Tieto. Liian arvokasta hukattavaksi.

Dokumentinhallinnan ja tulostamisen tietoturva Tietoturvapäivä 2013 5.2.2013 Riku Uski Solution Business Manager

1

www.mihintietokatoaa.fi

Agenda

Canon lyhyesti

Trendit ja haasteet •  Tietoturvallinen dokumentinhallintaratkaisu

Turvallinen tulostaminen •  Turvatulostaminen •  Mobiili- ja vierastulostaminen

Trendit ja haasteet •  Suhtautuminen eri medioihin

muuttuu ajan kuluessa

10 vuotta sitten

Nyt

Työskentelytavat ja välineet muuttuvat nopeasti 2013 mennessä

•  80%:lla yrityksistä on käytössä mediatabletit.

2014 mennessä •  90% yrityksistä sallii henkilökohtaisten laitteiden

käytön.

2015 mennessä •  50% web-myynnistä tapahtuu sosiaalisen

median ja mobiilisovellusten kautta.

2016 mennessä •  80%:iin videoneuvotteluista osallistutaan

henkilökohtaisilla laitteilla.

Lähde: Marketvisio 6/2011. Vastaajina 122 suomalaista tietohallintojohtajaa ja -päällikköä.

80%

90%

50%

80%

BYOD = Tuo oma

päätelaitteesi

Liiketoiminnan haasteet

• Tietoturva •  Joka 10 työntekijä on ottanut mukaansa

luottamuksellista yritystietoa yritykseltä.

10%

Tiedon määrä moninkertaistuu joka vuosi

Miksi informaationhallinnasta kannattaa puhua?

Informaationhallinnan haasteet

8h/viikko/työntekijä = n. 2kk työaikaa/vuosi!

20%

75% kopioita

25% originaalia

Lähteet: * Kansainvälinen tutkimuslaitos IDC, ** IDC, 2011/2012

Tiedosta säilytetään hajallaan

Ei luota viestien arkistointiin

80%

63%

Etä- ja virtuaaliryhmätyöskentely yleistyvät •  Aiheuttaa uusia haasteita tiedonhallinnalle ja

asiakirjojen tietoturvalle

Mitä tästä aiheutuu?

Liiketoiminta IT

”Jottai tarttis tehrä”

Työntekijät

Valiko

Informaationhallinta

Ratkaisu ”Luodaan keskitetty tietovarasto tärkeille dokumenteille ja prosesseille. Vain näin

tietoa voidaan hallita”

•  Varmistetaan helppokäyttöinen tallennus ja haku •  Tieto käytettävissäsi paikasta riippumatta 24/7

•  Asioiden käsittelyketjut automatisoidaan ja saadaan hallintaan

•  Vanhentunut tieto poistetaan automaattisesti

•  Helppokäyttöinen, miellyttävä työkalu

Miksi lähestyä prosessikulmalla?

ERP CRM eMail Net-work MES Arc-

hive

Strateginen Tietovarasto

Talo

us

M

yynt

i ja

Mar

kkin

oint

i

Pal

velu

t

Tuot

anto

HR

Prosessi Y

Prosessi X

Tiesitkö tämän?

56 % työntekijöistä on nähnyt tulostimelle jääneitä luottamuksellisia asiakirjoja. Lightspeed Researchin tutkimus vuodelta 2009

Tulostuspalvelin

SAMPPA tulostaa kaksipuolisen arkaluontoisen tulostustyön nimeltään “VKO duunit”

Tulostustyö tallentuu

palvelimelle

Turvatulostus

SAMPPA kävelee toimistossa mille tahansa monitoimilaitteelle

Henkilökortti

Ja tunnistautuu laitteella valitulla tavalla…

PIN koodi 1234

Sormenjälki

Magneettikortti

Käyttäjätunnus & salasana

“slinna” ******

Turvatulostus

Tulostuspalvelin

Monitoimilaitteen näyttö on lukittu kunnes käyttäjä tunnistautuu laitteelle

Turvatulostus

Käyttäjä näkee näytöllä palvelimella odottavat tulostustyöt riippumatta mille laitteelle alunperin tulostettiin

Turvatulostus

\VKO duunit 4.0.pdf

Tulostuskulujen seuranta?

Pet

e J.

Nat

alia

S.

Ann

a N

.

Ant

ti M

.

Wal

tteri

P.

Rob

ert K

.

Jam

es P

.

Ben

M.

Anj

a V.

John

P.

Sus

anna

T.

Juss

i K.

Hel

ena

M.

Jenn

i V.

Kal

le M

.

Miksi nämä kaksi käyttäjää tulostavat enimmäkseen väreissä?

Miksi Jenni ei ole tulostanut

mustavalko- dokumentteja?

Mobiili- ja vierailijatulostaminen

26.3.2013 17

Sähköpostipalvelin

Kustannukset Hallitse tulostuskustannuksia Tietoturva Varmista luottamuksellisten tulosteiden tietoturva Tehokkuus Säästä aikaa

Ympäristö Säästä luontoa

Tehokkuus Automatisoi asiakirjan

työnkulut

Kustannukset Hyödynnä monitoimilaitteitasi

mahdollisimman tehokkaasti

Tietoturva Seuraa skannattujen asiakirjojen

ja kopioiden sisältöä

Tulostus Skannaus

Yhdellä ratkaisulla tehoa toimiston dokumentinhallintaan

Strateginen Tietovarasto

Todistettavasti paras kumppani

Lähde: taloustutkimus.fi

Asiakkaat arvostavat laadukasta palvelua

Osaaminen

Asiakkaistamme on tyytyväisiä teknikon

työhön.

94%

Asiakaslähtöisyys

Asiakkaistamme on tyytyväisiä Canonin

henkilöstön asenteeseen.

96%

Luotettavuus

Asiakkaistamme suosittelisivat Canonia.

98%

Laatu ja kannattavuus

Asiakkaistamme on tyytyväisiä laitteen

kuntoonsaattamiseen käytettyyn aikaan.

95%

Paikallista osaamista!

Canon Business

Center Turku

palveluksessanne!

22

Tieto. Liian arvokasta hukattavaksi.

mihintietokatoaa.fi

Riku Uski Solution Business Manager riku.uski@canon.fi