tietohallintojohtamisen eo ylempi amk• johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa...
TRANSCRIPT
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaamisen klusteri Tietohallintojohtamisen EO Ylempi AMK
Tietojärjestelmäkokonaisuuden
hallinnointi
+ Kilpailutusmenettelyt julkisissa hankinnoissa
Ilkka Meriläinen 10.5.2010
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
2 4.5.2012
Esittely Ilkka Meriläinen
Johtaja
Kiinteiden verkkojen liiketoiminnat, Ostotoiminta
Suomen Erillisverkot Oy
Hallituksen pj. Suomen Luontolahjat Oy
Insinööri Mittaus ja säätötekniikka v.1983
Insinööri AMK Tietotekniikka v. 2002
Tradenomi YAMK Yrittäminen ja Liiketoimintaosaaminen v. 2007
Tietotekniikka/Ohjelmointi/Tietohallintokokemus 26 vuotta
Tietojärjestelmien osatekijät
• Laitteisto – Ostettu, vuokrattu tai palveluna
• Ohjelmisto, Lisenssit
• Tietokannat ja tietovarastot
• Käyttötoiminnot, käyttöliittymät
• Käyttäjät
• Palvelut ja alihankinnat
• Verkko ja tietoliikenne
• Tietoturva, käytettävyys varmistukset
• Tukihenkilöstö ja tukipalvelut
• Kehittäjät ja osaaminen
3 4.5.2012
Tietojärjestelmien jaottelu
• Mainframe ympäristö
• PC ympäristö
• PC-LAN ympäristö
• Hajautetun tietojenkäsittelyn ympäristö
• Client/Server ympäristö
• Yrityksen laajuinen tietojenkäsittely-ympäristö
• Legacy järjestelmät
• Internet –pohjaiset järjestelmät ja -palvelut
4 4.5.2012
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
5 4.5.2012
Tietohallintojohtajan toimintaympäristö ja sidosryhmät
Yrityksen strategia
- Johto
- Osastot, toiminnot
- Henkilöstö
Resurssit
- Budjetti
- Henkilöt
- Ostettavat palvelut
Järjestelmät - Tietopääoma
- Tekniikka
- Tietoturva
Asiakkaat
Toimittajat
Kehittäjä
Projektipäällikkö
Muutosjohtaja
Sisäinen konsultti
Tukihenkilö
Sillanrakentaja
Prosessisuunnittelija
Tuntee yrityksen
strategian
Seuraa kehitystä
Hyvä kollegaverkosto
Avoin, empaattinen
Ymmärtää toimialan
Tuntee lainsäädännön
Tuntee standardit
Tuntee parhaat käytännöt
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
6 4.5.2012
Tietohallintojohtajan tehtävät ja toimenkuva • Kehittäjä
• Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito • Laite ja tietoliikennearkkitehtuuri • Sovellusarkkitehtuuri • Toiminnan ja prosessien kehittäminen • Resurssien suunnittelu ja organisointi • Sopeuttaa tietohallintostrategian yrityksen strategiaan
• Asiantuntija • Ymmärtää tietojärjestelmiä koskevan lainsäädännön (Esimerkiksi Henkilötietolaki,
Kuluttajansuojalaki, Julkisuuslaki, Työlainsäädäntö) • Koulutus ja tiedonkeruu • Tietoturvan ymmärtäminen (Voi olla myös erillinen turvallisuusorganisaatio • Ymmärtää yrityksen strategian ja tavoitteet tai osallistuu niiden suunnitteluun
• Toimeenpano, operointi ja ylläpito • Verkostoituminen kumppanit, asiakkaat ja alihankkijat • Tietojärjestelmien ja laitteiden hankkiminen • Tietojärjestelmien kehittäminen ja ylläpito • Tiedon hallinta ja hyväksikäyttö
Tietohallinnon Tehtäviä
7 4.5.2012
1. Liiketoiminnan tuki ja sisäinen konsultointi 2. Paketoidut ja räätälöidyt sovellukset 3. Laadun hallinta 4. Konsernirakenteet ja sidosryhmät 5. Henkilöstö 6. Keskitetyt ympäristöt (Taloushallinnon järjestelmät, toiminnanohjaus) 7. Ulkoistus 8. Projektien hallinta (Aikataulut, resurssit budjetit) 9. Omaisuuden hallinta (Takuut, SLA:t ym.) 10. Tiedotus 12. Tietoliikenne ja puhelinjärjestelmät 13. Tietoturvan ja laadun hallinta 14. Järjestelmien käyttö, ylläpito, koulutus, tuki ja kehittäminen
Tietohallinnolla on sillanrakentajan rooli eri toimintojen välillä
8 4.5.2012
•Tietohallinto tekee usein sivutoimenaan yrityksen
prosessimäärittelyn
•Samalla se määrittelee ja rakentaa yhteistyötä käyttäjien välillä
