tik-76.612 ohjelmistoprojektien hallintatik-76.612 kevät 2002 ©accenture 2002 all rights reserved...

Tik-76.612Ohjelmistoprojektien Hallinta

Luento 6 – Projektin ohjausTKK 4.4.2002

2Tik-76.612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Luennot ja projektisuunnittelu ohjaus päätössynty käynnistys operointi

Ti 12.3

To 14.3

Ti 19.3

To 21.3

Ti 26.3

To 4.4

Ti 9.4

To 11.4

Ti 16.4

Ti 18.4

To 23.4

Kurssin aloitus

Projektin synty

Projektisuunnitelma

Projektin käynnistäminen

Työmäärien arviointi

Projektin ohjaus

Projektihallinnan työkalut

Projektien erilaisuudet

Laadunohjaus ja leadership

Projektin päättäminen

Ohjelmistotuoteliiketoiminta


Projekti

Tuki ja / tailinja-organisaatio

Projekti

Määriteltyaloituspiste

Määriteltylopetuspiste

Määritelty kesto, eri vaiheita

Yrityksen tukiorganisaatio tukee projektia (ja muita projekteja) peruspalveluilla

Tarve Tarve tyydytettyResurssitarve

suunnittelu

ohjaus

päätössynty käynnistys operointitekeminen


Luennon tavoite

Projektin ohjaus -osuuden tarkoituksena on antaa opiskelijalle hyvä kuva siitä, miten projektia seurataan ja ohjataan. Lisäksi pyritään saamaan hieman kuvaa projektin raportoinnista eri tahoille sekä riskien hallinnan menettelytavoista.


Projektin ohjausSisällysluettelo

• Edistymisen seuranta• tietojen keruu• numeerinen seuranta

• earned value• muu seuranta

• Edistymisen raportointi• Toimenpiteet• Riskien hallinta


Edistymisen seuranta

Kyllähän meitä toki kiinnostaa, miten projekti menee, mutta oikeastaan seurannan tarkoitus on ohjauksen mahdollistaminen – täytyy tietää missä ollaan, jotta voidaan reagoida oikein ja varmistaa että pääsemme perille

”Tosiasioiden tunnustaminen on viisauden alku”– J. K. Paasikivi

seurata = control / monitor

ohjata = control/ manage / direct


Edistymisen seuranta

”Okei, tämä on taustapeiliin katsomista, mutta tämän auton tuulilasi on peitetty ja kyllä silloin taustapeili on merkittävästi parempi kuin täydellinen pimeys”

– T. K. Lehtimäki


Suunnittele projekti/ Päivitä suunnitelmaa

Suunnittele projekti/ Päivitä suunnitelmaa

Kerää tietoa

Kerää tietoa

Tee budjetti SuoritaSuorita

ToimenpiteetToimenpiteet

Analysoi ja raportoi

Analysoi ja raportoi

Vertaa toteumaa budjettiin

Vertaa toteumaa budjettiin

Projektin seuranta


Tietojen keruu

• tuntiraportti• kokoukset/palaverit

• muu seuranta


tuntiraportti

• tyypillisesti viikoittain• tehdyt tunnit per tehtävä

• tehtävien valmiusaste• ETC = estimate to complete = arvio työn

loppuunsuorittamiseen tarvittavasta ajasta

• voi liittyä palkanmaksuun (ylityöt)

muutos


Esimerkki tuntiraportista

Actual Estimate ResName Start End Status To-Dateto CompleteAbbr Mo

23Tu24

We25

Th26

Fr27

Sa28

Su29

October 2000 WeekTotal

1 Ikkunoiden GUI1.1.1.1 Module 2, ikkuna 10 9.8.1999 23.12.1999 Strt 290,5 53,0 TILE1.1.1.2 Module 1, ikkuna 7 9.8.1999 23.12.1999 Strt 32,0 9,0 TILE

Kuluneen viikon tunnit

Arvio loppuunsaattamiseen tarvittavasta ajasta


Kokoukset ja palaverit

• projektikokous / tiimipalaveri• kvalitatiivinen tilanne

– edistyminen– ongelmat

• katsotaan eteenpäin: mitä seuraavaksi


Muu seuranta

• laatu• osaaminen

• ohjaus ja tukeminen• projektin/ asiakkaan henkilöiden kuuleminen


Numeerinen seuranta: esim

BUD = budjetoidut tunnit, ie alkuper. arvio lopputulemastaPLAN = suunniteltu työtuntien kertymä kyseisenä ajankohtanaATD = tehdyt työtunnit (Actual To Date)

