN RUP + CMMI LEVEL 3

Việc cung cấp đầy đủ thông tin về phương pháp luận, quy trình phát triển sản phẩm là một yếu tố

quan trọng để Quý Khách hàng xem xét, quyết định phương thức hợp tác.

XI. Giải pháp kỹ thuật

Giải pháp này dựa trên cơ sở công nghệ do DIP Vietnam đề xuất:

1. Ngôn ngữ lập trình: Kết hợp công nghệ AJax với Công nghệ .NET(C#, VB.NET)

- Công nghệ được Google sử dụng

2. Công nghệ nền tảng

- Hệ điều hành: Windows hoặc Linux hoặc Unix

- Database: SQL server 2005/2008

- Web Server: IIS 6, 7

3. Xử lý ảnh

- Photoshop CS3, Corel, Flash CS3, video stream

- Kết hợp các giải thuật xử lý và truyền tải hình ảnh



XII. Chính sách bảo hành, bảo trì:

a. Bảo hành

Kết thúc việc nghiệm thu và chuyển sang chạy thực tế, về cơ bản nhân viên của Quý công ty đã

nắm được cách vận hành hệ thống, biết cách sao lưu dữ liệu và các biện pháp đảm bảo sự hoạt

động liên tục của hệ thống. Tuy nhiên, có nhiều lúc họ vẫn cần sự trợ giúp của chuyên viên tư

vấn của DIP Vietnam về vấn đề nghiệp vụ. Với lý do đó, Công ty DIP Vietnam cung cấp cho

khách hàng một dịch vụ hỗ trợ hậu mãi gọi là dịch vụ bảo hành. Đây là việc cung cấp các dịch

vụ kỹ thuật miễn phí.

Chúng tôi cam kết bảo hành dịch vụ này trong thời gian 2 năm kể từ khi Quý công ty nghiệm

thu chương trình.

Trong thời gian bảo hành, nếu có phát sinh các nhu cầu cung cấp dịch vụ, công ty DIP Vietnam

trước hết sẽ đáp ứng bằng phương pháp tư vấn từ xa. Trường hợp có sự cố phát sinh mà việc tư

vấn từ xa không đáp ứng được, DIP Vietnam sẽ cử chuyên viên tư vấn tới xử lý tại chỗ.

b. Bảo trì

Sau khi thời gian bảo hành kết thúc, Quý công ty vẫn cần sự tư vấn và hỗ trợ kỹ thuật của DIP

Vietnam vì nhiều lý do:

1. Hoạt động của Quý công ty mở rộng, công ty có thêm các cơ sở kinh doanh mới cũng cần

trang bị hệ thống tin học quản lý.

2. Quý công ty có những thay đổi về nhân sự, và các nhân viên mới cần được đào tạo để có

thể vận hành hệ thống.

Chi tiết nội dung về bảo trì sẽ được quy định tại hợp đồng bảo trì. Các hợp đồng bảo trì sẽ

có thời hạn là 1 năm, hết thời hạn, hợp đồng có thể ký tiếp.

XIII. Khả năng hỗ trợ Hiện nay DIP Vietnam cung cấp hai dịch vụ chính để hỗ trợ cho khách hàng:

Hỗ trợ trực tiếp:

Đối với khách hàng trực thuộc TP.HCM, Hà Nội và Nha Trang: trong vòng 24h kể từ thời

điểm nhận được thông báo, DIP Vietnam sẽ cử nhân viên trực tiếp xuống khách hàng để hỗ

trợ (trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ).



Đối với khách hàng không thuộc 2 khu vực trên: thời gian hỗ trợ trong vòng 24h kể từ lúc

nhận được thông báo (không kể thời gian di chuyển) và tối đa không quá 5 ngày làm việc

(trừ thứ 7, chủ nhật và ngày lễ).

Hỗ trợ trực tuyến (online): ngoài hình thức hỗ trợ trực tiếp, DIP Vietnam phát triển một số

công cụ hỗ trợ qua điện thoại, Internet bất cứ lúc nào khách hàng có nhu cầu (ngoại trừ từ

17h đến 8h sáng hôm sau)

Nếu khách hàng còn thời hạn bảo hành hoặc có hợp đồng bảo trì hàng năm thì việc hỗ trợ

hoàn toàn miễn phí hoặc phí đã được tính trong hợp đồng bảo trì.

XIV. Tổng kết Chúng tôi tin tưởng bản đề xuất này sẽ đáp ứng được sự mong đợi của Qúy Khách hàng. DIP

Vietnam mong muốn cùng Quý Khách hàng thực hiện triển khai Dự án. Mọi vấn đề cần thiết

thảo luận chi tiết, xin Quí vị vui lòng liên lạc trực tiếp với chúng tôi theo mục thông tin liên

hệ.

Rất hân hạnh được phục vụ!

-----------------------

DIP Vietnam

Văn phòng Tp.HCM: Số 70, đường số 2, Cư xá Chu Văn An, P. 26, Q. Bình Thạnh, TP.HCM

ĐT: (08) 3516 3857 – Fax: (08) 3511 2633

Email: [email protected] - Website: www.dip.vn

Văn phòng Hà Nội: Số 4-B3, Tổ 13, phố Ngô Quyền, P. Quang Trung, Q. Hà Đông, Tp. Hà Nội.

ĐT/Fax: (04) 6328 6057


Văn phòng Nha Trang: Số 7 Ngô Văn Sở, P. Vĩnh Hòa, Tp.Nha Trang

Tel/Fax:(058) 2471 426


mailto:[email protected]

http://www.dip.vn/


http://www.dip.vn/


http://www.dip.vn/

tÀi liỆ Ớ Ệu phẦn mỀm qu n lÝ toÀn di n chu i cỬa hÀng … · tiền nhân viên...

Documents