•Se rakentaa yhteistyötä myös muihin sidosryhmiin suunnitellessaan
tietoliikennettä
•Toimittajat, Asiakkaat, Kollegat, Viranomaiset, Omistajat
•Kokonaisuutena ympäristön tehokkuus ja toimintavarmuus paranee
•Tietohallintojohtaja on verkostojohtamisen pioneeri
•Tämä kannattaa tiedostaa ja ottaa oikea asenne yhteistyöhön
•Se on samalla tietohallintojohtajalle motivaatiotekijä
•Avaintekijänä on yleensä osapuolten rajapintojen määrittely
•Rajapinnat voivat kuitenkin muuttua kehityksen mukana
•Tekniikan kehitys ja oppiminen tuo muutoksia
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
9 4.5.2012
Mitä tietohallinnolta odotetaan
• Tietohallinto on yleensä yrityksen tukitoiminto.
• Tietohallintojohtaja menestyy, jos osaa verkottua ja toimia yleisjohtajana
• Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat olemassa vain toteuttaakseen yrityksen strategiaa.
• Saadakseen resursseja, rahaa tai mitä tahansa muutoksia aikaiseksi tietohallintojohtajan on perusteltava, miten tämä haluttu muutos tukee tai edesauttaa yrityksen strategian toteutumista.
• Pelkillä teknillisillä perusteilla on vain ”Olisi kiva –arvo”
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
10 4.5.2012
Suunnittelun ja budjetoinnin merkitys
• Tietohallintoinvestointien merkitys koko yrityksen taloudelle on arvioitava yritysstrategiassa.
• Järjestelmäprojekteilla on taipumus ylittää aikataulut ja kustannukset.
• Koulutus ja opettelutarve yllättää usein
• Hankintavaiheessa kunnollinen määrittely on välttämätön. Pitää tietää mitä ollaan hankkimassa.
• Kilpailutus kannattaa ja sillä voi osoittaa hyvää ammattitaitoa yritysjohdolle
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
11 4.5.2012
Julkishallinnon ja Yksityisen yrityksen ero • Yrityksien strategiat ohjautuvat alhaalta käsin
asiakkaiden tarpeista.
• Asiakas maksaa yritykselle sen tuottamista palveluista
• Yrityksen tulosta mitataan taloudellisilla mittareilla • Tulos, Markkinaosuus tai omaisuuden arvo
• Asiakasrajapinnassa syntyy usein innovaatioita
• Julkishallinnon organisaation strategia muodostuu ylhäältä käsin lainsäädännöllä tai muuten sille määrätystä toiminnasta.
• Organisaatiolle myönnetään rahat budjetista
• Mittaaminen on usein vaikeaa
• Mittareiden painoarvo vaihtelee poliittisista syistä
• Johtaminen ja tehokkuuden saavuttaminen on vaikeampaa
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
12 4.5.2012
Odotukset ICT –toimittajille (Sitra)
• Palvelujen ja prosessien kehittäminen yhteistyössä asiakkaan kanssa
• Asiakkaan liiketoiminnan tuntemus
• Asiakkaan kuunteleminen
• Tehdään tuloksia eikä tunteja
• Ketteryys kankeuden sijaan –ylläpidosta kehitykseen
• Myös toimittajan pitää elää
• Avoimuus, avoimet rajapinnat ja arkkitehtuurit
• Verkostoituminen, myös asiakkaiden välinen yhteistyö
• Hyvä meininki
• Tarkoitus ei ole pienentää ICT –panostusta vaan saada sillä parempi vaikutus
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
13 4.5.2012
Odotukset ICT –toimittajille hankittaessa palveluja ulkoa • Tekninen laatu
• Kilpailu
• Asiakaspalvelun laatu ja asenne
• Alihankintaketjujen hallinta
• Laskutus ja raportointi
• Laatutakuu (SLA)
• Kehityskumppanuus ja räätälöinti
• Kriittisten tilanteiden varmistus
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
14 4.5.2012
Yleinen johtamisen viitekehys
• Strateginen johtaminen
• Resurssien johtaminen
• Prosessien johtaminen
• Laadun johtaminen
• Osaamisen johtaminen
• Työyhteisöjen johtaminen
• Innovatiivisuuden johtaminen
• Verkostojen johtaminen
• Muutoksen johtaminen
• Suorituksen johtaminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
15 4.5.2012
Strateginen johtaminen
• Tietohallintostrategia suunnitellaan yrityksen strategiasta käsin.
