tÀi liỆu hƯỚng dẪn sỬ dỤng - congdoanlaocai.org.vn lieu su dung thu dien tu... ·...
TRANSCRIPT
UBND TỈNH LÀO CAI
SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
THƯ ĐIỆN TỬ CÔNG VỤ LÀO CAI
Lào Cai: Tháng 09/2017
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
2
MỤC LỤC
MỤC LỤC .................................................................................................................. 2
1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới ............................................. 3
2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu ......................................................... 4
2.1 Gửi một thư điện tử ........................................................................................... 4
2.2 Nhận thư đến ..................................................................................................... 5
2.3 Trả lời thư đã nhận ............................................................................................ 6
2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận .................................................................................... 7
2.5 Tìm kiếm thư ..................................................................................................... 7
2.6 Xóa một thư ....................................................................................................... 8
2.7 Thay đổi mật khẩu ............................................................................................. 8
3 Các chức năng khi sử dụng qua web ................................................................. 11
3.1 Các tab chính của webmail .............................................................................. 11
3.2 Tab Thư ........................................................................................................... 11
3.3 Tab Lịch .......................................................................................................... 12
3.4 Tab Mọi người ................................................................................................. 13
3.5 Tab Tác vụ ....................................................................................................... 15
3.6 Cho một thư là thư rác ..................................................................................... 17
4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện ........................................................... 18
4.1 Thay đổi hình đại diện ..................................................................................... 18
4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư ....................................................................... 18
4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùng ...................................................... 19
5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 2013 ............................................................ 20
5.1 Sử dụng giao thức Exchange ........................................................................... 20
5.2 Sử dụng POP hoặc IMAP ................................................................................ 23
6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di động trên IPHONE ................................ 24
7 Sử dụng trên thiết bị di động Android .............................................................. 29
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
3
1 Đăng nhập lần đầu, khi bắt đầu sử dụng thư mới
Trước khi chuyển đổi sang hệ thống thư điện tử mới, người dùng đã được gửi mật khẩu
ngẫu nhiên vào hòm thư điện tử riêng của mình. Người dùng có trách nhiệm lưu lại mật khẩu
này và sử dụng nó để đăng nhập vào hệ thống thư điện tử mới, sau khi người dùng đăng nhập,
để đảm bảo an toàn thông tin, người dùng cần thay đổi mật khẩu mới cho thư điện tử.
Để truy cập vào hệ thống thư điện tử cũ, người dùng truy cập vào địa chỉ:
http://maillc.laocai.gov.vn (Lưu ý: Hệ thống mail cũ chỉ dùng để tra cứu, không thể gửi nhận thư)
Bước 1: Lưu lại mật khẩu riêng của cá nhân được gửi qua Thư điện tử. Mật khẩu này có hiệu
lực sau ngày 25/09/2017
Bước 2: Bắt đầu từ ngày 28 /09/2017, người dùng sẽ sử dụng hệ thống Thư điện tử mới.
Người dùng sử dụng mật khẩu đã lưu được gửi qua mail, đăng nhập vào hệ thống Thư điện
tử mới và chờ đến ngày 01/10/2017 thay đổi mật khẩu cho cá nhân mình.
https://mail.laocai.gov.vn
Hình 02: Giao diện thư điện tử mới - https://mail.laocai.gov.vn
Mật khẩu đăng nhập
thư điện tử mới của
riêng mỗi người đùng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
4
Bước 3: Lần đầu tiên, khi mới chuyển sang sử dụng hệ thống thư mới. Người dùng cần
phải thực hiện Bước 3 để sử dụng thư (Chọn ngôn ngữ và múi giờ sử dụng)
Hình 03: Chọn Ngôn ngữ Tiếng Việt và múi giờ UTC+7:00 Bangkok, Hanoi, Jakarta ->
Lưu
2 Hướng dẫn gửi - nhận thư - đổi mật khẩu
2.1 Gửi một thư điện tử
Hình 04: Click “Mới” để tạo một thư mới
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
5
Hình 5: Điền nội dung và người nhận để gửi thư -> Click Gửi
Đính kèm: Người dùng click vào Đính kèm khi muốn đính kèm tài liệu, file tới người
nhận
Bỏ: Người dùng click vào Bỏ khi không muốn gửi thư đang soạn
Đến: Địa chỉ người nhận
CC: Thêm người nhận
Chủ đề: Tiêu đề thư cần viết
Nội dung thư: Trong nội dung viết thư, người dùng có thể kèm theo ảnh, chỉnh màu
chữ, kiểu chữ ..