ETC = arvio jäljellä olevista tunneista (Estimate To Complete)

EAC = päivitetty arvio lopputulemasta (Estimate At Completion)

(EAC = ATD + ETC)

Terminologia saattaa hieman vaihdella, esimerkiksi:BAC = Budget At CompletionETG = Estimate To GoBUD = budjetoidut tunnit = baseline


Esimerkkiprojekti

• 5 viikkoa• yksi tekijä

• 4 moduulia koodataan• budjetti 40 h

Esimerkki: Viikko 31(PROGRESS31-LN.XLS)


Esimerkkiprojekti - vko 32

• aloitettu kaikki tehtävät• tehty 8 h

• EAC = budjetti




• tehty 8 h• EAC = budjetti




• tehty 8 h• ETC laskenut vaan 2h

• vain 2 h ”hyötyä” 8 h työstä




• ylitöitä / apujoukkoja• tehty 14 h

• ETC pienentynyt 14h




• hyvä viikko• tehtiin 8 tunnin työ 7 tunnissa

• kaikki valmiiksi



Esimerkkiprojekti

• edellä oleva esimerkki oli satua !• oikeasti ETC aliarvioidaan loppuun asti ja

aikataulut eivät pidä!


Tyypillinen kulku

• tehdään suunnitellun pituisia päiviä

• EAC = budjetti• alussa: ETC = budjetti – tehdyt tunnit• loppua kohden: ETC rupeaa lähestymään

nollaaIhmisen halu luottaa itseensä on suuri!

Esimerkki: Tyypillinen projekti(Typical PROGRESS-LN.XLS)


ETC lähestyy nollaa

ETC

aika


Ei ETCtä ollenkaan käytössä

• Vielä pahempi tilanne

Esimerkki: No ETC(No ETC-LN.XLS)


Mitä avuksi?

Tarvitaan toisenlainen seuranta:

Earned Value


= BUDGETED COST OFWORK PERFORMED

Earned Value

Earned Value

= LUOTU ARVO (?)

Ilmaisee loppuunsaatettujen tehtävien arvon niihin budjetoiduilla kustannuksilla, eli työtunneilla. (= / > / < toteutuneet tunnit)


Miksi Earned Value?• Toteutuneet tunnit (ATD) kertovat paljonko on käytetty budjettia,

mutta ne eivät kerro, missä tilanteessa ollaan työmäärän suhteen.

• Toteutuneet tunnit (ATD) eivät kerro, paljonko työstä on prosentuaalisesti valmistunut.

• ETCt eivät ole luotettavia

• ATD ja ETC eivät kerro, ollaanko niin tehokkaita kuin oli suunniteltu.

• Vertaamalla suunniteltua työtuntien kertymää (PLAN) ja toteutuneita tunteja (ATD), ei voida tietää, onko tilanne hyvä vai ei.

Tyypillinen projekti(Typical PROGRESS-LN.XLS)


Miksi Earned Value?Auttaa selvittämään:

• Missä tilanteessa ollaan työmäärän suhteen, paljonko työstä on prosentuaalisesti valmistunut?

• Onko työstä saatu kyseisenä hetkenä valmiiksi yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan?

• Ollaanko niin tehokkaita kuin oli suunniteltu, eli onko tehdyllä tuntimäärällä saatu aikaiseksi yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan?

• Onko hyvä vai huono asia, että totetuneet kustannukset ovat pienemmät kuin kyseiseen hetkeen budjetoidut kustannukset? (Tätä varten täytyy tietää, onko työstä saatu tehtyä yhtä paljon kuin oli suunniteltu saatavan kyseiseen hetkeen mennessä.)

• Ja ... ETCt saadaan luotettavammiksi, tai niitä ei tarvita ollenkaan.


Artikkeli:

1. Uniform unit of measure

2. Consistent methodology

3. Basis for cost performance analysis

Miksi Earned Value?