• Strategiset päätökset kuten tietohallinnon oma tuotanto tai ulkoistaminen perustellaan aina yrityksen strategialla.
• Toisaalta tietohallinto seuraa teknologian kehitystä, kehittää yrityksen prosesseja ym. hyödyntäen tietojärjestelmiä. Tietohallinto voi siten vaikuttaa yrityksen strategian sisältöön.
• Kustannussäästöt
• Synergiaedut
• Osaamisen kehittyminen
• Tuotannon tai markkinoinnin tehostuminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
16 4.5.2012
Resurssien johtaminen
• Koko yrityksen resurssien johtaminen
• Tietojärjestelmien mobiilikäyttö. Etätyöskentely
• Toiminnan ja talouden ohjaus
• Myynnin, markkinoinnin,asiakkuuksien tai tuotannon ohjaus
• Tietohallinnon on tuettava yrityksen kaikkia toimintoja ja autettava niitä kehittymään yrityksen strategian mukaisesti
• Tietohallinnon omien resurssien johtaminen
• Töiden ja tehtävien organisointi. Kriittiset resurssit
• Tietoturva sekä toiminnan jatkuvuussuunnittelun näkökulma
• Teknologian kehityksen seuranta ja osaamisen kehittyminen
• Projektien johtaminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
17 4.5.2012
Prosessien johtaminen
• Tietohallinto joutuu usein konsultoimaan yrityksen prosessien kuvaamisessa ja kehityksessä.
• Tapahtuu usein järjestelmien käyttöönoton yhteydessä • Tuotannonohjausjärjestelmät
• Monet järjestelmät tukevat esim. ITIL –toimituskäytäntöjä sekä laatustandardeja.
• Tietohallinto joutuu opettelemaan ne yrityksessä usein ensimmäisenä.
• Prosessien toiminnan, yrityksen ja koko toimialan kilpailuympäristön ymmärtäminen on välttämätöntä, jotta yritystä ja prosesseja niitä voidaan tietohallinnosta käsin tukea.
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
18 4.5.2012
Laadun johtaminen
• Tietojärjestelmillä on keskeinen merkitys yrityksen toiminnan laatuun
• Laatu tehdään hyvillä tietojärjestelmillä ja niiden hyvällä hallinnolla. (Myös voidaan turmella)
• Tietojärjestelmien tuottama ja sisältämä tieto
• Tietoturva sekä järjestelmien käytettävyys
• Hyvä laatu on myös tehokkuutta • Vuodesta 1935 – 2006 työn tuottavuus on noussut 11 -kertaiseksi.
• Teknologian kehitys tulee ottaa huomioon koko yrityksen kehittämisessä.
• Tietohallinnolla on tässä keskeinen asiantuntijan rooli
• Tietohallinto voi myös löytää helpommin synergia etuja ja muita innovaatioita osastojen välillä
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
19 4.5.2012
Osaamisen johtaminen
• Oman osaston osaamisen johtaminen ja kehittyminen
• Tulee sovittaa yrityksen strategian vaatimuksiin.
• Teknologian kehitykseen.
