‘Tien tips voor een geslaagde communicatie en minder hinder’

Roeland Kortleven

Uitdaging

Grondige vernieuwing van het volledige centrumgebied (2002 – 2006)– Centrale parking – Woonstraten – Stationsplein– Uitgaanscentrum– Belangrijkste winkelas

Uitdaging

• Hoe dit werk aanpakken zonder jarenlange‘onleefbare’ situatie te creëren?

• Oplossing: uitgebreide communicatie, overleg & ‘minder-hinder’-maatregelen

Tip 1: Alles begint en eindigt met het bestek

• Leg gedetailleerd de zaken vast waarmee een aannemer rekening moet houden.

• Middel om bij uitvoering ‘Minder hinder’-maatregelen af te dwingen– Bereikbaarheid woningen en handelszaken– Vragen van buurtbewoners?– Aanwezigheid op informatievergaderingen

• Open communicatie en intens overleg blijft belangrijk

Tip 2: Voorzie budget voor communicatie en minder

hinder• ‘Minder hinder’ drijft prijs op

– Persen van riolering onder kruispunt i.p.v. open sleuf

– Tijdelijk werfweggetje

• Ook communicatie is niet gratis– Flyers, brochures, affiches,

informatieborden, toekomstsimulaties,…

Tip 3: onderling intern overleg is sleutel tot

succes• Multidisciplinaire aanpak is nodig• Alle interne partners hebben

noodzakelijke inbreng en rekening houden met elkaar– Ingenieurs– Mobiliteitsspecialisten– Communicatiespecialisten

• Loslaten van ‘enge’ technische blik• Complex verhaal (wegomleidingen,

communicatie, toegankelijke werfzone, uitgekiende uitvoering van de werken,…)

Tip 4: kijk naar de werken door de ogen van

betrokkenen• Communiceer vanuit de bekommernissen

van verschillende doelgroepen– Voorbereiding informatievergadering

• Handelaars (leveringen,…), buurtbewoners (ophalen huisvuil,…), toevallige bezoekers (bereikbaarheid met de auto,…)

• Deze communicatiebehoeften zijn leidraad voor opmaak communicatieplan

Tip 5: communiceer project vanuit een

toekomstbeeld• Werken gebeuren niet zomaar• Bijvoorbeeld: creëren

winkelcentrum waar het aangenaam wonen, winkelen, wandelen en fietsen

• Gebruik toekomstbeeld in communicatie

• Tip: 3D-toekomstsimulaties

Tip 6: zet alle beschikbare kanalen in

• Niet enkel persbericht of informatievergadering

• Meer mogelijkheden, maar…• Bepaal welke kernboodschap gericht is op

welke doelgroep• Voorbeelden van ‘Mol Werkt’: bierkaartjes,

evenement, postkaarten, flyers, brochures, website, elektronische nieuwsbrieven, bewonersbrieven, gemeentemagazines, informatieborden langs de weg, tentoonstelling, stratenplannen, persbriefings, videoreportages, …

Tip 7: hou alles in een positieve sfeer

• Werken zijn niet leuk, maar verzuring vergroot de problemen

• Negatieve krantenartikels houden klanten weg

• Daarom… alles in positieve sfeer plaatsen

• Mogelijkheden: spaaractie, evenement, vergroot kleine zaken, rol de rode loper uit, ‘sorry’-postkaartjes, verspreid cartoons over de werken,…

Tip 8: wees origineel

• Voorbeelden ‘Mol Werkt’– Startevemement ‘Bob De Bouwer’ voor

kinderen (verdienen van werfhelm)– Aankondigingsborden ‘Mol werkt, maar blijft

bereikbaar’– Cartoons op bierkaartjes– Sorry-postkaartjes verdelen via de

handelaars– Werken afsluiten met groot volksfeest:

traktatie van het gemeentebestuur

Tip 9: betrek moeilijke klanten

• Analyseer vooraf wie ‘moeilijke’ klanten zijn– Voorzitter Unizo, secretaris van

middenstandsvereniging,…

• Maak van hen ‘bevoorrechte’ getuigen (uitnodigen op voorbereidende vergaderingen)

• Begrip opbouwen voor moeilijke beslissingen• Samen zoeken naar oplossingen• Grote invloed op achterban• Mol Werkt: aanspreekpunten bij handelaars en

buurtbewoners• Worden verdedigers in plaats van criticasters

Tip 10: blijf communiceren, ook het

negatieve• Vermijd effect ‘opgeblazen souflé’: niet

stoppen na aankondiging werken• Elke belangrijke mijlpaal is onderwerp

van communicatieactie• Ga negatieve zaken (vertragingen,…)

niet uit de weg voor behoud geloofwaardigheid. Leg deze uit.

• Volgehouden inspanning

Enkele voorbeelden…

Startevenement ‘Mol Werkt’

Cartoons

Cartoons

Advertentie

‘Sorry’-postkaartje

Informatieborden

Brochures en flyers

Cadeau van handelaars aan aannemer

Uitgebreid communiceren: pers, site,…

Traktatie worstenbroodjes van uitbater lokale supermarkt aan de arbeiders

Uitgebreid communiceren: pers, site,…

Afsluiter ‘Mol viert’