Artikkeli:

1. Uniform unit of measure:

-> voidaan yhdistää ja verrata erilaisten työsuoritusten etenemistä

2. Consistent methodology:

-> erilaisten töiden suorittajat voivat kertoa sen avulla työn etenemisestä

3. Basis for cost performance analysis:

-> voidaan tarkastella onko suoritettujen töiden tekemiseen mennyt enemmän tai vähemmän aikaa kuin oli budjetoitu

Miksi Earned Value?


Milloin / Miten Earned Value?

• Voidaan käyttää, jos projektissa tehdään määriteltyjä tehtäväkokonaisuuksia.

• Tehtäväkokonaisuuksien ei tulisi olla suurempia kuin 80 tuntia

• Älä laske Earned Value arvoon kuin valmiit tehtäväkokonaisuudet, koska keskeneräisistä tehtäväkokonaisuuksista ei voi tietää varmasti, paljonko vielä vaativat aikaa.

• Ainoastaan valmiit tehtäväkokonaisuudet eivät kerrytä enää tunteja!


Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

Possible causes?

Earned Value

BUDGET/ PLAN/ BASELINE (BCWS)


Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

Possible causes:- team is working overtime- team may be too schedule focused and may be ignoring cost and other measures

Earned Value



Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

This example illustrates a positive/ negative condition?

Earned Value



Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

This example illustrates a positive/ negative condition?- positive from schedule point of view- from cost point of view?

Earned Value


Actual costs (hours) measure is still needed!!


Elements of Earned Value method (part 1)

BCAC = Budgeted Cost At CompletionBCWS = Budgeted Cost of Work ScheduledACWP = Actual Cost of Work PerformedBCWP = Budgeted Cost of Work Performed

ETC = Estimate To CompleteEAC = Estimate At Completion

”The project management practitioner should be familiar with this alphabet soup.” - Tammo T. Wilkens:


Elements of Earned Value method

BCAC = Budgeted Cost At Completion (BUD, baseline)BCWS = Budgeted Cost of Work Scheduled (PLAN)ACWP = Actual Cost of Work Performed (ATD)BCWP = Budgeted Cost of Work Performed

ETC = Estimate To CompleteEAC = Estimate At Completion


Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

This example illustrates a positive condition: - ahead of schedule- under budget

Earned Value Elements

BASELINE (BCAC)

ACTUAL COSTS(ACWP)

SCHEDULE(BCWS)


Ho

urs

Time Now

Time

EARNED VALUE (BCWP)

This example illustrates a negative condition: - behind schedule- “over budget” (!!!)

Earned Value Elements

ACTUAL COSTS(ACWP)

BASELINE (BCAC)

even though under budget on calender vise

SCHEDULE(BCWS)


Elements of Earned Value method (part 2)

SV = Schedule Variance = BCWP-BCWSCV = Cost Variance = BCWP-ACWP

SPI = Schedule Performance Index = BCWP/BCWSCPI = Cost Performance Index = BCWP/ACWP


Ho

urs

Time Now

Time

Schedule and Cost Variance

SCHEDULE(BCWS)

BASELINE (BCAC)

{{

Cost Variance

Schedule Variance

EARNED VALUE (BCWP)

ACTUAL COSTS(ACWP)


Ho

urs

Time Now

Time


SCHEDULE(BCWS)

BASELINE (BCAC)

{{

Cost Variance

Schedule Variance

BCWP (Earned Value) – BCWS -> Negative Schedule Variance

BCWS (Earned Value) – ACWP -> Negative Cost Variance

EARNED VALUE (BCWP)

ACTUAL COSTS(ACWP)



Ho

urs

Time Now

Time

SCHEDULE(BCWS)

BASELINE (BCAC)

EARNED VALUE (BCWP)

ACTUAL COSTS(ACWP)

Negative Cost Variance

-> We have not completed (earned) as much as we should have with the hours spent (costs cumulated).