• Seurattava kollegoita ja kilpailijoita
• Koko yrityksen osaamisen kehittyminen
• Asiantuntija- sekä oppimisjärjestelmät
• Prosessikehitys
• Tietoliikenteen mahdollisuudet ja uudenlainen käyttö. • Videoneuvottelujärjestelmä
• Sisäiset kokoukset
• Asiakasyhteydet
• Henkilöstöhallinnan järjestelmät
• Osaamistietopankki
• Innovatiivisuuden johtaminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
20 4.5.2012
Työyhteisöjen johtaminen • Kollaboraatiotyökalut ja viestintäjärjestelmät
• Sähköposti korvautuu vähitellen työryhmäohjelmistoilla
• Tietoturva paranee
• Toiminta tehostuu
• Tietoliikennekustannukset pienenevät
• Mobiilikäyttö sekä etätyöskentely
• Tietohallinto tukee yrityksen muuta johtoa kehittäessään toimintaansa
• Kulunhallinta, henkilöstönhallintajärjestelmät
• Taloushallintajärjestelmät, Toiminnan ohjausjärjestelmät
• Myynnin ja markkinoinnin ohjaausjärjestelmät
• Viestintäjärjestelmät
• Strategiset asiantuntija sekä päätöksenteon järjestelmät
• Kohti yrityskulttuurin johtamista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
21 4.5.2012
Innovatiivisuuden johtaminen
• Tietohallinto on näköalapaikalla oleva sillanrakentaja
• Innovaatiot syntyvät rajapinnoissa
• Asiantuntijajärjestelmät ja innovaatiotietokannat
• Yrityksen toiminnan kehittäjä
• Pitkällä kehityksellä innovatiivisuuden johtaminen on osa yrityksen strategiaa ja osaamisenjohtamista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
22 4.5.2012
Verkostojen johtaminen • Toimittajaverkostot
• Toiminnanohjausjärjestelmät
• Järjestelmien hankkiminen
• Tukiorganisaatiot
• Asiakasverkostot
• Tilausjärjestelmät
• Markkinoinnin ja myynnin tietokannat sekä järjestelmät
• Tuotetietokannat
• Sidosryhmäverkostot
• Omistaja
• Viranomaiset (Verottaja, CERT)
• Kollegat
• Sisäiset verkostot ja –tiimit
• Johtoryhmä
• Kohti yrityskulttuurin johtamista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
23 4.5.2012
Muutoksen johtaminen • Järjestelmien kehitysprojektit
• Projektien johtaminen tai niihin osallistuminen
• Uusien järjestelmien käyttöönotto
• Suunnittelu, testaukset dokumentoinnit
• Yrityskaupat ja –fuusiot
• Ulkoistaminen tai haltuunotto
• Sopimukset
• Teknologian kehityksestä johtuva järjestelmämuutos (Tuotetta ei enää valmisteta tai tueta)
• Lainsäädännöstä tai viranomaisista johtuva järjestelmämuutos (Euro)
• Muutos tuo aina riskejä, jotka on arvioitava erikseen
• Kohti yrityskulttuurin johtamista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
24 4.5.2012
Viestinnän johtaminen
• Raportointi johtoryhmälle, hallitukselle tai omistajalle
• Asiakasviestintä
• Internet, sähköposti
• Tietoturvallisuus
• Myynti, markkinointi, tilaukset ja maksuliikenne
• Toimittaja- sekä alihankkijaviestintä
• Tilausjärjestelmät
• Palkka- ja henkilöstöhallinto
• Pankit, Viranomaiset
• Muu viestintä
• Sisäinen viestintä. Videoneuvottelut, Kollaboraatiojärjestelmät
• Strateginen viestintä
• Kohti yrityskulttuurin johtamista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
25 4.5.2012
Suorituksen johtaminen
• Yrityksen suoritus
• Strategiset tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen
• Toiminnanohjausjärjestelmät
• Myynninohjaus ja CRM –järjestelmät
• Strategiset tietokannat
• Raportit
• Kohti yrityskulttuurin johtamista
• Tietohallinto-osaston suorituksen johtaminen
• Oman osaston henkilöstön organisointi
• Suunnittelu, budjetointi, projektointi, resursointi sekä sisäinen laskenta.
• Toiminnat tavoitteet ja onnistumisen mittaaminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
26 4.5.2012
Tietohallinnon johtamisen mittaaminen
• Tietohallintoa mitataan tukitoimintona sillä, miten hyvin se edesauttaa yrityksen strategian toteutumista.
• Yksityisissä yrityksissä strategia on yleensä selvempi ja helpompi ymmärtää kuin julkisissa organisaatioissa.
• Mittareina ovat taloudelliset mittarit
• Tietohallinto ja tietojärjestelmät ovat helpompia sovittaa toteuttamaan yrityksen strategiaa
• Julkishallinnossa mittarit ovat usein laadullisia tai tehokkuutta mittaavia.
• Mittaamiseen ja painoarvoihin vaikuttaa poliittiset tekijät
• Resurssien niukkuus vaikuttaa päätöksiin.
