UPRAVLJANJE DOKUMENTIMA

Osnovni pojmovi Dokument je osnovna jedinica obrade

u administrativnom poslovanju.

Dokumenti na računarima postoje u izuzetno mnogo oblika: faksovi, e-mail poruke, datoteke kreirane pomoću tekst procesora, spreadsheet i programa za grafičku obradu.

Pod ovim pojmom svrstani su i izveštaji iz različitih programskih paketa, kao i HTML forme.

Osnovni pojmovi Bitan koncept u obradi dokumenta

predstavlja pojam tipa dokumenta.

Tip dokumenta definiše njegovu strukturu i logički sadržaj.

Za neke dokumente je vrlo teško precizno definisati strukturu. Njih nazivamo slabo struktuiranim dokumentima.

Oni dokumenti za koje je moguće precizno definisati strukturu (elemente) dobro su struktuirani.

Osnovni pojmovi Računarska obrada struktuiranih i

nestruktuiranih dokumenata bitno se razlikuje.

Struktuirani su pogodni za obradu, obično se smeštaju u baze podataka i njima se pristupa preko posebno razvijenih aplikacija.

U obradi ovakvih dokumenata može se pristupati i pojedinim njihovim delovima.

Osnovni pojmovi Nestruktuirani dokumenti se

obrađuju preko standardnih softvera za obradu (tekst procesori, spreadsheet editori i sl.) i smeštaju se u formatima koji su specifični za dati softver.

Ovakvim dokumentima se pristupa kao nedeljivim celinama.

Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima

Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima (DMS) – engleski original Electronic Document Management System (EDMS) – jeste kolekcija tehnologija koje omogućavaju pojednostavljen rad sa bilo kakvim elektronskim dokumentima.

Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima

Osnovna struktura DMS-a sačinjena je od tri celine:

repozitorij dokumenta (Document repository),

mehanizam protoka posla (Workflow mechanism),

tehnologija pretrage i indeksiranja (Index and search technology).

Sistem za upravljanje elektronskim dokumentima

Dizajn DMS-a je kod različitih proizvođača dvoslojan ili troslojan.

U dvoslojnoj arhitekturi (sa bazom podataka), klijent obavlja veći deo posla nego u troslojnom, gde server sa repozitorijem obavlja najveći deo posla.

Repozitorij dokumenata Ovo je najvažnija komponenta DMS-a. On

pamti, kontroliše i upravlja dokumentima. Osnovne funkcije repozitorija su:

bibliotekarske usluge (kontrola pristupa po dokumentima, održavanje kataloga, prijavljivanje i odjavljivanje, pretraga i izdvajanje dokumenta);

kontrola verzija (sva pojavljivanja dokumenta i njegove izmene u

vremenu); konfigurisanje i kontrola veza između

dokumenata i njihovih sastavnih delova.

Mehanizam protoka posla Ako se dobro koncipira i primeni, ovaj

mehanizam može u potpunosti da eliminiše zastoje u prenosu dokumenta.

On omogućava paralelnu reviziju dokumenata, a zajedno sa repozitorijem objedinjuje kompletnu istoriju revizija.

Ovi mehanizmi mogu da obaveštavaju korisnike o pojavi nove verzije dokumenta.

Tehnologija pretrage i indeksiranja

Ova komponenta DMS-a je vezana za odluku da li će se koristiti aplikacija za vođenje repozitorija ili će se koristiti funkcije ugrađene u bazu podataka.

Samo korišćenjem standardnih i dobro strukturiranih dokumenata na bazi definisanih postupaka kreiranja, ažuriranja, pregledanja i arhiviranja moguće je rukovati informacijama na maksimalno jednostavan i efikasan način.