Tietosuoja ja Tietoarkiston palvelut

Tietosuoja ja tutkimusaineistot 28.8.2019 Metodifestivaalit 2019

Arja Kuula-Luumi

Tietoarkisto

Tietoarkisto pitkäaikaissäilyttää sähköisiä tutkimusaineistoja, jotka sopivat esimerkiksi yhteiskuntatieteiden, humanististen alojen, kasvatustieteiden sekä terveystieteiden tutkimukseen, opetukseen ja opiskeluun.

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

2

Tutkimussuunnitelmavaihe (DMP)

Aineistonhallinnan käsikirja

Reasons to use FSD

• The FSD is a trusted repository: it has received the international Data Seal of Approval (DSA) certificate in 2014 and the CoreTrustSealcertificate in 2017.

• The FSD assigns persistent URN identifiers (PIDs) to all archived datasets.

• The FSD is FAIR compliant.Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

3

Ennen aineistonkeruuta

Aineistonhallinnan käsikirja

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

4

Ennen aineistonkeruuta: asiakaspalvelu

Tietopalvelu kohdennetaan tutkimuksille, joiden aineistot on suunniteltu arkistoitaviksi Tietoarkistoon

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

5

Keruun jälkeen

Aineistonhallinnan käsikirjassa useita soveltuvia osioita, tietosuojaan…

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

6

Aineistoehdotus Tietoarkistoon

Täytä ”Ehdota aineistoasi arkistoitavaksi” –lomake

https://elomake3.uta.fi/lomakkeet/23285/lomake.html

Jos aineisto vaikuttaa soveliaalta arkistoitavaksi, aloitetaan siirtoprosessi

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

7

Aineiston siirto Tietoarkistoon

Tietoarkisto toimii aineiston mahdollisesti sisältämien henkilötietojen käsittelijänä

Tietoarkisto pyytää tiedot aineiston

• Rekisterinpitäjästä

• Henkilötietojen tyypeistä

• Rekisteröityjen ryhmästä/ryhmistä

Tietosuoja-asetuksen mukainen käsittelysopimus tehdään sähköpostikirjeenvaihdossa

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

8

Aineiston anonymisointi

Tutkijoiden toivotaan tekevän itse anonymisoinnin

• Tarvittaessa annamme siihen opastusta

Tietoarkiston arkistointiprosessin aikana anonymisointi tarkistetaan ja tehdään mahdollisesti lisää muutoksia ja poistoja aineistoon

Tehdyt muutokset hyväksytetään rekisterinpitäjällä tai sen edustajalla

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

9

Arkistointisopimus laaditaan

Tietosuoja-asetuksen edellyttämät yksityiskohtaiset ehdot on sisällytetty arkistointisopimuksen liitteeksi

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

10

Tietoarkiston suojatoimet

Sopimukset tietosuoja-asetuksen mukaisia

Anonymisoinnin tarkistus

Tietoturva (sisäänotto, prosessointi, jatkokäyttöön luovutus)

Työntekijöiden perehdytys, koulutus, laadunvarmistus, jäännösriskin arviointi

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

11

Tietoarkistoseminaari 24.9.2019

Tietoarkisto | www.fsd.uta.fi

12

Kiitos