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
27 4.5.2012
Ongelmia ja ristiriitoja
• Yrityksen suorituksen mittausväli on lyhyt verrattuna tietohallinnon mittausväliin.
• Kvartaaliajattelu
• Tietohallintoinvestoinnit ovat yleensä vähintään kolmeksi vuodeksi
• Päätösten hyväksyttäminen vaatii usein pitkäjänteisyyttä, neuvottelutaitoja sekä hyviä hermoja
• Parhaiten onnistuu, jos voi valmistella päätöksen etukäteen ja osoittaa johdolle, miten se tukee yritysjohdon tavoitteita ja
yrityksen strategiaa.
• Aito avoimuus ja läpinäkyvyys auttaa ja parantaa tietohallinnon asemaa, Luottamus on ansaittava.
säännöllinen raportointi.
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
28 4.5.2012
Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 1. • Scenaariotarkastelu
• Esitetään 3-4 erilaista scenaariota ja niiden vaikutusta koko yrityksen strategiaan.
• Tavoitteena on asettua päättäjien asemaan ja helpottaa ja yksinkertaistaa heidän päätöksentekoaan.
• Päätöstilanteessa ei enää voida lähteä suunnittelemaan eri vaihtoehtoja. Ne on suunniteltava etukäteen ja kerrottava päättäjille mihin kukin niistä johtaa.
• Päättäjät eivät yleensä ole tietohallinnon asiantuntijoita. Siksi he ovat kaikkein huonoimpia suunnittelijoita siinä.
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
29 4.5.2012
Miten saada resursseja ja rahaa tietohallinnolle 2. • Benchmarkkaus
• Katsotaan mitä kilpailijat tai muut ko. toimialalla ovat tehneet ja etsitään siitä malli.
• Esitetään tämän mallin hyvät ja huonot puolet ja tehdään siitä päätösesitys.
• Verkoston hyödyntäminen
• Toimittajat
• Sosiaaliset yhteisöt (Tietotekniikan liitto)
• Hyvät hallintokäytännöt, teknologian kehityksen seuraaminen
• Omien asiantuntijoiden ja oman toimialaosaamisen hyödyntäminen
• Yhteinen esitys toisen osaston kanssa
• Synergiaetujen etsiminen ja innovointi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
30 4.5.2012
ICT –riskien jaottelu • Projektit
• Aikataulu, Kustannukset, väärä projekti tai epäonnistuminen
• It-palvelujen saatavuus
• Tietoliikenne, laitteisto, tuki, ohjelmistot
• Tieto-omaisuus
• Vahingoittuminen, joutuminen vääriin käsiin
• Palveluntarjoajat
• Konkurssi, huonot sopimukset, yrityskaupat
• Sovellukset
• Tuki loppuu, sovellus vanhenee
• Infrastruktuuri
• Käyttöjärjestelmät, konfiguraatiot, laitteisto vanhenee
• Strategiset riskit ja tulevaisuuden uhat
• Globalisaatio, kansainvälinen kilpailu
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
31 4.5.2012
IT –riskien vaikutus
• Vaikutus riippuu organisaatiosta
• Jos IT –riskit tapahtuvat usein IT –johtajaa ei enää pidetä hyödyllisenä partnerina
• IT –riskit on tiedostettava ja hallittava aktiivisesti
• Sopimusten avulla hallitaan alihankkijat ja kolmannet osapuolet.
• Sovellusten, laitteistojen ja käyttöjärjestelmien versiomuutokset ja testaamattomuus voi aiheuttaa yllättäviä tilanteita muissa sovelluksissa.
• Tietoliikennehäiriöt ovat yleisin ongelma
• Osaamis- ja henkilöriskit kasvavat riippuvuuden kasvaessa ja teknologian monimutkaistuessa.