2.2 Nhận thư đến
Hình 6: Giao diện nhận thư đến -> Click vào mũi tên để chọn trả lời
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
6
Hình 7: Tại đây, người dùng chọn các lựa chọn trả lời thư đã nhận
2.3 Trả lời thư đã nhận
Hình 8: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Trả lời, Trả lời tất cả
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
7
2.4 Chuyển tiếp thư đã nhận
Hình 9: Người dùng click vào thư vừa nhận -> Chọn Chuyển tiếp
2.5 Tìm kiếm thư
Người dùng có thể tìm kiếm thư với các nội dung như (người gửi, tiêu đề thư, file đính
kèm ...)
Người dùng click vào Tìm kiếm thư và mọi người để bắt đầu tìm kiếm nội dùng cần tìm
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
8
Gõ nội dung hoặc người muốn tìm kiếm
2.6 Xóa một thư
Người dùng có thể xóa một thư khỏi hộp thư đến. Khi xóa khỏi hộp thư đến, mặc định
thư sẽ được cho vào Mục đã xóa bỏ.
2.7 Thay đổi mật khẩu Khi bắt đầu sử dụng thư mới. Người dùng cần phải thay đổi mật khẩu được gửi qua thư
điện tử trước khi hệ thống thư mới được sử dụng. Hướng dẫn đổi mật khẩu này cũng sẽ được
sử dụng cho những lần sau, khi người dùng có nhu cầu đổi mật khẩu.
Người dùng đăng nhập vào thư và thực hiện các bước đổi mật khẩu như sau:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
9
Hình 10: Chọn Hình -> Tùy chọn
Hình 11: Click vào Tài khoàn của tôi -> Thay đổi mật khẩu của bạn
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
10
Hính 12: Người dùng đặt mật khẩu mới muốn dùng -> Lưu
Hính 13: Giao diện Hộp thư đến sau khi đăng nhập với mật khẩu mới thành công
Mật khẩu cũ đang sử
dụng để đăng nhập thư
Mật khẩu mới người
dùng muốn đổi
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
11
3 Các chức năng khi sử dụng qua web
3.1 Các tab chính của webmail
Hình 14: Những tab mà người dùng có thể sử dụng trên giao diện web
Với những tab như (Thư, Lịch, Mọi người, Tác vụ) người dùng có thể vào các menu
để Gửi thư, tạo lịch, tạo danh bạ … Những dữ liệu được tạo trên webmail sẽ tự động được
đồng bộ vào outlook tài khoản người dùng và ngược lại.
3.2 Tab Thư Tab thư là tab mặc định khi người dùng đăng nhập vào thư. Đây là tab để người dùng
gửi nhận thư, đính kèm file … khi sử dụng thư điện tử.
Hình 15: Giao diện hiển thị tab thư, tab chính thường xuyên sử dụng
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
12
3.3 Tab Lịch
Tab lịch là nơi người dùng có thể tạo cho mình những lịch nhắc nhở trong công việc.
Những kế hoạch trong công việc sẽ được nhắc nhở cho người dùng trước khi thực hiện.
Để tạo một lịch nhắc nhở, người dùng thực hiện những bước sau:
Hình 16: Click vào Tab Lịch để tiến hành tạo một nhắc nhở
Hình 17: Chọn ngày và nội dung, thời gian tạo sự kiện cần lập
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
13
3.4 Tab Mọi người
a) Tạo một địa chỉ liên hệ trong danh bạ
Đây là tab mà người dùng có thể tạo danh bạ địa chỉ thư điện tử, tạo nhóm thư điện tử.
Để tạo một địa chỉ thư điện tử người dùng thực hiện các bước sau:
Hình 18: Click vào tab Mọi người để vào mục tạo danh bạ
Hình 19: Click Mới để tạo một địa chỉ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
14
Hình 20: Điền thông tin một địa chỉ
Người dùng cần điền Tên, Họ một người cần thêm danh bạ
Địa chỉ thư điện tử của người cần thêm
Sau đó click vào Lưu để kết thúc tiến hành tạo một địa chỉ trong danh bạ
b) Tạo một nhóm địa chỉ liên hệ
Khi tạo một nhóm địa chỉ liên hệ, người dùng sẽ thêm các người dùng riêng lẻ vào một
nhóm. Khi người dùng gửi một thư mới, thay vì gửi cho từng địa chỉ thì người dùng có thể
gửi tới một nhóm. Tất cả những người có trong nhóm sẽ nhận được thư này.