Negative Schedule Variance

-> We have not completed all the tasks which were planned to be completed by now


Kokonaisvaltainen näkemys:SQERT-menetelmä

��

PUNAINEN

� ��

��

�Scope = laajuus�Quality = laatu�Effort = panostus�Risk = riskit�Timeline = aikataulu

Laajuuden hallinta koko projektin elinkaaren aikana varmistaa kokonaislaatutavoitteiden saavuttamisen. Ilman selkeää laajuuden määritystä ja jatkuvaa ohjausta ensimmäisinä käsistä karkaavat kustannukset (effort) ja aikataulu (timeline).Sisäisen laadun varmistamiseksi on määritettävä mittarit ja niiden soveltamistapa; esim. virheiden määrä suunnittelutyössä voidaan mitata seuraamalla muutostarpeiden määrää edellisen vaiheen lopputuotteisiin (spesifikaatio)

SQERT-menetelmä toimii projektitasolla kokonaislaadun mittarina. Menestyksekäs, huippulaatuinen projekti syntyy

tasapainottamalla eri osa-alueet toisiinsa.

muutos


Kokonaisvaltainen näkemys:SQERT-menetelmä

SQERT-menetelmä toimii projektitasolla kokonaislaadun mittarina. Menestyksekäs, huippulaatuinen projekti syntyy

tasapainottamalla eri osa-alueet toisiinsa.

muutos

• Komponenetit ovat tiukasti toisistaan riippuvaisia ja toisiinsa vaikuttavia. Muutos yhdessä komponentissa vaikuttaa toisiin.

• SQUERT komponenttien tasapainottaminen jatkuu läpi projektin ja vaatii jatkuvia päätöksiä ja tasapainottelua niiden välillä.


Muu seuranta

• lopputulosten verifiointi • toinen projektin jäsen tarkistaa toisen tuotokset

(peer review)

• organisaatio: tiimin vetäjät • jatkuva tuki ja ohjaus

• buddy tms. tutor toiminnot• muut katselmukset• ruoska ?

• ongelmien ennakointi ja estäminen


Raportointi

Kenelle ?

Miksi raportoidaan ?

Kuinka usein ?


Raportointi

Hankkeelle

• projektit liittyvät toisiinsa• hanketasolla koordinoidaan

• aikataulun myöhästyminen• liittymät

• aina kun tarpeen, vähintään kuukausittain


Raportointi

Ohjausryhmälle

• ohjaavat joten tarvitsevat tietoa tilanteesta• odottavat tuloksia• seuraavat kustannuksia

• tyypillisesti kuukausittain tai ohjausryhmän kokousten rytmissä


Raportointi

Tiimille

• sitoutumisen kannalta tärkeä ymmärtää missä mennään

• voidaan yhdessä ratkoa ongelmia

• viikoittain


Tilanneraportti

Sisällys

• projektin yleistilanne (tiivistelmä)• raportointijaksolla saavutetut tulokset• seuraavan jakson avaintehtävät• tärkeimmät avoimet asiat• aikataulutilanne• budjettitilanne, hyväksytyt muutospyynnöt• laatu• riskit• muut asiat


Tilanneraportti

Esimerkkejä oikeista projekteista•../TKK/Esim/edistymisraportti.PPT•../TKK/Esim/edistymisraportti 2.doc


Kokonaisvaltainen näkemys:Project Scorecard

In GoodShape

SomeWorries

Critical: Requires Immediate Actions

Project Progress Benefit Realisation

Change AcceptanceDaily Project Work

Project’s productivity is excellent, project is on budget

Project is on schedule

Project’s deliverables are of good quality

Project risk level has decreased

The Business Case for the eBusiness project exists and is still valid

Visible top management support

eBusiness solutions are valued by pilot customers

Excellent project team motivation and satisfaction

Adequate resourcing

Excellent co-operation (xxx, Pilot companies, pilot customers, xx)

Open and honest communication inside and outside the project

Strong and visible support from pilot companies

Pilot company personnel is actively contributing to the project

Pilot customers are actively involved in the project


• Vääränsuuruiset työarviot

• Liian osaavat / osaamattomat tekijät

• Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset

• Projektin laajuuden muuttuminen

• Tekniset ongelmat

• Tekijöiden saatavuuden muutokset

• Ulkoiset tekijät

Syitä poikkeamille

Eri syihin tarvitaan

eri toimenpiteet !


• Analysoi mahdolliset vaikutukset ja riskit

• Analysoi vaihtoehtoiset toimenpiteet

• Kommunikoi mahdolliset toimenpiteet asiaan liittyville tahoille

• Johdon hyväksynnän jälkeen toteutasuunnitellut toimenpiteet

• Tarkkaile / seuraa toimenpiteiden vaikutuksia

Projektipäällikkö kohtaa projektissa jatkuvasti poikkeamia. On olemassa lukuinen määrä toimenpiteitä, joilla voidaanminimoida poikkeamista aiheutuvat seuraukset ja hallita poikkeamia kontrolloidusti.