32 4.5.2012
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
33 4.5.2012
Tietojärjestelmät ja julkinen hankinta
• ICT -palvelut ovat yleisimmin hankittu palvelukokonaisuus
• Julkisissa organisaatioissa on säännelty tapa suorittaa hankinnat ja kilpailutukset
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
34 4.5.2012
Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 1
• Teknologian nopea kehitys
– Laitteistojen suorituskyky kasvaa
– Hinta halpenee
– Ohjelmistojen ominaisuudet monipuolistuvat ja ne hyödyntävät laitteiden kehityksen
• Osaamisen nopea vanheneminen
– Riippuvuus osaamisesta kasvaa
– Riippuvuus osaamisverkostoista kasvaa
• Standardien ja De Facto standardien muodostuminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
35 4.5.2012
Tietojärjestelmille tyypillisiä piirteitä 2
• Toimintatapojen ja ratkaisumallien muutokset
– Järjestelmien integroituminen
– Internetin merkitys asiakas- ja asioimiskanavana tai portaalina kasvaa
• Riippuvuus toimintaprosesseista kasvaa
– Riippuvuus liiketoimintaverkostoista kasvaa
• Riippuvuus järjestelmistä kasvaa
– Riippuvuus tietovarastoista kasvaa
– Riippuvuus tietoliikenteestä kasvaa
– Riippuvuus energian saannista kasvaa
• Tietoturva ja käytettävyysuhat aiheuttavat riskin
– Riippuvuus palveluverkostoista kasvaa
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
36 4.5.2012
Julkishallintojen hankintatoimi ja tietojärjestelmät
• Laki julkisista hankinnoista (hankintalaki 348/2007)
• Valtioneuvoston asetus jlkisista hankinnoista (hankinta-asetus 614/2007)
• Ilmoitusmenettelyn sisältö
• Tilastotietojen kerääminen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
37 4.5.2012
Julkinen hankinta
• Julkisyksikön toimesta tehty tavaran tai palvelun osto, vuokraus tai urakka
• Hankintayksikköjä ovat
– Valtion viranomaiset
– Kunnat, Kuntayhtymät
– Ev. lut.kirkko, Ortodoksinen kirkko ja seurakunnat
– Valtion liikelaitokset
– Julkisoikeudelliset laitokset
• Julkista rahoitusta yli 50%
• Johdon nimitysvalta hankintayksiköllä
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
38 4.5.2012
Lain soveltamisalan rajauksia
• Yhteishankintapisteet. Hansel, KL Kuntahankinnat
• In House hankinnat
• Hankintakohtaisia rajauksia
• Salassapidettävät hankinnat
• Puolustusvoimien sotilaalliset hankinnat
• Kansainvälisen sopimuksen perusteella tehdyt hankinnat
• Maan ja rakennusten vuokrasopimukset
• Työsopimukset
• Yhteisrahoituksella tehdyt tutkimus- ja kehityshankinnat jos hankinnasta hyötyy muutkin kuin ko. hankintayksikkö
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
39 4.5.2012
Kynnysarvot
• EU kynnysarvot
• Tavara- tai palveluhankinnat ja suunnittelukilpailut -Valtion keskushallinto- viranomaiset 133000
• Tavara- tai palveluhankinnat suunnittelukilpailut -muut viranomaiset 206000 Eur
• Rakennusurakat 5,150 000 Euroa
• Kansalliset kynnysarvot
• Tavarat ja tavanomaiset palvelut 15,000 Eur (30000)
• Sosiaali- ja terveyspalvelut 50,000 Eur
• Rakennusurakat 100,000 Eur
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
40 4.5.2012
Hankintakokonaisuus
• Hankinta pitää olla selkeä kokonaisuus jolloin tarjouksia voidaan verrata
• Epäselvät määrittelyt voivat johtaa valitusmenettelyyn ja koko hanke viivästyy jopa vuosia
• Hankintaa ei saa pilkkoa poikkeuksellisella tavalla kilpailutuksen välttämiseksi
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
41 4.5.2012
Tietopyyntö
• Markkinoilta voidaan pyytää tietoa esimerkiksi soveltuvista ratkaisuista.