Hình 21: Click vào Mới (mũi tên) -> Danh sách liên hệ
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
15
Hình 22: Đặt tên cho nhóm địa chỉ, thêm địa chỉ của cá nhân vào nhóm ->Lưu
3.5 Tab Tác vụ Đây là tab mà người dùng có thể tạo ra những công việc và theo dõi tiến độ của từng
hạng mục công việc đó.
Để tạo một công việc, người dùng thực hiện những bước sau:
Hình 23: Chọn tab Tác vụ để tiến hành tạo một mục công việc
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
16
Hình 24: Click Mới
Hình 25: Người dùng tạo nội dung một tác vụ, thời gian và tiến độ hoàn thành công việc đó
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
17
Hình 26: Nội dung sau khi hoàn thành tạo một tác vụ
3.6 Cho một thư là thư rác
Khi người dùng nhận được một thư với nội dung quảng cáo, thư không mong muốn
nhận. Người dùng muốn gán thư này là một thư RÁC để sau này, người gửi thư rác này không
thể làm phiền nữa. Người dùng thực hiện những bước sau:
Bước 1: Click chuột phải vào thư muốn cho vào thư rác
Bước 2: Chọn Đánh dấu là thư rác
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
18
4 Thay đổi giao diện thư và hình đại diện
4.1 Thay đổi hình đại diện
Người dùng có thể thay đổi hình đại diện cho thư điện tử của mình. Nếu sử dụng hình
đại diện thì khi người dùng gửi thư hình đại diện sẽ hiện thị bên người nhận.
Hình 27: Click vào hình -> Thay đổi
Hình 28 : Chọn hình cần làm đại diện -> Lưu
4.2 Thay đổi giao diện hiển thị thư
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
19
Người dùng có thể thay đổi hình nền và màu hiển thị của thư điện tử cá nhân phù hợp
với sở thích của bản thân .
Hình 29: Click vào hình -> Thay đổi chủ đề
Hình 30: Chọn giao diện muốn thay đổi -> OK
4.3 Trang quản trị riêng cho từng người dùng Mỗi người dùng mặc định sẽ có riêng cho mình 1 trang quản trị riêng tại địa chỉ
https://mail.laocai.gov.vn/ecp/ Khi người dùng đăng nhập vào trang này, người dùng có thể
cấu hình, cài đặt những chức năng riêng của cá nhân (tài khoản, chữ ký, cấu hình mail ...). Tại
đây người dùng có thể kiểm tra dung lượng mail đã sử dụng, thay đổi mật khẩu ...
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
20
Hình 31: Giao diện trang quản trị riêng cho từng cá nhân người dùng
5 Hướng dẫn sử dụng trên Outlook 2013
5.1 Sử dụng giao thức Exchange Vào Control Panel -> All Control Panel Items -> Mail
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
21
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
22
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
23
Hình 32: Hòan thành quá trình thêm một tài khoản vảo Outlook 2013
5.2 Sử dụng POP hoặc IMAP Các bước để thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng giao thức POP hoặc IMAP
cũng tương tự như hướng dẫn với giao thức Exchange.
Những bước thêm một tài khoản vào outlook 2013 sử dụng POP hoặc IMAP người
dùng thực hiện những bước sau.
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
24
Hình 33: Hoàn thành add địa chỉ mail vào outlook sử dụng IMAP
6 Hướng dẫn sử dụng trên thiết bị di động trên IPHONE
Để sử dụng những tính năng cao cấp của hệ thống thư điện tử mới. Phục vụ công việc
hiệu quả và thuận tiện hơn. Người dùng có thể sử dụng thiết bị di động để có thể đồng bộ dữ
liệu thư điện tử tới điện thoại của mình. Khi có thư đến, hoặc có sự kiện, công việc thì điện
thoại sẽ thông báo cho người dùng dưới dạng như một tin nhắn. Để sử dụng trên thiết bị di
động, người dùng thực hiện những bước sau:
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
25
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
26
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
27
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
28
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
29
7 Sử dụng trên thiết bị di động Android
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
30
Tài liệu hướng dẫn sử dụng Thư điện tử tỉnh Lào Cai
31