Projektipäällikkö kohtaa projektissa jatkuvasti poikkeamia. On olemassa lukuinen määrä toimenpiteitä, joilla voidaanminimoida poikkeamista aiheutuvat seuraukset ja hallita poikkeamia kontrolloidusti.

risksexperience

pressures

length

complexity

?

??

?

?

Toimenpiteet


• Vääränsuuruiset työarviot

• Liian osaavat / osaamattomat tekijät

• Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset

• Projektin laajuuden muuttuminen

• Tekniset ongelmat

• Tekijöiden saatavuuden muutokset

• Ulkoiset tekijät

• Aikatauluista lipsuminen

Ongelmia

ongelma


Vääränsuuruiset työarviot

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• uudelleen arviointi (kaiken)• ETC:n harjoittelu• palaute ETC:stä• ETC:den tarkistus / perustelu


Liian osaavat / osaamattomat tekijät

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• ”liian pätevät”: jos OK heille, niin säilytetään• osaamisen puute:

• opastus• koulutus• vaihtaminen


Väärinymmärretyt tehtävät / odotukset

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• jos tekijä ymmärtänyt väärin täytyy perehdyttää lisää sekäopastaa

• jos kaikki ymmärtäneet väärin, täytyy tehdä laajempikinmäärittelyn tarkennus


Projektin laajuuden muuttuminen

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• ”scope creep” kuriin muutoshallinnalla• voi vaatia tiimiläisten koulutusta• voi vaatia asiakkaan koulutusta• voi vaatia ”jäykkyyttä” / ”byrokratiaa”• muista release-based development


Tekniset ongelmat

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• teknistä apua ?• opastusta / perehdytystä• työvälineiden / arkkitehtuurin muutoksia ?


Tekijöiden saatavuuden muutokset

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• selvitä• ideoi• valitse• toteuta• seuraa

Kommunikoi !


Aikatauluista lipsuminen

Toimenpiteitä

ongelma

toimenpiteet

• selvitä miksei tehty töitä• ratkaise ongelmat case by case• sitouta• tarvittaessa resurssoi lisää / uudelleen

Huom: ”8+2 on ensin 6, sitten 8 ja vasta joskus 10”


Riskien hallinta

mietitään etukäteen• mikä voi mennä pieleen

• mitä jos näin käy• voimmeko jotenkin lieventää vaikutusta• tai voimmeko jopa estää pieleen menemisen

Tik-76.612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Riskien hallinta

Viisi tärkeintä riskiä

No 1: Tuotantojärjestelmän käytettävyys

No 2: R3 järjestelmän käytettävyys ja suorituskyky

No 3: EMU-käyttöönotto: pankin sisäinen testaus,integraatiotestaus, markkinainfran testaus ja varsinainen EMU-käyttöönotto

No 4: Oikean osaamisprofiilin omaavien X/Y/Zresurssien saatavuus ja ihmisten johtaminen.

No 5: Liittymäosapuolten (YI-infokanta) kyky toimia suunnitelmien mukaisesti (rinnanajovaihe ja tuotantokäyttöön siirtyminen).

Suunta

2

4

6

8

10

4 6 8 10

No 3

Todennäköisyys

Vaikutus

No 1No 2No 5

No 4

SAMA

SAMA

Tik-76.612 Kevät 2002 ©Accenture 2002 All Rights Reserved

Riskien hallintaKehitys

0

100

200

300

400

500

600

700

800

Original 21.11.1997 8.1.1998 26.1.1998 26.2.1998 23.3.1998 16.4.1998 14.5.1998 17.6.1998 28.7.1998 26.8.1998 30.9.1998

0

5

10

15

20

25

30

35

Top 10 riskipisteet

Todennäköisyys

Vaikutus

Riskipisteetyhteensä

Tunnistetut riskityht.


Riskien hallinta

Esimerkki oikeasta projektista•../TKK/Esim/risks.XLS


Mitä tänään koulussa opit?





Kysymyksiä


Kiitos mielenkiinnostanne!

tik-76.612 ohjelmistoprojektien hallintatik-76.612 kevät 2002 ©accenture 2002 all rights reserved...

Documents