• Tietopyyntö tulee tehdä avoimesti
• Tietopyyntö ei ole sitova ja sillä saadaan selville hintataso ja erilaisia ratkaisumalleja varsinaista kilpailuttamista varten
• Voidaan kysyä esimerkiksi miten tai millä järjestelmällä teidän mielestä tämä ongelma tulisi ratkaista
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
42 4.5.2012
Hankintamenettely
• Avoin menettely
• Rajoitettu menettely
• Neuvottelumenettely
• Puitejärjestely
• Kilpailullinen neuvottelumenettely
• Odottaa asetusta vielä
• Sähköinen huutokauppa
• Dynaaminen hankintamenettely
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
43 4.5.2012
Avoin menettely
1. Hankintailmoitus
2. Tarjouspyyntö kaikille, jotka pyytävät
3. Tajoukset
4. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen
5. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
44 4.5.2012
Rajoitettu menettely
1. Hankintailmoitus
2. Ilmoittautumiset tarjouskilpailuun
3. Ehdokkaiden soveltuvuuden tarkastaminen
4. Tarjouspyyntö toimitetaan soveltuville ehdokkaille
5. Tarjoukset
6. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
45 4.5.2012
Puitejärjestely
• Tietyn ajanjakson toistuvat hankinnat kilpailutetaan
• Avoin-, rajoitettu tai neuvottelumenettely
• Puitejärjestelyn enimmäispituus on tyypillisesti 4 vuotta • Voi sisältää option jatkosta (esim. 2 vuotta)
Yksi toimittaja
- Hankinnat sovittujen ehtojen mukaisesti
Useita toimittajia
- Ilman kilpailutusta jos hankinnan ehdot on vahvistettu etukäteen
- Jos kaikkia ehtoja ei ole vahvistettu hankinnat on kilpailutettava - minikilpailutus
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
46 4.5.2012
Neuvottelumenettely
• Mahdollista, jos hankinnan luonne ei mahdollista etukäteistä kokonaishinnoittelua
• Palveluhankinnoissa ja asiantuntija ja osaamispalveluissa jos tarjouspyyntöä tai tehtävänmäärittelyä ei voida laatia riittävän tarkasti
• Tarjouspyynnössä on saatu tarjouspyyntöä vastaamattomia tarjouksia
1. Hankintailmoitus
- Vähintään kolme tarjoajaa
2. Tarjouspyyntö tai neuvottelukutsu
- Valituille tarjoajille
3. Neuvottelut
- Täsmennetään kohde, tarjouspyyntö ja tarjoukset
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
47 4.5.2012
Neuvottelumenettely 2
• Hankintayksiköllä on laaja valta
• Tasapuolisuusvaatimus
• Vaatii taitoa, jottei kukaan koe syrjintää
• Aiheuttaa käytännössä eniten valituksia
• Vaihtoehtoisia ratkaisuja voidaan selvittää yhdessä toimittajien kanssa
• Edellyttää valintaperusteeksi kokonaistaloudellista edullisuutta
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
48 4.5.2012
Kilpailullinen neuvottelumenettely
1. Hankintailmoituksen julkaiseminen ja hankekuvaus
2. Osallistumishakemukset
3. Ehdokkaiden valinta
4. Neuvottelukutsu
5. Neuvottelut – ratkaisujen karsiminen vaiheittain
6. Ratkaisumalli muotoutuu neuvottelujen kuluessa
7. Tarjouspyyntö – kokonaistaloudellinen edullisuus
8. Parhaan tarjouksen valinta
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
49 4.5.2012
Suorahankinta
• Ei ole saatu lainkaan ehdokkuushakemuksia, tarjouksia tai sopivia tarjouksia ellei hankinnan ennakkoehtoja olennaisesti muuteta
• Teknisistä, taiteellisista tai yksinoikeude suojaamiseen liittyvistä syistä vain tietty toimittaja voi olla mahdollinen
• Hankintayksikön tulee voida osoittaa nämä edellytykset toteen
• Äärimmäinen kiire
• Hankintayksiköstä riippumaton ennalta arvaamaton äärimmäinen kiire ja hankinnan tekeminen on välttämätöntä
• Hankinta tehdään vain tutkimusta, kokeilua tai tuotekehitystä varten – yksittäiskappale tilaajalle
• Hankinta koskee raaka-ainemarkkinoita ja sieltä hankittavia tavaroita
• Tavarat hankitaan poikkeuksellisen edullisesti esim. toimintansa lopettavalta toimittajalta
• Suunnittelukilpailun perusteella tehty palveluhankinta
• Lisähankinta olemassa olevaan kokonaisuuteen tai järjestelmään
• Erityiset ehdot. Ei voida erottaa alkuperäisestä ilman huomattavaa haittaa
• Alle 50% alkuperäisen arvosta
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
50 4.5.2012
Tarjoajan valintaperusteet
• Rajoitetussa ja neuvottelumenettelyssä valintaperusteet on kerrottava etukäteen
• Perusteet voivat liittyä tarjoajan taloudellisiin, teknisiin tai ammatillisiin vaatimuksiin
• Hankintailmoituksessa on ilmoitettava ehdokkaiden vähimmäismäärä ja tarvittaessa enimmäismäärä
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
51 4.5.2012
Valintapäätös
• Tarjoustenavaustilaisuus, josta tehdään pöytäkirja
• Puutteelliset hakemukset
• Kelpoisuusehdot eivät täyty
• Myöhästyneet hakemukset
• Mikäli lisätietoja kysytään ->kysymykset ja vastaukset kaikille ehdokkaille
• Tarjousta ei saa jälkikäteen kukaan muuttaa
• Valinta ennakkoehtojen perusteella
• Hankintapäätös tiedoksi ehdokkaille
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
52 4.5.2012
Pakolliset poissulkemisperusteet
• Eräisiin rikoksiin syyllistyneet tarjoajat
• Yrityksen johtohenkilö tai edustus-, päätös-, tai valvontavaltaa käyttävä henkilö on rikosrekisterin perusteella saanut lainvoiman seuraavista tuomioista:
• Osallistuminen järjestäytyneen rikollisuuden toimintaan
• Lahjuksen ottaminen tai antaminen
• Veropetos tai avustuspetos
• Rahanpesu
• Kiskonnantapainen syrjintä
• Voidaan poiketa yleistä etua koskevasta pakottavasta syystä
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
53 4.5.2012
Mahdolliset poissulkemisperusteet
• Yritys on konkurssissa
• Tarjoaja on saanut ammattia koskevan lainvoimaisen tuomion
• Tarjoaja on syyllistynyt ammattitoiminnassaan virheeseen, jonka hankintayksikkö voi näyttää toteen
• Tarjoaja on laiminlyönyt verojenmaksun
• Tarjoaja on antanut vääriä tietoja tai laiminlyönyt tietojen antamisen
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
54 4.5.2012
Hyvä hankinnan kuvaus
• Mihin tuotetta tai palvelua tullaan käyttämään
• Sisältää riittävästi informaatiota tarjoajille
• Millaisia tuotteita tai palvelua odotetaan
• Minkä hintaista
• Minkä laatuista
• Sallii tuotteiden ja palvelujen arvioinnin tutkimuksin, testei tai kirjallisin dokumentein
• Muodostaa sopimuksen perustan
• Ei ylimäärittele vaatimuksia
• Vaatimukset objektiivisesti mitattavia ja tarkkoja
• Minimivaatimukset esim. takuu – ellei täytä -> hylätään
• Jos tarjoaja voi osoittaa, että vaatimukset täyttyy esim. yleisen toimielimen todistuksen tai standardin avulla -> tarjousta ei saa hylätä sillä perusteella.
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
55 4.5.2012
Hankinnasta ilmoittaminen
• Hilma
• http://www.hankintailmoitukset.fi/fi/
• Kansalliset ja EU tason ilmoitukset
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
56 4.5.2012
Hankinnan aikataulun laatiminen
Kansallinen hankinta avoin menettely
1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk
2. Julkaistaan hankintailmoitus
3. Tarjousaika 1 kk
4. Tarjousten täsmentäminen 1-2kk
5. Valituksien odotusaika 14 pv
EU tasoinen hankinta rajoitettu menettely
1. Hankinnan suunnittelu esim. 1kk
2. Osallistumishakemusten jättöaika 30 pv
3. Tarjousaika 40 pv
4. Odotusaika 21 pv
5. Tiedoksiantoon 7 pv
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
57 4.5.2012
Viitteet 1.
• Grönroos Christian, Palveluiden johtaminen ja markkinointi, WSOY, Porvoo 2001
• Jordan&Silcock, Strateginen IT –riskien hallinta, Edita Prima Oy, Helsinki 2006
• Kuusniemi&Takala, Julkiset Hankinnat Käsikirja, Edita Prima Oy, Helsinki 2008
• Takki Pekka, ATK-Sopimukset, Kauppakaari OYJ, Helsinki 1999
• Turban, Leidner, McLean and Wetherbe
Information technology for Management Fifth and Sixth edition. John Wiley&sons, Inc. 2006, 2008
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
58 4.5.2012
Viitteet 2
• JHS 165 Tietojärjestelmän vaatimusten määrittely osana järjestelmän hankintaa http://docs.jhs-suositukset.fi/jhs-suositukset/JHS165/JHS165.pdf
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
59 4.5.2012
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
60 4.5.2012
Metropolia Ammattikorkeakoulu Liiketoimintaosaaminen – EO – Master’s Degree
61 4.5.2012
Kysymyksiä, ajatuksia ?